Жанры документов личного характера и правила их оформления

Обновлено: 02.07.2024

Презентация на тему: " Личная документация Лекция 11. Определение Личные документы – это документы, обслуживающие потребности одного человека, участвующего в деловой коммуникации." — Транскрипт:

1 Личная документация Лекция 11

2 Определение Личные документы – это документы, обслуживающие потребности одного человека, участвующего в деловой коммуникации.

3 План Жанрово-стилевые особенности оформления личных деловых бумаг. Автобиография. Резюме. Заявление. Доверенность. Объяснительная записка. Расписка. Тест.

4 Автобиография Автобиография – документ личного характера, который автор пишет о себе. Форма изложения – повествовательная, от первого лица единственного числа. Вся информация предоставляется в хронологической последовательности. Произвольная форма при обязательном присутствии некоторых сведений.

5 Структура автобиографии: название документа; фамилия, имя, отчество автора; дата и место рождения; образование (место и период учебы, присвоенная квалификация и специальность); вид трудовой деятельности; последнее место работы и занимаемая должность; награды, грамоты; семейное положение; сведения о родителях и ближайших родственниках (фамилия, имя, отчество, дата рождения, место работы / учебы и адрес проживания); дата составления автобиографии; личная подпись.

7 Найдите ошибки Родился 5 сентября 1983 года в Томске. Родители – служащие. Закончил вторую школу. Учился не очень хорошо, по литературе, английскому языку и русскому языку были тройки. С девятого класса стал заниматься в экологической лаборатории при Химико-технологическом факультете ТПУ. Увлекся техникой быстрого чтения и в 1997 году прошел курсы скорочтения в Школе академика Олега Андреева в Москве. В 1998 году участвовал в Международной олимпиаде по химии и занял второе место. В этом же году поступил в ТПУ на ХТФ. Сейчас учится на пятом курсе ХТФ ТПУ и работает в Томском филиале Школы академика О. Андреева.

8 Резюме Вид деловой бумаги, в которой кратко излагаются необходимые для нанимателя сведения о том, кто претендует на вакантную должность. Краткая (на 1–2 страницы) характеристика трудовой деятельности человека, его профессиональных навыков и знаний. Для каждого отдельного случая необходимо новое резюме. Виды резюме: хронологическое / функциональное / комбинированное.

9 Структура резюме 1. ФИО; адрес и телефон (домашний и служебный); электронная почта. 2. Личные данные. 3. Цель написания резюме. 4. Образование. 5. Опыт работы. 6. Профессиональные навыки. 7. Личные качества. 8. Ваши увлечения. 9. Дата составления.

11 Дополнительная информация в резюме Сведения о семейном положении, готовности к командировкам, наличии загранпаспорта, водительского удостоверения, собственного автомобиля, вредных привычек, готовности к ненормированному рабочему дню, хобби являются необязательными, они указываются в резюме по мере необходимости. Если есть возможность предоставить рекомендации с предыдущего места работы и/или учебы, можно указать в резюме: рекомендации прилагаются и/или рекомендации будут предоставлены по требованию.

13 Ткачев Андрей Петрович Дата рождения18 января 1959 г. Адрес, телефон603126… Семейное положение Женат, трое детей. Цель: получение должности регионального менеджера по продажам в крупной торговой компании. Образование гг. Нижегородский институт экономики и права, экономический факультет. Специальность: маркетолог гг. Курсы английского языка при ТГУ.

15 Дополнительная информация Технические навыки: уверенный пользователь ПК. Офисное оборудование. Знание иностранных языков: английский язык – свободно, немецкий язык – читаю и перевожу со словарем. Водительские права категории В. Стаж 4 года. Есть загранпаспорт, возможны командировки Энергичен, пунктуален, хороший организатор.

16 Найдите ошибки Ф.И.О.: Калинин Александр Сергеевич Адрес: ул. Бокова, д. 37, кв. 45, г. Таганрог, Телефон: (8634) Дата и место рождения: 20 июля 1980 года, г. Томск Гражданство: Российская Федерация Семейное положение: женат, детей нет

19 Найдите ошибки Дополнительные сведения: Я обязателен, пунктуален, предан делу. В работе самостоятелен и инициативен. Владею английским и немецким языками. Имею опыт работы с электронными таблицами, текстовыми редакторами. Уверенный пользователь ПК и другой оргтехники (принтер, сканер, факс и т.д.). Владею навыками статистической и аналитической работы. По требованию могу предоставить необходимые рекомендации. Подпись

20 Заявление Заявление – это документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

25 Основной текст Для выражения причины используются конструкции с производными предлогами: в связи с (чем?) ввиду (чего?) в силу (чего?) вследствие (чего?) за неимением (чего?) согласно (чему?)

26 Основной текст Сложное предложение В связи с тем, что я должен срочно уехать в командировку… Простое предложение В связи со срочным отъездом в командировку…

27 Основной текст: конкретность предоставить академический отпуск с г. сроком на 1 год; принять на работу с г.; справка из поликлиники 4 г. Томска прилагается.

28 Дата, подпись: варианты Заявление Прошу принять меня на должность. Подпись Заявление Прошу предоставить мне очередной отпуск Подпись

29 Декану исторического факультета МГУ проф. Соколову И.С. аспиранта кафедры истории Драгоевой Н.А. Заявление Прошу командировать меня в г. Санкт- Петербург с г. по г. для работы в библиотеке Академии наук г. подпись

30 Найдите ошибки Начальнику цеха 2 Заявление Очень прошу Вас предоставить мне отпуск на 3 дня за свой счет, т. к. у меня сейчас сложные семейные обстоятельства. Желательно с 15 февраля. Токарь Фомин Сергей

31 Доверенность Документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще всего получить что-либо).

32 Структура доверенности: наименование документа (Доверенность) – по центру; личные данные доверителя (кто предоставляет права и обязанности – фамилия, имя, отчество, по мере необходимости должность, адрес проживания, паспортные данные); личные данные доверенного лица (кому предоставляются права и обязанности - фамилия, имя, отчество, по мере необходимости должность, адрес проживания, паспортные данные); текст доверенности; дата составления доверенности (слева); подпись доверителя (справа).

33 Пример Доверенность Я, Сватовская Елена Николаевна, студент III курса, доверяю моей матери, Сватовской Марине Викторовне, проживающей по адресу: город Сватово, ул. Садовая, дом 13, кв, 8, паспорт серия …, …, выдан …, получить причитающуюся мне стипендию за март 2011 года г. Сватовская Подпись Сватовской Е.Н. удостоверяется. Заведующий канцелярией (подпись)

34 Объяснительная записка Документ, который содержит объяснения причины какого-то события, поступка, факта либо сопровождает основной документ и содержит пояснения его отдельных положений. В первом значении объяснительная записка является ответом на докладную записку / распоряжение руководителя.

38 Тест 1. Автобиография – это: а)описание своей жизни, собственноручно написанная биография; б)описание профессиональной деятельности человека; в)описание жизни выдающейся личности, автора известных публикаций.

39 Тест 2. В тексте автобиографии указываются: а) только сведения о себе; б) сведения о себе, о родителях, родных братьях и сестрах; в) сведения о матери, отце, братьях и сестрах, бабушках и дедушках, племянниках.

40 Тест 3. В автобиографии сведения об образовании и работе указываются: а)в прямом хронологическом порядке; б)в обратном хронологическом порядке; в)в произвольном порядке.

41 Тест 4. Автобиография пишется: а)от 1-го лица (Я, Петров Иван Сергеевич, родился…); б)от 3-го лица (Петров И.С. родился…); в)от 1-го или 3-го лица по усмотрению автора.

42 Тест 5. Правильной с точки зрения стилистики является фраза: а)"В своей автобиографии он писал…"; б)"В автобиографии он писал…"; в)"В автобиографическом документе он писал…".

43 Тест 6. Резюме – это: а)заявление о приеме на работу, написанное на определенном бланке; б)вид деловой бумаги, в которой кратко излагаются необходимые для нанимателя сведения о том, кто претендует на вакантную должность; в)собеседование с руководителем фирмы.

44 Тест 7. Хорошо составленное резюме должно: а) дать полное представление о трудовом опыте соискателя, его образовании и деловых качествах; б) быть написано образно, красиво и не содержать каких-либо конкретных данных о соискателе вакантной должности; в) отразить положительные и отрицательные качества соискателя рабочего места.

45 Тест 8. Слово РЕЗЮМЕ писать: а) обязательно: б) не принято; в) желательно. 9. Первым в резюме указывается: а) гражданство; б) фамилия, имя, отчество; в) должность, которую Вы хотите получить.

46 Тест 10. Образование и опыт работы в резюме указываются: а) в хронологической последовательности; б) в обратном хронологическом порядке; в) в порядке, желательном для соискателя вакантной должности.

48 Тест 12. В состав любого заявления обязательно включаются: а)почтовый адрес автора заявления; б)дата и подпись автора заявления; в)ксерокопии необходимых документов.

49 Тест 13. Подпись автора располагается: а)в правом нижнем углу, под текстом; б)в левом нижнем углу под датой; в)где угодно.

50 Тест 14. Объяснительная записка – это: а) документ, объясняющий причины какого- либо события, факта, поступка или поясняющий содержание отдельных положений основного документа; б) инструкция по эксплуатации какого-либо прибора или механизма; в) документ, объясняющий причины, по которым соискатель может претендовать на вакантную должность.

51 Тест 15. Объяснительные записки по поводу каких- либо происшествий, поступков и поведения работников пишутся: а) по желанию самого работника; б) по требованию коллег; в) по требованию администрации.

52 Тест 16. Как правильно объяснить свое опоздание на работу? а) благодаря плохой работе наземного транспорта; б) так как наземный транспорт плохо работал; в) в связи с плохой работой наземного транспорта.

53 Тест 17. Текст объяснительной записки должен быть: а) пространным, подробным; б) кратким, убедительным, содержать неопровержимые доказательства; в) написан научным стилем речи.

Цели обучения — познакомить студентов:

с основными понятиями делопроизводства;
с правилами составления документов;
с правилами составления электронных бланков документов.

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

на внешние, входящие в систему;
внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

управленческая,
экономико-статистическая,
научно-техническая,
юридическая и др.

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

полнота информации для принятия управленческого решения;
оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

состояние системы или
принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

регистрация первичной информации или принятого решения,
передача,
обработка,
хранение информации.

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов;
универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, и должны быть сведены к минимуму возвраты на предыдущие ступени. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.
Путь движения документа должен быть кратчайшим.
Все документы в процессе документооборота секретарь должна направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.
Каждый документ в процессе движения должен проходить следующие операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

создание документов, т. е. фиксация их на каком-либо носителе;
передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
регистрация документов для осуществления контроля их исполнения;
систематизация и хранение документов, быстрый поиск их по мере надобности.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

Законодательные и правовые акты РФ
ГОСТы – государственные стандарты,
Нормативные документы
Классификаторы
ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

Основные нормативные документы

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

по происхождению (служебные, личные);
по сложности (простые, сложные);
по срочности (весьма срочные, срочные, несрочные);
по гласности (секретные, для служебного пользования, несекретные);
по форме (типовые, индивидуальные);
по срокам хранения (постоянного, временного, долговременного хранения).

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином – управленческие документы . Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести:

устав предприятия;
описание его структуры;,
штатное расписание;
правила внутреннего распорядка;
должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся:

приказы,
распоряжения и
решения по основной деятельности.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.),
трудовые книжки,
индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками,
личные дела,
лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока .

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию .

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

Поток поступающих документов (входящая документация) – это внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
Поток отправляемых документов (исходящая документация) – это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
Поток внутренних документов (внутренняя документация) – это документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Свидетельство и скидка на обучение каждому участнику

План-конспект открытого занятия

Преподаватель: Петренко Нина Александровна

Группа: 15-БД-01

Дата: 17.04.2017 г.

Цель занятия:

- дать необходимый уровень знаний в области документационного обеспечения управления

Задачи занятия:

1. Образовательные:

- познакомить учащихся с документами личного характера;

- научить их грамотно составлять и оформлять заявление и расписку ;

- закрепить знания об оформлении заявления и расписки;

- закрепить умение оформления заявления и расписки.

2. Воспитательные:

- способствовать формированию сознательное отношение к выполнению заданий: умение работать индивидуально и в группе, сообща решать поставленную задачу;

- способствовать формированию у обучающихся добросовестное отношение к созданию и оформлению документов, чувствовать ответственность за правильность и точность составления документов.

3. Развивающие:

- развивать самостоятельность мышления; творческую активность учащихся;

- развивать стремление к самоанализу, умению обобщаться

Тип занятия: комбинированный.

Используемые педагогические технологии:

- элементы здоровьесберегающей технологии;

- технология группового обучения

Материально-техническое обеспечение урока:

Аппаратное и программное обеспечение:

- персональные компьютеры, с установленным пакетом приложений Microsoft Office.

Межпредметные связи:

- информатика и ИКТ, деловая культура, компьютерное делопроизводство.

Актуализация опорных знаний

Изучение нового материала

Выполнение практической работы

Организационный момент:

А) Приветствие, проверка отсутствующих;

Б) Проверка готовности учащихся к уроку, настрой учащихся на работу.

2. Актуализация опорных знаний:

А) Прежде, чем приступить к новой теме давайте вспомним с Вами, что мы проходили на прошлых занятиях.

Учащиеся отгадывают кроссворд.

Б) На протяжении нескольких занятий Вы изучали оформление реквизитов, используемых при оформлении документов. Теперь пришло время научиться оформлять различные документы, используя полученные знания.

Итак, открываем свои тетрадочки и записываем вместе со мной тему сегодняшнего урока: Тема: Документы личного характера. Заявление, расписка. Правила их оформления.

Целью нашего занятия сегодня будет научиться оформлять заявление и расписку.

К концу занятия Вы должны:

- реквизиты, входящие в состав этих документов;

- правила оформления заявления и расписки.

- составлять проект заявления и расписки;

- грамотно оформлять их на ПК.

Знать и уметь учитель предварительно записывает на доске.

Изучение нового материала.

В жизни каждого человека возникают ситуации, когда он вынужден обращаться в различные государственные учреждения с просьбами, жалобами, ходатайствами и т.д. В этом случае автором документа выступает сам составитель. Документы такого характера называют личными.

К личным документам относятся: заявление, расписка, автобиография, характеристика, доверенность и т.д.

Сегодня на занятии мы рассмотрим два из них: заявление и расписку.

Хотя содержание и форму этих документов определяет составитель, отдельные составные части или реквизиты должны содержаться в личном документе обязательно.

Для многих личных документов разработаны бланки, на которых отведено место для каждого реквизита.

Заявление – это документ, в котором указываются просьбы личного или общественного характера, направленные на реализацию предоставленных законом прав и интересов граждан.

Заявление может содержать информацию о недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, общественных организаций.

Его составляют в произвольной форме.

Для многих личных документов разработаны бланки, на которых отведено место для каждого реквизита.

Учащимся показывается бланк заявления о приеме в школу

(Приложение № 3)

Унифицировано три формы заявления :

о переходе на другую работу,

о предоставлении отпуска,

На больших предприятиях есть специальные бланки таких заявлений.

Но, перед тем как записать реквизиты заявления, давайте попробуем сформулировать их сами, учитывая правила оформления реквизитов.

Учащимся раздаются образцы оформления заявления, и они вместе с учителем пытаются назвать реквизиты этого документа.

Учитель записывает их на доске.

Заявление имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа;

В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

А теперь рассмотрим второй документ – расписку.

Расписка – это документ, удостоверяющий получение каких-либо ценностей (денег, вещей, документов).

Составляется расписка в свободной форме, но должна включать следующие основные сведения:

название вида документа;

должность, Ф.И.О. лица, дающего расписку;

сумму денег или наименование ценностей;

Полученную сумму денег в расписке указывают цифрами, а в скобках – прописью.

В этом документе категорически не допускается каких-либо подчисток или исправлений. Все свободное место между текстом и подписью перечеркивают.

Составляется расписка в одном экземпляре и хранится наравне с денежными и ценными документами. Иногда в расписке указывают свидетелей, в присутствии которых она написана. В этом случае заверяют документ подписями.

Назовите реквизиты расписки и прочитайте ее текст, используя предложенный образец (приложение № 3 ), запишите их в своей тетради.

Один из учащихся записывает реквизиты на доске.

название вида документа;

Сверьтесь с записями на доске.

Обратите внимание на расположение даты и подписи в этих документах.

Только в документах личного характера подпись и дата могут быть располагаться 3 способами по желанию составителя:

дата выше, подпись ниже;

дата ниже, подпись выше;

на одном уровне.

Выполнение практической работы

Цель: научится составлять и оформлять заявление и расписку на ПК.

Практическая работа выполняется в два этапа:

1 этап: оформление заявления и расписки на компьютере по предложенным образцам.

2 этап: составление и оформление заявления и расписки, используя реквизиты в карточках.

Учащимся предварительно раздаются карточки-задания

(Приложение № 4) .

Для тех учащихся, которые справились с работой раньше и лучше других проводится 3 этап (на дополнительную оценку) : составление и оформление на компьютере заявления о приеме в колледж с указанием профильного направления обучения.

Обратите внимание на критерии оценок практической работы:

Они записываются предварительно на доске.

5. Подведение итогов.

Смаил 1 Смаил 2

А) Анализ работы и выставление оценок учителем:

При подведении оценок учитывать:

- активность и самостоятельность при выполнении работы,

- эстетичность оформления документов,

- умение оформлять документы на компьютере.

6. Рефлексия

На занятии я узнал…

На занятии я научился…

Мне захотелось узнать…

По теме могу рассказать…

ВЫВОД: На сегодняшнем занятии в своей работе вы показали знания и умения оформления реквизитов в зависимости от документов , научились составлять и грамотно оформлять заявление и расписку на компьютере, а также самостоятельно оценивать свою работу.

Правила оформления документов предполагают владение двумя нормами: текстовыми и языковыми. Текстовые нормы связаны со сложившейся официально-деловой ситуацией, которая диктует выбор соответствующего документа. При выборе документа схема такова: ситуация – жанр документа – форма документа – языковое наполнение документа.

Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формы соответствующего документа. Текст документа имеет три главных параметра: набор реквизитов, расположение их в определённой последовательности, пространственное расположение.

Для текстовых норм важны требования к построению определённых типов и частей текста.

Текстовые нормы документов различают три степени жёсткости:

1) образец-матрица характеризуется фиксированием всех основных параметров текста, для него существуют готовые бланки с необходимыми реквизитами;

2) образец-модель даёт большую свободу, в нём фиксируются набор реквизитов и их последовательность;

3) образец-схема характеризуется только набором реквизитов.

Приведём образец оформления некоторых документов личного характера.

В заявлении (приведены образцы разных вариантов оформления) используют конструкции: прошу разрешить; в связи с тем, что; на основании того, что… и т.д.

Приведём два варианта оформления заявления:

студента 1 курса Иванова И.И.

Прошу Вас разрешить мне досрочную сдачу экзаменов в связи с запланированной командировкой в Германию для участия в студенческом съезде, посвященном проблемам экологии.

Подпись И.И. Иванова

от студента 1 курса Иванова И.И.

Подпись И.И. Иванова

Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие. Ключевое слово – доверяю. Схема: кто, кому, что. Обязательным элементом является подпись заверителя.

15.10.02 Подпись И.И. Иванова

Подпись (Иванова) удостоверяю должность, ФИО

При поступлении на работу часто используются резюме и автобиография. Автобиография пишется от 1-го лица и содержит следующие сведения: факты биографии, работы, учебы.

Автобиография – это жизнеописание какого-либо лица, составленное им самим.

При написании автобиографии используются речевые средства разных стилей речи. Одни автобиографии представляют собой литературно-публицистические произведения (автобиографии А. Гайдара, К.И. Чуковского). Часто мы сталкиваемся с необходимостью написать автобиографию как деловой документ, предназначенный для административных учреждений. В подобного рода автобиографиях неуместны эпитеты, метафоры и другие тропы, разговорная и просторечная лексика.

Приведём в качестве примера автобиографию писателя Пелевина:

1 декабря 1993 г. Подпись

Резюме – краткое письменное описание занимаемых в течение жизни должностей, мест работы и образования в хронологическом порядке.

Цель составления резюме – представить свою рабочую биографию наиболее выигрышно (и в тоже время объективно), для того чтобы получить желаемую работу. Резюме напоминает анкету, но предполагает большую свободу.

Запомните: работодатель может уделить вашему резюме не более 20-30 секунд. Поэтому ваша информация должна быть представлена в наиболее

сжатой и удобной форме.

Резюме составляется по следующей форме:

— Фамилия, имя, отчество;

— Дата и место рождения;

— Семейное положение, если есть дети, указать дату их рождения;

— Гражданство, адрес, телефон (домашний, служебный);

— Должность, которую хочет получить соискатель;

— Образование (перечень начинается с указания последнего учебного заведения, которое окончил соискатель, далее перечисление идет в обратном порядке);

— Опыт работы (где и кем работал, перечисление идет в обратном хронологическом порядке);

— Профессиональные навыки (знание языка, владение компьютером и пр.);

— Личные качества (ответствен / ответственна, доброжелателен / доброжелательна, коммуникабелен / коммуникабельна);

Дата составления Подпись

Объяснительная записка – документ, содержащий объяснение причин какого-либо нарушения в производственном процессе. Структура объяснительной записки:

1. Наименование адресата (руководитель организации, подразделения).

2. Фамилия, инициалы, должность работника, пишущего объяснительную записку.

3. Заголовочная часть (наименование документа пишется в середине листа с заглавной буквы).

4. Текст объяснительной записки.

5. Опись прилагаемых документов.

6. Подпись (внизу справа).

7. Дата написания объяснительной записки (ниже подписи и слева листа, число и год пишутся цифрами, а месяц словами).

Расписка – официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.п.), заверенный подписью получателя.

1. Наименование документа (в центре, с заглавной буквы).

2. Фамилия, имя, отчество, должность лица, дающего расписку.

3. Наименование учреждения, предприятия или лица, от которого получено что-либо.

4. Точное наименование полученного с указанием количества или суммы (количество и сумма пишутся сначала цифрами, затем в скобках прописью).

5. Подпись получателя (справа).

6. Дата составления расписки (слева).

7. Если расписка имеет особо важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.

Читайте также: