Запрос или справка это

Обновлено: 18.05.2024

Справка представляет собой документ, подтверждающий тот или иной факт или событие. Как правило, она фиксирует информацию, касающуюся основной деятельности организации. В справке могут фигурировать служебные сведения, биографические данные.

Справка формируется при наличии соответствующего запроса от вышестоящих сотрудников или внешних пользователей (организации, партнеры, госорганы). Предоставляется она заинтересованному лицу. Основная функция документа – подтверждение неких данных.

Разновидности

Существует 2 основных вида документа: внешние и внутренние. Первые предназначаются для внешнего использования. Внешние пользователи – это лица, не являющиеся сотрудниками организации. К примеру, это компании-контрагенты, представители госорганов. Внутренние справки – это бумаги, предназначенные для внутренних пользователей. Как правило, это руководящий состав компании.

От вида справки зависит ее оформление. Если это внешняя бумага, для ее заполнения следует использовать общий бланк компании. Если же это внутренний документ, для его оформления потребуется стандартный лист. Составление справки, в этом случае, практически аналогично составлению докладной записки.

На справках внешнего типа ставится подпись руководителя или его зама. Если это финансовый документ, актуальна подпись главбуха. Желательно также поставить печать. На внутренних справках обычно ставит свою роспись менеджер подразделения или же непосредственно составитель.

Справки также подразделяются на служебные и личные. Рассмотрим их особенности:

Служебная. В документе содержатся данные об основной деятельности компании. К примеру, справка может касаться численности сотрудников, исполнения плана.
Личная. В документе содержатся биографические или служебные данные. Обычно такая справка запрашивается частными лицами.

Распространенный вид служебной справки – сводки. Представлены они, как правило, в форме таблицы.

Если это справка личного характера, для ее заполнения потребуется лист А5. На документе ставят подписи 2 сотрудника. К примеру, это может быть руководитель компании и главбух. Бумага заверяется печатью.

Особенности составления справки

Справка подразделяется на несколько частей:

Справка может содержать таблицы и прочие элементы систематизации.

В документе, вне зависимости от его типа, должны быть обязательные реквизиты:

Название компании.
Указание получателя.
Место составления.
Подпись и печать.

Печать требуется не во всех случаях. В частности, она актуальна для справки биографического характера.

Содержание служебной справки включает в себя факты и события, которые стали причиной заполнения документа. Разрешается ссылаться на другие документы, которые подробнее раскрывают суть рассматриваемой проблемы. К примеру, это могут быть приказы, распоряжения, планы деятельности.

Есть свои нюансы заполнения справок, составляемых по результатам проверок. В документе отражается эта информация:

Предмет проверки.
Причины и цели контрольных мероприятий.
Факты, установленные в ходе проверки.
Найденные нарушения.
Положительные аспекты.
ФИО должностных лиц.

Личные справки запрашиваются для подтверждения какого-либо факта, касающегося сотрудника. К примеру, это может быть факт трудоустройства, размер ЗП, трудовой стаж.

Особенности составления архивных справок

Учреждения должны выдавать по запросу выписки из архивов. К примеру, эти выписки могут касаться ЗП, стажа работы, должности. Архивная справка представляет собой документ с положениями, подтверждающими какие-либо архивные сведения. Для ее оформления используются офисные бланки. Содержание бумаги:

Название архивного документа.
Дата его составления.
Регистрационные индексы.

Архивные справки формируются на основании документов, взятых из архива. Для выписки подходят только подлинники или копии, которые были заверены у нотариуса. Справка должна быть подписана специалистом, ответственным за работу с архивом.

В статье рассказано о правилах оформления организационно-распорядительных документов применительно к справкам. С ее помощью любой поймет, в каких ситуациях уместно оформление этого вида документа, как не спутать его с письмом. Даны примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (справок о совместительстве, о занятости с указанием среднего заработка и др.). Статью можно использовать как готовый методический материал для себя, коллег и подчиненных.

Когда нужно оформить именно справку?

Справка относится к информационно-справочным документам, так же как, например, докладная и объяснительная записки или служебное письмо. Назначение справки - описать, подтвердить какие-то факты, сведения, события "из жизни" организации либо ее сотрудника. Она может быть информационной, аналитической или отчетной, а в зависимости от адресата:

В первом случае справка оформляется подобно докладной записке, но, в отличие от нее, не побуждает к каким-либо действиям, а просто "предоставляет" информацию для размышления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Во втором случае она оформляется на общем бланке организации (фирменном бланке), на котором должны быть справочные сведения о ней (ИНН, адрес, телефон и т.п.). Именно поэтому многие путают ее с письмом (сравните примеры 6 и 7). Отличие справки заключается прежде всего в том, что при ее оформлении указывают вид документа "СПРАВКА", кроме того, на ней может отсутствовать адресат (в письме же не указывают вид документа, а его адресата прописывают если не конкретно, например Генеральному директору ЗАО "Каравелла" И.И. Иванову, то хотя бы в общем, например Директорам филиалов ЗАО "Каравелла"). Далее в оформлении справки и письма действительно много общего:

структура текста и стиль изложения;
подпись руководителя организации (или лица, его замещающего), а при предоставлении сведений финансового характера - главного бухгалтера;
обязательная регистрация.

Правильно оформляем реквизиты

Справка может направляться конкретной организации, но часто она выдается своему работнику для предоставления им этого документа в какую-то организацию. В обоих приведенных случаях адресатом является конечный получатель документа, а не ваш сотрудник.

Когда адресат справки известен точно, его указывают в положенном месте (в правом верхнем углу). Правила его оформления идентичны для всех организационно-распорядительных документов (см. п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003). Напомним, что в адресате инициалы в имени должностного лица указываются перед его фамилией, а у физического лица - после.

Пример 1. Адресатом является конкретное должностное лицо.

Пример 2. Адресатом является организация.

Пример 3. Адресатом является физическое лицо.

Если адресат неизвестен или владелец будет предъявлять справку в нескольких местах, на месте реквизита "Адресат" пишется:

Пример 4. Если адресат справки неизвестен.

Заголовок текста желательно сформулировать. Но если это сложно, то можно обойтись и без него. Формулируется он по общему правилу и отвечает на вопрос "о чем?"/"о ком?", являясь как бы продолжением к слову "СПРАВКА". Например, справка о техническом состоянии помещения или справка о несчастных случаях на производстве. В первом случае заголовок будет "О техническом состоянии помещения", во втором - "О несчастных случаях на производстве" (см. отметку 3 в примере 7).

Дадим несколько рекомендаций, которые помогут вам при составлении текста справки.

Если ваша справка является ответом на какой-либо запрос, в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: "В ответ на ваше письмо от 31.10.2013 N 324. ".

Если запроса нет или он был сделан устно, многие начинают справки словами "Сообщаем вам. " или "Доводим до вашего сведения, что. ". Конечно, ошибки в этом нет. Но официально-деловой стиль речи подразумевает в числе прочего лаконичность формулировок, а приведенные клише не несут никакой информационной нагрузки. Сравните:

"Доводим до вашего сведения, что по состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены" и
"По состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены".

То же происходит, когда справка выдается отделом кадров сотруднику компании и текст начинается с конструкции "Дана Иванову И.И. в том, что. ".

Перефразируем известный рекламный слоган: если не видно разницы, то зачем писать больше (и загромождать лишним придаточным предложением)? Если вам сложно избавиться от указанных вступлений, держите их в уме, а писать текст начинайте сразу после слова "что".

Основной текст справки не должен содержать никаких оценочных суждений, ходатайств и выводов: только фактическая информация, по возможности подтвержденная документально.

Отметка о наличии приложений к справке оформляется ниже текста через один-два межстрочных интервала (см. отметку 2 в примере 6). Как ее оформлять, посмотрим в п. 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003:

Фрагмент документа. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Обратите внимание: если вы прилагаете к справке копию, а не оригинал документа, то именно так и нужно его называть:

Пример 5. Отметка о наличии приложений

Подписывают справки обычно генеральный директор, замещающее его лицо или должностные лица, уполномоченные подписывать документы определенного вида на основании доверенности.

Справки, в которых содержится финансовая информация, наряду с генеральным директором подписывает главный бухгалтер (пример 6).

Отметка об исполнителе может оформляться на справке. Ее наличие поможет получателю документа быстрее добраться до компетентного человека, если потребуются какие-либо уточнения или иные контакты после получения справки. Она оформляется в нижнем левом углу документа, указываются инициалы с фамилией и контактный телефон исполнителя. В последнее время встречаются варианты с указанием адреса электронной почты. См. пример 9.

Ставить ли печать на справку?

Если для справки отсутствует унифицированная форма, вопрос о проставлении печати на этом документе решается внутри организации. Лучше всего, если ответ на него содержится в локальном положении об использовании печатей и штампов.

Сослаться на какой-либо нормативный документ, обязывающий коммерческую организацию заверять печатью справки или служебные письма, нельзя: его просто не существует. На выручку приходит ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.25 которого гласит следующее.

3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Таким образом, печать ставится, например, на справки о заработной плате работников (см. пример 9) или на справки, подтверждающие полномочия должностного лица.

Обратите внимание: печатью организации (т.н. гербовой печатью) можно заверить подпись ее руководителя. Если же какую-то справку вправе подписать, например, начальник отдела кадров, то его подпись можно заверить печатью этого структурного подразделения.

Обычно справки регистрируются в общем порядке, и только те, что содержат персональные данные, стоят особняком.

Большинство организаций практикуют сохранение электронной копии (проще говоря, скана) исходящего документа, и это правильное и нужное действие, если речь идет об обычном документе. Но мы говорим о содержащих персональные данные, работа с которыми требует особой щепетильности и регулируется, ни много ни мало, федеральным законодательством. Следовательно, выкладывать в общий доступ скан справки с чьей-то зарплатой по меньшей мере некорректно. Настоятельно просим обратить на это внимание. Тогда, например, в поле электронного журнала, где должна быть гиперссылка на копию письма, просто напишите слово "Конфиденциально".

Когда в тексте документа описываются какие-то сведения или факты, результаты какого-то процесса, которые еще могут измениться, то важно сразу оговаривать, по данным на какую дату ситуация выглядит так, как вы описываете. Например, "по данным на 01.11.2013 оплата по договору от 10.06.2013 N 779 не поступала". Ведь деньги могут быть зачислены уже на следующий день после составления справки, и даже если к этому моменту справка с такой информацией уже вышла за стены выдавшей ее организации и поступила к адресату позже, то указанные в ней сведения останутся корректными. Можно уповать на то, что в документе есть регистрационный номер и дата его создания, и люди, рассуждающие логически, понимают, что вся указанная в нем информация актуальна на дату создания/подписания/регистрации документа . Но помните: не все рассуждают логически - в потенциально конфликтных ситуациях нужно быть предельно внимательными к формулировкам и включать "защиту от дурака".

Кстати, по этой причине некоторые справки имеют силу только определенный срок с даты их выдачи. Обычно его устанавливает организация, запрашивающая сведения (т.е. получающая справку).

Образцы справок

Покажем примеры оформления различных справок, из которых вы сможете позаимствовать формулировки и способы оформления реквизитов. Все приведенные далее образцы справок - внешние, т.е. выданы для предоставления в другие организации.

Если ваша справка является ответом на запрос другой организации, то в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: "В ответ на ваше письмо от 11.11.2013 N 39. ". Если же на инициативное письмо-запрос вы решили написать ответное письмо, то данные инициативного документа указываются в специально предусмотренном реквизите бланка письма, который располагается сразу под строкой с исходящим номером и датой вашего письма - тогда в тексте документа эту информацию дублировать не стоит. Мы показали оба варианта - см. примеры 6 и 7, в них цифрой 1 отмечена ссылка на инициативный документ.

Пример 6. Ответ на запрос о причинах приостановления работ в форме письма.

Пример 7. Справка, направляемая по запросу государственной организации.

Далее в примерах 8 и 9 представлены справки, выдаваемые по запросам персонала компаний. Так, справка о совместительстве нужна для того, чтобы на основном месте работы сотруднику внесли в трудовую книжку запись о работе по совместительству. А справка с указанием средней заработной платы и подтверждением занятости человека требуется для оформления виз во многие страны и обычно очень востребована в сезон отпусков.

Пример 8. Справка о совместительстве.

Пример 9. Справка о занятости и среднем ежемесячном доходе работника.

Мы специально показали разные возможные варианты оформления:

письмо и справку в примерах 6 и 7;
продольный (в примере 8) и угловой бланки (примеры 7 и 9), на которых отличается расположение наименования организации, справочных данных о ней, регистрационного номера и даты справки, а также места издания документа;
возможность указания реквизитов прилагаемого документа в тексте справки или только в специальной отметке о наличии приложений (отмечено цифрой 2 в примерах 6 и 8).

Специалист по ДОУ

и кадровому делопроизводству

Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности. --> Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.

Толковый словарь русского языка. Поиск по слову, типу, синониму, антониму и описанию. Словарь ударений.

Найдено определений: 87 запрос

1. Официальное обращение с требованием, просьбой сообщить какие-либо сведения, дать объяснения и т.п.

Назначение за что-либо цены более высокой, чем следует.

ЗАПРО́С - сущ., м., употр. сравн. часто

Морфология: (нет) чего? запро́са, чему? запро́су, (вижу) что? запро́с, чем? запро́сом, о чём? о запро́се; мн. что? запро́сы, (нет) чего? запро́сов, чему? запро́сам, (вижу) что? запро́сы, чем? запро́сами, о чём? о запро́сах

1. Если вы делаете запрос в какую-либо организацию, например в газету или архив, значит, вы просите предоставить информацию, сведения о ком-либо или о чём-либо.

Обратиться с запросом. | Депутатский запрос. | В связи с предстоящими большими маневрами был сделан запрос в военное министерство. | В ответ на ваш запрос сообщаем следующее.

2. Запросами являются чьи-либо или какие-либо требования, потребности, стремления.

Покупательские запросы. | Удовлетворить запросы слушателей, молодёжи, обывателей. | Отвечать запросам времени. | Никакая линейная схема никогда не могла удовлетворить эстетические запросы человеческого сознания. | У него низкие интеллектуальные запросы.

ЗАПРО́С, запроса, муж.

1. Требование официального разъяснения от правительства или правительственных учреждений по какому-нибудь вопросу, делу (офиц., полит.). Сделать запрос правительству (в парламенте). Запрос правых депутатов заставил правительство подать в отставку. Послать запрос в финотдел.

2. только ед. Намеренное преувеличение требуемой цены за продаваемую вещь. Запрос в карман не лезет (купеческая погов.). Цены без запроса, с запросом.

3. только мн. Духовные потребности, интересы (книжн.). Человек с запросами. Запросы красноармейского молодняка.

1. см. запросить.

2. Документ, запрашивающий о чём-н. (см. запросить в 1 знач.). Послать з.

3. мн. Потребности, интересы. Культурные запросы молодёжи.

1) Официальное обращение с требованием, просьбой дать какие-л. сведения, разъяснения.

На запрос вашего превосходительства касательно прапорщика Гринева. объяснить имею честь (Пушкин).

2) только мн. Требования, спрос, а также потребности, интересы.

Удовлетворять запросы населения.

Ну и запросы у него!

На покойного отца вашего смотрел я всегда как на богато одаренную натуру. с высокими запросами (Боборыкин).

На что запро́с, то и до́рого посл.

Како́в запро́с, тако́в и отве́т посл.

ЗАПРО́С, -а, м

Документ, в котором содержится официальная просьба дать какие-л. сведения, объяснения и т.п.

В связи с изменениями в финансировании проекта руководство завода составило запрос и направило его в министерство.

ЗАПРО́С -а; м.

1. Официальное обращение с требованием, просьбой дать какие-л. сведения, объяснения и т.п. Обратиться в редакцию газеты с запросом. Составить, подать, послать з. в связи с изменениями в финансировании проекта. Ответить на з. издательства. На ваш з. получен ответ.

2. обычно мн.: запро́сы. Требования, спрос. Удовлетворить запросы покупателей, слушателей, молодёжи. Культурные, духовные запросы. Серьёзные, мелкие запросы у кого-л. У вас слишком большие запросы.

3. Разг. Назначение за продаваемую вещь или за выполняемую работу какой-л. цены (обычно более высокой, чем они того стоят); такая цена. Оценить что-л. с большим запросом. Продавать мандарины без запроса, по нормальной цене.

1. Официальное обращение с требованием, просьбой дать какие-л. сведения, объяснения и т. п.

Обратиться куда-л. с запросом.

На запрос вашего превосходительства касательно прапорщика Гринева --- объяснить имею честь. Пушкин, Капитанская дочка.

2. обычно мн. ч. (запро́сы, -ов).

Двое сыновей его --- и работник, превращенный на это время в приказчика, едва успевали справляться с аршином, удовлетворяя разнообразные запросы. Наумов, Паутина.

Министерство нашло ранее принятый план механизации уже не удовлетворяющим запросы производства и обязало срочно пересмотреть его. Игишев, Шахтеры.

3. обычно мн. ч. (запро́сы, -ов).

Стремления, потребности, влечения.

А ведь у них [детей] были и свои запросы, и свои маленькие сомнения. Мамин-Сибиряк, Суд идет.

Смельская на все смотрит легко, серьезных запросов у нее нет, ко всему она относится легкомысленно. Юрьев, Записки.

Назначение за продаваемую вещь или выполняемую работу более высокой цены, чем данная вещь, работа стоит.

- Мы на правлении определили цены, чтобы без запроса и по справедливости. Мы не спекулянты, у нас колхозная торговля. Николаева, Жатва.

Дать запрос кому. Волог. Предупредить кого-л. о чём-л. СВГ 2, 8.

Без запросу. Кар. Без разрешения. СРГК 2, 186.

запро́с, запро́сы, запро́са, запро́сов, запро́су, запро́сам, запро́сом, запро́сами, запро́се, запро́сах

Справка – это документ, который отражает в себе описание и подтверждение каких-либо фактов и событий. Существует множество видов такого документа, и каждый из них содержит в себе важную информацию. Такая бумага выдается заинтересованному лицу только после официального запроса. Форма справок всегда зависит от назначения, обстоятельств и содержания.

Деятельность организаций

Справка может понадобиться для разных ситуаций, если это касается конкретной организации или предприятия, такой документ разделяется на два типа: внутренний и внешний.

Вам будет интересно: Какие документы нужны для смены фамилии? Как сменить фамилию

Как правило, внешний формат документа отправляется в другие предприятия или вышестоящую организацию. Заполнение документа производится на обычном бланке и подписывается руководителем фирмы.

Что касается внутреннего вида справок, то они выдаются для передачи ее руководству той или иной фирмы для рассмотрения. Она пишется на обычном листе бумаги и должна иметь подпись самого составителя.

Также стоит помнить, что любой документ должен быть правильно составлен. В тексте справки должна присутствовать следующая информация:

Название предприятия, которое предоставляет данную бумагу.
Номер и число выдачи.
Наименование документа.
Содержание.
Подписи.

В заголовке справки должна быть отражена тема и причина составления.

Кроме этого, необходимо знать, что структура документа делиться на две части. В первой части указываются основные факты ее составления, а во второй – конкретные сведения.

В том случае, когда в справке указывается только однородная информация, ее лучше оформить в виде таблицы или разделить на пункты.

Виды справок

Справка – это документ, который имеет свои виды и особенности. Как правило, различается три основных типа справки. Среди них:

Справка личного характера.
Справка служебного характера.
Архивная справка.

Первый вид документа выдается на руки работникам фирмы или другой организации с целью подтверждения заработной платы, трудового стажа или же для доказательства самого факта их работы. В правильно составленном документе должны быть отражены следующие данные: название предприятия, вид документа, регистрационный номер, дата составления, основной текст, подпись и печать.

В любой организации, как правило, существуют специально распечатанные бланки, которое необходимо лишь заполнить личными данными и поставить подпись.

Служебная справка

Служебный документ всегда запрашивается высшими инстанциями, например, судом, органами следствия или прокуратуры. Ее могут потребовать сторонние организации для подтверждения каких-либо фактов. Такая справка имеет официальный статус и заполняется на бланке. Она состоит из: наименования организации, названия документа, даты и места выписки справки, адресата, основного заголовка, содержания, подписи и печати организации.

Такой вид документа не заполняется от руки, а создается в печатном виде. Сам текст и содержание могут разделяться на пункты, а также должна присутствовать ссылка на документы, которые являются основанием для ее составления.

У многих возникает вопрос: справка - это документ или нет? Чтобы дать полный ответ на такой вопрос, нужно знать, что, в отличие от докладных, в ней содержатся только конкретные факты, которые являются основными доказательствами информации.

Хронологический документ

Архивная справка – это документ, имеющий юридическую значимость, содержащий в себе подтверждение имеющихся архивных сведений. Она помогает воссоздать события прошлых лет. Когда справка составляется на нескольких листах, должен быть заверен каждый из них.

Такой вид справки выдается только ответственным или доверенным лицом и заверяется печатью предприятия. Документ состоит из:

Наименования.
Даты.
Регистрационного индекса.
Хронологических сведений.
Подписи руководителя.

Когда получатель не может явиться лично за документом, разрешается отправление архивных справок заказным письмом по почте.

Читайте также: