Запрет на командировки из за коронавируса приказ

Обновлено: 05.07.2024

Отмена командировки из-за коронавируса: как быть с налогами

В непростые времена распространения коронавирусной инфекции не только меняются условия работы, но и нередко срываются командировки сотрудников. Оплачены билеты, забронирована гостиница, выданы суточные, но случается форс-мажор, и поездка отменяется. Кому-то повезет сдать билеты, а кому-то - нет. Как это отразится на налоговой нагрузке компании?

Приказ об отмене командировки

Порядок документального оформления отмены командировки законодательством не установлен. Поэтому работодатели могут предусмотреть алгоритм действий в случае отмены командировки в локальном нормативном акте организации, например, в Положении о служебных командировках.

Поскольку при направлении сотрудника в командировку был издан соответствующий приказ, то очевидно, что отмена командировки также должна быть оформлена приказом. Обычно издается приказ об отмене служебной командировки. Этот приказ аннулирует предыдущий приказ о направлении в командировку. Форма приказа законодательно не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме.

В приказе нужно указать причины отмены командировки, приложить к нему документы, которые подлежат аннулированию, и ознакомить с приказом работника. После этого сотрудник должен вернуть полученные ранее суточные в кассу или на расчетный счет компании. Законодательством не установлен срок, в течение которого сотрудник обязан возвращать суточные при отмене командировки. Поэтому организация может установить свой срок и прописать его, например, в Положении о служебных командировках.

Некомпенсируемые расходы

При планировании служебной командировки компания или сам работник на выданные средства заранее приобретает билеты, а также бронирует гостиницу. Из-за отмены поездки приходится сдавать билеты и отказываться от брони в отеле. При этом не всегда можно сдать билет и вернуть деньги. Порой дешевый тариф не предполагает возможности возврата, или поездка срывается за несколько часов до вылета, когда сдавать билет уже поздно.

Да и при возврате билета все равно возникают расходы, поскольку перевозчики в таких случаях обычно удерживают комиссию.

Как в таком случае быть с некомпенсируемыми перевозчиком расходами на покупку билета или суммой удержанной комиссии?

С суммой удержанной перевозчиком комиссии обычно проблем не возникает, так как ее можно учесть в расходах на основании подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, в котором говорится о санкциях за нарушение договорных обязательств.

Чиновники подтверждают, что подобные суммы, в том числе и штраф за отказ от проживания в гостинице, компания может отнести на уменьшение налогооблагаемой прибыли (письма Минфина России от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890, от 29.11.2011 № 03-03-06/1/786).

Невозвратные билеты

В обычной ситуации, когда сотрудник благополучно улетает в командировку, расходы на покупку билета компания учитывает при налогообложении как командировочные расходы на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. В ситуации, когда служебная командировка не состоялась, затраты, которые фирма понесла в связи с планируемой поездкой, нельзя назвать командировочными расходами.

Есть вариант: списать их в уменьшение налогооблагаемой прибыли как прочие расходы на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ либо как внереализационные расходы на основании подп. 20 п. 1 (другие обоснованные расходы) или п. 2 ст. 265 НК РФ (убытки, полученные в отчетном периоде).

Но как на это смотрят чиновники и налоговики на местах?

Если обратиться к официальным разъяснениям, то мы увидим, что Минфин не против списания в налоговом учете расходов, понесенных в случае отмены командировки расходов (письма Минфина РФ от 08.09.2020 № 03-03-06/1/78642, от 03.07.2020 № 03-03-06/1/57735, от 18.05.2018 № 03-03-07/33766). А вот ФНС считает, что в целях учета расходов по отмененной поездке важное значение имеет причина отмены. Так, если командировка не состоялась по вине работника (например, из-за наложенного на него ограничения на выезд из России), то понесенные расходы компания не может учесть при налогообложении прибыли на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо ФНС России от 29.01.2020 № СД-4-3/1352@). Правда, полной ясности данное письмо не дает. Можно ли понимать его как абсолютный запрет на учет расходов в подобной ситуации или как запрет только в качестве командировочных расходов?

Мы считаем, что затраты по отмененной командировке можно учесть, если отмена произошла по уважительным причинам, не зависящим от компании. Однако не исключено, что такой вариант не устроит налоговиков, которые могут заявить, что расходы на покупку билета не обоснованы, поскольку работник не воспользовался билетом.

НДФЛ и страховые взносы

Но вопросы возникают не только в части налога на прибыль. Не заставят ли налоговики исчислить и уплатить НДФЛ с суммы, которую компания потратила в связи с покупкой билета, оформлением загранпаспорта и визы?

Не исключено, что попытаются это сделать, указав, что при несостоявшейся командировке не может быть и расходов на командировку, которые освобождаются от НДФЛ на основании п. 1 ст. 217 НК РФ. Однако здесь с ними можно поспорить. Приведем аргументы, которые следует использовать в защиту своей позиции.

Вспомним, что объектом налогообложения по НДФЛ являются доходы гражданина (ст. 209 НК РФ). А доходом, в свою очередь, признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме (п. 1 ст. 41 НК РФ). Экономической выгоды в виде стоимости билета у сотрудника не возникает, ведь билетом он не воспользовался. Даже если бы воспользовался, то это было бы в интересах компании - при поездке в командировку. Соответственно, и выгоды не возникает, и одновременно "включается" льгота в отношении командировочных расходов. Вот если бы приобретенный компанией билет работник использовал для того, чтобы съездить, допустим, в отпуск на море, то экономическая выгода была бы явной.

В отношении расходов на получение визы выводы аналогичны: экономическая выгода у работника отсутствует, значит, обязанности по исчислению и удержанию НДФЛ не возникает. Кстати, с этим чиновники согласны. В письме от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134 Минфин России отметил, что стоимость виз, предназначенных для выезда в зарубежные страны с целью служебных командировок, оплаченных организацией сотрудникам, не подлежит обложению НДФЛ и в случае отмены командировки. Свой вывод Минфин аргументировал тем, что отмена служебной поездки не изменяет квалификацию данного вида выплат. То есть, эти расходы все равно можно считаются расходами, связанными с исполнением трудовых обязанностей.

Таким образом, организации не нужно удерживать НДФЛ с сумм, которые она выплатила работнику в качестве возмещения расходов на оформление визы, если загранкомандировка была отменена.

С оплатой расходов на получение загранпаспорта, на наш взгляд, можно сделать подобные же выводы. Но здесь будет сложнее доказать отсутствие экономической выгоды у сотрудника, поскольку загранпаспортом он может пользоваться и в своих личных интересах (при поезде в отпуск за границу).

Пандемия коронавируса в 2020 году отразилась на многих сотрудниках фирм. В том числе кому-то отменили командировки. В данной статье мы говорим про отмену командировки в период коронавируса, возврат авиабилетов и ж\д билетов в связи с коронавирусом.

Причины для отмены командировки

Прежде всего разберемся, какие бывают поводы для отмены командировки.

К наиболее частым и распространенным относят:

семейные обстоятельства;
перенос сроков командировки;
болезнь;
отпуск сотрудника;
непредвиденные ситуации;
форс-мажорные обстоятельства (например, природные катаклизмы).

Введенные разными странами ограничения из-за пандемии тоже можно рассматривать как уважительную причину отмены служебных поездок.

Приказ об отмене командировки

Для того, чтобы отменить командировку, следует составить приказ. В нем необходимо указать прямую причину отмены командировки.

Помимо этого, в приказе нужно указать основание для отмены. Под основанием подразумевают служебную записку, акт или пункт закона, которые имеют непосредственное отношение к распоряжению об отмене.

Что же касается формы приказа, его (как и иной подобный документ) оформляют произвольно, поскольку на сегодняшний день установленный образец заполнения документа отсутствует.

Если в организации есть унифицированный шаблон заполнения документа, приказ оформляют в соответствии с установленными локальными правилами.

С образцом приказа об отмене командировки вы можете ознакомиться и бесплатно скачать далее.

Таким образом, в приказе необходимо указывать причину отмены командировки. Например, ограничение въезда на территорию страны командирования или ограничение выезда из РФ по решению Правительства.

Приказ об отмене командировки из-за карантина

Далее поговорим об отмене командировки по причине карантина из-за коронавируса 2020.

В соответствии с распоряжением Правительства РФ от 16.03.2020, с 18 марта на территорию России временно ограничен въезд иностранных граждан и лиц без гражданства. А с 27 марта Росавиация приняла решение о временном прекращении чартерных международных рейсов российских перевозчиков.

Вернемся к оформлению приказа об отмене командировки. В нем следует указать такую причину – профилактические меры по борьбе с коронавирусом.

Также Минздрав рекомендовал:

отменять командировки сотрудников, прибывших из других стран;
сажать на 2-недельный карантин.

Этапы оформления отмены командировки в связи с пандемией коронавируса

Далее рассмотрим, какие основные этапы отмены командировки в связи со сложившейся ситуацией в 2020 году.

Во-первых, необходимо оформить приказ об отмене командировки.

Есть 2 варианта: аннулирование и создание нового приказа. Аннулирование ранее изданного приказа можно сделать при условии, что ни выплаты суточных, ни оплаты проживания не было.

Новый же приказ формируют, если была оплата суточных и проживания, проезда.

Образец приказа об отмене командировки из-за коронавируса прикреплен ниже. Его можно бесплатно скачать.

Следующий этап – отмена бронирования билетов и отелей.

Возврат билетов при командировке актуален в сегодняшней мировой обстановке. После того, как приказ издали, необходимо отменить бронирования и сдать билеты. В большинстве случаев за отмену бронирования взимают штрафы или компенсации (в т. ч. это делают гостиницы). В данном случае такие выплаты можно учесть в расходах.

Возврат авиабилетов

Для начала стоит различать вынужденный и добровольный отказы от авиабилетов.

Под добровольным отказом принято понимать прекращение договора по инициативе пассажира, забронировавшего место на самолет. Вынужденный же отказ происходит, если рейс, указанный в билете, отменен или задержан; если не удалось предоставить пассажиру место, рейс или дату, и по другим причинам.

Возврат билетов на самолет при коронавирусе происходит при различных ситуациях. Во-первых, если мероприятие отменили в связи с пандемией коронавируса, но рейс не отменили, – такой отказ будет считаться добровольным.

Если же авиакомпания отменила рейс или вы заболели или находитесь на карантине (по предъявлении документа от врача) – это вынужденный возврат. И вам вернут всю сумму за билет.

Отметим, что при отмене рейсов авиакомпании, как правило, компенсируют расходы на регулярные рейсы.

Но бывают и безвозвратные варианты рейсов – по которым деньги за приобретенные билеты, к сожалению, не вернут.

Также стоит учитывать тот факт, что отмену мероприятия, куда вы не полетели, авиакомпании не считают основанием для полного возврата денежной суммы за билет. В данном случае следует оформлять добровольный возврат билетов (если он, конечно, предусмотрен тарифом).

С учетом того, что многие страны закрыли свои границы, авиакомпании отменяют рейсы. Однако до официальной информации от них отказ от билета считают добровольным.

Возврат ж/д билетов

Возврат денежных средств за железнодорожные поездки, планируемые до 1 июля 2020 года включительно и отмененные в связи с вынужденными обстоятельствами из-за коронавируса, можно сделать дистанционно. При условии, что ваш поезд отменили, вы имеете право вернуть полную стоимость билета без удержания сбора, если возврат билета происходит после отмены рейса.

При покупке невозвратного ж/д билета – на период с 11 апреля по 1 июня 2020 – вы тоже имеете полное право сдать его. Правила возврата в данном случае такие же, как при возврате обычных проездных документов.

Возврат командировочных

Согласно абзацу 2 п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций в РФ, лица, получившие наличные деньги под отчет, должны вернуть их не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы.

Если же командировка не состоялась, командировочные должны быть возвращены в бухгалтерию организации после издания приказа об отмене (аннулировании) командировки.

Расходы при отмене командировки из-за коронавируса

При коронавирусе возврат билетов считается затратами организации. Эти затраты относят к внереализационным расходам.

При условии, что сотрудник совершал покупку билетов за свой счет, а потом сдал их, это тоже относят к расходам. НДФЛ в таком случае не удерживают.

Если же сотрудник уже получил суточные, он должен вернуть их в кассу или на расчетный счет.

Итоги

Процесс отмены командировки и оформление отказа несложный, однако выполняйте его правильно.

Возврат билетов при отмене командировки из-за коронавируса может происходить по нескольким сценариям. Однако убытки, которые понесла компания в результате действий по сдаче билетов, отказу от гостиниц и т. п., могут быть все приняты в расходы для целей исчисления налога на прибыль.

Если предприятие продолжает работать в условиях коронавируса, то вопрос о командировках должен решаться в особом порядке с учетом эпидемиологической ситуации в стране и мире, в некоторых случаях целесообразно оформить отмену запланированной служебной поездки, в том числе в пределах России.

Отменить поездку можно на основании приказа, утвержденного руководителем.

Нужно ли отменять командировку в связи с коронавирусом?

Роструд рекомендовал учитывать реальное положение дел с эпидемией на текущий момент времени при отправке работников в командировки.

В большинстве случае разумнее снизить риски заражения коронавирусом и отменить поездку на некоторое время.

Если командировка уже запланирована, билеты куплены, расходы понесены, то необходимо правильно оформить ее отмену с помощью приказа. Это позволит корректно учесть возникшие затраты организации.

Работник также должен понимать, что сам факт эпидемии в стране с точки зрения ТК РФ не является причиной для отказа от поездки.

Сотрудник может отказать от служебной поездки, если он:

женщина с детьми до 3 лет;
одинокий родитель с ребенком до 5 лет;
родитель ребенка-инвалида;
ухаживает за больным родственником по мед.показаниям.

Если же работник — это беременная женщина, несовершеннолетний или инвалид, то его вовсе нельзя отправлять.

Таким образом, если поездка еще не оформлена и приказ об этом не издан, то для ее отмены не нужно выполнять никаких действий, так как документы не оформлены.

Если приказ о направлении в командировку оформлен, но расходов не было на текущий момент, то для отмены нужно просто аннулировать изданное распоряжение.

Если оформлено распоряжение и понесены расходы (на билеты, оплату проживание, выданы суточные), то необходимо оформить приказ об отмене командировки.

Понесенные расходы — это убытки предприятия (включая возможные штрафы за отмену брони, сдачу билетов), относящиеся к внереализационным расходам. Выданные суточные работником возвращаются в кассу или на расчетный счет.

Как оформить приказ об отмене поездки?

Чтобы отменить уже оформленную командировку, которая не состоялась по причине распространения коронавируса или закрытия границ других государств (для зарубежных поездок), обязательно издается приказ об отмене.

Распоряжение составляется в свободном виде и должно содержать следующие данные:

реквизиты документа — номер, дата, название, заголовок, данные об организации;
причина издания — например, в связи с закрытием границ между странами, в связи с угрозой распространения коронавируса, с учетом обязанностей работодателя по обеспечению безопасных условий работы для сотрудников;
распорядительная часть включает указание отменить командировку, сдать билеты, отменить бронь, вернуть выданные деньги работнику с оформлением авансового отчета;
назначаются ответственные лица за выполнение указанных выше распоряжений;
приводится перечень документов оснований, связанных с данной поездкой;
подпись руководителя вводит данный приказ в действие.

С утвержденным документом знакомятся под роспись все ответственные лица, в том числе и сам работник, командировка которого подверглась отмене в связи с коронавирусом.

При принятии решения руководителю нужно учитывать эпидемиологическую обстановку в РФ на текущий момент, учитывать рекомендации ВОЗ, Роспотребнадзора, Минтруда, Минздрава РФ и не отправлять персонал в поездки без срочной необходимости.

Такие действия работодателей позволят предотвратить массовое распространение коронавируса на территории России.

Полезное видео

Об отмене служебных командировок на фоне эпидемии:

Компания отправляет работника в командировку: куплены билеты, оплачена гостиница, получены визы. Но пандемия COVID-19 меняет планы, и поездка срывается. Рассказываем, как бухгалтеру учесть расходы в такой ситуации.

В каком случае можно учесть расходы на отменённую командировку

Для отмены командировки нужно издать приказ руководителя, отменить брони и сдать билеты, утвердить авансовый отчёт со всеми документами, подтверждающими расходы.

Оформляем приказ об отмене командировки

Руководитель оформляет отмену командировки из-за COVID-19 приказом. Чтобы обосновать отмену, приложите копии рекомендаций Роспотребнадзора, Ростуризма и иных органов.

Приказ об отмене составляйте в произвольной форме. Он должен отменять или переносить на другую дату прошлое распоряжение о служебной поездке. В приказе укажите:

причины отмены командировки. Если в регионе или в другой стране ограничено посещение из-за угрозы заражения, сошлитесь на решение главы региона или рекомендации Роспотребнадзора;
реквизиты приказа о направлении работника в командировку, который отменяется;
порядок возврата неизрасходованных средств, а также порядок отмены брони гостиниц, возврата билетов.

Работник должен ознакомиться с приказом и подписать его. Если он работает дистанционно или уже находится в месте командировки, можно:

Оригинал он подпишет, как только это будет возможно.

Отменяем бронь отеля и покупку билета

Отменять бронь и сдавать билеты должен тот, кто их покупал. Это может быть компания или командированный сотрудник.

Если сотрудник покупал билеты и бронировал отель на свои деньги, нужно компенсировать ему неустойки и невозвратные тарифы (ст. 168 ТК РФ). НДФЛ и взносы на эту сумму не начисляются (п. 1 ст. 217 НК РФ). Если на покупку выдавали аванс, по расходам работник сдаёт авансовый отчёт с подтверждающими документами (п. 1, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Дальнейшие действия зависят от тарифа, по которому сделана бронь или приобретён билет.

Отмена по возвратному тарифу

Стоимость билета или отеля с возвратным тарифом рассматривайте как предоплату. Когда сдадите билет и заберёте деньги, у компании не возникнет доход. Поэтому цену возвращённого билета не нужно учитывать в целях налогообложения (п. 1 ст. 41, п. 1 ч. 2 ст. 247 НК РФ).

НДС, предъявленный перевозчиком в стоимости билетов, нет оснований принимать к вычету, так как услуги перевозки не оказаны. Начислять НДС к уплате тоже не нужно (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Отмена по невозвратному тарифу и штрафы

Деньги за билет могут не вернуть совсем или удержать штраф. Разницу между ценой покупки и суммой возврата можно списать во внереализационные расходы (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Для этого затраты должны быть подтверждены документами и связаны с деятельностью компании (письма Минфина России от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890).

Расход на невозвратный билет можно подтвердить билетом, в котором прописан тариф. Подтверждение брони отеля вы получите на почту, там тоже указан тариф. Штраф за возврат подтверждается чеком с суммой удержания.

Учитываем расходы на визу — для заграничных поездок

Минфин рекомендует ориентироваться на причины отмены командировки. Они должны быть объективны и связаны с деятельностью компании: болезнь сотрудника, письменная просьба о переносе от принимающих лиц, пандемия и т.п. Тогда расходы можно учесть в составе внереализационных.

Стоимость визы не нужно облагать НДФЛ и взносами (письма Минфина от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, Минтруда России от 27.11.2014 № 17-3/В-572).

Утверждаем авансовый отчёт и учитываем расходы на командировку

Сотрудник должен отчитаться по затратам и вернуть неизрасходованный аванс. Расходы на отменённую поездку он подтверждает авансовым отчётом, к которому прилагает документы. Срок сдачи отчёта и возврата неизрасходованных подотчётных средств определите в приказе об отмене командировки.

Расходы можно признать для расчёта налога на прибыль только после издания приказа руководителя об отмене командировки, возврата билетов (отмены броней) и сдачи авансового отчёта (п. 1, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

В обычное время оформление командировок сотрудников, представляющих интересы компании, не вызывает у кадровой службы трудностей. Однако сейчас перемещение между городами и даже странами приостановлено из-за страшного заболевания. Не удивительно, что повсеместно наблюдается отмена командировок в связи с коронавирусом. О том, как правильно оформить и задокументировать данный факт, пойдет речь дальше.

В чем необходимость отмены командировок

Приостановка деятельности многих компаний и, соответственно, отмена командировок, обусловлены рекомендациями Минздрава и Минтруда, направленными на построение эффективной системы противодействия распространению коронавируса и защиту населения от разрастания эпидемии.

Следовательно, причинами отмены командировок могут выступить следующие факторы:

Поездка потеряла свою актуальность из-за разницы подходов городов, регионов, стран к эпидемиологической безопасности, закрытия проектов, замораживания сделок;
Имеется договоренность руководства с представителями другой компании о переносе событий;
Отсутствие средств на финансирование поездки и дополнительную обеспеченность способами защиты;
Подозрение на наличие у сотрудника заболевания.

Процедура отмены может быть запущена:

По обращению работника, который должен был поехать;
По просьбе руководства другой компании, куда должен был поехать подчиненный;
По распоряжение органов власти в обязательном порядке;
По требованиям регионального управления (если этот регион находится в особой зоне опасности).

Сейчас нередки ситуации, когда денежные средства предприятием на организацию командировки уже потрачены, а приказ об отмене вышел после. В таком случае отмена командировки в связи с коронавирусом влияет на проводки бухгалтерии.

Если по отчетности работник успел получить средства, но не отбыл в командировку, то они подлежат возврату. Если подчиненный успел вернуться, он предоставляет авансовый отчет, в котором указывает совершенные расходы (на проезд, проживание, питание и так далее), подтверждая их документально.

Что представляет собой приказ об отмене командировок и зачем он нужен

Локальный нормативный акт об отмене командировки является официальным документом, содержащим информацию о переносе, запрете или отказе от выезда в командировку, запланированного ранее, заверенную подписью дирекции.

Приказ служит весомым доказательством для сотрудника в случае возникновения конфликтных ситуаций, приводящих к судебным разбирательствам.

Помимо этого, акт может рассматриваться в качестве:

Подтверждения расторжения сделки или неподписания контракта;
Условия соблюдения трудовых прав работников;
Приложения к объяснению убытков;
Защитного аргумента в случае предъявления претензий должностному лицу.

Что должно быть в приказе об отмене командировок

Отмена командировки в связи с коронавирусом закрепляется в приказе, который составляется руководством предприятия по примеру аналогичных документов, если таковые закреплены Положением о документообороте. Если нет, то документ пишется в свободной форме, поскольку четких требований к его внешнем виду и содержанию на федеральном уровне не предусмотрено.

На практике приказ включает такие сведения:

Название организации, юридический статус;
Фактический адрес;
Ф.И.О. руководителя предприятия или его заместителя;
Если документ направляется другой компании, то указываются реквизиты предприятия;
Название акта и регистрационный номер;
Дата составления;
Основание отмены со ссылкой на соответствующие законы и распоряжения;
Причины направления в отъезд;
Ключевые положения приказа и порядок действия;
Ф.И.О. лиц, на которых возлагалась ответственность за командировку;
Прикрепляемые приложения;
Подпись директора и должностных лиц, ознакомленных с приказом.

Особенности составления приказа

При составлении и дальнейшем использовании любого нормативного акта существуют различные правила, позволяющие не допускать серьезных юридических ошибок. В данном случае имеют место такие нюансы:

Во избежание штрафа по статьям КоАП РФ работодатель прописывает основание, на базе которого издает приказ;
Обязательное наличие подписи директора;
Указывается ответственность за неисполнение действий, отмеченных в документе.

Приказ об отмене командировки хранится и утилизируется наравне с другими локальными актами компании. Речь идет о 5 годах сохранности в архиве организации и создании специальной комиссии для вынесения решения об утилизации.

Заключение

Таким образом, приказ об отмене командировки является важной частью документирования процедуры отказа от важных поездок, обусловленной социальной необходимостью. Поэтому нужно ознакомиться с имеющимися особенностями его оформления, хранения и утилизации, а при возникновении сложных вопросов целесообразно обратиться за консультацией к юристу.

Читайте также: