Заключение гражданско правовых договоров между структурными подразделениями юридического лица

Обновлено: 23.05.2024

Одной из форм оформления отношений с наемными работниками является заключение гражданско-правового договора. Рассмотрим, какие особенности имеет этот способ трудоустройства и почему им не стоит злоупотреблять.

Гражданско-правовой договор — что это?

Гражданско-правовой договор — соглашение между несколькими лицами на выполнение определенных работ или оказание услуг. Регулируется это соглашение нормами ГК РФ, где каждому виду договора посвящена отдельная глава. Всего существует несколько видов договоров ГПХ. Наиболее популярные договоры:

возмездного оказания услуг;
подряда;
перевозки;
транспортной экспедиции;
поручения;
доверительного управления имуществом;
хранения;
комиссии;
и другие.

Каждый вид договора имеет свои нюансы, обозначим лишь самые важные, общие особенности заключения договоров ГПХ.

Особенности заключения гражданско-правового договора

К основным особенностям заключения договоров ГПХ можно отнести:

Выполнение конкретной работы (оказание услуги).

Для договоров ГПХ важен не процесс, а результат работы. Рабочий процесс исполнитель выстраивает самостоятельно, договором могут быть предусмотрены лишь промежуточные (отчетные) этапы. Контролировать режим работы и отдыха исполнителя заказчик не вправе.

Условие о сроке действия договора ГПХ — одно из основных. Без него договор считается недействительным. После окончания срока действия договор может быть продлен по решению сторон.

Размер вознаграждения исполнителя.

Прописывается в договоре и не привязан к среднеотраслевой зарплате или МРОТ. Порядок его выплаты также отражается в договоре и может быть либо поэтапным (после каждого этапа), либо единовременным (после окончания всех работ).

Исполнителю по договору ГПХ не оплачивается отпуск, больничный лист, пособие по беременности и родам, по уходу за ребенком и иные выплаты. Сверхурочная работа и труд в ночное время также никак не компенсируются.

Риск переквалификации в трудовой договор.

Составлять договор ГПХ нужно тщательно и не допускать в нем условий, характеризующих его как трудовой. К ним относятся, например, указание трудовой функции, а не конкретных услуг (работ), выплата вознаграждения 2 раза в месяц в одни и те же дни, наличие рабочего места, установление режима работы и т.д. Если договор ГПХ признают трудовым, то работодателю доначислят налоги, взносы, недоплаченную зарплату и т. д.

Уплата страховых взносов на ОПС и ОМС.

За исполнителей, с которыми заключены договоры ГПХ, заказчик уплачивает взносы только на пенсионное и медицинское страхование. Отчисления на случай временной нетрудоспособности не делаются вообще, а на травматизм — только если это прямо предусмотрено договором.

Возможность привлечения третьих лиц.

По договору ГПХ исполнитель может привлечь к работе третьих лиц с согласия заказчика. По трудовому договору выполнение работы силами третьих лиц не допускается.

Данные о заключенном гражданско-правовом договоре не нужно включать в трудовую книжку. Также не требуется оформлять приказ о приеме на работы, штатное расписание, личную карточку, график отпусков и т. д.

Отсутствие необходимости платить НДФЛ и взносы за ИП и самозанятых.

Если договор ГПХ заключается с предпринимателем, то налог с полученного вознаграждения и страховые взносы он уплачивает самостоятельно. Если договор оформляется с самозанятым, то последним перечисляется только налог в бюджет, взносы самозанятые не платят. Заказчик с договоров, оформленных с ИП и самозанятыми, в бюджет ничего не платит.

Особенности расторжения договора ГПХ прописываются в договоре. При этом не имеет значения наличие беременности и несовершеннолетних детей у исполнителя на момент расторжения. Особых условий расторжения договора законодательство в таких случаях не предусматривает.

Физические лица или сотрудники могут выполнять работы по оказанию услуг. Для этого необходимо заключить с ними гражданско-правовой договор.

Важное отличие такого договора от трудового — это наличие конкретного задания. Предметом такого договора всегда является конечный результат работы, за которую платит заказчик.

В отличие от работы по трудовому договору сотрудник по договору ГПХ самостоятельно определяет режим работы и необходимые средства. Именно он отвечает за результат проделанной работы и соблюдение сроков.

Нюансы, которые важно отразить в договоре подряда

Договор ГПХ не освобождает физическое лицо от необходимости уплаты налогов и других отчислений. Эту функцию берёт на себя наниматель.

Исключение составляют случаи, когда исполнитель является индивидуальным предпринимателем. Уплату взносов он производит самостоятельно.

Срок в договоре указывается исходя из временных затрат исполнителя на решение конкретной задачи. Как правило, такие договоры признаются краткосрочными. Заключение нескольких соглашений подряд с одним исполнителем могут рассматриваться как трудовой договор.

Хочу обратить внимание, что по указанному сроку договора исполнителя необходимо будет показывать в отчёте СЗВ-М.

Срок работы исполнителя засчитывается в стаж работы, так как он платит страховые взносы. Данный стаж необходимо будет отразить в отчёте СЗВ-СТАЖ.

Договор составляется и подписывается сторонами при предварительном согласовании каждого пункта. Документ составляется в двух экземплярах, по одному для заказчика и исполнителя. Любые споры, возникшие в ходе выполнения работ, должны решаться на основании положений договора и ГК РФ. На каждый договор с сотрудником создаётся отдельный документ.

Наниматель вправе предоставить исполнителю стандартные вычеты при их наличии.

НДФЛ и взносы

НДФЛ рассчитывается и удерживается с суммы по договору ГПХ при выплате. Относится данное начисление на вид дохода 2010 (письма Минфина от 21.07.2017 № 03-04-06/46733, от 13.01.2014 № 03-04-06/360). Срок перечисления — не позднее следующего дня после выплаты.

По определённым договорам гражданско-правового характера нужно начислять взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование.

Это договоры на выполнение работ или оказание услуг, выполнение авторского заказа, передачу авторских прав, предоставление прав использования произведений. Страховые взносы на выполнение работ по договору подряда рассчитываются в соответствии с п. 1 ст. 420 НК.

Страховые взносы с выплат по гражданско-правовому договору, предметом которого является переход права собственности или права на имущество, передача имущества в пользование, не начисляются (п. 4 ст. 420 НК). Речь идёт о договорах купли-продажи, аренды, займа и т. д. Допустим, сотрудник предоставил компании заём, то с суммы процентов, полученных им, страховые взносы не начисляются.

Компенсация расходов на материалы, инструменты и прочие аналогичные траты, включённые в договор ГПХ, не облагается налогом и страховыми взносами (пп. 16 п. 1 ст. 422 НК РФ от 01.01.2021, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 № 125-ФЗ от 24.07.1998).

Взносы на обязательное соцстрахование на случай временной нетрудоспособности, в связи с материнством (пп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ) и страховые взносы от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 1 ст. 20.1 № 125-ФЗ) не начисляются на суммы выплат по договору подряда.

Существует ряд лиц, с которыми заключены договоры подряда, которые не облагаются полностью страховыми взносами, в том числе и на обязательное пенсионное и медицинское страхование. Договоры, полностью необлагаемые взносами:

Заключенные с индивидуальными предпринимателями. ИП обязаны сами за себя перечислять все страховые взносы (пп. 2 п. 1 ст. 419, ст. 420 НК).
Заключенные с иностранцами или лицами без гражданства, временно пребывающими в РФ (пп. 15 п. 1 ст. 422 НК).
Сделки по договорам подряда с обучающимися по очной форме в высших учебных заведениях РФ в рамках студенческих отрядов (пп. 1 п. 3 ст. 422 НК).

Довольно часто возникают споры между ФСС и организациями, где заключаются договоры подряда. В судебной практике достаточно случаев, когда ведомство обращается в судебные органы для того, чтобы оспорить соглашения по договорам ГПХ и приравнять их к трудовым договорам. Поэтому очень внимательно формулируйте и составляйте текст договора гражданско-правового характера.

Если в тексте будут выявлены малейшие признаки наличия трудовых взаимоотношений между нанимателем и исполнителем, на сумму соглашения по акту выполненных работ будут доначислены взносы в фонд (и по нетрудоспособности, и по травматизму) по действующим ставкам, а кроме того, штрафы и пени.

Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более семи лет.

Регламент нужен, чтобы построить договорную работу в организации, а также по возможности сбросить необходимость долгих переговоров и согласований (это самая непродуктивная и рутинная часть работы).

Зачем нужен регламент договорной работы

Договорную работу нужно сформировать как бизнес-процесс: обеспечить ее эффективность, скорость принятия решений, взаимодействие всех заинтересованных лиц. В итоге должен получиться структурированный, продуманный результат — договор, который приносит экономические выгоды и страхует от рисков. Для этого нужен регламент договорной работы, который поможет:

Организовать бизнес-процессы договорной деятельности.

Оптимизировать сроки выполнения процедур составления и согласования договоров.

Улучшит качество подготовки договоров.

Снизит правовые риски.

Организует защиту интересов.

Повысит прозрачность деятельности и процессов принятия управленческих решений.

Два подхода работы с договорами в компании

Работу с договорами в организации можно вести двумя способами:

Централизованный подход подразумевает наличие специального структурного подразделения или рабочей группы, которая занимается договорами. Задача исполнителя — доставить проект договора в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением занимаются специалисты.

Децентрализованный подход предполагает, что каждый исполнитель ведет свои договоры самостоятельно. Даже если в компании практикуется такой подход, хранить все оригинальные экземпляры договоров нужно в одном месте: у секретаря, юриста или в канцелярии.

Чтобы договорная работа проходила без ошибок, нужно внедрить в компании единые правила подготовки и заключения договоров. Когда есть система — становится неважно, кто занимается договором, потому что сотрудники следуют четкой пошаговой инструкции. Не забудьте разделить зоны ответственности структурных подразделений и сотрудников. Юристы, производственники, финансисты, руководители захотят добавить в договор пункты, важные для них.

Координируйте действия всех сотрудников и руководства на каждом этапе движения договора. Работу над договором всех заинтересованных подразделений должен контролировать один исполнитель. Желательно, чтобы это был коммуникабельный и уравновешенный человек.

Зафиксируйте общие правила документально:

В едином документе.
В нескольких связанных между собой локальных актах.
В отдельных документах, регулирующих отдельные этапы: положение о претензионно-исковой работе, порядок проверки контрагентов.
В отчетности об исполнении договора указывайте, эффективен ли он, какие появляются проблемы. Этот опыт поможет при разработке следующих договоров.

Начинаем работу над договором

Работа над договором начинается с переговоров с клиентами, контрагентами. Из обсуждений становится ясно, когда пора готовиться к сделке и начинать работать с проектом документа.

Сначала он отправляется на согласование — как с внутренними, так и с внешними клиентами (партнерами). Далее проходит этап подписания и, наконец, начинается этап исполнения. В процессе договор где-то должен храниться, но к нему нужно открыть доступ и проследить, что у всех заинтересованных сторон есть копии документа.

Если стоит вопрос о завершении короткой сделки или длящихся отношений, нужно продумать процедуру продления, подписания дополнительных соглашений.

Подготовка договоров: этапы и мероприятия

Схематично алгоритм действий по подготовке договоров выглядит так:

создание договора сотрудником — согласование договора с юристом — согласование договора с другими сотрудниками — подписание договора руководителем предприятия — регистрация договора — отсылка копии договора партнеру

Конечно, в реальности схема будет гораздо сложнее с учетом всех замечаний. Оптимальным решением будет выбрать способ заключения договора (например, заключить его с контрагентом напрямую или устроить конкурсную систему отбора партнера), разработать структуру договорных отношений (права, обязанности, ответственность). Потом подготовить текст и подтверждающие документы. Не забудьте утвердить ответственных за исполнение договора.

После сбора всех пожеланий вносятся изменения, утверждается окончательная редакция и договор подписывают.

Следующий этап — отслеживание исполнения договорных обязательств. Ответственные проводят инструктаж работников, участвующих в исполнении договорных обязательств, и разрабатывают меры по улучшению договорных отношений.

Что должно быть в регламенте договорной работы

В регламент договорной работы обязательно включают аспекты:

Порядок подготовки проектов договоров.

Процедуры проверки контрагентов.

Согласование условий с заинтересованными сотрудниками.

Согласование договоров с контрагентами.

Порядок подписания договоров уполномоченными лицами.

Организацию исполнения договоров.

Контроль за исполнением договоров.

Порядок претензионно-исковой работы.

Хранение и архивирование.

Важные моменты подготовки регламента договорной работы: чек-лист

Продумайте заранее:

Формат, в котором предоставляется проект договора для согласования. Например, для предварительного рассмотрения договор может быть передан в юридический отдел и другим подразделениям по электронной почте.

Кто несет ответственность за проверку контрагента и полномочий лиц, подписывающих договор.

Правила визирования договоров начальника юридического отдела и порядок исправления договора после замечаний юристов.

Сроки рассмотрения договоров юридическим отделом.

Порядок согласования договора с другими заинтересованными отделами.

Порядок обсуждения договоров, которые содержат сведения, относящиеся к коммерческой тайне.

Как поступать с договорами, по которым не было принято общее решение (например, юристы не могут одобрить, а контрагент отказывается менять текст).

Порядок внесения договоров в реестр договоров.

На что нужно также обратить внимание:

Учесть особенности и условия работы компании.

Определить перечень и функции подразделений предприятия, ведущих договорную работу.

Установить содержание выполняемых при этом действий, порядок и сроки их осуществления.

Закрепить схемы подготовки договорной документации и учета исполнения договоров.

Предусмотреть ответственность конкретных работников, их права и обязанности.

Что важно юристам:

Обеспечить соблюдение требований действующего законодательства, учет актуальной судебной практики.

Обеспечить соответствие договора интересам компании.

Проверить правоспособность и легитимность контрагента.

Составить исчерпывающий перечень дополнительных документов.

Подтвердить исполнение договора.

Продумать гарантии защиты прав и интересов компании.

Определить возможности и алгоритмы формирования доказательств в случае невыполнения партнером своих обязательств.

Основные риски

9 распространенных рисков, с которыми вы можете столкнуться при подготовке договоров:

Заключение договора с проблемными контрагентами.

Наступление неблагоприятных последствий, вызванных недостатками договора.

Превышение полномочий лиц, подписавших договор.

Истечение срока полномочий.

Изъяны в доверенности.

Отсутствие лицензий и других специальных разрешений на осуществление деятельности.

Потеря документов в процессе согласования исполнения.

Затягивание сроков согласования договорных документов.

Нарушение сроков и этапов исполнения договора.

Как противостоять рискам и бороться с нарушениями: 10 советов

Чтобы минимизировать угрозы, которые исходят от недобросовестных контрагентов или невнимательных сотрудников, следуйте этим правилам:

Анализируйте бизнес-процессы и методы работы компании: выявляйте проблемы, основания для судебных споров, организуйте претензионную работу.

Разработайте формы договоров и отчетной документации.

Разработайте алгоритм договорного документооборота с учетом задач по созданию, корректировке, заключению и исполнению договоров.

Определите участки ответственности и компетенций руководителей, юристов, финансистов, исполнителей.

Разработайте рабочие и должностные инструкции по договорной работе.

Проводите инструктаж и обучение сотрудников, связанных с договорным документооборотом, Например, на собрании определяйте, что делать с поступившим договором, как решать спорные моменты, на что обращать внимание.

Внедрите систему оптимизации договорной работы

Проводите аудит — регулярную проверку корректности работы системы, выявляйте проблемы.

Проводите консалтинг и обучение сотрудников.

Помните, что создание, отладка, проверка и совершенствование системы работы с договорной документацией требуют привлечения в договорной отдел квалифицированных юристов.

Статья подготовлена на основе практического курса юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.

Смотрите также. Договорное право: предмет, условия договора

Текст: Светлана Щербак

Работодатель, заключая договор гражданско-правового характера вместо трудового, руководствуется соображениями экономии. Однако, в 99% эти договоры составлены так, что приводят к нарушению законов и большим рискам получить штрафные санкции.

Постановление Пленума Верховного суда РФ от 29.05.2018 № 15 регламентирует рассмотрение трудовых споров о признании договоров ГПХ трудовыми договорами.

При разбирательстве суды исходят из:
- наличия документов и локально-нормативных актов работодателя, подписанных работником (Исполнителем);
- факта обнаружения признаков трудовых отношений и трудового договора, указанных в ст. 15 и ст. 56 ТК РФ;
- факта допуска работника к выполнению трудовой функции.

Напомню, что трудовой договор регулируется Трудовым Кодексом (ТК РФ), а договор гражданско-правового характера – Гражданским (ГК РФ).

Из сравнительного анализа признаков (Таблица 1) и условий (Таблица 2) ТД и ГПД видны основные отличия этих двух договоров. Они сориентируют вас при принятии взвешенного решения о заключении договора ГПХ.

Таблица 1. Признаки ТД и ГПД

Наименование условия / признаки

Трудовой договор

Стороны: “Работодатель” и “Работник”

Договор ГПХ

Стороны: “Заказчик” и “Исполнитель”

Принцип взаимоотношений сторон

Равенство сторон - о заключении трудового договора.

Во время действия трудового договора Работник подчиняется Работодателю (выполняет его поручения и указания за деньги, а при создании Работодателем условий труда Работник обязан подчиняться Правилам внутреннего трудового распорядка).

Равенство сторон (до заключения договора, во время и после расторжения договора).

Метод регулирования взаимоотношений

Предмет договора

Конечный результат работы или оказания услуг.

Отказ в заключении договора, гарантии в сфере занятости

Возможен отказ, но должен быть обоснован Работодателем.

Работник вправе обратиться в Центр Занятости для поиска работы и получения пособия.

Возможен отказ без объяснений.

Порядок оформления взаимоотношений

Трудовой договор, приказы о приеме, переводе увольнении и пр., трудовая книжка, личная карточка Т-2, расчетный листок, график отпусков, штатное расписание, локально-нормативные акты, листки нетрудоспособности и т.д.

Договор (возможно, технические задания и пояснения к нему), акт выполненных работ (оказания услуг).

Материально-техническое снабжение

Осуществляет исключительно Работодатель.

Исполнитель осуществляет самостоятельно или по договоренности с заказчиком.

Кто выполняет работу

Исполнитель вправе привлекать третьих лиц (субподряд).

Срок действия договора

Заключается на неопределенный срок.

Исключение составляет ограниченный перечень условий и характера работ для срочных трудовых договоров (ст. 59 ТК РФ).

Ограничен получением результата работы (оказания услуг) по акту.

Действия Работодателя застрахованы.

Каждая из сторон действует на свой страх и риск.

Ответственность

Материальная: возмещается прямой действительный ущерб в пределах среднемесячного заработка Работником, если заключен договор о полной материальной ответственности – ущерб возмещается полностью.

Имущественная: убытки возмещаются в полном размере – ущерб и упущенная выгода

Исключительно дисциплинарная ответственность в виде: замечания, выговора, увольнения.

Штрафы и пени за нарушения сроков и качества работы.

Устранение недостатков в работе за счет Исполнителя.

Таблица 2. Условия в ТД и ГПД

Наименование условия

Трудовой договор

Договор ГПХ

Рабочее место

Исполнитель организует самостоятельно.

Условия труда на рабочем месте (охрана труда)

Исполнитель организует самостоятельно.

Рабочее время

Установлено в ПВТР организации.

Работодатель обязан вести учет рабочего времени.

Исполнитель организует самостоятельно.

Время отдыха

- перерыв на обед и отдых,

- выходные в нерабочие и праздничные дни,

- ежегодный оплачиваемый отпуск.

Исполнитель организует самостоятельно.

Оплата труда: предмет оплаты труда

Конечный результат труда

Оплата труда: наименование оплаты труда

Заработная плата – ежемесячная оплата, в состав которой входят: оклад (тарифная ставка), стимулирующие и компенсационные доплаты, надбавки, премии.

Платеж, выплата, гонорар, аванс.

Оплата труда: форма оплаты труда

Денежная и натуральный доход.

Не денежная форма не может превышать 20% от заработка.

Определяется условием договора.

Оплата труда: размер оплаты труда

- размер не ниже МРОТ,

- повышенная оплата за работу во вредных условиях и в особых климатических условиях.

Определяется условием договора (может быть безвозмездное оказание услуг, т.е. бесплатно).

Оплата труда: сроки оплаты труда

Не позднее 15 календарного дня с окончания периода, за который начисляется зарплата.

Определяется условием договора.

Работнику предоставляются все виды пенсионных социальных гарантий и компенсаций:

- пособия и отпуска в связи с рождением ребенка,

- дополнительные отпуска, дополнительные выходные дни, сокращенное рабочее время и т.д.

После подписания акта и передачи результата работы.

Налоги и взносы

НДФЛ, ПФР, ФФОМС, ФСС (полностью: несчастный случай + на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством).

НДФЛ, ПФР, ФФОМС, ФСС (несчастный случай).

Руководствуясь Постановлением можно прописать условия в договоре ГПХ таким образом, чтобы его не смогли признать трудовым.

Как видно из таблиц, между этими двумя договорами много отличий. Работодатель, используя договор ГПХ по его прямому назначению, обретает инструменты влияния на исполнителя и обеспечивает экономию расходов на оплату труда.

Договор ГПХ: финансовые выгоды Заказчика

1. Оплата услуг на условиях Заказчика

В ГПД Заказчик устанавливает срок и стоимость получения результата работы. При согласии Исполнителя договор заключается. В противном случае Заказчику не нужно письменно (как в ТД) обосновывать причины отказа в заключении договора.

2. Оплата результата, а не процесса работы

При заключении ТД Работник получает зарплату за посещение рабочего места. А по договору ГПХ Заказчик оплачивает принятые по акту работы или услуги. Так, Заказчик имеет право отказать в выплате, если работа или услуги выполнены ненадлежащим образом.

3. Отсутствует необходимость в организации рабочего места

По ГПД Заказчику не нужно думать об организации рабочего места Исполнителя. Таким образом он избегает затрат, характерных для ТД: рабочий инструментарий, аренда офиса, коммунальные платежи, программное обеспечение, организация охраны труда.

4. Отсутствует понятие “рабочее время”

По договору ГПХ Заказчик не ведёт учёта рабочего времени Исполнителя. Ему не нужно оплачивать, как в случае с ТД, сверхурочную работу, выходные и праздничные дни, командировочные и суточные.

5. Отсутствует обязательство двустороннего расторжения договора

Работая по ГПД, Заказчик, решив сократить штат, может расторгнуть договор досрочно в одностороннем порядке без объяснений. При ТД же подобная процедура сложна организационно, а также чревата необходимостью в выплате выходного пособия.

По ТД в зарплату Работника включена оплата выходных, больничных, отпусков и пр. По договору ГПХ Работодатель перед Исполнителем от всего этого освобождён, что также существенно сохраняет его ресурсы.

К слову, только на зарплатных налогах экономия, при заключении договора ГПХ, составляет порядка 20%.

Читайте также: