Заготовка бланк который содержит общую информацию и оформление документа это информатика

Обновлено: 01.05.2024

Эти поля содержат подсказку для составителя документа, куда и какой текст следует вводить. При заполнении поля подсказка стирается вместо нее вводиться нужный текст. Такие формы часто называют трафаретными письмами.

Формы могут быть экранными и заполняться в интерактивном режиме, а могут сначала распечатываться, а затем заполняться на бумаге.

Некоторые формы документов являются общими для всех

организаций. Такие формы разработаны и включены в специализированные офисные программы.

Многие организации разрабатывают свои формы документов и успешно используют их в делопроизводстве, значительно уменьшая затраты времени на оформление каждого конкретного документа.

СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ.

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для того, чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных дел, т.е. группировка их в дела.

Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел–систематизированный переченьнаименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Общие требования к номенклатуре:

охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения, конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Виды номенклатур. Различают типовые,примерные иконкретные номенклатуры дел.

Типоваяноменклатура дел составляется для организаций,однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Примерная–устанавливает примерный состав дел дляорганизаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Независимо от существования типовой и примерной номенклатуры дел организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

Номенклатурадолжна охватывать все документы,образующиесяв процессе деятельности организации.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разрабатывается архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатурыпредставляет собой таблицу из пяти граф:индексы дел,заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания (табл. 2).

Формированиемдела называется группирование исполненныхдокументов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Бумажные документы формируются в дела в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив организации. Электронные документы хранятся в электронных архивах. Системы электронного документооборота используют в качестве электронного архива внешние базы данных или встроенные.

С архива организации передаются все дела постоянного и временного хранения и по личному составу. Передача производится только по описям.

Внутренняя опись документов дела – это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

© 2014-2021 — Студопедия.Нет — Информационный студенческий ресурс. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав (0.003)

Единая система конструкторской документации

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТОВЫМ ДОКУМЕНТАМ

Unified system for design documentation. General requirements for textual documents

____________________________________________________________________
Текст Сравнения ГОСТ 2.105-95 с ГОСТ Р 2.105-2019 см. по ссылке.
- Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________

МКС 01.110
ОКСТУ 0002

Дата введения 1996-07-01

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским институтом стандартизации и сертификации в машиностроении (ВНИИНМАШ) Госстандарта России

ВНЕСЕН Госстандартом Российской Федерации

2 ПРИНЯТ Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол N 7 от 26 апреля 1995 г.)

За принятие проголосовали:

Наименование национального органа по стандартизации

Госстандарт Республики Беларусь

Госстандарт Республики Казахстан

Изменение N 1 принято Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации по переписке (протокол N 23 от 28 февраля 2006 г.)

За принятие изменения проголосовали национальные органы по стандартизации следующих государств: AZ, AM, BY, KZ, KG, MD, RU, TJ, TM, UZ, UA [коды альфа-2 по МЭК (ИСО 3166) 004]

3 Постановлением Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации от 8 августа 1995 г. N 426 межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95 введен в действие в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 июля 1996 г.

4 ВЗАМЕН ГОСТ 2.105-79, ГОСТ 2.906-71

5 ИЗДАНИЕ (апрель 2011 г.) с Изменением N 1, утвержденным в июне 2006 г. (ИУС 9-2006), Поправкой (ИУС 12-2001)

ВНЕСЕНЫ: поправка, опубликованная в ИУС N 2, 2012 год; поправка, опубликованная в ИУС N 1, 2018 год

Поправки внесены изготовителем базы данных

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 2.004-88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

ГОСТ 2.104-2006 Единая система конструкторской документации. Основные надписи

ГОСТ 2.106-96 Единая система конструкторской документации. Текстовые документы

ГОСТ 2.109-73 Единая система конструкторской документации. Основные требования к чертежам

ГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. Форматы

ГОСТ 2.304-81 Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные

ГОСТ 2.316-2008 Единая система конструкторской документации. Правила нанесения надписей, технических требований и таблиц на графических документах. Общие положения

ГОСТ 2.321-84 Единая система конструкторской документации. Обозначения буквенные

ГОСТ 2.503-90 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений

* На территории Российской Федерации отменен без замены.

ГОСТ 7.32-2001 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления

ГОСТ 8.417-2002 Государственная система обеспечения единства измерений. Единицы величин

ГОСТ 13.1.002-2003 Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы

ГОСТ 21.101-97* Система проектной документации для строительства. Основные требования к рабочей документации

* На территории Российской Федерации действует ГОСТ Р 21.1101-2009.

ГОСТ 14236-81 Пленки полимерные. Метод испытания на растяжение

(Измененная редакция, Изм. N 1).

3 Общие положения

3.1 Текстовые документы подразделяют на документы, содержащие, в основном, сплошной текст (технические условия, паспорта, расчеты, пояснительные записки, инструкции и т.п.), и документы, содержащие текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и т.п.).

Текстовые документы выполняют в бумажной форме и (или) в форме электронного документа (ДЭ).

Допускается в текстовых документах, содержащих текст, разбитый на графы, использовать сокращения слов по ГОСТ 2.316.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

3.2 Текстовые документы выполняют на формах, установленных соответствующими стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД) и Системы проектной документации для строительства (СПДС).

Требования, специфические для некоторых видов текстовых документов (например, эксплуатационных документов), приведены в соответствующих стандартах.

3.3 Подлинники текстовых документов выполняют одним из следующих способов:

- машинописным, при этом следует выполнять требования ГОСТ 13.1.002. Шрифт пишущей машинки должен быть четким, высотой не менее 2,5 мм, лента только черного цвета (полужирная);

- рукописным - чертежным шрифтом по ГОСТ 2.304 с высотой букв и цифр не менее 2,5 мм. Цифры и буквы необходимо писать четко черной тушью;

- с применением печатающих и графических устройств вывода ЭВМ (ГОСТ 2.004);

- на электронных носителях данных.

3.4 Копии текстовых документов выполняют одним из следующих способов:

- типографским - в соответствии с требованиями, предъявляемыми к изданиям, изготовляемым типографским способом;

- ксерокопированием - при этом рекомендуется размножать способом двустороннего копирования;

- на электронных носителях данных.

3.3, 3.4 (Измененная редакция, Изм. N 1).

3.5 Вписывать в текстовые документы, изготовленные машинописным способом, отдельные слова, формулы, условные знаки (рукописным способом), а также выполнять иллюстрации следует черными чернилами, пастой или тушью.

3.6 Расстояние от рамки формы до границ текста в начале и в конце строк - не менее 3 мм.

Расстояние от верхней или нижней строки текста до верхней или нижней рамки должно быть не менее 10 мм.

Абзацы в тексте начинают отступом, равным пяти ударам пишущей машинки (15-17 мм).

Пример выполнения текстового документа приведен в приложении А.

3.7 Опечатки, описки и графические неточности, обнаруженные в процессе выполнения документа, допускается исправлять подчисткой или закрашиванием белой краской и нанесением на том же месте исправленного текста (графики) машинописным способом или черными чернилами, пастой или тушью рукописным способом.

Повреждения листов текстовых документов, помарки и следы неполностью удаленного прежнего текста (графика) не допускаются.

После внесения исправлений документ должен удовлетворять требованиям микрофильмирования, установленным ГОСТ 13.1.002.

3.8 Для размещения утверждающих и согласующих подписей к текстовым документам рекомендуется составлять титульный лист и (или) лист утверждения в соответствии с разделом 6 настоящего стандарта.

Обязательность и особенности выполнения титульных листов оговорены в стандартах ЕСКД и СПДС на правила выполнения соответствующих документов.

3.9 К текстовым документам рекомендуется выпускать лист регистрации изменений в соответствии с ГОСТ 2.503 и ГОСТ 21.101.

3.10 Содержательная и реквизитная части ДЭ должны соответствовать требованиям стандарта ЕСКД.

Структура и состав реквизитов ДЭ должны обеспечивать его обращение в рамках программных средств (отображение, внесение изменений, печать, учет и хранение в базах данных, а также передачу в другие автоматизированные системы) с соблюдением при этом нормативных требований по оформлению текстовых документов.

Шаблон — это файл, содержащий настройки Word. Любой документ Word создается на основе некоторого шаблона. Большинство создается на основе шаблона Normal.dot, который загружается автоматически, например, при нажатии кнопки "Создать" на стандартной панели инструментов. При открытии документа, основанного на некотором шаблоне, последний загружается автоматически.

Форма — это защищенный документ, содержащий поля для ввода информации и применяемый для заполнения бланков, таблиц и других типовых документов.

Шаблоны и формы служат для автоматизации разработки типовых документов и для организации работы с ними неквалифицированных пользователей ЭВМ.

В редакторе Word имеется набор шаблонов для часто используемых документов. Как правило, эти шаблоны хранятся в папке MSOffice\Шаблоны . Однако, пользователь может создавать и свои собственные шаблоны.

В шаблоне может храниться следующая информация:

стили;
параметры страницы и бумаги;
обычный текст, таблицы, рисунки;
формы;
макросы;
пользовательские меню;
панели инструментов и другая информация.

Стиль — это набор форматирующих команд, сохраняемых под своим именем для многократного использования. Стиль определяет внешний вид документа. Шаблон Normal.dot содержит несколько стилей, в том числе стиль "Обычный", используемый при создании большинства документов.

Создание форм

Формой может быть любой документ, содержащий поля. Существует три типа полей: для ввода текста ; флажок ; раскрывающийся список . Порядок вставки полей достаточно прост: установите курсор в позицию для ввода поля формы, обратитесь к меню Вид/Панели инструментов/Формы . На панели "Формы" выберите один из трех типов полей. Поскольку формы очень часто создаются для быстрой разработки типовых документов, на панели "Формы" имеются инструменты для вставки и редактирования таблиц и для защиты формы.

Построение формы проходит в 3 этапа:

создание текстовой основы (структуры) формы;
вставка и настройка полей формы;
защита и сохранение формы.

Первый этап является обычным оформлением документа. Для форматирования сложных документов часто используются таблицы.

О вставке полей формы говорилось выше, поэтому остановимся на их настройке.

Для настройки поля следует на панели "Формы" выбрать "Параметры поля формы" . В зависимости о того какое поле выделено, откроется одно из трех окон для настройки.

Окно "Параметры текстового поля" содержит следующие основные поля:

Окно "Параметры флажка" позволяет настроить размер флажка и его состояние по умолчанию: "Снят" или "Установлен" . Флажок может быть связан с макросом, текстом справки и т.д.

Окно "Параметры поля со списком" позволяет задать раскрывающийся список, содержащий до 25 значений, из которых пользователь может выбирать нужное значение при заполнении поля формы. Имеется возможность добавления, удаления и изменения порядка следования значений.

Во всех окнах для настройки параметров полей имеется кнопка "Текст справки", с помощью которой можно подготовить справку по каждому из полей (в печатных документах этой цели служат подстрочные надписи). В окне "Текст справки для поля формы" имеются две вкладки: "Строка состояния" и "Клавиша F1". Текст справки, введенный на первой вкладке будет автоматически выводиться в строке состояния при активизации соответствующего поля. Справка, введенная на второй вкладке, выводится в отдельном окне при нажатии клавиши F1.

Созданный документ можно назвать формой, если он имеет поля формы и защищен. В незащищенном документе поля не будут проявлять необходимых свойств. Кроме того, защищенная форма отличается тем, что ее нельзя редактировать, а можно только заполнять поля формы. Защитить форму можно двумя способами.

выбрать меню Сервис/Установить защиту. ;
в окне "Защита документа" установить метку "Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм" и нажать "Ok";
при необходимости ввести текст пароля для открытия документа.

Второй способ заключается в выборе инструмента "Защита формы" на панели "Формы".

Для редактирования структуры формы защиту следует снять повторным нажатием на инструмент "Защита формы".

Создание шаблона

Выполните Файл/Создать. . В окне "Создание документа" установите метку "Шаблон" , найдите и выделите шаблон "Обычный" , на основе которого будет создан свой шаблон. Нажмите "Ok" .

Установите требуемые параметры форматирования документа, введите тексты и другую информацию, которую следует сохранить в шаблоне.

Выберите меню Файл/Сохранить как. и папку, в которой нужно сохранить шаблон. В поле "Имя файла" введите имя шаблона и нажмите "Ok" . Расширение .dot будет добавлено к имени шаблона автоматически.

Практические занятия по дисциплинам:

ИНФОРМАТИКА и ИНФОРМАЦИОННЫЕ

ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ

Тема 9. Создание шаблона пользователя

Шаблон – это особый вид документа в MS Word на основе, которого можно создать новый документ. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие, как шрифты, назначенные сочетания клавиш, меню, параметры страницы, форматирование и стили. По своей сущности шаблон представляет собой файл, который имеет расширение . dot . Текстовый процессор имеет в своём составе общие шаблоны и шаблоны документов. Различие между этими двумя группами шаблонов заключается в том, что общие шаблоны содержат настройки, доступные для всех документов. В то же время шаблоны документов, например шаблоны факсов или писем, имеют настройки, доступные только для документов, основанных на соответствующих шаблонах. Пользователь Word имеет возможность создавать собственные шаблоны, которые базируются на общих шаблонах. Созданные шаблоны пользователем, должны быть сохранены с расширением . dot либо в общей папке шаблонов (тогда они будут отображаться в диалоговом окне – Шаблоны XE "Шаблон" ), либо в папке пользователя. Итак, шаблон – это пустая заготовка, которая может содержать следующие элементы:

Ø Текст или формат, одинаковый для всех документов этого типа;

Ø Стили для заголовков, списков, абзацев или отдельных символов;

Ø Элементы автотекста, которые используются в определённом виде документа для вставки, замены, обозначения рисунков и таблиц;

Ø Макросы, позволяющие использовать элементы управления, и запускать типовые процессы;

Чтобы не изменять начальных настроек Word , пользователь создаёт собственный шаблон для подготовки делового документа, задав набор стилей, относящихся к оформлению заголовков и абзацев. Но возникают случаи, когда необходимо создать специфический шаблон документа, который будет использоваться многократно другими пользователями. На конкретном примере рассмотрим технологию создания и использования шаблона, который содержит поля для вычислений, выбора текста, ввода данных. Назовём такой шаблон – Анкета.

Цель выполнения задания – ознакомиться с порядком использования общего шаблона Word и преобразования его в шаблон пользователя.

Выбрать шаблон из списка, представленного в диалоговом окне Шаблоны XE "Шаблон" . Для выполнения этой операции следует в документе Word воспользоваться кнопкой “ Office ” (рис. 1).

Рис. 1. Подсказка при обращении к кнопке “ Office ” в документе Word

Выбрать из списка команду , после чего будет открыто – Создание документа с перечнем шаблонов (рис. 2).
В списке – Шаблоны XE "Шаблон" , открыть – Новый документ.

Рис. 2. Список шаблонов Word

Сохранить пустой документ под именем: Шаблон-Анкета. dot в папке, например – Мои шаблоны. Последовательность выполнения операции показана на рисунке 3.

Рис. 3. Последовательность создания заготовки шаблона пользователя

Конечная цель создания шаблона XE "Шаблон" \t " См. главный документ " пользователя подготовить пустую форму анкеты, которую можно рассылать в сети для сбора сведений от абонентов, внешний вид заполненной анкеты представлен на рисунке 4.

Рис. 4. Вариант заполненной анкеты, созданной на базе шаблона пользователя Word

Как видите, шаблон, созданный пользователем, включает набор элементов: текст; текущую дату заполнения; таблицу; поля для ввода числовых данных; поля для ввода текста; поле для выполнения вычислений; раскрывающийся список. Следовательно, понадобятся элементы, которые можно получить с вкладки – Разработчик. Если такой вкладки в меню Word на ленте нет, то выполните следующие действия:

Рис. 5. Содержание элементов на вкладке Разработчик

Разработка шаблона начинается на чистом документе Word , который был открыт и сохранён под именем – Шаблон-Анкета. dot . Выполним последовательно несколько шагов:

Ввести текст заголовка опросного листа и отформатировать его (это делается по усмотрению разработчика анкеты).
На вкладке – Разработчик в группе – Элементы управления активизируйте команду – Режим конструктора, и раскройте список - инструменты предыдущих версий, как показано на рисунке 6.

Рис. 6. Последовательность выбора элемента формы

Рис. 7. Параметры текстового поля при выборе текущей даты

Создайте таблицу на листе Word , известным вам способом, например, как это делали в задании 1 темы 5. Пример таблицы показан на рисунке 4.
Заполните текстовыми фрагментами таблицу, отформатируйте, а затем приступайте к вводу элементов формы.
В строку 2 столбца 3 таблицы ввести элемент – Поле, у которого следует установить свойства: Число, Формат числа; Отметки, как показано на рисунке 8 (слева). Повторить эту операцию для всех полей, в которые будет разрешено вводить числа.

Рис. 8. Установка свойств текстовым полям для ввода чисел и выполнения вычислений

Обратите внимание, что в строке с наименованием ИТОГО:, необходимо ввести формулу для подсчёта суммы элементов столбца, которые находятся выше. На рисунке 8 (справа) показаны установки свойств текстового поля.

Установите на странице документа новый элемент - поле со списком, который необходимо заполнить данными в окне свойств (рис. 9).

Рис. 9. Окно с параметрами (свойствами) для поля со списком

Разработчик шаблона может добавить любые другие варианты вопросов, использовать элемент - Флажок (окно с параметрами для этого элемента несколько отличается от других, поэтому, попробуйте самостоятельно разобраться, как правильно назначать свойства для нескольких элементов). После завершения создания шаблона, необходимо документ защитить, а затем сохранить в виде шаблона с расширением . dot .

Порядок выполнения защиты шаблона, представлен на рисунке 10. Прежде чем приступить к выполнению операций по защите документа, освободите пиктограмму , которая должна стать неактивной.

Рис. 10. Порядок в виде выполнения последовательных операций по защите документа

После того, как будет нажата кнопка , целесообразно ввести в окно пароль, как показано на рисунке 11, эта операция позволяет распоряжаться изменением данных и полей в шаблоне только разработчику.

Рис. 11. Окно для установки пароля для шаблона

Сохраните созданный документ, как шаблон, т.е. не забывайте, что расширение у файла должно иметь .dot .

В тех случаях, когда требуется провести коррекцию содержимого шаблона, тогда вновь надо нажать на пиктограмму – Защитить документ, отключить защиту, в окне – Снятие защиты ввести пароль и нажать на кнопку ОК, как показано на рисунке 12.

Рис. 12. Последовательность работы с окнами для снятия защиты с шаблона

Имейте в виду, что подобные шаблоны создаются для того, чтобы можно было вносить в них исправления, а потом опять использовать в качестве материала для работы другими пользователями. Поэтому нет необходимости на другие компьютеры передавать шаблон такого типа. Следовательно, чтобы убедиться в правильности выполненных действий откройте шаблон и сохраните его, как обычный документ Word , файл должен иметь расширение . docx .

Переместите файл с анкетой в любую папку на своём компьютере.
Откройте файл, и попробуйте его заполнить, а затем сохраните под другим именем.
Перенесите файл на другой компьютер, снова попробуйте его заполнить новыми данными.

Цель выполнения задания – ознакомиться с технологией внесения изменений в шаблоны, которые предлагают разработчики Microsoft Office .

Порядок выполнения работы заключается в следующем:

Открыть коллекцию шаблонов, которые находятся в системе Word .
Выбрать из коллекции шаблон – Современное резюме.
Сохранить под новым именем, как шаблон.
Провести коррекцию содержимого полей шаблона.
На базе преобразованного шаблона заполнить документ и представить в отчёте.

Обратите внимание, на то, что поля для ввода в выбранном шаблоне отличаются от элементов формы, которые вы использовали в задании 1. Кроме того, набор стилей принадлежит только шаблону, следовательно, можно изменить стили, чтобы документ выглядел по-другому (попробуйте выполнить замену стилей).

Что содержит шаблон документа?
На какие категории делят шаблоны в текстовом редакторе Word ?
В каких случаях требуется создавать шаблон пользователя?
Какие управляющие элементы можно вставлять в шаблон пользователя?

5. Как открыть на ленте меню документа Word вкладку – Разработчик?

6. Какими параметрами обладает управляющий элемент формы – Поле?

7. Как осуществлять вычисления с данными, которые введены в элемент управления формы – Поле?

8. Как можно использовать на страницах документа элемент управления формы – Поле со списком?

9. Как сделать так, чтобы пользователь мог заполнять поля формы, которые располагаются в документе?

Читайте также: