Вопросами внутренней безопасности занимался какой приказ

Обновлено: 07.07.2024

Зачастую при проведении оперативно-розыскных мероприятий на стадии доследственной проверки (т.е. до возбуждения уголовного дела) сотрудники правоохранительных органов пренебрегают инструкциями и законом. Все это делается в целях создания условий для быстрого расследования. Тем не менее, совершенно очевидно, что быстрота не означает правильность и объективность такого расследования, ведь упомянутые инструкции созданы не просто так: они предназначены для того, чтобы собранные сведения отражали реальную картину и не были подвержены фальсификации. Однако, даже при условии, что оперативно-розыскные мероприятия были проведены незаконно и их невозможно было пресечь, это не мешает оспорить такие действия с помощью жалобы прокурору на незаконные действия органа дознания по ст. 124 УПК или в суд по ст. 125 УПК. Вот пример такой жалобы из нашей практики:

Прокурору Октябрьского района г. Самары Тупикову Е.А.

443110, г. Самара, проспект Ленина, 13 а

От адвоката АБ “Антонов и партнеры” Антонова А.П. , рег. № 63/2099 в реестре адвокатов Самарской области

Адрес для корреспонденции: 443080, г. Самара, пр-т Карла Маркса, д. 192, оф. 619

В интересах ООО “[данные скрыты]” ,

Адрес (место нахождения): [данные скрыты]

Орган, действия которого обжалуются: орган дознания ОП № 4 У МВД России по г. Самаре
443110, г. Самара, пр. Ленина 13а

на действия органа дознания

(в порядке ст. 124 УПК РФ)

Порядок производства указанного оперативно-розыскного мероприятия установлен Приказом Министерства внутренних дел Российской Федерации от 1 апреля 2014 г. № 199 г. Москва “Об утверждении Инструкции о порядке проведения сотрудниками органов внутренних дел Российской Федерации гласного оперативно-розыскного мероприятия обследование помещений, зданий, сооружений, участков местности и транспортных средств и Перечня должностных лиц органов внутренних дел Российской Федерации, уполномоченных издавать распоряжения о проведении гласного оперативно-розыскного мероприятия, обследование помещений, зданий, сооружений, участков местности и транспортных средств” (далее — Инструкция).

Согласно п. 11 Инструкции перед началом обследования представителю юридического лица либо физическому лицу предъявляется для ознакомления распоряжение о проведении обследования, копия которого вручается ему под роспись.

В нарушение п. 11 Инструкции сотрудники органа дознания не предъявили представителю ООО “[данные скрыты]” ФИО1 распоряжение о проведении обследования. Копия указанного распоряжения Вдовенко Д.С. также не вручена.

Согласно ст. 14 Федерального закона от 12.08.1995 г. № 144-ФЗ “Об оперативно-розыскной деятельности” при решении определенных настоящим Федеральным законом задач оперативно-розыскной деятельности органы, уполномоченные ее осуществлять, обязаны, в том числе принимать в пределах своих полномочий все необходимые меры по защите конституционных прав и свобод человека и гражданина, собственности, а также по обеспечению безопасности общества и государства.

В соответствии с ч. 4 ст. 5 Федерального закона от 07.02.2011 г. № 3-ФЗ “О полиции” при обращении к гражданину сотрудник полиции обязан:

1) назвать свои должность, звание, фамилию, предъявить по требованию гражданина служебное удостоверение, после чего сообщить причину и цель обращения;

2) в случае применения к гражданину мер, ограничивающих его права и свободы, разъяснить ему причину и основания применения таких мер, а также возникающие в связи с этим права и обязанности гражданина.

Вместе с тем, директору ООО “[данные скрыты]” ФИО1 об основаниях проведения обследования не сообщили, права и обязанности не разъяснили.

Перед началом проведения обследования и на время его проведения у ФИО1 были изъят мобильный телефоны и ему было запрещено покидать помещение и пользоваться любыми средствами связи, таким образом, он был лишен возможности воспользоваться услугами адвоката.

Сотрудниками полиции также проводился опрос ФИО1 однако сотрудники Управления МВД России по г. Самаре не сообщили указанному лицу информацию, предусмотренную ч. 4 ст. 5 Федерального закона от 07.02.2011 г. № 3-ФЗ “О полиции”.

По смыслу ст. 2, п. 8 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 12.08.1995 г. № 144-ФЗ “Об оперативно-розыскной деятельности” во взаимосвязи со ст. 9 этого закона обследование помещения не может быть направлено на обнаружение и изъятие доказательств по уголовному делу.

Сотрудниками Управления МВД России по г. Самаре под видом обследования помещения фактически был произведен обыск до возбуждения уголовного дела и с нарушением требований, установленных ст. 182 УПК РФ, в ходе которого сотрудники полиции самостоятельно и своими руками открывали ящики, шкафы, папки с документами, изымали оттуда документы.

Верховный Суд РФ в своих судебных актах неоднократно указывал, что фактическая подмена уголовно-процессуальной формы оперативно-розыскной деятельностью недопустима. Нельзя проводить следственные действия под видом оперативно-розыскного обследования помещения.

В ходе проведения указанного мероприятия у ООО “[данные скрыты]” изъяты следующие документы и предметы:

— 4 системных блока.

В результате изъятия данных предметов деятельность ООО “[данные скрыты]” оказалась фактически парализованной, так как для осуществления повседневной коммерческой деятельности организации необходимо иметь данные предметы и документы.

Выемка (или обыск, в ходе которого изымаются предметы, документы и денежные средства) могут быть произведены в соответствии со ст. 182-183 УПК РФ, при этом, выемка должна проводиться только тех предметов (ценностей), которые имеют значение для уголовного дела.

Оснований для производства обыска и выемки по месту нахождения ООО “[данные скрыты]” в г. Самара, установленных статьей 182 УПК РФ, у сотрудников полиции не имелось.

Основания и порядок изъятия документов установлены гл. IV Инструкции, п. 1 ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 12 августа 1995 г. № 144-ФЗ “Об оперативно-розыскной деятельности”.

В соответствии с п. 13 Инструкции при проведении обследования могут быть изъяты предметы и документы в соответствии с пунктом 1 части первой статьи 15 Федерального закона от 12 августа 1995 г. № 144-ФЗ “Об оперативно-розыскной деятельности”.

П. 1 ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 12 августа 1995 г. № 144-ФЗ “Об оперативно-розыскной деятельности” в случае изъятия документов, предметов, материалов при проведении гласных оперативно-розыскных мероприятий должностное лицо, осуществившее изъятие, составляет протокол в соответствии с требованиями уголовно-процессуального законодательства Российской Федерации.

Если при проведении гласных оперативно-розыскных мероприятий изымаются документы и (или) электронные носители информации, то изготавливаются копии документов , которые заверяются должностным лицом, изъявшим документы, и (или) по ходатайству законного владельца изъятых электронных носителей информации или обладателя содержащейся на них информации информация, содержащаяся на изъятых электронных носителях, копируется на другие электронные носители информации , предоставленные законным владельцем изъятых электронных носителей информации или обладателем содержащейся на них информации.

Копии документов и (или) электронные носители информации, содержащие копии изъятой информации, передаются лицу, у которого были изъяты эти документы, и (или) законному владельцу изъятых электронных носителей информации или обладателю содержащейся на них информации, о чем делается запись в протоколе. В случае, если при проведении гласных оперативно-розыскных мероприятий невозможно изготовить копии документов и (или) скопировать информацию с электронных носителей информации или передать их одновременно с изъятием документов и (или) электронных носителей информации, указанное должностное лицо передает заверенные копии документов и (или) электронные носители информации, содержащие копии изъятой информации, лицу, у которого были изъяты эти документы, и (или) законному владельцу изъятых электронных носителей информации или обладателю содержащейся на них информации в течение пяти дней после изъятия, о чем делается запись в протоколе.

В нарушение ст. 15 Федерального закона от 12 августа 1995 г. № 144-ФЗ “Об оперативно-розыскной деятельности”, п.п. 15-22 Инструкции копии документов и информации с электронных носителей изготовлены не были, однако техническая возможность изготовления копий документов и информации с электронных носителей имелась. До настоящего времени копии документов и информации с электронных носителей в адрес ООО “[данные скрыты]” не поступали.

Согласно п. 23 Инструкции результаты изъятия предметов и документов, а также обнаруженных документов, имеющих признаки подделки, вещей, изъятых из гражданского оборота или ограниченно оборотоспособных, находящихся у лиц без специального разрешения, оформляются протоколом.

В соответствии с п. 31 Инструкции после подписания протокола изготавливается его копия, которая передается юридическому лицу либо физическому лицу, указанному в протоколе , о чем в нем делается запись. При невозможности изготовления копии протокол составляется в двух экземплярах.

В нарушение п. 31 Инструкции, копия протокола изъятия предметов и документов директору ООО “[данные скрыты]” ФИО1 передана не была. От получения протокола ФИО1 не отказывался.

Более того, на настойчивую просьбу ФИО1 о вручении копии протокола сотрудники полиции ответили отказом.

В результате отказа вручить протокол изъятия грубо нарушены как права ООО “[данные скрыты]”, так и права директора общества ФИО1 как материально ответственного лица. Кроме того, невозможно достоверно установить, какие документы и имущество были изъяты.

При таких обстоятельствах, сотрудниками ОП№ 4 Управления МВД России по г. Самаре допущены существенные нарушения действующего законодательства при проведении вышеуказанных мероприятий.

В результате произошедшего Общество лишено возможности заниматься хозяйственной деятельностью и реализовывать уставные цели на территории г. Самара. Причиненный материальный ущерб очень сложно оценить, так как отсутствуют какое-либо понимание сложившейся ситуации по причине отсутствия хоть каких-то документов, относящихся к произведенному “обыску”. Когда будет возвращена документация и имущество (и будет ли вообще возвращено что-либо), необходимые для ведения хозяйственной деятельности, неизвестно. ООО “[данные скрыты]” лишено возможности выполнять взятые на себя договорные обязательства перед потребителями услуг Общества.

Действия полиции полностью противоречат Законодательству, грубо нарушают права и интересы Общества, посягают на Конституционное право организации свободно осуществлять предпринимательскую деятельность на территории Российской Федерации.

На основании вышеизложенного, в соответствии со статьей 124 УПК РФ,

Признать жалобу обоснованной, установить в действиях органа дознания ОП № 4 Управления МВД России по г. Самаре следующие нарушения:

— п. 11 Инструкции, утвержденной Приказом МВД РФ от 1.042014 г. № 199 (непредъявление и невручение копии распоряжения о проведении обследования помещения);

— ст. 5 Федерального закона от 07.02.2011 г. № 3-ФЗ “О полиции” (неразъяснение причин и оснований для проведения обследования помещений, а также прав и обязанностей сотрудников ООО “[данные скрыты]”);

— ст. 182 УПК РФ (фактическое проведение обыска и выемки под видом обследования помещения до возбуждения уголовного дела

— ст. 15 Федерального закона от 12.08.1995 г. № 144-ФЗ “Об оперативно-розыскной деятельности”, п. 15-22 Инструкции, утвержденной Приказом МВД РФ от 1.042014 г. № 199 (отказ в предоставлении копий изъятых документов и информации с информационных носителей при наличии технической возможности их изготовить);

— п. 31 Инструкции, утвержденной Приказом МВД РФ от 1.042014 г. № 199 (отказ во вручении копий протокола изъятия предметов и документов представителю ООО “[данные скрыты]”

— п. 14 Инструкции, утвержденной Приказом МВД РФ от 1.042014 г. № 199 (приглашение заинтересованных лиц в качестве понятых).

Бывает непонятно, какой распорядительный документ использовать, чтобы поставить задачи внутри компании: приказ или распоряжение. Разбираем на примерах, в чем разница и какой документ лучше подойдет в разных ситуациях

Сергей Скрябин

Эксперт по праву

Чтобы ставить и решать задачи внутри компании, бизнес использует приказы и распоряжения. Не всегда понятно, когда какой документ нужно издать. Разбираемся, в чем отличия приказа от распоряжения, какой документ нужно издавать в разных ситуациях и кто имеет право это делать.

Сходства и различия приказа и распоряжения

В законодательстве нет общих правил, которые регулируют, когда издавать приказ, а когда — распоряжение. Например, в трудовом кодексе эти документы часто уравнивают в правах.

Так, чтобы принять сотрудника на работу или уволить его, подойдут оба документа.

Чтобы понять, чем отличается приказ от распоряжения, возьмем за основу определения из Единой государственной системы делопроизводства — ЕГСД.

Приказ — правовой акт, который издает руководитель органа государственного управления или его структурного подразделения, чтобы решить основные и оперативные задачи.

Распоряжение — правовой акт, который издает руководитель коллегиального органа государственного управления, чтобы решить оперативные вопросы. У распоряжения обычно ограниченный срок действия, и оно касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Главное отличие этих документов в том, что приказ всегда издает руководитель компании или его заместитель, а распоряжение — руководитель компании, заместитель и другие уполномоченные лица, например начальники отделов.

Есть также условные отличия приказа от распоряжения. Мы собрали их в таблице.

Виды приказов и распоряжений

В делопроизводстве есть три вида приказов и распоряжений.

По основной деятельности. Цель — решить основные задачи, которые стоят перед компанией. Например, ввести штатное расписание или создать новое подразделение.

По административно-хозяйственным вопросам. Относятся к деятельности, которая связана с транспортным обслуживанием, эксплуатацией и оснащением зданий. Например, приказ или распоряжение о покупке оборудования.

По личному составу. Касаются вопросов взаимодействия сотрудников с компанией. Например, чтобы принять на работу или уволить сотрудника, нужно издать соответствующий приказ или распоряжение.

Порядок издания приказа и распоряжения

Правила не регламентированы законом, но их прописывают в инструкции по делопроизводству. Обычно порядок издания приказов и распоряжений выглядит так:

Иногда порядок может быть сложнее: ответственный сотрудник сначала готовит проект, согласует его с юристами и руководителем и только потом отдает на подпись.

Например, если руководитель издает приказ о введении системы сохранения коммерческой тайны, лучше сначала подготовить проект и согласовать его с юристом, чтобы документ не противоречил законам.

А вот при издании приказа о приеме на работу можно воспользоваться шаблоном — готовить проект и согласовывать с юристом не обязательно.

Требования к оформлению приказов и распоряжений

В законе нет требований к оформлению приказов и распоряжений, но в государственном стандарте есть рекомендации, примеры и шаблоны распорядительных документов.

Компаниям и ИП не обязательно оформлять документы строго по ГОСТу, но чтобы они имели юридическую силу, нужно указать следующие реквизиты:

Реквизит	Требование к реквизиту
Название компании	Должно соответствовать названию, которое прописано в уставе.

Кроме реквизитов, есть и другие рекомендации по оформлению распорядительных документов.

Ввести штатное расписание — это основная задача компании

Провести анализ рекламной кампании — это текущая задача

Коротко

Приказ издает только руководитель или его заместитель для решения основных задач компании и кадровых вопросов.
Распоряжение издает руководитель, его заместитель и начальники отделов для решения текущих задач компании.
Компании и ИП могут использовать только один из этих документов — разница между приказом и распоряжением условна.
Если хотите использовать оба документа, пропишите в инструкции по делопроизводству, кто имеет право издавать распорядительные документы и какие вопросы решает каждый из них.

Сейчас читают

Оферта: что это и зачем она нужна

Одному бизнесу оферта поможет ускорить заключение договоров с клиентами, а другому — будет нужна по закону. Что включить в оферту и как избежать типовых ошибок — в статье

Как ИП оформить банкротство

Пошаговый план действий для ИП при оформлении банкротства и другие способы погасить долги

Что такое выездная налоговая проверка и как бизнесу к ней подготовиться

С экспертом по налоговым проверкам разобрались, как бизнесу вести себя при выездной проверке, какие права и ограничения есть у сотрудников налоговой и как оспорить результаты, если вы с ними не согласны

Будьте в курсе событий бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

Ответ: На данный вопрос ответ дан Правовым управлением Ростехнадзора.

Согласно пункту 8 Федерального закона № 116-ФЗ, если в организации, осуществляющей деятельность в области промышленной безопасности, аттестационная комиссия не сформирована, аттестация работников в области промышленной безопасности проводится аттестационной комиссией, формируемой соответствующим федеральным органом исполнительной власти в области промышленной безопасности.

Обучение работников безопасным методам и приемам выполнения работ со стажировкой на рабочем месте и сдачей экзаменов осуществляется работодателем в соответствии с требованиями статьи 225 Трудового кодекса Российской Федерации, а также отдельными федеральными нормами и правилами в области промышленной безопасности.

Проверка знаний рабочих проводится в комиссии организации или подразделения организации, состав комиссии определяется приказом по организации. Процедура проверки знаний, оформление результатов проверки знаний проводятся в порядке, установленном в организации. Рабочему, успешно прошедшему проверку знаний, выдается удостоверение на право самостоятельной работы. Допуск к самостоятельной работе оформляется распорядительным документом организации.

Полезная статья по теме от 06.2019:

Вопрос от 16.05.2019:

Сколько времени необходимо хранить в архиве предприятия: протоколы проверки знаний стропальщиков, машинистов подъёмников, рабочих люлек, рабочих по баллонам СУГ и др. (протоколы квалификационной комиссии предприятия) после окончания срока действия (12 месяцев); протоколы ТАК Ростехнадзора после окончания срока действия (5 лет); журналы проверки знаний правил и норм в электроустановках по окончании срока действия проверки знаний (12 месяцев)?

Ответ: На данный вопрос ответ дан Управлением государственного строительного надзора Ростехнадзора.

На основании изложенного организация, эксплуатирующая ПС, должна самостоятельно определить порядок и сроки хранения протоколов аттестации специалистов и проверки знаний персонала.

Нормативно-правовыми актами в области энергетики не установлены сроки хранения журналов проверки знаний правил и норм в электроустановках.

Вопрос от 17.01.2019:

Какие требования необходимы к квалификации членов комиссии по проверке знаний стропальщиков? Должны ли члены комиссии быть аттестованы в Ростехнадзоре?

Исходя из норм пункта 20 Положения, в территориальных аттестационных комиссиях Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору проходят аттестацию руководители и члены аттестационных комиссий организаций.

Вопрос от 14.12.2017:

Организация эксплуатирует ОПО сеть газопотребления III класса опасности. Нужно ли операторам газовой котельной проходить обучение по промышленной безопасности?

Ответ: Отвечают специалисты отдела по надзору за безопасностью объектов систем газораспределения и газопотребления:

Для рабочих, в том числе и операторов котельной, разрабатываются и утверждаются в порядке, установленном в этих организациях, производственные инструкции, на основании квалификационных требований, указанных в квалификационных справочниках, и/или профессиональных стандартов по соответствующим профессиям рабочих, а также с учетом особенностей технологических процессов конкретного производства.

Перед допуском к самостоятельной работе после инструктажа по технике безопасности рабочие проходят проверку знаний производственных инструкций и не должны проходить обучение по промышленной безопасности.

Вопрос от 20.11.2017:

Ответ: Ответ на данный вопрос был подготовлен специалистами Управления по надзору за объектами нефтегазового комплекса Ростехнадзора.

Периодическая аттестация специалистов проводится не реже одного раза в пять лет, если другие сроки не предусмотрены иными нормативными правовыми актами.

Проверка знаний у рабочих должна проводиться не реже одного раза в 12 месяцев в соответствии с квалификационными требованиями производственных инструкций и/или инструкции по данной профессии.

Вопрос от 08.11.2017:

Ответ: Управление Ростехнадзора сообщает.

Вопрос от 03.05.2016:

В соответствие с приказом Ростехнадзора от 30 июня 2015 г. N 251 "О внесении изменений в Положение об организации обучения и проверки знаний рабочих организаций, поднадзорных Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору" изменился порядок профессионального обучения рабочих основных профессий. Каким документом руководствоваться при профессиональном обучении работников организаций, поднадзорных Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору? Может ли сама организация проводить обучение работников? Какие требования предъявляются к преподавательскому составу? Нужна ли какая разрешительная документация (лицензия и т.д.)?

Вопрос от 09.12.2015:

Ответ: Специалисты Управления государственной службы и кадров Ростехнадзора ответили на данные вопросы.

Учебные программы самостоятельно разрабатываются организацией, занимающейся подготовкой, в соответствии с действующими нормативными правовыми актами, а также дополняются соответствующими требованиями по мере выхода новых нормативных правовых документов.

Вопрос от 21.07.2015:

Перед допуском к самостоятельной работе после инструктажа по безопасности рабочие проходят проверку знаний инструкций. Проверка знаний проводится в комиссии организации или подразделения организации, состав комиссии определяется приказом по организации. Процедура проверки знаний, оформление результатов проверки знаний проводится в порядке, установленном в организации. Рабочему, успешно прошедшему проверку знаний, выдается удостоверение на право самостоятельной работы.

Таким образом, в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, организации, осуществляющие образовательную деятельность, реализующие основные программы профессионального обучения (профессиональная подготовка по профессиям рабочих, переподготовка рабочих, повышение квалификации рабочих), вправе по результатам обучения выдавать только квалификационный документ (свидетельство). Удостоверение о допуске к самостоятельной работе на опасном производственном объекте выдается комиссией эксплуатирующей организации.

Вопрос от 21.07.2015:

Обучение рабочих на допуск к обслуживанию оборудования действующим законодательством не предусмотрено.

Допуск рабочих к самостоятельной работе оформляется приказом по организации, в которой работает допускаемый, после проведения проверки знаний производственных инструкций и (или) инструкций для конкретных профессий.

Проверка знаний проводится в комиссии организации или подразделения организации, состав комиссии определяется приказом по организации. Процедура проверки знаний, оформление результатов проверки знаний проводится в порядке, установленном в организации. Рабочему, успешно прошедшему проверку знаний, выдается удостоверение на право самостоятельной работы.

На правах рекламы:

Наш учебный центр осуществляет обучение рабочих основных профессий практически по всем отраслям ОПО. Обращайтесь

В рабочей среде постоянно разделяют обязанности и ответственность. Требования к работе секретарей в целом сформированы давно, но они имеют свои особенности, которые связаны с тесным взаимодействием с подразделениями. Исполнители пишут письма, выполняют поручения и обеспечивают текущее хранение документов. А кто виноват, если письмо написано плохо, поручение просрочено, а оригинал документа утерян? Расскажем, на какие из этих вопросов есть ответы в действующих нормативных и методических документах по делопроизводству, а о каких аспектах придется подумать самостоятельно.

Почему важно распределить ответственность?

Часто сотрудники подразделений пытаются оправдать собственные недоработки и переложить ответственность за те или иные нарушения на плечи секретаря (Схема 1).

не знает, как должен быть организован тот или иной процесс и за что он должен отвечать;
выполняет слишком много обязанностей, чтобы повысить свою ценность.

Стандарты для управления документами

Вопросу управления документами посвящены следующие стандарты:

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 распределению ответственности между работниками уделено особое внимание. Так, установлено, что ответственность должна быть определена для:

всех участников процесса создания документов;
лиц, участвующих в управлении документами;
всех пользователей документных систем.

Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 ответственность распространяется на всех сотрудников, которые создают и используют документы, и должна быть определена, установлена и доведена до их сведения (Таблица 1).

В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 в организации необходимо закрепить ответственность в ряде документов (Схема 2).

Для эффективного управления документами следует распределить ответственность между работниками. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 регламентирует реализацию системы управления документами (далее – СУД), которая связывает управление документами с успешной деятельностью организации и подотчетностью путем создания структуры, включающей политику, цели и руководства для документов. Положения этого стандарта используют те организации, которые приняли решение о разработке и внедрении СУД.

Нормативные и методические документы по делопроизводству об ответственности

Основным нормативным актом организации, регламентирующим вопросы работы с документами, является инструкция по делопроизводству. При ее составлении мы традиционно рекомендуем организациям всех форм собственности ориентироваться на положения трех документов:

1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – Правила делопроизводства).

2. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] (далее – МР по разработке ИД).

3. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[3] (далее – Примерная инструкция по делопроизводству).

Чтобы задача по обеспечению согласованности положений организационных и нормативных документов была успешно реализована, целесообразно разработать и закрепить единые формулировки для их включения в проекты должностных инструкций. Сделать это можно в нормативном документе, устанавливающем требования к структуре и тексту должностных инструкций в организации (если он есть), или же разместить информацию в общем доступе на корпоративном портале. Контроль за включением тех или иных обязательных положений в должностную инструкцию осуществляется в ходе согласования ее проекта. Делать это может как специалист по управлению документацией (начальник службы делопроизводства), так и работник, координирующий деятельность по разработке должностных инструкций в организации (например, начальник отдела кадров).

Ответственных за делопроизводство в подразделениях, как правило, назначают персонально (пофамильно) приказом руководителя, при этом их должностные инструкции (с соблюдением норм трудового права) включают обязанность по ведению делопроизводства в структурных подразделениях. Обычно детализация этой задачи в должностной инструкции не предусматривается. Перечень операций, вменяемых ответственному за делопроизводство в подразделении, удобно оформить отдельным пунктом приказа.

Распределение ответственности за работу на разных этапах жизненного цикла документа

В организации, которая провела глобальное распределение ответственности, служба делопроизводства (или секретарь) обеспечивает методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами. А пишут письма и выполняют поручения исполнители – сотрудники структурных подразделений. И кто же виноват, если документ содержит ошибки, а поручение не исполнено вовремя?

На практике вопрос разграничения обязанностей и ответственности приобретает особую остроту именно тогда, когда речь заходит о конкретных действиях тех или иных сотрудников на разных этапах работы с документами. Разберем два направления работы, по которым чаще всего возникают споры между секретарем и исполнителями: создание документов (документирование) и исполнение документов (поручений).

Создание документов (документирование)

Критериями для оценки эффективности процесса работы над проектом документа (документирования) можно считать:

качество документа – документ прошел оценку (согласование) всеми заинтересованными сторонами; текст и композиция соответствуют нормам официально-делового стиля и требованиям к конкретному виду документа;
своевременность выполнения операций – соблюдены сроки, установленные для каждого этапа работы: создания, согласования, подписания, регистрации, рассылки документа.

Различные упущения в ходе работы над проектом документа могут повлечь за собой неприятности. Например:

документ оформлен с нарушениями и не принят к регистрации организацией-адресатом, в результате чего руководителю придется подписать его повторно;
в документе обнаружены ошибки (от грамматических до фактических), что нанесло ущерб репутации компании и ее первого лица;
между подписанием документа и его регистрацией или отправкой прошло длительное время (руководитель думал, что письмо отправлено, но выяснилось, что нет, и началось внутреннее разбирательство) и т.д.

Действующие нормативные акты по делопроизводству возлагают максимальную ответственность за качество документа на исполнителя (Таблица 3).

В зависимости от специфики организации, особенностей и формы организации делопроизводства в локальной инструкции по делопроизводству предусматривают дополнительные положения по разграничению обязанностей и ответственности. Так, документ может содержать требования, связанные с особенностями взаимодействия между секретарем и исполнителями на этапах регистрации документа и подготовки к отправке (например, требование заполнять поля регистрационной карточки документа в системе электронного документооборота на разных этапах работы). Учтите следующие советы:

1. В п. 4.4 Примерной инструкции по делопроизводству определен перечень подразделений и лиц, с которыми необходимо согласовывать проекты документов. В их числе – служба делопроизводства. И если, например, для юридической службы очерчен круг рассматриваемых документов (проекты ЛНА, проекты приказов), то согласно этому нормативному документу служба делопроизводства должна согласовывать все документы организации. По крайней мере те, требования к которым регламентированы в третьем разделе Примерной инструкции по делопроизводству. Одновременно с этим лишь для одной группы документов (а именно для распорядительных документов) оговорен обязательный контроль за правильностью оформления со стороны службы делопроизводства (см. п. 3.17 Примерной инструкции по делопроизводству). Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству однозначно определить, какие виды документов согласовывает служба делопроизводства (секретарь) и что является предметом согласования.

2. Действующие нормативные акты по делопроизводству содержат требования к срокам выполнения тех или иных процедур. Так, например, согласно п. 5.36 Примерной инструкции по делопроизводству регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания или, в некоторых случаях, на следующий рабочий день. За регистрацию документов, как известно, отвечает служба делопроизводства или секретарь. Одновременно с этим в п. 7.11 Примерной инструкции по делопроизводству указано, что после подписания документа исполнитель передает его на регистрацию в порядке, установленном в локальной инструкции по делопроизводству. Кто будет виноват в срыве сроков и как обосновать это, если исполнитель забудет о подписанном документе на несколько дней? Рекомендуем обращать особое внимание на нюансы при разработке локальной инструкции по делопроизводству, продумать и описать единый порядок работы на тех этапах, которые в Примерной инструкции по делопроизводству не освящены и зависят от специфики организации. Как организован процесс передачи документов на подпись руководителю? Что происходит с документами после подписания? Как организовано взаимодействие исполнителя и службы делопроизводства (секретаря) на этом этапе? Ответы на эти вопросы желательно закрепить документально.

3. В соответствии со своими трудовыми обязанностями секретарь руководителя обеспечивает организацию работы с документами в приемной руководителя. Это, как правило, установлено в его должностной инструкции. А вот в действующих нормативных актах, устанавливающих требования к инструкциям по делопроизводству, о работе приемной как таковой не сказано. Рекомендуем подумать о регламентации работы приемной при регламентации делопроизводства вашей организации.

Исполнение документов (поручений)

Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству в разделе, посвященном организации контроля исполнения, предусмотреть следующие нюансы:

1. В соответствии с п. 6.8 Примерной инструкции по делопроизводству служба делопроизводства осуществляет проверку своевременности доведения документов, подлежащих исполнению, до работников. Однако практика показывает, что неправильно концентрировать всю ответственность в одном месте. В ЛНА целесообразно установить обязанность работников по регулярной проверке новых задач в СЭД, электронной почты, забору документов на бумажном носителе из ячеек структурных подразделений.

2. С учетом специфики компании и ее документооборота (традиционный или электронный) следует тщательно описать работу службы делопроизводства (или секретаря) по предварительной проверке и регулированию хода исполнения документов (поручений), чтобы все действующие лица понимали допустимую степень вмешательства контролера, а ответственность за неисполнение не перекладывалась на его плечи из-за отсутствия конкретики во внутренних нормативных актах. Это касается и взаимодействия службы делопроизводства (или секретаря) с руководителем: подумайте о том, какая информация и в какие сроки необходима руководителю для осуществления контроля по существу рассматриваемых вопросов и своевременного вмешательства.

Резюме

3. Процессы работы с документами следует тщательно проработать и описать в инструкции по делопроизводству, определив для каждой операции ответственных лиц и сроки выполнения поручений. При этом рекомендуем ориентироваться на действующие в Российской Федерации нормативные и методические документы по делопроизводству – в них содержатся ответы на многие вопросы и на них удобно ссылаться. Однако помните, что некоторые этапы работы в них не детализированы: определите и опишите их с учетом специфики вашей организации.

Читайте также: