Вид критериев отбора правовых документов

Обновлено: 30.06.2024

ГОСТ Р 7.0.94-2015

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

КОМПЛЕКТОВАНИЕ БИБЛИОТЕКИ ДОКУМЕНТАМИ

Термины и определения

System of standards on information, librarianship and publishing. Acquisition of library collection. Terms and definitions

Дата введения 2016-07-01

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным бюджетным учреждением "Российская государственная библиотека" (ФГБУ "РГБ") и Федеральным государственным бюджетным учреждением науки Всероссийским институтом научной и технической информации Российской академии наук (ВИНИТИ РАН)

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело"

4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

5 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Июнь 2020 г.

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области комплектования библиотечного фонда.

Термины, установленные настоящим стандартом, применяются в указанном значении во всех видах документации и литературы по информационной, библиотечной и издательской деятельности.

Стандарт предназначен для организаций, осуществляющих библиотечно-информационную деятельность, издателей, информационных центров.

2 Термины и определения

2.1 Общие понятия

2.1.1 комплектование: Совокупность последовательных и взаимосвязанных действий, направленных на выявление, оценку, отбор, заказ и приобретение документов в фонд или приобретение прав доступа к ним.

Erwerbung (von Dokumenten)

acquisition (of documents)

acquisition (de documents)

2.1.1.1 вид комплектования: Форма комплектования, выделенная на основе одного или нескольких признаков.

type of acquisition

2.1.1.2 источник комплектования: Юридическое или физическое лицо, у которого приобретаются документы или права доступа для комплектования фонда библиотеки или информационного центра.

2.1.1.3 объект комплектования: Документ или массив документов, соответствующий профилю комплектования библиотеки, и предназначенный для последующего предоставления пользователям.

2.1.1.4 политика комплектования: Совокупность принципов и вытекающих из них критериев и методов деятельности по комплектованию фонда библиотеки или информационного центра.

2.1.1.5 принцип комплектования: Исходное положение, лежащее в основе политики комплектования.

2.1.1.6 способ комплектования: Система взаимодействий библиотеки с источником комплектования, обеспечивающая поступление документов во владение или для их использования на основе приобретения прав доступа к ним.

d'acquisition

2.1.1.7 управление комплектованием: Деятельность, обеспечивающая реализацию политики комплектования.

2.1.2 критерии отбора: Признаки, на основании которых проводят оценку соответствия документа профилю комплектования.

2.1.2.1 формальные критерии отбора: Признаки документа, которые позволяют установить правила сравнения документов на основе алгоритмов.

formal selection criteria

formelles de

2.1.2.2 смысловые/содержательные критерии отбора: Признаки документа, которые позволяют определить его информационную ценность для предметной области.

criteria contenu des de

2.1.3 лакуна: Документ, отсутствующий в фонде библиотеки или информационного центра, соответствующий профилю комплектования и рекомендуемый к приобретению.

2.1.4 электронная метрика/библиометрика: Статистические сведения об использовании документов в унифицированной электронной форме.

Примечание - Статистические сведения применяются для оценки документов.

2.2 Модели библиотечного фонда

2.2.1 модель библиотечного фонда: Абстрагированный образ, отображающий существенные характеристики библиотечного фонда и его структуру, на основе которого проводится комплектование.

model of library collection

de collection des librairies

2.2.1.1 идеальная/перспективная модель библиотечного фонда: Разновидность модели, прогнозирующая будущее состояние фонда, отражает его желаемые качественные и количественные параметры.

ideal model/long-term model

/ long terme

2.2.1.2 реальная модель библиотечного фонда: Разновидность модели, воспроизводящая параметры существующего фонда.

2.2.1.3 библиографическая модель библиотечного фонда: Разновидность модели, содержащая перечень названий тех документов, которые должны быть в фонде.

bibliographique

2.2.1.4 математическая модель библиотечного фонда: Разновидность модели, содержащая методы расчета показателей, основанные на объеме фонда, числе пользователей, числе книго-выдач, количественных характеристиках сетевых ресурсов.

2.2.1.5 описательная модель библиотечного фонда: Разновидность модели, содержащая в вербальной форме определение задач комплектования, его статуса по отношению к другим библиотекам, с которыми координируется комплектование; является методологической основой для последующих моделей.

descriptive

2.2.1.6 структурная модель библиотечного фонда: Разновидность модели, воспроизводящая в упрощенном виде структуру фонда на основе определенных библиотекой характеристик документов и их экземплярности в рамках определенной темы.

structurelle

Примечание - Разновидностью структурной модели является тематико-типологический план комплектования.

2.2.2 профиль комплектования: Документ, в котором зафиксирована модель или комбинация моделей, регламентирующий основные направления и особенности комплектования системы фондов библиотеки или информационного центра, и определяющий тематику, виды и экземплярность документов, включаемых в состав библиотечного фонда.

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Ценность документа зависит от его информационных характеристик, обуславливающих экономическое, организационное или иное его значение с позиции отражаемых фактов и возможности оперативного управления. Ценностные приоритеты служат базой при выборе документов для перемещения на хранение в течение разных временных периодов.

Проведение предприятием процедуры экспертизы ценности документов позволяет оценить необходимость сохранности для компании определенной информации либо доказать возможность ее уничтожения.

Задачи, решаемые в ходе экспертизы ценности сведений

Процедура оценки документации предприятия, заключающаяся в установлении временных рамок для ее хранения с учетом законодательных норм и принятых в организации условий, решает следующие задачи:

отбор сведений, значимость которых обуславливает их постоянную сохранность при последующем перемещении в хранилища государственной принадлежности;
подбор объектов для сохранения в течение установленного срока;
определение образцов, лишенных фактической ценности для компании, для следующего уничтожения;
определение новых или изменение действующих временных границ сохранности текстовых данных.

Экспертиза оценки документов проводится:

в архиве ведомственном;
в архиве государственном как самостоятельная работа (целевая экспертиза) или при переработке описей фондов;
в делопроизводстве учреждений.

Как составить договор хранения документов (с возможностью оказания услуг по экспертизе ценности документов и оформлению ее результатов)?

В последнем варианте оценивание информации осуществляется при:

работе над подготовкой номенклатур досье с определением ценности формируемого дела по входящим документам и востребованности в производственной деятельности;
регистрации данных, получаемых предприятием, сопровождаемой нанесением на бланк индекса, определяющего его дальнейшее отнесение к определенному досье и отрезок времени для хранения;
переносе данных в досье (работник, изучивший изложенную в документе тему, с большей точностью классифицирует документ, чем сотрудник, выполняющий функции регистрации входящей информации);
проверке корректности занесения документов в отдельные досье, выполняемой отдельно по всем имеющимся в досье листам для исключения вероятных ошибок;
подготовке досье к хранению (по окончании процедуры делопроизводства), проводимой сотрудниками разных подразделений и контролируемой экспертной комиссией (ЭК) компании.

Законодательная основа процедуры

В ходе ведения экспертизы ценности документов учитываются положения:

законодательных норм и правовых актов РФ в отношении документационного обеспечения управленческого процесса (ФЗ № 125 (22.10.2004) об архивном деле, положение об архивном фонде РФ (1994));
нормативных распоряжений и актов региональных структур управления в отношении архивов (основные правила по работе архивов организаций (2002), положение (примерное) об ЭК предприятия (1995));
типовых и отраслевых списков документации с указанием времени ее хранения, видов номенклатур дел.

Оценка уровня важности и значимости используемых в деятельности компании документов различается в зависимости от ряда обстоятельств. Некоторые образцы отличаются разовой востребованностью для решения единичной задачи, после чего лишаются собственной значимости. Информация иного рода не теряет актуальности на протяжении продолжительного периода, поэтому сохранение подобного типа документов должно обеспечиваться в течение всего срока.

Внимание! Из-за утраты важных сведений компании могут грозить штрафные санкции либо уголовное наказание (в отношении руководителей или ответственных лиц компании). Поэтому ответственный и грамотный подход к проведению процедуры оценки документов позволит избежать ситуаций с уничтожением данных, имеющих особое значение.

Порядок проведения оценки ценности документа

Вне зависимости от типа исполняемых компанией функций или формы собственности процедура оценивания осуществляется специальной экспертной комиссией, состоящей из:

представителя руководства компании;
работников структуры персонала организации и делопроизводства;
сотрудников архива;
отраслевых специалистов (не менее 3 членов);
главного бухгалтера предприятия;
представителя юридического подразделения.

Состав комиссии, положение о комиссии, определяющее ее права, функции и порядок работы, утверждаются приказом руководства предприятия. Созданная структура может действовать на постоянной основе или создаваться ежегодно, в том числе с изменением состава участников.

Оценочная комиссия в числе прочего занимается рассмотрением вопросов:

контроля оформления документов в делопроизводстве, досье, предназначаемых к передаче на внутреннее сохранение или в госархив;
обследования списка досье (долгосрочного, постоянного хранения);
подготовки и передачи на уничтожение данных, не предназначенных для дальнейшего применения;
повреждения экземпляров постоянной сохранности, не подлежащих исправлению;
первичного определения или корректировки ранее определенных сроков текстовой сохранности сведений и информации;
оказания методической помощи по формированию номенклатур досье, списков, описей, актов работниками предприятия;
согласования проектов номенклатуры досье структурных подразделений.

К сведению! Заседания комиссии фиксируются протоколом, который визируется председателем ЭК и секретарем собрания. Решения, отражаемые в протоколе, и составленные в ходе проверки списки обретают юридическую силу после утверждения руководством компании. В отношении секретных и общедоступных дел составляются индивидуальные акты.

Уничтожение текстовой информации согласно составленным актам производится предприятием самостоятельно (в присутствии членов ЭК) или посредством услуг специализированной структуры по утилизации документов.

Подбор документов в ходе процедуры определения их ценности

Документы управленческого предназначения разделяют на следующие группы:

Касающиеся деятельности юридического лица, а также его филиалов и иных структур (документация распорядительного и организационного характера преимущественно с постоянным периодом сохранности).
Исполняющие вспомогательную роль, востребованные в ходе оперативной деятельности или для справочных целей (данные бухгалтерского или оперативного типа в текстовом варианте со сроком обеспечения их наличия от нескольких дней, месяцев, ряда лет).
Информация по штатному составу предприятия, подлежащая обязательному наличию в течение длительного времени. Постоянно или несколько десятилетий не подлежат уничтожению приказы по работникам предприятия (о принятии на работу, увольнении, перемещении внутри компании), трудовые контракты, личные дела, карточки и лицевые счета.

При подборе объектов на размещение (в архив) или для уничтожения большое значение уделяется вопросам их подлинности. Передаваемые для размещения текстовые сведения должны быть грамотно оформлены и обладать действительной юридической значимостью. В особых случаях (к примеру, при утрате или низком качестве оригинала) передаются на архивное размещение копии текстов, имеющие необходимое удостоверение и заверение.

Процесс отбора начинается с определения документов, которые классифицируются как экземпляры для постоянного сохранения. По ним готовятся списки (описи), подлежащие утверждению руководством организации. Повышенное внимание уделяется данным штатного состава предприятия, так как в некоторых случаях (к примеру, при ликвидации компании) указанные сведения перемещаются в госархив.

После подготовки и утверждения списка объектов для долгосрочного или постоянного сохранения оформляются перечни документов, которые требуется уничтожить.

К сведению! По итогам работы ЭК уничтожению подлежат поврежденные образцы, по которым значительная часть текста не поддается прочтению, и не подлежащие восстановлению. При возможности частичного восстановления информации текст передается на хранение в отреставрированном варианте или с приложением копии.

Читайте также: