Срок действия штампа справки об исправности системы клуб составляет
Обновлено: 15.05.2024
** Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
Срок хранения документа*
10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
Правила внутреннего распорядка (служебного распорядка) организации
(1) После замены новыми
Документы (акты, докладные, служебные записки, переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка
Книги, журналы оттисков и слепков печатей, штампов, факсимиле
Переписка об утверждении печатей и штампов
Журналы учета выдачи печатей и штампов
Акты уничтожения печатей и штампов
(1) При отсутствии книг, журналов, оттисков и слепков – пост. **
Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт
Книги регистрации (учета выдачи) удостоверений, пропусков, идентификационных карт
Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним
Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос материальных ценностей
Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни
Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников
Списки, книги адресов и телефонов
(1) После замены новыми
10.2. Эксплуатация зданий, помещений
Документы (справки, информации, перечни) о передаче зданий, помещений в государственную, муниципальную собственность
Переписка о передаче зданий, помещений в государственную, муниципальную собственность
Документы (справки, информации, перечни и др.) о передаче, приобретении зданий, помещений в собственность организации
Документы (акты, справки, технические паспорта, кадастровые планы жилья) о переводе помещений в жилые и нежилые
Документы (планы, копии учредительных документов заявителя и др.) о прекращении права постоянного, бессрочного пользования, пожизненного, наследуемого владения земельными участками
Договоры, соглашения о приеме и сдаче зданий, помещений, земельных участков в аренду (субаренду); документы (акты, технические паспорта, планы, кадастровые планы жилья, схемы, расчеты) к ним
Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации договоров об аренде зданий, помещений, земельных участков
Документы (заявки, анкеты, предложения, копии учредительных документов, платежные документы), представляемые на торги (аукционы, конкурсы) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества
Опись документов, представляемых (на торги (аукцион, конкурс) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества:
До ликвидации организации
Документы (заявки, предложения, уведомления о намерениях, платежные документы) об организации торгов (аукционов, конкурсов) по продаже государственного или муниципального имущества
Протоколы торгов (аукциона, конкурса) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества:
(1) После проведения торгов. У победителя торгов – до ликвидации организации
Договоры о купле-продаже земельных участков, зданий, помещений и другого имущества; документы (проектно-изыскательские заключения, разрешения на строительство и др.) к ним
Документы (информации, справки, сводки, сведения, отчеты) по вопросам владения, пользования и распоряжения имуществом
Карты сведений об объекте учета владения, пользования, распоряжения земельными участками, зданиями, помещениями и другим имуществом
Переписка о сдаче и приеме зданий, помещений в аренду
Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков и другого имущества в пользование, распоряжение, аренду от юридических и физических лиц
Паспорта зданий (1), сооружений(1)
(1) Паспорта зданий и сооружений – памятников архитектуры и культуры – пост. **
(2) После ликвидации здания, сооружения
(1) После списания оборудования
Документы (информации, акты, заключения, докладные, служебные записки, справки, переписка) по вопросам охраны объектов культурного наследия
Переписка с архитектурными инспекциями о паспортизации зданий и сооружений
Договоры о страховании зданий, сооружений
(1) После истечения срока действия договора
Документы (полисы, соглашения, переписка) о страховании зданий, сооружений
(1) После истечения срока страхования
Планы размещения организации
(1) После замены новыми
Переписка о предоставлении помещений организации
Переписка о вселении, выселении, продлении сроков пользования помещениями, занимаемыми организацией
Документы (доклады, обзоры, акты, справки, заявки, докладные записки, планы-графики работ, переписка) о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией, необходимости проведения капитального и текущего ремонта
Документы (заявления, протоколы собраний, справки, журналы регистрации заявлений) по выбору управляющих компаний
(1) После перевыбора управляющей компании
Переписка о содержании зданий, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии
Документы (заявки, акты, переписка) о проведении санитарно-гигиенической обработки помещений
(1) После истечения срока действия договора
Документы (заявки, отчеты, переписка) о топливно-энергетических ресурсах и водоснабжении
Договоры коммунального обслуживания организации
(1) После истечения срока действия договора
Переписка о коммунальном обслуживании организации
Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий
Журналы учета неполадок при эксплуатации технического оборудования помещений, зданий, сооружений
10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
Договоры обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств
(1) После истечения срока действия договора
Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации, развитии, состоянии и эксплуатации различных видов транспорта
Договоры по автострахованию
(1) После истечения срока действия договора
Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за организациями и должностными лицами
Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организации в транспортных средствах
Договоры о перевозке грузов и аренде транспортных средств
(1) После истечения срока действия договора
Переписка о перевозке грузов
Заявки на перевозку грузов
Нормативы загрузки транспортных средств
(1) После замены новыми
Условия по перевозке грузов:
а) по месту разработки и утверждения
До замены новыми
Документы (акты, заключения, донесения, протоколы) аварийных комиссий
(1) Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – пост.
Переписка о безопасности движения различных видов транспорта
Переписка об авариях и дорожно-транспортных происшествиях
Журналы учета дорожно-транспортных происшествий
Технические характеристики транспортных средств
(1) После списания транспортных средств
Паспорта транспортных средств
До списания транспортных средств
Документы (сведения, ведомости, акты, переписка) о техническом состоянии и списании транспортных средств
(1) После списания транспортных средств
Документы (заявки, акты, сведения, графики обслуживания, переписка) о ремонте транспортных средств
Журналы учета заявок на проведение ремонта и профилактического осмотра транспортных средств
Документы (заправочные лимиты и листы, оперативные отчеты и сведения, переписка) о расходе бензина, горюче-смазочных материалов и запчастей
(1) После проведения проверки (ревизии)
Документы (графики, сводки, сведения) о выходе автомобилей на линию
(1) После проведения проверки (ревизии)
(1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии других документов, подтверждающих тяжелые, вредные и опасные условия труда – 75 л.
Книги, журналы учета путевых листов
Переписка об обеспечении средствами связи съездов, конференций, совещаний и других мероприятий
Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) о развитии средств связи и их эксплуатации
Документы (доклады, справки, сведения) по организации защиты телекоммуникационных каналов и сетей связи
Переписка о состоянии внутренней связи
Разрешения на установку и использование средств связи
(1) После окончания эксплуатации средств связи
Переписка с операторами сотовой связи об организации связи
Договоры об организации, эксплуатации, аренде и ремонте внутренней связи
(1) После истечения срока действия договора
Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации
Схемы линий внутренней связи организации
До замены новыми
Акты ввода в эксплуатацию линий связи
(1) После снятия линий связи
Документы (ведомости, акты, контрольные листы, сводки, рапорты) об учете повреждений, технического осмотра и ремонта средств связи
(1) После устранения неполадок
Акты приемки средств связи и сигнализации после текущего и капитального ремонта
(1) После проведения ремонта
Журналы учета заявлений о повреждении средств связи
Картотеки, книги учета средств связи
Книги учета записи дежурных на телефонных стациях
Книги регистрации междугородных телефонных разговоров
10.4. Обеспечение безопасности организации
Документы (планы, отчеты, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об организации общей и противопожарной охраны организации
Документы (планы, отчеты, акты, справки, списки) об организации работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям
Приказы начальника гражданской обороны объекта
Планы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации
До замены новыми
Планы-схемы действий личного состава при чрезвычайных ситуациях в случае, если немедленная эвакуация из здания невозможна
До замены новыми
Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки, сведения) об обследовании охраны и противопожарного состояния организации
Акты аттестации режимных помещений, средств электронно-вычислительной техники, используемой в этих помещениях
(1) После переаттестации или окончания эксплуатации помещения
Регистр опасных веществ, отходов производства и потребления, отдельных видов продукции
Паспорт антитеррористической и противодиверсионной защищенности организации
На работодателя возложена обязанность выдавать работникам по их заявлению документы, связанные с работой, в частности всевозможные справки. О том, по какой форме должны быть составлены справки, какая информация должна содержаться в них, и о сроках выдачи справок вы узнаете из этого материала.
В соответствии со ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать сотруднику копии документов, связанных с работой, в том числе справки:
о заработной плате;
о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование;
о периоде работы у данного работодателя.
Названные документы должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Ситуаций, при которых работнику может понадобиться справка, множество, соответственно форма и содержание справки зависят от того, в какой орган работник впоследствии будет ее представлять. Самый распространенный вид справок – о заработной плате. С них и начнем.
Справки о заработной плате
Во-первых, такая справка может понадобиться работнику для предъявления в банк (в частности, для получения кредита). Как правило, банки с охотой принимают справки, составленные по форме 2-НДФЛ, либо предлагают заполнить справку по форме банка.
Для справки: чиновники в Письме Минфина РФ от 21.06.2016 № 03-04-05/36096 указали, что справка о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ может быть отнесена к указанным в ст. 62 ТК РФ документам, соответственно должна быть выдана в течение трех дней после обращения работника с заявлением.
о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности), и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы;
о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, освобождения от работы с полным или частичным сохранением зарплаты, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС не начислялись.
Форма названной справки и порядок ее выдачи утверждены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н.
Заявление
Прошу выдать справку о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством за 2016, 2017 и 2018 календарные годы, а также о количестве календарных дней, приходящихся на периоды временной нетрудоспособности (при необходимости – отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком), освобождения от работы с полным или частичным сохранением заработной платы, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС не начислялись.
Совет практиков: чтобы помочь столкнувшимся с трудностями при написании заявления, кадровой службе (бухгалтерии) пригодится подборка образцов заявлений, с которыми часто обращаются работники.
В-третьих, в силу п. 3 ст. 230 НК РФ работодатель на основании заявления работника должен выдать справку о полученных этим физическим лицом доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. В настоящее время сложилась практика, что названная справка при увольнении выдается каждому работнику без написания им заявления.
В-пятых, справка о заработной плате может потребоваться работнику для предъявления в иные организации и учреждения, например в управление социальной защиты населения для назначения пособий или субсидий, в детские образовательные учреждения для получения льгот и т. п. Формы этих справок также не утверждены. Они могут иметь произвольный вид либо заполняться по форме 2-НДФЛ.
Справки о стаже и персонифицированном учете
Такие справки нужны работникам прежде всего для получения права на пенсию.
справку по форме СЗВ-стаж (утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п);
справку по форме СЗВ-М (утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п);
За сведениями о стаже работы может обратиться и бывший работник. Срок выдачи такой справки – три рабочих дня с даты обращения.
Иные справки
Могут понадобиться и иные справки. Например, согласно ст. 283 ТК РФ при приеме к другому работодателю на работу по совместительству с вредными и (или) опасными условиями труда работник обязан представить справку о характере и условиях труда по основному месту работы (напомним, что работа по совместительству запрещена в случае, если основная работа работника связана с вредными или опасными условиями). А значит, основной работодатель по заявлению работника в трехдневный срок обязан эту справку выдать. Ее форма не утверждена, справка составляется в свободной форме. Пример приведем ниже.
– с 05.02.2018 по 18.02.2018;
Справка может понадобиться супругам, у которых на иждивении находится ребенок-инвалид. Напомним, что согласно ст. 62 ТК РФ одному из родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами по его письменному заявлению предоставляются четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц, которые могут быть использованы одним из указанных лиц либо разделены ими между собой по их усмотрению. То есть работодатели, предоставляющие (и оплачивающие) такие дни работникам, должны удостовериться, что последние имеют на них право (что этим правом не воспользовался второй родитель).
Фиксируем факт выдачи справки
Все случаи выдачи справок должны фиксироваться в журнале регистрации справок, выданных работникам. Его форма на законодательном уровне не утверждена, поэтому должна быть разработана и утверждена непосредственно в учреждении. Набор реквизитов в ней отражается примерно следующий:
дата выдачи справки;
описание сведений, указанных в справке (справка о заработной плате, справка о стаже работы и т. п.);
наименование органа, в который будет представлена справка;
Ф. И. О. и подпись работника, получившего справку.
Стоит отметить, что за справками могут обращаться как сотрудники, работающие в учреждении в данный момент, так и бывшие сотрудники. Правила и сроки предоставления справок для тех и других одинаковы.
Одной из обязанностей работников кадровой службы является выдача сотрудникам по их заявлениям всевозможных справок. Поскольку причины, побудившие сотрудника обратиться к работодателю с данным требованием, бывают самыми разными, целесообразно рекомендовать сотрудникам указывать в заявлении с просьбой о выдаче справки, какие именно сведения им нужны (для упрощения работы и предупреждения возникновения вопросов целесообразно подготовить образцы типовых заявлений на выдачу справок).
Отметим, что с выдачей справок затягивать не стоит. Трудовым законодательством предусмотрено два срока предоставления справок:
в день увольнения;
либо не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления работником.
Все предоставленные справки должны фиксироваться в журнале регистрации справок, выданных работникам.
В 2020 году Институт судебных экспертиз и криминалистки провёл рекордное количество исследований по экспертизе давности созданий документов, в связи с чем подготовили данный материал для читателей Клерка.
Документ — важнейший информационный объект и правовая единица, удостоверяющая факт и волеизъявление юридического или физического лица. Официальный документ оформляется и удостоверяется в установленном порядке, в соответствии с ГОСТом.
Сведения в документе фиксируются в строго определенной форме (бланке). Бланк — это лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты: постоянные (название документа, данные об организации и пр.) и переменные (рукописные или машинописные записи, подпись, дата, печать и пр.).
Совокупность реквизитов позволяет установить аутентичность документа, т. е.:
- является он тем, чем должен быть;
- был ли создан или отправлен лицом, уполномоченным на это;
- был ли создан или отправлен в то время, которое в нём обозначено.
Оформление документа в установленном порядке является основным условием, благодаря соблюдению которого документ становится подлинным. Суды и иные органы госвласти воспринимают такой документ без дополнительной проверки факта (если это не является предметом спора) его направления (выдачи) правомочным субъектом.
Реквизиты придают документу юридическую силу.
Во всех случаях, когда суд нуждается в проверке заявления о фальсификации договоров, расписок, протоколов заседаний и других доказательств, он назначает экспертизу давности изготовления документа, написания текста или выполнения подписей, поскольку для этого требуются специальные познания.
- Что такое экспертиза давности изготовления документов?
- Давность чего исследуют?
- Кто этим занимается?
- Есть ли какие-то ограничения в исследованиях экспертов?
- Какова максимальная давность, которую может установить эксперт? Об этом читайте в нашей статье.
Что такое экспертиза давности изготовления документа?
Экспертиза давности — это комплексное исследование. До момента исследования физико-химическими методами (например, с использованием специального оборудования — газохроматографа) эксперт проводит техническую экспертизу документа, чтобы установить наличие или отсутствие признаков агрессивного воздействия.
Эксперты должны обладать следующими профессиональными компетенциями: специальными знаниями в области судебно-технической экспертизы документа, а также иметь профильное (базовое) специальное физико-химическое образование со знанием методики работы газохроматографа.
Давность чего эксперты исследуют?
Экспертиза позволяет оценить давность:
- подписей и записей, выполненных от руки с применением письменных принадлежностей, к которым относятся гелевые, шариковые ручки, ручки-роллеры,
- оттисков штампов, факсимиле, печатей, нанесенных штемпельными красками,
- графических изображений и текстовых фрагментов, распечатанных на принтере чернилами для струйной печати.
Когда нужна экспертиза давности?
Экспертизу по установлению давности изготовления документов проводят в рамках судебной технической экспертизы материалов документов.
Назначают экспертизу давности реквизитов, когда нужно:
- установить факт несоответствия даты, времени реального подписания документа или внесения отдельных реквизитов дате и времени составления, указанной в документе;
- определить время абсолютной или относительной давности выполнения документа и его частей;
- установить факт выполнения документа или внесения отдельных реквизитов в конкретный период времени;
- установить, внесены ли изменения в реквизиты путем дописки, дорисовки после составления и подписания документа
Какие вопросы задают экспертам?
1. Соответствует ли проставленная на документе дата периоду его составления? (эксперт исследует все реквизиты документа)
2. Были ли внесены изменения первоначального содержания в исследуемом документе?
3. Какова давность внесения изменений первоначального содержания: дописок, дорисовок, допечаток в документе?
4. Подпись на документе проставлена в период составления документа или в иной период времени?
5. В какой хронологической последовательности были проставлены реквизиты на документе?
6. Каковы сроки давности проставления оттиска печати на бумаге?
7. Имеют ли написанные вручную части разные периоды давности написания?
8. Имеются ли признаки агрессивного термического, светового или химического воздействия на реквизиты документа?
Когда экспертизу давности не провести?
А какова максимальная давность, которую могут установить эксперты?
Экспертиза давности документов — процедура технически сложная, однако, даже современный уровень развития науки не позволяет установить давность составления документа с точностью до дня.
Эксперт может сделать один из следующих выводов о том, что документ составлен:
- менее полугода назад,
- в период от полугода до года назад,
- в период от одного до двух лет назад,
- в период от двух до трех лет назад; более трех лет назад.
Как долго проводят экспертизу давности?
Особенностью производства экспертизы давности изготовления документа является длительный срок ее производства, что связано с существующими методиками ее проведения, предусматривающими длительный период исследования.
Длительность экспертиза давности в среднем составляет от 30 дней и до шести месяцев, без учета времени на получение дополнительных образцов.
Наши сотрудники подготовили для вас статью на данную тему, см.:
Списание печатей — вопрос, волнующий многие компании, поскольку, если прежнюю печать в дальнейшем нельзя применять, рекомендуется ее списать и уничтожить. О том, что при этом важно помнить, пойдет речь в нашей статье.
В каких случаях фирме следует списать печать с последующим уничтожением?
На практике существует не так много ситуаций, в которых перед фирмой может возникнуть необходимость уничтожить использовавшуюся прежде печать (если она обязана ее применять или применяет печать по своему желанию). К таким ситуациям относятся следующие:
- Изменились какие-либо ключевые реквизиты организации, которые отражаются в печати.
- Фирма намерена в ближайшем будущем прекратить бизнес-активность, в связи с чем проходит процедуру ликвидации.
- Прежняя печать компании по каким-либо причинам вышла из строя (конструктивные элементы сломались либо оттиск перестал быть пригодным к использованию).
Если любое из указанных выше обстоятельств имело место, компании следует списать вышедшую из строя печать и уничтожить ее. Только после этого можно оформлять соответствующими документами введение новой печати.
ВНИМАНИЕ! Коммерческие организации вправе совсем отказаться от использования печати.
Порядок отказа от использования печати разъянили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в материал, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Вместе с тем в настоящее время отсутствует единый нормативный документ (закон), предписывающий всем субъектам хозяйствования уничтожать печати при наступлении указанных выше обстоятельств. Поэтому уничтожение печатей отвечает интересам, в первую очередь, самой организации.
ВАЖНО! Факт уничтожения прежней печати следует задокументировать соответствующим актом.
Бланк акта об уничтожении печати можно скачать, кликнув по ссылке ниже.
Как именно уничтожить ранее находившуюся в эксплуатации печать, должен решить руководитель компании.
Что важно помнить, чтобы корректно уничтожить старую печать?
Руководство компании вправе выбрать из 2 базовых вариантов уничтожения печати:
- осуществить уничтожение печати самостоятельно;
- поручить уничтожение печати третьим лицам (фирме, занимающейся изготовлением и уничтожением печатей).
Поскольку уничтожение печати не требует значимых трудозатрат, большинство организаций выбирают первый способ, т. е. делают это своими силами.
Алгоритм действий в данном случае будет следующим:
- Руководитель приказом созывает специальную комиссию, которая и будет заниматься уничтожением печати.
- После того как старые печати уничтожены (в присутствии комиссии в полном составе), фирма составляет специальный акт. Единой формы такого акта законодателем не установлено, поэтому он может быть составлен в свободной форме. Главное, чтобы в нём было указано, по какой причине было решено уничтожить печати, какие именно это печати (привести их наименования и оттиски). Акт следует подписать всем членам комиссии.
Если же фирма решит не заниматься уничтожением печатей самостоятельно, она может поручить это специальной организации, оказывающей подобные услуги. Выбрав такой способ, следует помнить, что вместе с печатью этой организации потребуется предоставить документы, подтверждающие правомерность действий по уничтожению печати (решение руководителя компании, документы, закрепляющие его полномочия, и т. д.).
Кроме того, в ряде случаев фирме, независимо от выбранного способа уничтожения печати, необходимо будет уплатить госпошлину (к примеру, при исключении печати из реестра).
Итоги
Списать и уничтожить печать не представляет особой сложности. Делать это компании следует как в случае, когда прежняя печать более неактуальна, так и в случае, когда печать пришла в негодность. Компания может уничтожить печать самостоятельно или поручить это третьей стороне, специализирующейся на оказании подобных услуг.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Читайте также: