Справки для пользователей это

Обновлено: 17.05.2024

КАКИЕ ВИДЫ СПРАВОК МОЖЕТ ТРЕБОВАТЬ РАБОТНИК?

Работникам могут понадобиться разные справки. Разные в зависимости от цели, содержания и места предоставления. В этой статье мы рассмотрим примеры наиболее востребованных справок.

Обязанность выдавать работникам справки установлена Трудовым кодексом РФ.

Извлечение из Трудового кодекса РФ

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

К этому списку стоит добавить справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ[1]. Эту справку чаще всего оформляют при увольнении работника, она нужна бухгалтерии для определения сумм налоговых вычетов. Кроме того, ее может запросить банк при получении работником кредита или займа.

Извлечение из Налогового кодекса РФ

Глава 23. Налог на доходы физических лиц

Статья 230. Обеспечение соблюдения положений настоящей главы

3. Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Выдается справка на основании заявления. Она подписывается руководителем и бухгалтером и заверяется печатью.

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ СПРАВКИ

Справки, как правило, оформляются на общем бланке или на специально разработанном бланке для справок. В любом случае справка должна содержать следующие реквизиты:

• наименование организации — автора документа;

• регистрационный номер документа;

• место составления документа;

• заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);

• отметка о наличии приложения (если оно имеется);

• подпись руководителя организации или его заместителя;

• оттиск печати (при наличии у организации или индивидуального предпринимателя).

ФОРМЫ СПРАВОК, ВЫДАВАЕМЫХ РАБОТНИКУ

Справка с места работы

Такие справки занимают особое место среди документов по личному составу. Их основная цель — подтвердить определенные факты, а именно:

• должность или профессию (пример 1);

• размер заработной платы и т. д.

Справка с места работы подписывается руководителем организации либо кадровым работником, если такая обязанность входит в его компетенцию на основании приказа о распределении обязанностей.

Справка о заработной плате тоже имеет несколько разновидностей. Например, справка о заработной плате за последние три месяца работы (пример 2) может представляться в органы соцзащиты для признания семьи малообеспеченной.

Еще одна распространенная справка — о сумме заработной платы за два календарных года, предшествующих увольнению работника, — выдается по письменному заявлению застрахованного лица (его законного представителя либо доверенного лица) не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) страхователем заявления.

Эта справка нужна уволенному работнику для оформления пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком).

Заполняется она либо от руки черными или синими чернилами (шариковой ручкой), либо с использованием технических средств (компьютера или пишущей машинки). Подчистки и исправления не допускаются. Сведения, содержащиеся в справке, заполняются на основании данных бухгалтерского учета и отчетности страхователя. Заполненная справка удостоверяется печатью организации (круглой), которая проставляется в специально отведенном месте и не должна закрывать подпись.

Справка для представления по месту требования

В зависимости от места требования содержание справки может разниться. Исполнитель обязательно должен уточнить у работника, в какую организацию он будет ее представлять.

Справка для представления по указанному работником месту требования оформляется и регистрируется в том же порядке, что и справки с места работы, — на фирменном бланке организации (пример 3).

КАК УЧИТЫВАЮТСЯ СПРАВКИ?

Учет справок, выдаваемых с места работы, ведется инспектором по кадрам или другим работником отдела кадров в специальном журнале (книге) учета либо в его электронном аналоге (пример 4).

Выводы:

1. Справки работнику выдаются по его заявлению. В заявлении нужно указать, какие именно сведения должны содержаться в справке.

2. Выдаваемые справки подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и заверяются печатью организации (при ее наличии).

3. Выдаваемые справки учитываются в специальном журнале и выдаются работнику под роспись.

На работодателя возложена обязанность выдавать работникам по их заявлению документы, связанные с работой, в частности всевозможные справки. О том, по какой форме должны быть составлены справки, какая информация должна содержаться в них, и о сроках выдачи справок вы узнаете из этого материала.

В соответствии со ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать сотруднику копии документов, связанных с работой, в том числе справки:

о заработной плате;

о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование;

о периоде работы у данного работодателя.

Названные документы должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Ситуаций, при которых работнику может понадобиться справка, множество, соответственно форма и содержание справки зависят от того, в какой орган работник впоследствии будет ее представлять. Самый распространенный вид справок – о заработной плате. С них и начнем.

Справки о заработной плате

Во-первых, такая справка может понадобиться работнику для предъявления в банк (в частности, для получения кредита). Как правило, банки с охотой принимают справки, составленные по форме 2-НДФЛ, либо предлагают заполнить справку по форме банка.

Для справки: чиновники в Письме Минфина РФ от 21.06.2016 № 03-04-05/36096 указали, что справка о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ может быть отнесена к указанным в ст. 62 ТК РФ документам, соответственно должна быть выдана в течение трех дней после обращения работника с заявлением.

о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности), и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы;

о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, освобождения от работы с полным или частичным сохранением зарплаты, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС не начислялись.

Форма названной справки и порядок ее выдачи утверждены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н.

Заявление

Прошу выдать справку о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством за 2016, 2017 и 2018 календарные годы, а также о количестве календарных дней, приходящихся на периоды временной нетрудоспособности (при необходимости – отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком), освобождения от работы с полным или частичным сохранением заработной платы, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС не начислялись.

Совет практиков: чтобы помочь столкнувшимся с трудностями при написании заявления, кадровой службе (бухгалтерии) пригодится подборка образцов заявлений, с которыми часто обращаются работники.

В-третьих, в силу п. 3 ст. 230 НК РФ работодатель на основании заявления работника должен выдать справку о полученных этим физическим лицом доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. В настоящее время сложилась практика, что названная справка при увольнении выдается каждому работнику без написания им заявления.

В-пятых, справка о заработной плате может потребоваться работнику для предъявления в иные организации и учреждения, например в управление социальной защиты населения для назначения пособий или субсидий, в детские образовательные учреждения для получения льгот и т. п. Формы этих справок также не утверждены. Они могут иметь произвольный вид либо заполняться по форме 2-НДФЛ.

Справки о стаже и персонифицированном учете

Такие справки нужны работникам прежде всего для получения права на пенсию.

справку по форме СЗВ-стаж (утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п);

справку по форме СЗВ-М (утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п);

За сведениями о стаже работы может обратиться и бывший работник. Срок выдачи такой справки – три рабочих дня с даты обращения.

Иные справки

Могут понадобиться и иные справки. Например, согласно ст. 283 ТК РФ при приеме к другому работодателю на работу по совместительству с вредными и (или) опасными условиями труда работник обязан представить справку о характере и условиях труда по основному месту работы (напомним, что работа по совместительству запрещена в случае, если основная работа работника связана с вредными или опасными условиями). А значит, основной работодатель по заявлению работника в трехдневный срок обязан эту справку выдать. Ее форма не утверждена, справка составляется в свободной форме. Пример приведем ниже.

– с 05.02.2018 по 18.02.2018;

Справка может понадобиться супругам, у которых на иждивении находится ребенок-инвалид. Напомним, что согласно ст. 62 ТК РФ одному из родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами по его письменному заявлению предоставляются четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц, которые могут быть использованы одним из указанных лиц либо разделены ими между собой по их усмотрению. То есть работодатели, предоставляющие (и оплачивающие) такие дни работникам, должны удостовериться, что последние имеют на них право (что этим правом не воспользовался второй родитель).

Фиксируем факт выдачи справки

Все случаи выдачи справок должны фиксироваться в журнале регистрации справок, выданных работникам. Его форма на законодательном уровне не утверждена, поэтому должна быть разработана и утверждена непосредственно в учреждении. Набор реквизитов в ней отражается примерно следующий:

дата выдачи справки;

описание сведений, указанных в справке (справка о заработной плате, справка о стаже работы и т. п.);

наименование органа, в который будет представлена справка;

Ф. И. О. и подпись работника, получившего справку.

Стоит отметить, что за справками могут обращаться как сотрудники, работающие в учреждении в данный момент, так и бывшие сотрудники. Правила и сроки предоставления справок для тех и других одинаковы.

Одной из обязанностей работников кадровой службы является выдача сотрудникам по их заявлениям всевозможных справок. Поскольку причины, побудившие сотрудника обратиться к работодателю с данным требованием, бывают самыми разными, целесообразно рекомендовать сотрудникам указывать в заявлении с просьбой о выдаче справки, какие именно сведения им нужны (для упрощения работы и предупреждения возникновения вопросов целесообразно подготовить образцы типовых заявлений на выдачу справок).

Отметим, что с выдачей справок затягивать не стоит. Трудовым законодательством предусмотрено два срока предоставления справок:

в день увольнения;

либо не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления работником.

Все предоставленные справки должны фиксироваться в журнале регистрации справок, выданных работникам.

Аннотация: Создание справочной системы и этапы ее разработки. Инструментарий Microsoft HTML Help. Возможности HTML Help Workshop.

Создание справочной системы. Часть 1

Сколь бы хороша по своим функциональным возможностям не была бы система, созданная программистом, ее нельзя будет назвать совершенной, если у нее не будет хорошей справочной подсистемы. Трудно переоценить значение хорошего описания. Спецификации, поставляемые в справочном руководстве, играют важнейшую роль в освоении сложных программных систем. К сожалению, почти никогда не бывает, чтобы сложная система выполняла все свои функции безошибочно, точнее сказать, должным образом реагировала на все возможные действия пользователя. Пользователям (но не разработчикам) следует признать, что идеальных систем не бывает и принимать это как должное. Для них важнее знать спецификации системы, которые бы точно описывали, при каких условиях система функционирует без ошибок, и здесь хорошая справочная система незаменима. Важным достоинством системы Office 2000 является то, что в ней собственной справочной системе уделено большое внимание. Не менее важно, что в Office 2000 входят разнообразные инструментальные средства, позволяющие при создании собственных офисных решений, предназначенных для решения задач пользователя, создать для такого решения справочную подсистему по образцу и подобию справочной системы Office 2000. Создание такой справочной подсистемы предполагает разработку:

Руководства по системе. Такое руководство можно представлять, как совокупность книг, каждая из которых содержит разделы и, возможно, вложенные книги. Раздел является терминальным элементом справочного руководства и описывает ту или иную конкретную тему. Содержательная сторона создания таких разделов остается за разработчиком системы. Инструментальные средства позволяют не только помочь в создании отдельных разделов, но и позволяют объединить все разделы в едином справочном руководстве, обладающем широкими возможностями поиска нужной темы. Можно предусмотреть возможность поиска темы по содержанию, по индексу, можно включить полномасштабный текстовый поиск, можно создать папку "Избранное", хранящую часто используемые разделы. Наконец, при некоторой дополнительной работе можно использовать возможности Answer Wizard , для того чтобы использовать Office Assistant и формулировать запрос на поиск в справочной системе на естественном языке, как это делается в самом Office 2000.
Справочной системы по интерфейсу. С каждым элементом интерфейса может быть связан соответствующий раздел справки. Например, для всех элементов управления, появляющихся в разнообразных формах и предназначенных для организации взаимодействия с пользователем системы, желательно иметь возможность получать справку о назначении и особенностях работы этого элемента управления. Это вид справки называют справкой "Что это такое?" (What's This Help).
Справочная система программного проекта. Программный проект является неотъемлемой частью сложных офисных решений. Поэтому не менее важно иметь хорошую справку и по этой части системы. Это означает создание справки по свойствам и методам объектов для классов, созданных программистом. Необходимость в выдаче справки возникает и при выполнении некоторых функций, например, InputBox , в диалоговом окне которых предусмотрена специальная кнопка Help. Справку, поясняющую ситуацию, следует выдавать при возникновении исключительных ситуаций, возбуждаемых методом Raise , при работе объекта Err и в других случаях.
Всплывающие подсказки. Особо выделим еще один вид справок - всплывающие подсказки (pop up help).

Таким образом, можно видеть, что справочная подсистема многообразна и создание ее дело совсем не простое. Тем не менее, попробуем во всем этом разобраться и начнем с создания руководства по системе.

Замечу, что создание справочного руководства может быть вполне самостоятельной задачей, не связанной с разработкой конкретной программной системы. Справочники полезны и сами по себе.

Как создать руководство по системе?

Инструментальная поддержка создания справочного руководства была предусмотрена еще в предыдущей версии Office 97 и позволяла построить систему Windows Help файлов, имеющих уточнение ".hlp". Специальный инструментарий WinHelp позволял строить такие файлы. В Office 2000 произошло серьезное изменение принципов построения справочной системы. Это касается как собственной справочной системы Office 2000, так и инструментария, создающего справочную систему для офисных решений. Эти изменения отражают общую тенденцию работы с офисными документами - миграцию в Интернет и переход к хранению документов, в том числе и справочного руководства в формате HTML .

Инструментарий Microsoft HTML Help - новое поколение авторизованных справочных систем позволяет построить справочное руководство, страницы которого обладают всеми возможностями Web-страниц. Такое руководство по системе офисных документов, разработанных программистом, может быть частью этой системы и поставляться вместе с ней, также как система справки по Office 2000 является частью этой системы. Есть и другая возможность, - развернуть справочное руководство на Web-узле корпоративной сети.

Разделы справочного руководства создаются как отдельные HTML - файлы и могут быть созданы в любом Редакторе, позволяющем работать с таким форматом, например, в Word или FrontPage. Подобный Редактор входит и в состав специального инструментального средства, используемого для создания справочных руководств, - HTML Help Workshop (HHW). Нам еще предстоит подробное рассмотрение этого инструмента. Для отображения (просмотра) справочного руководства используется специальный HTML Help Viewer , который в своей работе использует стандартные средства Web-браузера ( Internet Explorer). Благодаря новому подходу расширяются стандартные возможности описания раздела справки. Разделы справки теперь могут содержать все элементы, присущие Web-страницам - гиперссылки, script-код, DHTML , элементы ActiveX, графические элементы, аудио и видео.

Перечислим инструментальные средства, составляющие Microsoft HTML Help и используемые при создании справочного руководства: