Справка объективка образец заполнения рб
Обновлено: 28.06.2024
Чтобы кратко, но емко охарактеризовать деятельность и трудовые достижения сотрудника используется справка объективка (бланк скачать 2019-го можно бесплатно). К составлению документа предъявляется ряд требований, рекомендуются определенные формы, однако организациям не запрещено составлять собственные образцы.
Давайте более подробно рассмотрим, для чего используется такая справочная информация, когда может понадобиться, и как правильно составить документ. Дочитайте статью: в конце рассмотрим возможные ошибки составления справки.
Также можно будет бесплатно скачать российский бланк 2019-го, используемый МВД (Министерством внутренних дел) и образец для гражданского служащего.
Что такое справка-объективка?
Справка-объективка – это документальная характеристика работника, в которой описываются:
- трудовая деятельность (место работы и продолжительность);
- квалификация;
- уровень образования, специализация и годы учебы;
- информация о наградах, полученных премиях, грамотах, благодарностях и прочее.
За образец можно использовать любую форму, главное – отразить важные сведения, подписать его у руководства и поставить печать.
Условно документ подразделяется на два вида:
- объективка для гражданских работников;
- справка-объективка для военнослужащих.
Единого образца справки нет, поэтому документ составляется в свободной форме. Отдельные требования может определить структура, которая дает бумагу.
Также можно выделить несколько категорий справочного документа, разделив их на причину выдачи.
Кстати! Образец справки-объективки подойдет и для РБ (Республики Беларусь).
Документы, схожие с объективкой, это характеристика сотрудника, его автобиография и резюме. Отличительные особенности:
| Резюме | Составляется в свободной форме самим гражданином для поиска нового места работы, или перевода в другую компанию или отдел |
| Характеристика | По содержанию схожа с объективкой, но: заполняется руководителем о сотруднике;более объемна по содержанию;отражает субъективные оценки начальника. |
| Автобиография | Пишется сотрудником для прикрепления в реестр личного дело. Составляется в сжатом виде, в документе сотрудник от своего имени в виде заявления рассказывает о себе: ФИО, где родился и когда;какую школу закончил, в каком учебном заведении учился, и какую специальность получил;где и кем работал. Также прописываются личные достижения, награды, грамоты и благодарности. Можно добавить несколько личных качеств, рассказать, какие учебные сертификаты имеются, на каких иностранных языках разговаривает сотрудник. |
Зачем нужно сделать справку объективку
Справка может понадобиться в различных случаях:
- для переаттестации сотрудников. Бумага вместе с пакетом документов передается в вышестоящую организацию или другую компанию, которая проводит переаттестацию;
- при продвижении работника по службе;
- могут запросить при переводе на другое место трудоустройства или при приеме на работу;
- для награждения, присвоения грамот, начисления премирования за особые заслуги;
- для представления в различные учреждения, к примеру, в банки для договора банковского кредитования.
Правовое регулирование
Правовой нормы, регулирующей конкретно процесс оформления справок, не существует. Этот документ не является обязательным в личном деле сотрудника. Если же все-таки справки составляется, ее копия подшивается в папку с информацией о сотруднике.
Правила и требования к составлению
По содержанию справка-объективка напоминает два документа:
- характеристику работника;
- резюме сотрудника.
В отличие от характеристики справка-объективка более краткая, в ней не прописываются детально личностные и профессиональные качества сотрудника.
Резюме составляется его владельцем самостоятельно и требуется для поиска нового места работы или дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.
Унифицированного образца справки нет, поэтому можно составлять ее в любой форме. Во многих организациях, в особенности это касается военных частей, такие формы установлены внутренним документооборотом и закреплены в локальных нормативных актах.
Несмотря на это справка-объективка (ее образец) должен содержать обязательные пункты:
- идентификационные сведения: о ком составляется информация. Здесь обязательно прописываются ФИО, дата и место рождения;
- сведения о трудовой деятельности. Указывается список наименования организаций, в которых работал сотрудник за все время, а также периоды трудовой деятельности в каждой компании;
- сведения об образовании: наименование вузов, период обучения;
- прописываются данные о наградах, грамотах и благодарностях. Если выписывалась премия за отдельные заслуги, какие были командировки и куда;
- указываются личностные и профессиональные качества. Кратко, несколько перечислений.
У военнослужащего в образце помимо звания указывается участие в боевых действиях, наличие ранений и прочее.
Заполнение справки объективки — пошаговая инструкция
В РБ (Республике Беларусь) нормативами также не определен единый образец справки-объективки, поэтому алгоритм заполнения подойдет и для документооборота РБ.
Заполнение документа состоит из нескольких шагов:
- Указываем ФИО человека, о котором составляется справка. Здесь также прописывается дата и место рождения. Можно дополнительно указать контакты, но это не так важно.
- Оставляем информацию о текущем месте работы: полное наименование компании и должность. Если справка составляется для военнослужащих – указывается звание и воинская часть.
- Указываем сведения об образовании: высшее, среднее, в каких учебных заведениях учился субъект, какой период жизни у него это заняло.
- В хронологическом порядке даем информацию о трудовой деятельности согласно трудовой книжки. Здесь указываются: период работы, полное название компании и должность. Не допускаются сокращения компаний.
- Если у сотрудника есть ученые степени – прописываем это с указанием основания присвоения степени.
- Прописываем имеющиеся награды, благодарности и грамоты. Здесь же можно прописать информацию о командировках, особых заслугах, премировании.
- Указываем несколько личностных качеств сотрудника.
Справка называется об объективных данных, поэтому в ней нужно отразить максимально объективно все сведения, это не точная характеристика рабочего, которую руководитель пишет.
Зачастую объективка используется для переаттестации, повышения и присвоения наград. В последнем случае ее составляют и передают вышестоящей организации или местному органу самоуправления. Наиболее распространена новая справка-объективка в органах МВД.
Исполнителем по документу является отдел кадров или непосредственный начальник работника. В компаниях справка зачастую заполняется на фирменном бланке.
Кстати! Удобнее всего составить образец в виде табличного варианта.
Возможные ошибки
Часто возникающие ошибки в справке-объективке связаны с человеческим фактором, это:
- механические опечатки;
- орфографические ошибки;
- пропуск информации, к примеру, неполное указание трудовой деятельности из-за невнимательности заполнителя;
- не указание блока информации, к примеру, отсутствие в справке сведений об образовании.
Если в компании установлен единый образец, то исполнитель будет заполнять справку согласно этому образцу. То же касается случаев, когда учреждение, запрашивающее справку, прислало единую форму. Тогда ошибкой будет заполнение не по запросу.
Справка не считается действительной, если не подписана руководителем и не поставлен штамп компании при его наличии.
Если при заполнении справки-объективки у Вас остались вопросы – обратитесь к дежурному юристу нашего сайта. Он поможет составить образец.
Несколько документов Вы сможете скачать бесплатно на нашей странице.
Видео
Если вы не нашли ответ на свой вопрос или остались недопонимания, обратитесь за бесплатной консультацией к юристу в чате на нашем сайте
Личное дело — совокупность документов, в которых содержатся наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности . Рассмотрим особенности, связанные с формированием и ведением в организации личного дела работника.
На кого и кем ведутся личные дела
Законодательством установлен перечень лиц, на которых ведутся личные дела в организации. К ним, в частности, относятся :
Чтобы определить, относится ли должность работника к категории руководителей или специалистов, а следовательно, нужно ли заводить личное дело на данного работника, нужно обратиться к выпуску Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), содержащему данную должность .
Пример
Главный бухгалтер организации относится к категории руководителей, а бухгалтер — к категории специалистов. На этих работников заводятся личные дела. В свою очередь, кассир и табельщик относятся к категории других служащих, которые выполняют исполнительские функции (регламентированные, периодически повторяющиеся работы) под контролем руководителя, специалиста. На них личные дела заводить не нужно .
В случаях, определенных законодательством, личные дела ведутся на других работников, не указанных выше .
Ведутся личные дела только на работников организации вне зависимости от того, какой вид трудового договора с ними заключен . Не являются исключением временные и сезонные работники.
Также не важно, работает работник в организации по основному месту работы или по совместительству.
На заметку
Если работник является внутренним совместителем, на него должно быть заведено одно личное дело, поскольку законодательством не предусмотрено ведение двух и более дел на одного работника.
Ведение личного дела осуществляется весь период времени, на протяжении которого работник работает в организации, и завершается его увольнением .
Обратите внимание!
На лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры (например, подряда, возмездного оказания услуг), личные дела в организации не ведутся.
Формирование и ведение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам) . При ее отсутствии — работник, на которого руководителем организации возложена такая функция.
При этом контроль за правильностью оформления личных дел возложен персонально на руководителя организации .
Состав документов при формировании личного дела
Личное дело формируется после заключения трудового договора и издания распорядительного документа о приеме на работу или назначении на должность (например, приказа, распоряжения) . Документы при формировании личного дела включаются в него в строгой последовательности (см. таблицу 1).
На заметку
Некоторые документы включаются в личное дело в оригинале, а часть — в копиях или выписках.
Документы, включаемые в личное дело при его формировании
дата и место рождения;
полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);
общественная работа, участие в выборных органах;
отношение к воинской службе и воинское звание;
наличие правительственных и других наград и поощрений;
адресата (кому адресуется заявление);
названия вида документа (заявление);
Обратите внимание!
Хранятся личные дела в кадровой службе отдельно от других дел одним из следующих способов :
— по порядку номеров;
— в алфавитном порядке.
Ведение личного дела
Наниматель ведет личное дело на работника в течение всего периода времени его работы в организации. Как таковое ведение личного дела предполагает:
— внесение при необходимости записей. Например, во внутренней описи документов личного дела делается запись о включении в дело копии приказа о переводе работника;
— изменение состава документов личного дела. Например, некоторые документы изымаются из личного дела либо подлинники заменяются копиями ;
— включение в личное дело документов, характеризующих деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника (см. таблицу 2).
Обратите внимание!
Документы включаются в хронологической последовательности .
Документы, включаемые в процессе ведения личного дела
названия вида документа (характеристика);
текста с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики.
Выделяют два вида характеристик:
внутренние — подписываются руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты;
внешние — подписываются руководителем организации с указанием даты и заверяются печатью нанимателя.
адресата (кому адресуется заявление);
названия вида документа (заявление);
На заметку
На этапе ведения личного дела :
— все его документы собираются в отдельную папку;
— личное дело не переплетается и не подшивается.
Документы, не включаемые в личное дело
Законодательство предусматривает перечень документов, которые в личное дело включать не нужно. К ним относятся :
— копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий.
Обратите внимание!
При увольнении в качестве меры дисциплинарного взыскания приказ об увольнении работника включается в личное дело;
— справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
— другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно (например, медицинские заключения).
На заметку
Срок хранения документов указан в перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 N 140 (далее — Перечень).
Также в перечень документов, включаемых в личное дело, не входят документы по воинскому учету работников .
Обложка личного дела
Все документы личного дела помещаются в отдельную обложку (папку). Она должна быть оформлена в соответствии с требованиями законодательства .
На обложке личного дела указываются :
— заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже).
Обратите внимание!
Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней ;
— регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.
Помимо указанных обложка личного дела должна содержать следующие реквизиты :
— полное официальное наименование вышестоящей организации (при наличии), организации и структурного подразделения. Если организация или вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного наименования в скобках;
— количество листов дела — оформляется после увольнения работника при полном оформлении личного дела ;
(наименование организации (структурного подразделения))
Личное дело N 54
Золотницкая Наталья Сигизмундовна
(фамилия, имя, отчество)
На __________ листах
Все надписи на обложке личного дела необходимо делать четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Также обложку можно оформить на отдельном листе с помощью технических средств с воспроизведением всех установленных реквизитов обложки личного дела (например, набрать на компьютере и распечатать с помощью принтера). В этом случае изготовленный лист наклеивают на обложку дела .
Учет и использование личных дел
Все личные дела подлежат строгому учету . Для этого в организации должен быть заведен журнал (книга) учета личных дел по утвержденной форме . В нем указываются:
— регистрационный индекс личного дела (номер);
— заголовок личного дела (ФИО работника);
— дата постановки на учет (дата формирования личного дела);
— дата снятия с учета (дата передачи личного дела в архив).
Пример журнала (книги) учета личных дел
Журнал (книга) учета личных дел
| Номер личного дела | Фамилия, имя, отчество работника | Дата постановки на учет | Дата снятия с учета |
| 1 | Золотницкая Наталья Сигизмундовна | 09.01.2017 | |
| 2 | Золотов Петр Иванович | 13.03.2017 | |
| 3 | Авакова Лидия Владимировна | 05.06.2017 | 22.09.2017 |
Хранится журнал (книга) учета личных дел 75 лет . Срок хранения начинает течь с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводством .
Использование
Личные дела могут выдаваться во временное пользование с разрешения руководителя организации :
— работникам организации, как правило, на основании заявления с указанием причин и срока выдачи;
На заметку
Разрешение руководителя организации на выдачу оформляется резолюцией на заявлении работника или письме организации.
При этом выдача личного дела во временное пользование является правом, а не обязанностью нанимателя. Исключение составляют случаи, прямо предусмотренные законодательством. Например, личные дела и документы, включенные в них, выдаются на основании постановлений следственных органов.
При выдаче личного дела во временное пользование запрещено :
— производить какие-либо исправления;
— извлекать из него отдельные документы;
— включать новые документы.
На заметку
Чтобы проконтролировать состав и состояние личного дела, в момент его выдачи целесообразно сделать ксерокопию всех включенных в него документов, в том числе внутренней описи.
Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка утвержденной формы . В ней делаются следующие отметки:
— номер личного дела;
— ФИО работника, на которого ведется личное дело;
— расписка в получении (проставляется подпись получателя);
Пример контрольной карточки
Личное дело N 54
Отметка о выдаче личного дела
| Дата выдачи | Кому выдано | Расписка в получении | Номер телефона | Дата возврата |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 04.09.2017 | Золотницкой Н.С. | Подпись | 200-00-02 | 07.09.2017 |
Контрольная карточка заполняется и оформляется на каждое выданное личное дело и помещается на его место. При возврате личного дела в контрольной карточке указывается дата возврата, она изымается, а личное дело помещается на место.
Читайте также: