Справка об объеме документооборота образец заполнения

Обновлено: 16.05.2024

Продолжаем цикл статей, посвященный разработке инструкции по делопроизводству. В этой статье говорим о разделе инструкции, в котором должны быть описаны основные правила и принципы организации работы с документами в компании.

Автору инструкции по делопроизводству при написании этого раздела рекомендуем взять за основу следующие положения:

Далее следует изложить принципы документооборота. Они перечислены в п. 3.4.1 Методических рекомендаций. Подробно описывать значение этих принципов нет необходимости. Весь текст инструкции и само ее существование в организации направлены на их соблюдение.

В этом подразделе также необходимо указать, что документооборот в организации осуществляется при помощи СЭД [4], обозначить обязанности участников делопроизводственных процессов, связанные с помещением в СЭД как документов, так и информации о них. Если в компании принято учитывать в СЭД не только готовые документы, но и их проекты, об этом тоже нужно написать.

В конце этого подраздела нужно перечислить потоки документов, которые действуют в компании. Потоков традиционно три: входящие, исходящие и внутренние документы. В инструкции по делопроизводству обычно описывают общие правила обращения с документами всех потоков.

В этом подразделе следует указать каналы, по которым документы доставляются в организацию и отправляются из нее. Чем богаче выбор каналов доставки, тем сложнее делопроизводителям уследить за всей поступающей корреспонденцией и учесть ее. Также здесь нужно отметить принятый в компании способ приема корреспонденции. Он может быть:

централизованным (когда все письма, независимо от того, как попали в организацию, передают в канцелярию для регистрации);
децентрализованным (когда учет поступившей почты происходит в структурных подразделениях).

Отдельно следует указать, что делать, если письмо на бумажном носителе поступило в самом конце рабочего дня или в нерабочий день.

Также необходимо обозначить, кто отвечает за отправку документов. Особого внимания заслуживает почтовая корреспонденция на бумажных носителях. Если отправка почты происходит централизованно (например, канцелярией), то нужно описать условия, при соблюдении которых отправление примут для пересылки. При несоблюдении этих условий письмо вернут исполнителю, и отвечать за задержку отправления будет именно он. Нужно сказать и о срочной отправке почты: кто и при каких условиях должен ей заниматься.

Кроме этого, здесь следует указать категории документов, количество которых нужно посчитать отдельно. Эта информация может быть очень интересна главе компании или топ-менеджерам по направлениям. Почему? Рассмотрим пример. После учета стало известно, что 10 % от всей входящей корреспонденции составляют жалобы на качество продукции или обслуживания. Безусловно, это должно привлечь внимание к подразделениям, ответственным за качество. Кстати, соотношение количества отправленных предложений о сотрудничестве числу заключенных договоров – тоже интересная информация, которая может помочь оптимизировать политику продаж.

Вопрос
Существует ли перечень документов, которые нужно учитывать отдельно при учете объемов документооборота?
Ответ
Нет. В каждой организации самостоятельно решают, учет каких именно категорий документов следует вести отдельно.

Отчет об объемах документооборота составляют в форме простой справки: статистической (если автор просто приводит цифры для сведения) или аналитической (если автор делает какие-то выводы из собранных цифр).

В этом подразделе инструкции по делопроизводству нужно прописать, что в каждом структурном подразделении компании должен быть работник, ответственный за делопроизводство. Также здесь следует указать:

порядок назначения делопроизводителя подразделения;
порядок организации его труда;
его функциональные обязанности.

Сначала создайте таблицу с обычными границами. Затем уберите все границы:

Выделите 1-ую и 2-ую строки, щелкните по пиктограмме Границы.

Выберите Границы и Заливка…

Откроется окно Границы и заливка. Выберите нужный тип линии и щелкните на маленьком образце (справа) там, где должны быть линии такого типа.

Нажмите ОК. Получится так:

Основные форматы потребительских бумаг

Добавьте нижнюю границу в последней строке (как на образце).

Задание 6. Создайте таблицу самостоятельно

Поля	мм
Левое	20
Правое	10
Верхнее	15
Нижнее	20

В верхних ячейках примените заливку.

Задание 7. Создайте таблицу самостоятельно. Образец:

учета работников, выбывающих в командировки

Фамилия, имя, отчество
командированного
работника

Номер
командировочного
удостоверения

Ф.И.О. работника,
подписавшего
командировочное
удостоверение

Расписка
командированного
работника
в получении
документа

Сначала печатайте текст, как обычно, затем с помощью контекстного меню примените Направление текста:

Задание 8. Создайте таблицу самостоятельно

Выровнять сверху по левому краю	Выровнять сверху по центру	Выровнять сверху по правому краю	Направление текста	Направление текста
Выровнять по центру по левому краю	Выровнять по центру	Выровнять по центру по правому краю	Направление текста	Направление текста
Выровнять снизу по левому краю	Выровнять снизу по центру	Выровнять снизу по правому краю	Направление текста	Направление текста

Для выравнивания текста по образцу выделите ячейки, нажмите правую кнопку мыши и в контекстном меню выберите Свойства таблицы. Перейдите на вкладку Ячейка и выбирайте нужное Вертикальное выравнивание.

Сохраните работу в своей папке под именем Практическая работа 4.

Позовите преподавателя для проверки работы

Практическое занятие № 5

Создание изображений в Word

Цель работы: изучить и освоить возможности MS Word при работе с изображениями.

Задание 1. Создание блок-схемы линейного алгоритма

Для построения изображений используются готовые геометрические фигуры – прямоугольники, прямые линии, стрелки и др. из меню Вставка ® Иллюстрации ® Фигуры:

Выберите пункт Блок-схема, содержащий различные элементы блок-схем. Для построения блок-схемы линейного алгоритма сначала дважды выберите Блок-схема: знак завершения, а потом Блок-схема: процесс. Нарисуйте элементы блок-схемы, расположите их в нужном порядке и соедините стрелочками. В контекстном меню каждого из элементов блок-схемы выберите пункт Добавить текст и введите текст. (Контекстное меню появляется при нажатии правой кнопки мыши на объекте). Отформатируйте текст, чтобы получилось так:

Начало

Конец

Серия команд

Сгруппируйте все элементы блок-схемы в один объект. Меню Главная ® Редактирование ® Выделить ® Выбор объектов.

В результате Вы получите единый графический объект, который можно изменять различными способами: изменять размер, поворачивать, сдвигать и так далее.

© 2014-2021 — Студопедия.Нет — Информационный студенческий ресурс. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав (0.004)

Читайте также: