Справка и отчет отличия

Обновлено: 21.05.2024

В статье рассказано о правилах оформления организационно-распорядительных документов применительно к справкам. С ее помощью любой поймет, в каких ситуациях уместно оформление этого вида документа, как не спутать его с письмом. Даны примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (справок о совместительстве, о занятости с указанием среднего заработка и др.). Статью можно использовать как готовый методический материал для себя, коллег и подчиненных.

Когда нужно оформить именно справку?

Справка относится к информационно-справочным документам, так же как, например, докладная и объяснительная записки или служебное письмо. Назначение справки - описать, подтвердить какие-то факты, сведения, события "из жизни" организации либо ее сотрудника. Она может быть информационной, аналитической или отчетной, а в зависимости от адресата:

В первом случае справка оформляется подобно докладной записке, но, в отличие от нее, не побуждает к каким-либо действиям, а просто "предоставляет" информацию для размышления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Во втором случае она оформляется на общем бланке организации (фирменном бланке), на котором должны быть справочные сведения о ней (ИНН, адрес, телефон и т. п.). Именно поэтому многие путают ее с письмом (сравните примеры 6 и 7). Отличие справки заключается прежде всего в том, что при ее оформлении указывают вид документа "СПРАВКА", кроме того, на ней может отсутствовать адресат (в письме же не указывают вид документа, а его адресата прописывают если не конкретно, например Генеральному директору ЗАО "Каравелла" И. И. Иванову, то хотя бы в общем, например Директорам филиалов ЗАО "Каравелла"). Далее в оформлении справки и письма действительно много общего:

- структура текста и стиль изложения;

- подпись руководителя организации (или лица, его замещающего), а при предоставлении сведений финансового характера - главного бухгалтера;

Правильно оформляем реквизиты

Справка может направляться конкретной организации, но часто она выдается своему работнику для предоставления им этого документа в какую-то организацию. В обоих приведенных случаях адресатом является конечный получатель документа, а не ваш сотрудник.

Когда адресат справки известен точно, его указывают в положенном месте (в правом верхнем углу). Правила его оформления идентичны для всех организационно-распорядительных документов (см. п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003). Напомним, что в адресате инициалы в имени должностного лица указываются перед его фамилией, а у физического лица - после.

Пример 1. Адресатом является конкретное должностное лицо.

Пример 2. Адресатом является организация.

Государственная инспекция труда

в Республике Башкортостан

Пример 3. Адресатом является физическое лицо.

Великановой С. Ф.

ул. Солнечная, д. 75, кв. 56

г. Димитровград, 433500

Если адресат неизвестен или владелец будет предъявлять справку в нескольких местах, на месте реквизита "Адресат" пишется:

Пример 4. Если адресат справки неизвестен.

по месту требования

Заголовок текста желательно сформулировать. Но если это сложно, то можно обойтись и без него. Формулируется он по общему правилу и отвечает на вопрос "о чем?"/"о ком?", являясь как бы продолжением к слову "СПРАВКА". Например, справка о техническом состоянии помещения или справка о несчастных случаях на производстве. В первом случае заголовок будет "О техническом состоянии помещения", во втором - "О несчастных случаях на производстве" (см. отметку 3 в примере 7).

Дадим несколько рекомендаций, которые помогут вам при составлении текста справки.

Если ваша справка является ответом на какой-либо запрос, в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: "В ответ на ваше письмо от 31.10.2013 N 324. ".

Если запроса нет или он был сделан устно, многие начинают справки словами "Сообщаем вам. " или "Доводим до вашего сведения, что. ". Конечно, ошибки в этом нет. Но официально-деловой стиль речи подразумевает в числе прочего лаконичность формулировок, а приведенные клише не несут никакой информационной нагрузки. Сравните:

- "Доводим до вашего сведения, что по состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены" и

- "По состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены".

То же происходит, когда справка выдается отделом кадров сотруднику компании и текст начинается с конструкции "Дана Иванову И. И. в том, что. ".

Перефразируем известный рекламный слоган: если не видно разницы, то зачем писать больше (и загромождать лишним придаточным предложением)? Если вам сложно избавиться от указанных вступлений, держите их в уме, а писать текст начинайте сразу после слова "что".

Основной текст справки не должен содержать никаких оценочных суждений, ходатайств и выводов: только фактическая информация, по возможности подтвержденная документально.

Отметка о наличии приложений к справке оформляется ниже текста через один-два межстрочных интервала (см. отметку 2 в примере 6). Как ее оформлять, посмотрим в п. 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003:

Фрагмент документа. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на

2. Правила подготовки и оформления документов Управления

регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Обратите внимание: если вы прилагаете к справке копию, а не оригинал документа, то именно так и нужно его называть:

Пример 5. Отметка о наличии приложений

Приложения: 1. Копия лицензии на проведение строительных работ на 1 л.

2. Копия свидетельства о допуске к работам на 1 л. в 1 экз.

Подписывают справки обычно генеральный директор, замещающее его лицо или должностные лица, уполномоченные подписывать документы определенного вида на основании доверенности.

Справки, в которых содержится финансовая информация, наряду с генеральным директором подписывает главный бухгалтер (пример 6).

Отметка об исполнителе может оформляться на справке. Ее наличие поможет получателю документа быстрее добраться до компетентного человека, если потребуются какие-либо уточнения или иные контакты после получения справки. Она оформляется в нижнем левом углу документа, указываются инициалы с фамилией и контактный телефон исполнителя. В последнее время встречаются варианты с указанием адреса электронной почты. См. пример 9.

Ставить ли печать на справку?

Если для справки отсутствует унифицированная форма, вопрос о проставлении печати на этом документе решается внутри организации. Лучше всего, если ответ на него содержится в локальном положении об использовании печатей и штампов.

Сослаться на какой-либо нормативный документ, обязывающий коммерческую организацию заверять печатью справки или служебные письма, нельзя: его просто не существует. На выручку приходит ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.25 которого гласит следующее.

3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Таким образом, печать ставится, например, на справки о заработной плате работников (см. пример 9) или на справки, подтверждающие полномочия должностного лица.

Обратите внимание: печатью организации (т. н. гербовой печатью) можно заверить подпись ее руководителя. Если же какую-то справку вправе подписать, например, начальник отдела кадров, то его подпись можно заверить печатью этого структурного подразделения.

Обычно справки регистрируются в общем порядке, и только те, что содержат персональные данные, стоят особняком.

Большинство организаций практикуют сохранение электронной копии (проще говоря, скана) исходящего документа, и это правильное и нужное действие, если речь идет об обычном документе. Но мы говорим о содержащих персональные данные, работа с которыми требует особой щепетильности и регулируется, ни много ни мало, федеральным законодательством. Следовательно, выкладывать в общий доступ скан справки с чьей-то зарплатой по меньшей мере некорректно. Настоятельно просим обратить на это внимание. Тогда, например, в поле электронного журнала, где должна быть гиперссылка на копию письма, просто напишите слово "Конфиденциально".

Когда в тексте документа описываются какие-то сведения или факты, результаты какого-то процесса, которые еще могут измениться, то важно сразу оговаривать, по данным на какую дату ситуация выглядит так, как вы описываете. Например, "по данным на 01.11.2013 оплата по договору от 10.06.2013 N 779 не поступала". Ведь деньги могут быть зачислены уже на следующий день после составления справки, и даже если к этому моменту справка с такой информацией уже вышла за стены выдавшей ее организации и поступила к адресату позже, то указанные в ней сведения останутся корректными. Можно уповать на то, что в документе есть регистрационный номер и дата его создания, и люди, рассуждающие логически, понимают, что вся указанная в нем информация актуальна на дату создания/подписания/регистрации документа . Но помните: не все рассуждают логически - в потенциально конфликтных ситуациях нужно быть предельно внимательными к формулировкам и включать "защиту от дурака".

Кстати, по этой причине некоторые справки имеют силу только определенный срок с даты их выдачи. Обычно его устанавливает организация, запрашивающая сведения (т. е. получающая справку).

Покажем примеры оформления различных справок, из которых вы сможете позаимствовать формулировки и способы оформления реквизитов. Все приведенные далее образцы справок - внешние, т. е. выданы для предоставления в другие организации.

Если ваша справка является ответом на запрос другой организации, то в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: "В ответ на ваше письмо от 11.11.2013 N 39. ". Если же на инициативное письмо-запрос вы решили написать ответное письмо, то данные инициативного документа указываются в специально предусмотренном реквизите бланка письма, который располагается сразу под строкой с исходящим номером и датой вашего письма - тогда в тексте документа эту информацию дублировать не стоит. Мы показали оба варианта - см. примеры 6 и 7, в них цифрой 1 отмечена ссылка на инициативный документ.

Пример 6. Ответ на запрос о причинах приостановления работ в форме письма.

Когда выдать справку СТД-Р

Справку СТД-Р нужно выдать в двух случаях: по заявлению сотрудника или при увольнении.

Работодатель обязан выдавать СТД-Р только тем сотрудникам, которые выбрали электронную трудовую книжку и забрали с работы бумажную (ст. 66.1 ТК РФ). Если сотрудник написал заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажной форме, работодатель может не выдавать СТД-Р. Такой сотрудник сможет получить аналогичную справку СТД-ПФР в МФЦ, Пенсионном фонде или через Госуслуги.

Выдача СТД-Р по заявлению сотрудника

Чтобы получить справку СТД-Р, работник должен написать заявление. Подготовить справку нужно в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

В заявлении работник указывает, как хочет получить СТД-Р — на бумаге или в виде электронного документа. Заявление можно составить в свободной форме. Вот образцы:

Заявление с просьбой выдать бумажную справку СТД-Р Заявление с просьбой выдать справку СТД-Р в электронном виде

Выдача СТД-Р при увольнении

При увольнении сотрудника работодатель обязан выдать СТД-Р. Отдельное заявление на выдачу справки не требуется. Если у сотрудника есть пожелания к форме справки, он может указать их в заявлении на увольнение.

Выдать справку нужно в последний рабочий день. Так, если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением, то СТД-Р выдайте в последний рабочий день перед отпуском (ч. 5 ст. 80 ТК РФ).

Работнику, который не забрал СТД-Р, направьте справку заказным письмом с уведомлением. Работодатель освобождается от ответственности за несвоевременность выдачи справки со дня отправки письма.

Как выдать СТД-Р

Справку выдайте тем способом, который выбрал сотрудник. Если он не указал своих пожеланий, работодатель имеет право выбрать бумажный или электронный формат выдачи самостоятельно. В обоих случаях СТД-Р должна быть заверена надлежащим образом:

бумажная СТД-Р — подписью руководителя или его доверенного лица и печатью организации (при наличии);
электронная СТД-Р — усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного лица.

Как должна выглядеть справка

СТД-Р выдается на бланке, утвержденном Приказом Министерства труда и социальной защиты от 20.01.2020 № 23н. В этом же документе прописан порядок заполнения формы.

Справка заполняется индивидуально по работнику. В ней отражаются все сведения о трудовой деятельности сотрудника за период, в котором он работал у вас. Эти сведения берутся из бумажной трудовой книжки и форм СЗВ-ТД.

Условно форму СТД-Р можно поделить на 2 части: верхняя (шапка) и нижняя (табличная).

В шапке указываются следующие данные:

сведения о работнике — ФИО, СНИЛС, дата рождения;
сведения о работодателе — наименование, ИНН, КПП, номер в ПФР;
информация о том, когда работник подал заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности — день, месяц, год (это поле заполняет только работодатель, который получил соответствующее заявление от этого сотрудника).

Важно! Если ИНН, присвоенный работодателю, состоит из 10 цифр, то необходимо записать их в первых десяти знакоместах строки, а в последних двух поставить прочерки.

В нижней части (табличной) указываются все данные о трудовой деятельности работника:

В графе 3 нужно указывать только пять типов кадровых событий:

Наименование мероприятия	Полное наименование мероприятия
ПРИЕМ	Прием на работу (службу)
ПЕРЕВОД	Перевод на другую работу
ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ	Изменение наименования страхователя
УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)	Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется работодателем с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.)
УВОЛЬНЕНИЕ	Увольнение с работы

Образец заполнения табличной части СТД-Р

Пример исправления ошибки в справке СТД-Р. Секретарь Татьяна была принята на работу 12.07.2018. Она уволилась 20.08.2021 и в день увольнения получила справку СТД-Р. Через неделю Татьяна заметила, что кадровик ошибся в дате увольнения. Она обратилась к бывшему работодателю за исправленной формой. Работодатель сдал в ПФР исправленную СЗВ-ТД, а затем выдал Татьяне справку СТД-Р с верными данными.

Образец СТД-Р с исправленной ошибкой

Ответственность за непредоставление справки СТД-Р

За непредоставление СТД-Р в установленные сроки работодателю грозят санкции по ст. 5.27 КоАП РФ.

Вид нарушения	Ответственное лицо	Размер штрафов (руб.)
Первичное нарушение	Должностное лицо	1 000 — 5 000 или предупреждение
	ИП	1 000 — 5 000
	Юридическое лицо	30 000 — 50 000
Повторное нарушение	Должностное лицо	10 000 — 20 000 или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет
	ИП	10 000 — 20 000
	Юридическое лицо	50 000 — 70 000

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

В ИФНС по месту учёта сдают бухгалтерскую и налоговую отчётность. В чём различия между ними? Есть ли ещё какая-то связь между этими двумя формами отчётности? Давайте разбираться.

Налоговая отчётность

Под сдачей налоговой отчётности подразумеваются подготовка и передача в налоговый орган документов, содержащих сведения об уплате и исчислении налогов. Налоговую отчётность сдают организации и индивидуальные предприниматели. К ней принято относить налоговую декларацию и расчёт авансового платежа.

Состав налоговой отчётности зависит от системы налогообложения, которую применяет ИП или ООО, а также от конкретных видов деятельности. Например, плательщики транспортного налога обязаны отчитываться по нему в соответствующей декларации.

Рассмотрим перечень отчётной документации, которую сдают налогоплательщики, в зависимости от применяемого спецрежима.

На общей системе налогообложения (ОСНО) предприятия и ИП платят подоходный налог (ООО — налог на прибыль, ИП — налог на доход физических лиц) и НДС, поэтому приходится сдавать несколько деклараций.

Отчётность по налогу на доход физических лиц сдаётся по форме 3-НДФЛ не позднее 30 апреля года, следующего за истёкшим налоговым периодом (п. 1 ст. 229 НК РФ). Срок сдачи декларации по налогу на прибыль зависит от того, с какой периодичностью ООО платит налог. Если это происходит ежеквартально, организация сдаёт промежуточные декларации. Срок сдачи — не позднее 28 числа месяца, который следует за отчётным кварталом (п. 3 ст. 289 НК РФ). Если налог рассчитывается по результатам фактической прибыли, декларацию сдают ежемесячно, не позднее 28 числа месяца, следующего за отчётным.

Годовую отчётность юридические лица обязаны сдавать не позднее 28 марта года, который наступил после отчётного (п. 4 ст. 289 НК РФ). При этом нет разницы, с какой периодичностью уплачивается налог.

Декларация по НДС сдаётся ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за отчётным кварталом (ст. 5 174 НК РФ)

ИП и ООО, которые применяют УСН, сдают только один вид декларации — по единому налогу, который они платят в соответствии со своей системой налогообложения. Срок, установленный для сдачи отчётности по УСН — не позднее 31 марта года (для юрлиц) или до 30 апреля (для ИП) года, который наступает за отчётным. Сроки для ИП и ООО на УСН установлены в п. 1 ст. 346.23 НК РФ.

До 31 марта ежегодно должны также отчитываться и плательщики ЕСХН. Если предприятие больше не работает сфере сельского хозяйства, сдать декларацию нужно не позднее 25 числа месяца, следующего после прекращения сельскохозяйственной деятельностью.

Если налогоплательщик применяет ПСН, отчитываться в налоговый орган не нужно. Налоговая декларация на патентной системе не сдаётся, поскольку сумма налога к уплате известна заранее. Расходы тоже не учитываются.

Отчётность по сотрудникам

Кроме отчётной документации, состав которой зависит от применяемого спецрежима, есть ещё один вид отчётности, которую юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сдавать в налоговую. Это отчётность по сотрудникам.

В число отчётных документов по сотрудникам входят:

Расчёт по страховым взносам (РСВ) — отчёт по страховым взносам на пенсионное, социальное и медицинское страхование, сдаётся всеми организациями и ИП с работниками. Срок сдачи — не позднее 30 числа месяца, наступающего за отчётным. Если у предприятия или ИП более 25 человек в штате, сдавать отчёт нужно только в электронном виде.
Ежегодные данные о среднесписочной численности сотрудников. Этот документ необходимо представлять в налоговый орган раз в год не позднее 20 января следующего года.
Расчёт по форме 6-НДФЛ. В отчёте отражаются данные о выплатах работникам и сумме НДФЛ, исчисленной из этих выплат. Сдаётся поквартально. Срок — не позднее последнего числа месяца, следующего за отчётным периодом. Отражение данных о доходах физлиц, которое ранее осуществлялось в отчёте по форме 2-НДФЛ, с 1 января 2021 года перенесено в приложение 1 к расчёту 6-НДФЛ. Это приложение работодатели должны заполнять только в годовом отчёте 6-НДФЛ, который сдаётся до 1 апреля следующего года.

Специализированная налоговая отчётность

Помимо декларации по доходу, в ФНС сдают отчёты по:

налогу на имущество;
земельному налогу;
налогу на транспорт;
водному налогу;
налогу на добычу ископаемых;
налогу на игорный бизнес;
подакцизному налогу.

Отчитываться в налоговый орган необходимо также при работе с биоресурсами и объектами животного и водного мира.

Бухгалтерская отчётность

Бухгалтерская отчётность — документы, в которых содержится информация об итогах хозяйственной деятельности предприятия за отчётный период. Отражение этих сведений осуществляется в рамках бухгалтерского (финансового) учёта.

Вести бухгалтерский (финансовый) обязаны все предприятия, вне зависимости от того, какую систему налогообложения они применяют и есть ли у них штат наёмных работников. В соответствии со ст. 23 НК РФ и Федеральным законом от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ, организации должны сдавать бухгалтерскую отчётность.

Согласно п. 2 ст. 6 Федерального закона № 402-ФЗ, индивидуальные предприниматели вправе не вести бухгалтерский (финансовый) учёт. Однако есть условие — бухучёт можно не вести лишь в том случае, если ИП ведёт учёт доходов, расходов и иных объектов налогообложения. Таким образом, несмотря на то, что ИП не обязаны вести бухучёт, им нужно вести Книгу Учёта доходов и расходов. Сдавать в налоговую её не нужно. Но инспектор может запросить КУДиР при проверке.

Бухгалтерская отчётность организаций может отличаться, но в общем порядке все ООО подают бухгалтерский баланс и следующие отчётные документы:

о финансовых результатах,
о движении денежных средств,
об изменении капитала,
о целевом использовании полученных средств.

Кроме того, в форме таблиц или в текстовом виде сдаются пояснения.

Предприятия, принадлежащие к категории малых, могут сдавать бухгалтерскую отчётность в упрощённой форме. К таким организациям относятся ООО с ежегодной выручкой, не превышающей 800 млн рублей, и штатом сотрудников менее 100 человек. Упрощённый вид бухгалтерской отчётности включает в себя лишь бухгалтерский баланс и отчёт о финансовых результатах.

Ранее бухгалтерская отчётность сдавалась в два ведомства: в ФНС и Росстат. Теперь компании отчитываются только в налоговую. Статистический отчёт сдавать больше не нужно. Однако есть исключения. В число организаций, которые обязаны сдавать статистическую отчётность, входят:

компании, отчётность которых содержит государственную тайну;
другие предприятия в случаях, установленных Правительством Российской Федерации.

Срок, установленный для ежегодной сдачи бухотчётности — до 31 марта года, который наступает за отчётным.

Заключение

Как видно, ключевым отличием двух видов отчётности является разница в объекте отчёта: если в налоговой отчётности отражены сведения об уплате и исчислении налогов, то в бухгалтерской — о финансовых и имущественных показателях хозяйствующего субъекта.

Однако при всех отличиях оба вида отчётности одинаково сдают в налоговый орган как в бумажном, так и в электронном виде.