Список рассылки к приказу

Обновлено: 21.05.2024

Приказы издаются во всех организациях. Как правило, это небольшие по объему документы. Однако правил делопроизводства, которым должен соответствовать каждый реквизит приказа, достаточно много. Давайте разберемся во всех нюансах делопроизводства, которые нужно учесть при оформлении приказа.

Единые правила для всех реквизитов приказа

При оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам делопроизводства. Одни из них едины для всего текста приказа, другие уникальны для того или иного реквизита. В этом разделе рассмотрим несколько важных правил, которые являются общими. Они обязательны для всего текста приказа, то есть для всех его реквизитов.

Правило 1. Соблюдаем поля.

В программе для набора текста следует установить следующие значения для полей :

— правое — не менее 8 мм;

— верхнее и нижнее — не менее 20 мм.

Правило 2. Используем правильный шрифт.

Допустимо использовать только шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером не менее 13 пт .

Правило 3. Соблюдаем интервал между реквизитами.

Все реквизиты приказа следует отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта . На компьютере это производится нажатием клавиши Enter.

Правило 4. Не делаем то, что прямо запрещено.

Итак, в приказе нельзя :

— выделять текст подчеркиванием, полужирным шрифтом или курсивом. Использовать полужирный шрифт или курсив допустимо только в справочно-информационных документах (актах, справках, сводках и пр.);

Внимание!
Если приказ содержит таблицу, то при необходимости в ней можно :
— переносить слова;
— уменьшать левое поле до 20 мм;
— уменьшать размер шрифта и межстрочный интервал до 11 пт.

Далее условно разобьем приказ на 3 части и подробно рассмотрим правила оформления реквизитов, которые они содержат.

Шапка приказа

Каждый приказ без исключения должен содержать реквизиты, составляющие так называемую шапку приказа (рисунок 1).

Все реквизиты шапки приказа печатаются :

— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);

— без точки в конце;

— с максимальной длиной строки — 73 мм.

Напомним, что все приказы исходя из их содержания делятся на 3 вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам. Каждый вид приказа регистрируется отдельно. Более того, отдельно регистрируются приказы по личному составу в зависимости от срока их хранения (3 года или 75 лет) .

К порядковому номеру приказа по личному составу добавляется литера :

Также отдельно можно регистрировать приказы при их значительном объеме (например, приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании и др.). В данном случае порядковый номер дополняется идентифицирующим разновидность приказа буквенным или иным условным обозначением .

— должен четко передавать смысл текста, быть кратким и емким;

— нельзя заключать в кавычки и подчеркивать;

— нужно грамматически согласовать с названием документа. Например, приказ (о чем?) о приеме на работу;

Максимальная длина строки заголовка — не более 73 мм. Если заголовок необходимо напечатать в несколько строк, то интервал между ними устанавливается точно 14 пт. Если заголовок превысит 5 строк, то длину его строк можно увеличить до 120 мм .

Основная часть приказа

— распорядительной (рисунок 2).

Констатирующая часть. Может отсутствовать, если приказ не нуждается в обосновании. Здесь излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании (во исполнение) НПА, то в констатирующей части должна быть ссылка на него с указанием наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка .

Начало абзаца печатается с отступом 12,5 мм от границы левого поля, текст выравнивается по ширине листа. В конце констатирующей части точка не ставится .

После распорядительного слова излагается суть самого распоряжения. Если распоряжений несколько, текст приказа делится на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. В конце каждого пункта ставится точка. Текст распорядительной части выравнивается по ширине листа .

Если в приказе используется перечисление, выделенное абзацами, то перед ними дефис или иной знак не ставится. После каждого перечисления ставится точка с запятой, а после последнего из них — точка .

Все пункты и абзацы распорядительной части печатаются с абзацным отступом — 12,5 мм от границы левого поля .

В конце распорядительной части ставится точка .

Распорядительная часть приказа по личному составу имеет свои дополнительные правила оформления :

— фамилии работников указываются прописными буквами (например, ИВАНОВА);

— если приказ состоит из нескольких пунктов, то они располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.;

Основание:	1.	Заявление от 07.05.2020.
2.	Дополнительное соглашение от 07.05.2020 N 2 к трудовому договору от 14.11.2019.

Основание: докладная записка начальника службы доставки от 08.05.2020 N 3.

Заключительная часть приказа

Теперь рассмотрим правила оформления реквизитов, располагаемых в конце, после основного текста приказа (рисунок 3).

Некоторые из представленных выше реквизитов оформляются в обязательном порядке, а некоторые — при необходимости. Все они печатаются :

— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);

— без точки в конце.

— расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Итак, при единоличном согласовании в рассматриваемом реквизите указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручная подпись, ее расшифровка и дата.

Если согласование документа производится коллегиально, то гриф согласования включает в себя название вида документа в именительном падеже, видовое или полное наименование организации (органа), дату документа и его регистрационный индекс .

Пример
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
ДД.ММ.ГГГГ N 20

— наименование должности лица, визирующего проект приказа;

— его собственноручную подпись;

Пример
Начальник юридического отдела
Подпись Л.Л.Лосев
ДД.ММ.ГГГГ
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются

— на лицевой стороне последнего листа приказа либо

— на оборотной стороне приказа.

Также ознакомление может оформляться на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к приказу. Как правило, такой способ применяется при большом количестве человек, которых следует ознакомить с приказом.

Читайте этот материал в ilex >>
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

В связи с пандемией COVID-19, многие работодатели перевели сотрудников на дистанционную работу. Специалистам кадровых служб пришлось единовременно формировать и отправлять всем работникам дополнительные соглашения о переводе на удаленку.

Установка расширения для формирования документов по переводу работников на удаленку

Образцы Заявления и Дополнительного соглашения поставляются в виде Расширения и не требуют обновления конфигурации.

Установка производится в меню Администрирование – Печатные формы, отчеты и обработки – Расширения.

В открывшейся форме нужно по кнопке Добавить из файла выбрать файл расширения. После добавления файла расширения в список необходимо в открывшейся форме отключить флаг Безопасный режим и перезапустить программу.

Подготовка документов для перевода сотрудников на удаленную работу

Специальная форма Оформление переводов на удаленную работу доступна в меню Кадры – Сервис – Оформление переводов на удаленную работу.

По кнопке Подбор можно собрать список сотрудников, для которых готовятся документы.

В программе автоматически формируется вступительное письмо, одинаковое для всех сотрудников с разъяснением, какой комплект документов и в связи с чем им направляется.

Тема и текст письма, общие для всех сотрудников, указываются в разделе Отправка документов.

Затем так же автоматически создается комплект документов, индивидуальный для каждого работника. Этот комплект содержит заявление от имени сотрудника, направляемое ему на подпись, и дополнительное соглашение к трудовому договору работника.

Специальная форма Оформление переводов на удаленную работу (меню Кадры) предоставляет возможность подобрать (кнопка Подбор) список сотрудников, для которых формируются документы.

В карточках сотрудников должны быть предварительно заполнены их электронные адреса (меню Сотрудники – Личные данные - Email).

В программе нужно настроить Параметры учетной записи электронной почты, с которой будет выполняться рассылка (меню Администрирование – Органайзер - Настройка системной учетной записи).

В разделе формы Печать документов указываются даты: Дата заявления, Дата перевода, Дата соглашения, которые отображаются в печатных формах.

По кнопке Печать документы открываются в редакторе, где их можно напечатать и отредактировать.

Каждый сотрудник получит только свой комплект документов.

После успешной отправки в строке с сотрудником появится зеленая отметка и установится Дата отправки.

Массовая почтовая рассылка всем сотрудникам компании

Особенность специальной формы Оформление переводов на удаленную работу (меню Кадры) заключается в возможности подготовки и рассылке по электронной почте сотрудникам именных документов или любых других уведомлений, приказов, заявлений и т.п.

Вот полный перечень предустановленных параметров:

Работодатель:
ПолноеНаименованиеОрганизации;
ОрганизацияВРодительномПадеже;
АдресОрганизации;
ТелефонОрганизации;
АдресЭлектроннойПочтыОрганизации;
ДолжностьРуководителя;
ДолжностьРуководителяВДательномПадеже;
ФамилияИнициалыРуководителя;
ФамилияИнициалыРуководителяВДательномПадеже;
ФИОРуководителяВРодительномПадеже.
Работник:
ФамилияИнициалы;
ФИОВРодительномПадеже;
ДатаТрудовогоДоговораСтрокой;
НомерТрудовогоДоговораСтрокой;
ПаспортныеДанные;
АдресФактический;
Телефон;
АдресЭлектроннойПочты.
Даты:
ДатаЗаявления;
ДатаПереводаНаУдаленнуюРаботу;
ДатаДополнительногоСоглашения.

В макет нельзя добавлять не предусмотренные параметры, чтобы при формировании документов не возникла ошибка.

Весь остальной текст может быть произвольным, а макет документа может создаваться человеком, который делает рассылку.

Каждому сотруднику будет направлен только его именной комплект документов.

После успешной отправки в строке с сотрудником появится зеленая отметка и установится Дата отправки.

Таким образом, используя инструмент для дистанционного оформления переводов на удаленную работу, сотрудник отдела кадров может рассылать работникам произвольную именную корреспонденцию.

Пользоваться этим функционалом можно как для рассылки писем по кадровым вопросам, так и по любым другим.

Если на предприятии издается приказ, касающийся его работников (а такие приказы – это большая часть распорядительной документации организаций), то каждый прямо или косвенно упомянутый в нем сотрудник должен быть с ним ознакомлен. При этом информация о прочтении приказа и подпись работника вносятся в специальный лист.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Функция и роль приказа

Приказ – это распоряжение руководителя, которое оформляется в письменном виде и содержит сведения о том или ином принятом решении.

Приказы могут касаться любых правовых аспектов отношений между работодателем и подчиненным:

Издаются приказы всегда от лица директора предприятия, легитимны только внутри фирмы, имеют длительный период действия и, при необходимости, могут подвергаться изменениям.

Приказы ни в коей мере не должны нарушать ни гражданских, ни трудовых прав работников, которые, в свою очередь, в обязательном порядке должны с ними ознакомляться.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть приказ, но и поставить свою подпись либо на самом документе, либо в специальном бланке: листе ознакомления с приказом.

Это правило является требованием законодательства, которое обязывает руководство фирмы знакомить сотрудников со всеми издаваемыми на предприятии локальными нормативными бумагами.

Автограф работника на приказе будет свидетельствовать о том, что он согласен с распоряжением и готов приступить к его исполнению.

В каких случаях используется лист ознакомления с приказом

Лист ознакомления с приказом используется в тех случаях, когда распоряжение касается большого количества сотрудников, например, целого структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников. Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу.

В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.

Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, упомянутых в приказе, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте в момент сбора подписей, например, по причине болезни, отпуска или командировки, надо дождаться его возвращения и только тогда взять подпись об ознакомлении с приказом.

Что будет, если не поставить подпись об ознакомлении с приказом

Заставить сотрудника подписать и выполнить приказ руководителя нельзя.

Однако по факту отказа от подписи распоряжения, представитель работодателя вправе составить специальный акт, а за отказ от выполнения приказа работодатель имеет право подвергнуть сотрудника дисциплинарному взысканию или даже уволить.

Конечно, такие меры возможны только при условии, что приказ полностью соответствует всем нормам законодательства РФ, а подчиненный не предоставил никаких веских и уважительных причин для подобного поведения.

На каком этапе происходит ознакомление

Как правило, знакомство с приказом происходит непосредственно сразу после его выпуска или в течение нескольких дней после этого – обычно предельная дата указывается директором в самом документе. В любом случае, свою подпись работник должен поставить до того, как приступит к выполнению распоряжения.

Кто формирует лист

Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с приказом обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, юрисконсульте или секретаре — т.е. любом том сотруднике, в должностную инструкцию которого вписана данная функция. Также формировать лист и знакомить с приказом коллег может работник, назначенный на это в самом тексте распоряжения директором.

Как составить лист ознакомления с приказом

Практически все стандартные унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены, поэтому лист может составляться работниками фирмы в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

название предприятия;
наименование документа;
номер, дату и суть приказа.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

порядковый номер работника;
фамилию-имя-отчество работника;
должность;
дату ознакомления с приказом;
подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (например о структурном подразделении, в котором трудится работник или примечания).

Если сотрудников, которых касается приказ, много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Формировать его можно как от руки, так и в печатном виде. Главное – наличие подлинных автографов работников.

Удостоверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать при визировании документов штемпельные изделия (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Сроки и способы хранения бланка

Лист ознакомления с приказом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем распоряжением, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия приказа он должен быть в целости и сохранности.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами - образец данного источника поможет вам правильно его составить с учетом всех правовых нюансов. Рассмотрим, какие этот документ имеет особенности в части структурирования и заполнения.

Для чего нужен лист ознакомления с локальными нормативными актами?

В соответствии с положениями ст. 22 и 68 ТК РФ фирмы-работодатели обязаны знакомить сотрудников –– как уже нанятых, так и оформляющихся на работу, с локальными нормативными актами (далее – ЛНА), действие которых распространяется на трудовые правоотношения с участием данных работников. Такими актами могут быть, к примеру, положение о коммерческой тайне, правила внутреннего распорядка, коллективный договор.

Помимо законной обязанности работодателя по ознакомлению сотрудников с соответствующими ЛНА, у фирмы могут быть и объективные причины сделать это. Например, если она не ознакомит сотрудника с теми же правилами трудового распорядка, то будет не вправе спрашивать с работника за последствия их нарушения.

Законодатель не регламентирует, каким образом сотрудник должен знакомиться с локальной документацией. На практике распространено несколько механизмов обеспечения работодателем соответствия требованиям ст. 22 и 68 ТК РФ. В числе таковых – составление листа ознакомления с ЛНА. Изучим, в какой структуре он может быть представлен.

А составить уведомление работников о переходе на электронные трудовые книжки вам поможет образец, который подготовили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к этой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Структура документа

Существует 2 основных подхода к утверждению рассматриваемого журнала, а также к формированию его структуры.

1. Создание документа, являющегося приложением к трудовому договору работника.

подписывается только тем работником, с которым заключен трудовой договор;
включает перечень только тех актов, действие которых распространяется на конкретного работника.

2. Создание самостоятельного нормативного документа, который:

подписывается всеми сотрудниками фирмы;
содержит перечни всех ЛНА, используемых в компании (классифицированные по категориям).

В первом случае в форме журнала отражаются:

тот факт, что документ является приложением к трудовому договору с определенными реквизитами (номером и датой подписания);
перечень актов, юрисдикция которых распространяется на сотрудника, подписавшего соответствующий трудовой договор;
даты ознакомления с ЛНА, указанными в перечне.

В структуре документа также должны присутствовать графы для проставления подписей работника.

Второй вариант структурирования листа ознакомления с ЛНА предполагает включение в него:

граф, предназначенных для указания структурных подразделений фирмы, Ф.И.О. работающих в них сотрудников, а также их должностей;
граф, предназначенных для проставления сотрудниками подписей, удостоверяющих факт ознакомления с локальной документацией;
отметки о заверении документа руководителем фирмы – поскольку в данном случае лист является самостоятельным нормативным актом.

Где можно скачать образец листа ознакомления?

Загрузить заполненный образец листа ознакомления с ЛНА в обоих рассмотренных нами вариантах вы можете на нашем сайте.

Здесь вы можете скачать пример заполнения листа ознакомления, являющегося приложением к трудовому договору:

А здесь вы сможете ознакомиться с образцом листа ознакомления, являющегося самостоятельным документом:

Итоги

Знакомить работников с локальными нормативными актами фирма-работодатель обязана в силу требований закона. Лист ознакомления с ЛНА – один из самых удобных инструментов для исполнения организацией требований ст. 22 и 68 ТК РФ.

Ознакомиться со спецификой ряда распространенных ЛНА, с положениями которых работодатели должны знакомить сотрудников, вы можете в статьях:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

На первый взгляд, передача расчетных листков по электронной почте — современный, быстрый и экономичный способ информирования работников о составе и сумме их заработной платы. Но не все так просто. Персональные данные работника, содержащиеся в расчетном листке, должны быть специальным образом защищены при их передаче через интернет.

Пока в этом вопросе не все однозначно: Минтруд не видит препятствий для передачи расчетных листков по электронной почте, а ФСБ категорически запрещает это делать, если работодатель не выполнит комплекс мероприятий по защите персональных данных. Все подробности — в нашем материале.

Трудовое законодательство предъявляет определенные требования к расчетному листку — к составу указываемых в нем сведений и обязанностям работодателя, связанным с его передачей работникам (ст. 136 ТК РФ).

требования законодательства о защите персональных данных — осуществит комплекс мер для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
требования трудового законодательства — предусмотрит в своих локальных нормативных актах условие о возможности передачи расчетных листков посредством электронной почты и оформит все необходимые сопутствующие документы.

Если все это не сделать, работодателя ждут серьезные наказания (об этом расскажем далее).

А теперь детальнее остановимся на законодательных требованиях, обязательных для выполнения работодателем при передаче расчетных листков по электронной почте.

Что определено Правительством РФ, ФСБ и ФСТЭК

Учитывая, что расчетный листок содержит персональные данные работника, для его законной отправки сотруднику через интернет работодателю придется выполнить требования федерального закона о персональных данных, а также постановлений и приказов в сфере защиты персональных данных:

Работодателю следует помнить, что передача (подготовка передачи) персональных данных по электронной почте без использования сертифицированных ФСБ России средств криптографической защиты информации (СКЗИ) запрещена, так как не обеспечивает защиту персональных данных от раскрытия, модификации и навязывания (ввода ложной информации).

Кроме того, в целях обеспечения безопасности персональных данных их передача по электронной почте допустима только при выполнении базовых мер: реализации антивирусной защиты (АВЗ.1), обеспечение защиты персональных данных от раскрытия и модификации (ЗИС.3) и других необходимых мер.

ТК РФ — о передаче расчетных листков по электронной почте

Про расчетный листок в ТК РФ содержится мало информации (ст. 136 ТК РФ):

с его помощью работодатель исполняет обязанность по информированию сотрудников о составных частях их зарплаты, начисленных и удержанных суммах, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате;
форму расчетного листка и порядок его выдачи работодатель определяет самостоятельно с учетом мнения профсоюзного органа в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ.

Но о том, как работодателю передавать расчетный листок своим сотрудникам (на бумаге или в электронном виде), в ТК РФ не сказано.

Для дистанционных работников возможность получения электронных расчетных листков реализуется в рамках обмена электронными документами (ст. 312.1 ТК РФ).

Разъяснения чиновников про использование электронной почты для передачи расчетных листков

Минтруд не возражает против передачи расчетных листков по электронной почте, если такой способ закреплен в локальном акте компании (Письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

Однако ранее эксперты этого сервиса выступали категорически против отправки расчетного листка по электронной почте. Свою позицию они обосновывали ссылкой на ст. 136 ТК РФ, обязывающую работодателя исключительно в письменной форме извещать работников о частях и размерах их зарплаты (вопрос № 18276 от 16.09.2014).

5 подсказок работодателю по электронному расчетному листку

Если работодатель способен выполнить все требования действующего законодательства по защите персональных данных, для передачи расчетных листков по электронной почте ему необходимо осуществить еще ряд обязательных действий по документальному обоснованию такого способа у себя в компании. Это поможет обезопаситься от претензий со стороны проверяющих и при необходимости доказать правомерность своих действий в суде в спорах с сотрудниками.

Наши подсказки помогут это сделать.

Подсказка 1. Утвердите форму электронного расчетного листа отдельным приказом.

Как составить такой приказ, показано в образце:

С приказом ознакомьте всех сотрудников под роспись.

Обратите внимание: законодательство не требует обязательного указания в расчетном листке фамилии, имени и отчества работника. Вместо ФИО можно указывать табельный номер, что позволит в случае утраты конфиденциальности данных расчетного листка не допустить разглашения персональных данных работника.

Подсказка 2. Согласуйте форму электронного расчетного листка с профсоюзным органом.

Это условие прописано в ст. 136 ТК РФ и должно выполняться работодателем, если в компании функционирует представительный орган работников.

Подсказка 3. Соберите с работников заявления о получении расчетного листка по электронной почте.

Заявление пишется на имя руководителя компании (или адресуется иному ответственному лицу по правилам, установленным в компании) и содержит указание на электронный адрес, на который работник будет получать электронный расчетный листок, а также иную необходимую информацию.

Подсказка 4. Пропишите порядок передачи электронных расчетных листков в локальном нормативном акте или трудовых договорах с сотрудниками.

В качестве локального нормативного акта, к примеру, может выступать коллективный договор или положение об оплате труда.

Образец выдержки из положения об оплате труда:

С локальным нормативным актом ознакомьте сотрудников под роспись.

Подсказка 5. С каждого работника возьмите письменное согласие на обработку персональных данных.

Сведения, содержащиеся в расчетном листке, являются персональными данными конкретного сотрудника, которые работодатель не вправе разглашать другим работникам без его письменного согласия (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Закона № 152-ФЗ).

Подсказка 6. Обеспечьте хранение расчетных листков.

Расчетные листки необходимо хранить 6 лет после года, в котором их составили (п. 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). А при отсутствии лицевых счетов — 75 лет.

Чиновники не возражают против хранения расчетных листков в электронном виде. Важно, чтобы у компании была возможность их представления по запросу проверяющих (Постановление АС Уральского округа от 14.12.2016 № Ф09-10983/16).

Работодателю придется серьезно позаботиться об обеспечении защиты электронных расчетных листков при их хранении. При организации такой защиты следует руководствоваться законодательными требованиями в области защиты персональных данных.

Можно ли размещать расчетные листки на корпоративном портале?

Чиновники не против размещения расчетных листков в электронном виде на корпоративном портале компании и не считают обязательным оформление работником письменного согласия на получение расчетных листков подобным образом (вопрос № 112886 от 15.08.2019).

Получается, что работодатель вправе размещать расчетные листки в электронном виде на корпоративном портале компании, где каждый работник, введя пароль, смог бы увидеть (распечатать, сохранить) свой расчетный листок. При этом у каждого сотрудника должен быть индивидуальный логин и пароль, а в компании должна быть разработана инструкция по доступу и работе с порталом, с которой все сотрудники должны быть ознакомлены.

Трудовая инспекция, по мнению экспертов, при таком способе выдачи расчетных листков не будет иметь оснований для привлечения работодателя к административной ответственности за невыполнение информационной обязанности по ст. 136 ТК РФ.

Можно ли выдавать расчетные листки по СМС?

Можно ли высылать расчетные листки на электронный адрес третьего лица?

Дело в том, что при направлении расчетных листков на e-mail бригадира невозможно доказать, что работник получил свой листок. Таким образом, работодатель в случае спора не сможет доказать выполнение своей обязанности об уведомлении работника о составных частях заработной платы. Следовательно, направление расчетных листков на почту третьего лица не допускается.

Если же сотрудник, в компании которого закреплен порядок передачи расчетных листков в электронном виде, по каким-либо причинам не может их получать, есть выход — информировать его о составе и размере зарплаты работодатель может через линейного руководителя при наличии доверенности, удостоверенной директором компании (вопрос № 135649 от 17.08.2020).

Нужно ли получать подпись работника в получении расчетного листка?

Эксперты также не видят необходимости в получении подписи работника и в том случае, если расчетный листок выдан, к примеру, в специальном терминале (вопрос № 89532 от 01.09.2017). В подобных терминалах расчетные листки заведены на каждого работника. Информация по ним выбирается по уникальному табельному номеру на зачипированном пропуске, то есть защищена. Для работника имеется возможность распечатать расчетный листок в любое удобное для него время.

А в том случае, если в компании расчетные листки выдаются электронным способом и в трудовых договорах, коллективном договоре или локальном нормативном акте этой компании предусмотрена обязанность сотрудников расписываться в журнале выдачи расчетных листков, выполнять такое требование обязательно (вопрос № 107986 от 22.03.2019).

Как часто работодатель обязан выдавать расчетные листки?

В другом ответе на аналогичный вопрос отмечено, что периодичность выдачи расчетных листков работодатель может утвердить в локальном нормативном акте. Как правило, расчетный листок выдается 1 раз по окончании рабочего месяца в день выплаты окончательного расчета (вопрос № 68012 от 02.03.2016).

Так как законодательство не уточняет этот момент, работодатель самостоятельно решает вопрос периодичности выдачи расчетных листков своим работникам. Как в локальном акте будет отражено, с такой частотой необходимо передавать расчетные листки. Этот подход можно применять как к бумажным расчетным листкам, так и листкам, переданным работникам посредством электронной почты.

Нужно ли передавать работнику пустой расчетный листок?

Ответственность работодателя

Передавая расчетные листки по электронной почте, работодателю за малейшие просчеты могут грозить наказания:

За нарушение законодательства о труде по ч. 1 ст.5.27 КоАП РФ.

К примеру, за передачу расчетных листков работникам не тем способом, который указан в локальных нормативных актах компании или трудовых договорах, штраф может составить:

от 30 000 руб. до 50 000 руб. — на компанию;
от 1 000 руб. до 5 000 руб. — на должностных лиц (ИП).
За нарушение требований законодательства о защите персональных данных.

Например, за передачу расчетного листка через третье лицо (коллегу сотрудника) и отсутствие письменного согласия сотрудника на такой способ передачи, то есть за нарушение п. 1 ст. 3, ст. 7 Закона № 152-ФЗ. Штраф в таком случае может составить 75 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ).

За передачу персональных данных по электронной почте без применения сертифицированных ФСБ России средств криптографической защиты информации (СКЗИ) к работодателю могут применяться следующие виды ответственности:

Работодателю также может грозить штраф за применение неутвержденной формы расчетного листка (Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3).

Подводим итоги

Трудовое законодательство предоставляет работодателю выбирать способ передачи расчетных листков сотрудникам: на бумаге или электронно. Главное — чтобы применяемый способ был зафиксирован в трудовых договорах с сотрудниками или в локальном акте компании (в положении об оплате труда, коллективном договоре и др.). Минтруд с этим не спорит.
Расчетный листок содержит персональные данные сотрудника, поэтому его передача по электронной форме возможна только при соблюдении требований законодательства о защите персональных данных.

НДС – 2022

Лучший спикер в налоговой тематике Эльвира Митюкова 14 января подготовит вас к сдаче декларации и расскажет обо всех изменениях по НДС. На курсе повышения квалификации осталось 10 мест из 40. Поток ограничен, так как будет живое общение с преподавателем в прямом эфире. Успейте попасть в группу. Записаться>>>

Читайте также: