Согласование проектов договоров страхования с андеррайтерами и юристами это
Обновлено: 07.07.2024
Создание системы сопровождения договоров страхования подчинено той же самой логике, что и создание других подразделений:
формирование подразделения, осуществляющего подготовку, оформление, хранение, учет и пролонгацию договоров страхования;
распределение функций между продавцами и обслуживающими их сотрудниками, определение норм, процедур и правил обслуживания клиентов;
Получение заявления и анкеты –– Оформление договора страхования –– Ввод в базу данных –– Согласование договора с андеррайтером и юристом –– Вручение договора клиенту –– Пролонгация договора страхования и заключение дополнительных соглашений.
Необходимо отметить, что согласование договора страхование с андеррайтером и юристом происходит, в случае если заключаемый договор является нетиповым.
На основании описанного бизнес-процесса определяются функции подразделения сопровождения договоров страхования, которые обычно включают:
напоминание продавцам о сроках действия договоров страхования и необходимости их перезаключения на новый срок;
разработка нормативной базы (положение о прядке заключения договоров страхования, положение об изготовлении, учете и хранении страховых полисов, инструкция по кодификации договоров страхования).
Очень важным в процессе сопровождение становится создание системы кодификации и нумерации договоров страхования – все договоры должны быть привязаны к конкретному продавцу, подразделению, филиалу и т.д. Например, регистрационный номер договора страхования может содержать: порядковый номер, год заключения, номер правил страхования, код заключившего договор сотрудника.
В состав подразделения сопровождения договоров страхования должны войти специалисты, обладающие хорошими знаниями страховых продуктов и типовых договоров компании; умеющие работать в IT-системе компании; владеющие хорошей скоростью печати. Здесь, как нигде, важны такие личностные характеристики, как аккуратность и внимательность. Естественно, что вся работа подразделения, как и любого другого, процедурируется – разрабатываются инструкции, регламентирующие деятельность сотрудников. Инструкция о порядке взаимодействия подразделений при заключении договоров страхования должна определять порядок заключения типовых и нетиповых договоров страхования, взаимодействие подразделений продаж, андеррайтинга, перестрахования и сопровождения договоров, сроки подготовки документов и обязанности сотрудников подразделения, а также порядок взаимодействия с филиалами, формы документов (заявки, котировки и т.д.). Создание подобной системы контроля позволяет предотвратить мошенничество со стороны агентов.
Наличие в структуре компании подразделения по сопровождению договоров страхования позволяет освободить сотрудников продающих подразделений от технических функций и тем самым увеличить объемы продаж. Значительно улучшается качество договоров страхования при больших объемах заключения, кроме того, повышается качество предоставления страховой услуги, даже при увеличивающемся потоке клиентов. Важное значение имеет тот факт, что с организацией в компании отдела сопровождения договоров страхования, входящие риски по различным видам страхования начинают оцениваться профессионально. И последнее, клиент приходит в компанию, а не к отдельному сотруднику, создается единая база данных по заключаемым договорам страхования. Такая компания направлена на обслуживание большого количества потоков внутри самого рынка, она понятна западному инвестору.
Подобная структура компания представляет собой промышленное серийное производство. По моим экспертным оценкам страховщик, который имеет подобную бизнес-структуру, готов к продаже западным инвесторам. При прочих равных условиях капитализации такой компании возрастает в 1,5–2 раза.
14 марта 2007 г.
При прочих равных условиях капитализации такой компании возрастает в 1,5–2 раза. Интересно, а как было в отношении ныне уральской ПСК?
Уважаемая, Олеся! По поводу оргструктур продаж смотрите мой следующий комментарий. Что касается продавцов, то их основными качествами, на мой взгляд, являются не знание продукта, а эмпатия и честолюбие. Более подробно этот вопрос я рассматриваю на своем авторском семинаре "Управление продажами". Приходите. С уважением Н.П.
За 1,8 принято награждать, а не. Наверное в Уфе :) посчитали иначе, чем автор отзыва. Любопытно бы посмотреть коммент из вишневой башни этого славного города.
Вы совершенно правы. Поэтому на момент продажи в 2003 году топы были награждены весьма солидно. Кроме того, учитывая мой вклад в развитие компании, мне было предложено возглавить компанию в марте 2005 года. Должность Генерального директора я оставил в декабре того же года, причем в отличие от других по своему сободному волеизъявлению. Если Вам интересно. то проверьте в вишневой либо иной милой Вашему сердцу башне.
Если хотите дискутировать дальше, открывайте забрало. С анонимом
мне общаться неинтересно. Н.П.
Добрый день!
Уважаемый Николай Претович!
Огромное спасибо за Ваши статьи. Я работаю менеджером по оптимизации бизнес-процессов в страховой компании и мне очень помогает Ваша книга "Реинжиниринг страховой компании", так как со страхованием я раньше не сталкивалась. Конечно у нас есть свои нюансы, например продажами зпнимаются брокеры и агенты, а типовых договоров вообще не существует, но я создаю бэк-офис для работы с документацией и помощи андеррайтерам.
С уважением,
Виктория
наткнулся на ваши стотьи и они очень заинтереисовали меня. Хотелосьбы почитать вашу книгу "Реинжиниринг страховой компании", где её можно найти в инете?
Также хотелось бы узнать какие варианты определения численности сотрудников существуют для сопровождения договоров страхования и какие функции туда включаются.
Регламент нужен, чтобы построить договорную работу в организации, а также по возможности сбросить необходимость долгих переговоров и согласований (это самая непродуктивная и рутинная часть работы).
Зачем нужен регламент договорной работы
Договорную работу нужно сформировать как бизнес-процесс: обеспечить ее эффективность, скорость принятия решений, взаимодействие всех заинтересованных лиц. В итоге должен получиться структурированный, продуманный результат — договор, который приносит экономические выгоды и страхует от рисков. Для этого нужен регламент договорной работы, который поможет:
Организовать бизнес-процессы договорной деятельности.
Оптимизировать сроки выполнения процедур составления и согласования договоров.
Улучшит качество подготовки договоров.
Снизит правовые риски.
Организует защиту интересов.
Повысит прозрачность деятельности и процессов принятия управленческих решений.
Два подхода работы с договорами в компании
Работу с договорами в организации можно вести двумя способами:
Централизованный подход подразумевает наличие специального структурного подразделения или рабочей группы, которая занимается договорами. Задача исполнителя — доставить проект договора в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением занимаются специалисты.
Децентрализованный подход предполагает, что каждый исполнитель ведет свои договоры самостоятельно. Даже если в компании практикуется такой подход, хранить все оригинальные экземпляры договоров нужно в одном месте: у секретаря, юриста или в канцелярии.
Чтобы договорная работа проходила без ошибок, нужно внедрить в компании единые правила подготовки и заключения договоров. Когда есть система — становится неважно, кто занимается договором, потому что сотрудники следуют четкой пошаговой инструкции. Не забудьте разделить зоны ответственности структурных подразделений и сотрудников. Юристы, производственники, финансисты, руководители захотят добавить в договор пункты, важные для них.
Координируйте действия всех сотрудников и руководства на каждом этапе движения договора. Работу над договором всех заинтересованных подразделений должен контролировать один исполнитель. Желательно, чтобы это был коммуникабельный и уравновешенный человек.
Зафиксируйте общие правила документально:
- В едином документе.
- В нескольких связанных между собой локальных актах.
- В отдельных документах, регулирующих отдельные этапы: положение о претензионно-исковой работе, порядок проверки контрагентов.
- В отчетности об исполнении договора указывайте, эффективен ли он, какие появляются проблемы. Этот опыт поможет при разработке следующих договоров.
Начинаем работу над договором
Работа над договором начинается с переговоров с клиентами, контрагентами. Из обсуждений становится ясно, когда пора готовиться к сделке и начинать работать с проектом документа.
Сначала он отправляется на согласование — как с внутренними, так и с внешними клиентами (партнерами). Далее проходит этап подписания и, наконец, начинается этап исполнения. В процессе договор где-то должен храниться, но к нему нужно открыть доступ и проследить, что у всех заинтересованных сторон есть копии документа.
Если стоит вопрос о завершении короткой сделки или длящихся отношений, нужно продумать процедуру продления, подписания дополнительных соглашений.
Подготовка договоров: этапы и мероприятия
Схематично алгоритм действий по подготовке договоров выглядит так:
создание договора сотрудником — согласование договора с юристом — согласование договора с другими сотрудниками — подписание договора руководителем предприятия — регистрация договора — отсылка копии договора партнеру
Конечно, в реальности схема будет гораздо сложнее с учетом всех замечаний. Оптимальным решением будет выбрать способ заключения договора (например, заключить его с контрагентом напрямую или устроить конкурсную систему отбора партнера), разработать структуру договорных отношений (права, обязанности, ответственность). Потом подготовить текст и подтверждающие документы. Не забудьте утвердить ответственных за исполнение договора.
После сбора всех пожеланий вносятся изменения, утверждается окончательная редакция и договор подписывают.
Следующий этап — отслеживание исполнения договорных обязательств. Ответственные проводят инструктаж работников, участвующих в исполнении договорных обязательств, и разрабатывают меры по улучшению договорных отношений.
Что должно быть в регламенте договорной работы
В регламент договорной работы обязательно включают аспекты:
Порядок подготовки проектов договоров.
Процедуры проверки контрагентов.
Согласование условий с заинтересованными сотрудниками.
Согласование договоров с контрагентами.
Порядок подписания договоров уполномоченными лицами.
Организацию исполнения договоров.
Контроль за исполнением договоров.
Порядок претензионно-исковой работы.
Хранение и архивирование.
Важные моменты подготовки регламента договорной работы: чек-лист
Продумайте заранее:
Формат, в котором предоставляется проект договора для согласования. Например, для предварительного рассмотрения договор может быть передан в юридический отдел и другим подразделениям по электронной почте.
Кто несет ответственность за проверку контрагента и полномочий лиц, подписывающих договор.
Правила визирования договоров начальника юридического отдела и порядок исправления договора после замечаний юристов.
Сроки рассмотрения договоров юридическим отделом.
Порядок согласования договора с другими заинтересованными отделами.
Порядок обсуждения договоров, которые содержат сведения, относящиеся к коммерческой тайне.
Как поступать с договорами, по которым не было принято общее решение (например, юристы не могут одобрить, а контрагент отказывается менять текст).
Порядок внесения договоров в реестр договоров.
На что нужно также обратить внимание:
Учесть особенности и условия работы компании.
Определить перечень и функции подразделений предприятия, ведущих договорную работу.
Установить содержание выполняемых при этом действий, порядок и сроки их осуществления.
Закрепить схемы подготовки договорной документации и учета исполнения договоров.
Предусмотреть ответственность конкретных работников, их права и обязанности.
Что важно юристам:
Обеспечить соблюдение требований действующего законодательства, учет актуальной судебной практики.
Обеспечить соответствие договора интересам компании.
Проверить правоспособность и легитимность контрагента.
Составить исчерпывающий перечень дополнительных документов.
Подтвердить исполнение договора.
Продумать гарантии защиты прав и интересов компании.
Определить возможности и алгоритмы формирования доказательств в случае невыполнения партнером своих обязательств.
Основные риски
9 распространенных рисков, с которыми вы можете столкнуться при подготовке договоров:
Заключение договора с проблемными контрагентами.
Наступление неблагоприятных последствий, вызванных недостатками договора.
Превышение полномочий лиц, подписавших договор.
Истечение срока полномочий.
Изъяны в доверенности.
Отсутствие лицензий и других специальных разрешений на осуществление деятельности.
Потеря документов в процессе согласования исполнения.
Затягивание сроков согласования договорных документов.
Нарушение сроков и этапов исполнения договора.
Как противостоять рискам и бороться с нарушениями: 10 советов
Чтобы минимизировать угрозы, которые исходят от недобросовестных контрагентов или невнимательных сотрудников, следуйте этим правилам:
Анализируйте бизнес-процессы и методы работы компании: выявляйте проблемы, основания для судебных споров, организуйте претензионную работу.
Разработайте формы договоров и отчетной документации.
Разработайте алгоритм договорного документооборота с учетом задач по созданию, корректировке, заключению и исполнению договоров.
Определите участки ответственности и компетенций руководителей, юристов, финансистов, исполнителей.
Разработайте рабочие и должностные инструкции по договорной работе.
Проводите инструктаж и обучение сотрудников, связанных с договорным документооборотом, Например, на собрании определяйте, что делать с поступившим договором, как решать спорные моменты, на что обращать внимание.
Внедрите систему оптимизации договорной работы
Проводите аудит — регулярную проверку корректности работы системы, выявляйте проблемы.
Проводите консалтинг и обучение сотрудников.
Помните, что создание, отладка, проверка и совершенствование системы работы с договорной документацией требуют привлечения в договорной отдел квалифицированных юристов.
Статья подготовлена на основе практического курса юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.
Смотрите также. Договорное право: предмет, условия договора
Текст: Светлана Щербак
Читайте также: