Реквизиты правового документа признаки необходимые для идентификации правового документа и его учета

Обновлено: 19.05.2024

Носителем инфор­мации выступает документ. Каждый управленческий документ является носителем информации, использу­ется для ее сбора, анализа, разработки и принятия уп­равленческого решения, его доведения до непосредствен­ных исполнителей, заинтересованных организаций или граждан. Главное требование, предъявляемое к управ­ленческим документам, — официальность, достовер­ность, объективность. Реализуется это требование при наделении документа юридической силой, т. е. услови­ем, при котором информация документа может быть использована в сфере управления без сомнения в ее достоверности для осуществления любых действий. В на­стоящее время бесспорность и обязательность докумен­та также определяется понятием "юридическая сила документа".

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, т. к. они служат спо­собом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права. Юри­дическую силу документа понимают как бесспорность и авторитетность, основанную на законодательстве. Юридическая сила документа предполагает его обяза­тельность для тех, кому он адресован, или для круга участников управления (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц, государственных служащих и граж­дан), которые руководствуются данным документом и основывают на нем свою деятельность или воздержива­ются от нее.

Одни документы, например правовые акты феде­ральных органов представительской и исполнительной власти, судебные, прокурорские, нотариальные и ар­битражные акты, договорная документация, изначаль­но обладают юридической функцией, устанавливая, за­крепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наде­ляются юридической функцией в случае использова­ния их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. В управлен­ческой деятельности юридическая сила документа обес­печивает его официальность для работников, как дан­ной управленческой системы, так и всех иных струк­тур, с которыми она взаимосвязана.

Юридическая сила документа — это свойство, сооб­щаемое ему действующим законодательством, компетен­цией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Из этого определения следует, что орган управле­ния или должностное лицо, выпускающее док-т, обязаны:

- соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

- издавать документы только в пределах своей ком­петенции;

- соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Т.о., юридическая сила док-та опре­деляется и содержанием, и формой док-та. Для определенных видов документов в действую­щих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

Для придания документу юр. силы необходимы след. реквизиты:

- наименование орг-ции - автора док-та;

- наименование вида док-та;

- рег. номер док-та;

Законодательные акты, определяющие порядок удостоверения электронных документов .

Итак, юридическую силу электронному документу придают:

- подтверждение полномочий создателя;

Состав обязательных реквизитов устанавливается следующими нормативными актами:

ФЗ "Об инф-ции, инфор­матизации и защите инф-ции". Он не только дает определения важ­нейших понятий в сфере инфор­мации, но и определяет цели за­щиты инф-ции, а также угро­зы инф-ции. Этот закон опр-ет докумен­тир-е как обязательное усло­вие включения инф-ции в информац. ресурсы. В соответствии с законом юрид. сила док-та, хранимого, обрабатываемого и передавае­мого с помощью автомат. информац. и теле­коммуникац. систем, может подтверждаться электр. подписью.

В Законе РФ "О связи"воп­росы электронного документир-я и организации работы с электронными документами на­шли частичное отражение. Закон гласит, что развитие и обеспече­ние устойчивой и качественной работы связи является важней­шим условием развития обще­ства и деятельности государства. В соответствии с ним средства связи вместе со средствами вы­числительной техники составля­ют техническую базу обеспечения процесса сбора, обработки, накоп­ления и распространения инфор­мации.




Закон РФ "О гос. тайне" ввел опр-я еще 2 понятий, относящихся к про­блематике данной темы: о методах и ср-вах за­щиты секретной инф-ции; о гос. програм­мах и мероприятиях в области за­щиты гос. тайны.

Закон регулирует деят-ть орг-ций, предоставля­ющих услуги по распространению интегрированных автоматизиро­ванных систем делопроизводства (ИАСД), включающих в себя под­систему защиты инф-ции. Лицензия на проведение указанных работ выдается на ос­новании результатов специаль­ной экспертизы орг-ции и гос. аттестации ее руководителей, ответственных за защиту инф-ции, причем орг-ция должна выполнить ряд требований.

Постановлениями федеральных органов исполнительной власти и ГОСТами:

Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты";

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", в соответствии с которым оформляются документы.

Для электронных документов действует ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения". Этот Стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливает порядок внесения в них изменений.

Электронный документ должен содержать:

- подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ;

- наименование организации - создателя документа;

- местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес.

Возможно использование дополнительных реквизитов, главное, чтобы обязательные можно было однозначно идентифицировать.

Полномочия автора (создателя документа)

Компетентность автора документа должна подтверждаться уставом организации, должностными инструкциями и приказами об установлении соответствующих полномочий.

Подлинность и аутентичность

Проще всего обеспечить подлинность электронного документа с помощью электронной цифровой подписи (ЭП). При оценке доказательственной силы электронного документа судом учитывается прежде всего надежность способов формирования, хранения, передачи и идентификации автора. Для этого, помимо ЭП, важна доверенная система обработки электронных документов (доверенное хранилище).

Статья 9. Первичные учетные документы

Перспективы и риски арбитражных споров. Ситуации, связанные со ст. 9

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.

(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 357-ФЗ, от 26.07.2019 N 247-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.



Деятельность


Государственные услуги и функции


Кадастровый учет и (или) регистрация прав


Необходимые документы

Необходимые документы

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ КАДАСТРОГО УЧЕТА И (ИЛИ) РЕГИСТРАЦИИ ПРАВ

Форма заявления о государственном кадастровом учете недвижимого имущества и (или) государственной регистрации прав на недвижимое имущество (ссылка на форму) и требования к его заполнению, а также требования к формату такого заявления и представляемых с ним документов в электронной форме утверждены приказом Росреестра от 19.08.2020 № П/0310.

Порядок представления заявления и документов:

Заявление о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав и прилагаемые к нему документы представляются в орган регистрации прав в порядке, установленном приказом Росреестра от 30.12.2020 № П/0509:

в форме документов на бумажном носителе:

- посредством личного обращения в орган регистрации прав, к уполномоченному лицу органа регистрации прав при выездном приеме, через МФЦ;

- посредством почтового отправления с объявленной ценностью при его пересылке, описью вложения и уведомлением о вручении;

- в форме электронных документов и (или) электронных образов документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации, если иное не предусмотрено федеральным законом:

Заявление о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав и прилагаемые к нему документы в форме документов на бумажном носителе посредством личного обращения представляются независимо от места нахождения объекта недвижимости в подразделение органа регистрации прав или многофункциональный центр согласно перечню подразделений органа регистрации прав и многофункциональных центров, который опубликован на официальном сайте .

Заявление о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав и прилагаемые к нему документы в форме документов на бумажном носителе посредством почтового отправления направляются в подразделение органа регистрации прав согласно перечню подразделений органа регистрации прав, который опубликован на официальном сайте.

В случае представления заявления о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав и прилагаемых к нему документов посредством почтового отправления:

подлинность подписи заявителя на заявлении должна быть засвидетельствована в нотариальном порядке, а также в нотариальном порядке удостоверена доверенность, подтверждающая полномочия представителя заявителя;

сделка с объектом недвижимости должна быть нотариально удостоверена;

доверенность, подтверждающая полномочия лица, совершившего сделку, должна быть нотариально удостоверена, если подлежащая государственной регистрации сделка с объектом недвижимого имущества или сделка, на основании которой подлежит государственной регистрации право либо ограничение права и обременение объекта недвижимости, совершена представителем, действующим на основании доверенности;

к заявлению дополнительно прилагаются копия документа, удостоверяющего личность физического лица (правообладателя, стороны или сторон сделки, а также представителя данных лиц, если заявителем является представитель), и копия документа, удостоверяющего личность физического лица - представителя юридического лица (если правообладателем, стороной или сторонами сделки являются юридические лица).

Документы, прилагаемые к заявлению

К заявлению о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав прилагаются, если федеральным законом не установлен иной порядок представления (получения) документов и (или) содержащихся в таких документах сведений, следующие документы:

документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя (если с заявлением обращается его представитель);

документы, являющиеся основанием для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав;

При представлении заявления о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав посредством личного обращения физическое лицо предъявляет документ, удостоверяющий его личность, а представитель физического лица - также нотариально удостоверенную доверенность, подтверждающую его полномочия, если иное не установлено федеральным законом. (В случае, если полномочия представителя органа государственной власти или органа местного самоуправления подтверждаются доверенностью, составленной на бланке данного органа и заверенной печатью и подписью руководителя данного органа, нотариальное удостоверение такой доверенности для ее представления вместе с соответствующим заявлением о государственной регистрации прав не требуется.)

Представление документа, подтверждающего внесение государственной пошлины за осуществление государственной регистрации прав, вместе с заявлением о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав не требуется. Заявитель вправе представить такой документ по собственной инициативе.

Основания для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав

    акты, изданные органами государственной власти или органами местного самоуправления в рамках их компетенции и в порядке, который установлен законодательством, действовавшим в месте издания таких актов на момент их издания, и устанавливающие наличие, возникновение, переход, прекращение права или ограничение права и обременение объекта недвижимости;

договоры и другие сделки в отношении недвижимого имущества, совершенные в соответствии с законодательством, действовавшим в месте расположения недвижимого имущества на момент совершения сделки;

акты (свидетельства) о приватизации жилых помещений, совершенные в соответствии с законодательством, действовавшим в месте осуществления приватизации на момент ее совершения;

свидетельства о праве на наследство;

вступившие в законную силу судебные акты;

решения третейских судов, по которым выданы исполнительные листы в соответствии с вступившими в законную силу судебными актами судов общей юрисдикции или арбитражных судов, вместе с такими исполнительными листами;

акты (свидетельства) о правах на недвижимое имущество, выданные уполномоченными органами государственной власти в порядке, установленном законодательством, действовавшим в месте издания таких актов на момент их издания;

межевой план, технический план или акт обследования, подготовленные в результате проведения кадастровых работ в установленном федеральным законом порядке, утвержденная в установленном федеральным законом порядке карта-план территории, подготовленная в результате выполнения комплексных кадастровых работ;

иные документы, предусмотренные федеральным законом, а также другие документы, которые подтверждают наличие, возникновение, переход, прекращение права или ограничение права и обременение объекта недвижимости в соответствии с законодательством, действовавшим в месте и на момент возникновения, прекращения, перехода прав, ограничения прав и обременений объектов недвижимости;

наступление обстоятельств, указанных в федеральном законе.

Требования к документам

Документы, устанавливающие наличие, возникновение, переход, прекращение, ограничение права и обременение недвижимого имущества и представляемые для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав, должны соответствовать требованиям, установленным законодательством Российской Федерации, и отражать информацию, необходимую для государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав на недвижимое имущество в ЕГРН.

Тексты документов, представляемых для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав в форме документов на бумажном носителе, должны быть написаны разборчиво, наименования юридических лиц - без сокращения с указанием их мест нахождения. Фамилии, имена и при наличии отчества физических лиц, адреса их мест жительства должны быть написаны полностью.

Если представленные в форме документов на бумажном носителе заявление и документы имеют подчистки либо приписки, зачеркнутые слова и иные не оговоренные в них исправления, либо такие документы исполнены карандашом, имеют серьезные повреждения, которые не позволяют однозначно истолковать их содержание, то орган регистрации прав обязан возвратить такие заявление и документы, прилагаемые к нему, без рассмотрения.

Необходимые для осуществления государственной регистрации прав документы в форме документов на бумажном носителе, выражающие содержание сделки, являющейся основанием для государственной регистрации наличия, возникновения, прекращения, перехода, ограничения права и обременения недвижимого имущества, а также иные необходимые для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав документы в форме документов на бумажном носителе (за исключением актов органов государственной власти, актов органов местного самоуправления, а также судебных актов, установивших права на недвижимое имущество) представляются в экземпляре-подлиннике. Такие документы с отметкой об их переводе в форму электронного образа документа (за исключением случаев, установленных законом) возвращаются заявителю после завершения процедуры осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав вместе с иными подлежащими выдаче документами.

Межевой план, технический план, акт обследования, карта-план территории представляются в орган регистрации прав исключительно в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью кадастрового инженера.

Копии актов органов государственной власти, актов органов местного самоуправления в форме документов на бумажном носителе, а также судебных актов, установивших права на недвижимое имущество, в форме документов на бумажном носителе представляются для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав в одном экземпляре, который после сканирования при выдаче документов после осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав возвращается заявителю.

Заявление о государственном кадастровом учете и (или) государственной регистрации прав в форме документа на бумажном носителе представляется в единственном экземпляре-подлиннике.

Если документы представляются для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав в форме электронных документов, электронных образов документов такие документы представляются:

Документы, представляемые в форме электронных документов, должны соответствовать требованиям, установленным законодательством Российской Федерации, и подписываться усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченных на то лиц, сторон договора или определенных законодательством Российской Федерации должностных лиц в установленных законодательством Российской Федерации случаях.

Документы, представляемые в форме электронных образов документов, должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью лиц, подписавших такие документы на бумажном носителе, или лиц, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации уполномочены заверять копии таких документов в форме документов на бумажном носителе.

Сформированный комплект документов, необходимых для осуществления государственного кадастрового учета и (или) государственной регистрации прав и представляемых в форме электронных документов, электронных образов документов, должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя.

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ПРАВА НА ОСНОВАНИИ ДОГОВОРА КУПЛИ-ПРОДАЖИ ОБЪЕКТА НЕЖИЛОГО НАЗНАЧЕНИЯ

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ПРАВА СОБСТВЕННОСТИ НА ОБЪЕКТ ДОЛЕВОГО СТРОИТЕЛЬСТВА

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ПРАВА СОБСТВЕННОСТИ ЗАСТРОЙЩИКА НА ЖИЛОЕ (НЕЖИЛОЕ) ПОМЕЩЕНИЕ, НАХОДЯЩЕЕСЯ В МНОГОКВАРТИРНОМ ДОМЕ, НЕ ЯВЛЯЮЩЕЕСЯ ПРЕДМЕТОМ ДОГОВОРА УЧАСТИЯ В ДОЛЕВОМ СТРОИТЕЛЬСТВЕ

Делопроизводство — это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами[1].

2. Какими документами устанавливаются правила оформления документов в организации?

В организации должна быть разработана своя инструкция по делопроизводству. При ее разработке в качестве основы можно использовать указанную Типовую инструкцию, но нельзя забывать, что она была разработана до выхода указанного Государственного стандарта, поэтому при описании правил оформления документов в первую очередь следует руководствоваться ГОСТом Р 6.30-2003.

3. Что такое документ?

Словарь иностранных слов2 дает такое определение этому термину:

1. Деловая бумага, подтверждающая что-либо.

2. Удостоверение личности (паспорт и т.п.).

2 Словарь иностранных слов. М.: Олимп; 1998.

4. Какие материальные носители информации вы знаете?

Материальными носителями информации являются: бумага; жесткий диск компьютера; дискеты; компакт-диски (CD-ROM, CD-RW); флэш-накопители (флэш-диски); фото-, аудио- и видеопленка и др.

5. Что такое реквизит документа?

6. Какие реквизиты придают документу юридическую силу?

Юридическую силу документу, прежде всего, придают такие реквизиты, как подпись, оттиск печати, гриф утверждения (если он должен быть на документе).

Дата документа является обязательным и юридически значимым реквизитом. Дата необходима для определения момента, с которого возникают, изменяются или прекращаются права или обязанности сотрудников предприятия, указанных в документе. Отсутствие даты на некоторых видах документов — бесспорное основание для признания их недействительными. Так, ничтожной, т.е. безусловно недействительной с момента оформления, является такая доверенность, в которой не указана дата ее выдачи6.

6 См. ст. 186 Гражданского кодекса РФ.

7. Какой реквизит придает юридическую силу копии документа или выписке из него? Что входит в этот реквизит?

8. Какие функции документа вы можете назвать? Приведите примеры документов, осуществляющих определенные функции.

· Информационная функция. Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к информации во времени7.

· Доказательственная функция. Документы служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками организации.

Доказательством при решении хозяйственных споров в арбитражном суде могут служить, например, договор подряда и акты выполненных работ.

Доказательством при рассмотрении трудовых споров с работниками организации может быть, в частности, трудовой договор, заключенный с работником, а также его должностная инструкция.

Безусловно, эту функцию выполняют организационно-правовые документы организации — устав, свидетельство о регистрации, лицензия и др.

· Коммуникативная функция. Документы обеспечивают внешние и внутренние связи (коммуникации) организации.

Внешние связи организации осуществляются посредством переписки: служебные письма, телеграммы и другие документы.

Внутренние связи организации осуществляются с помощью таких документов, как, например, служебные, докладные и объяснительные записки, заявления.

Коммуникативную функцию выполняют некоторые реквизиты, например резолюция.

· Научно-историческая функция — документы служат материалом для исследования истории организации.

К таким документам относятся, прежде всего, архивные документы.

7 Делопроизводство: Учеб. / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. М.: МЦФЭР, 2004. С. 87.

9. Что такое классификация документов?

Классификация документов — это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

10. По каким признакам можно проводить классификацию документов?

Классификацию документов можно проводить по следующим признакам.

По содержанию документы делятся:

– документы по личному составу;

Внутри каждой группы документы делятся по наименованиям, например:

Группы документов по содержанию

Наименование документов

– служебные (докладные) записки,

– телеграммы и т.д.

По месту происхождения документы делятся:

– на внутренние (созданные внутри данной организации) и

– внешние (входящие — поступившие от других организаций и граждан и исходящие).

По срокам хранения документы делятся на три группы:

– постоянного срока хранения;

– временного срока хранения свыше 10 лет (долговременного);

– временного срока хранения до 10 лет включительно (кратковременного).

По гласности документы делятся на две группы:

– документы без ограничения доступа;

По срочности документы делятся на две группы:

– срочные, т.е. документы, по которым установлен срок исполнения;

– несрочные — документы, присланные для сведения, руководства, т.е. документы, по которым не устанавливаются сроки исполнения.

По стадиям создания документа и работы с ним можно выделить:

– подлинник документа — первоначальный (один — как в приказе —или несколько — как в договоре) экземпляр документа, оформленный надлежащим образом;

– дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий равную с ним юридическую силу8;

– копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы9;

– заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу10;

– дублетный документ — один из экземпляров копии документа11;

– выписка из документа — абсолютно точное воспроизведение (копия) части документа (с обязательным указанием его даты и номера); юридическую силу выписка из документа приобретает только в том случае, если она соответствующим образом заверена.

Некоторые авторы книг по документационному обеспечению управления предлагают использовать при классификации такие признаки, как происхождение, форма документов и др.12 В практической работе по классификации документов эти признаки используются значительно реже, поэтому мы не будем их подробно рассматривать в данной статье.

11. Каковы цели классификации?

Основные цели классификации: 1) быстрый поиск нужных документов, повышение оперативности работы с ними; 2) экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата к документам (например, контрольно-регистрационная и информационно-справочная картотеки к документам или журнал регистрации документов).

12. Что такое унификация документов?

В словаре иностранных слов происхождение термина прослеживается от двух латинских слов: uni (unus) — один, только один, единственный и facere — делать. В результате родилось слово unificare — объединять, соединять; в позднелатинском произошла трансформация слова в unificatio , откуда и появился в английском и французском языках термин unification — объединение, воссоединение.

Применительно к делопроизводству можно сказать, что унификация — это установление единых форм и правил оформления документов для аналогичных управленческих действий.

Хотелось бы отметить, что унификация может проводиться как на общегосударственном уровне, так и в рамках одной организации, например:

Уровень унификации

общегосударственный

в рамках организации

Унифицированные формы кассовых документов (приходные и расходные ордера и др.)

Унифицированные формы документов по учету труда

Бланки: общий, для писем и др.

Бланки для справок с места работы

Бланки приказов по основной деятельности

Бланки приказов по кадрам, не учтенных в Альбоме унифицированных форм, утвержденном Госкомстатом РФ

13 Большой энциклопедический словарь. 1991. Т. 2. С. 526.

[1] Формы таких документов приводятся в приложении к инструкции по делопроизводству организации.

13. Каковы цели унификации?

Цели унификации документов:

· сокращение количества видов и форм применяемых документов, которое происходит за счет исключения дублирующих форм документов. Например, может быть разработана единая (унифицированная) форма акта об опоздании на работу в начале рабочего дня или после обеденного перерыва; о досрочном уходе с работы или на обеденный перерыв; об отсутствии работника на рабочем месте, о прогуле;

· повышение качества их оформления благодаря использованию готовых бланков и компьютерной техники;

снижение трудоемкости их обработки за счет широкого использования трафаретных текстов, а также возможности работы с электронными формами документов.

14. Что такое стандарт?

В широком смысле слова стандарт — это образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов и выявления сходства и различия между ними.

Стандарт — это нормативно-технический документ, устанавливающий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утвержденный компетентным государственным органом.

Объектом стандартизации являются продукция, услуги, типовые технологические процессы, методы и средства обеспечения единства и точности измерений, научная организация труда и рабочих мест, организация управления, научно-технические термины, типовые формы документов, условные обозначения, охрана окружающей среды и рациональное использование природных ресурсов, безопасность труда и другие объекты, имеющие перспективу многократного применения. Стандарт может быть разработан как на материальные предметы (продукцию, эталоны, образцы веществ и т.п.), так и на объекты организационно-методического и общетехнического характера[1].

15. Как разделяются стандарты по уровню их обязательности?

По уровню обязательности различаются:

· международные стандарты (ИСО);

· государственные стандарты (ГОСТ);

· отраслевые стандарты (ОСТ);

· республиканские стандарты (РОСТ);

стандарты организаций, предприятий.

16. Что такое стандартизация документов?

Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов.

17. Назовите наиболее распространенные форматы бумаги, используемые для подготовки организационно-распорядительных документов.

Чаще всего используется бумага формата А4 (210х297 мм). Некоторые документы оформляются на формате А5 (148х210 мм), например справки с места работы, короткие сопроводительные письма и др. Значительно реже используется бумага формата А6 (105х148 мм) и А3 (297х420 мм). Приходится иметь дело и с форматом А7 (каталожные карточки).

Для идентификации правового документа и его учета с целью принятия к обязательному исполнению необходимо у каждого правового акта найти признаки, отражающие его официальный характер и отличающие его от множества похожих документов. Такие признаки именуются реквизитами правового акта. К их числу относятся: название вида правового акта; название органа, его издавшего; наименование (полное и сокращенное); дата принятия; номер правового акта. Такие реквизиты, вместе взятые, образуют титул (титульный лист) правового документа. Существуют также реквизиты, которые располагаются в конце нормативного акта. Понятно, что они имеют меньшее значение, хотя и являются необходимым атрибутом правового акта. К ним относятся: место (название города); дата подписания; полное наименование должности лица (лиц), подписавшего документ; фамилия и инициалы должностного лица (лиц), подписавшего документ; его личная подпись. Рассмотрим титульные реквизиты. Вид правового акта. Значение вида акта велико: оно сразу же позволяет адресату определить степень важности, официальности и обязательности правового документа. С указания вида начинается и всякий индивидуальный акт (приказ, договор, определение, заключение, приговор и т.д.). Орган, принявший нормативный акт. Его указание предопределяет юридическую силу правового документа.В других правовых актах, например индивидуальных, этот реквизит часто бывает включен в так называемую шапку документа (часть общего характера или вводную часть). Даже беглый взгляд на нее позволяет вычленить субъекта, ответственного за создание акта. Наименование (заголовок) нормативного акта. С его помощью определяется предмет и круг регулируемых общественных отношений. Четкое и правильное отражение предмета регулирования необходимо для того, чтобы исполнители могли по названию правового акта определить его содержание, легко запомнить название и при необходимости быстро найти такой акт. Заголовок важен также в плане проведения систематизации и учета нормативных актов. Различают полное и краткое наименование закона. Полное наименование является главным идентификационным признаком закона, так как официально все ссылаются именно на него. Введение краткого наименования обусловлено неудобством последующего воспроизведения полного наименования. В соответствии с канонами законодательной техники краткое наименование добавляется в скобках в заголовке после полного наименования. Что касается наименования индивидуальных актов, то название их содержится во вводной части, причем зачастую не автономно, а в единой увязке с указанием на орган (или субъект), его вынесший. Дата принятия правового акта. Датой принятия ФЗ (кодекса) считается дата принятия его ГД в окончательной редакции. Хотя на титульном листе пишется и дата принятия его ГД, и дата одобрения СФ, и дата подписания Президентом. Из-за такого многообразия указаний на дату на практике наблюдается разнобой: иногда датой принятия закона неправильно считают дату подписания его Президентом. Дата важна и для индивидуальных актов, поскольку позволяет определить его действия (исполнения, обжалования и др.). Дата принятия пишется следующим образом, например, 15 февраля 2006 г. Регистрационный номер. Регистрационный номер облегчает поиск правового акта. Он присуждается нормативному акту в самом конце нормотворческого процесса органом, его принявшим. Ведомственные акты, затрагивающие права и свободы граждан, правовой статус организаций или носящие межведомственный характер, получают номер, когда Минюст РФ регистрирует их в своей картотеке, предварительно проведя экспертизу на предмет законности. Регистрационный номер присуждается последовательно в зависимости от даты принятия нормативного акта того или иного вида в течение календарного года. Регистрационный номер индивидуальных актов зависит от номера заведенного конкретного дела, требующего своего разрешения (номера договора). Такой номер определяется момент, когда дело открывается, с тем чтобы еще до его завершения и вынесения индивидуального акта обеспечить нахождение, беспрепятственное ознакомление с ним заинтересованным лицам и продвижение его до получения нужного результата.

Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке.

Читайте также: