Регистрация приказов в организации в электронном виде

Обновлено: 17.05.2024

Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников. В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора. При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер.

Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу. Это могут быть приказы о

трудоустройстве,
сокращении,
отпуске,
материальном поощрении,
дисциплинарном взыскании,
дежурствах,
переводе на другую должность и т.д.

На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации.

Зачем нужен журнал

Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними.

Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке.

При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.

Что необходимо фиксировать в документе

Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д. Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.

При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал.

Ответственный за ведение

Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е. того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия.

В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы.

Основные правила составления

Унифицированной единой формы журнала нет, поэтому работники компаний могут формировать его в произвольном виде или, если в организации есть разработанный и утвержденный шаблон документа, по его образцу. При этом документ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:

наименование предприятия;
дата открытия журнала, дата его окончания;
должность, фамилия-имя-отчество ответственного за его ведение сотрудника;
срок хранения документа.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, которую следует разделить на несколько столбцов. В них надо вписать:

порядковый номер приказа, дату его выпуска;
номер документа, его вид, содержание;
ФИО и табельный номер работника, которого он касается;
основание для выпуска распоряжения.

При необходимости таблицу можно дополнить и другой информацией, или, напротив, сократить.

На что обратить внимание при оформлении

ВАЖНО! В приказе должно быть указано ответственное за ведение журнала регистрации приказов лицо.

Проштамповывать журнал необходимо только в том случае, если норма по визированию таких документов с помощью штемпельных изделий закреплена в локальных актах фирмы.

Обычно данные журналы достаточно внушительны по объему и имеют не один десяток страниц. В таких случаях все листы журнала необходимо пронумеровывать, скреплять между собой при помощи крепкой нити, прописывая с внешней стороны дату создания документа и проставляя подпись ответственного лица.

Как и сколько времени хранить журнал

Как правило, журнал регистрации приказов по личному составу лежит в кадровом отделе компании в отдельном месте, куда нет доступа посторонним лицам.

Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия. После того, как журнал утрачивает свою актуальность, его полагается уничтожить.

Закончился эксперимент по переходу компаний и предпринимателей на кадровый электронный документооборот. Теперь основные принципы кадрового ЭДО закреплены в Трудовом кодексе — поправки утв. Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ и вступили в силу 22 ноября 2021 года. О том, как и для кого изменится работа с кадровыми документами, мы расскажем в нашей статье.

Что такое кадровый ЭДО

Кадровый электронный документооборот — это создание, подписание, использование и хранение в электронном виде документов, связанных с работой. Дублировать их в бумажном виде не требуется.

Эксперимент завершился 15 ноября 2021 года. На смену ему пришли новые статьи 22.1 — 22.3 Трудового кодекса (утв. Законом № 377-ФЗ). В них закреплены общие моменты, относящиеся к кадровому электронному документообороту.

Переход на кадровый ЭДО — дело добровольное. Так было в ходе эксперимента, и осталось после принятия комментируемых поправок. Работодателям, которые продолжат оформлять кадровые документы на бумаге, санкции не грозят.

Какие документы можно создавать в рамках кадрового ЭДО

Любые документы, связанные с работой. В том числе те, с которыми работника полагается ознакомить под роспись.

Но есть исключения. В электронном виде нельзя создать и использовать:

акт о несчастном случае на производстве;
приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника;
бумаги, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда (включая те, на которых должна стоять личная подпись работника).

Подготовить документы по охране труда в специальном сервисе Попробовать бесплатно

В каких системах вести электронный документооборот

Кадровый ЭДО можно вести в следующих системах:

Форматы электронных кадровых документов

Пока кадровый ЭДО находился на стадии эксперимента (до 15 ноября 2021 года), компании и ИП создавали электронные документы по произвольным форматам.

Но в новой статье 22.1 ТК РФ четко прописано: кадровые электронные документы должны быть составлены по единым форматам. Их разработает Минтруд совместно с Минцифры и Росархивом.

Предусмотрена отсрочка по времени — единые форматы станут обязательными только 1 марта 2023 года. До этой даты работодатели (в том числе участвовавшие в эксперименте), смогут пользоваться произвольными форматами.

Как заверить и хранить документы

В новой статье 22.3 ТК РФ подробно расписано, какие электронные подписи (ЭП) нужно использовать для заверения отдельных кадровых документов (см. ниже табл.).

Какие ЭП применяются для отдельных кадровых документов

Вид документа

Подписи, необходимые при создании и изменении документа:

в ИС работодателя

Работодатель ставит УКЭП.

Сотрудник (при подписании или ознакомлении) ставит УКЭП, либо усиленную неквалифицированную ЭП (в т.ч. выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства).

Работодатель и сотрудник могут использовать УКЭП и (или) усиленные неквалифицированные ЭП, выданные с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Сотрудник вправе применить простую ЭП, если ее ключ был выдан при личной явке за получением госуслуг в электронной форме.

Договор о материальной ответственности

Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы

Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания (сотрудник визирует при ознакомлении)

Уведомление об изменении условий трудового договора (сотрудник визирует при ознакомлении)

Заявление на увольнение, отзыв данного заявления

Сотрудник ставит УКЭП, либо усиленную неквалифицированную ЭП (в т. ч. выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства).

Согласие на перевод

Как работодателю перейти на кадровый ЭДО

Прежде всего, нужно принять локальный нормативный акт (с учетом мнения профсоюза, если он есть в организации). В этом акте следует отразить:

в какой системе (или системах) будет осуществляться кадровый электронный документооборот;
порядок доступа к ИС работодателя (при необходимости);
перечень электронных документов и категорий работников, подпадающих под кадровый ЭДО;
срок уведомления персонала о переходе на электронный кадровый документооборот;
дата внедрения кадрового ЭДО (не ранее срока уведомления персонала).

Также компания или предприниматель обязаны утвердить порядок осуществления кадрового ЭДО. В нем можно предусмотреть: сроки и периодичность подписания документов и ознакомления с ними; чрезвычайные ситуации, когда допустимо перейти на бумажное оформление и проч.

На работодателей, участвовавших в эксперименте, действие новых статей Трудового кодекса распространяется с 16 ноября 2021 года. Это позволит не прерывать кадровый ЭДО. А указанный локальный нормативный акт и порядок электронного документооборота они могут утвердить до июля 2022 года.

Кадровый ЭДО для работников и соискателей

По общему правилу переход на кадровый ЭДО для сотрудников и кандидатов на трудоустройство добровольный. Если человек не даст своего письменного согласия, его трудовые документы нужно оформлять на бумаге (за счет работодателя). Уволить или отказать в приеме на работу из-за отсутствия согласия, либо ЭП — нельзя. За сотрудником сохраняется право передумать и дать согласие в будущем.

Исключение сделано для тех, кто соответствует двум условиям:

устраивается на работу после 31 декабря 2021 года;
не имеет трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2021.

Таких работников и соискателей разрешено подключать к кадровому ЭДО без их согласия.

Добавим, что согласно новой редакции статьи 312.2 ТК РФ (утв. комментируемым Законом № 377-ФЗ), на электронный кадровый документооборот разрешено переводить в том числе дистанционных работников .

Приказы и распоряжения по личному составу – это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании.

Поговорим о том, когда нужны такие приказы, как их заполняют и хранят. А также расскажем про правила оформления приказов и дадим пример заполнения.

Какие приказы относятся к личному составу?

Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.

о приеме на работу;
об увольнении;
о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
о переводе на другую должность или в другое подразделение;
о замещении отсутствующего сотрудника;
о выплате вознаграждений;
о привлечении к работе сверхурочно;
о дисциплинарном взыскании;
о направлении в командировку.

Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.

Порядок составления и оформления приказов по личному составу

Для любого приказа по личному составу должно быть основание.

Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.

Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.

В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:

наименование документа;
номер;
дата;
название организации;
смысловая часть;
Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
основание;
отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.

Важно!

Образец приказа по личному составу:

Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор. За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.

Вот почему важно, чтобы кадровыми документами занимались специалисты, подкованные в вопросах трудового законодательства, а не случайные работники в качестве дополнительной нагрузки (бухгалтеры, секретари, и т.д.).

Учет приказов по личному составу

Кадровые приказы нужно регистрировать в отдельном журнале. Строго установленной формы журнала нет Образец записи в едином журнале регистрации без классификации по видам – см. ниже).

В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:

приему на работу;
увольнениям;
отпускам;
командировкам и т.д.

Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так:

Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте.

Хранение приказов по личному составу

Сколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв. приказом от 25.08.2010 № 558).

Согласно документу, приказы по личному составу хранят:

приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.

Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня).

Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.

Чтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice. Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета.

Мы всегда работаем командой: кадровик, юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант, поэтому выявляем проблемы и по смежным направлениям (зарплата и налоги).

Навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией, вам поможет аутсорсинг кадрового делопроизводства от 1С-WiseAdvice. Мы гарантируем компенсацию всех штрафов, если нарушения допущены по нашей вине.

Журнал регистрации приказов по личному составу - образец такого документа пригодится любому работодателю и может стать ценным элементом кадрового документооборота. В чем его предназначение и где можно скачать данный документ?

Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?

Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.

Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:

регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;
приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.

Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).

Важно! "КонсультантПлюс" предупреждает
Законодательством не определен единый перечень документов, которые должна иметь в наличии каждая организация. Различные нормативные правовые акты содержат упоминания о необходимости формирования отдельных локальных нормативных актов, ведения тех или иных журналов, издания приказов и других документов, а также соблюдения сроков их хранения в организации.
О том, какие документы являются обязательными и какие спросит у вас при проверке ГИТ, вы можете узнать в К+.

Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.

К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

о приеме сотрудника на работу;
увольнении сотрудника;
переводе сотрудника на другую должность;
совмещении сотрудника;
совместительстве сотрудника;
заработной плате;
командировке;
отпуске, декрете;
награждении;
изменении Ф. И. О. работника.

Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать. Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);
Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);
Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).

Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
наличие заголовка документа;
наличие текста приказа;
наличие подписи руководителя работодателя;
наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому у каждого из работодателей разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа. На практике она чаще всего представлена следующими основными элементами:

титульным листом;
разделом, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
основным разделом, в котором регистрируются приказы по личному составу.

На титульном листе документа указываются:

Во втором разделе журнала предполагается присутствие:

Ф. И. О., должностей сотрудников, ответственных за ведение журнала;
сведений о документах, на основании которых данные сотрудники назначены ответственными;
подписей ответственных лиц, удостоверяющих ведение ими журнала в конкретные периоды времени;
сведений о соответствующих периодах.

В основном разделе журнала предполагается указание:

перечня порядковых номеров записей о регистрации приказов;
дат, номеров утверждения приказов;
конкретных разновидностей приказов;
Ф. И. О., табельных номеров сотрудников или групп таковых, на которых распространяется действие приказа;
документов, на основании которых издаются приказы.

Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?

Загрузить заполненный образец журнала, в котором ведется учет соответствующих локальных правовых актов, вы можете на нашем портале.

Итоги

Журнал учета приказов, юрисдикция которых распространяется на рядовых сотрудников работодателя, — документ, который, с одной стороны, позволяет повысить эффективность документооборота, с другой — может легитимизировать создаваемые организационно-распорядительные документы. Журнал ведется ответственными сотрудниками предприятия.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Читайте также: