Протокол фиксирования информации нотариусом образец заполнения

Обновлено: 02.07.2024

Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Роль протокола

Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.

Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.

Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.

Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.

Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Кто должен оформлять протокол

Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.

Составление протокола

На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:

Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.

При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.

Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.

Основные правила оформления протокола

Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.

Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.

Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.

Содержание и хранение протокола

Основания для обращения к нотариусу за обеспечением доказательств могут быть различными. Например:

•соседи затопили квартиру и отказываются добровольно возмещать ущерб. В целях быстрого и своевременного оформления документов, фиксирующих ущерб, может быть приглашен нотариус для составления протокола осмотра доказательств, что впоследствии облегчит доказывание по иску о возмещении убытков, причиненных затоплением;

•свидетель по делу направляется в длительную командировку, что исключает его личное участие в судебном заседании. В данном случае возможно обеспечить доказательства путем допроса свидетеля и составления нотариусом протокола допроса свидетеля;

•в сети Интернет распространены сведения, порочащие честь и достоинство человека, либо распространена заведомо ложная информация, пятнающая деловую репутацию компании.

По просьбе заинтересованных лиц нотариус производит осмотр информационного ресурса и составляет протокол осмотра доказательств;

•другие ситуации, когда необходимо обеспечение доказательств.

Может ли нотариус обеспечивать доказательства по уголовному делу?

Нет, не может. Нотариус обеспечивает доказательства только в отношении гражданского или административного дела. По уголовному делу обеспечение доказательств осуществляется дознавателем, следователем, прокурором и судом путем производства следственных и иных процессуальных действий, предусмотренных Уголовно-процессуальным кодексом Российской Федерации.

Кто обращается к нотариусу с просьбой обеспечить доказательства?

Для совершения нотариального действия заинтересованное лицо (гражданин или юридическое лицо) обращается к нотариусу с письменным заявлением с просьбой обеспечить доказательства. В заявлении необходимо указать данные заявителя, факты, подлежащие доказыванию, сведения (если известно) о сторонах дела и месте их проживания или нахождения, причины и обстоятельства, послужившие поводом для обращения к нотариусу, а также права, которые, по мнению заявителя, были нарушены. Заинтересованными лицами, как правило, являются стороны гражданского или арбитражного процесса – истец или ответчик.

Какие лица присутствуют в процессе обеспечения доказательств?

В порядке обеспечения доказательств нотариус сообщает сторонам и заинтересованным лицам о месте и времени совершения нотариального действия. Неявка кого-либо из данных лиц не является препятствием для выполнения действий по обеспечению доказательств.

В случаях, не терпящих отлагательства, или когда невозможно определить, кто впоследствии будет участвовать в деле, закон допускает совершение нотариального действия по обеспечению доказательств без извещения одной из сторон и заинтересованных лиц.

Также при обеспечении доказательств могут присутствовать эксперты, представители, переводчики, специалисты. Эксперты и свидетели предупреждаются нотариусом об ответственности за уклонение и отказ от дачи заключений или показаний, а также за дачу ложного заключения или показания.

За обеспечением каких доказательств чаще всего обращаются к нотариусу?

Все чаще в нотариальной практике стали встречаться действия, связанные с обеспечением доказательства в сети Интернет. Граждане и юридические лица обращаются к нотариусу, когда возникает необходимость зафиксировать и документально подтвердить размещение в Интернете той или иной информации. Поскольку такого рода информация может быть легко и безвозвратно утрачена (удалена), ее фиксация может иметь огромное значение. В таких случаях нотариус может обеспечить доказательства, попросту говоря, осмотреть интернет-ресурс (страничку в Интернете, сайт).

Как правило, осмотр интернет-ресурса производится незамедлительно, поскольку сам тип размещения документа имеет свою специфику – удалить размещенную информацию можно без затруднений (тем более лицам, разместившим ее с умыслом), а также возможна утрата доказательства в силу технических сбоев.

При осмотре интернет-страниц нотариус должен убедиться в том, что на указанном сайте размещена информация, нарушающая права и интересы заявителя. После необходимой проверки и распечатки материалов, являющихся доказательствами, нотариус составляет протокол осмотра сайта, содержащий в себе перечень действий, совершенных нотариусом, описание осмотренных страниц, состав доказательств, место и дату проведения осмотра сайта, данные о заинтересованных лицах, данные о нотариусе.

В каких целях нотариус в процессе обеспечения доказательств может назначить экспертизу?

При возникновении вопросов, требующих специальных познаний в различных областях науки, техники, искусства нотариус в порядке обеспечения доказательств может назначить экспертизу, например, в целях определения суммы ущерба. В этих целях нотариус выносит постановление о назначении экспертизы.

Каким документом оформляется нотариальное действие по обеспечению доказательств?

Документом, которым оформляется нотариальное действие по обеспечению доказательств, является протокол. Протокол должен содержать следующие реквизиты: место и дату производства осмотра, время начала и окончания осмотра, фамилию, имя и отчество нотариуса, основание производства осмотра, фамилии и инициалы участвующих в осмотре лиц.

Протокол составляется в двух экземплярах и запись о его составлении вносится в реестр для регистрации нотариальных действий. Один экземпляр документа выдается заявителю, второй – остается в делах нотариуса.

К протоколу прилагаются все необходимые материалы, являющиеся доказательствами факта правонарушения (интернет-страницы, аудио-, видео- и графические объекты).

Насколько актуально данное нотариальное действие на сегодняшний день?

Нотариус всегда действует с целью оказания юридической помощи для защиты права, нарушение которого обратившийся заявитель желает зафиксировать в качестве доказательства в порядке, предусмотренном законодательством. Данная мера весьма эффективна в наши дни. Суды с охотой принимают обеспеченные нотариусом доказательства, поскольку это существенно разгружает процесс, тем более что нет основания ставить под сомнение выданный нотариусом документ.

АЛЕКСАНДРА ЛОГУНОВА, нотариус Хабаровска

Для того чтобы защитить свои права, граждане обращаются к адвокатам, которые и представляют доказательства в суд. Но доказательства в цифровой среде трудно найти и зафиксировать. Можно, конечно, просить суд, чтобы тот помог обеспечить доказательства, однако современный подход допускает возможность внесудебной фиксации доказательств, осуществляемой нотариусом. В прошлом году нотариусами было совершено почти 27 000 нотариальных действий по обеспечению доказательств.

В отличие от судебного порядка при обеспечении доказательств в нотариальном порядке имеется ряд преимуществ. Оно совершается более оперативно, нотариальный акт имеет повышенную юридическую силу и не может быть опровергнут в суде произвольно – для этого необходимо доказать подложность документа или нарушение порядка совершения нотариального действия.

Суд также заинтересован в представлении нотариальных доказательств. Для их обеспечения нотариусу нужно зачастую затратить достаточно много времени и внимания, чего сам суд осуществить не может. К тому же действие такого доказательства не ограничено во времени.

Порой при наличии такого доказательства стороны предпочитают не доводить дело до суда, что, по словам лектора, свидетельствует о медиативной функции нотариата.

Приводя примеры тройственного взаимодействия нотариат – суд – адвокат, Александр Бегичев рассказал как о типичных случаях обеспечения доказательств в экономических правоотношениях, так и об уникальных ситуациях, с которыми сталкивались нотариусы.

Эксперт также перечислил случаи, когда нотариус не может помочь заявителю и совершить нотариальное действие.

Совершая такое нотариальное действие как обеспечение доказательств, нотариус иногда должен иметь правовые основания доступа в помещение для его осмотра. Если нотариуса в помещение не пустили, он может лишь выписать справку, что нотариальное действие совершить не удалось.

Стоимость нотариального действия зависит от его объема. Если же совершить нотариальное действие невозможно, то и плата не взимается.

Александр Бегичев подробно рассказал о процессуальной и процедурной стадиях обеспечения доказательств.

В соответствии со ст. 103 Основ законодательства о нотариате заявитель указывает всех заинтересованных лиц, при этом будущее основание для иска заявителю может быть неизвестно. Он спешит зафиксировать доказательства, чтобы потом сформулировать основания для иска.

Нотариус извещает о времени и месте обеспечения доказательств стороны и заинтересованных лиц, однако неявка их не является препятствием для выполнения действий по обеспечению доказательств.

Обеспечение доказательств без извещения одной из сторон и заинтересованных лиц производится лишь в случаях, не терпящих отлагательства, или когда нельзя определить, кто впоследствии будет участвовать в деле.

Нотариус обычно не извещает правонарушителя об осмотре электронных доказательств, чтобы это не повлекло уничтожение доказательства. Однако заявитель вправе потребовать, чтобы нарушитель был извещен, и тогда нотариус предупреждает о возможных негативных последствиях такого извещения.

Дача оценки доказательства относится к компетенции суда, нотариус только фиксирует документ или видеоролик (аудиоролик) в законной форме. Вычленять фрагмент из документа или ролика он не может, так как это будет своеобразной оценкой доказательства, а нотариус давать оценку не вправе. Но он может принять заявление заявителя, в котором содержатся оценки.

В порядке обеспечения доказательств нотариус допрашивает свидетелей, производит осмотр письменных и вещественных доказательств, назначает экспертизу.

При выполнении процессуальных действий по обеспечению доказательств нотариус руководствуется соответствующими нормами гражданского процессуального законодательства Российской Федерации. Впрочем, судебная практика вносит существенные коррективы в то видение норм, которое было заложено законодателем. Например, суды положительно относятся к фиксации аудио- и видеозаписи.

Поскольку электронные документы в любой момент могут быть уничтожены в силу как объективных причин, так и субъективных факторов, а также есть опасность искажения доказательства владельцем страницы или сайта, крайне важна оперативность фиксации. Как правило, осмотр электронного документа не занимает много времени. Исключение составляет, например, электронный аукцион. Он может быть длительным, при его просмотре онлайн мы видим повышение цены, которое и фиксируется.

Нотариус должен видеть документ на экране монитора, чтобы потом его зафиксировать визуально. Описать такие документы порой невозможно. Поэтому визуальная картинка дополняет содержание протокола, составляя в совокупности единое доказательство.

Нарушение формы может привести к тому, что нотариальное действие будет считаться недействительным.

В порядке обеспечения доказательств иногда происходит опрос свидетеля или эксперта. Нотариус предупреждает свидетеля и эксперта об ответственности за дачу заведомо ложного показания или заключения и за отказ или уклонение от дачи показания или заключения.

Александр Бегичев также отметил, что процессуальная и процедурная стадии обеспечения доказательства должны соблюдаться неукоснительно, в том числе для соблюдения нотариальной тайны. Для обеспечения доказательств могут применяться такие технические средства, как фотоаппарат или компьютер. Однако должны быть зафиксированы паспортные данные технического средства в объеме, позволяющем идентифицировать это оборудование. Не столь важно, кому оно принадлежит, но оборудование в любом случае должно быть сертифицированным, а установленные на нем программы – лицензионными. А вот осматривать нотариус имеет право информацию, имеющуюся на любом носителе, будь то компьютер, планшет, телефон или смарт-часы. Также не важно, где находится эта информация – в электронной почте, мессенджере или на интернет-странице.

В завершение Александр Бегичев ответил на вопросы слушателей вебинара.

Записи вебинаров доступны в течение следующего дня после онлайн-трансляции. Повтор состоится в субботу, 29 февраля.

Читайте также: