Протокол аз образец заполнения

Обновлено: 20.05.2024

В настоящее время имеется устойчивая тенденция к ужесточению административной ответственности, проще говоря, размер штрафов за различные административные проступки постоянно растет. Например, многие статьи Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ), устанавливающие ответственность в области предпринимательской деятельности, дополнены примечаниями, указывающими, что индивидуальные предприниматели несут ответственность как юридические лица. Это увеличило сумму штрафа для предпринимателей в десятки раз.

Ранее многие считали, что даже если с наказанием и вообще фактом совершения нарушения они не согласны, то все же проще, быстрее и дешевле заплатить штраф в 500-1000 рублей, чем заниматься его оспариванием. Теперь же, когда размер штрафа вырос многократно, ситуация, согласитесь, уже иная, имеет смысл пытаться оспорить постановление о назначении наказания. Кроме того, любой из нас не застрахован от необоснованного привлечения к административной ответственности во всех сферах жизнедеятельности — от дорожного движения до отдыха и рыбалки.

В этой связи каждому полезно знать базовые правила поведения при составлении протокола об административном правонарушении.

Протокол — это документ, который составляет должностное лицо (сотрудник полиции или иного контролирующего или надзорного органа), после выявления (обнаружения) административного правонарушения. С момента составления протокола, в подавляющем большинстве случаев, и начинается собственно производство по делу об административном правонарушении. Здесь важно понимать, что протокол — это документ, который только фиксирует событие правонарушения, наказание за проступок (штраф или иное) при его составлении не назначаются. Протокол и иные доказательства будут в дальнейшем рассматриваться судьей или иным уполномоченным административным органом и по итогам этого рассмотрения и принимается документ — постановление по делу об административном правонарушении (в арбитражном суде — решение суда), которым может быть или назначено наказание или прекращено производство по делу.

В большинстве случаев протокол составляется сразу — там, где имело место событие правонарушения (на месте ДТП, на рабочем месте, дома и т.п. — в зависимости от существа нарушения). Однако нередки и ситуации, когда нарушителя вызывают на другой день и в другое место для составления протокола, а сразу после обнаружения нарушения вручают лично или направляют по почте (иным образом) только уведомление о времени и месте составления протокола (это характерно для нарушений выявленных позже, чем их фактически совершили, в рамках контрольных или надзорных мероприятий и при длящихся нарушениях — например, вы не подали декларацию). Закон разрешает отложить составление протокола до 2 суток с момента выявления административного проступка, однако несоблюдение этого срока, на практике случается часто и не считается грубым нарушением (не позволит вам ответственности избежать).

Из изложенной общей схемы, есть несколько исключений:

— в некоторых случаях допускается проведение административного расследования, о чем выносится определение (прокурором опять же — постановление), а протокол составляется только после окончания такого расследования. Это допустимо по категориям правонарушений, перечисленных в ст. 28.7 КоАП РФ в случаях, когда необходимо проведение экспертиз или иных процессуальных действий, требующих временных затрат. По фактам побоев (ст. 6.1.1 КоАП РФ) и мелкого хищения (ст. 7.27 КоАП РФ) расследование проводится обязательно

— иногда стадия составления протокола отсутствует в принципе, сразу выносится постановление с назначением наказания. Это возможно, если лицо, выявившее нарушение, имеет полномочия и на рассмотрение дела, а наказание назначается в виде предупреждения или штрафа. Если лицо, привлекаемое к ответственности, оспаривает событие нарушения или не согласно с наказанием, то составляется и протокол.

— не составляется протокол и в случае выявления правонарушений в области дорожного движения (глава 12 КоАП РФ), зафиксированных с применением работающих в автоматическом режиме специальных технических средств

Протокол, согласно КоАП, является доказательством по делу (иногда даже единственным), все что там записано, может использоваться против вас.

С другой стороны, грубые нарушения, допущенные должностным лицом при составлении протокола, могут являться основанием для прекращения дела судом или иным органом административной юрисдикции, даже если административное правонарушение вы совершали.

Таким образом, понятно — в зависимости от того, что и как отражено в протоколе, как проходила процедура его составления, во многом и решится дальнейшая судьба всего вашего дела, и именно поэтому важно знать, как правильно действовать.

Итак, что важно помнить, если вы находитесь в ситуации составления в отношении вас протокола об административном правонарушении.

1. Не имеет никакого смысла отказываться от подписания протокола или не являться по вызову для его составления (если протокол составляется не сразу). Административный орган прекрасно обойдется без вашей подписи и явки (в КоАП есть соответствующие процедуры) и никаких особых сложностей вы не создаете и себе ничем не помогаете.

3. Основные моменты процедуры такие — составление протокола должностным лицом, ваше ознакомление с протоколом, подписание вами протокола, внесение вами замечаний по его содержанию и письменных объяснений. Именно в такой последовательности. Вы должны быть последним лицом, которое знакомится с протоколом и что-то в нем пишет. Если вам передают протокол для ознакомления и подписания, то прочитав его, задайте вопрос: будут ли вносится в протокол еще какие-либо сведения (изменения) составившим его лицом. Если да — верните, пусть сначала все заполнит, если нет — смело во всех незаполненных местах бланка протокола (пока — кроме разделов с вашими замечаниями и пояснениями) ставьте Z. Это нужно для того, чтобы после вашего ознакомления с протоколом там ничего нового не появилось.

5. Вы имеете право сделать замечания по содержанию протокола. Помимо уже упоминавшейся пометки о том, что права вам не разъяснили или не указали ваших свидетелей, здесь можно и нужно отметить все иные недостатки протокола. Он должен содержать указание на место его составления, должность, фамилию и инициалы лица, составившего протокол, сведения о вас, место, время совершения и событие правонарушения, статью закона, предусматривающую административную ответственность за данное административное правонарушение. Укажите, если есть ошибки в описании события нарушения (неправильное место, время, иные обстоятельства — количество, продолжительность чего-либо и т.п.). Если такие ошибки есть, а вы подпишите без замечаний – значит вы согласились с написанным. Опровержение будет возможно только с помощью других достоверных доказательств. Также отметьте отсутствие нужных сведений, непонятный почерк, наличие исправлений. Если замечаний у вас нет или осталось свободное место — ставьте Z.

Также вы должны знать, что лицо, привлекаемое к административной ответственности, вправе пользоваться юридической помощью защитника (адвоката или иного лица по доверенности). Такая помощь может оказываться не только при рассмотрении дела по существу, но и на стадии составления протокола. По нашему опыту явка для составления протокола об административном правонарушении с адвокатом способна существенно поменять позицию административного органа. Явка с адвокатом означает, что лицо будет отстаивать свою позицию и скорее всего — в дальнейшем обжаловать постановление по делу. В случае проигрыша дела расходы на адвоката будут взысканы с административного органа, и этот факт заставляет соответствующих должностных лиц в сомнительных случаях прекращать производство.

Надеемся, что эти несложные правила помогут вам выйти из ситуации с административными наказаниями с наименьшими потерями и, как минимум, не навредить самим себе.

Значение протокола совещания

Компании, которые со всей серьезностью относятся к стратегии будущего развития, протоколируют все заседания. Наличие такого документа позволяет зафиксировать следующее:

— количество присутствующих

— количество выступавших

— вопросы и предложения, звучавшие в ходе собрания

— принятые решения относительно обсуждаемых проблем

Фактически, на бумаге должно отображаться все то, что происходило во время проведения сборов, особое внимание уделяется двум вышеупомянутым элементам. Тем не менее, такой метод применяется не всегда: назначение протоколиста – прерогатива высшего руководства.

Порядок проведения совещания

Редко подобные сборы проводятся спонтанно, обычно о месте и времени их проведения известно заранее. Для этого есть ответственный сотрудник, назначенный непосредственно начальником фирмы (зачастую это секретарь), который занимается организацией и сопутствующими вопросами:

— выбором места и удобного времени для проведения

— приглашением участников (заранее отмечая тех, кто по уважительной причине не сможет присутствовать)

— подготовкой необходимых документов

— подготовкой тем для обсуждения или конкретных вопросов, требуемых незамедлительного решения

Все вопросы рассматриваются поочередно, за этим следит председатель собрания. Обычно эту роль исполняется руководитель компании, хотя он вправе передать эту функцию любому подчиненному. Все его слова (а иногда и жесты) должны быть зафиксированы в образце протокола совещаний, как и выступления других участников. Часто процесс протоколирования включает в себя фото- или видеосъемку, если запрет на данные действия не был оговорен с начальством заранее.

Кто составляет протокол

Обычно занимается протоколированием тот же человек, на чьи плечи была возложена и организационная миссия – секретарь. Если же он по каким-то причинам отсутствовал, то директор выбирает из числа подчиненных того, кто хотя бы немного знаком с азами оформления примера протокола совещания.

Правила оформления протокола

Документ не имеет строгих требований касательно оформления, но обычно разбивается на две части – вводную и основную. Информация на бумаге может быть отображена в одной из трех форм:

В первом случае основное внимание уделяется вопросам на повестке дня и принятым в итоге решениям. В полной форме записи подлежат все события, происходившее во время сборов: поочередность выступлений, аннотация тезисов каждого выступающего, вопросы от других присутствующих. Важный момент – записи должны отображать хронологический ход событий.

Стенографическая форма применяется не очень часто, ведь являет собой трудоемкий процесс – дословную фиксацию происходящего, соответственно и объем документа значительно увеличивается. Но независимо от выбранной формы, в конечном итоге протокол должны подписать минимум двое – руководитель и секретарь. Зачастую же легитимность документа должны засвидетельствовать и все остальные присутствующие. Если необходимо – изготавливается несколько копий документа, но оригинал должен остаться в руководителя учреждения.

Какие данные должны быть в протоколе

Вводная часть включает в себя несколько элементов. Обычно в самом верху листа должно быть название фирмы , а под ним чаще всего указывают и название протокола. Дальше в произвольном порядке указывают дату и место составления, а также номер документа. Завершает вводную часть список присутствовавших:

— председатель

— секретарь

— остальные участники совещания (иногда подается отдельным списком как приложение)

СЛУШАЛИ – идет запись слов выступающего

ВЫСТУПИЛИ – записывается информация, которая была озвучена кем-либо из присутствующих в ответ на выступление докладчика

РЕШИЛИ – фиксируется принятое коллегиальное решение

Хранения документа

Протоколы совещаний должны отображаться во внутреннем документообороте предприятия, поэтому хранятся как и остальные официальные бумаги. По истечению срока актуальности, документ может быть направлен в архив на неопределенное время, но его утилизация должна производиться по строго установленным законом правилам.

Образец составления протокола

На нашем сайте доступен для скачивания готовый пример оформленного документа:

Стоит понимать, что КоАП не оставляет возможности для оспаривания этого документа. Дело в том, что он лишь является основанием для возбуждения дела. Другими словами, в нем должностное лицо лишь выражает собственное мнение в отношении допущенного нарушения. Соответственно и срок обжалования протокола об административном правонарушении является неактуальным вопросом.

Когда закончите с заполнением протокола, самостоятельно отделите копию и оригинал отдайте инспектору. После вашей росписи в документ нельзя вносить никаких дополнений! О месте и времени разбирательства инспектор обязан уведомить вас повесткой из отдела ГИБДД.
Если инспектор вдруг сразу вам отказал в рассмотрении дела в ГИБДД, то с момента получения протокола в течение 10 дней отправляйте заявление в суд. Если дело было рассмотрено в подразделении ГИБДД не в вашу пользу, то, опять-таки, 10-дневный срок исчисляется с момента получения вами постановления, а не с даты оформления протокола на месте предполагаемого нарушения.

Протокол об административном правонарушении образец заполненный

Итак, любое наказание водителю выносится только после определённой процедуры рассмотрения. Эту процедуру называют административным делом. Рассматривать его в общих случаях могут сотрудники полиции или судьи (реже — прокуроры и другие должностные лица).
О совершении административного правонарушения составляется протокол, за исключением случаев, предусмотренных статьей 28.4, частями 1, 3 и 4 статьи 28.6 настоящего Кодекса.

Вверху посередине страницы указывается название документа, номер. Ниже с левой стороны фиксируется дата, а справа – место составления.
Все вопросы, касающиеся штрафов (кроме статуса рассмотрения жалобы), Вы можете направлять в Единый контакт-центр по многоканальному телефону: 8 (495) 539-54-54.

Порядок составления протокола об административном правонарушении

Информация, занесенная в текст протокола, становится по делу доказательной базой, при его последующем рассмотрении (п. 2 ст. 28.2 ФЗ № 195), поэтому существуют определенные требования, предъявляемые к данному документу.

И помните, что протокол является основным доказательством вашей вины (или ее отсутствия), и от ваших правильных и грамотных действий при его составлении зависит, понесете вы наказание или нет.

Протокол по факту совершения правонарушения оформляется практически всегда. Законом № 195-ФЗ закреплены исключения из этого правила (п. 1 ст. 28.2).

Получив квитанцию, сотрудниками ГИБДД будет проведена проверка оплаты, после чего штраф будет удален из базы, как неоплаченный в течение трех дней. ГИБДД оставляет за собой право дополнительной проверки документов.

В принципе, многие нижеперечисленные правила относятся как к протоколу, так и к постановлению. Ведь в последнем также есть графа для замечаний привлекаемого лица, куда нужно писать нужную информацию (см. ниже), если тот не согласен с нарушением ПДД, его также нужно подписывать, а отказ от подписи может обернуться аналогичными последствиями.

В п. 2 ст. 28.3 КоАП РФ даются дополнительные комментарии относительно перечня правонарушений, что расширяет сферу компетенции указанных органов и должностных лиц по оформлению протокола об административном правонарушении. А вот постановление обжаловать можно. Постановление – это основание для того, чтобы привлечь нарушителя к ответственности. Закон оставляет нарушителям всего лишь десять дней для того, чтобы написать официальное обжалование.

Глава 12 закона № 195-ФЗ содержит нормы административного права, касающиеся правил безопасности дорожного движения. Протокол об административном правонарушении при несоблюдении упомянутых норм не составляется, т. к. постановление о нарушении правил безопасности дорожного движения выносится должностным лицом на месте.

Протокол об административном правонарушении гибдд образец

Жалоба на постановление по делу об административном правонарушении (2 вложения: бланк жалобы; образец заполнения жалобы).

Так, если установлен виновник происшествия, а квалификация его действий не вызывает сомнения у сотрудника ГИБДД и при этом нет пострадавших с телесными повреждениями, то протокол о нарушении ПДД составляется незамедлительно.

Оформленный в установленном порядке протокол об административном нарушении является доказательством по делу о правонарушении. Допускается и обжалование этого документа, если должностное лицо совершило его составление с ошибками.

Основные требования по составлению относятся этой официальной бумаги. Например, сначала в форму вносятся данные о дате оформления и городе, где имело место нарушение. Далее должностное лицо записывает сведения о себе и о человеке, который является нарушителем. Если есть свидетели и потерпевшие, то сотрудники ГИБДД уточняют информацию об этих лицах.

Это еще одна популярная ситуация. Если водитель не согласен с инспектором, то вместо постановления (либо вместе с ним) составляется протокол.

Нужно ли говорить, что перечисленные причины для отсрочки в принципе не способны иметь место в стандартных схемах нарушений. Например, когда водитель увидел на дороге нарушение ПДД, остановил водителя, чтобы привлечь. В этом случае все данные у сотрудника ГИБДД есть.

Нет. В протоколе логически нечего обжаловать, так как протоколом только возбуждается дело. То есть протокол — это документ для указания всех обстоятельств дела для последующего их рассмотрения (возможно, даже другим инспектором или судьёй, прокурором и тому подобных), и ведение дела идёт на основании постановления. И жаловаться тут не на что.

Так кто может быть понятым? В качестве понятного привлекается любое дееспособное и совершеннолетнее лицо, которое не заинтересовано в исходе дела.

Правом составить данный документ для отражения факта нарушения наделены лица, имеющие соответствующие полномочия. Протокол может быть составлен на имя гражданина или юридического лица. Закон допускает составление протокола даже при отсутствии нарушителя.

Нарушение правил безопасного передвижения на дорогах зафиксировано автоматической техникой или средствами фото-, видеосъемки.

Лицам, вина которых рассматривается, и потерпевшему передаются копии протокола об административном правонарушении (п. 6 ст. 28.2 КоАП РФ). Факт передачи подтверждается распиской получателя.

В отношении участника дорожно-транспортного происшествия, допустившего нарушение правил дорожного движения, за которое законом предусмотрено административное наказание, возбуждается дело об административном правонарушении и составляется административный протокол.

В ходе производства по делу о дорожно-транспортном происшествии, находящегося в компетенции ГИБДД, после выяснения обстоятельств и причин его повлекших, в отношении нарушителя ПДД РФ составляется административный протокол.

Отправляя письма в наш адрес, или же оставляя свои комментарии на сайте, вы подтверждаете свое согласие на обработку персональных данных. При этом, ваше имя и е-mail не будут переданы третьим лицам, или использованы нами в каких-либо противоправных целях, и необходимы только для связи с вами.

Внесение изменений тоже должно соответствовать существующим требованиям. Здесь юристы предлагают два варианта должностным лицам:

оформление нового документа;
оформление дополнения.

Обжалование протокола об административном правонарушении

В административном производстве существуют правило, в соответствии с которым, сначала составляется протокол, а за тем выносится постановление.

В случае проведения административного расследования протокол об административном правонарушении составляется по окончании расследования в сроки, предусмотренные статьей 28.7 настоящего Кодекса.

В тех случаях, когда протокол об административном правонарушении составляется не немедленно, а по истечении определенного периода времени, лицо, в отношении которого будет составлен данный протокол, должно быть предупреждено о месте и времени его составления.

Если водитель отказывается от подписания протокола, то в документе делается соответствующая отметка. Протокол от этого не становится недействительным. Просто объяснения и подписи водителя в нем нет.

Основа любого протокола об административном нарушении – это информация о произошедшем. Соответственно сразу указывается статья закона, которая была нарушена. Отводится место и для объяснений человека по вопросу, связанному с нарушением.

Уведомление направляется для того, чтобы ознакомить потенциального нарушителя с тем, что в его отношении будет вестись производство. Оформление уведомления является возможным для дистанционного ознакомления с документом. В нем же даются разъяснения для лиц-нарушителей.

Тем не менее, если привлекаемое лицо оспаривает свою вину либо наличие самого нарушения, то протокол должен быть составлен. Это чётко говорит закон. А вот о том, что именно писать в протоколе ГИБДД, если Вы не согласны с нарушением ПДД, пойдёт речь ниже.

Протокол составляется на месте, в момент обнаружения свершившегося нарушения законодательства (п.1 ст. 28.5 ФЗ №195), что практикуется, если все обстоятельства дела и участники установлены.

Когда составляется протокол об административном правонарушении

Это означает, что судья либо должностное лицо не вправе отказать в рассмотрении представленных материалов только на основании нарушения сроков составления либо направления для рассмотрения протокола об административном правонарушении. Несущественными являются также такие недостатки протокола, которые могут быть восполнены при рассмотрении дела по существу.

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Д анная статья – наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.

Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации

Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат:

заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.

Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.

В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).

Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.

По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.

Классификация протоколов

Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.

Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.

Формуляр протокола

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

полное наименование организации или предприятия;
название вида документа (ПРОТОКОЛ);
дата;
индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
место составления;
заголовок;
текст;
подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

наименование структурного подразделения;
гриф утверждения;
отметка о наличии приложений;
место (помещение, офис) и время проведения заседания;
фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
дата подписания протокола;
способ голосования (открытое, тайное, заочное).

Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

Заголовочная часть протокола

Протокол представлен официальной документацией, которая составляется при проведении совещаний или собраний. В нем фиксируются все события, которые происходят на данном мероприятии. Содержание может быть разным, но при этом секретарю предприятия нужно следовать некоторым правилам формирования образца краткого протокола.

Роль документации

В каждой организации независимо от ее размера и статуса, проводятся совещания. На них обсуждаются важные вопросы, к которым относится направление деятельности компании, сложности, возникающие во время работы и другие детали. С их помощью решаются значимые проблемы, а также придумываются меры, необходимые для урегулирования вопросов. При необходимости меняется стратегия или планы развития.

Внимание! По закону разрешено не фиксировать все действия, совершаемые на совещании, в протоколе, поэтому руководство организации самостоятельно определяет, что именно подлежит протоколированию.

Роль протокола заключается в письменной регистрации вопросов, задач, мнений и советов, озвученных во время совещания. Много внимания уделяется принятым решениям, которые подлежат реализации. Протоколирование требуется на совещаниях, где принимаются решения относительно дальнейшего развития компании. Документ необходим, если на мероприятии участвуют представители других компаний или сотрудники государственных организаций.

Темы протокола: классификация

Поскольку в документе фиксируется ход заседания, то и его тема зависит от принимаемых решений и обсуждаемых вопросов. Требуется протокол при заседании органов власти. Он формируется при собрании учредителей и проведении совета директоров. Вид документа зависит от отражаемых в нем целей и сведений.

Внимание! Протокол – это распорядительный и управленческий документ, обладающий правовой функцией.

Если документ составляется в учебной или научной организации, то в нем закрепляются ранее совершенные открытия или достижения, а также перечисляются открытые специальности, стандарты, квалификации, ученые звания и другие вопросы.

В сфере бизнеса протоколы могут затрагивать разные темы, поэтому они бывают:

В документе фиксируются не только решения, принимаемые руководством, но и договоренности, достигаемые участниками. Поэтому протоколы могут быть информационно-справочными или распорядительными. Если в тексте подтверждаются расчеты между компаниями, то документация относится к банковским бумагам. Иногда она относится к кадровым документам, если тема касается управления персоналом.

Протоколы делятся на несколько разновидностей. По способу документирования они могут быть электронными и бумажными. По степени полноты отражения информации они могут быть краткими или полными.

Как проводится совещание

Совещание представлено запланированным и грамотно организованным мероприятием, подготовкой которого занимаются ответственные сотрудники, назначаемые приказом руководителя компании. Специалист занимается сбором документации, составлением вопросов и уведомлением участников. На нем лежит ответственность за реализацию других подготовительных мероприятий.

Внимание! Работник, назначенный ответственным за подготовку совещания, может отказаться только при наличии уважительных причин, так как данная процедура входит в должностные обязанности секретарей и помощников.

Для каждого совещания назначается председатель, следящий за ходом мероприятия, оглашающий повестку дня и проводящий голосование. Часто в качестве председателя выступает директор компании. Ход совещания фиксируется не только с помощью протокола, так как дополнительно часто используются средства фото и видео фиксации.

Протокол в конце совещания подписывается председателем и секретарем.

Кто оформляет документ

Процедура заполнения протокола осуществляется секретарем компании или иным специалистом, назначенным приказом директора. Но выбранный работник компании должен обладать нужными знаниями и навыками для правильного ведения документов.

Внимание! Выбранный специалист оповещается о проведении совещания заранее, так как он должен подготовить данное мероприятие.

Формирование протокола

Документ не обладает унифицированной формой, поэтому каждая компания может самостоятельно разработать подходящий образец. Но в текст включаются сведения:

Внимание! Документ, формируемый непосредственно на совещании, считается черновиком, поэтому требует уточнения и сверки со стенограммой, а также он редактируется и правильно оформляется в течение максимально 5 дней после проведения заседания.

Для повышения дисциплины сотрудников и оптимизации времени часто указывается в протоколе точное время начала и окончания мероприятия.

Допускается прикреплять к протоколу другую документацию, фотографии или даже видеозаписи. Во время заполнения нельзя допускать ошибки или вносить исправления. Запрещено указывать недостоверные сведения, так как если во время проверки внутренних бумаг выявляется такое нарушение со стороны ФНС или иных государственных органов, это приводит к привлечению фирмы к ответственности.

Правила оформления

Формируется документ в единственном экземпляре, но при этом не предъявляются требования к количеству копий. Он подписывается секретарем, составителем, председателем и всеми участниками собрания.

О правилах составления смотрите видео:

Вносятся сведения на лист формата А4, а также можно пользоваться фирменным бланком. Допускается применять для этих целей компьютер или вносить данные от руки. С 2016 года компании могут не удостоверять протокол печатью.

Нюансы хранения

После визирования протокола он хранится с другими бумагами организации, которые касаются фиксации переговоров, заседаний или совещаний.

Как только документ теряет свою актуальность, он передается в архив, где хранится 3 года по требованиям законодательства. По внутренним нормативным актам компании данный срок может увеличиваться. После окончания периода хранения протокол утилизируется в строго определенном порядке.

Отличия краткой от полной формы

Краткий и полный протоколы отличаются содержанием, поэтому по-разному отражают ход заседания или совещания. При этом отсутствуют различия в оформлении.

В кратком протоколе фиксируются исключительно существенные моменты мероприятия, представленные обсуждаемыми вопросами, сведениями об участниках, а также принятыми решениями. Данная форма используется при срочных совещаниях или когда заседание стенографируется или записывается на диктофон.

Внимание! С помощью краткого протокола невозможно представить полный ход обсуждения всех вопросов, а также отсутствуют мнения и замечания участников.

Полный протокол содержит все мнения, разговоры и реплики. Он позволяет зафиксировать позицию каждого участника события. В основной части содержится столько разделов, сколько вопросов было обсуждено на совещании.

Образец документа

реквизиты, представленные наименованием компании, а также датой составления и номером документации;
заголовок перед текстом;
вводная часть, представленная сведениями о секретаре, председателе и присутствующими лицами, а также указывается повестка дня;
сведения о голосовании или принятых решениях;
реквизиты окончательной части, представленные подписями и отметкой о заверении копии.

Документ содержит сведения относительно проведенного совещания или заседания. Он формируется секретарем на основании специального образца, утвержденного руководителем фирмы. Он составляется в одном экземпляре, а также хранится в компании не меньше трех лет.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Читайте также: