Производители документов их права и обязанности

Обновлено: 17.05.2024

Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:

За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства.
За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства.
За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства.
За нарушение внутренних норм по трудовому распорядку, безопасности и хранению документов — в соответствии с положениями законодательства и соответствующих положений компании.

Необходимость должностной инструкции делопроизводителя

Данный документ регулирует основные моменты взаимоотношений специалиста с руководителями и коллегами. Для самого делопроизводителя документ служит основой выполнения им своих функциональных обязанностей. Для руководителей инструкция дает ориентир по взаимодействию со специалистом в рабочем процессе. Для обеих сторон инструкция выполняет важную профилактическую роль, позволяя на ранних подступах гасить потенциальные конфликтные ситуации.

Принципы должностной инструкции

Единая форма этого документа как в целом, так и для делопроизводителя отсутствует. Есть рекомендованные профессиональным стандартом № 276н, утвержденным в 2015 году, требования к навыкам делопроизводителя, но большая часть содержания инструкции дается на усмотрение работодателя. Поэтому организации обладают большими возможностями подстраивать положения данного документа под себя, в соответствии с отраслевой спецификой, размерами и другими моментами. Тем не менее существуют определенные стандарты составления данного документа. Считается, что в него должны в обязательном порядке входить 4 раздела:

Общие положения — тут дается целостная характеристика положения специалиста.
Обязанности — тут прописывают функции делопроизводителя.
Права — дается перечень прав специалиста.
Ответственность — в общем виде дается перечень основания для привлечения к ответственности.

К данным разделам руководители могут добавлять и некоторые другие. Обычно добавляют пункт об условиях труда. Можно добавить и пункт, где детально описаны должностные связи.

Сама инструкция составляется по принципу: один экземпляр для одного специалиста. Каждая инструкция должна для вступления в силу быть заверена собственноручной подписью делопроизводителя, а также руководителя и ответственного служащего.

Составление должностной инструкции

Документ желательно печатать на стандартном бланке компании. Соответственно, правая часть сверху отводится для данных о компании и руководителе. Далее по центру пишется наименование документа. Что касается самого содержания разделов, то оно расписано ниже.

Общие положения

В первую очередь, здесь прописывают:

категорию, к которой относится делопроизводитель;
требования по квалификации;
кому он подчиняется;
кто его должен заменить в случае необходимости.

Обязательным является перечень навыков и знаний, набором которых должен обладать делопроизводитель.

Важно! Перечень знаний соответствует потребностям каждой конкретной организации и не является стандартным.

Обязанности

Именно на основании данного раздела и строится повседневная деятельность делопроизводителя. Поэтому необходимо четко прописать функции сотрудника, не обременяя его и, с другой стороны, не забывая включать сюда ключевые рабочие обязанности.

Важно! Если делопроизводителей несколько, то рекомендуется не дублировать обязанности, а четко их прописать для каждого работника.

Права

В разделе даётся перечень прав, которым наделяется делопроизводитель для эффективного выполнения им своих обязанностей.

Важно! Необходимо четко соотносить объем прав с функциональными обязанностями делопроизводителя.

Ответственность

Здесь дается перечень причин, на основании которых работник может быть привлечен к ответственности. Принципы ответственности даются в общем виде, поскольку конкретная ответственность может наступить после юридических разбирательств.

После составления инструкция дается для ознакомления самому сотруднику. Если замечаний нет и сотрудник согласен с содержимым, то остается лишь подписать документ. Для этого в левом нижнем углу даётся подпись делопроизводителя и её расшифровка. При необходимости она дополняется подписью ответственного лица, например, начальника кадрового отдела. Печать компании не требуется.

Под обязательными экземплярами документовпонимаются экземпляры различных видов тиражированных документов, подлежащие передаче производителями в соответствующие учреждения и организации. Система обязательного экземпляра – совокупности видов обязательных экземпляров, а также установленный порядок их собирания, распределения и использования.

В состав обязательного экземпляра входят следующие виды документов:

• издания (текстовые, нотные, картографические, изоиздания) – издательская продукция, прошедшая редакционно-издательскую обработку, полиграфически самостоятельно оформленная, имеющая выходные сведения;

• официальные документы – произведения печати, публикуемые от имени органов законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие законодательный, нормативный, директивный или информационный характер;

• аудиовизуальная продукция – кино-, видео-, фото-, фонодокументы;

• электронные издания, включающие программы для электронных вычислительных машин (далее – ЭВМ) и базы данных или представляющие собой программы для ЭВМ и базы данных;

• неопубликованные документы – результаты научно-исследовательской и опытно-конструкторской деятельности (диссертации, отчеты о научно-исследовательских и опытно-конструкторских работах, депонированные научные работы, алгоритмы и программы). Не подлежат рассылкев качестве обязательного бесплатного федерального экземпляра документы строгой отчетности и приравненные к ним документы, техническая документация на военную продукцию (формуляры, инструкции по эксплуатации), бланочная продукция, указания по заполнению бланков отчетности, альбомы форм учетной и отчетной документации.

Поставляет обязательный экземпляр производитель документов – юридическое лицо независимо от его организационно-правовой формы и формы собственности, производящее, публикующее и распространяющее различные виды обязательных экземпляров.

Существуют следующие категории производителей документов: издательства; полиграфические предприятия, другие издающие учреждения и организации: редакции средств массовой информации; музыкальные фирмы и фирмы грамзаписи; теле– и радиокомпании; киностудии; видеопредприятия и кинематографические предприятия; научно-исследовательские учреждения; высшие учебные заведения, проектные и конструкторские учреждения, другие организации, изготовляющие различные виды документов. Производители документов обязаны доставлять обязательный бесплатный экземпляр получателям документов бесплатно.

Производители документов, их права и обязанности

Федеральный закон "Об обязательном экземпляре документов"

производитель документов - юридическое лицо независимо от его организационно-правовой формы и формы собственности или физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, осуществляющие подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра (издатель, редакция средства массовой информации, производитель фонограммы, производитель аудиовизуальной продукции, организация по производству телерадиопродукции и телерадиовещательная организация, организации, осуществляющие научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы, организации, на базе которых созданы советы по защите диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук, на соискание ученой степени доктора наук (далее - диссертационные советы

1. Производители документов обязаны передавать обязательный экземпляр получателям документов безвозмездно.

2. Производители документов доставляют, в том числе через полиграфические организации, в федеральный орган исполнительной власти в сфере печати, средств массовой информации и массовых коммуникаций по одному обязательному федеральному экземпляру всех видов печатных изданий в день выхода в свет первой партии тиража.

3. Производители документов направляют по два обязательных экземпляра изданий для слепых и слабовидящих в Российскую государственную библиотеку для слепых в течение двух дней после выхода в свет первой партии тиража.

4. Производители документов доставляют обязательный экземпляр неопубликованных документов в зависимости от их вида в соответствующие органы научно-технической информации и библиотеки

Статья 16. Права производителей документов

Полная и оперативная доставка обязательного экземпляра гарантирует производителям документов следующие права:

бесплатное опубликование библиографической информации в изданиях государственной библиографии и централизованной каталогизации, в изданиях сигнальной и реферативной информации, в рекламных изданиях;

постоянное хранение производимых ими документов всех видов в национальных фондохранилищах документов Российской Федерации на основании настоящего Федерального закона;

включение библиографической информации в отечественные и международные автоматизированные банки данных;

бесплатное предоставление по их запросам фактографических и статистических данных, касающихся их продукции;

использование телерадиопроизводящими организациями документов, передаваемых ими на государственное хранение, в собственном эфире;

письменное подтверждение доставки обязательного экземпляра.

© 2014-2021 — Студопедия.Нет — Информационный студенческий ресурс. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав (0.004)

В рабочей среде постоянно разделяют обязанности и ответственность. Требования к работе секретарей в целом сформированы давно, но они имеют свои особенности, которые связаны с тесным взаимодействием с подразделениями. Исполнители пишут письма, выполняют поручения и обеспечивают текущее хранение документов. А кто виноват, если письмо написано плохо, поручение просрочено, а оригинал документа утерян? Расскажем, на какие из этих вопросов есть ответы в действующих нормативных и методических документах по делопроизводству, а о каких аспектах придется подумать самостоятельно.

Почему важно распределить ответственность?

Часто сотрудники подразделений пытаются оправдать собственные недоработки и переложить ответственность за те или иные нарушения на плечи секретаря (Схема 1).

не знает, как должен быть организован тот или иной процесс и за что он должен отвечать;
выполняет слишком много обязанностей, чтобы повысить свою ценность.

Стандарты для управления документами

Вопросу управления документами посвящены следующие стандарты:

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 распределению ответственности между работниками уделено особое внимание. Так, установлено, что ответственность должна быть определена для:

всех участников процесса создания документов;
лиц, участвующих в управлении документами;
всех пользователей документных систем.

Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 ответственность распространяется на всех сотрудников, которые создают и используют документы, и должна быть определена, установлена и доведена до их сведения (Таблица 1).

В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 в организации необходимо закрепить ответственность в ряде документов (Схема 2).

Для эффективного управления документами следует распределить ответственность между работниками. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 регламентирует реализацию системы управления документами (далее – СУД), которая связывает управление документами с успешной деятельностью организации и подотчетностью путем создания структуры, включающей политику, цели и руководства для документов. Положения этого стандарта используют те организации, которые приняли решение о разработке и внедрении СУД.

Нормативные и методические документы по делопроизводству об ответственности

Основным нормативным актом организации, регламентирующим вопросы работы с документами, является инструкция по делопроизводству. При ее составлении мы традиционно рекомендуем организациям всех форм собственности ориентироваться на положения трех документов:

1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – Правила делопроизводства).

2. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] (далее – МР по разработке ИД).

3. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[3] (далее – Примерная инструкция по делопроизводству).

Чтобы задача по обеспечению согласованности положений организационных и нормативных документов была успешно реализована, целесообразно разработать и закрепить единые формулировки для их включения в проекты должностных инструкций. Сделать это можно в нормативном документе, устанавливающем требования к структуре и тексту должностных инструкций в организации (если он есть), или же разместить информацию в общем доступе на корпоративном портале. Контроль за включением тех или иных обязательных положений в должностную инструкцию осуществляется в ходе согласования ее проекта. Делать это может как специалист по управлению документацией (начальник службы делопроизводства), так и работник, координирующий деятельность по разработке должностных инструкций в организации (например, начальник отдела кадров).

Ответственных за делопроизводство в подразделениях, как правило, назначают персонально (пофамильно) приказом руководителя, при этом их должностные инструкции (с соблюдением норм трудового права) включают обязанность по ведению делопроизводства в структурных подразделениях. Обычно детализация этой задачи в должностной инструкции не предусматривается. Перечень операций, вменяемых ответственному за делопроизводство в подразделении, удобно оформить отдельным пунктом приказа.

Распределение ответственности за работу на разных этапах жизненного цикла документа

В организации, которая провела глобальное распределение ответственности, служба делопроизводства (или секретарь) обеспечивает методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами. А пишут письма и выполняют поручения исполнители – сотрудники структурных подразделений. И кто же виноват, если документ содержит ошибки, а поручение не исполнено вовремя?

На практике вопрос разграничения обязанностей и ответственности приобретает особую остроту именно тогда, когда речь заходит о конкретных действиях тех или иных сотрудников на разных этапах работы с документами. Разберем два направления работы, по которым чаще всего возникают споры между секретарем и исполнителями: создание документов (документирование) и исполнение документов (поручений).

Создание документов (документирование)

Критериями для оценки эффективности процесса работы над проектом документа (документирования) можно считать:

качество документа – документ прошел оценку (согласование) всеми заинтересованными сторонами; текст и композиция соответствуют нормам официально-делового стиля и требованиям к конкретному виду документа;
своевременность выполнения операций – соблюдены сроки, установленные для каждого этапа работы: создания, согласования, подписания, регистрации, рассылки документа.

Различные упущения в ходе работы над проектом документа могут повлечь за собой неприятности. Например:

документ оформлен с нарушениями и не принят к регистрации организацией-адресатом, в результате чего руководителю придется подписать его повторно;
в документе обнаружены ошибки (от грамматических до фактических), что нанесло ущерб репутации компании и ее первого лица;
между подписанием документа и его регистрацией или отправкой прошло длительное время (руководитель думал, что письмо отправлено, но выяснилось, что нет, и началось внутреннее разбирательство) и т.д.

Действующие нормативные акты по делопроизводству возлагают максимальную ответственность за качество документа на исполнителя (Таблица 3).

В зависимости от специфики организации, особенностей и формы организации делопроизводства в локальной инструкции по делопроизводству предусматривают дополнительные положения по разграничению обязанностей и ответственности. Так, документ может содержать требования, связанные с особенностями взаимодействия между секретарем и исполнителями на этапах регистрации документа и подготовки к отправке (например, требование заполнять поля регистрационной карточки документа в системе электронного документооборота на разных этапах работы). Учтите следующие советы:

1. В п. 4.4 Примерной инструкции по делопроизводству определен перечень подразделений и лиц, с которыми необходимо согласовывать проекты документов. В их числе – служба делопроизводства. И если, например, для юридической службы очерчен круг рассматриваемых документов (проекты ЛНА, проекты приказов), то согласно этому нормативному документу служба делопроизводства должна согласовывать все документы организации. По крайней мере те, требования к которым регламентированы в третьем разделе Примерной инструкции по делопроизводству. Одновременно с этим лишь для одной группы документов (а именно для распорядительных документов) оговорен обязательный контроль за правильностью оформления со стороны службы делопроизводства (см. п. 3.17 Примерной инструкции по делопроизводству). Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству однозначно определить, какие виды документов согласовывает служба делопроизводства (секретарь) и что является предметом согласования.

2. Действующие нормативные акты по делопроизводству содержат требования к срокам выполнения тех или иных процедур. Так, например, согласно п. 5.36 Примерной инструкции по делопроизводству регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания или, в некоторых случаях, на следующий рабочий день. За регистрацию документов, как известно, отвечает служба делопроизводства или секретарь. Одновременно с этим в п. 7.11 Примерной инструкции по делопроизводству указано, что после подписания документа исполнитель передает его на регистрацию в порядке, установленном в локальной инструкции по делопроизводству. Кто будет виноват в срыве сроков и как обосновать это, если исполнитель забудет о подписанном документе на несколько дней? Рекомендуем обращать особое внимание на нюансы при разработке локальной инструкции по делопроизводству, продумать и описать единый порядок работы на тех этапах, которые в Примерной инструкции по делопроизводству не освящены и зависят от специфики организации. Как организован процесс передачи документов на подпись руководителю? Что происходит с документами после подписания? Как организовано взаимодействие исполнителя и службы делопроизводства (секретаря) на этом этапе? Ответы на эти вопросы желательно закрепить документально.

3. В соответствии со своими трудовыми обязанностями секретарь руководителя обеспечивает организацию работы с документами в приемной руководителя. Это, как правило, установлено в его должностной инструкции. А вот в действующих нормативных актах, устанавливающих требования к инструкциям по делопроизводству, о работе приемной как таковой не сказано. Рекомендуем подумать о регламентации работы приемной при регламентации делопроизводства вашей организации.

Исполнение документов (поручений)

Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству в разделе, посвященном организации контроля исполнения, предусмотреть следующие нюансы:

1. В соответствии с п. 6.8 Примерной инструкции по делопроизводству служба делопроизводства осуществляет проверку своевременности доведения документов, подлежащих исполнению, до работников. Однако практика показывает, что неправильно концентрировать всю ответственность в одном месте. В ЛНА целесообразно установить обязанность работников по регулярной проверке новых задач в СЭД, электронной почты, забору документов на бумажном носителе из ячеек структурных подразделений.

2. С учетом специфики компании и ее документооборота (традиционный или электронный) следует тщательно описать работу службы делопроизводства (или секретаря) по предварительной проверке и регулированию хода исполнения документов (поручений), чтобы все действующие лица понимали допустимую степень вмешательства контролера, а ответственность за неисполнение не перекладывалась на его плечи из-за отсутствия конкретики во внутренних нормативных актах. Это касается и взаимодействия службы делопроизводства (или секретаря) с руководителем: подумайте о том, какая информация и в какие сроки необходима руководителю для осуществления контроля по существу рассматриваемых вопросов и своевременного вмешательства.

Резюме

3. Процессы работы с документами следует тщательно проработать и описать в инструкции по делопроизводству, определив для каждой операции ответственных лиц и сроки выполнения поручений. При этом рекомендуем ориентироваться на действующие в Российской Федерации нормативные и методические документы по делопроизводству – в них содержатся ответы на многие вопросы и на них удобно ссылаться. Однако помните, что некоторые этапы работы в них не детализированы: определите и опишите их с учетом специфики вашей организации.

Мы продолжаем публикацию материалов, входящих в Кодекс профессионального члена совета директоров (ПЧСД). В данной статье описывается система внутренних документов, на которую должен ориентироваться ПЧСД и стремиться к ее внедрению в обществе.

В предыдущих материалах были освещены наиболее принципиальные моменты, которыми должен руководствоваться ПЧСД при голосовании по вопросам повестки дня совета директоров. Однако положения данного Кодекса сами по себе носят рекомендательный характер и формально не обязательны к исполнению. Их обязательный статус достигается с помощью грамотно выстроенной системы внутренних документов общества и тесной взаимосвязи с уставом. Это обстоятельство делает систему внутренних документов важнейшим элементом работы акционерного общества. От того, каким образом закреплены права и обязанности всех участников деятельности акционерного общества (акционеров, совета директоров, исполнительных органов), зависит успех и долгосрочность функционирования бизнеса.

устав;
положение о ревизионной комиссии (ревизоре) общества;
положение о коллегиальном исполнительном органе общества (в случае наличия коллегиального исполнительного органа);
положение о филиалах и представительствах (в случае их наличия).

Стоит отметить, что положение о совете директоров, положение о единоличном исполнительном органе, а также иные документы акционерного общества (положение о дивидендной политике или информационной политике) не являются обязательными в силу требований законодательства. Общество по своему усмотрению решает, принимать эти документы или не принимать. В любом случае их содержание не должно противоречить положениям устава акционерного общества и требованиям законодательства.

В данном материале мы опишем систему внутренних документов, на которую должен ориентироваться ПЧСД и стремиться к ее внедрению в обществе. В общем виде она может быть выражена следующей схемой:

Общая схема внутренних документов акционерного общества

Необходимо отметить, что указанные положения должны быть упомянуты в уставе общества и по смыслу являться его неотъемлемой частью, то есть права и обязанности, вытекающие из данных документов общества, обязательны к исполнению соответствующими органами акционерного общества. Нарушение их исполнения фактически является нарушением устава общества, а убытки из-за таких действий могут быть возмещены акционерами через суд. Также нарушения или некорректное исполнение своих обязанностей является информацией акционерам для целей реализации своих прав при последующих выборах (перевыборах) органов управления обществом.

ПЧСД должен внимательно ознакомиться с уставом общества и провести проверку его положений на соответствие требованиям действующего законодательства. Главный же вывод, который необходимо сделать, – насколько текущая конструкция устава общества является оптимальной с точки зрения выполнения высоких стандартов корпоративного управления и создания акционерной стоимости, при этом в учет принимаются характер и сфера деятельности общества.

Такие важные документы как кодекс корпоративного поведения, положение о модели управления акционерным капиталом (включая положение о дивидендной политике и положение об условиях проведения дополнительных выпусков и обратного выкупа акций), положение об информационной политике могут существовать в отдельном виде (как собранный воедино документ) - для целей информирования инвестиционного сообщества. В обязательном порядке они должны быть закреплены (утверждены общим собранием акционеров) в основных пяти документах, приведенных выше, и стать обязательными к исполнению соответствующими органами акционерного общества. Иначе говоря, каждое требование, положение или пункт из этих документов должны найти отражение в пяти основных документах акционерного общества и стать не декларацией, а нормой для исполнения соответствующим органом управления обществом. При этом необходимо еще раз отметить, что невыполнение указанных обязанностей будет являться нарушением соответствующего утвержденного обществом документа, и, как следствие, устава общества.

При этом инициаторами изменений внутренних документов общества могут быть как текущий совет директоров акционерного общества, так и акционеры - владельцы двух и более процентов голосующих акций по собственной инициативе или по чьему-либо совету. Здесь следует отметить, что такая возможность у акционеров - владельцев двух и более процентов голосующих акций общества есть только в случае, если это предусмотрено уставом общества. Законодательство по умолчанию относит вынесение на собрание акционеров изменений во внутренние документы общества к компетенции совета директоров, поэтому ПЧСД должен приложить усилия для появления в уставе соответствующей нормы.

В этой связи одним из самых важных действий ПЧСД является разработка и вынесение на утверждение органов управления общества соответствующих документов, а при необходимости – изменений и дополнений к ним. В приведенной ниже таблице собраны принципиальные моменты, требующие своего отражения в системе внутренних документов общества.

Ключевые положения, требующие отражения в системе внутренних документов общества

Документ

Ключевые особенности (дополнительно к основному функционалу)

Утверждение и изменение

Должно быть предусмотрено наличие положения о совете директоров и положения о коллегиальном исполнительном (и/или единоличном) органе.

В устав могут быть вынесены определенные положения и правила, которые требуют более высокого кворума. В противном случае они должны быть описаны в нижестоящих документах.

Общее собрание акционеров, 75% от кворума +1 акция

Положение о совете директоров

Четко прописанная система формирования исполнительных органов (выдвижение, сроки, выборы, состав и пр.).

Обязательное условие: наличие и способ принятия бизнес-плана работы общества (рекомендуется на три года с детализацией на ближайший год). Бизнес-план разрабатывается исполнительным органом, а совет директоров утверждает или отправляет на доработку, реализуя, таким образом, общую стратегию развития общества. Независимо от горизонта планирования бизнес-план представляется на рассмотрение и утверждение совету директоров ежегодно. Таким образом, обеспечивается актуальность бизнес-плана.

Должна быть прописана система контроля за деятельностью исполнительного органа на основании отчетности, предоставляемой как менеджментом, так и независимыми контролирующими органами (аудитор, ревизор). В правах совета директоров должны быть прописаны сроки и состав получаемой отчетности.

Должны быть описаны права и обязанности совета директоров, связанные со специфическими особенностями того или иного бизнеса. В качестве примера можно привести утверждение и запуск новых продуктов или уровень долговой нагрузки общества.

Должны быть описаны порядок работы и способы принятия решений советом директоров.

Должна быть описана система вознаграждения совета директоров.

Так как реализация МУАК является прерогативой совета директоров, то основные его положения и порядок действий по ее реализации должны быть описаны в положении о совете директоров. Сама же МУАК может существовать как отдельный информационный документ, так и в качестве приложения к данному положению.

Должна быть описана система раскрытия информации (обоснование решений) перед акционерами (например, обоснование цены и объема обратного выкупа акций или размер рекомендуемых к выплате дивидендов). Таким образом, часть (относящаяся к обязанностям совета директоров) такого документа, как информационная политика, должна быть закреплена именно в положении о совете директоров. Сам же документ об информационной политике может существовать как в виде отдельного документа, так и в качестве приложения к данному положению.

Общее собрание акционеров, 50% от кворума +1 акция

Положение о коллегиальном исполнительном (и/или единоличном) органе

Должен быть определен состав и регламент принятия решений исполнительным органом (круг рассматриваемых вопросов, порядок рассмотрения и пр.).

Должны быть определены сроки подготовки и представления совету директоров бизнес-плана развития общества, а также его структура и состав. Информация в бизнес-плане должна давать полное представление о планах развития общества, затратах и возможных эффектах. Например, обязательными пунктами бизнес-плана должны быть: описание рынка, на котором работает эмитент, продуктовая линейка, бюджет (составляющей этого раздела может быть положение об оплате труда), прогноз финансовых показателей, риски.

Крайне четко должна быть прописана система отчетности исполнительного органа перед советом директоров – сроки, состав, обязательные пункты. В рамках информационной политики часть этой отчетности должна раскрываться максимально публично. Таким образом, часть (относящаяся к обязанностям исполнительного органа) такого документа, как информационная политика, должна быть закреплена именно в этом положении. Сам же документ об информационной политике может существовать как в виде отдельного документа, так и в качестве приложения к данному положению.

Должна быть описана система вознаграждения исполнительного органа.

Учитывая, что исполнительный орган общества принимает участие в реализации МУАК, то относящиеся к нему положения и порядок действий по их реализации должны быть описаны в положении об исполнительном органе. Сама же МУАК может существовать как в виде отдельного информационного документа, так и в качестве приложения к данному положению.

Общее собрание акционеров, 50% от кворума +1 акция

Положение о ревизоре (ревизионной комиссии)

Должны быть описаны права и обязанности ревизора, а также порядок его работы. Ключевым фактором работы ревизора является проверка корректности и полноты представляемой отчетности исполнительным органом.

Общее собрание акционеров, 50% от кворума +1 акция

Положение о филиалах и представительствах

Должны быть регламентированы порядок работы, принципы функционирования, наличие и состав обязательной отчетности и другие особенности деятельности данных подразделений.

Общее собрание акционеров, 50% от кворума +1 акция

Дополнительные информационные документы

Кодекс корпоративного управления

Комплексный документ, характеризующий уровень корпоративного управления в акционерном обществе. Содержит свод правил и принципов, которым общество обязуется следовать в своей деятельности.

Собирается воедино и утверждается советом директоров

Положение об инсайдерской информации

Основное содержание регулируется требованиями действующего законодательства. Документ может содержать дополнительные требования к инсайдерам с целью исключения преимуществ какой-либо группы лиц перед рядовым инвестором.

Собирается воедино и утверждается советом директоров

Положение об информационной политике

Должны быть подробно описаны основные принципы раскрытия информации о деятельности общества.

Собирается воедино и утверждается советом директоров

Положение о модели управления акционерным капиталом и дивидендной политике

Изложенная понятным языком информация о принятой в обществе МУАК, принципах и причинах определенных корпоративных действий (выплата/невыплата дивидендов, обратный выкуп/размещение акций), утверждаемых общим собранием акционеров или осуществляемых советом директоров. Предоставление информационных документов, содержащих обоснование и расчеты, которые должны предоставляться акционерам. Отчетность по результатам проведенных действий. Мониторинг соответствия рыночной стоимости и фундаментальной стоимости акций общества.

Собирается воедино и утверждается советом директоров

Отметим еще раз главную особенность любого информационного документа: обязательность исполнения каждой статьи такого документа обеспечивается за счет ее фиксации в основных (утвержденных общим собранием акционеров) документах общества. Таким образом, информационный документ должен содержать ссылки на соответствующие пункты основных документов (где предусматривается ответственность за его исполнение). В противном случае принципы, изложенные в информационных документах, становятся декларативными (а порой и декоративными) и могут не выполняться или реализовываться частично.

Общие требования к системе внутренних документов общества могут быть сформулированы следующим образом:

Отсутствие чисто формального подхода. Форма документов не должна превалировать над их содержанием. Именно благодаря условиям, закрепленным в этих документах, должно работать и развиваться акционерное общество. Таким образом, документы общества – это одновременно и инструкция, и правила, и идеология. Изменение этих документов должно происходить с целью улучшения условий работы на благо всех акционеров. Такие изменения находятся только во власти собственников (принимаются общим собранием акционеров) и означают изменение условий фактически публичного договора, на основании которого работает каждый орган акционерного общества. Четко определенная ответственность органов управления значительно затрудняет возможность нарушения прав акционеров в обществе и является хорошей защитой от недружественных намерений третьих лиц.

Полномочия различных органов управления обществом не могут пересекаться. Необходимо четко и определенно прописать права и обязанности (сферу ответственности) каждого органа акционерного общества. В системе документов не должно быть противоречий, например, один и тот же вопрос не может решаться разными органами общества одновременно. Документы должны быть ориентированы на достижение конкретных результатов для акционеров (четкая определенность целей и задач для каждого органа).

Следствием вышесказанного должно стать отсутствие вопросов, решение которых не закреплялось бы за определенным органом управления обществом в строго установленные сроки.

Права и обязанности органов управления обществом должны находиться в тесной взаимосвязи. В документах должна быть четко описана система принятия решений и полностью исключены тупиковые ситуации при управлении обществом. Система внутренних документов означает их взаимодополняемость (например, права одних органов управления обществом коррелируют с обязанностями других).

Документы общества должны содержать описание необходимых отчетных форм с четко определенным минимумом конкретной информации.

ПЧСД должен стремиться к принятию системы документов в обществе, полностью соответствующей описанным выше принципам. Объяснение смысла и необходимости данных документов (или изменений в них) также является обязательной деятельностью ПЧСД. Он может разработать положения и устав (либо изменения и дополнения к ним) как лично, так и с участием остальных членов совета директоров.

Следует помнить, что акционерное общество – это сложный и живой организм, требующий постоянного развития. Именно система грамотных внутренних документов призвана создать условия для долгосрочного процветания акционерного общества.

Читайте также: