Пример заполнения авторской справки

Обновлено: 13.05.2024

В статье рассказано о правилах оформления организационно-распорядительных документов применительно к справкам. С ее помощью любой поймет, в каких ситуациях уместно оформление этого вида документа, как не спутать его с письмом. Даны примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (справок о совместительстве, о занятости с указанием среднего заработка и др.). Статью можно использовать как готовый методический материал для себя, коллег и подчиненных.

Когда нужно оформить именно справку?

Справка относится к информационно-справочным документам, так же как, например, докладная и объяснительная записки или служебное письмо. Назначение справки - описать, подтвердить какие-то факты, сведения, события "из жизни" организации либо ее сотрудника. Она может быть информационной, аналитической или отчетной, а в зависимости от адресата:

В первом случае справка оформляется подобно докладной записке, но, в отличие от нее, не побуждает к каким-либо действиям, а просто "предоставляет" информацию для размышления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Во втором случае она оформляется на общем бланке организации (фирменном бланке), на котором должны быть справочные сведения о ней (ИНН, адрес, телефон и т.п.). Именно поэтому многие путают ее с письмом (сравните примеры 6 и 7). Отличие справки заключается прежде всего в том, что при ее оформлении указывают вид документа "СПРАВКА", кроме того, на ней может отсутствовать адресат (в письме же не указывают вид документа, а его адресата прописывают если не конкретно, например Генеральному директору ЗАО "Каравелла" И.И. Иванову, то хотя бы в общем, например Директорам филиалов ЗАО "Каравелла"). Далее в оформлении справки и письма действительно много общего:

структура текста и стиль изложения;
подпись руководителя организации (или лица, его замещающего), а при предоставлении сведений финансового характера - главного бухгалтера;
обязательная регистрация.

Правильно оформляем реквизиты

Справка может направляться конкретной организации, но часто она выдается своему работнику для предоставления им этого документа в какую-то организацию. В обоих приведенных случаях адресатом является конечный получатель документа, а не ваш сотрудник.

Когда адресат справки известен точно, его указывают в положенном месте (в правом верхнем углу). Правила его оформления идентичны для всех организационно-распорядительных документов (см. п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003). Напомним, что в адресате инициалы в имени должностного лица указываются перед его фамилией, а у физического лица - после.

Пример 1. Адресатом является конкретное должностное лицо.

Пример 2. Адресатом является организация.

Пример 3. Адресатом является физическое лицо.

Если адресат неизвестен или владелец будет предъявлять справку в нескольких местах, на месте реквизита "Адресат" пишется:

Пример 4. Если адресат справки неизвестен.

Заголовок текста желательно сформулировать. Но если это сложно, то можно обойтись и без него. Формулируется он по общему правилу и отвечает на вопрос "о чем?"/"о ком?", являясь как бы продолжением к слову "СПРАВКА". Например, справка о техническом состоянии помещения или справка о несчастных случаях на производстве. В первом случае заголовок будет "О техническом состоянии помещения", во втором - "О несчастных случаях на производстве" (см. отметку 3 в примере 7).

Дадим несколько рекомендаций, которые помогут вам при составлении текста справки.

Если ваша справка является ответом на какой-либо запрос, в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: "В ответ на ваше письмо от 31.10.2013 N 324. ".

Если запроса нет или он был сделан устно, многие начинают справки словами "Сообщаем вам. " или "Доводим до вашего сведения, что. ". Конечно, ошибки в этом нет. Но официально-деловой стиль речи подразумевает в числе прочего лаконичность формулировок, а приведенные клише не несут никакой информационной нагрузки. Сравните:

"Доводим до вашего сведения, что по состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены" и
"По состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены".

То же происходит, когда справка выдается отделом кадров сотруднику компании и текст начинается с конструкции "Дана Иванову И.И. в том, что. ".

Перефразируем известный рекламный слоган: если не видно разницы, то зачем писать больше (и загромождать лишним придаточным предложением)? Если вам сложно избавиться от указанных вступлений, держите их в уме, а писать текст начинайте сразу после слова "что".

Основной текст справки не должен содержать никаких оценочных суждений, ходатайств и выводов: только фактическая информация, по возможности подтвержденная документально.

Отметка о наличии приложений к справке оформляется ниже текста через один-два межстрочных интервала (см. отметку 2 в примере 6). Как ее оформлять, посмотрим в п. 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003:

Фрагмент документа. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Обратите внимание: если вы прилагаете к справке копию, а не оригинал документа, то именно так и нужно его называть:

Пример 5. Отметка о наличии приложений

Подписывают справки обычно генеральный директор, замещающее его лицо или должностные лица, уполномоченные подписывать документы определенного вида на основании доверенности.

Справки, в которых содержится финансовая информация, наряду с генеральным директором подписывает главный бухгалтер (пример 6).

Отметка об исполнителе может оформляться на справке. Ее наличие поможет получателю документа быстрее добраться до компетентного человека, если потребуются какие-либо уточнения или иные контакты после получения справки. Она оформляется в нижнем левом углу документа, указываются инициалы с фамилией и контактный телефон исполнителя. В последнее время встречаются варианты с указанием адреса электронной почты. См. пример 9.

Ставить ли печать на справку?

Если для справки отсутствует унифицированная форма, вопрос о проставлении печати на этом документе решается внутри организации. Лучше всего, если ответ на него содержится в локальном положении об использовании печатей и штампов.

Сослаться на какой-либо нормативный документ, обязывающий коммерческую организацию заверять печатью справки или служебные письма, нельзя: его просто не существует. На выручку приходит ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.25 которого гласит следующее.

3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Таким образом, печать ставится, например, на справки о заработной плате работников (см. пример 9) или на справки, подтверждающие полномочия должностного лица.

Обратите внимание: печатью организации (т.н. гербовой печатью) можно заверить подпись ее руководителя. Если же какую-то справку вправе подписать, например, начальник отдела кадров, то его подпись можно заверить печатью этого структурного подразделения.

Обычно справки регистрируются в общем порядке, и только те, что содержат персональные данные, стоят особняком.

Большинство организаций практикуют сохранение электронной копии (проще говоря, скана) исходящего документа, и это правильное и нужное действие, если речь идет об обычном документе. Но мы говорим о содержащих персональные данные, работа с которыми требует особой щепетильности и регулируется, ни много ни мало, федеральным законодательством. Следовательно, выкладывать в общий доступ скан справки с чьей-то зарплатой по меньшей мере некорректно. Настоятельно просим обратить на это внимание. Тогда, например, в поле электронного журнала, где должна быть гиперссылка на копию письма, просто напишите слово "Конфиденциально".

Когда в тексте документа описываются какие-то сведения или факты, результаты какого-то процесса, которые еще могут измениться, то важно сразу оговаривать, по данным на какую дату ситуация выглядит так, как вы описываете. Например, "по данным на 01.11.2013 оплата по договору от 10.06.2013 N 779 не поступала". Ведь деньги могут быть зачислены уже на следующий день после составления справки, и даже если к этому моменту справка с такой информацией уже вышла за стены выдавшей ее организации и поступила к адресату позже, то указанные в ней сведения останутся корректными. Можно уповать на то, что в документе есть регистрационный номер и дата его создания, и люди, рассуждающие логически, понимают, что вся указанная в нем информация актуальна на дату создания/подписания/регистрации документа . Но помните: не все рассуждают логически - в потенциально конфликтных ситуациях нужно быть предельно внимательными к формулировкам и включать "защиту от дурака".

Кстати, по этой причине некоторые справки имеют силу только определенный срок с даты их выдачи. Обычно его устанавливает организация, запрашивающая сведения (т.е. получающая справку).

Образцы справок

Покажем примеры оформления различных справок, из которых вы сможете позаимствовать формулировки и способы оформления реквизитов. Все приведенные далее образцы справок - внешние, т.е. выданы для предоставления в другие организации.

Если ваша справка является ответом на запрос другой организации, то в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: "В ответ на ваше письмо от 11.11.2013 N 39. ". Если же на инициативное письмо-запрос вы решили написать ответное письмо, то данные инициативного документа указываются в специально предусмотренном реквизите бланка письма, который располагается сразу под строкой с исходящим номером и датой вашего письма - тогда в тексте документа эту информацию дублировать не стоит. Мы показали оба варианта - см. примеры 6 и 7, в них цифрой 1 отмечена ссылка на инициативный документ.

Пример 6. Ответ на запрос о причинах приостановления работ в форме письма.

Пример 7. Справка, направляемая по запросу государственной организации.

Далее в примерах 8 и 9 представлены справки, выдаваемые по запросам персонала компаний. Так, справка о совместительстве нужна для того, чтобы на основном месте работы сотруднику внесли в трудовую книжку запись о работе по совместительству. А справка с указанием средней заработной платы и подтверждением занятости человека требуется для оформления виз во многие страны и обычно очень востребована в сезон отпусков.

Пример 8. Справка о совместительстве.

Пример 9. Справка о занятости и среднем ежемесячном доходе работника.

Мы специально показали разные возможные варианты оформления:

письмо и справку в примерах 6 и 7;
продольный (в примере 8) и угловой бланки (примеры 7 и 9), на которых отличается расположение наименования организации, справочных данных о ней, регистрационного номера и даты справки, а также места издания документа;
возможность указания реквизитов прилагаемого документа в тексте справки или только в специальной отметке о наличии приложений (отмечено цифрой 2 в примерах 6 и 8).

Специалист по ДОУ

и кадровому делопроизводству

Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности. --> Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.

Многие студенты пишут дипломную работу, понятия не имея о том, что существует такой документ, как справка о внедрении дипломной работы.

И если некоторым она, по сути, и не нужна, то другим без предоставления этого документа не удастся получить допуск к сдаче диплома.

О том, что же представляет собой справка о внедрении дипломной работы, когда она нужна и как ее правильно составлять, мы и поговорим далее.

Что это такое

Целью дипломной работы является проведение какого-то исследования с целью выявления или разработки новых способов решения проблемы. В зависимости от специализации студента он должен выбрать объект, где и будет проводить данное исследование (преддипломную практику):

государственные/коммерческие организации;
промышленное предприятие;
образовательное или муниципальное учреждение;
всевозможные уровни органов власти и т.д.

При написании диплома в теоретической части студент стремится получить сведения, которые подтвердят практическую ценность работы. И во время практики у него есть уникальная возможность внедрить теоретические результаты на деле.

Справка о внедрении результатов дипломной работы – это приложение к финальному проекту, которое является подтверждением практической ценности разработанных в дипломе рекомендаций и предложений.

В справке будет содержаться информация о разработках, использованных на объекте исследования.

Эта бумага не является обязательным сопроводительным документом к диплому. Она предоставляется только в том случае, если поступит запрос от кафедры.

А все потому, что именно такие исследования обычно направлены на создание конкретных мер по усовершенствованию производственных процессов определенного предприятия.

И если студент внедрял на этом предприятии свои методы и проводи исследования, то сама организация должна подтвердить практическую ценность этих мер и насколько допустимо их дальнейшее применение. Делается это при помощи этой самой справки о внедрении результатов дипломной.

Для максимально быстрого и беспроблемного процесса создания справки студенту рекомендуется самому подготовить эту справку заранее так, чтобы предприятию осталось лишь поставить подтверждающую печать.

Зачем нужна справка о внедрении результатов диплома

Справка о практической значимости дипломной работы – это яркий пример того, насколько эффективны разработанные студентом меры, предложения, рекомендации для объекта исследования.

Объектом исследования тут выступает любое коммерческое или некоммерческое предприятие (подходящее специализации студента), организация, государственное учреждение или другие типы объектов, перечисленные выше.

Если на справке будет отсутствовать печать объекта исследования, такой документ не будет считаться действительным. Поэтому важно заранее подготовить справку, а не делать все в последний момент.

Как мы уже говорили, такая бумага сопровождает в основном технические дипломные работы, которые направлены на разработку конкретных улучшений, совершенствование отдельных элементов предприятия. Если предприятие не подтвердило практическую ценность этих мер справкой, то и весь диплом будет совершено бесполезным.

И наоборот – наличие такой справки подтверждает ценность проделанной работы, проведенных исследований, возможность и необходимость использования полученных результатов.

Если цель вашего диплома – решение определенной проблемы, то этот документ будет весьма полезен.

А вот и пример справки о внедрении результатов дипломной работы:

Этот же документ будет необходимым при написании магистерской диссертации. Выглядеть такая справка о внедрении будет следующим образом:

Структура справки о внедрении результатов дипломной

Специалисты рекомендуют студентам самостоятельно готовить этот документ, оставляя предприятию право лишь поставить заверяющие элементы (печать, подпись и пр.).
Для этого учащимся лучше ознакомиться с тем, как должен выглядеть акт и как его правильно оформить.

Содержание справки о внедрении

В справке о практической значимости дипломной работы должна содержаться следующая информация:

Тема исследования.
ФИО автора.
Название объекта исследования (фирмы, предприятия, организации).
Краткая суть проблемы исследования.
Список поставленных задач.
Результаты проведенного исследования и данные о внедрении этих результатов на практике предприятия.
Описание всех стадий процесса и конечный результат.

Конечный результат может быть выраженным двумя способами:

количественно используется при написании диплома на экономических и технических специальностях;
качественно для использования на проектах, где отсутствуют количественные показатели, которые нужно было улучшать.

Оформление справки о внедрении

Акт о внедрении результатов дипломной оформляется на одной странице формата А4.

При составлении документа в нем обязательно должно быть соблюдено 2 положения:

студент принимал непосредственное участие в применении собственных разработок,
результаты его разработок или уже внедряются или находятся на стадии внедрения в работе предприятия.

Составлять эту справку можно в произвольной форме. Единственное условие при оформлении – наличие печати организации.

Еще один важный момент, который нужно учитывать при написании акта: в нем необходимо перечислить именно те разработки, которые были изучены в ходе написания диплома и призваны улучшить деятельность организации в планируемый период времени. Например, весь документ можно отобразить одной фразой:

Разработки . по проблеме студента в рамках работы над дипломом на тему . были внедрены на предприятии . ;
Результаты дипломной работы студента . были использованы при разработке отделом на предприятии . .

Для соблюдения делового стиля документа рекомендуется использовать следующие формулировки:

Студент . разработал механизм внедрения . на базе системы . ;
Студент . создал программу внедрения. который позволил существенно повысить . ;
Студент . предложил рекомендации по оптимизации . после анализа процессов . ;
На предприятии . использованы предложения студента по оптимизации . что позволило снизить затраты на . ;
В организации внедрены разработки ФИО в отношении . и это позволило увеличить объемы . ;
Результаты дипломной работы ФИО по созданию разработок для . позволили улучшить показатели . .

Что касается основной части справки внедрения результатов дипломного проекта, то тут можно использовать следующие фразы:

в организации . использованы рекомендации автора в отношении . ;
благодаря чему реализована . ;
что позволило снизить затраты на . ;
на предприятии . приняты к внедрению мероприятия по оптимизации . ;
что позволило увеличить объемы . по итогам дипломного исследования результаты разработок автора внедрены в . ;
что позволило в установленные сроки повысить и улучшить показатели . .

Если вы пишете диплом по экономическим специальностям, то оптимально использовать такие общие формулировки в акте внедрения:

Результаты дипломной работы / проекта / исследования, а именно: . - внедрены в производственный процесс предприятия . ;
При выполнении. достигнуты результаты в виде увеличения прибыли / экономии затрат / снижения издержек в размере . .

Эффект внедрения результатов дипломной работы педагогических специальностей можно легко описать так: "увеличилась скорость усвоения учебного материала."

Студенту-программисту при составлении справки о внедрении поможет следующая фраза: "разработанная программа успешно использовалась при конструировании устройства . или внедрялась на предприятии в течение периода . ". Здесь важно не указывать авторские права на программу, потому что это уже считается публикацией.

Студентам-технарям часто достаточно предъявить вместо справки о внедрении акт испытаний. Такая бумага часто составляется при прохождении преддипломной практики на промышленных предприятиях. Здесь отображаются не только разработки, но и то, к какому экономическому эффекту они привели в результате внедрения.

Обычно достаточно предъявления одного экземпляра акта о внедрении результатов дипломной.

Проверка справки о внедрении

Многих студентов интересует вопрос о том, будут ли члены комиссии осуществлять проверку справки о внедрении результатов диплома.

Ответ прост: они имеют право это сделать. Но практика показывает, что никому не нужно не только звонить и проверять информацию об эффективности разработок, но и тем более запрашивать документы, подтверждающие этот факт.

Часто акт предоставляется на самой защите. Студент зачитывает его в одной очереди с рецензией на работу и отзывом. Это позволит комиссии оценить глубину проделанной работы, а также практическую ценность.

Пример успешно составленной справки о внедрении

Справка о внедрении результатов исследования студента Иванова А.В. в рамках дипломной работы на тему "Повышение эффективности работы системы управления проектами в ООО ". ".
Настоящей справкой подтверждается, что в целях повышения эффективности работы в компании ООО ". " были использованы рекомендации по усовершенствованию системы работы над проектами, предложенные Ивановым А.В.
Анализ системы управления компании, проведенный Ивановым А.В. показал, что компания ООО ". " финансово устойчива, однако возросшее количество проектов требует мер по совершенствованию системы управления проектами. В дипломной работе Иванова А.В. предложены следующие меры: совершенствование организационной структуры компании в работе над проектами и введение новой должности - директор проектов.

В ООО ". " были внедрены рекомендации автора по созданию новой должности - директор проектов, что позволило за короткие сроки повысить эффективность деятельности предприятия и улучшить финансовые показатели. По результатам этого года прибыль компании возросла на 6.8 % по сравнению с прошлым годом и составила 87 млн. руб.
Генеральный директор ООО ". ".

Лучше не делать акт о внедрении вовсе, чем делать его с ненастоящей подписью и печатью. Предъявление подделанных данных является преступлением.

Ну а если заниматься написанием этого документа вам некогда, всегда можно поручить эту работу тем, кто не подведет. А сервис студенческой помощи в этих делах спец, можете поверить.

Читайте также: