Приказ об установлении норм суточных образец

Обновлено: 03.05.2024

В силу определенных обстоятельств в большинстве своем компаниям предстоит пересмотреть размер суточных, которые выплачиваются командированным сотрудникам. С точки зрения исчисления НДФЛ этот момент, в принципе, останется незамеченным. Однако есть еще и налог на прибыль, и страховые взносы. Соответственно, чтобы учесть суточные в повышенном размере в целях налогообложения прибыли и начисления страховых взносов, их повышение нужно грамотно оформить. И здесь могут быть варианты.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК). К таковым относятся, в частности, и "дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства", то есть суточные.

По общему правилу, закрепленному в ст. 168 Трудового кодекса, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам коммерческих организаций в общем случае определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Обычно размер суточных определяется в Положении о командировках (о служебных поездках), где прописывается также порядок выплаты командировочных, представления авансового отчета, подтверждающих документов, последствия их непредставления и т.п.

Таким образом, положение о командировках, в котором помимо всего прочего зафиксирован размер выплачиваемых сотрудникам суточных, может быть утверждено:

как самостоятельный локальный нормативный акт организации;
как приложение к коллективному договору.

Между тем рано или поздно вполне может возникнуть ситуация, требующая внесения изменений в размер суточных. Как же это оформить?

Налоговая сторона

Для того чтобы понять, почему изменения размеров суточных следует достаточно оперативно и грамотно оформить, посмотрим на эту проблему, что называется, под налоговым углом.

Так, согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса не облагаются НДФЛ суточные в размере, не превышающем за каждый день командировки по России 700 руб., загранкомандировки - 2500 руб. Соответственно, "излишки" включаются в базу по НДФЛ в общем порядке. Тут все более чем понятно.

Единственное, в этой части хотелось бы обратить внимание на Письмо Минфина России от 29 декабря 2014 г. N 03-04-06/68074. В нем чиновники разъяснили, в какой момент для целей исчисления НДФЛ следует пересчитывать на рубли суточные, выплаченные при направлении сотрудника в зарубежную командировку в инвалюте. В Минфине посчитали, что пересчитать их нужно в рубли по курсу, действовавшему на дату утверждения авансового отчета. И только тогда, собственно говоря, станет ясно, имеются ли "излишки", которые следует включить в базу по НДФЛ.

Налог на прибыль

Аналогичных норм в целях налогообложения прибыли Кодексом не установлено. В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 Кодекса расходы на командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией без каких-либо "но". Между тем согласно ст. 252 Кодекса в целях налогообложения затраты должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Представляется, что в случае выплаты суточных в размере, не превышающем установленные самой организацией нормы, в их экономической обоснованности можно усомниться.

Страховые взносы

На основании п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных в том числе с выполнением работником трудовых обязанностей. При этом в ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ отдельно выделены командировочные расходы. Среди таковых названы и суточные.

Таким образом, суточные, выплаченные в пределах норм, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом организации, не облагаются страховыми взносами. Соответственно, "излишки" придется включить в базу по взносам в общем порядке.

Пример. В соответствии с положением о командировках, утвержденным ООО "Ромашка", при командировках внутри РФ предусмотрена выплата суточных в размере 1000 руб. в день.

Менеджер И.И. Иванов направлен в командировку на 5 дней. Ему выплачены суточные в размере 5000 руб. (1000 руб. x 5 дн.).

В данном случае суточные, поскольку они выплачены в пределах норм, установленных положением о командировках, учитываются в полном объеме при налогообложении прибыли и не включаются в базу по страховым взносам.

А вот НДФЛ с таких суточных уплатить все же придется. "Излишек", который в данном случае включается в базу по НДФЛ, составит 1500 руб. ((1000 руб. - 700 руб.) x 5 дн.). Соответственно, НДФЛ с суточных составит 195 руб. (1500 руб. x 13%).

Обратите внимание! Для целей налогообложения прибыли суточные "нормируются" самой организацией. Лимиты, установленные гл. 23 Кодекса, в данном случае не действуют. То есть, если, к примеру, коллективным договором предусмотрено, что суточные при командировках по территории РФ составляют 1000 руб. в день, то это и есть "лимит" для признания соответствующих расходов для целей налогообложения прибыли (а не 700 руб. для целей НДФЛ).

Документальные "корректировки" суточных

Итак, как видим, и для целей налогообложения прибыли, и для определения "страховой" нагрузки на предприятие важно своевременно уточнять размер суточных в положении о командировках. Между тем порядок действий при решении данной задачи зависит от того, как именно утверждено это положение - как самостоятельный локальный нормативный акт организации или же как приложение к коллективному договору.

С точки зрения трудоемкости процесса внесения соответствующих корректировок в положение первый вариант является предпочтительным. Ведь в этом случае должен быть просто издан приказ об установлении нового размера суточных.

Образец приказа об установлении нового размера суточных

Обратите внимание! Согласно ст. 22 Трудового кодекса работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Изменение размера суточных - это как раз тот самый случай.

Значительно сложнее провести изменения в положении о командировках, если таковое является приложением к коллективному договору. Дело в том, что согласно ст. 44 Трудового кодекса изменение и дополнение коллективного договора производятся в порядке, установленном ТК для его заключения, либо в порядке, установленном коллективным договором.

В общем случае предварительно проводятся переговоры. Между тем на практике, если коллективным договором не предусмотрено иное, в подобных ситуациях составляется дополнительное соглашение к таковому о внесении изменений в соответствующее приложение, в котором содержится положение о командировках. В нем следует также обозначить срок вступления в силу нововведений и указать, что данное допсоглашение является неотъемлемой частью коллективного договора.

Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности. --> Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.

Читайте также: