Приказ о ведении документации в электронном виде

Обновлено: 08.05.2024

На 80 % должно сократиться время работы с документами при переходе на электронный документооборот.

Статья 22.1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений.
Статья 22.2. Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот.
Статья 22.3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.

Ключевые тезисы ФЗ №377:

Какие кадровые документы можно перевести в электронный вид?

КЭДО - это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, кадровых документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумаге.

Речь идет обо всех кадровых документах, для которых ранее было предусмотрено оформление на бумажном носителе. Однако законом установлено 5 видов документов, которые все же надо дублировать на бумаге.

Документы, которые нужно дублировать на бумаге:

трудовая книжка на бумажном носителе (до момента, пока работник не выберет электронную трудовую),
сведения о трудовой деятельности работника по форме СТД-Р (работник даже при КЭДО вправе запросить этот документ на бумаге),
акт о несчастном случае на производстве по утвержденной форме Н-1,
приказ (распоряжение) об увольнении работника,
документ, подтверждающий прохождение работником инструктажей по охране труда.

На какой электронной платформе вести КЭДО?

Законом прописано использование двух подходов к выбору цифровой платформы, на которой будут создаваться, подписываться и предоставляться работодателю электронные документы, а также получение от работодателя электронных документов.

Как правильно оформить переход на КЭДО?

КЭДО в компании утверждается на основании ряда документов.

1. Локальный нормативный акт.

ЛНК должен содержать:

сведения об информационной системе, с помощью которой работодатель будет осуществлять электронный документооборот,
порядок доступа к информационной системе работодателя,
перечень электронных документов, переведенных на КЭДО,
перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется КЭДО,
срок уведомления работников о переходе на КЭДО,
дата запуска КЭДО (не раньше срока, указанного в уведомлении сотрудника).

2. Уведомление работника о переходе на кадровый электронный документооборот.

Необходимо письменно уведомить каждого работника о переходе на КЭДО - в срок, установленный в локальном нормативном акте организации. Новым сотрудникам об электронном способе взаимодействия нужно сообщать при приеме на работу, трудоустраиваемых сотрудникам без трудового стажа с 2022 года уведомлять о КЭДО не требуется.

3. Письменное согласие работника.

Переход на КЭДО возможен с письменного согласия работника, Отсутствие такого согласия на взаимодействие с работодателем через электронный документооборот признается отказом работника на такое взаимодействие. При этом за работником сохраняется право дать согласие в перспективе.

4. Соглашение с работниками на использование электронной подписи.

КЭДО невозможен без заверения документа электронной подписью как со стороны работодателя, так и сотрудника. В Соглашении должны быть указаны виды используемой сторонами электронной подписи, порядок использования цифровой подписи и т.п.

Электронная подпись для КЭДО: какие подписи использовать, и кто в ответе за наличие ЭП у работника?

В рамках КЭДО утверждены несколько видов электронных подписей. Три из них уже известные и применяемые, две новые – с портала государственных услуг.

5 электронных подписей для КЭДО:

ПЭП - простая электронная подпись,
НЭП - усиленная неквалифицированная подпись,
КЭП - усиленная квалифицированная подпись,
ПЭП госуслуги,
НЭП госключ.

Каждому документу – определенная подпись.

Виды документов

Простая (ПЭП)

Неквалифицированная(НЭП)

Квалифицированная (КЭП)

Приказы на отпуска, командировки, расчетные листки, табель учета рабочего времени. В последней редакции поправок в ст.

Должностные инструкции, журналы инструктажей по охране труда, ПВТР, документы о приеме, переводе и документы по увольнению (кроме приказа об увольнении). Статья 22 ТК разрешили использовать НЭП для приема, перевода и для документов по увольнению (кроме приказа об увольнении).

Трудовой договор, приказ об увольнении, приказ о наказании.

Узнать подробнее о принятом КЭДО можно в видеоформате – посмотрите запись нашего вебинара по теме перехода на КЭДО Вебинар.

О том, как подключиться к сервисам СБИС, вам готовы рассказать специалисты. Звоните, наши решения позволяют получать от работы удовольствие!

Электронный документооборот — это автоматизированный обмен документами, которые имеют полноценную юридическую значимость. ЭДО применяют как внутри организации, так и при взаимодействии между контрагентами и ведомствами.

Зачем внедрять ЭДО внутри организации

Для многих предприятий переход на электронный документооборот — это оптимизация трудовых, материальных ресурсов и существенная экономия расходов. Органы государственной власти, контролирующие органы и ведомства активно переходят на ЭДО (ПП РФ № 890 от 06.09.2012).

Документальное взаимодействие онлайн и системы электронного документооборота (СЭД) регулируется различными нормативами. Порядок внедрения системы электронного документооборота в организации определен в ПП РФ № 1494 от 25.12.2014. А типовые требования к СЭД приведены в Приказе Росархива № 69 от 15.06.2020. Отношения, возникающие между сторонами при информационном взаимодействии в целом, регламентирует 149-ФЗ от 27.07.2006.

Кроме того, собственные правила перехода на ЭДО разработал и Минтруд: Приказом № 240н от 14.05.2020 утверждено положение о порядке проведения эксперимента по использованию ЭД, связанных с работой.

Автоматизация документооборота необходима:

для сокращения времени на формирование, прием и обработку регистров;
ускорения передачи информации;
уменьшения количества используемых материалов (бумаги, картриджей);
оптимизации хранения документации;
снижения вероятности потери бумажных экземпляров.

Электронная документация фактически обладает той же юридической значимостью, что и бумажная. В ЭД включают те же реквизиты, присваивают им регистрационные номера, подписывают ЭЦП. Для юридической значимости используют УКЭП — усиленную квалифицированную подпись. (ч. 3 ст. 6 63-ФЗ от 06.04.2011).

Онлайн-документацию формируют в системах ЭД. Порядок обмена регулируется законодательными нормативами, локальными актами и инструкциями по делопроизводству компании. По сути, электронный документооборот на предприятии заключается:

в создании онлайн-версий и шаблонов различных регистров и передаче их по назначению;
формировании маршрутов движения документации;
ускоренной регистрации документов;
хранении файлов в различных форматах;
пополнении и систематизации единой документальной базы.

Виды онлайн-документооборота зависят от организационной структуры и отраслевой специфики компании. Выделяют производственный, управленческий, технологический, кадровый, бухгалтерский ЭДО. Допускается формирование отдельного ЭДО под каждый вид деятельности предприятия.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы перейти на электронный документооборот.

Что сделать, чтобы перейти на обмен е-документами

Перед запуском системы ЭД необходимо продумать и утвердить внутренний регламент. Его формируют в виде инструкции или положения. В локальной инструкции детально прописывают, что такое электронный документооборот и как он должен быть организован в определенном отделе и на конкретном этапе. В инструкции или положении описывают делопроизводственные процессы и приводят конкретные требования к бумажным и е-документам.

Следующий шаг — определиться с СЭД. Систему ЭД устанавливают как отдельное приложение на ПК. Пользователь создает, отправляет, принимает, обрабатывает и корректирует все регистры в СЭД. Специализированную конфигурацию системы приобретают напрямую у производителя или разрабатывают под потребности конкретного заказчика. По запросу, в СЭД включают различные функции:

систему хранения (электронный архив);
маршрутизацию;
поддержку управления организацией;
накопление знаний;
совместную работу сотрудников и другие сервисы.

ЭДО начинает функционировать только после разработки регламента, установки СЭД и издания приказа по организации. Приказ определяет, как работает электронный документооборот внутри организации и кто несет ответственность за всю систему ЭД и за ее отдельные участки. В распоряжении обязательно фиксируют дату перехода и список сотрудников с доступом к системе.

Как перейти на ЭДО

Приобрести и установить СЭД для работы с е-документами недостаточно. Внедрение и организация электронного документооборота — сложный и многоэтапный процесс. Необходимо разработать локальные нормативы, издать распоряжение, ознакомить с новым форматом работы сотрудников.

Пошаговая инструкция перехода на ЭДО такова:

Шаг 1. Проанализировать действующую систему движения документов. Это позволит определить слабые стороны и неэффективные действия со стороны сотрудников. К примеру, анализ поможет определить, на каком этапе тратится больше времени и ресурсов, как долго проходит согласование регистров и проч. А по результатам анализа определяются потребности компании — в усовершенствовании, модернизации системы, внедрении ЭДО, дополнительном контроле со стороны ответственных лиц.

Шаг 2. Установить основные требования к внутреннему документообороту организации — бумажному или электронному, значения не имеет. Руководство ставит цели и задачи, а ответственные специалисты определяют пути их решения. ИТ-сотрудники формируют базовые и расширенные требования к СЭД. Как пример — внутренний и сторонний документообмен, классификация регистров, оперативный поиск, формирование резервных копий, ведение архива и проч.

Шаг 3. Разработать регламент. В положении или инструкции по ЭДО необходимо указать, что оформление электронного документа должно быть по общим правилам делопроизводства, но с учетом отраслевых и структурных особенностей конкретной организации. Кроме того, в регламентах приводят перечень документов, которые переводят в е-формат, описывают порядок перехода, устанавливают права доступа.

Шаг 4. Издать приказ. В распоряжении определить сроки и порядок перехода, утвердить регламент и назначить ответственных лиц и их функции.

Шаг 5. Установить и запустить систему. Ознакомить и провести инструктаж всех сотрудников, которых подключат к СЭД.

Для того чтобы в условиях пандемии максимально избежать бумажных кадровых документов, Президентом РФ подписан Закон № 122-ФЗ. Начало действия Закона № 122-ФЗ — 5 мая 2020 года.

Важно!
Эксперимент проводится по 31 марта 2021 года включительно. Причем дату начала проведения эксперимента в компании работодатель определяет самостоятельно.

В чем суть Закона?

Речь идет об эксперименте, т.е. о добровольном участии работодателей по использованию в электронном виде (без дублирования на бумаге) документов, связанных с работой.

То есть кадровые документы, которые ранее оформлялись работодателем на бумаге и с которыми работник должен был ознакомиться в письменном виде, переводятся в электронный формат.

Целью проведения эксперимента являются:

определение и создание условий для использования электронных документов, связанных с работой (включая обмен информацией в форме электронных документов, связанных с работой, между работодателем, работником и лицом, поступающим на работу);
подготовка предложений о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство РФ о занятости населения в части использования кадровых электронных документов.

Эксперимент проводится для упрощения работы компаний в части кадрового документооборота.

В отношении каких документов проводиться эксперимент?

Участие в эксперименте работодателей, работников и лиц, поступающих на работу, является добровольным. Эксперимент проводится в отношении документов, связанных с работой, перечень которых работодатель утверждает самостоятельно с учетом положения о порядке проведения эксперимента.

Например, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, документы по охране труда, приказы о приеме на работу, перемещениях, увольнениях, приказы о направлении работника в командировку, в отпуск и иные кадровые документы. При этом электронные кадровые документы на бумаге можно не распечатывать.

Важно!
Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников.

Какие действия должен предпринять работодатель?

До начала проведения эксперимента работодатель должен предпринять следующие шаги:

1) утвердить перечень видов кадровых документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент;

2) определить структурные подразделения компании, участвующие в эксперименте (при необходимости);

Например, принять участие в эксперименте может только одно структурное подразделение компании.

3) не позднее чем за один месяц до начала проведения эксперимента уведомить каждого работника в письменной форме о проведении эксперимента.

Если работник не желает участвовать в эксперименте, то он имеет право подать работодателю письменное заявление об отказе;

При согласии работник также пишет заявление о своем согласии на участие в эксперименте.

4) сформировать и утвердить список работников;

5) с учетом мнения профсоюза (при наличии) принять или внести изменения (при необходимости) в локальные нормативные акты (в т. ч. локальный нормативный акт об использовании электронной подписи работодателем и работником), а также локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников;

6) ознакомить работников и их представителей (при наличии таких представителей) под роспись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента;

7) подготовить и обсудить изменения в коллективные договоры (при необходимости);

Важно!
Таким образом, при заключении трудового договора работодатель уведомляет работника о проведении эксперимента и знакомит его под роспись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента.

Ответственность работодателя

При этом работодатель должен обеспечить защиту персональных данных работников и иной информации, включая защиту электронных кадровых документов, от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, модифицирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий в отношении такой информации.

Также в обязанности работодателя входит сохранность электронных кадровых документов, в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле.

А в случае ликвидации работодателя электронные кадровые документы передаются в государственные или муниципальные архивы.

Компания самостоятельно несет расходы по созданию, использованию и хранению электронных кадровых документов, в том числе расходы по получению и использованию электронной подписи работника. При этом отсутствие у лица, поступающего на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора.

Преимущества перехода на электронный кадровый документооборот

Как уже было отмечено, принять участие в эксперименте может любая компания. Сам порядок проведения эксперимента будет регламентирован Положением Министерства труда и социальной защиты.

Что дает работодателю участие в эксперименте? Прежде всего, сокращение бумажного кадрового документооборота, экономия времени на подписание кадровых документов, пространства для хранения кадровых документов, денег на приобретение бумаги, заправки картриджа и т.п. Электронный документооборот удобен компаниям с вахтовым методом работы, при наличии обособленных подразделений в разных городах, удаленных от головного офиса. Кроме того, при использовании электронных кадровых документов снижен риск их фальсификации.

На текущий момент перехода на электронный документооборот формально не является императивно обязательным для медицинских организаций, т.к. связан, в первую очередь, с их организационно-техническими возможностями, финансируемыми (в отношении медицинских организаций государственной и муниципальной систем здравоохранения) за счёт бюджетов соответствующего уровня. Поэтому, согласно п. 1 Порядка, он распространяется на медицинские организации в случае принятия ими решения о ведении медицинской документации в форме электронных медицинских документов.

Для иных участников электронного документооборота, указанных в п. 1 Порядка – медицинских работников; фармацевтических организаций; фармацевтических работников; территориальных фондов обязательного медицинского страхования; страховых медицинских организаций; операторов информационных систем, с использованием которых осуществляется ведение медицинской документации в форме электронных документов; пациентов; органов или организаций, которым в соответствии с законодательством Российской Федерации может предоставляться доступ к медицинской документации – исполнение Порядка опциональным не является, т.е. не связано с принятием соответствующего решения. Отмечу, что включение в указанный перечень медицинских и фармацевтических работников – излишне и не обосновано с точки зрения действующего законодательства (см. ч.ч. 11, 12, 13, 14 ст. 2 Закона об охране здоровья) – указанные субъекты осуществляют свою профессиональную деятельность в двух формах: как работники соответствующего юридического лица (что исключает их самостоятельную правосубъектность) или как индивидуальные предприниматели; согласно нормативному определению медицинских (фармацевтических) организаций под ними понимаются как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели.

Медицинская организация может принять решение о ведении медицинской документации в форме электронных медицинских документов полностью или частично, установив перечень форм и видов электронных медицинских документов, включая медицинские документы, формы которых утверждены нормативными правовыми актами, а также иные документы, создаваемые в ходе оказания медицинской помощи, включая медицинские документы, формы которых не утверждены или которые ведутся в произвольной форме (п. 4 Порядка).

Своеобразное вступление завершу предположением, что с переходом медицинских организаций на электронную медицинскую документацию выемка документов в порядке ст. 183 Уголовно-процессуального кодекса РФ потеряет своё практическое значение. Порядком (глава VII) определён образ электронного медицинского документа, который должен содержать, в частности: наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за формирование электронного медицинского документ и сведения об электронной подписи, которой был подписан электронный медицинский документ (отметка об электронной подписи). При этом однозначно установить, кто фактически внёс соответствующую запись в медицинский документ (с учётом возможности использования усиленной квалифицированной электронной подписи медицинского работника иным лицом) будет практически невозможно, что как бы намекает.

Очевидно, что выбранная Минздравом России негативная формулировка указанного условия – неудачна и вызывает ряд вопросов правового и практического характера.

Пациенты, на которых распространяется Порядок, в подавляющем большинстве не знакомы (и не будут) с его содержанием, а значит, не смогут осуществить выбор формы ведения своей медицинской документации и, тем самым, не смогут реализовать предоставленное им правомочие.

Право выбрать форму ведения медицинской документации формально не закреплено в ч. 5 ст. 19 Закона об охране здоровья, определяющей закрытый перечень прав пациента. Но если данное обстоятельство частично компенсируется ч. 1 ст. 3 Закона об охране здоровья, согласно которой законодательство в сфере охраны здоровья состоит также из иных нормативных правовых актов Российской Федерации (в частности, приказов Минздрава России), то право пациента получить информацию о своём праве (п. 5 ч. 5 ст. 19 Закона об охране здоровья) – не связано с обязанностью медицинского работника или медицинской организации (ст.ст. 73, 79 Закона об охране здоровья) предоставить пациенту информацию о возможности выбрать форму ведения его медицинской документации.

Надо отметить, что в настоящий момент право пациента получить информацию о любых своих правах, возникающих из отношений по охране здоровья, в частности, в связи с оказанием ему медицинской помощи – не обеспечено соответствующей обязанностью медицинской организации (или медицинского работника), что недопустимо. Отношения по охране здоровья являются публичными и социально-значимыми, а право на охрану здоровья гарантируется Конституцией РФ и обеспечивается государством, в том числе в рамках программ бесплатного оказания медицинской помощи и обязательного медицинского страхования. Активное правомочное поведение пациента, возможности которого в определённых случаях зависят от состояния его здоровья, должно быть обусловлено предварительным представлением ему (или его законному представителю) не только той информации, которая необходима для добровольного согласия на медицинское вмешательство (в соответствии с ч. 1 ст. 20 Закона об охране здоровья), но и информации о его правах, особенно предполагающих варианты дозволенного законом поведения. При этом, речь не идёт о том, чтобы поставить оказание медицинской помощи в зависимость от предварительного подтверждения пациентом разъяснения ему его прав по аналогии с информированным добровольным согласием на медицинское вмешательство.

Порядком не определены правила (условия) реализации пациентом права выбрать форму ведения медицинской документации во времени, что особенно значимо при оказании медицинской помощи в экстренной или неотложной форме. Медицинская карта амбулаторного или стационарного пациента оформляется в момент его самостоятельного обращения или поступления (например, в результате медицинской эвакуации скорой медицинской помощи) в медицинскую организацию. Может ли пациент выразить выбор формы ведения медицинской документации позже (когда позволит состояние здоровья) или изменить его в любой момент в течение оказания ему медицинской помощи? Положения Порядка на указанный вопрос не отвечают.

Читайте также: