При оформлении документов нотариусом мастичные штампы

Обновлено: 28.06.2024

Нотариусы совершают нотариальные действия по удостоверению равнозначности:

— электронного документа документу на бумажном носителе;

— документа на бумажном носителе электронному документу;

— электронного документа, изготовленного нотариусом в ином формате, электронному документу, представленному нотариусу.

Совершение названных нотариальных действий регламентировано статьями 103.8, 103.9 и 103.9.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе означает подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе.

Изготовленный нотариусом электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и документ на бумажном носителе, равнозначность которому удостоверена нотариусом.

Не допускается удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также документов, удостоверяющих личность.

Изготовление электронного документа для удостоверения его равнозначности документу на бумажном носителе осуществляется нотариусом путем изготовления электронного образа документа на бумажном носителе и подписания его квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Для совершения нотариального действия по удостоверению равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе, предусмотренного статьей 103.8 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариусу лицом, обратившимся за совершением данного нотариального действия, представляется документ на бумажном носителе.


Нотариус на бумажном носителе изготавливает электронный образ документа, представленного лицом, обратившимся за удостоверением равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе.

Электронный образ документа на бумажном носителе формируется в виде одного файла изображения в формате PDF.

В формируемый файл электронного документа, являющийся электронным образом документа, включается удостоверительная надпись, совершенная нотариусом в электронном виде.

Электронный образ документа, содержащий удостоверительную надпись, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью и передается лицу, обратившемуся за удостоверением равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе, способом, согласованным с данным лицом (например, по электронной почте, на отчуждаемых машинных носителях, таких как CD/DVD-ROM, флэш-карты или иные устройства, используемые для хранения информации).

Однако, если электронный документ требуется для представления в орган государственной власти, орган местного самоуправления или во внебюджетные фонды и нормативным правовым актом установлены требования к формату такого документа, нотариус изготавливает электронный документ с учетом таких требований в соответствующем формате.

Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу означает подтверждение тождественности содержания представленного нотариусу электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе.

Для совершения нотариального действия по удостоверению равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу, предусмотренного 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариусу лицом, обратившимся за совершением данного нотариального действия, представляется электронный документ.

Представленный нотариусу электронный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью.

Нотариусом изготавливает документ на бумажном носителе, на котором проставляется удостоверительная надпись, после чего документ передается лицу, обратившемуся за совершением нотариального действия.

Изготовленный нотариусом документ на бумажном носителе имеет ту же юридическую силу, что и электронный документ, равнозначность которому удостоверена нотариусом.

Нотариус может конвертировать электронный документ, предоставленный заявителем, из одного формата в другой, например, из jpg в PDF, и удостоверить их равнозначность. Изготовленный электронный документ в новом формате должен быть подписан квалифицированной электронной подписью нотариуса, и имеет ту же юридическую силу, что и документ, представленный заявителем.

Для конвертации документа из одного формата в другой нотариус использует необходимые программно-технические средства единой информационной системы нотариата.

Нотариальный тариф за удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу или электронного документа документу на бумажном носителе составляет 50 рублей за каждую страницу документа на бумажном носителе (статья 22.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).

Нотариальный тариф за удостоверение равнозначности электронного документа, изготовленного нотариусом в ином формате, электронному документу, представленному нотариусу, составляет 60 рублей за 1 мегабайт.

Помимо нотариального тарифа при совершении рассматриваемых нотариальных действий нотариусом может взиматься плата за оказание услуг правового и технического характера.

уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц). юридически значимое действие, совершаемое нотариусом или уполномоченным должностным лицом в соответствии с Основами законодательства РФ о нотариате.

Сноска. Утратил силу приказом Министра юстиции РК от 31.01.2012 № 32 (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Министр Р. Тусупбеков

"СОГЛАСОВАН"
Министр связи и информации
Республики Казахстан
_______________ А. Жумагалиев
23 августа 2011 года

Приложение 1 к
приказу Министра юстиции
Республики Казахстан
от 23 августа 2011 года № 294

Инструкция
по нотариальному делопроизводству

1. Общие положения

2. Подготовка служебных документов

3. Прием, регистрация и отправление документов

16. Регистрации подлежит вся поступающая к нотариусу корреспонденция, в том числе заявления об отказе от наследства, заявления о принятии наследства, заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство, поступающие по почте или нарочно нотариусу, занимающемуся частной практикой и в государственную нотариальную контору.
При принятии документов нарочно нотариус, занимающийся частной практикой или государственный нотариус, выдает расписку в их получении.
17. Для учета документов и контроля за их исполнением нотариусы ведут журналы:
журнал входящей корреспонденции по форме согласно приложению 2 к настоящей Инструкции;
журнал исходящей корреспонденции по форме согласно приложению 3 к настоящей Инструкции.
18. Документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой и государственному нотариусу, проходят регистрацию в журнале входящей корреспонденции.
На полученном документе на нижнем поле первого листа справа проставляется дата и номер его регистрации, соответствующий порядковому номеру в журнале входящей корреспонденции, а также номер наряда, в который документ подшивается.
19. Исходящие документы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции.
На документе проставляется регистрационный штамп по форме согласно приложению 4 к настоящей Инструкции, который соответствует порядковому номеру в журнале исходящей корреспонденции, а также номер наряда, в котором будет храниться его копия.
20. Корреспонденция направляется адресатам по почте или нарочно.

6. Оформление документов, предназначенных для действий за
границей

30. При подписании документов, предназначенных для действий за границей, лицо, которое обратилось за совершением нотариального действия в документе, пишет в строку свою фамилию, имя, отчество в той последовательности, как указано в документе, удостоверяющем его личность.
31. При заполнении удостоверительных надписей фамилия, имя, отчество нотариуса указывается полностью, а также полное наименование государственной нотариальной конторы строго в соответствии с оттиском печати, дату обозначать словами. Фамилию, имя, отчество лица, подписавшего документ, указывается в той последовательности, как указано в документе, удостоверяющем его личность.
32. Печать ставится на свободном месте документа под удостоверительной надписью, не затрагивая ее текста и подписи нотариуса. Весь текст печатается (в том числе порядковый номер реестра для регистрации нотариальных действий, сумма взысканной государственной пошлины или сумма, оплаченная нотариусу, занимающемуся частной практикой, за совершение нотариального действия).
33. Лицам, от имени которых совершается нотариальное действие, выдаются первые экземпляры документов.
Документы не сгибаются, незаполненные до конца строки, свободные места не прочеркиваются, проставление мастичных штампов не допускается.
Документы сшиваются шелковой ниткой или лентой красного или белого цвета в три прокола.

7. Печать, штампы и бланки нотариуса

8. Составление номенклатуры дел

58. Номенклатура дел предназначена для группировки документов в дела, систематизации и учета дела, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного хранения (до 10 лет включительно).
59. Номенклатура дел, составляется (не позднее 15 ноября текущего года) нотариусом, занимающимся частной практикой, в государственной нотариальной конторе одним из нотариусов государственной нотариальной конторы и вводится в действие с 1 января следующего календарного года в трех экземплярах.
Номенклатура дел государственной нотариальной конторы утверждается руководителем территориального органа юстиции, нотариуса, занимающегося частной практикой, самим нотариусом.
60. Номенклатура дел в государственной нотариальной конторе согласовывается с государственным архивом.
Нотариус, занимающийся частной практикой не представляет номенклатуру дел на согласование в государственный архив.
61. Номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры дел согласно приложению 14 к настоящей Инструкции, включающей в себя заголовки дел, отражающие всю документируемую деятельность нотариуса с указанием их срока хранения (дела, реестры, книги, журналы). Печатные издания в номенклатуру дел не включаются.
В номенклатуре дел предусматриваются резервные номера, с тем, чтобы в течение года завести дополнительные наряды, не предусмотренные ранее.
62. По окончании года в номенклатуру дел по форме согласно приложению 15 к настоящей Инструкции вносится итоговая запись о количестве заведенных нарядов.
Экземпляр номенклатуры дел, как учетный документ для дел временного хранения, остается в архиве государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой.
63. Все имеющиеся в государственной нотариальной конторе и у нотариуса, занимающегося частной практикой, документы после их исполнения группируются в наряды.
64. В наряды группируются документы одного года.
65. Статистические отчеты должны подшиваться в наряде того года, к которому они относятся по содержанию независимо от времени их составления.
66. Не допускается включение в наряды не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов документов.

9. Формирование дел

10. Оформление дел. Составление описи дел

11. Временное хранение дел. Передача дел. Обеспечение
сохранности архивных документов

12. Уничтожение дел

106. Отбор дел к уничтожению производится по окончании календарного года нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - государственным нотариусом, на которого возложено организация и ведение делопроизводства.
Дела, срок хранения которых истек, выделяются к уничтожению, после утверждения описей дел и акта о выделении к уничтожению документов за соответствующий период.
108. Отобранные к уничтожению дела оформляются актом о выделении к уничтожению документов и дел по форме согласно приложению 20 к настоящей Инструкции.
109. Акт подписывается нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе-государственным нотариусом, на которого возложено организация и ведение делопроизводства.
110. Акт представляется на одобрение экспертной комиссии.
Акт одобренный экспертной комиссией, представляется на утверждение в территориальную нотариальную палату или территориальный орган юстиции (при уничтожении дел государственной нотариальной конторы).
111. Нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе-государственным нотариусом, на которого возложено организация и ведение делопроизводства на акте о выделении документов и дел к уничтожению делается отметка о дате и способе уничтожения дел, с проставлением оттиска печати нотариуса, занимающегося частной практикой или печатью территориального органа юстиции.

13. Формирование и оформление наследственных дел.
Учет завещаний

Приложение 2
к приказу Министра
юстиции
Республики Казахстан
от 23 августа 2011 года
№ 294

Перечень некоторых приказов Министра юстиции Республики
Казахстан, признаваемых утратившими силу

Приложение 1
к Инструкции
по нотариальному
делопроизводству
в Республике Казахстан

_______________________________________
наименование нотариальной конторы,
Ф.И.О частного нотариуса, дата и номер лицензии частного
нотариуса

об остановки работы ЕНИС

Дата_________________ ______________________
(место составления)

Приложение 2
к Инструкции
по нотариальному
делопроизводству
в Республике Казахстан

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Ведущая рубрики

Взыскать долг возможно несколькими способами. Хотя чаще всего спор решается через суд, зачастую взыскатели прибегают к упрощенному методу – исполнительной нотариальной надписи. Такой вариант допустим в случае, если стороны достигли соглашения, и должник признает свое обязательство и готов за него рассчитаться.

Для чего используется исполнительная надпись

Нотариат в России наделен полномочиями совершать исполнительные надписи, с помощью которых кредиторы могут вернуть свои деньги без привлечения судебных органов.

Основные нюансы нотариальной надписи:

  • право проставлять исполнительную надпись предоставлено абсолютно всем лицам, имеющим статус нотариуса в России;
  • взыскать долг через надпись можно только по ситуациям, в которых между сторонами не возник спор (полный список ситуаций можно посмотреть в законе о нотариате);
  • закон обязует судебных приставов выполнять распоряжения нотариусов. По закону договор с проставленной нотариусом отметкой равнозначна по юридической силе исполнительному листу;
  • взыскание таким способом носит законный характер, во избежание мошеннических схем информация о совершении нотариальной надписи вносится в специальный реестр. Реестр единый по России и относится к федеральному уровню.

Важно! Использовать такой способ возврата долга или нет – решать кредитору. При этом данная возможность должна быть зафиксирована в договоре между сторонами сделки. Единственный случай, когда можно не прописывать этот способ взыскания – договоры, которые оформлялись и заверялись через нотариальную контору.

Особенности проставления надписи

Исполнительная надпись ставится на копии договора. Проставлению нотариальной отметки предшествует проверка реальности долга.

Также проверяется правомерность его возникновения, на каком основании и по какой причине он возник. Кроме того, нотариус должен определить есть ли просрочка по долгу. Далее нотариус осуществляет проверку уведомления стороны должника, по закону это прямая обязанность взыскателя.

К сведению! Если изначально спора между сторонами не было и взыскание началось через исполнительную надпись, но впоследствии спор все же возник, тогда стороны обращаются в суд. Судебные органы могут отменить распоряжение нотариата.

Какая задолженность гасится через нотариуса

Обратить взыскание через надпись можно лишь по определенным видам задолженности. Какие виды долгов можно заверить у нотариуса:

Что нельзя взыскать через нотариуса:

  • штрафы;
  • оплату компенсации причиненного вреда здоровью;
  • просроченные алименты;
  • коммунальные платежи.

Каков порядок действий для совершения нотариальной надписи

Алгоритм действий следующий:

  • подготовка документов – заявление, расчет суммы задолженности, оригинал договора;
  • должнику направляется уведомление о том, что планируется обращение к нотариусу;
  • подготовленные документы, подтверждающие факт задолженности, отдаем в нотариальную контору (лично либо в электронном формате, дистанционно);
  • происходит проверка предоставленных в нотариат документов;
  • нотариус проставляет надпись. Исполнительную надпись ставят не на оригинале, а на копии договора. На оригинале указывается, что по договору совершено нотариальное действие;
  • внесение информации о надписи в федеральный реестр. Присвоенный в реестре нотариальных действий номер прописывается в самой надписи;
  • нотариус извещает должника о совершенной надписи в срок не позднее 3 дней после ее проставления.

Интересно! Стоимость услуги по проставлению исполнительной надписи варьируется от 300 до 1500 рублей.

Сведения в исполнительной надписи

Нотариальная надпись содержит следующие данные:

  • когда и где было совершено нотариальное действие;
  • реквизиты нотариуса;
  • информация о взыскателе и должнике;
  • срок, за который взыскивается долг;
  • сумма, которая подлежит взысканию либо имущественные права;
  • номер в реестре;
  • подпись и печать нотариуса.

Процессуальное правопреемство

Долг может быть передан на погашение другому лицу через договор цессии. Данный термин и сам процесс цессии регламентируется гражданско-процессуальным кодексом. Если долг уже взыскивается по исполнительной надписи от нотариуса, на него может быть оформлена цессия. Как в таком случае переоформить обязательство на другого человека? Несмотря на то, что при совершении нотариальной надписи в суд обращаться не нужно, при оформлении договора цессии без решения суда не обойтись. Согласно ст. 44 ГПК РФ замена стороны осуществляется исключительно через суд.

Еще со школьной скамьи мы усвоили: документ без печати недействителен. Вот и ставим печать чуть ли не на всех бумагах – каши маслом не испортишь. Но так ли это необходимо? На каких кадровых документах действительно нужно ставить оттиск печати, а какие могут обойтись и без него?

К нам в редакцию часто приходят письма с вопросами, которые так или иначе связаны с правильным использованием оттиска печати. "Нужна ли печать на трудовом договоре?" – спрашивает предприниматель из Самары. "Где найти перечень документов, на которых обязательно ставить оттиск печати?" – интересуется московский менеджер по персоналу. "Я случайно поставила в трудовой книжке работника печать другой организации. Что же теперь делать?" – сетует кадровик из Ставрополя. Сегодня мы разрешим эти и многие другие проблемы.

Знакомьтесь: печать

Вначале немного расскажем о том, что представляет собой печать. Это клише из твердой резины для нанесения оттисков на бумагу в целях подтверждения подлинности документа. Технические требования к гербовым печатям – их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам – изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511-2001*.

* Государственный стандарт РФ "Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования" (утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены. В законодательстве почти ничего не сказано о правилах использования печатей. Неясно, например, какие печати должны быть в организации, в каких случаях их нужно ставить, кто несет ответственность за их сохранность, сколько у фирмы должно быть печатей и т. п. Все эти вопросы остаются на усмотрение руководства организации.
Печати бывают трех видов: гербовые, приравненные к гербовым и простые.
Гербовые печати (с изображением герба РФ) используются только в органах государственной власти и государственных учреждениях. Кроме того, гербовую печать получают организации, которые наделены государственными полномочиями. Например, частные нотариальные конторы.

Акционерное общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование и адрес

Коммерческие фирмы используют печати, приравненные к гербовым. На них изображена фирменная эмблема, логотип или просто написано название компании. Как на гербовых, так и на приравненных к ним печатях указывается ИНН юридического лица и номер свидетельства о государственной регистрации.
Есть свои печати и у частных предпринимателей. По своему статусу они считаются приравненными к гербовым. Но на такой печати вместо герба и эмблемы располагается фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя, а также указывается его местонахождение, ИНН и регистрационный номер.

Штампы, датеры, факсимиле
Штамп – это вид печати прямоугольной формы с каким-либо текстом. Чаще всего штампы используют, чтобы нанести на документ реквизиты организации. Бывают штампы, подтверждающие определенное действие. Например "Оплачено", "Выдан вкладыш".
Датер – штемпельный прибор для автоматического проставления дат. Порядок использования штампов и датеров в законодательстве не урегулирован, поэтому организация должна определить его самостоятельно.
Факсимиле – это печать или клише, с помощью которого воспроизводится подпись человека. В соответствии со статьей 260 Гражданского кодекса факсимиле можно использовать только в установленном законом порядке. Однако такого порядка пока не существует. На кадровой и бухгалтерской документации факсимиле ставить нельзя – там нужна только собственноручная подпись должностного лица. А вот на письмах, грамотах, поздравлениях – вполне допустимо.

Гербовые и приравненные к ним печати ставят на документы, требующие особого подтверждения подлинности, – договоры, грамоты и свидетельства, трудовые книжки, служебные удостоверения и т. п.
Простыми считаются печати структурных подразделений компании, печати для отдельных видов документов, штампы. Они бывают разной формы – круглые, треугольные, прямоугольные, квадратные. Ставятся на те документы, которые не требуют особого подтверждения подлинности (справки, пропуска, копии и т. п.).

Технические требования к печатям без герба в государственном стандарте пока не закреплены

Где расположить оттиск печати?

Оттиск печати должен располагаться внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.


На некоторых документах стоит специальная отметка "М. П." (место печати). Если она есть – одной заботой меньше: ставьте оттиск прямо на нее. Буквы "М. П." присутствуют на титульном листе трудовой книжки, на бухгалтерских бумагах, бланках удостоверений.

Для чего нужна печать?

Печать придает документу юридическую силу – она подтверждает подлинность подписи должностного лица. Но далеко не все кадровые документы нуждаются в этом реквизите. К сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и какую именно печать. На основе сложившейся практики мы составили список кадровых документов, заверяемых оттиском печати в коммерческих организациях. Он представлен в таблице на стр. 33.

Печатью заверяются не только кадровые документы, но и бухгалтерские бумаги (поручения, реестры, сметы), а также учредительные документы организации, коллективный договор, различные соглашения. Документы, не упомянутые в данном перечне, заверения печатью не требуют.

Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), заверять печатью не нужно


На каких документах какие печати ставить

ДОКУМЕНТ

ВИД ПЕЧАТИ

Заверяем документы по правилам

Конечно, ничего страшного не произойдет, если вы по ошибке поставите печать на кадровом приказе или письме. Но если вы не заверите печатью документ, который действительно в этом нуждается (например, договор), последствия могут быть весьма плачевными. Такой договор не будет иметь юридической силы, а суд скорее всего не станет рассматривать его как доказательство.
Чтобы избежать подобных неприятностей, советуем вам четко прописать порядок использования печати на локальном уровне. Сначала нужно определить перечень документов компании, на которых вы будете в обязательном порядке ставить печать. Затем необходимо составить инструкцию по использованию печатей, в которой написать, когда ставится печать, приравненная к гербовой, а когда – простая, как используются штампы, если они есть в организации. Отдельно оговорите, где будет храниться печать и кто назначается ответственным за ее хранение (обычно этот вопрос решает руководитель организации).


Эту инструкцию вместе с перечнем целесообразно сделать приложением к общей инструкции по делопроизводству вашей компании, а если таковой нет – самостоятельным документом или дополнением к уставу. В дальнейшем, если понадобится заверить печатью документ, не указанный в локальном акте, руководитель организации издает об этом специальный приказ. Список документов, заверяемых печатью, можно со временем дополнять.

В инструкции по использованию печатей необходимо прописать порядок уничтожения устаревших печатей

Печать в трудовой книжке

Отдельно нужно сказать об оттиске печати в трудовой книжке работника. Порядок заполнения трудовых книжек четко прописан в двух нормативных актах – Правилах ведения и хранения трудовых книжек* и Инструкции по заполнению трудовых книжек**, которые нужно соблюдать неукоснительно. Изучив эти документы, делаем вывод: существует всего три случая, когда в трудовой книжке сотрудника ставится печать организации или кадровой службы (можно использовать любую из них):

  • при первичном оформлении книжки – на титульном листе;
  • при изменении анкетных данных сотрудника – на внутренней стороне обложки;
  • при увольнении – после записи об увольнении в разделе "Сведения о работе".

* Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. No 225.
** Утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. No 69.

Кроме того, есть один случай, когда в трудовой книжке нужно поставить штамп – если работнику выдан вкладыш. Проставляется этот штамп на внутренней стороне обложки книжки или на титульном листе и представляет собой прямоугольный оттиск со словами "Выдан вкладыш".

Лариса САНКИНА,
доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета:

Подробнее с материалом можно познакомиться в журнале "Кадровое дело" N7, июль 2005

Читайте также: