Предоставление руководителю информации поясняющей происшествие вид документа
Обновлено: 11.05.2024
Обычно докладной запиской информируют руководство о сложившейся ситуации (об имевших место событиях, фактах, явлениях), требующей решения. Докладная записка представляется руководителю организации или руководителю подразделения. Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции работника или руководителя подразделения недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможной негативной ситуации.
Реквизитами докладной записки являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер (если в организации ведется регистрация внутренних документов), адресат, заголовок к тексту (если текст документа имеет более 4–5 строк), текст, подпись, визы.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализируется сложившаяся ситуация, даются возможные варианты ее решения, в третьей делаются выводы и перечисляются конкретные действия, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит обоснование и выводы (предложения, просьбы, рекомендации) составителя.
Служебная записка
Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому должностному лицу.
Несмотря на то, что нормативными и методическими документами по документационному обеспечению не предусмотрено использование в деятельности организаций служебных записок, практика показывает, что этот вид документа используется очень широко и, более того, часто заменяет собой докладную записку.
Служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый в одном подразделении и направляемый в другое подразделение для решения служебных вопросов. Служебная записка не должна заменять докладную записку, поскольку докладная записка направляется вышестоящему должностному лицу. Можно сказать, что с помощью докладных записок реализуются вертикальные информационные связи в организации, а с помощью служебных записок – горизонтальные.
Служебные записки в целом оформляются так же, как и докладные записки. Разница заключается только в наименовании вида документа – служебная записка.
Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – обоснования причин ее составления и второй части – предложения, просьбы и т.п.
Служебная записка подписывается непосредственно сотрудником – составителем или руководителем подразделения.
Предложение
Предложение – разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
Как правило, предложения составляются по заданию руководства. Текст документа содержит две части: краткое обоснование (объяснение, на основании чего или в связи с чем составлено предложение) и заключение – перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Предложения составляются руководителями подразделений или специалистами и представляются руководству.
Составляются и оформляются предложения аналогично докладной записке (в названии документа указывается – предложение).
Объяснительная записка
Объяснительные записки составляются в случае нарушения работником правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие на рабочем месте и др.).
Объяснительные записки в целом оформляются так же, как и докладные записки. Текст объяснительной записки во втором значении, как правило, состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия.
Объяснительная записка подписывается составителем.
Справка – 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
Справки в первом значении, отражающие основную (производственную) деятельность организации, составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального (совещательного) органа.
Справки в целом оформляются аналогично докладным запискам.
Справка может быть информационной, аналитической или отчетной.
Текст справки состоит из одной-двух частей. В первой части, как правило, излагается предыстория вопроса – факты, события, документы, послужившие основанием или поводом для составления справки, во второй части приводятся конкретные сведения, отражающие суть сложившейся ситуации. Справка может состоять только из одной (второй) части. Тексты аналитических справок, как правило, состоят из трех частей: основание составления справки, анализ ситуации или вопроса, выводы и предложения.
Сводка – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.).
В сводке концентрируется информация из различных источников по определенной теме. В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.
В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и докладная записка, справка и другие информационно-справочные документы.
[1] Определения видов документов даны по Краткому словарю видов и разновидностей документов / Главархив СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА. М., 1974.
[2] В качестве названия документа, разъясняющего положения проекта, программы, закона и др. документа, в настоящее время чаще используется название – пояснительная записка.
1. Документ как носитель информации, его назначение, способы фиксации, виды материальных носителей информации.
2. Какое значение в жизни общества имеет документационное обеспечение?
3. Перечислить признаки классификации документов.
4. Дать определение делопроизводства. Назвать составные части делопроизводства.
5. Что такое система документации?
6. Что такое система документирования?
7. Какие функции включает в себя организация работы с документами?
8. Что такое ГСДОУ и УСД и для чего они служат?
9. Дать определения унификации и стандартизации документов.
10. Формуляр. Типовой формуляр. Формуляр-образец. Особенности типового формуляра и формуляра-образца.
11. Количество и состав реквизитов формуляра-образца.
12. Какое значение имеет текст документа? Основные требования к тексту.
13. Логические элементы текста. Прямой и обратный порядок расположения логических элементов.
14. Каковы особенности составления текстов сложных документов?
15. Для чего служит унификация текстов документов? Виды унифицированных текстов.
16. Язык и стиль служебных документов. Виды функциональных стилей.
17. Особенности официально-делового стиля.
18. Перечислить типичные ошибки в деловой документации.
19. Дать характеристику организационно-распорядительной документации. Виды ОРД.
20. Устав – определение, назначение, порядок составления и утверждения, состав реквизитов.
21. Структура и штатная численность, штатное расписание -определение, назначение, порядок составления и утверждения, состав реквизитов.
22. Положение – определение, назначение, порядок составления и утверждения, состав реквизитов.
23. Должностная инструкция - определение, назначение, порядок составления и утверждения, состав реквизитов.
24. Виды, определения распорядительных документов, порядок их составления.
25. Приказы, их виды, констатирующая и распорядительная части текста приказа, состав реквизитов.
26. Протокол, его реквизиты, составные части, состав реквизитов.
27. Виды протокола: полный, краткий, стенографический, состав реквизитов.
28. Дать характеристику информационно-справочной документации.
29. Назвать виды информационно-справочных документов.
30. Реквизиты, содержание и порядок составления справки.
31. Реквизиты, содержание и порядок составления докладной записки.
32. Реквизиты, содержание и порядок составления объяснительной записки.
33. Реквизиты, содержание и порядок составления акта.
34. Разновидности актов и порядок их оформления.
35. Реквизиты, содержание и порядок составления служебных писем.
36. Виды деловых писем, правила их оформления.
37. Реквизиты, содержание и порядок составления телеграмм.
38. Реквизиты, содержание и порядок составления телефонограмм.
39. Реквизиты, содержание и порядок составления официальной доверенности.
40. Реквизиты, содержание и порядок составления личной доверенности.
41. Реквизиты, содержание и порядок составления договора.
42. Назвать обязательные условия, включаемые в содержание договора.
43. Что такое оферта, акцепт, протокол согласования разногласий?
44. Дать понятие форс-мажорных обстоятельств.
45. Виды договоров.
46. Дать общую характеристику документации по личному составу.
47. Личное дело – определение, содержание, порядок составления и хранения.
48. Трудовой договор – определение, содержание, порядок составления и хранения.
49. Трудовая книжка – определение, содержание, порядок составления и хранения.
50. Приказ по личному составу – определение, содержание, порядок составления и хранения.
51. Личная карточка по учету кадров – определение, содержание, порядок составления и хранения.
52. Автобиография – определение, содержание, порядок составления.
53. Резюме - определение, содержание, порядок составления.
54. Рассказать о порядке оформления документов при приеме, переводе и увольнении работника.
55. Документооборот. Три основных потока документации.
56. Структурные части службы ДОУ. Их функции.
57. Особенности работы с документами, составляющими коммерческую тайну предприятия.
58. Порядок регистрации документов.
59. Как осуществляется контроль исполнения документов?
60. Работа с письмами и обращениями граждан.
61. Автоматизация делопроизводственных процессов и ее значение.
62. Систематизация документов, номенклатура дел.
63. Формирование и оперативное хранение дел.
64. Подготовка документов к архивному хранению.
65. Экспертиза ценности документов.
66. Методы классификации документов хранения.
1. Назовите основное назначение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО".
2. Перечислите основные автоматизируемые функции делопроизводства.
3. Позволяет ли система "ДЕЛО" сопровождать традиционную технологию документооборота? Позволяет ли система перейти к электронному документообороту?
4. Дайте определения понятиям "должностное лицо" и "пользователь системы". В чем заключается отличие должностного лица от пользователя системы?
5. Всегда ли должностное лицо является пользователем системы?
6. Может ли пользователь осуществлять работу в системе за нескольких должностных лиц?
7. Дайте определения понятиям "системный технолог" и "администратор системы". В чем заключается отличие системного технолога от администратора системы?
8. Дайте определение понятию регистрационная карточка документа (РК).
9. Дайте определение понятию регистрационная карточка проекта документа (РКПД).
10. Что такое "картотека" и "кабинет"? В чем заключается их отличие?
11. Кто является владельцем и пользователем кабинета?
12. Может ли одно должностное лицо быть владельцем нескольких кабинетов?
13. Сколько владельцев может быть у одного кабинета?
14. Из каких папок состоит кабинет? Назовите назначение каждой папки кабинета.
15. Назовите назначение грифа доступа.
16. Какие виды файлов могут быть связаны с РК документа? Сколько файлов может быть связано с одной РК документа?
17. Дайте определение понятию "Группа документов".
18. Из каких модулей состоит система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО"? Назовите назначение каждого из модулей.
19. С какими модулями работают пользователи системы?
20. Назовите основные функции модуля "Документы". Дайте краткую их характеристику.
21. Можно ли дополнять набор реквизитов РК дополнительными реквизитами?
22. Документы в системе регистрируются однократно или многократно, т.е. после пересылки документ должен заново регистрироваться в подразделении – получателе документа?
23. Какие виды РК существуют?
25. Назовите и дайте краткое описание реквизитов РК, имеющей вид "Письма граждан".
26. Назовите и дайте краткое описание реквизитов РК, имеющей вид "Исходящие".
27. Какие действия можно осуществлять с проектами документов в системе?
28. Назовите и дайте краткое описание реквизитов РКПД.
29. Какие виды поручений можно создавать в системе. Дайте определения каждому виду поручений. Сравните их.
30. Для чего используется "Журнал передачи бумажных оригиналов и копий документов"?
31. По каким реквизитам в системе можно производить поиск документов?
32. По каким реквизитам в системе можно производить поиск поручений?
33. Можно ли в системе искать проекты документов?
34. Какие ограничения прав пользователя могут использоваться при поиске документов и поручений?
35. В каком документе подробно описываются правила работы в модуле "Документы"?
36. Какие дополнительные опции и подсистемы можно использовать вместе с системой "ДЕЛО"?
Читайте также: