Предоставление архивных справок об эвакуации

Обновлено: 04.07.2024

В целях совершенствования работы государственных архивов в условиях режима чрезвычайных ситуаций (ЧС) и ликвидации их последствий приказываю:

2. Возложить на директоров федеральных государственных архивов – руководителей объектов и председателей комиссий по чрезвычайным ситуациям объектов ответственность за принятие необходимых решений и действия при введении режима чрезвычайной ситуации и ликвидации ее последствий.

3. Директорам федеральных государственных архивов обеспечить внедрение Примерной инструкции, организовав уточнение в соответствии с ее требованиями имеющихся организационно-методических документов о порядке действий архивов при чрезвычайных ситуациях различного характера, а также изучение положений инструкции в системе повышения квалификации кадров.

4. Рекомендовать руководителям органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации организовать внедрение Примерной инструкции на основе разработки комплекса организационно-методических документов о порядке действий государственных архивов при чрезвычайных ситуациях различного характера, изучение ее положений в системе повышения квалификации кадров.

5. Отделу обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов (Шабанова Т.Е.) совместно с режимным отделом Объединения по эксплуатации и техническому обслуживанию федеральных архивов (Фрунзе О.Е.) и начальником штаба по делам гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций Росархива (Спицын В.И.) оказать помощь в организации внедрения Примерной инструкции.

7. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Руководителя Росархива В.П.Тарасова.

Руководитель Росархива В.П.Козлов

УТВЕРЖДЕНА
приказом Росархива
от 28.03.2001 № 24

Примерная инструкция о порядке работы государственных архивов при чрезвычайных ситуациях

1.Чрезвычайные ситуации

1.1. Чрезвычайными ситуациями в деятельности архивов являются такие обстоятельства, при которых невозможно выполнение в полном объеме возложенных на архив задач в соответствии с требованиями нормативных документов, создается угроза жизни и здоровью персонала и посетителей, сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

1.2. К основным причинам возникновения чрезвычайных ситуаций на архивных объектах могут относиться:

1.2.1. Объявление в государстве (регионе, республике, крае, области, городе, районе) режима чрезвычайного положения.

1.2.2. Пожар или бедствия природного и техногенного характера.

1.2.3. Аварии систем жизнеобеспечения архива, а также здания архива.

1.2.4. Проникновение в архив посторонних лиц или другие противоправные действия, повлекшие кражу или порчу архивных документов, имущества.

1.2.5. Отказ от обслуживания архива милицейской, противопожарной или другой вневедомственной охраной.

1.2.6. Забастовка или иные действия, связанные с отказом от выполнения служебных обязанностей части работников архива.

1.2.7. Другие обстоятельства, вынуждающие руководство архива принять решение о приостановке деятельности архива.

2. Обязанности архивов в области защиты персонала, посетителей и архивных объектов от чрезвычайных ситуаций

2.1. Планирование и осуществление необходимых мер в области защиты персонала, посетителей и архивных объектов от чрезвычайных ситуаций.

2.2. Планирование и проведение мероприятий по повышению устойчивости функционирования архивных объектов.

2.3. Обеспечение создания, подготовки и поддержания в готовности сил и средств по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, обучение работников архива способам защиты и действиям в чрезвычайных ситуациях.

2.4. Поддержание в постоянной готовности технических средств оповещения о чрезвычайных ситуациях.

2.5. Организация и обеспечение проведения аварийно-спасательных и других неотложных работ в случае чрезвычайных ситуаций.

2.6. Создание резервов материальных ресурсов для ликвидации чрезвычайных ситуаций.

2.7. Предоставление в установленном порядке информации в области защиты персонала, посетителей и архивных объектов от чрезвычайных ситуаций, а также оповещение вышестоящего органа управления архивным делом и работников архива об угрозе возникновения или о возникновении чрезвычайных ситуаций.

3. Принятие решения о наступлении чрезвычайных ситуаций

3.1. При наступлении чрезвычайных ситуаций руководство архива немедленно (по телефону, телеграфу, факсу или лично) сообщает об этом руководству вышестоящего органа управления архивным делом.

3.2. Решение о наступлении чрезвычайных ситуаций принимается директором архива (или лицом его замещающим) по согласованию с руководством вышестоящего органа управления архивным делом в соответствии с п. 1.2. настоящей Примерной инструкции.

3.3. Переход на работу в режиме чрезвычайных ситуаций оформляется приказом директора архива.

В случае необходимости приостановить деятельность архива при наступлении чрезвычайных обстоятельств, указанных в пп. 5, 6, 7, 8 настоящей Примерной инструкции, директор архива издает приказ, в соответствии с которым работники, не связанные с обеспечением функционирования систем жизнедеятельности, освобождаются от работы до особого распоряжения с сохранением заработной платы в соответствии с ст. 94 КЗОТ Российской Федерации.

Работники, занятые охраной здания архива, обеспечением его пожарной безопасности, контролем за работой систем жизнедеятельности, ответственные за сохранность документов, обязаны выполнять свои функции в соответствии с установленным для них приказом директора архива режимом.

3.4. При прекращении чрезвычайных обстоятельств по приказу директора архива его работники должны возвратиться на свои рабочие места и приступить к исполнению должностных обязанностей.

4. Подготовка к чрезвычайным ситуациям

4.1. Каждый архив обязан иметь утвержденные директором планы мероприятий, другие документы (положения, инструкции, памятки и др.; далее – планы мероприятий) на случай возможных чрезвычайных ситуаций различного характера (приложение 1). Планы мероприятий предусматривают конкретные как превентивные (по предупреждению и подготовке) действия, так и меры по ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций, а также определяют ответственных должностных лиц, необходимые силы и средства.

4.2. К разработке планов мероприятий привлекаются соответствующие специалисты в области строительства сооружений и их технической эксплуатации, пожарного дела, вневедомственной охраны, гражданской обороны и т.п.

4.3. Мероприятия, направленные на предупреждение чрезвычайных ситуаций, а также на максимально возможное снижение размеров ущерба и потерь в случае их возникновения, проводятся заблаговременно. Объем и содержание указанных мероприятий определяются, исходя из возможностей имеющихся сил и средств и их использования на основе принципов необходимой достаточности.

Меры по защите архивных документов при чрезвычайных ситуациях осуществляются с учетом их ценности и потенциальной долговечности.

4.4. Независимо от характера возможной чрезвычайной ситуации в планах мероприятий заблаговременно предусматриваются следующие превентивные меры:

усиление технической устойчивости архивных объектов, реализация требований пожарной безопасности и охранного режима, поддержание в нормативном состоянии систем жизнеобеспечения зданий,

определение состава и объема документов в зависимости от их ценности, (уникальные, особо ценные, ценные), маркировка дел и их размещение в местах, наиболее удобных для эвакуации,

подготовка расчетов материальных и людских ресурсов, необходимых для выполнения мероприятий по защите документов,

определение в соответствии с нормативами видов и количества медикаментов, необходимых для аптечки первой медицинской помощи,

определение объема и видов тары (количество мешков, контейнеров, вес и т.п.), необходимых для упаковки документов, подлежащих перемещению в целях спасения при чрезвычайных ситуациях,

определение видов и количества оборудования, упаковочного материала (мешки, шпагат, бумага оберточная, брезентовые и деревянные лотки, веревка крепежная, синтетическая пленка или брезент для укрытия документов и т.п.), необходимых для выполнения мероприятий по защите документов,

приобретение необходимого упаковочного материала, а также других средств, необходимых для выполнения мероприятий по защите персонала, посетителей и документов (медикаменты, средства связи и оповещения, противопожарный инвентарь, электрические фонари и т.п.),

решение с соответствующими службами вопросов закрепления за архивом мест для укрытия документов, транспорта, необходимого для их перемещения,

организация формирований, необходимых для выполнения мероприятий по защите персонала, посетителей и документов,

4.5. Обязательным элементом планов мероприятий является перечень практических действий работников, предпринимаемых сразу же при возникновении чрезвычайной ситуации (приложения 2, 3).

4.6. Превентивные меры, предусмотренные планами мероприятий, включаются в годовые планы работы архивов с соответствующим финансовым, техническим и кадровым обеспечением.

4.7. Работники архива, ответственные за выполнение конкретных мероприятий, систематически проходят специальную подготовку и переподготовку (обучение, инструктаж и др.).

4.8. Для реализации задач, определенных п. 2 настоящей Примерной инструкции, в архиве *1 создается комиссия по чрезвычайным ситуациям.

*1 Комиссия по ЧС может создаваться и при органе управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

5. Порядок работы архива при объявлении в государстве (регионе, республике, крае, области, городе, районе) режима чрезвычайного положения

5.1. При объявлении чрезвычайного положения приказом директора вводится особый режим работы архива, который предусматривает меры по усилению безопасности архивных объектов, защите персонала, посетителей и документов.

5.2. Меры по обеспечению безопасности архивных объектов включают:

5.2.1. Усиление противопожарной безопасности и охраны объектов жизнеобеспечения деятельности архива путем привлечения его работников для дежурства на этих объектах;

5.2.2. Круглосуточное дежурство руководящих работников архива, членов комиссии по ЧС, эвакокомиссии и других формирований на период действия чрезвычайного положения;

5.2.3. Оформление и получение документов, разрешающих передвижение работников архива, привлеченных к работе на период действия комендантского часа, а также закрепленного за архивом автотранспорта, необходимого для оперативного решения служебных вопросов вне рабочего времени;

5.2.4. Отмену всех местных и других командировок, не связанных с оперативным решением служебных вопросов по обеспечению жизнедеятельности архива.

5.3. В целях организации защиты персонала, посетителей и документов выполняются следующие мероприятия:

5.3.1. Приведение в готовность средств связи и оповещения;

5.3.2. Дооборудование мест защиты персонала, посетителей и документов, не подлежащих эвакуации;

5.3.3. Оборудование для работников, переведенных на круглосуточный режим работы, мест отдыха;

5.3.4. Упаковка документов и подготовка их к перемещению;

5.3.5. Проведение аварийно-спасательных работ в случае возникновения опасности для документов;

5.3.6. Организация своевременного прибытия автотранспорта для транспортировки документов в соответствии с графиком и утвержденными маршрутами. Обеспечение автотранспорта необходимым количеством огнетушителей и другого противопожарного инвентаря, а также охраной;

5.3.7. Погрузка (разгрузка) документов и их транспортировка (перемещение) к местам защиты;

5.3.8. Обеспечение своевременного информирования вышестоящих организаций и штабов ГО согласно табелю срочных донесений.

5.4. Объявление о прекращении действия особого режима производится приказом директора архива.

6. Порядок работы архива при пожаре или бедствии природного и техногенного характера

6.1. При возникновении в здании архива возгорания любого масштаба каждый работник, обнаруживший возгорание, прежде всего сообщает о нем по телефону в пожарную службу, затем – членам добровольной пожарной дружины (ДПД) и руководству архива и до прибытия пожарных или членов ДПД принимает меры к локализации и тушению пожара подручными средствами.

6.2.Конкретные действия по борьбе с пожаром, спасению персонала, посетителей, архивных документов и имущества определяются специальной инструкцией, разрабатываемой в каждом архиве с учетом его специфики.

6.3. Непосредственное руководство тушением пожара осуществляется прибывшим на пожар руководителем тушения пожара. Указания руководителя тушения пожара обязательны для исполнения всеми должностными лицами архива, в котором осуществляются боевые действия по тушению пожара.

6.4. Должностные лица архива обязаны оказывать содействие пожарной охране при тушении пожара, установлении причин и условий его возникновения и развития, а также при выявлении лиц, виновных в нарушении требований пожарной безопасности и возникновении пожара.

6.5. В случае внезапных бедствий природного и техногенного характера действия должностных лиц аналогичны действиям при пожаре и определяются соответствующими документами.

6.6. В случае получения извещения о приближающемся стихийном бедствии или нахождении архива в зоне стихийного бедствия директор архива принимает меры по обеспечению безопасности работников архива, освобождая их от работы и направляя в укрытия, убежища или другие места, обеспечивающие сохранение им жизни и здоровья. Свои служебные обязанности выполняют лишь те сотрудники, присутствие которых необходимо в сложившейся ситуации и заранее определено в соответствующих документах.

7. Порядок работы архива при аварии систем жизнеобеспечения, а также здания архива

7.1. При аварии систем жизнеобеспечения архива: отопления, энергоснабжения, канализации, водопровода немедленно извещается руководство архива и соответствующие аварийные службы.

7.2. Если при аварии пострадали архивные документы, то немедленно организуется проведение аварийно-спасательных мероприятий и принимаются меры по защите документов.

7.3. Если при аварии создастся ситуация, связанная с угрозой жизни или здоровью работников архива, директор вправе принять решение о временном переводе работников на другую работу (ст. 26 КЗОТ Российской Федерации) или временном освобождении от работы до ликвидации аварии или на иной период тех работников, присутствие которых не требуется для ликвидации аварии, поддержания функционирования систем жизнедеятельности архива и обеспечения сохранности документов.

7.4. При длительном отключении систем жизнеобеспечения архива, которое привело к ситуациям, аналогичным названным в пп. 8.2., 8.3. принимаются меры, предусмотренные этими пунктами.

8. Порядок работы архива в случае проникновения в него посторонних лиц или других противоправных действий, повлекших хищение или порчу архивных документов, имущества

8.1. При обнаружении факта проникновения в архив посторонних людей немедленно извещается руководство архива и территориальное отделение милиции. До прибытия представителей милиции принимаются меры по задержанию посторонних. Допуск любых лиц к месту проникновения в архив не разрешается за исключением специалистов технических служб в случаях, требующих их экстренного вмешательства: возгорание, повреждение коммуникаций и т.п.

8.2. В соответствии с заключением работников милиции, других специалистов руководство архива может установить на определенный, период ограничительный режим допуска работников архива и других лиц к месту проникновения в архив или обнаруженных повреждений.

8.3. При обнаружении факта проникновения посторонних лиц в архивохранилище руководство архива вправе прекратить любую работу с документами в этом архивохранилище до завершения следственных действий и проверки наличия дел.

9. Порядок работы при отказе от обслуживания архива милицейской, противопожарной или другой вневедомственной охраной

9.1. При отказе охраны архива выполнять свои функции руководство архива незамедлительно принимает меры по охране архива силами его работников.

9.2. В соответствии с приказом директора работники архива обязаны принимать участие в его охране по утвержденному графику и на основе ст. 26 КЗОТ.

При организации охраны исходят из расчета 4 человека на 1 пост (сутки дежурства, трое суток отдыха).

9.3. При осуществлении охраны архива силами его работников все входы в архив, кроме основного, закрываются, опечатываются и используются только при крайней необходимости с разрешения директора или назначенного им ответственного за охрану архива дежурного.

9.4. После завершения рабочего дня охрана архива передается ответственным за охрану на пульт охраны. Дежурство на пульте охранной сигнализации архива осуществляется круглосуточно работниками архива по утвержденному приказом директора графику.

Ответственный за охрану архива перед сдачей его на пульт охраны осматривает состояние всех дверей, печатей на них, состояние окон, пожарных лестниц и входов с них в помещение архива. В случае обнаружения каких-либо нарушений о них информируется директор архива и делается запись в специальном журнале.

9.5. Открытие дверей архива возможно только ответственным за охрану или директором после предварительного осмотра их состояния и снятия с пульта охраны. При обнаружении каких-либо нарушений состояния дверей, запоров, печатей, повреждении окон ответственный за охрану до открытия архива извещает о нарушениях директора архива и составляет вместе с ним акт о нарушениях, а также делает соответствующую запись в специальном журнале. О выявленных фактах нарушений информируется территориальное отделение милиции.

9.6. На время отказа охраны архива выполнять свои функции прекращается работа читальных залов и допуск в архив посетителей.

9.7. При отказе от обслуживания архива пожарными военизированными формированиями функции контроля за противопожарной безопасностью архива передаются приказом директора архива добровольной пожарной дружине.

9.8. Деятельность добровольной пожарной дружины регламентируется положением о ней. (См. Правила пожарной безопасности для государственных архивов, ППБ-0-145-1986, М., 1988). Под наблюдение и под ответственность каждого участника добровольной пожарной дружины передастся строго определенный участок в архиве.

9.9. Руководство архива обеспечивает взаимодействие с сотрудниками территориального отделения милиции и пожарной охраны.

10. Порядок работы архива при забастовках или иных действиях, связанных с отказом от выполнения своих служебных обязанностей части работников архива

10.1. При забастовках или иных действиях, связанных с отказом от выполнения своих служебных обязанностей части работников, руководство архива перераспределяет обязанности между продолжающими работать сотрудниками так, чтобы в первую очередь гарантировать деятельность жизнеобеспечивающих систем и сохранность документов.

10.2. Работа по другим направлениям деятельности осуществляется при наличии сотрудников, не занятых выполнением функций, указанных в п.10.1.

10.3. Дирекция архива, трудовой коллектив и забастовочный комитет обязаны при любом числе участвующих в забастовке обеспечить жизнедеятельность архива, сохранность документов и имущества.

Документы Ленинградской городской эвакуационной комиссии поступили в Центральный государственный архив Санкт-Петербурга (ранее Государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства Ленинградской области) в 1946 г. из Городского бюро по учету и распределению рабочей силы. В настоящее время в архивном фонде комиссии (фонд Р-330) хранится 322 дела. Помимо документов общего делопроизводства (отчеты, приказы, переписка, сводки, штатные расписания и др.) и по личному составу эвакопунктов в фонде имеются свыше 200 дел со списками, заявлениями эвакуированных, начиная с сентября 1941 г. по 17 декабря 1943 гг., при этом наиболее полно представлены списки эвакуированных авиатранспортом.

В середине 1950-х годов в архиве приступили к созданию справочной картотеки на лиц, эвакуированных из Ленинграда, и лиц, получивших разрешение на въезд в город после прорыва блокады. Основой картотеки стали документы Ленинградской городской эвакуационной комиссии, Ленинградского городского бюро по учету и распределению рабочей силы, Исполкома Ленинградского городского Совета депутатов трудящихся и ряда других учреждений. На карточки выносились сведения, которые содержались в документах. При этом наряду достаточно полной информацией с указанием фамилии, имени, отчества (инициалов), года рождения эвакуированного, адреса проживания, места работы, нередко встречались отрывочные данные, где была указана только фамилия выехавшего. В карточку обязательно вносились поисковые данные документа – номер фонда, описи, дела, листа. К 1990-м годам объем картотеки составил 123 258 карточек, что составляет лишь незначительную часть всех эвакуированных (по официальным сведениям в 1941 – 1943 гг. Ленинград покинуло свыше 1,7 млн. человек).

В 2014 г. поисковая база данных на лиц, эвакуированных из Ленинграда или получивших разрешение на въезд в город, заметно расширилась за счет информации из аналогичных картотек и баз данных, подготовленных на основе документов районных эвакуационных комиссий, которые хранились в ведомственных архивах ряда администраций районов Санкт-Петербурга: Адмиралтейского (быв. Октябрьского и Ленинского), Василеостровского, Выборгского, Калининского, Невского (быв. Володарского), Петроградского, Приморского, Центрального (быв. Дзержинского, Куйбышевского, Смольнинского районы) и др. Единой формы ведения картотек и баз данных не существовало, поэтому сведения, содержащиеся в поисковых системах, предоставленных районами, сильно отличаются по степени наполнения и могут содержать только ФИО и дату рождения (Василеостровский район). В этом случае за более подробной информацией следует обращаться в ЦГА СПб.

Сами документы по эвакуации и реэвакуации ленинградцев (в соответствии с поручением Губернатора Санкт-Петербурга от 27.05.2014 № 07-131/6038) все районные администрации должны сдать на государственное хранение в ЦГА Санкт-Петербурга. В дальнейшем планируется продолжить работу по вводу информации непосредственно с документов тех районов, где не были созданы поисковые картотеки и базы данных, но имеются только документы (списки на эвакуацию): Кронштадтский и Курортный район. В Кировском, Колпинском, Красногвардейском, Красносельском, Московском, Петродворцовом, Пушкинском районах документы по эвакуации граждан не сохранились, там поиск возможен только по домовым книгам.

К сожалению, полнота состава поступающих на государственное хранение в ЦГА СПб материалов очень разная, кое-где сохранились лишь картотеки без списков и других документов. Часть документов имеет физические повреждения, затухающий трудночитаемый текст.

Списки граждан, подлежащих эвакуации, должны были составляться по следующей форме: № эвакоудостоверения, дата выдачи, ФИО, пол, год рождения, место работы, специальность, отношение к воинской обязанности, домашний адрес, направление эвакуации, № эшелона, № вагона, расписка эвакуируемого. В отдельных списках указывалось количество выданных талонов на питание (взрослым и детям). Списки заполнялись от руки (далеко не всегда разборчивым почерком) карандашом или ручкой.

Карточки на эвакуированных, подобранные по алфавиту, составлялись с целью поиска необходимой информации. Как правило, они содержат следующую информацию; № карточки, ФИО, год рождения, адрес проживания до эвакуации, дата эвакуации, куда выбыл (нередко данные о месте эвакуации не указывались), сведения о членах семьи, которые выезжали вместе с эвакуированным. Зачастую с гражданином, на которого оформлялась карточка, уезжали не только член семьи, но и дальние родственники, знакомые, соседи, их дети.

В некоторых случаях на одного человека имеются две и более карточек с разной датой выезда из города.

Следует учитывать также разночтения фамилий в карточках и документах, их неправильное написание(например, Багоров – Баюров, Воропко – Воронко, Гугина – Гучина и т.п.).

Адреса в карточках и документах приводятся в соответствии с топонимикой того периода.

Все эти особенности необходимо принимать во внимание при поиске.

8 сентября 2015 года поисковая база данных сайта пополнилась сведениями о 45 673 персоналиях - детях, оказавшихся в детских домах Ленинграда в течение всего периода войны, в том числе эвакуированных в период блокады Ленинграда вместе с детскими домами, а также о детях, эвакуированных из Ленинграда с детскими садами в 1942 году. Сведения для пополнения базы данных были взяты из Картотеки на воспитанников детских домов Ленинграда военного времени и на детей, эвакуированных из Ленинграда с детскими садами в 1942 году, находящейся на хранении вместе с документами, послужившими основанием для ее составления, в ведомственном архиве Комитета по образованию.

Данные этой картотеки неполные, и не всегда точные: в сведениях о ФИО зачастую отсутствует отчество, иногда отсутствует или указана придуманная воспитателями фамилия ребенка (например Неизвестный/ая), возраст часто указывался или со слов детей, или приблизительно, по внешнему осмотру ребенка, также со слов может быть указан адрес проживания ребенка и состав его семьи. Не все дети, являвшиеся воспитанниками детских домов и указанные в картотеке, были эвакуированы, некоторые остались в городе и пережили блокаду. Имеются случаи несоответствия дат и места эвакуации, указанные в картотеке, сведениям иных учетных документов, хранящимся в архиве Комитета по образованию. Во всех этих случаях требуется обращение в архив Комитета по образованию и дополнительное изучение непосредственно архивных документов.

Copyright © Архивный комитет Санкт-Петербурга, 2011-2015.
При копировании материалов сайта ссылка на источник обязательна

Граждане, выходящие на пенсию, часто сталкиваются с проблемой подтверждения стажа работы за 90-е годы прошлого века. Предприятия меняли собственников, многие закрывались и открывались новые. Были ситуации, когда работодатели исчезали вместе со всей документацией предприятия, оставляя своих работников без возможности подтвердить стаж работы и заработок, которые требуются для назначения пенсии. Что делать человеку, если трудовая книжка утеряна, предприятие ликвидировано, а отыскать документы в архивах - шансов практически нет? Консультирует Евгения Очертарова, главный специалист –эксперт отдела оценки пенсионных прав застрахованных лиц

ОПФР по Бурятии.

Евгения Григорьевна, какие периоды работы включаются в страховой стаж при назначении пенсии. И так ли важна сегодня трудовая книжка?

С 2015 года при назначении пенсии периоды работы как до регистрации, так после регистрации гражданина в системе обязательного пенсионного страхования устанавливается по сведениям индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Вся информация хранится в Федеральной базе данных ПФР. До даты регистрации сведения о стаже были представлены работодателями по форме СЗВ-К на всех работающих граждан.

По законодательству в страховой стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности, которые выполнялись гражданином, при условии, что за эти периоды уплачивались страховые взносы в Пенсионный фонд. К уплате страховых взносов приравниваются взносы на государственное социальное страхование до 1991 года, уплата единого социального налога и единого налога на вмененный доход для определенных видов деятельности до 2002 года. Таким образом, полноту представленной информации о периодах работы и суммах уплаченных страховых взносов за каждый период работы граждане могут увидеть и проверить в выписке из индивидуального лицевого счета в Личном кабинете на сайте ПФР.

А если человек понимает, что выписка содержит неполные сведения о трудовой деятельности, как можно восстановить пробелы?

Если в выписке указаны неполные сведения о периодах работы либо отсутствуют сведения об отдельных периодах работы до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица, то их можно внести на основании подтверждающих документов. В этом случае во внимание принимается трудовая книжка, которая является документом, подтверждающим периоды работы до даты регистрации в системе обязательного пенсионного страхования. Если все записи в ней оформлены правильно, в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, то ни каких проблем с учетом стажа не возникнет.

При отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные записи или отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение стажа принимаются справки от работодателя либо из архивного учреждения. Это могут быть выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении и иные документы, содержащие сведения о периодах работы.

Куда обращаться за справкой, если предприятие находится в другом регионе или оно ликвидировано?

Если предприятие находится в другом регионе, для получения справки о периодах работы ехать к месту, где располагалась организация, не нужно. Помощь в истребовании нужных документов о стаже или справки о заработной плате вам окажут при необходимости специалисты ПФР. Для этого нужно обратиться в клиентскую службу с заявлением. Если предприятие ликвидировано, но у него остался правопреемник, справки о стаже и заработке должен выдать правопреемник. Если правопреемник отсутствует, тогда нужные документы необходимо разыскивать в архивах. В какой архив следует обращаться - эту информацию также вам предоставят специалисты ПФР.

При обращении в архивное учреждение заявителю приходит ответ в виде архивной справки, реже архивной выписки или копии документа. В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные за то время, за которое имеются сведения в документах архива: приводится точное название должности, занимаемой гражданином, и период его работы. В качестве документов, подтверждающих страховой стаж, используются приказы по личному составу, по основной деятельности, лицевые счета и другие документы.

Что делать, если организация ликвидирована, а в архивах нет документов этого предприятия?

В этой ситуациисвой период работы на этом предприятии можно подтвердить только свидетельскими показаниями. Сведения о заработной плате свидетельскими показаниями не подтверждаются. По правилам, если архивы предприятия утрачены не по вине работника, периоды работы гражданина на этом предприятии могут устанавливаться на основании показаний не менее двух свидетелей, которые знают гражданина по совместной работе в этот период. Свидетели должны иметь документы, подтверждающие их работу у данного работодателя в период совместной работы с гражданином, за которого они свидетельствуют. Для этого гражданин должен написать заявление в орган ПФР по месту своего жительства с просьбой установить период работы по свидетельским показаниям, с указанием ФИО и адреса свидетелей. К заявлению приложить справку из архива об отсутствии у них документов ликвидированного предприятия, на котором работал гражданин. При этом длительность периода работы гражданина на предприятии, устанавливаемого на основании свидетельских показаний, не может быть больше половины страхового стажа, необходимого гражданину для назначения пенсии. Свидетельскими показаниями могут подтверждаться только периоды работы на территории РФ, имевшие место только до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица. Следовательно, для подтверждения иных периодов (например: военная служба, период ухода за ребенком-инвалидом, период проживания супругов военнослужащих и др.) этот способ неприменим.

Зачастую, будущим пенсионерам и архивы не могут помочь, потому что, в частности, коммерческие организации в архивы просто документы не передавали. В таких случаях, если смысл обращения в суд?

К сожалению, подобная ситуация встречается довольно часто. Именно в период с 1986 по 1995 годы документы о стаже и заработке работников коммерческих организаций чаще всего не передавались в архивы. Ситуация усугубляется тем, что законодательных актов о том, как следует поступать работнику в случае отсутствия документов о заработке в архивах, нет. Предусмотрены лишь процедуры подтверждения страхового стажа. А вот как подтвердить размер заработка - об этом нет нормативных документов. ПФР придерживается твердой позиции, что необходимые сведения о зарплате должны быть представлены работодателем либо архивным учреждением на основании данных лицевого счета, расчетно-платежных ведомостей и пр. Решить данную проблему довольно сложно. Но в отдельных случаях гражданину рекомендовано обращаться в суд с иском о требовании возмещения причиненного ущерба к должностному лицу (работодателю), не исполнившему свои обязанности по передаче документов в архив в период ликвидации предприятия.

В целях совершенствования работы государственных архивов в условиях режима чрезвычайных ситуаций (ЧС) и ликвидации их последствий приказываю:

2. Возложить на директоров федеральных государственных архивов – руководителей объектов и председателей комиссий по чрезвычайным ситуациям объектов ответственность за принятие необходимых решений и действия при введении режима чрезвычайной ситуации и ликвидации ее последствий.

3. Директорам федеральных государственных архивов обеспечить внедрение Примерной инструкции, организовав уточнение в соответствии с ее требованиями имеющихся организационно-методических документов о порядке действий архивов при чрезвычайных ситуациях различного характера, а также изучение положений инструкции в системе повышения квалификации кадров.

4. Рекомендовать руководителям органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации организовать внедрение Примерной инструкции на основе разработки комплекса организационно-методических документов о порядке действий государственных архивов при чрезвычайных ситуациях различного характера, изучение ее положений в системе повышения квалификации кадров.

5. Отделу обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов (Шабанова Т.Е.) совместно с режимным отделом Объединения по эксплуатации и техническому обслуживанию федеральных архивов (Фрунзе О.Е.) и начальником штаба по делам гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций Росархива (Спицын В.И.) оказать помощь в организации внедрения Примерной инструкции.

7. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Руководителя Росархива В.П.Тарасова.

Руководитель Росархива В.П.Козлов

УТВЕРЖДЕНА
приказом Росархива
от 28.03.2001 № 24

Примерная инструкция о порядке работы государственных архивов при чрезвычайных ситуациях

1.Чрезвычайные ситуации

1.1. Чрезвычайными ситуациями в деятельности архивов являются такие обстоятельства, при которых невозможно выполнение в полном объеме возложенных на архив задач в соответствии с требованиями нормативных документов, создается угроза жизни и здоровью персонала и посетителей, сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.

1.2. К основным причинам возникновения чрезвычайных ситуаций на архивных объектах могут относиться:

1.2.1. Объявление в государстве (регионе, республике, крае, области, городе, районе) режима чрезвычайного положения.

1.2.2. Пожар или бедствия природного и техногенного характера.

1.2.3. Аварии систем жизнеобеспечения архива, а также здания архива.

1.2.4. Проникновение в архив посторонних лиц или другие противоправные действия, повлекшие кражу или порчу архивных документов, имущества.

1.2.5. Отказ от обслуживания архива милицейской, противопожарной или другой вневедомственной охраной.

1.2.6. Забастовка или иные действия, связанные с отказом от выполнения служебных обязанностей части работников архива.

1.2.7. Другие обстоятельства, вынуждающие руководство архива принять решение о приостановке деятельности архива.

2. Обязанности архивов в области защиты персонала, посетителей и архивных объектов от чрезвычайных ситуаций

2.1. Планирование и осуществление необходимых мер в области защиты персонала, посетителей и архивных объектов от чрезвычайных ситуаций.

2.2. Планирование и проведение мероприятий по повышению устойчивости функционирования архивных объектов.

2.3. Обеспечение создания, подготовки и поддержания в готовности сил и средств по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, обучение работников архива способам защиты и действиям в чрезвычайных ситуациях.

2.4. Поддержание в постоянной готовности технических средств оповещения о чрезвычайных ситуациях.

2.5. Организация и обеспечение проведения аварийно-спасательных и других неотложных работ в случае чрезвычайных ситуаций.

2.6. Создание резервов материальных ресурсов для ликвидации чрезвычайных ситуаций.

2.7. Предоставление в установленном порядке информации в области защиты персонала, посетителей и архивных объектов от чрезвычайных ситуаций, а также оповещение вышестоящего органа управления архивным делом и работников архива об угрозе возникновения или о возникновении чрезвычайных ситуаций.

3. Принятие решения о наступлении чрезвычайных ситуаций

3.1. При наступлении чрезвычайных ситуаций руководство архива немедленно (по телефону, телеграфу, факсу или лично) сообщает об этом руководству вышестоящего органа управления архивным делом.

3.2. Решение о наступлении чрезвычайных ситуаций принимается директором архива (или лицом его замещающим) по согласованию с руководством вышестоящего органа управления архивным делом в соответствии с п. 1.2. настоящей Примерной инструкции.

3.3. Переход на работу в режиме чрезвычайных ситуаций оформляется приказом директора архива.

В случае необходимости приостановить деятельность архива при наступлении чрезвычайных обстоятельств, указанных в пп. 5, 6, 7, 8 настоящей Примерной инструкции, директор архива издает приказ, в соответствии с которым работники, не связанные с обеспечением функционирования систем жизнедеятельности, освобождаются от работы до особого распоряжения с сохранением заработной платы в соответствии с ст. 94 КЗОТ Российской Федерации.

Работники, занятые охраной здания архива, обеспечением его пожарной безопасности, контролем за работой систем жизнедеятельности, ответственные за сохранность документов, обязаны выполнять свои функции в соответствии с установленным для них приказом директора архива режимом.

3.4. При прекращении чрезвычайных обстоятельств по приказу директора архива его работники должны возвратиться на свои рабочие места и приступить к исполнению должностных обязанностей.

4. Подготовка к чрезвычайным ситуациям

4.1. Каждый архив обязан иметь утвержденные директором планы мероприятий, другие документы (положения, инструкции, памятки и др.; далее – планы мероприятий) на случай возможных чрезвычайных ситуаций различного характера (приложение 1). Планы мероприятий предусматривают конкретные как превентивные (по предупреждению и подготовке) действия, так и меры по ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций, а также определяют ответственных должностных лиц, необходимые силы и средства.

4.2. К разработке планов мероприятий привлекаются соответствующие специалисты в области строительства сооружений и их технической эксплуатации, пожарного дела, вневедомственной охраны, гражданской обороны и т.п.

4.3. Мероприятия, направленные на предупреждение чрезвычайных ситуаций, а также на максимально возможное снижение размеров ущерба и потерь в случае их возникновения, проводятся заблаговременно. Объем и содержание указанных мероприятий определяются, исходя из возможностей имеющихся сил и средств и их использования на основе принципов необходимой достаточности.

Меры по защите архивных документов при чрезвычайных ситуациях осуществляются с учетом их ценности и потенциальной долговечности.

4.4. Независимо от характера возможной чрезвычайной ситуации в планах мероприятий заблаговременно предусматриваются следующие превентивные меры:

усиление технической устойчивости архивных объектов, реализация требований пожарной безопасности и охранного режима, поддержание в нормативном состоянии систем жизнеобеспечения зданий,

определение состава и объема документов в зависимости от их ценности, (уникальные, особо ценные, ценные), маркировка дел и их размещение в местах, наиболее удобных для эвакуации,

подготовка расчетов материальных и людских ресурсов, необходимых для выполнения мероприятий по защите документов,

определение в соответствии с нормативами видов и количества медикаментов, необходимых для аптечки первой медицинской помощи,

определение объема и видов тары (количество мешков, контейнеров, вес и т.п.), необходимых для упаковки документов, подлежащих перемещению в целях спасения при чрезвычайных ситуациях,

определение видов и количества оборудования, упаковочного материала (мешки, шпагат, бумага оберточная, брезентовые и деревянные лотки, веревка крепежная, синтетическая пленка или брезент для укрытия документов и т.п.), необходимых для выполнения мероприятий по защите документов,

приобретение необходимого упаковочного материала, а также других средств, необходимых для выполнения мероприятий по защите персонала, посетителей и документов (медикаменты, средства связи и оповещения, противопожарный инвентарь, электрические фонари и т.п.),

решение с соответствующими службами вопросов закрепления за архивом мест для укрытия документов, транспорта, необходимого для их перемещения,

организация формирований, необходимых для выполнения мероприятий по защите персонала, посетителей и документов,

4.5. Обязательным элементом планов мероприятий является перечень практических действий работников, предпринимаемых сразу же при возникновении чрезвычайной ситуации (приложения 2, 3).

4.6. Превентивные меры, предусмотренные планами мероприятий, включаются в годовые планы работы архивов с соответствующим финансовым, техническим и кадровым обеспечением.

4.7. Работники архива, ответственные за выполнение конкретных мероприятий, систематически проходят специальную подготовку и переподготовку (обучение, инструктаж и др.).

4.8. Для реализации задач, определенных п. 2 настоящей Примерной инструкции, в архиве *1 создается комиссия по чрезвычайным ситуациям.

*1 Комиссия по ЧС может создаваться и при органе управления архивным делом субъекта Российской Федерации.

5. Порядок работы архива при объявлении в государстве (регионе, республике, крае, области, городе, районе) режима чрезвычайного положения

5.1. При объявлении чрезвычайного положения приказом директора вводится особый режим работы архива, который предусматривает меры по усилению безопасности архивных объектов, защите персонала, посетителей и документов.

5.2. Меры по обеспечению безопасности архивных объектов включают:

5.2.1. Усиление противопожарной безопасности и охраны объектов жизнеобеспечения деятельности архива путем привлечения его работников для дежурства на этих объектах;

5.2.2. Круглосуточное дежурство руководящих работников архива, членов комиссии по ЧС, эвакокомиссии и других формирований на период действия чрезвычайного положения;

5.2.3. Оформление и получение документов, разрешающих передвижение работников архива, привлеченных к работе на период действия комендантского часа, а также закрепленного за архивом автотранспорта, необходимого для оперативного решения служебных вопросов вне рабочего времени;

5.2.4. Отмену всех местных и других командировок, не связанных с оперативным решением служебных вопросов по обеспечению жизнедеятельности архива.

5.3. В целях организации защиты персонала, посетителей и документов выполняются следующие мероприятия:

5.3.1. Приведение в готовность средств связи и оповещения;

5.3.2. Дооборудование мест защиты персонала, посетителей и документов, не подлежащих эвакуации;

5.3.3. Оборудование для работников, переведенных на круглосуточный режим работы, мест отдыха;

5.3.4. Упаковка документов и подготовка их к перемещению;

5.3.5. Проведение аварийно-спасательных работ в случае возникновения опасности для документов;

5.3.6. Организация своевременного прибытия автотранспорта для транспортировки документов в соответствии с графиком и утвержденными маршрутами. Обеспечение автотранспорта необходимым количеством огнетушителей и другого противопожарного инвентаря, а также охраной;

5.3.7. Погрузка (разгрузка) документов и их транспортировка (перемещение) к местам защиты;

5.3.8. Обеспечение своевременного информирования вышестоящих организаций и штабов ГО согласно табелю срочных донесений.

5.4. Объявление о прекращении действия особого режима производится приказом директора архива.

6. Порядок работы архива при пожаре или бедствии природного и техногенного характера

6.1. При возникновении в здании архива возгорания любого масштаба каждый работник, обнаруживший возгорание, прежде всего сообщает о нем по телефону в пожарную службу, затем – членам добровольной пожарной дружины (ДПД) и руководству архива и до прибытия пожарных или членов ДПД принимает меры к локализации и тушению пожара подручными средствами.

6.2.Конкретные действия по борьбе с пожаром, спасению персонала, посетителей, архивных документов и имущества определяются специальной инструкцией, разрабатываемой в каждом архиве с учетом его специфики.

6.3. Непосредственное руководство тушением пожара осуществляется прибывшим на пожар руководителем тушения пожара. Указания руководителя тушения пожара обязательны для исполнения всеми должностными лицами архива, в котором осуществляются боевые действия по тушению пожара.

6.4. Должностные лица архива обязаны оказывать содействие пожарной охране при тушении пожара, установлении причин и условий его возникновения и развития, а также при выявлении лиц, виновных в нарушении требований пожарной безопасности и возникновении пожара.

6.5. В случае внезапных бедствий природного и техногенного характера действия должностных лиц аналогичны действиям при пожаре и определяются соответствующими документами.

6.6. В случае получения извещения о приближающемся стихийном бедствии или нахождении архива в зоне стихийного бедствия директор архива принимает меры по обеспечению безопасности работников архива, освобождая их от работы и направляя в укрытия, убежища или другие места, обеспечивающие сохранение им жизни и здоровья. Свои служебные обязанности выполняют лишь те сотрудники, присутствие которых необходимо в сложившейся ситуации и заранее определено в соответствующих документах.

7. Порядок работы архива при аварии систем жизнеобеспечения, а также здания архива

7.1. При аварии систем жизнеобеспечения архива: отопления, энергоснабжения, канализации, водопровода немедленно извещается руководство архива и соответствующие аварийные службы.

7.2. Если при аварии пострадали архивные документы, то немедленно организуется проведение аварийно-спасательных мероприятий и принимаются меры по защите документов.

7.3. Если при аварии создастся ситуация, связанная с угрозой жизни или здоровью работников архива, директор вправе принять решение о временном переводе работников на другую работу (ст. 26 КЗОТ Российской Федерации) или временном освобождении от работы до ликвидации аварии или на иной период тех работников, присутствие которых не требуется для ликвидации аварии, поддержания функционирования систем жизнедеятельности архива и обеспечения сохранности документов.

7.4. При длительном отключении систем жизнеобеспечения архива, которое привело к ситуациям, аналогичным названным в пп. 8.2., 8.3. принимаются меры, предусмотренные этими пунктами.

8. Порядок работы архива в случае проникновения в него посторонних лиц или других противоправных действий, повлекших хищение или порчу архивных документов, имущества

8.1. При обнаружении факта проникновения в архив посторонних людей немедленно извещается руководство архива и территориальное отделение милиции. До прибытия представителей милиции принимаются меры по задержанию посторонних. Допуск любых лиц к месту проникновения в архив не разрешается за исключением специалистов технических служб в случаях, требующих их экстренного вмешательства: возгорание, повреждение коммуникаций и т.п.

8.2. В соответствии с заключением работников милиции, других специалистов руководство архива может установить на определенный, период ограничительный режим допуска работников архива и других лиц к месту проникновения в архив или обнаруженных повреждений.

8.3. При обнаружении факта проникновения посторонних лиц в архивохранилище руководство архива вправе прекратить любую работу с документами в этом архивохранилище до завершения следственных действий и проверки наличия дел.

9. Порядок работы при отказе от обслуживания архива милицейской, противопожарной или другой вневедомственной охраной

9.1. При отказе охраны архива выполнять свои функции руководство архива незамедлительно принимает меры по охране архива силами его работников.

9.2. В соответствии с приказом директора работники архива обязаны принимать участие в его охране по утвержденному графику и на основе ст. 26 КЗОТ.

При организации охраны исходят из расчета 4 человека на 1 пост (сутки дежурства, трое суток отдыха).

9.3. При осуществлении охраны архива силами его работников все входы в архив, кроме основного, закрываются, опечатываются и используются только при крайней необходимости с разрешения директора или назначенного им ответственного за охрану архива дежурного.

9.4. После завершения рабочего дня охрана архива передается ответственным за охрану на пульт охраны. Дежурство на пульте охранной сигнализации архива осуществляется круглосуточно работниками архива по утвержденному приказом директора графику.

Ответственный за охрану архива перед сдачей его на пульт охраны осматривает состояние всех дверей, печатей на них, состояние окон, пожарных лестниц и входов с них в помещение архива. В случае обнаружения каких-либо нарушений о них информируется директор архива и делается запись в специальном журнале.

9.5. Открытие дверей архива возможно только ответственным за охрану или директором после предварительного осмотра их состояния и снятия с пульта охраны. При обнаружении каких-либо нарушений состояния дверей, запоров, печатей, повреждении окон ответственный за охрану до открытия архива извещает о нарушениях директора архива и составляет вместе с ним акт о нарушениях, а также делает соответствующую запись в специальном журнале. О выявленных фактах нарушений информируется территориальное отделение милиции.

9.6. На время отказа охраны архива выполнять свои функции прекращается работа читальных залов и допуск в архив посетителей.

9.7. При отказе от обслуживания архива пожарными военизированными формированиями функции контроля за противопожарной безопасностью архива передаются приказом директора архива добровольной пожарной дружине.

9.8. Деятельность добровольной пожарной дружины регламентируется положением о ней. (См. Правила пожарной безопасности для государственных архивов, ППБ-0-145-1986, М., 1988). Под наблюдение и под ответственность каждого участника добровольной пожарной дружины передастся строго определенный участок в архиве.

9.9. Руководство архива обеспечивает взаимодействие с сотрудниками территориального отделения милиции и пожарной охраны.

10. Порядок работы архива при забастовках или иных действиях, связанных с отказом от выполнения своих служебных обязанностей части работников архива

10.1. При забастовках или иных действиях, связанных с отказом от выполнения своих служебных обязанностей части работников, руководство архива перераспределяет обязанности между продолжающими работать сотрудниками так, чтобы в первую очередь гарантировать деятельность жизнеобеспечивающих систем и сохранность документов.

10.2. Работа по другим направлениям деятельности осуществляется при наличии сотрудников, не занятых выполнением функций, указанных в п.10.1.

10.3. Дирекция архива, трудовой коллектив и забастовочный комитет обязаны при любом числе участвующих в забастовке обеспечить жизнедеятельность архива, сохранность документов и имущества.

Читайте также: