Правовые основы учета архивных документов

Обновлено: 10.05.2024

В архиве ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов (кроме паспорта архивохранилища) определены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила).

Любое движение документов необходимо фиксировать в учетных документах архива.

Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.

К основным (обязательным) учетным документам архива относятся:

1. Книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11 к Правилам).

Книга ведется для учета поступления (выбытия) документов в архив организации, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания.

Все поступления (выбытия) дел, документов вносятся последовательно, и получают порядковый номер в валовой последовательности в пределах отчетного года.

Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов.

2. Список фондов (приложение № 12 к Правилам).

Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов.

Ведется для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших.

В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив организации, ему присваивается учетный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах.

В случае передачи архивного фонда в другой архив, включения его в состав объединенного архивного фонда или выделения всех документов к уничтожению освободившийся номер другому архивному фонду не присваивается.

Важно. В архивах организаций - источников комплектования государственных (муниципальных) архивов проставляется номер архивного фонда, за которым он учтен в государственном (муниципальном) архиве, и который сохраняется за ним после поступления его документов на постоянное хранение.

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел, документов. Название состоит из полного и (в скобках) сокращенного наименования фондообразователя, с указанием его подчиненности, местонахождения, дат создания и ликвидации. Если наименование фондообразователя изменялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты документы. Все предыдущие переименования отмечаются в листе фонда.

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов, из перечня названий сменявших друг друга организаций. Конкретные наименования всех организаций, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в листе фонда.

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

3. Лист фонда (приложение № 13 к Правилам).

Лист фонда составляется на каждый архивный фонд и ведется для учета количества и состава описей дел, документов, их нумерации, состояния описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда.

Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи составителя.

Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.

4. Опись дел, документов (приложения № 14, 15, 16, 17, 18 к Правилам).

Опись ведется для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись

Первому годовому разделу описи дел, документов фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи.

Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.

В конце всех экземпляров описи дел, документов делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения, первый и последний номера единиц хранения по описи, указываются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основание выбытия.

После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они хранятся в архиве в папках.

Законченная опись дел, документов должна включать не более 9999 единиц хранения.

Законченная опись дел, документов вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается.

Каждая законченная опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель.

5. Реестр описей дел, документов (приложение № 19 к Правилам).

При наличии в архиве организации двух и более описей в целях регистрации описей дел, документов, учета их количества ведется реестр описей.

Описи дел, документов вносятся в реестр описей в хронологической последовательности поступления под соответствующими порядковыми номерами.

В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи дел, документов: номер фонда, номер описи, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи и ее экземпляров.

На каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации, заводится дело фонда, в которое включают документы:

- отражающими историю фонда и фондообразователя, к примеру историческая справка. Она состоит из трех разделов: история фондообразователя, отражающая историю организации со ссылками на соответствующие законодательные и нормативные акты, история фонда и характеристика документов фонда.

- учетные документы, характеризующие изменения фонда;

- все акты, документирующие результаты архивных работ.

В состав вспомогательных учетных документов архива входят:

Карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и др.

Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителях.

ВИАКАДЕМИЯ
Институт переподготовки
и бизнес-экосистема

Электронная библиотека по делопроизводству, кадрам и архивному хранению

Вы здесь:
1. Основные федеральные законы, регулирующие делопроизводство. Архивное делопроизводство. Федеральное архивное агентство.

Дата актуализации документов в библиотеке по делопроизводству, кадрам и архивному хранению 15 сентября 2021 года

Нормативно-правовые акты по делопроизводству, кадрам и архивному хранению

125-ФЗ – регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Официальные реквизиты нормативного акта:

53-ФЗ – направлен на обеспечение использования государственного языка РФ на всей территории России, обеспечение права граждан РФ на пользование государственным языком РФ, защиту и развитие языковой культуры. В законе также закреплены нормы по обязательному использованию государственного языка по ведению делопроизводства.

Официальные реквизиты нормативного акта:

1807-1 закон – содержит нормы, регламентирующие использование государственного языка и государственных языков республик в различных сферах деятельности: в официальном делопроизводстве, в судопроизводстве и делопроизводстве в судах, делопроизводстве в правоохранительных органах и многих других.

Официальные реквизиты нормативного акта:

2-ФКЗ – закон содержит рисунки Государственного герба Российской Федерации в многоцветном и одноцветном вариантах, а также устанавливает порядок официального использования герба РФ. В частности, допускается использование изображение герба России гражданами, общественными объединениями, предприятиями, учреждениями и организациями, если такое использование не является надругательством над Государственным гербом Российской Федерации.

Официальные реквизиты нормативного акта:

1268 Постановление Правительства – устанавливает, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от формы собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Официальные реквизиты документа:

ГОСТ Р 51511-2001. Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования.
(утв. Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 « 573-ст)

5485-1 закон – регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации.

Текст закона можно скачать из нашей электронной ИТ-библиотеки.

Официальные реквизиты нормативного акта:

1009 Постановление Правительства – содержит правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации. В частности, предусмотрено, что нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются в виде Постановлений, Приказов, Правил, Инструкций и Положений на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ. Издание нормативных правовых актов в виде писем, распоряжений и телеграмм не допускается.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Текст закона можно скачать из нашей электронной ИТ-библиотеки.

Официальные реквизиты нормативного акта:

162-ФЗ – закон устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, и направлен на обеспечение проведения единой государственной политики в сфере стандартизации. К документам по стандартизации в соответствии с 162-ФЗ относятся: документы национальной системы стандартизации, общероссийские классификаторы, стандарты организаций, в том числе технические условия, своды правил и иные документы по стандартизации.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Официальные реквизиты нормативного акта:

Текст закона можно скачать из нашей электронной банковской библиотеки.

Официальные реквизиты нормативного акта:

14-ФЗ – определяет в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации правовое положение общества с ограниченной ответственностью, права и обязанности его участников, порядок создания, реорганизации и ликвидации общества.

Текст закона можно скачать из нашей электронной банковской библиотеки.

Официальные реквизиты нормативного акта:

59-ФЗ – регулирует правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации закрепленного за ним Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а также устанавливает порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами.

Официальные реквизиты нормативного акта:

293 Указ Президента – утверждает положение о Федеральном архивном агентстве, согласно которому Федеральное архивное агентство (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства, а также по контролю, оказанию государственных услуг и управлению федеральным имуществом в этой сфере. Также данное положение определяет полномочия Росархива.

Официальные реквизиты нормативного акта:

71 Приказ Росархива – Правила делопроизводства в госорганах. Разработаны в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив органа государственной власти, органа местного самоуправления. Действие Правил распространяется на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления.

Официальные реквизиты нормативного акта:

44 Приказ Росархива – утверждает примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации. Содержит требования к полям, размеру шрифта, абзацному отступу и т.п. Документ содержит множество примеров оформления грифов к документам, примеров оформления подписей должностных лиц, в том числе визирующих документ, резолюций, а также образцы приказов, распоряжений, протоколов, писем, актов.

Официальные реквизиты нормативного акта:

236 Приказ Росархива – главный нормативный акт о сроках архивного хранения документов, в том числе образующихся в деятельности коммерческих организаций (акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью). Приказ содержит Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, в Приказе 236 указаны сроки архивного хранения бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, связанных с трудовыми отношениями и прочих.

Текст закона можно скачать из нашей электронной банковской библиотеки.

Официальные реквизиты нормативного акта:

526 Приказ Минкультуры – содержит правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Приказ имеет 30 приложений с различными формами документов для организации архивного хранения.

Официальные реквизиты нормативного акта:

1182 Приказ Минкультуры – содержит перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Перечень составлен с учетом положений нормативных актов, регламентирующих создание, состав и обращение документов на различных носителях информации о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности. Перечень применяется при определении состава и сроков хранения типовых архивных документов в названных выше видах деятельности в архивах и службах технической документации (СТД) организаций, а также при отборе и передаче архивных документов, имеющих научно-историческое, историко-техническое и экономическое значение, на постоянное хранение в федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов РФ и муниципальные архивы; при разработке перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также стандартов организаций по управлению документацией.

Сроки хранения типовых архивных документов дифференцированы в Перечне по 4-м группам организаций: организациям, составляющим документы, разработчикам документов, заказчикам, эксплуатационным организациям.

Официальные реквизиты нормативного акта:

03-33/пс Постановление ФКЦБ – действует до момента, пока Банк России не утвердит новые правила. В настоящее время устанавливает порядок и сроки хранения документов акционерных обществ, в том числе порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Официальные реквизиты нормативного акта:

23 Постановление Минтруда – крайне интересный и полезный документ, в котором указаны нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, но он также может применяться в обычных организациях всех форм собственности в качестве основы для учета затрат по времени, необходимых для разных работ по делопроизводству. Так, например, в данном Постановлении указано, сколько времени требуется на подготовку проекта внутреннего положения, на его утверждение, сколько времени требуется на печать, на копирование, на регистрацию обращений, подготовку писем и т.п; указано, как проводить расчет нормативной численности работников, занятых документационным обеспечением.

Официальные реквизиты нормативного акта:

Содержание Электронной библиотеки по делопроизводству, архивному делу и кадрам:

Объём программы: 24 академических часа

Форма проведения: очная, ВКС

Цели обучения:

актуализировать и систематизировать знания об основных требованиях к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на стадии делопроизводства;

приобрести дополнительные знания о нормативно-правовом регулировании архивного дела в организациях;

получить практические рекомендации о современных требованиях к комплектованию, сохранности, учёту и использованию архивных документов в организации в целях развития профессиональных компетенций в рамках имеющейся квалификации.

Обучение необходимо следующим группам специалистов:

руководители и специалисты архивов государственных, муниципальных и других бюджетных организаций (учреждений);

сотрудники секретариата, общих отделов, канцелярий, отделов делопроизводства;

сотрудники иных подразделений, осуществляющих работу с архивными документами.

Слушатели получают удостоверение о повышении квалификации.

День первый, 7 апреля, среда

Актуальные нормативные правовые акты и иные документы, регулирующие вопросы работы с документальным фондом организации:

· Государственное регулирование делопроизводства в Российской Федерации.

· Современные требования к документированию управленческой деятельности и оформлению организационно-распорядительной документации. Правила составления и оформления управленческих документов. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, организациях.

· Систематизация документов в текущем делопроизводстве: понятие сводной номенклатуры дел, ее назначение и использование; требования к составлению номенклатуры дел организации, систематизация заголовков дел.

· Практика работы с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236.

· Формирование документов в структурных подразделениях организации в соответствии с номенклатурой дел. Оперативное хранение дел в организации. Организация экспертизы ценности документов. Положение об экспертной комиссии (далее - ЭК) и организация работы ЭК. Подготовка и оформление дел при передаче их в архив. Выделение дел к уничтожению, процедура уничтожения дел порядок и оформление результатов работы по уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

· Актуальные вопросы документной лингвистики: особенности официально-делового стиля в служебных документах;

· Лексические, морфологические, синтаксические особенности служебных документов;

· Композиционные особенности служебных документов.

День второй, 8 апреля, четверг

Нормативно-правовое регулирование архивного дела в Российской Федерации:

· Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (2015 г.) и их реализация в практике работы бюджетных организаций.

· Комплектование архива. Понятие источников комплектования архива. Работа архива с источниками комплектования по его комплектованию архивными документами. Положение об архиве организации. Взаимодействие источников комплектования с государственными и муниципальными архивами. Оформление договорных отношений. Право собственности на документы, передаваемые в государственный или муниципальный архив. Правовые основы доступа к архивным документам и архивной документной информации. Конфиденциальность архивной информации.

· Правила составления и оформления архивных описей дел (документов) постоянного хранения по личному составу и научно-справочного аппарата к ним: оформление титульного листа описи; составления исторической справки (предисловия) к описи листа переименований и др. Видовой состав документов, подлежащих описанию. Порядок и условия передачи документов на постоянное хранение в (т. ч. досрочно) и от ликвидированных организаций в государственный или муниципальный архив.

День третий, 9 апреля, пятница

· Обеспечение сохранности документов. Нормативные требования к помещению архива, архивохранилищам, условиям хранения архивных документов. Условия хранения документов при отсутствии архивохранилищ.

· Организация учета архивных документов. Основные учетные документы архива и порядок их ведения. Порядок проведения проверки наличия и состояния документов в архиве. Процедура оформления результатов проверки. Паспорт архива организации: форма и методика ее заполнения.

· Основные формы использования архивных документов организации. Порядок подготовки архивных справок.

· Формирование электронного архива организации. Основные тенденции и проблемы законодательного регулирования на современном этапе. Понятие электронного документа. Нормативно-правовые основы работы с электронными документами. Особенности описания, приема и учета электронных архивных документов. Основные требования к хранению электронных документов. Взаимосвязь СЭД и СХЭД организации. Проблемы перевода бумажных документов в электронную форму.

· Осуществление контроля за соблюдением законодательства в архивном деле; порядок проведения проверок; организационно-правовая, административная и уголовная ответственность специалистов и руководителя организации; штрафные санкции. Основные вопросы, рассматриваемые в ходе проверок.

ЦДО СИУ РАНХиГС приглашает руководителей и специалистов бюджетных организаций (учреждений) к участию в семинарах и программах повышения квалификации, запланированных к проведению в марте-апреле 2021 года.

О выборе программ, получении необходимых сертификатов и дипломов, продлении действия обязательных удостоверений и подборе удобных условий обучения и оплаты проконсультируйтесь у специалистов отдела развития программ дополнительного образования ЦДО СИУ РАНХиГС.

Читайте также:

  
• Список документов гражданина сша
  
• Разновидности нормативных документов стандарт технические условия свод правил регламент
  
• Справка на какой расчетный счет перечисляется заработная плата образец
  
• Заявление на расторжение договора страхования ингосстрах
  
• Приказ о долечивании реабилитации больных в условиях санатория