Правила оформления документов русский язык и культура речи

Обновлено: 18.05.2024

Пример готового реферата по предмету: Русский язык и культура речи

Введение

1. Документ и его виды

2. Современные требования к оформлению документации

2.1 Общие требования к оформлению реквизитов документа

2.2 Общие требования к оформлению бланков документа

3. Речевой этикет в документе

Список используемой литературы

Выдержка из текста

Речевой этикет – значительный вещество каждой государственной культуры. Речевой этикет дает собой совокупность словесных форм учтивости, без коих элементарно невозможно стать хорошим собеседником. Речевой этикет задает те рамки речевых правил, в границах коих надлежит протекать содержательное общение.

Приветствие предполагает дополнительные требования вежливости, связанные со статусом собеседника. Так, младшие по возрасту или по статусу должны первыми приветствовать старших, но при этом старшие имеют привилегию первыми протягивать руку для рукопожатия. Точно такие же правила действуют для мужчин по отношению к женщинам. Если младший первым протянет руку старшему (мужчина – женщине) это будет не вежливо. Рукопожатия должны быть не вялыми и не сильными, но достаточно акцентированными. Демонстрация физической силы при рукопожатии считается простонародной манерой и даже дурным тоном. Другая крайность – вяла кисть – может быть расценена как неуважение и вызывает у большинства чувство неприязни. Рекомендуется слегка встряхнуть руку собеседника 2 – 3 раза, но не трясти словно шейкер. Не рекомендуется задерживать руку надолго. Рукопожатие женской руки мужчиной должно быть более деликатным, это не эспандер. Достаточно обозначить пожатие кисти.

охарактеризовать основные правила ведения деловой беседы, деловых совещаний;
проанализировать правила общения по телефону;

Новый ассоциативный подход в коммуникативно-прагматической лингвистике позволяет более глубоко и наиболее полно представить истинную природу объектов реальной действительности, отраженных в слове, построить более четкие модели языковой картины мира. Таким образом, когнитивная лингвистика сегодня становится, таким образом, одним из важных и приоритетных направлений в современной науке.

Актуальность данной работы обусловлена неослабевающим вниманием современного языкознания к проблеме взаимосвязи языка и культуры, языка и ментальности, к проблеме человеческой телесности, а также недостаточной изученностью вопросов национально-культурного своеобразия семантических и функциональных свойств средств выражения этике так в русском и корейском языках.

Что касается степени разработанности данной проблемы в научной литературе, то следует сказать о наличии большого количества работ, посвященных речевому этикету и культуре речи. Вместе с тем, следует признать, что речевой этикет – это подвижная структура, подверженная изменениям, находящаяся под сильным влиянием языковой ситуации. В частности, можно выделить работы Л.А. Введенской, Л.Г. Павловой, Н.Н. Ивакиной, М.А. Кронгауза и многих других.

В ней соблюдается один из основных принципов повседневной жизни – поддержание нормальных отношений между людьми и стремление избегать конфликтов с ними. Культура речевого поведения основывается на речевом этикете.

И. Гофман, А. Шюц рассматривают категорию повседневности как особую реальность, противоположную другим моделям человеческого бытия: миру религиозности, миру детской игры. В работах Ж.-П. Сартра, М. Хайдеггера повседневность как феномен представлен с философской точки зрения: они рассматривают поиск смысла жизни каждой личности в реальном повседневном существовании. Большую ценность имеют суждения о повседневности, высказанные философами-постмодернистами М. Фуко, Ж. Бодрийяра. К концу XX века в науке сформировалось новое направление — эстетика повседневности. В работах Т. Н. Терещенко, А. Н. Бохановой, М. М. Гориновой анализируются различные аспекты формирования древнерусского этикета в культуре повседневности: от правил поведения в церкви до правил поведения за столом, от отношений между всеми членами семьи до межкультурных отношений.

Посредством владения речевым этикетом приобретается авторитет, рождается доверие и уважение. Если человек знает правила речевого этикета, соблюдает их, то чувствует себя уверенно и непринужденно, не испытывает чувства неловкости по причине промашек, неправильных действий, получает позитивную оценку со стороны окружающих.

Список используемой литературы

1. ГОСТ 6.10.4.84. Унифицированные системы документации. Прида-ние юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. – М.: Изд-во стандартов, 1984.

87. Унифицированные системы документации. Требо-вания к построению формуляра-образца. – М.: Изд-во стандартов, 1987.

4. ГОСТ Р 6.30– 2003. Унифицированные системы документации. Уни-фицированная система организационно-распорядительных документов. Тре-бования к оформлению документов. – ИПК Изд-во стандартов, 2003.

5. Государственная система документационного обеспечения управле-ния. Основные положения. – М.: ВНИИДАД, 1991.

6. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для сту-дентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. – 71 с.

7. Колесник, Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления: В 3 кн. – Кн.

1. Управленческое документоведение / Е.Н. Колесник. – УрАГС: Екатеринбург, 2002. – 176 с.

8. Коробейникова, Л.С. Документационное обеспечение делового об-щения / Л.С. Коробейникова. – Воронеж: Воронежский государственный университет, 2003. – 36 с.

9. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 591 с.

11. Собрание законодательства Российской Федерации. – 2000. – № 52. – Ч. 1. – Ст. 5021

13. Формановская, Н.И. Русский речевой этикет: лингвистический и

методический аспекты / Н.И. Формановская. — Изд. 3-е. — Москва : URSS : КомКнига, 2006. – 156 с.

14. Этикет русского письма: учебное пособие / А.А. Акишина, Н.И. Формановская. — 5-е изд., испр. и доп. — Москва : URSS : КомКнига,

Заявление - это документ, содержащий просьбу, предложение или жалобу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

Заявление пишется по следующей форме:

2. Имя, отчество и фамилия подавшего заявление (чье, кого).

3. Должность или адрес автора. Если заявление пишется на имя сотрудника той же организации, в которой работает автор заявления, то последний должен указать свою должность. Если заявление адресовано в чужую организацию, то подающий заявление указывает свой домашний адрес.

4. Слово ЗАЯВЛЕНИЕ пишется в середине листа большими (заглавными) буквами, но не с заглавной буквы (не: Заявление). После слова ЗАЯВЛЕНИЕ точка не ставится.

5. Текст заявления содержит точное изложение просьбы, предложения или жалобы и опись прилагаемых документов, если в этом есть необходимость.

6. Подпись заявителя ставится внизу справа.

7. Дата подачи заявления должна быть проставлена ниже подписи и слева.

Автобиография – описание своей жизни, собственноручно написанная биография. Автобиография как деловая бумага оставляется по следующей форме:

1. Наименование документа размещается в середине строки и пишется заглавными буквами

2. Текст автобиографии пишется от руки.

указываются следующие данные об авторе документа:

· фамилия, имя, отчество;

· дата (число, месяц, год) рождения;

· состав семьи: фамилии, имена и отчества отца и матери, годы их рождения, где и кем работают; такие же сведения о родных братьях и сестрах;

· образование (где и когда учился);

· трудовая деятельность (где, когда и кем работал, занимаемая должность);

· собственная семья (муж, жена, дети, как в п. 4).

3. Подпись составителя (справа).

4. Дата написания автобиографии (также справа). Число, месяц и год пишутся цифрами.

Оформление места рождения, обучения, работы:

1. Названия городов, сел, деревень, поселков, выраженные склоняемым существительным, как правило, согласуются в падеже с определяемым словом, например: в городе Москве

2. Не согласуются, если имеют форму мужского рода или форму женского рода, оканчивающуюся на -а и без окончания

Резюме: это краткое изложение сути написанного, сказанного или прочитанного.

1. Фамилия, имя, отчество; адрес и телефон (домашний и служебный).

2. Личные данные: гражданство; дата и место рождения, семейное положение; если есть дети, указать дату их рождения.

3. Цель написания резюме: т. е. должность, которую хочет получить соискатель.

4. Образование (перечень начинается с указания последнего учебного заведения, которое закончил соискатель, далее перечисление идет в обратном хронологическом порядке).

5. Опыт работы (где и кем работал, также в обратном хронологическом порядке).

6. Профессиональные навыки (знание иностранного языка, владение компьютером и др. ).

7. Личные качества (например: ответственна, коммуникабельна, доброжелательна).

8. Ваши увлечения (например: увлекаюсь нумизматикой).

9. Дата составления.

Доверенность: это документ, дающий кому-либо право (полномочия) действовать от имени лица, выдавшего доверенность.

1. Наименование документа.

2. Фамилия, имя, отчество (иногда должность, паспортные данные, в том числе адрес, в зависимости от цели написания доверенности) доверителя.

3. Фамилия, имя, отчество (иногда должность), обязательно паспортные данные, в том числе адрес доверенного лица.

4. Содержание доверенности (точная, исчерпывающая формулировка доверяемой функции: что конкретно доверяется); сумма пишется цифрами и в скобках словами.

5. Подпись доверителя.

6. Дата выдачи доверенности.

7. Наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя.

8. Дата удостоверения подписи и печать.

Расписка: это официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т. п. ), заверенный подписью получателя.

составляется по следующей форме:

1. Наименование документа.

2. Фамилия, имя, отчество, должность лица, дающего расписку.

3. Наименование учреждения, предприятия или лица, от которого получено что-либо.

4. Точное наименование полученного с указанием количества или суммы (количество и сумма пишутся сначала цифрами, затем в скобках прописью).

Деловая речь, это совокупность стандартов письменной речи, которые необходимы в официально-деловых отношениях. Эти стандарты включают в себя формы документации (набор, использование и расположение реквизитов).

Как правило, документ оформляется на бланке в соответствии с требованием стандарта. Бланк – это лист бумаги с воспроизведенными на нем типографским способом постоянными реквизитами. В зависимости от того, каким нуждам организации (внутренним или внешним) отвечает служебная документация, различают две категории:

1) Документы для внутреннего пользования;

2) Документы для внутреннего пользования.

Большинство реквизитов на документах для внутреннего или внешнего пользования одинаковы, но есть различия. Документы для внутреннего пользования называются управленческими или организационно-распорядительными. По новому ГОСТу 6.30 - 2003 установлено 29 реквизитов. Этот ГОСТ определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и месторасположение, требования к изготовлению бланков и учету бланков с воспроизведением государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. Каждый документ имеет юридическую силу тогда, когда в нем есть все реквизиты, обязательные для данного вида документа. Например, реквизиты для письма:

наименование организации;
почтовый адрес;
адресат;
заголовок текста;
дата;
индекс;
текст;
подписи;
Ф.И.О. исполнителя;
номер телефона исполнителя.

В процессе подготовки и оформления документов состав может быть дополнен другими реквизитами. Часто документы оформляются на бланках трех видов:

1-й вид – бланк служебного письма;

2-й вид – бланк для конкретного вида документа;

3-й вид – бланк для всех других документов.

Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются на бумаге А4 и А5.

2. Распорядительные, инструктивно-методические документы и коммерческая корреспонденция

К распорядительным документам принадлежат:

приказ;
распоряжение;
указание;
инструкция и др.

К инструктивно-методическим (организационным):

устав;
структура;
штатная численность аппарата управления;
штатное расписание;
правило внутреннего трудового распорядка;
должностная инструкция и др.

Отдельно выделяют такие виды документов как:

протокол;
акт;
докладная или объяснительная записка;
справка.

Унификация деловой переписки охватывает лексику соответствующих документов, а также и морфологию, и синтаксис, и графику, и пунктуацию, и стиль, и внешнее оформление.

3. Речевой этикет в документе

В мировой практике кроме национальных особенностей сложились устойчивые формы обращения, изложения просьб, выражение признательности, способы аргументации. Речевой этикет в документе проявляется при выборе слов и словосочетаний. В синтаксисе – построение фразы и всего текста. Уже сложились такие формы обращения в официальной письменной речи:

Уважаемый Иван Иванович, …
Уважаемый Иван Иванович!

Запятая после обращения придает письму более будничный, личный характер. Знак восклицания – более подчеркивает значимость и официальный характер письма. Но в последнее время в документах, которые публикуются в прессе, все чаще вместо восклицательного знака после обращения встречается запятая, как принято в английских текстах. Но при этом сам текст письма, как принято в русском делопроизводстве, начинается с абзаца, но не с традиционной прописной буквы, как в английском языке, а со строчной.

Нужно обязательно отметить, что основное требование, предъявляемое к официальному письму – объективность содержания, что обуславливает нейтральность тона изложения. В официальных письмах не рекомендуется ирония, грубость. Например, есть очевидная разница в тоне следующих выдержек из деловых писем, раскрывающих один и тот же факт.

Необходимо отметить, что современной деловой корреспонденции скорее присуща сухость излжения, чем увлечение чрезмерной вежливостью.

Составителям служебных документов нередко приходится давать оценку действиям другой организации, объяснять собственное поведение, наказывать виновников, предупреждать и даже обвинять.

4. Реклама в деловой речи

Реклама – это социально-психологический феномен, активно ворвавшийся в нашу жизнь. Она существовала всегда. В России – со времён берестяных грамот. В советский период реклама не носила нынешний характер. Реклама представляет собой особый социальный институт. В России существует более 3000 различных агентств. Особенность российской рекламы – раньше она не была составной частью жизни потребителя, нося лишь информационный характер. Особенно плохо рекламу воспринимает старшее поколение. Часто его представители плохо воспринимают эротические ситуации. Очень восприимчивы к рекламе дети. Под влиянием детей совершаются многие покупки. Детская психика очень восприимчива к рекламе. Последние годы реклама стала более качественной. Это связано с тем, что:

реклама стала более адресной;
стало меньше рекламы, рассчитанной на высокий доход населения;
появились дипломированные специалисты в области рекламы.

К сожалению, в российской рекламе не всегда учитываются элементы культуры речи.

Разговорный стиль в системе функциональных стилей русского литературного языка.
Условия функционирования в разговорной речи.
Языковые особенности разговорного стиля.
Норма разговорной речи.

1. Разговорный стиль в системе функциональных стилей русского литературного языка

Разговорная речь функционирует лишь в частной сфере общения, обиходно-бытовой, дружеской, семейной.

В сфере массовой коммуникации разговорная речь неприемлема. Форма реализации – устная. Это не означает, что разговорный стиль ограничивается бытовой тематикой. Разговорная речь может затрагивать и другие темы (разговор об искусстве, науке, политике, спорте и т.д.) в кругу знакомых людей. Разговорный стиль противопоставлен всем другим книжным стилям, так как они функционируют в тех или иных сферах общественной деятельности. Однако разговорная речь включает в себя не только специфичные языковые средства, но и нейтральные, которые являются основой литературного языка, поэтому этот стиль связан с другими стилями, которые используют нейтральные языковые средства.

2. Условия функционирования разговорной речи

Разговорный стиль характеризуется особыми условиями функционирования:

отсутствие предварительного обдумывания высказывания, т.е. отсутствие возможности отбора языкового материала;
разговорное общение возможно только при неофициальных отношениях между говорящими;
использование неязыковых (невербальных) средств;
разговорная речь может реализоваться только при непосредственном участии говорящего;
разговорная речь зависит от условия общения: адресант речи – это говорящий или пишущий человек, адресат – тот, кто читает или слушает.

Разговорное общение бывает между хорошо знающими друг друга людьми в какой-то конкретной ситуации, поэтому говорящие имеют определенный запас знаний.

3. Языковые особенности разговорного стиля

Лексика разговорного стиля очень богата и разнообразна. Она включает большое количество слов, имеющих нейтральные или книжные синонимы (получка - зарплата, батя - отец, роспись – подпись). Она включает в себя уменьшительные формы, которые служат формой выражения экспрессии, вежливости, дружеской фамильярности, иронии, извинения. Можно выделить разговорную лексику, относящую к разным частям речи. Например, имена существительные (балагур, вранье, ерунда, толкотня), имена прилагательные (безалаберный, долговязый, мудреный, нынешний, расхлябанный), глаголы (балагурить, мешкать), наречия (баста, в конец, кувырком), частицы (вот как, как же, как раз), междометия (вот так, вот тебе и раз).

Фразеология разговорной речи.

Она содержит разнообразные экспрессивно-оценочные оценки (иронический, пренебрежительный, шутливый: ад кромешный, без году неделя, ветер в голове, глядеть в оба, едва ноги носит, дело в шляпе, заварить кашу, обвести вокруг пальца, яблоку негде упасть). Разговорной речи свойственны эмоционально-экспрессивные оценки субъективного характера, то есть когда говорящий выступает как частное лицо и выражает свое личное мнение или отношение. Та или иная ситуация может оцениваться очень преувеличенно. Характерно использование слов в переносном значении: в голове у тебя - каша, в саду - цветов море, пить хочу – умру.

Словообразование в разговорной речи.

Для многих слов в разговорной речи характерно образование при помощи определенных суффиксов:

-ак, -як (простак, добряк);
-ан, -ян (старикан, грубиян);
-ач (бородач, трюкач);
-аш (торгаш);
-лк(а) (раздевалка, читалка).

Слова с суффиксом – ш, которые обозначают лиц женского пола по их профессии (кассирша, секретарша, докторша).

Особенности синтаксиса разговорной речи.

1) порядок слов разнообразен;

2) преимущественное использование диалога – характерная черта;

3) преобладание простых предложений над сложными;

4) широкое использование вопросительных и восклицательных предложений с частицами, местоимениями, наречиями соответственного характера;

5) использование входных слов и оборотов;

6) часто встречаются перерывы в речи, паузы, связанные с различными чувствами говорящего;

7) лексические повторы: да-да, нет-нет, так-так и др.

8) обратный порядок слов с целью подчеркнуть роль выделяемого слова.

В области морфологии разговорной есть особенности: в цеху – вместо в цехе, в отпуску – вместо в отпуске. Встречаются особые морфологические формы: договора – вместо договоры, сектора вместо секторы, ректора – вместо ректоры; формы сравнительной степени прилагательных: поменьше, покрасивее, быстрее, получше; особые формы инфинитива: видать – видеть, слыхать – слышать, мерять – мерить.

4. Норма в разговорной речи

Нормы в разговорной речи имеют одну особенность: они не являются строго обязательными в том плане, что на месте разговорной речи может быть употреблена литературная норма. Это не нарушает разговорный статус текста. Существует однако большое количество слов, форм, оборотов, которые в разговорной речи неуместны, нетерпимы.

Значение невербальных средств общения.
Виды невербальных средств общения:

в) дистанции в общении.

Национальная специфика невербального общения.

1. Значение невербальных средств

2. Виды невербальных средств

а) Паралингвистика

К этой классификации добавляют в качестве спецификации средств общения зрительный контакт и предметно организационное пространство. Тембр, ритм, интонация, паузы нередко говорят общающимся больше, чем содержание фраз. Вокальное сопровождение слов может много рассказать внимательному слушателю о состоянии говорящего, так как оно отвечает за 30-40 % смысловой информации. Часто чрезмерно высокий или пронзительный голос расценивается как признак беспокойства.

Неожиданные спазматические изменения ритма скорости речи, утрата пауз, разрыв слов, форсирование звуков, неуместный смех, учащенное дыхание часто рассматривается как симптом напряженности. Очень много для понимания может дать смысловое ударение. Обычно изменение громкости голоса связано с интенсивностью переживаемых эмоций. Возбужденные люди всегда говорят громко. Если повышенная громкость порождена чем-то, что вызывает восторг, радость, то не следует ограничивать выражение чувств. Если же громко говорит от испуга или гнева, беспокойства, разочарования, а вы не в состоянии продолжать беседу в этом тоне, то постарайтесь успокоить собеседника, снять эмоциональный накал.

б) Кинесика

Кинесика – это совокупность мимики, движений, жестов, поз.

Главным показателем чувств говорящего является выражение лица, то есть мимика. Для каждого человека с одной стороны необходимо уметь расшифровывать, понимать мимику собеседника, с другой – знать, в какой степени он сам владеет мимикой, насколько она выразительна. Самое привлекающее внимание в облике другого человека – это его лицо. Психологи считают, что существует более 20000 мимических движений. Из этих выделяют 6 основных, которые выражают основные эмоции:

В среднем на протяжении часового разговора финн прибегает к жестикуляции всего один раз, итальянец – 80 раз, француз – 120 раз, мексиканец – 180 раз. Причем жесты могут пониматься не только как движения рук, которые используются для передачи информации, но и как выражение своего отношения к сказанному, как манеры поведения, которые отражают отношение кого-то к кому-то.

Невербальные формы поведения, жесты исторически предшествовали появлению речи, потому они менее контролируемы интеллектом. Вместе с позой жесты составляют элементарные единицы пространственного поведения человека. Выражение агрессивности, уверенности, разочарования наглядно можно продемонстрировать следующими жестами:

1) - это тесно сплетенные пальцы рук, особенно если кисти лежат на коленях;

- тесно сжатый кулак.

2) - руки, соединенные кончиками пальцев, когда ладони не соприкасаются;

- подбородок высоко поднят.

3) - почесывание затылка;

- расстегивание воротничка рубашки;

- постукивание ногой по полу.

Важно отметить, что лучшим считается тот жест, который органически сливается со словом и усиливает воздействие его на слушателя.

в) Дистанции в общении

Объятия, рукопожатия, прикосновения и поглаживания в большей степени, нежели другие элементы невербального поведения выполняют функцию показателя степени близости общающихся. Неадекватное понимание невербального поведения может привести к конфликтам. Для европейской культуры существуют определенные нормы приближения людей в зависимости от характера их отношения:

1) интимное (15-45 см);

2) персональное общение для знакомых людей (46-120 см);

3) социальное общение при официальном общении (120-400 см);

4) публичное общение при выступлении перед аудиторией (400-750 см).

Выбор дистанции общения всегда осуществляется неосознанно.

3. Национальная специфика невербального общения

Когда француз, немец или итальянец считают идею глупой, они выразительно стучат себя по голове.

Когда британец или испанец стучат себя по лбу, означает, что он доволен собой. Когда француз хочет сказать, что это верх изысканности, то шлет воздушный поцелуй, если француз потирает кончик носа, то что-то не так.

Движение пальца из стороны в сторону – в США, Италии, Финляндии – легкое осуждение, угроза или призыв прислушаться к сказанному; в Нидерландах и Франции – отказ.

Жесты – телесное проявление эмоций. Их называют духовными элементами общения. Жесты несут много различной информации.

Итак, сознательное наблюдение за своей мимикой, жестами, мимикой и позами других людей, очень важно в деловом общении для осуществления профессиональной коммуникации, в частности, особенно для тех специалистов, чья работа будет тесно связана с людьми.

Никогда не следует забывать, что очень большой процент информации передаётся невербально и этому каналу общения можно доверять, иногда больше, чем словесно выраженной информации.

Читайте также: