Понятие виды служебной деловой переписки особенности структуры служебных писем и справок

Обновлено: 07.07.2024

Как известно, всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую.

К справочно-информационным документам в первую очередь относят деловые записки, переписку, протоколы, предложения, представления.

Особо в деловой переписке выделяют наиболее массовый вид управленческой документации - деловые письма.

Деловые (служебные) письма – понятие, классификация

Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами. [4]

Деловыми (служебными) письмами называют все документы, которые служат для связи организации (учреждения) с внешними структурами. Даже если уже достигнута устная договоренность, подтверждение ее деловым письмом будет гарантом соблюдения ее деловым партнером.

Здесь представлены образцы оформления деловых писем.

Все разнообразие деловых (служебных) писем классифицируют по различным признакам.

По теме деловые письма разделяют на коммерческие и собственно деловые::

Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделки, заключении и выполнении контрактов. Коммерческие письма составляются от имени юридических лиц и нередко имеют правовую силу. К коммерческой корреспонденции относятся коммерческое письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо-претензия (рекламация) и ответы на эти письма, кредитное письмо (при заключении контрактов с иностранными партнерами).[3]
Собственно деловые письма решают организационные, правовые вопросы, проблемы экономических отношений корреспондентов, поэтому они весьма разнообразны по форме и содержанию. Это могут быть и расписка, и приглашение, и протокол собрания и др.[3]

По выполняемым функциям деловые письма разделяют на письма-ответы и инициативные письма. Инициативные письма в свою очередь разделяются на:

письма, требующие ответа (коммерческое инициативное письмо, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);
письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-заявление, сопроводительное письмо).[3]

По признаку адресата деловые письма разделяют на обычные и циркулярные:

обычные письма направляются одному получателю;
циркулярные письма – это письма, рассылаемые одним адресантом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям (организациям).[3]

По композиции деловые письма разделяют на одноаспектные и многоаспектные:

В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. Такие письма более предпочтительны. Если необходимо обратиться в организацию сразу по нескольким вопросам, не связанным между собой, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.
Многоаспектные письма составляют в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации (одним адресатом). Например, это может быть письмо, одновременно являющееся и письмом-предложением, и письмом-напоминанием.[3]

По форме отправления деловые письма разделяют на:

традиционные почтовые отправления (обычно это письма, имеющие юридическую силу: договоры, оферта, рекламация);
электронные письма и факсы (используются, когда необходимо срочно решить вопрос, но юридической силы они не имеют).

По структуре деловые письма разделяют на:

регламентированные, форма которых строго оговорена ГОСТом;
нерегламентированные, не имеющие жесткой текстовой структуры, не требующие специального бланка или строго определенного формата бумаги.

По цели деловые письма разделяют на:

информационные, создаваемые с целью передать информацию;
рекламные письма - документы, призванные повлиять на адресата.

Подготовка, составление и оформление делового (служебного) письма

Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а, следовательно, составляется с учетом разных аспектов. Так, например, коммерческое письмо-запрос по своей функции является инициативным, по адресату – обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре - чаще всего регламентированным, по цели – информационным.[3] Все перечисленное влияет на форму, языковые особенности письма и должно учитываться при его подготовке и составлении.

Этапы подготовки и составления деловых писем:

При оформлении делового письма необходимо учитывать наличие в нем следующих реквизитов:

Наименование организации.
Справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет[4].
Дата и регистрационный номер.
Адресат.
Заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4).
Текст письма.
Подписи составителей письма.
Отметка об исполнителе.
Отметка о наличии приложений (в сопроводительных письмах).
Оттиск печати (в гарантийных письмах).

Текст делового письма должен состоять из обращения, вводной части, основной части и заключения.

Вводная часть. Во вводной части указывают причины, основания, цели составления документа. Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты, документы.

Основная часть. Основная часть текста варьируется в зависимости от его конкретного типа, поскольку в ней формулируется главная цель письма.

Текст письма в целом может занимать от одной до трех машинописных страниц. При составлении текста рекомендуют особое внимание обращать на грамматику, длину предложений (не более 20 слов), ясность смысла.

Читайте также: