Подготовка проектов договоров в гостинице

Обновлено: 17.05.2024

Образец договора, подготовленный специалистами сервиса.

Понятие и содержание договора

Данное соглашение готовится, когда стороннему лицу поручается разработка некоего результата интеллектуальной деятельности (РИД), например, написание программы для ЭВМ.

Гражданский кодекс содержит понятие договора авторского заказа, который заключается с автором, то есть непосредственно с физическим лицом.

Содержание договора

Договор на разработку составляется в письменной форме и обычно содержит в себе разделы, в которых изложены сведения о:

предмете договора;
правах и обязанностях сторон;
порядке выполнения работ и их передачи;
порядке распределения исключительных прав на созданный РИД;
стоимости и порядке расчётов;
ответственности сторон и непредвиденных обстоятельствах (форс-мажор);
конфиденциальности и т.д.

Стороны договора

В начале договора укажите дату и место заключения соглашения, и реквизиты сторон. Сторонами в данном случае являются:

Заказчик — лицо, поручающее другому лицу выполнить работу по созданию результата интеллектуальной деятельности.
Исполнитель — лицо, выполняющее работу по созданию результата интеллектуальной деятельности по поручению заказчика.

Со стороны Заказчика и Исполнителя могут быть как простые физические лица, так и субъекты предпринимательской деятельности — юридические лица и индивидуальные предприниматели.

Предмет договора

В соглашении на разработку обязательно нужно определить предмет договора. Сделать это можно следующими способами:

путём указания в самом тексте договора;
в согласованном сторонами Техническом задании;
прописать в договоре, что конкретный перечень работ и условий их выполнения согласовываются сторонами посредством электронной переписки.

При согласовании предмета договора важно максимально чётко определить требования к результату работы. Например, при создании программы для ЭВМ нужно указать требования к функциональности, требования к программной совместимости и способам создания ПО (языки программирования, архитектуру программы).

Без подробного указания требований к результату интеллектуальной деятельности заказчик рискует получить совсем не тот результат, на который рассчитывал. Причём формально договор будет считаться исполненным, а работы выполненными надлежащим образом.

Более рациональным будет прописывать требования к результату работ именно в техническом задании или согласовывать посредством переписки. Таким образом, при изменении и уточнении каких-либо требований в процессе работы не потребуется перезаключение всего договора. Также можно предусмотреть, что, по мере необходимости, уточнённые данные можно согласовывать по электронной почте, даже если изначальные требования были установлены в техническом задании.

Права и обязанности сторон

Главная обязанность исполнителя — в согласованный срок передать результат работы Заказчику. А Заказчик, в свою очередь, обязан принять и оплатить работы, выполненные Исполнителем.

Также обязательно предусмотрите обязанность Заказчика в установленный срок предоставить всю необходимую информацию о перечне требуемых работ и исходные данные для выполнения работ.

Также дополнительными обязанностями сторон будет соблюдение режима конфиденциальности и авторских прав третьих лиц. Если Исполнитель понимает, что для выполнения работ необходимо использовать результат интеллектуальной деятельности третьих лиц, он должен уведомить об этом Заказчика, который самостоятельно заключает соответствующий договор с правообладателем о получении прав на их использование.

Сроки выполнения работ и порядок их передачи

Очень важно в договоре на разработку согласовать следующие сроки:

начала и срок окончания разработки. Можно также предусмотреть промежуточные сроки выполнения работ;
для выявления недостатков при приеме результат работ;
для предъявления требований Заказчиком об устранении недостатков, выявленных в ходе использования результатов работ;
для подписания акта приёма-передачи результата выполненных работ;
гарантийный срок;
срок, в течение которого Исполнитель будет обязан устранить недостатки.

Исключительные права использования результатов выполненных работ

Пропишите в соглашении кто будет обладателем исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности, созданные по договору: либо Исполнитель передаёт все права Заказчику, или исключительное право остаётся у Исполнителя, а Заказчику предоставляется право использования результата выполненных работ путём воспроизведения, распространения, показа и т.д. Если все права передаются Заказчику, то Исполнитель не сохраняет за собой права использовать результат выполненных работ самостоятельно или представлять аналогичные права на их использование третьим лицам.

Стоимость и порядок расчётов

Определите в договоре стоимость работ путём указания её в договоре или техническом задании. Также можно указать, что стоимость работ согласовывается сторонами посредством электронной переписки, в зависимости от объема и сложности подлежащей выполнению работы.

Также укажите, что именно включается в стоимость работ. Так в случае, когда исключительные права на результат выполненных работ останутся у Исполнителя, то в стоимость будет включатся вознаграждение за использование Заказчиком результатов выполненных работ. А если исключительные права будут переданы Заказчику, то также будет включено вознаграждение за передачу исключительных прав на указанные объекты.

Порядок расторжения соглашения

Установите в договоре порядок расторжения соглашения. Можно предусмотреть односторонний отказ по инициативе любой из сторон, либо прописать в каких конкретно случаях возможно расторжение в одностороннем порядке. Обычно прописывают, что Заказчик вправе отказаться от исполнения договора в случае просрочки выполнения работ или не устранения недостатков выполненных работ. А Исполнитель вправе отказаться в случае неоплаты услуг (если были предусмотрены авансовые платежи) и когда Заказчик не передал ему необходимые исходные данные для выполнения работ.

Взаимоотношения гостиничных предприятий с турфирмами

Оформление договорной документации

На получение льготных тарифов при размещении туристов турфирма также может рассчитывать в следующих случаях:

1) гостиница гарантирует турфирме на блок мест цены ниже примерно на 10-15% в том случае, если турфирма обеспечивает гостинице рекламу через свой каталог или прочую рекламную продукции;

2) гостиница предоставляет скидки турфирме в зависимости от прибыли, получаемой от продажи номеров (например, от $20000 - 2% базовой цены, от $40000 - 4% и т. д.);

3) отель предоставляет фирме скидку в зависимости от размера прибывающей группы (например, от 12 человек - 4% базовой цены, от 24 человек - 6%, от 48 человек - 8%);

4) гостиница предоставляет турфирме скидку для размещения транзитных туристских групп для краткосрочного отдыха (например, с 0 ч до 12 ч и с 12 ч до 24 ч - скидка может составлять 50%).

Договорная документация гостиничных предприятий крайне разнообразна и определяется основными формами их взаимодействия, которые были рассмотрены нами выше. В подавляющем большинстве случаев взаимоотношения гостиничных предприятий с туроператорами определяются: а) договором аренды отеля; б) договором о квоте мест с гарантией заполнения 30-80% (договором комитмента); в) договором о квоте мест без гарантии заполнения (договором элотмента); г) договором о твердой закупке мест с полной оплатой (договор безотзывного бронирования); д) договором о текущем бронировании (разовые заявки на условиях стандартной комиссии).

Договор аренды отеля предполагает обмен права владельца отеля на пользование гостиничными номерами на уплачиваемую туроператором сумму арендной платы. Экономический смысл этой сделки не только в приобретении туроператором права пользования гостиничными номерами от своего имени, но и в переносе риска коммерческой деятельности отельера на оператора, что требует от владельца гостиницы серьезного дисконта в цене каждой комнаты.

Договор о квоте мест с гарантией заполнения 30-80% предполагает получение туроператором от отеля определенного количества (блока) мест, которое он обязан заполнить туристами в течение определенного периода. При этом туроператор гарантирует оплату 30-80% выделенной квоты мест, даже если они не будут использованы. Остальную часть квоты туроператор вправе аннулировать в установленные сроки. В таком случае цены на места будут ниже, чем обычные тарифы, так как риск принимается туроператором.

Договор о квоте мест без гарантии заполнения предполагает, что туроператор не берет на себя риск в случае незаполнения выделенного ему блока мест. В данном случае наступает обычная ситуация аннуляции мест, не использованных туроператором в установленные сроки. Такая форма договора невыгодна для гостиницы и расчет за номера идет по обычным тарифам.

Договор о твердой закупке мест с полной оплатой гарантирует гостинице полную оплату выделенной квоты мест, независимо от их заполнения. При таких условиях туроператор старается договориться с владельцем гостиницы о максимально возможном снижении цен на размещение в отеле.

Договор о текущем бронировании является наиболее типичным договором для туроператоров, занимающихся организацией индивидуального туризма. По данному договору туроператор не получает от гостиницы никакой квоты мест. При обращении клиента к туроператору фирма направляет заявку на бронирование в гостиницу и только после получения подтверждения о наличии свободных мест на установленные сроки производит продажу гостиничных услуг. При таком варианте взаимоотношений действуют обычные тарифы на гостиничные номера.

Несмотря на большое количество разновидностей договоров отелей и туроператоров, существуют определенные правила их составления, а также оговариваются следующие условия: стоимость номеров и бронирования; тип номеров и необходимое их число; продолжительность обслуживания; свободные периоды; графики заезда туристов; сроки и продолжительность разового обслуживания; набор входящих услуг; количество и форма организации питания; время обслуживания туристов питанием; специальные удобства и возможность пользования ими; язык обслуживания; сроки подтверждения заезда туристов (бронирования); сроки снятия брони; ответственность сторон по срокам снятия брони; размер дисконта; специфические и дополнительные условия.

Договоры гостиниц с туроператорами бывают трех видов: агентские, комиссионные и корпоративные. Предметом агентского и комиссионного договоров является предоставление клиентам фирмы гостиничного обслуживания в соответствии с действующими генеральными тарифами гостиницы, являющимися неотъемлемой частью такого договора. С учетом объема заказываемых услуг туроператору предоставляется скидка от базовой цены. Размеры скидок могут варьировать в широких пределах - от 10% для небольших турагентств и туроператоров, до 30% для крупных туроператоров. В ряде случаев цена может быть близка или даже равняться себестоимости обслуживания.

В соответствии с договором гостиничные услуги оплачиваются туроператором, а обслуживание туристов осуществляется согласно ваучерам. Все дополнительные услуги в данном случае оплачиваются клиентом. Согласно комиссионному договору гостиница ежемесячно выплачивает туроператору комиссионное вознаграждение, не предоставляя ему при этом скидок и льгот. Размер комиссии соответствует размеру скидки, указанной в договоре.

Определяя цены для туроператоров, гостиницы должны учитывать следующее:

в противоположность турагенту туроператор сам образует конечные продажные цены как на отдельные услуги, так и на турпакеты, и потому в отношении туроператора гостиница использует так называемые чистые цены - цены, образованные от максимальных цен со скидкой (без заложенной в них комиссии);

цена услуг для туроператора (фактически - размер скидки от максимальной цены) должна предполагать возможность туроператору образовать для своих турагентств цену с известной агентской комиссией;

цена услуг для туроператора должна позволять ему покрывать свои расходы на обработку и пересылку бронирований, а также направлять часть средств на маркетинг и продвижение турпродукта на рынке;

конечная продажная цена, формируемая туроператором от цены услуг, предоставляемых гостиницей, не должна быть выше, чем соответствующая продажная цена, устанавливаемая самой гостиницей для розничных, корпоративных клиентов и турагентств.

Корпоративный договор имеет более благоприятные условия и заключается после длительного сотрудничества с отелем при условии перспективного и выгодного для обеих сторон сотрудничества. Предметом такого договора является предоставление номеров в отеле для размещения клиентов фирмы по корпоративным ценам и дополнительного обслуживания, предоставляемого отелем, при условии обеспечения туроператором гарантированного числа ночей в определенный период времени.

Корпоративные договоры являются экономически выгодными для гостиничной организации, так как:

они обеспечивают гостиницам гарантированную загрузку туристами, приехавшими с деловыми целями в запланированном отрезке времени в период деловой активности;

корпоративные клиенты обычно пользуются более комфортабельными условиями размещения и дополнительными услугами;

корпоративные клиенты представляют дополнительный потенциальный интерес для гостиниц - крупные международные компании время от времени проводят конференции или семинары и другие мероприятия, обслуживание которых приносит гостинице существенную прибыль.

При заключении корпоративных договоров турфирмы нередко выступают посредниками между корпорацией и гостиницей. Цены для корпоративных туристов должны быть как минимум на 10% ниже базовых цен и зависят от количества гарантированных ночей. Минимальная корпоративная цена предоставляется для привлечения транснациональных корпораций и поощрения фирм, обеспечивающих постоянный поток клиентов. Уровень корпоративной цены должен быть равен или ниже уровня цен для агентов.

Если питание организуется вне гостиницы и не входит в пакет услуг размещения, то непременно туроператором заключается договор с определенными предприятиями питания. Особое место в таком договоре должен занимать вопрос организации питания туристов в пути. Такой договор в обязательном порядке должен включать следующие пункты: количество обслуживаемых туристов; регулярность и величина заказов; виды и форма питания; примерные варианты меню; примерные цены на различные рационы питания; скидки и льготы; сроки подачи заявок на питание; сроки снятия заказа; ответственность сторон за возможные срывы в графике питания по маршруту; особые условия (особое меню, форма питания и т. д.). Пример договора гостиницы с турагентом приведен ниже.

АГЕНТСКИЙ ДОГОВОР №____

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

ПРИНЦИПАЛ предоставляет АГЕНТСТВУ возможность бронирования и последующего приобретения на заявленный АГЕНТСТВОМ период номерного фонда гостиницы с целью последующей его реализации АГЕНТСТВОМ туристам (клиентам).

2. ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. ПРИНЦИПАЛ обязан:

3. ЦЕНЫ, ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ

3.1. Принимать от АГЕНТСТВА оплату за проживание клиентов, направляемых АГЕНТСТВОМ, согласно заявке и тарифам на проживание, установленным ПРИНЦИПАЛОМ.
3.2. Оплата забронированного номерного фонда АГЕНТСТВОМ производится из расчета установленных ПРИНЦИПАЛОМ цен. Размер комиссионного вознаграждения АГЕНТСТВУ – 10 (десять) процентов от суммы выставленного счета на проживание.
3.3. Счет на оплату выставляется ПРИНЦИПАЛОМ АГЕНТСТВУ после подтверждения ПРИНЦИПАЛОМ заказа АГЕНТСТВА в течение одного рабочего дня.
3.4. Расчет АГЕНТСТВОМ за проживание в гостиницах производится на условиях 100% предоплаты согласно выставленного ПРИНЦИПАЛОМ счета. В случае несвоевременной, неполной или неправильной оплаты заказ АГЕНТСТВА аннулируется.
3.5. Все счета выставляются в рублях. Оплата производится по безналичному расчету путем перечисления на расчетный счет ПРИНЦИПАЛА. Датой оплаты считается дата зачисления денежных средств в полном объеме на расчетный счет ПРИНЦИПАЛА.
3.6. В случае неприбытия туриста, (клиента) АГЕНТСТВА возврат денежных средств АГЕНТСТВУ не производится.
3.7. До 10-го числа следующего месяца ПРИНЦИПАЛ оплачивает АГЕНТСТВУ комиссионное вознаграждение за предыдущий месяц при наличии счетов и подписанных и согласованных ПРИНЦИПАЛОМ и АГЕНТСТВОМ отчетов.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

4.1. Ответственность АГЕНТСТВА:
4.1.1. В случае несвоевременной или неполной оплаты счетов, выставляемых ПРИНЦИПАЛОМ, ПРИНЦИПАЛ вправе аннулировать заказ АГЕНТСТВА без выплаты каких-либо компенсаций АГЕНТСТВУ.
4.1.2. За нарушения сроков аннулирования (внесения изменений) заказа, указанных в п. 2.2.3. настоящего Договора, АГЕНТСТВО уплачивает ПРИНЦИПАЛУ штраф: в случае аннулирования заказа менее чем за одни сутки до даты размещения туриста (15 суток для размещения группы туристов) – в размере 100% оплаченной АГЕНТСТВОМ суммы за проживание туриста;
4.2. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по настоящему Договору, в случае если это явилось следствием действия обстоятельств непреодолимой силы.

5. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА

5.1. Настоящий Договор вступает в силу со дня подписания уполномоченными лицами с приложением печатей Сторон и действует до 31 декабря 2008 г.
5.2. Настоящий Договор может быть расторгнут досрочно по взаимному соглашению Сторон.
5.3. Все изменения и дополнения к настоящему Договору, оформленные в письменном виде и подписанные обеими Сторонами, являются неотъемлемой частью настоящего Договора.

6. РАЗРЕШЕНИЕ СПОРОВ

Все споры и разногласия, возникающие по настоящему Договору, Стороны разрешают по возможности путем переговоров, а при не достижении согласия – через Арбитражный суд согласно действующему Законодательству РФ.

7. РЕКВИЗИТЫ И ПОДПИСИ СТОРОН

Следует упомянуть о том, что в некоторых гостиницах существует практика работы с турфирмами по письмам без заключения договора. В таком письме указываются реквизиты турфирмы, список приезжающих туристов, даты приезда и отъезда, требуемые дополнительные услуги, а также оговаривается размер скидок и комиссионных. Решение о предоставлении скидки в этом случае принимает генеральный менеджер гостиницы, который сообщает о своем решении в турфирму.

Эффективнее и экономически выгоднее открыть гостиницу с нуля. По времени реализации проекта это дольше, но в рамках эксплуатации надежнее! Ваш проект, ваши материалы, ваша концепция - ваша экономика!

2. Сколько минимально должно быть номеров или койка-мест в хостоле?

Экономика гостиницы будет интересной от 12 -14 номеров. Но идеального шаблона для отеля нет. Важно учитывать местоположение помещения и площадь. Насколько позволяет грамотно зонировать конструктив помещения. Важно наличие окон, размера коридора, входной группы.

3. Какие услуги в гостинице сделать бесплатными, а за что брать оплату?

Гости привыкли, что минимальный набор дополнительных услуг в виде интернета, чая и кофе - бесплатно. Не стоит из за небольших затрат, ломать сложившийся стереотип. Гости могут болезненно отнестись к вашему отелю, если за привычные услуги вы будете просить оплату. Другой вопрос если вода питьевая бутилированная, а кофе вы провариваете в кофемашине. Это уже стоит дополнительной оплаты.

4. Какое количество сотрудников потребуется на мини гостиницу на 12-15 номеров?

Городской мини отель площадью от 250-300 кв. м - потребует штатное расписание 5-6 человек (администраторы, горничные, управляющий). Остальные услуги на аутсорсинг (белье, инженер, столяр, разнорабочий). Важно также понимать, как у вас будет организованно питание.

5. Покупаем помещение под отель или берем в аренду?

На низком рынке, если позволяют инвестиции - надо покупать. Аренда, это более быстрое оборачиваемость денег, но меньшая защита от недобросовестного собственника помещения. К сожалению, длинный арендный договор, не защищает в полной мере ваши права и может быть оспорен, по тем или иным причинам.

6. Какую юридическую форму выбрать: ООО или ИП?

Для большего маневра, в случае если вы хотите пусть в бизнес партнеров, подойдет ООО. Уступка долей, продажа готового гостиничного бизнеса. Если же отель для вас единственный проект, то можно выбрать ИП.

7. Какая выбрать систему налогообложения - 15% или 6%?

На первый год для МСР выбирайте УСН 15%. На второй год 6%.

8. На какой срок заключать договор аренды?

На максимальный. С возможностью приоритетного продления по его окончание. 10 лет для вас должно быть интересно. Вам нужно и вернуть инвестиции и получить прибыль. В пару лет не уложитесь.

9. Что нужно согласовывать, что бы открыть мини отель или хостел?

Необходимо пройти классификацию и получить документ о присвоение "звездности" вашей гостинице. Подать уведомление в Роспотребнадзор о начале коммерческой деятельности.

10. Трудоустраивать сотрудников?

Трудоустраивать с обязательным 3 месячным испытательным сроком. Можно использовать короткие договора.

11. Какая должна быть арендная ставка у помещения?

Аренда не должна превышать 35% от выручки гостиницы. В противном случае, любая ситуация, которая будет влиять на выручку и снижать ее, отразиться на обязательствах по аренде. Разработка финансово-экономической модели проекта, даст ответ, какой уровень арендной платы сможет выдержать максимально проект. Считайте грамотно.

12. Дизайн важен для мини отеля и хостела?

Если у вас есть понимания сегмента гостей, концепция отеля, то вы сможете с помощью дизайнеров воплотить все в интерьере. Работайте на выбранную целевую аудиторию, отразите в дизайне, что хочет и ждет гость (а не вы, как собственник). Дизайн - это эмоция, через которую вы говорите с гостями. Дайте им эту эмоцию!

13. Какую локацию выбрать для отеля?

Центр. Близость исторических и культурных памятников. Транспортные развязки и метро. Возможность круглосуточного доступа. Безопасность. Наличие ночной жизни. Зона парков и скверов. Спортивные и прогулочные маршруты.

14. Какое ИТ решение выбрать для управление отелем и учета гостей?

Рынок предлагает до 10 компаний и их решений для малых средств размещения. Выбирая Channel Manager и PMC системы, обращайте внимание на какое количество рабочих мест они встают и какую отчетность вам выдают. Например в конкурентной локации вам может потребоваться больше статистике для работы. Bnovo, Trevelline - проверенные поставщики решений с достаточно хорошей технической поддержкой.

15. Необходима ли касса?

Да, обязательно и он-лайн!

16. Стирать белье самим или отдавать в прачку?

Только отдавать на аутсорсинг! Вам не нужны эти хлопоты и площадей у вас нет лишних для ее организации.

17. Через какой срок хостел выйдет на самоокупаемость?

На третий месяц вы должны выходить в ноль, через семь месяцев в плюс, через 2-2,5 года можете окупиться. Но это не шаблон для каждого отеля, успех будет зависеть от набора факторов. Но успех всегда рядом.

18. Есть цоколь, могу я там открыть мини отель, хостел?

Запоминаем! Цокольный этаж, чердак, подвальные помещения - НЕ ПРИГОДНЫ для проживания и организации средства размещения!

19. На сколько звезд классифицировать. Чем больше, тем лучше?

Начните с простого - отель без звезд. Повысить категорию или оказывать сервис более высшего качества вы всегда сможете.

20. Нужно ли регистрировать иностранных граждан?

Да, необходимо. Можно эту процедуру проводить он лайн. Избегайте ненужных штрафов, они влияют на ваши доходы!

Вопрос на миллион. Сколько нужно инвестиций, что бы открыть мини отель?

Разработать концепцию мини гостиницы - от 150 000 рублей. Затраты на номер - от 390 000 рублей. ФОТ персонала в период запуска гостиницы - от 300 000 рублей. Добавляем пусковой комплект, закупку основных средств, ремонт помещения и общественных зон. По итогу отель 12-15 номеров потребует инвестиций от 6 500 000 рублей (аренда не включена)

В статье Создаем регламент договорной работы мы обсудили принципы организации договорной работы в организации и риски, которые возникают при работе с документами. Какие этапы проходит договор при подготовке, кто должен согласовывать работу и на что нужно обращать внимание при проверке контрагентов — читайте в продолжении статьи, подготовленной на основе практического курса преподавателя Русской Школы Управления, юриста, тренера-консультанта в сфере права Юлии Межниковой.

1 этап: инициатива заключения договора

Подразделение, сотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия.

Если вы занимаетесь подготовкой:

Обоснуйте необходимость и целесообразность заключения договора.

Разработайте первоначальный проект документа: возьмите за основу вариант договора, полученного от контрагента, или используйте типовой шаблон основных заключаемых договоров, уже прошедший проверку.

Согласуйте условия с контрагентом.

2 этап: определение основных условий

Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов.

Перед встречей внесите в проект договора семь важных условий:

Краткую характеристику договора (поставка, оказание услуг или другой вид работ).

Наименование сторон (например, крупные холдинги могут состоять из большого числа юридических лиц).

Предмет договора (результат, ради которого прилагаются усилия).

Цену или условия расчетов.

Ответственность за неисполнение.

Сроки и дополнительную информацию.

3 этап: проверка контрагентов

Компания несет ответственность за последствия работы с недобросовестным бизнес-партнером. Вы должны проявлять осмотрительность — ваша ошибка может привести к проблемам с ФНС и обвинениям в получении необоснованной налоговой выгоды. Кроме того, сотрудничество с непроверенными контрагентами часто приносит убытки из-за срывов договоренностей или обмана.

Проверяйте наличие документов, подтверждающих легитимность и законность деятельности партнера. Поищите информацию в открытых источниках о добросовестности потенциального контрагента.

Стандартный перечень документов для досье контрагента

4 этап: доработка текста договора

На этом этапе сформулируйте существенные и дополнительные условия, состав дополнительных документов, проработайте вопрос подписания договора (кто будет визировать — первое лицо компании или кто-то по доверенности), внесите положения об ответственности и досрочном расторжении.

5 этап: согласование

Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают:

Финансовые службы.
Юристы.
Служба безопасности (при ее наличии). Она проверяет репутацию контрагента и его способность выполнить обязательства по договору.
Руководитель.

Составьте лист согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов:

Обоснование необходимости составления договора.

Обоснование выбора контрагента.

Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета.

Срок согласования для каждого подразделения.

Пояснительную записку с дополнительной информацией.

Лист согласования также должен содержать:

ФИО, должность и отдел ответственного исполнителя.
Визу ответственного исполнителя.
Визы руководителей ответственного исполнителя.
Вид документа (договор, допсоглашение).
Наименование контрагента.
Список визирующих лиц.
Дату поступления на визирование и обратно.

Подготовленный проект договора подлежит обязательному согласованию — его визируют структурные подразделения и ответственные сотрудники. Визирование должно занимать не более одного рабочего дня (8 часов), для сложных договоров большого объема — не более двух дней (16 часов). Свои замечания визирующее подразделение отмечает на листе согласований, записывает на отдельном листе, чтобы приложить к проекту договора.

После устранения замечаний исполнитель должен снова получить визу структурного подразделения. Если исполнитель не согласен с замечанием, решение о его исключении принимает лицо, уполномоченное заключать договоры от имени компании.

Смотрите также: Договорное право. Предмет, условия договора

6 этап: подписание договора уполномоченным лицом и передача контрагенту

Передайте согласованный проект договора вместе с листом согласований и обоснованием на подписание сотруднику, который уполномочен заключать договоры. После этого отправьте документ на подпись партнеру.

Зарегистрируйте подписанный обеими сторонами оригинал договора: присвойте номер и внесите сведения о нем в реестр договоров.

Подписанный договор для передачи контрагенту передается ответственному исполнителю под расписку. Обязательно оговаривайте сроки подписания договора и возврата экземпляра подписанного документа.

Важно: договор вступает в силу с момента подписания сторонами.

Реестр договоров

Картотеки с договорами и актами должны быть наглядными для удобства использования. При заключении договора внесите в реестр следующие сведения:

Регистрационный номер.
Дополнительный номер (номер контрагента).
Дату договора.
Наименование контрагента.
Предмет договора.
Срок действия.
Ответственное подразделение (исполнитель).
Цена договора.
Наличие приложений.
Кто подписал договор.

7 этап: контроль за исполнением

В регламент договорной работы в составе обязанностей внесите контроль исполнения уже заключенного договора. Эту же обязанность отразите в положении о структурном подразделении, трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников, отвечающих за сопровождение договоров и взаимодействие с контрагентами. Уточните критерии, при наступлении которых сотрудники подразделения обязаны известить юридический департамент и финансовую службу (например, просрочка исполнения обязательства и возникновение дебиторской задолженности, изменение нахождения контрагента).

Дополнительно включите в регламент процедуру выборочного или постоянного контроля за исполнением договора со стороны юридического подразделения в зависимости от суммы договора, сложности сделки, длительности сроков исполнения и других важных факторов.

Задачи ответственного сотрудника

Контроль исполнения договора.
Направление копии договора в другие подразделения и бухгалтерию, обеспечение исполнения договорных обязательств по срокам, объему и качеству.
Мониторинг действующих договоров, решение вопросов исполнения обязательств, оплаты, своевременного продления, разрешения конфликтов.
Информирование финансового и юридического отдела при возникновении дебиторской задолженности или других проблем неисполнения договора (в течение одного рабочего дня).

8 этап: хранение

Схема работы с договором в электронном виде

Создание проекта договора в электронном виде и учет его в системе управленческого учета.

Предварительное рассмотрение проекта договора в электронном виде (выполняется в случае необходимости).

Визирование проекта договора в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи.

Подписание проекта договора с использованием электронной цифровой подписи.

Передача договора в электронном виде для регистрации в системе управленческого учета.

Преобразование подписанного договора в электронном виде в бумажный договор, подписание договора всеми сторонами, простановка печатей.

Развивайтесь вместе с нами, учитесь в удобном формате в любое время и в любом месте! Посмотрите каталог наших учебных программ. Светлана Щербак Автор медиапортала Русской Школы Управления

В последнее время широкий общественный резонанс получили факты нарушения прав граждан при оказании им туристических услуг. Летом 2014 года по России прокатилась волна банкротств туристических фирм. Отказ туроператоров от исполнения своих обязательств причинил значительный ущерб тысячам российских граждан.

Кузьминский межрайонный прокурор г. Москвы Захаров А.Г. разъясняет нормы законодательства, касающегося деятельности туристических фирм.

Туристский продукт формируется туроператором по его усмотрению исходя из конъюнктуры туристского рынка или по заданию туриста или иного заказчика туристского продукта (далее - иной заказчик).

Туроператор обеспечивает оказание туристам всех услуг, входящих в туристский продукт, самостоятельно или с привлечением третьих лиц, на которых туроператором возлагается исполнение части или всех его обязательств перед туристами и (или) иными заказчиками.

Туроператор несет предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность перед туристом и (или) иным заказчиком за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору о реализации туристского продукта (в том числе за неоказание или ненадлежащее оказание туристам услуг, входящих в туристский продукт, независимо от того, кем должны были оказываться или оказывались эти услуги).

Туроператор несет ответственность перед туристом и (или) иным заказчиком за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору о реализации туристского продукта, заключенному турагентом как от имени туроператора, так и от своего имени.

Продвижение и реализация туристского продукта турагентом осуществляются на основании договора, заключаемого между туроператором и турагентом. Турагент осуществляет продвижение и реализацию туристского продукта от имени и по поручению туроператора, а в случаях, предусмотренных договором, заключаемым между туроператором и турагентом, - от своего имени.

Туроператор обязан размещать информацию о турагентах, осуществляющих продвижение и реализацию туристского продукта, сформированного туроператором, на своем официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Реализация туристского продукта осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме между туроператором и туристом и (или) иным заказчиком, а в случаях, предусмотренных настоящим Федеральным законом, турагентом и туристом и (или) другим заказчиком. Указанный договор должен соответствовать законодательству Российской Федерации, в том числе законодательству о защите прав потребителей.

Указанный договор заключается только в письменной форме, при этом его форма может быть различной, так как разрабатывается специалистами разных туристических организаций. Вместе с тем, законодательством установлен определенный перечень положений, которые в обязательном порядке должны присутствовать в договоре реализации туристского продукта.

Прежде чем подписать договор о реализации туристского продукта и все прилагающиеся к нему документы, потребителю необходимо внимательно ознакомиться с ними ознакомиться. В договоре в обязательном порядке должны быть прописаны следующие существенные условия:

полное и сокращенное наименование, адрес (место нахождения), почтовый адрес и реестровый номер туроператора (турагента), сведения о туристе (ином заказчике);

предмет договора: информация о потребительских свойствах туристского продукта –программе пребывания, маршруте и условиях петешествия, включая сведения о средствах размещения, условиях проживания (месте нахождения стредства размещения, его категории) и питания, услугах по перевозке туриста в стране временного пребывания, наличии экскурсовода и другое;

стоимость услуг – общая цена туристского продукта в рублях;

претензии и порядок разрешения споров: сведения о порядке и сроках предъявления туристом (иным заказчиком) претензий к туроператору в случае нарушения последним условий договора;

сведения о финансовом обеспечении: размер обеспечения, номер, дата и срок действия договора страхования ответственности туроператора или банковской гарантии, наименование, адрес (место нахождения) и почтовый адрес организации, предоставившей финансовое обеспечение, сведения о порядке и сроках предъявления туристом требований о выплате страхового возмещения по договору страхования ответственности туроператора либо требований об уплате денежной суммы по банковской гарантии.

удержание туроперетором (турагентом) с потребителя при одностороннем расторжении договора до начала путешествия части денежной суммы, внесенной в счет договора, в виде фиксированных сумм (штрафов), процента от стоимости.

возможность изменения условий тура в одностороннем порядке. Изменение характера услуг, входящих в туристский продукт, в том числе места проживания туриста, возможно лишь с согласия последнего.

Согласно ст. 310 Гражданского кодекса Российской Федерации односторонний отказ от исполнения обязательства, и одностороннее изменение его условий не допускаются, за исключением случаев предусмотренных законом.

изменение перечня существенных обстоятельств, в связи с которыми возможно изменение и расторжение договора. Данное условие включается туроператором (турагентом) с целью изменения стоимости тура, содержания или отмены.

К существенным изменениям обстоятельств относятся: ухудшение условий путешествия, указанных в договоре; изменение сроков совершения путешествия; непредвиденный рост транспортных тарифов; невозможность совершения туристом поездки по независящим от него обстоятельствам (болезнь туриста, отказ в выдаче визы и другие обстоятельства).

В случае нарушения туроператором (турагентом) Ваших прав при заключении договоры, Вы можете обратиться с исковым заявлением в суд.

Читайте также: