Передача в бухгалтерию сроки должность фио договор поставки
Обновлено: 30.06.2024
Срок хранения договоров с поставщиками — это период, в течение которого в организации или ее архиве остаются госконтракты. С 01.01.2022 такие даты пропишут в 44-ФЗ.
Зачем хранить договоры с поставщиками
Выделяются два вида хранения документации в организации:
- Текущее — соглашение сохраняется в оперативном доступе, пока идет его исполнение, а в случае возникновения спора — до его разрешения, в том числе в судебном порядке. Администрация компании самостоятельно определяет, сколько хранить договоры с контрагентами (не меньше установленного срока) и где держать такую документацию. Обычно обязанность по текущему хранению возлагается на юридический отдел, бухгалтерию или специально созданное для этого подразделение.
- Архивное — начинается с момента передачи документа в архив, то есть после того, как исполнение по нему окончено и разрешены все споры между сторонами, а сколько лет хранятся договоры в архиве, определено приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как хранить бухгалтерские документы в 2021 году. Используйте эти инструкции бесплатно.
360-ФЗ от 02.07.2021 вносит существенные изменения в Федеральную контрактную систему. С 01.01.2022 в ч. 15 ст. 4 44-ФЗ пропишут, сколько должны храниться договоры в организациях, — 6 лет. При условии, что они не сформированы, не размещены в ЕИС или на электронной площадке. Столько же придется хранить и документы, которые получены заказчиком при определении НМЦК, при обосновании такой цены. Исключение — за обоснования, включаемые в контракт в рамках ч. 4 ст. 93 закона о контрактной системе. Сейчас в ФКС приведен минимальный набор документов и сроки их хранения только для двух процедур — конкурса и закрытого аукциона (ч. 15 ст. 53, ч. 13 ст. 90 44-ФЗ).
Текущее необходимо для решения следующих задач:
- отслеживание этапов исполнения контракта, приемки ТРУ и их корректной оплаты;
- расчет налогов и платежей;
- разрешение споров с контрагентом, если такие возникают, поскольку основным документом, на который стороны ссылаются, обосновывая свою позицию в споре, является письменное соглашение.
Архивное требуется на случай проведения проверок со стороны различных контролирующих органов (налоговой службы и др.) и внутренних проверок организацией своей хозяйственной деятельности за истекшие периоды.
Законодательно не установлено, сколько хранятся договоры с поставщиками и подрядчиками в текущем порядке, этот период зависит от многих факторов, которые невозможно предусмотреть при разработке общей нормы, — от периода действия контракта, истории взаимодействия сторон. Когда речь идет об установленных сроках, имеют в виду только архивное хранение соглашений.
В целях упорядочения обращения с документацией администрации компании следует издать специальный приказ, в котором определить, сколько лет хранятся договоры с заказчиками в бюджетных учреждениях (или в любых других организациях), утвердить порядок передачи оригиналов контрактов внутри компании (из одного подразделения в другое) и привести перечень лиц, отвечающих за хранение.
Как определить, сколько хранить
Инструкция, как определить сроки хранения договоров на поставку продуктов или иных контрактов, состоит из следующих шагов:
- Изучить документ, в отношении которого возник вопрос, и определить, к какому виду соглашений он относится.
- Открыть приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 и указатель видов документов в нем. Проверить 44-ФЗ.
- Найти раздел, посвященный соглашениям, и в нем требуемый вид.
- Найти пункт перечня типовых документов, который соответствует искомому документу, и посмотреть срок.
Каковы сроки в зависимости от типов соглашений
Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 содержит несколько десятков наименований соглашений. Основные из них приведены в таблице сроков хранения договоров в организации в 2021 году:
- 75, если документ закончен делопроизводством до 01.01.2003;
- 50, если после этой даты
А вот таблица сроков хранения договоров займа в организации в 2021 году.
Тип договора | Сколько хранить (лет) | Примечание |
---|---|---|
Заем | 5 | |
Кредит | ||
Заем с условием о залоге имущества | 10 | Касается документов, которые подтверждают предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров). |
Кредит с условием о залоге имущества |
И дополнительно таблица по сохранности договоров поставки в организации в 2021 году.
Если документ однозначно не указан в приказе Росархива № 236 от 20.12.2019, храните его 5 лет с правом оставить на постоянное хранение. Но только после истечении срока действия или прекращения обязательств по нему.
Сколько хранить, если в перечне нет такого типа
Перечень содержит множество наименований контрактов и соглашений, но не все. Чтобы определить срок хранения, если конкретный тип не перечислен в приказе, следует обратиться к п. 11 перечня. В таком случае период сохранности составляет 5 лет.
Предусмотрена ли ответственность за несоблюдение сроков
За нарушение правил хранения, в том числе несоблюдение сроков, предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП, предполагающая ответственность в виде штрафа:
- на граждан — от 1000 до 3000 рублей;
- на должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
- на юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.
Недостаточно продолжительное хранение договоров в организации повлечет и санкции со стороны ФНС, к примеру в соответствии со ст. 126 НК РФ, которая предусматривает ответственность за непредоставление документов при их истребовании в рамках проверки.
Об авторе этой статьи
Полина Гольцова Юрист Моя первоначальная специальность — юрист, юрисконсульт. Первые два года практической деятельности работала в общем юридическом отделе организации, где занималась всесторонним правовым сопровождением деятельности работодателя.
Однако с 2013 года основным направлением моей практической деятельности стали госзакупки. Я работала в контрактных службах нескольких крупных бюджетных учреждений федерального и регионального уровня и коммерческой организации, деятельность которой связана с госзакупками.
Занималась юридическим сопровождением госзакупок, договорной и претензионной работой, представляла интересы работодателей в арбитражных судах и УФАС.
Читайте также:
- Кем подписывается протокол оценки травмоопасности рабочих мест
- Какими документами определяется возможность назначения на должность машиниста локомотива
- Мирный договор между сша и германией 1921
- Входящее заявление писать от какого числа или от даты регистрации
- Тинькофф со скольки лет можно оформить кредит