Отличие протокола заседания представительного органа от его решения

Обновлено: 16.05.2024

Приказом Минстроя РФ от 25.12.2015 № 937/пр помимо Требований к оформлению протоколов собраний собственников помещений в МКД (далее – Требования) утвержден Порядок передачи копий решений и протоколов общих собраний собственников помещений в МКД в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ, осуществляющие государственный жилищный надзор (далее – Порядок). Этот документ привлек не меньшее внимание профессионального сообщества, чем Требования.

Прежде чем перейти непосредственно к изучению Порядка, предлагаем вспомнить положения ЖК РФ об обязанности управляющего МКД передавать протоколы и решения органу ГЖН.

С 30.06.2015 действует ч. 1 ст. 46 ЖК РФ, согласно которой:

решения и протокол общего собрания признаны официальными документами и подлежат размещению в ГИС ЖКХ лицом, инициировавшим общее собрание;

копии решений и протокола общего собрания подлежат обязательному представлению инициатором собрания в УК, правление ТСЖ, ЖК, ЖСК не позднее чем через 10 дней после проведения общего собрания. Опираясь на Требования, можно прийти к выводу, что датами проведения общего собрания считаются дата совместного присутствия (собрание в форме очного голосования) и дата окончания приема решений собственников (собрание в форме очно-заочного, заочного голосования). Протокол должен быть составлен в письменной форме не позднее чем через 10 дней после проведения собрания. Дата составления протокола соответствует дате окончания подсчета голосов. Таким образом, нужно успеть составить протокол, снять копии и передать их управляющему в течение 10 дней с даты проведения собрания. Обратим внимание, что оригиналы протокола и решений хранятся в месте, определенном решением общего собрания (ч. 4 ст. 46 ЖК РФ), обязанность передавать их третьим лицам законом не установлена.

С 30.06.2015 действует ч. 19 ст. 12 Федерального закона от 29.06.2015 № 176-ФЗ, в соответствии с которой протоколы собрания собственников многоквартирного дома передаются в орган ГЖН с использованием ГИС ЖКХ и подлежат размещению в этой системе с 01.07.2016 (либо по истечении четырех месяцев со дня вступления в силу соглашения об опытной эксплуатации ГИС ЖКХ на территории субъекта РФ, но не позднее 01.07.2016). Обратим внимание, что в данной норме не отмечено, кто именно передает протоколы в орган ГЖН. Поскольку в жилищном законодательстве сказано об обязанности передавать копии протоколов в орган ГЖН применительно к управляющему МКД и обязанности размещать протоколы и решения в ГИС ЖКХ применительно к инициатору общего собрания, представляется, что в рассматриваемой норме не содержится никаких новых предписаний, она лишь повторяет требования ч. 1 и 1.1 ст. 46 ЖК РФ с учетом общего правила о сроке возникновения обязанности большей части поставщиков информации размещать ее в ГИС ЖКХ.

Что нужно передать?

Прежде всего нужно определить, какие именно документы подлежат передаче органу ГЖН. В частях 1, 1.1 ст. 46 ЖК РФ сказано о решениях и протоколах собрания собственников многоквартирного дома. Это означает, что:

протоколы общих собраний членов ТСЖ, ЖК, ЖСК передавать никуда не нужно (в соответствии с требованиями приведенных норм ЖК РФ);
под решением следует понимать бюллетень для голосования каждого собственника помещения (см. также ч. 4 ст. 46 ЖК РФ), который необходим при проведении собрания собственников многоквартирного домав форме заочного или очно-заочного голосования. Если при очном голосовании решения собственников не оформляются, передавать их не надо;
передавать в орган ГЖН необходимо все полученные протоколы и решения, даже если без участия управляющего МКД они были оформлены с нарушением Требований (а ранее – без обязательных реквизитов, перечисленных в ст. 181.3 ГК РФ), либо вызывают сомнения в достоверности, либо могут быть квалифицированы как ничтожные.

Естественно, если инициатором собрания был сам управляющий, он должен передать копии протокола и решений без каких-либо дополнительных условий.

Куда и в какие сроки передавать?

В силу ч. 1.1 ст. 46 ЖК РФ УК обязана передать документы в течение пяти дней с момента их получения от инициатора собрания (см. п. 3 Порядка). Поскольку не указано иное, считать нужно календарные дни. Важно зафиксировать дату поступления документов. Для этого необходимо составить акт приема-передачи документов, в котором следует привести перечень документов, отразить дату передачи, проставить подписи принимающей и передающей сторон.

Если в роли инициатора общего собрания выступает управляющий МКД, вполне логично предположить, что передать пакет документов органу ГЖН нужно в течение пяти дней с даты составления протокола.

В пункте 2 Порядка специально отмечено, что документы надо передавать в орган ГЖН субъекта РФ, на территории которого находится МКД, собственники помещений в котором проводили общее собрание.

Каким образом передавать?

Согласно п. 3 Порядка копии документов должны быть переданы способами, позволяющими подтвердить факт и дату их получения органом ГЖН, а также путем размещения в ГИС ЖКХ электронных образов решений, протокола.

О передаче органу ГЖН

В пункте 4 Порядка уточнено, что копии документов считаются переданными в случае наличия у управляющего МКД документа, подтверждающего факт и дату их передачи в орган ГЖН. Самый очевидный способ – передача нарочным, с получением расписки от сотрудников органа ГЖН с указанием даты передачи документов. Обращаем ваше внимание: в Порядке не сказано, что это единственно возможный способ. Управляющим в населенных пунктах, расположенных в существенном отдалении от областного центра, где обычно располагается орган ГЖН, этот вариант может быть весьма неудобен. Учитывая равенство прав всех хозяйствующих субъектов, представляется справедливым, что управляющие могут направлять пакет документов чиновникам заказным почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении.

О размещении в ГИС ЖКХ

Копии решений, протокола считаются переданными в случае, когда электронные образы решений, протокола находятся в открытом доступе и доступны для обозрения в ГИС ЖКХ (п. 4 Порядка). Исходя из буквального толкования ч. 1.1 ст. 46 ЖК РФ и Порядка, размещение в системе и вручение документов не являются альтернативными способами передачи. Это значит, что приказом Минстроя конкретизирована обязанность управляющего МКД размещать в ГИС ЖКХ решения и протоколы собраний собственников.

К сведению

С одной стороны, согласно прямому указанию в ч. 19 ст. 12 Федерального закона № 176-ФЗ протоколы передаются в орган ГЖН с использованием ГИС ЖКХ и подлежат размещению в системе в общие сроки – с 01.07.2016.

С другой стороны, на основании ч. 4 ст. 12 Федерального закона № 209-ФЗ в случае, если законодательством РФ для поставщиков информации установлен более ранний срок размещения информации в системе, они обязаны размещать в системе такую информацию в сроки, предусмотренные законодательством РФ. Приказ Минстроя является актом законодательства РФ. Можно ли считать, что он устанавливает срок размещения информации в ГИС ЖКХ? Ответ на этот вопрос будет влиять на квалификацию правонарушения в виде неразмещения, несвоевременного размещения в ГИС ЖКХ протоколов общих собраний собственников помещений.

В настоящее время размещение решений и протоколов собрания собственников многоквартирного дома в ГИС ЖКХ – это исполнение обязанности управляющего МКД по передаче контролирующему органу сведений, необходимых для осуществления надзорных мероприятий. Такая обязанность предусмотрена ЖК РФ. Ее неисполнение влечет административную ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ (штраф для юридических лиц в сумме от 3 000 до 5 000 руб.).

Одновременно существует обязанность, установленная специальным законом о ГИС ЖКХ, размещать разнообразную информацию в данной системе (цель – предоставление заинтересованным лицам сведений о ЖКХ). В общем случае размещать информацию в ГИС надо с 01.07.2016, в отношении отдельной информации (о домах, находящихся в управлении УК) – с 01.08.2015. Нарушение данной обязанности грозит более серьезными санкциями (см. ст. 13.19.2 КоАП РФ, штраф для УК – 30 000 руб.).

Для справки

С 1 августа 2015 года УК обязаны размещать в ГИС ЖКХ сведения о перечне МКД, находящихся в управлении, а также информацию об изменении этого перечня (ч. 2 ст. 198 ЖК РФ, ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 21.07.2014 № 255-ФЗ). Приказом Минкомсвязи РФ № 368, Минстроя РФ № 691/пр от 29.09.2015, вступившим в силу 05.01.2016, было уточнено, что помимо размещения сведений непосредственно об МКД (адрес) в ГИС ЖКХ следует размещать протокол собрания собственников многоквартирного дома, на котором принято решение о выборе УК, изменении, расторжении договора управления. Таким образом, определенная категория протоколов общих собраний уже публикуется в системе.

Итак, с 29.04.2016 у управляющих МКД есть бесспорная обязанность размещать в ГИС ЖКХ решения и протоколы общих собраний собственников помещений. Однако с учетом различных целей размещения протоколов в ГИС ЖКХ есть основания считать, что до возникновения обязанности размещать информацию в системе в целом за отсутствие в открытом доступе в ГИС ЖКХ электронных образов решений и протоколов общих собраний (кроме протоколов общего собрания о выборе УК, расторжении договора управления) должна применяться ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ. Впрочем, нельзя исключать другую трактовку закона проверяющими.

О защите персональных данных

Говоря о размещении протоколов общих собраний и зная о требованиях к их содержанию, нельзя не затронуть вопрос правомерности распространения персональных данных собственников помещений (в реестрах, списках указывают Ф. И. О. гражданина, номер принадлежащего ему помещения, реквизиты документа о праве собственности на помещение в МКД). Необходимо ли получать согласие граждан на такие действия? Может ли быть наложен штраф за размещение протоколов в ГИС ЖКХ с указанием персональных данных граждан по ст. 13.11 КоАП РФ (для юридических лиц – от 5 000 до 10 000 руб.)?

если субъект персональных данных согласен на их обработку;
если обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором РФ или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством РФ на оператора функций, полномочий и обязанностей;
если персональные данные подлежат опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с федеральным законом.

Статья 7 указанного закона гласит: операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Обязанность управляющего МКД раскрывать в системе ГИС ЖКХ персональные данные без согласия субъектов предусмотрена ЖК РФ, такая обработка осуществляется для исполнения возложенной на управляющего МКД обязанности по передаче органу ГЖН протоколов, решений общих собраний собственников помещений в МКД. Поэтому закрывать фамилии собственников помещений в реестрах при сканировании протоколов, приложений к ним, решений собственников не нужно.

Кроме того, следует помнить, что совокупность указанных данных доступна любому лицу в виде выписки из ЕГРП.

Все протоколы общих собраний собственников помещений в МКД, проводимых в период управления домом конкретной организацией (УК, ТСЖ, ЖК, ЖСК), последняя обязана направлять в орган ГЖН (нарочным, заказным отправлением с уведомлением о вручении). Также она должна размещать в ГИС ЖКХ их электронные образы. Передавать и размещать в системе нужно непосредственно протоколы собраний со всеми приложениями, включая решения собственников помещений в МКД. При получении документов от инициатора собрания собственников многоквартирного дома обязательно составляйте акт с указанием перечня документов и даты передачи. Вопрос квалификации нарушения в виде неразмещения протоколов в ГИС ЖКХ является спорным, на сегодняшний день более обоснованным представляется применение ст. 19.7 КоАП РФ.

С 30.06.2015 действует ч. 1 ст. 46 ЖК РФ, согласно которой:

решения и протокол общего собрания признаны официальными документами и подлежат размещению в ГИС ЖКХ лицом, инициировавшим общее собрание;

копии решений и протокола общего собрания подлежат обязательному представлению инициатором собрания в УК, правление ТСЖ, ЖК, ЖСК не позднее чем через 10 дней после проведения общего собрания. Опираясь на Требования, можно прийти к выводу, что датами проведения общего собрания считаются дата совместного присутствия (собрание в форме очного голосования) и дата окончания приема решений собственников (собрание в форме очно-заочного, заочного голосования). Протокол должен быть составлен в письменной форме не позднее чем через 10 дней после проведения собрания. Дата составления протокола соответствует дате окончания подсчета голосов. Таким образом, нужно успеть составить протокол, снять копии и передать их управляющему в течение 10 дней с даты проведения собрания. Обратим внимание, что оригиналы протокола и решений хранятся в месте, определенном решением общего собрания (ч. 4 ст. 46 ЖК РФ), обязанность передавать их третьим лицам законом не установлена.

Что нужно передать?

протоколы общих собраний членов ТСЖ, ЖК, ЖСК передавать никуда не нужно (в соответствии с требованиями приведенных норм ЖК РФ);
под решением следует понимать бюллетень для голосования каждого собственника помещения (см. также ч. 4 ст. 46 ЖК РФ), который необходим при проведении собрания собственников многоквартирного домав форме заочного или очно-заочного голосования. Если при очном голосовании решения собственников не оформляются, передавать их не надо;
передавать в орган ГЖН необходимо все полученные протоколы и решения, даже если без участия управляющего МКД они были оформлены с нарушением Требований (а ранее – без обязательных реквизитов, перечисленных в ст. 181.3 ГК РФ), либо вызывают сомнения в достоверности, либо могут быть квалифицированы как ничтожные.

Куда и в какие сроки передавать?

Каким образом передавать?

О передаче органу ГЖН

О размещении в ГИС ЖКХ

К сведению

Для справки

О защите персональных данных

если субъект персональных данных согласен на их обработку;
если обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором РФ или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством РФ на оператора функций, полномочий и обязанностей;
если персональные данные подлежат опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с федеральным законом.

Кроме того, следует помнить, что совокупность указанных данных доступна любому лицу в виде выписки из ЕГРП.

Муниципальные правовые акты и другие документы, создаваемые представительными органами местного самоуправления, имеют большое значение для каждого муниципального образования и его жителей, так как именно представительные органы играют ведущую роль среди иных органов и должностных лиц местного самоуправления современной России. Законами субъектов Российской Федерации устанавливаются наименования, характерные для представительных органов различных типов муниципальных образований, создаваемых в субъектах Российской Федерации, такие как: Совет депутатов, Муниципальный совет, Собрание депутатов, Городская дума, Муниципальное собрание, Совет народных депутатов и т. п.

Председатель представительного органа издает постановления и распоряжения по вопросам организации деятельности представительного органа, подписывает решения представительного органа муниципального образования1.

Уже на муниципальном уровне важнейшим муниципальным правовым актом является устав муниципального образования, в котором обязательно определяются структура, порядок формирования, наименования и полномочия представительных органов, срок полномочий депутатов, а также основания и порядок прекращения их полномочий, виды ответственности представительных органов местного самоуправления и депутатов, основания наступления этой ответственности, порядок отзыва населением выборных должностных лиц местного самоуправления и досрочного прекращения полномочий представительных органов местного самоуправления5. В уставе муниципального образования отражается срок полномочий и численный состав представительного органа, а также иерархия муниципальных правовых актов, среди которых на третьем месте после самого устава и правовых актов, принятых на местном референдуме, названы нормативные и иные правовые акты представительного органа местного самоуправления.

Важнейшим организационным документом, непосредственно регулирующим деятельность представительного органа местного самоуправления, является регламент, который утверждается решением представительного органа. В тексте такого регламента обычно рассматриваются следующие вопросы: полномочия представительного органа, полномочия, порядок избрания и ответственность председателя, заместителя председателя представительного органа и депутатов, общий порядок работы представительного органа, порядок подготовки и проведения заседаний, организация деятельности депутатов, порядок прекращения полномочий депутатов. Особенно важным является то, что многие регламенты представительных органов местного самоуправления содержат статьи, посвященные порядку документирования их деятельности, в частности, подробно регулируются сроки подготовки и порядок оформления решений, проектов решений, протоколов заседаний, депутатских запросов. Некоторые регламенты раскрывают вопросы делопроизводства представительных органов еще более подробно и содержат образцы оформления названных выше видов документов.

Однако типовая структура текста регламента представительного органа местного самоуправления не установлена ни на федеральном уровне, ни на уровне субъектов Российской Федерации, поэтому в каждом муниципальном образовании такой регламент разрабатывается самостоятельно, с ориентацией на устав муниципального образования, что, безусловно, не способствует унификации данного вида документа.

Для организации работы представительного органа депутаты могут объединяться в постоянно действующие комиссии и рабочие группы, которые формируются по различным направлениям деятельности представительного органа (например, по бюджету, налогам и финансам; по социальным вопросам; по экономике и предпринимательству; по жилищно-коммунальному хозяйству, благоустройству и экологии; по нормотворческой деятельности и т. п.). Для организации деятельности таких комиссий и рабочих групп разрабатываются положения, которые утверждаются решениями представительного органа. Текст положений обычно содержит следующие разделы: общие положения, структура комиссии, цели, задачи, функции и права комиссии, порядок работы комиссии, функции, права и обязанности председателя и членов комиссии. Решения, принятые на заседаниях постоянно действующей комиссии, оформляются протоколами, которые подписывает председательствующий на заседании.

Для представительных органов местного самоуправления достаточно распространенной является практика разработки правил, положений или кодексов депутатской этики. Положение о депутатской этике определяет правила поведения депутата во взаимоотношениях с избирателями и во время проведения заседаний представительного органа, а также ответственность депутата за несоблюдение этических правил. Структура текста такого положения традиционна для организационного документа данного вида и включает тематические разделы, начиная с общих положений, определяющих сферу и порядок применения данного документа.

В начале календарного года решением представительного органа утверждается план работы представительного органа на весь календарный год или на каждое полугодие. Текст плана составляется в табличной форме, где указываются следующие сведения: содержание мероприятия, срок исполнения, исполнители.

Для документирования деятельности представительных органов местного самоуправления применяются бланки, изготавливаемые в виде шаблонов в системе электронного документооборота или текстовом редакторе. Как правило, создаются следующие виды бланков: бланк решения представительного органа; бланк председателя представительного органа, на котором оформляются постановления и распоряжения; бланк письма представительного органа; бланк депутата представительного органа, на котором оформляются депутатские обращения и депутатские запросы, а также ответы на обращения граждан к депутату.

Примеры оформления решений представительного органа6

К протоколу заседания обычно прилагаются копии проектов принятых правовых актов, листы регистрации депутатов и приглашенных на заседание представительного органа лиц. Протокол заседания подписывается председательствующим. Существует практика визирования каждого листа протокола секретарем заседания. При рассылке копии протоколов заверяются печатью представительного органа, а принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. В форме выписки из протокола могут оформляться также решения по процедурным вопросам проведения заседания (утверждение или изменение повестки дня, избрание секретариата заседания; прекращение вопросов, прений; продление времени для выступлений; изменение очередности выступлений и т. п.).

Председатель представительного органа местного самоуправления имеет право издавать распоряжения по вопросам организации деятельности представительного органа. Распоряжение оформляется традиционным образом на бланке председателя представительного органа местного самоуправления и содержит те же реквизиты, что и обычный приказ по основной деятельности. Текст вводной части отделяется от распорядительной двоеточием.

Пример оформления распоряжения Председателя представительного органа местного самоуправления

Примеры оформления депутатских запросов

Само письменное обращение депутата или группы депутатов обычно содержит следующие сведения: фамилию, инициалы и должность лица, которому адресовано письменное обращение; содержательную часть с указанием вопросов и фактов, в связи с которыми направляется депутатский запрос; предложения депутата о мерах, необходимых для решения вопроса; подпись депутата или группы депутатов с расшифровкой фамилий и указанием номера избирательного округа; номер и дату решения представительного органа о признании письменного обращения депутата депутатским запросом.

Пример оформления решения о признании обращения депутата депутатским запросом7

ДУМА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ АЛАПАЕВСКОЕ

ТРЕТЬЕГО СОЗЫВА

РЕШЕНИЕ № 57

29 декабря 2016 г. г. Алапаевск

О признании депутатским запросом депутатского обращения

С.А. Князева к Главе муниципального образования Алапаевское

В связи с обращением депутата Думы муниципального образования Алапаевское от избирательного округа № 3, Князева Сергея Александровича к Главе муниципального образования Алапаевское, руководствуясь ст. 23 Устава муниципального образования Алапаевское, Дума муниципального образования

РЕШИЛА:

1. Признать обращение депутата Думы муниципального образования Алапаевское от избирательного округа № 3 Князева Сергея Александровича к Главе муниципального образования Алапаевское по вопросу соблюдения температурного режима в многоквартирных домах и объектах социальной сферы на территории р. п. В. Синячиха (прилагается), депутатским запросом.

4. Настоящее Решение вступает в силу со дня его принятия.

5. Контроль за исполнением настоящего Решения оставляю за собой.

муниципального образования И.А. Мельников

Рассмотрение вопросов документирования деятельности представительных органов местного самоуправления Российской Федерации позволило сделать следующие выводы:

для регламентации работы представительных органов местного самоуправления обязательно формируется традиционный комплекс организационных документов, учитывающих специфику работы органов местного самоуправления (регламент, положения, планы, правила или кодексы депутатской этики), несмотря на то что целый ряд процедурных вопросов их работы достаточно подробно определен в федеральных законодательных актах и законодательных актов субъектов Российской Федерации.

не унифицированы на федеральном уровне форма и структура текста таких важных видов документов, как: решение представительного органа местного самоуправления, протокол заседания представительного органа, постановление председателя представительного органа и постановление главы муниципального образования, регламент представительного органа, депутатский запрос. В связи с этим в разных муниципальных образованиях и субъектах Российской Федерации перечисленные виды документов оформляются по-разному, однако можно отметить, что все же соблюдается установленный для нормативного правового акта и распорядительного документа состав реквизитов.

на федеральном уровне не хватает типовой инструкции по делопроизводству для органов местного самоуправления или типовой методики ее разработки, что представляется весьма важным и актуальным в условиях активного использования систем электронного документооборота в деятельности органов местного самоуправления и подключения органов местного самоуправления к системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ)9 с целью их участия в процессе оказания государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

1 Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации: Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ, Ст. 43 п. 5.

2 Об информации, информационных технологиях и защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (в ред. от 29.07.2017 № 276-ФЗ) // СЗ РФ. 2006. № 31 (ч. I ). Ст. 3448.

4 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

5 Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации: Федеральный закон от 06.10.2003 № 131-ФЗ (в ред. от 29.07.2017 № 279-ФЗ) // СЗ РФ от 6 октября 2003 г. № 40. Ст. 3822. Ст. 44.

Изначально стоит определиться, будет ли такое собрание участников проводиться с участием нотариуса или без такового.

Так, согласно пп. 3 ст. 3 ст. 67.1 Гражданского кодекса РФ принятие общим собранием участников хозяйственного общества решения и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются в отношении общества с ограниченной ответственностью путем нотариального удостоверения, если иной способ (подписание протокола всеми участниками или частью участников; с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иным способом, не противоречащим закону) не предусмотрен уставом такого общества либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно.

Вне зависимости от положений устава, решений участников обязательному нотариальному удостоверению подлежит решение об увеличении уставного капитала, принятое участниками (единственным участником) (письма ФНС России от 24.02.2016 № ГД-3-14/743@ и ФНП от 24.03.2016 № 932/03-16-3).

Исходя из этого, если иной способ удостоверения решений общего собрания и состава участников общества, присутствовавших при их принятии, уставом или единогласным решением участников не установлен, то к проведению общего собрания участников ООО в обязательном порядке привлекается нотариус.

В последующем проведение собрания подчиняется предусмотренному законом порядку:

1) регистрация участников;

2) открытие общего собрания участников, выборы председательствующего и организация ведения протокола;

3) внесения дополнительных вопросов в повестку дня;

4) принятие решений по вопросам повестки дня;

5) подведение итогов голосования и составление протокола общего собрания участников ООО. Рассмотрим каждый из пунктов подробнее.

РЕГИСТРАЦИЯ УЧАСТНИКОВ

Поскольку закон не устанавливает порядок регистрации участников, прибывших на собрание, общество вправе самостоятельно определить такой порядок в уставе или во внутреннем документе, регулирующем деятельность общего собрания.

Мы в свою очередь рекомендуем следующий порядок осуществления регистрации участников:

установление личности лица (его представителя), прибывшего для участия в собрании (паспорт);
проверка документов лица (его представителя) на предмет наличия права участвовать в общем собрании участников (паспорт, доверенность с правом голоса по всем вопросам повестки дня (для представителя по доверенности), свидетельство о рождении (об усыновлении), акт об установлении опеки (попечительства), решение суда (для законного представителя участника – недееспособного или несовершеннолетнего лица);
проставление подписи в журнале регистрации (листе регистрации) лицом (его представителем), подтвердившим свое право на участие в общем собрании.

Регистрацию участников общего собрания могут осуществлять согласно требованиям закона следующие лица: единоличный исполнительный орган (директор) или уполномоченное им от имени общества лицо; лицо, созывающее общее собрание участников (председатель совета директоров (наблюдательного совета) общества, председатель ревизионной комиссии (ревизор) общества, аудитор или один из участников общества проводит регистрацию, если общее собрание участников ООО созвано соответственно по их инициативе); конкретное лицо или орган, обязанное осуществлять регистрацию участников общества, прибывших на собрание на основании положений внутренних документов.

Время проведения регистрации участников должно соответствовать времени, указанному в уведомлении о созыве общего собрания участников.

Отсутствие времени начала регистрации участников в уведомлении о проведении общего собрания может явиться основанием для оспаривания решений, принятых на таком собрании, поскольку такой факт может препятствовать своевременной регистрации участников (их представителей) и их участию в общем собрании участников ООО.

Лица, не прошедшие регистрацию, лишаются права голосовать.

ОТКРЫТИЕ ОБЩЕГО СОБРАНИЯ УЧАСТНИКОВ ООО, ВЫБОРЫ ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВУЮЩЕГО И ОРГАНИЗАЦИЯ ВЕДЕНИЯ ПРОТОКОЛА

Пунктом 1 ст. 181.2 Гражданского кодекса РФ определен кворум собрания – не менее 50 процентов всех участников общества.

Далее необходимо выбрать председательствующего, секретаря (п. 3 ст. 181.2 Гражданского кодекса РФ) и организовать ведение протокола.

Заостряем внимание читателя на том, что решения общего собрания участников общества по всем процедурным вопросам принимаются участниками в соответствии с п. 5 ст. 37 Закона об ООО, т.е. каждый участник имеет один голос.

Согласно п. 4 ст. 181.2 Гражданского кодекса РФ протокол о результатах очного голосования должен содержать следующую информацию:

1) дату, время и место проведения собрания;

2) сведения о лицах, принявших участие в собрании;

3) результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;

4) сведения о лицах, проводивших подсчет голосов;

5) сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол.

После избрания председательствующий оглашает повестку дня; включает в повестку дня дополнительные вопросы при условии, что на собрании присутствуют все участники ООО; оглашает информацию и обеспечивает участников материалами, относящимися к вопросам повестки дня; организует голосование по вопросам повестки дня; предоставляет участникам собрания, а также членам совета директоров (наблюдательного совета), единоличному исполнительному органу возможность высказаться относительно вопроса, поставленного на голосование; оглашает результаты голосования по каждому из вопросов повестки дня; подписывает протокол общего собрания участников.

ВНЕСЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ВОПРОСОВ В ПОВЕСТКУ ДНЯ

Участник, желающий включить в повестку дня созванного собрания дополнительные вопросы, должен обратиться с предложением к председательствующему на общем собрании и при этом предложить точную формулировку вопроса, подлежащего включению в повестку дня.

Председательствующий на общем собрании рассматривает данное предложение и при отсутствии оснований для отказа вносит данный вопрос для последующего утверждения в рамках повестки дня общим собранием участников. Факт внесения дополнительных вопросов для утверждения в рамках повестки дня должен быть отражен в протоколе.

ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ ПО ВОПРОСАМ ПОВЕСТКИ ДНЯ

После утверждения повестки дня очередного общего собрания участников ООО председательствующий выносит на обсуждение общего собрания вопрос о принятии решения по каждому вопросу повестки дня. Перед голосованием возможно проведение обсуждения по каждому из вопросов.

После голосования по вопросам дня подводятся итоги голосования, после чего общее собрание участников завершается.

СОСТАВЛЕНИЕ ПРОТОКОЛА ОБЩЕГО СОБРАНИЯ УЧАСТНИКОВ ООО

Закон не устанавливает срок составления протокола общего собрания участников, поэтому его рекомендуется предусмотреть в уставе или внутреннем документе, регулирующем порядок подготовки, созыва и проведения общего собрания участников.

При определении содержания и формы протокола необходимо руководствоваться п. п. 3–5 ст. 181.2 Гражданского кодекса РФ.

Протокол общего собрания участников составляется исполнительным органом ООО, а в случае его отсутствия на собрании– председательствующим (п. 6 ст. 37 Закона об ООО).

В протокол заносятся результаты голосования по каждому вопросу повестки дня. При этом обязательно указывается количество голосов, отданных участниками за принятие решения по каждому вопросу, количество голосов, отданных против, а также количество голосов участников, воздержавшихся от голосования.

Протокол общего собрания подписывает председательствующий и секретарь (п. 3 ст. 181.2 ГК РФ).

Протоколы всех общих собраний участников общества подшиваются в книгу протоколов, которая должна в любое время предоставляться любому участнику общества для ознакомления.

АЛЕКСАНДРА МЕДВЕДЕВА, ЮРИСКОНСУЛЬТ

Т ЕЛ. 45-00-05

Собрание участников ООО устраивают каждый раз, когда компания должна принять важное решение. Если из-за чьего-то решения компания обанкротится, тех, кто голосовал за, могут привлечь к субсидиарной ответственности. Это когда участники общества расплачиваются за долги компании своими деньгами и имуществом.

Участникам ООО важно не только участвовать в собраниях, но и следить, чтобы все ходы были записаны в документах.

Когда проводится собрание участников ООО

Собрание участников ООО — это встреча всех участников общества. На ней обсуждают все важные вопросы: от крупных сделок до ликвидации компании.

Есть два вида собраний: очередные и внеочередные.

Очередные нужно проводить не реже раза в год, в любой день между 1 ноября и 30 апреля. На них обсуждают прибыль, дивиденды и планы компании на ближайший год.

Устав в ООО

Порядок проведения общего собрания участников ООО такой:

пригласить участников за 30 дней до собрания. В уставе компании можно прописать другой срок, но не меньше семи дней;
внести дополнительные вопросы на обсуждение, если у кого-то из участников они есть. Вопросы записывают по порядку, этот список называется повесткой дня;
зарегистрировать участников в листе регистрации. Для него есть отдельная форма, об этом ниже;
вести протокол собрания;
записать в протоколе решения по каждому вопросу с итогами голосования. Если у ООО один участник, вместо протокола будет решение единственного участника;
заверить протокол или решение у нотариуса, если решили увеличить или уменьшить уставный капитал.

Вместо участника общества может голосовать его представитель по доверенности.

Какие нужны документы для проведения собрания участников ООО

Для собрания с несколькими участниками нужно четыре документа: уведомление о собрании, лист регистрации, протокол и заявление в налоговую.

Если у ООО один учредитель, документов два: решение и заявление в налоговую.

Уведомление о собрании. Если в уставе не прописано, как и когда предупреждать участников, уведомление отправляют за 30 дней заказным письмом.

Лист регистрации участников собрания. Перед собранием участники записываются в лист регистрации. На это отводят 15-30 минут, в зависимости от количества человек.

Протокол собрания. В каждом протоколе обязательно должно быть три вопроса:

кто будет председателем и секретарем. Председатель ведет собрание, секретарь ведет протокол. Их выбирают из участников общества;
как будут подтверждать состав участников и итоговое решение. За каждое решение участники ООО голосуют за или против, а еще должно быть понятно, кто вообще был на собрании. Обычно состав и решение подтверждают, когда подписывают протокол собрания;
как будут подсчитывать голоса. Это делает секретарь или кто угодно из участников.

После этих трех вопросов в повестку дня добавляют тот, из-за которого все собрались. По каждому вопросу — отдельное голосование.

В протоколе участники собрания, повестка дня, результаты голосования, подписи председателя и секретаря собрания

После собрания документ подшивается в книгу протоколов, где хранятся протоколы всех собраний. Каждый участник в любой момент может посмотреть эту книгу и попросить из нее выписку.

Решение единственного участника ООО. Единственному участнику ООО на собрание звать некого, поэтому вместо протокола он пишет свое решение.

Заявление об изменениях для налоговой. Собрание кончилось, теперь нужно рассказать налоговой, что изменится в компании. На это есть три рабочих дня.

Вместе с заявлением налоговикам отдают копию протокола или решения единственного участника.

Читайте также: