Основные черты деловой речи правила оформления документов речевой этикет документа

Обновлено: 28.06.2024

Унификация - один из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степени характеризуют все типы деловых бумаг. Суть унификации служебных документов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП).

Вложенные файлы: 1 файл

реферат.docx

ДАГЕСТАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА

НАЛОГОВЫЙ ФАКУЛЬТЕТ

РЕФЕРАТ

на тему:

«Правила оформления документов.

Подготовила:

Студентка 1курса 3группы

Новрузова А.М.

Проверила:

Сулаева Ж.А.

Махачкала 2013

1.Унификация языка деловых бумаг

Унификация - один из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степени характеризуют все типы деловых бумаг. Суть унификации служебных документов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП).

Наиболее значимым с точки зрения типизации ситуаций общения является фактор цели, поскольку именно цель совершения речевого действия обусловливает тип и стиль создаваемого документа.
Решение тех или иных задач делового общения реализуется в речевых действиях, ключевым словом которых является так называемый глагол-действие: просим, предлагаем, направляем, прилагаем, рекомендуем, сообщаем, гарантируем и т. д.
Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функцион альный тип деловой бумаги.

Таким образом, все смысловые аспекты документа реализуются в виде устойчивых логических форм - моделей. В результате процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей. Например, подтверждение получения чего-либо может быть представлено следующими языковыми моделями:

Подтверждаем получение Вашего заказа.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению.

Приведение языковых и текстовых средств, служебных документов к единому образцу, т. е. стандартизация и унификация деловой письменной речи, оправдано соображениями удобства, экономией времени при составлении текстов деловых писем, их обработке.

Наименее трудоемким способом составления официального письма является использование типовых текстов и текстов-трафаретов, применимых для передачи однотипной повторяющейся информации.

Типовой текст - это текст-стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа. Способ создания документов по образцу-стереотипу называется типизацией документов. Он используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогичным ситуациям делового общения на производстве, в торговле, в государственных учреждениях и т. д.

Трафаретизация - способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации. Примеры трафаретных бланков текстов - бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В деловой переписке также используются трафаретные тексты, например, в письмах-приглашениях, письмах-заявках и т. д. Трафаретным способом оформляются тексты договоров, соглашений, контрактов. Применение трафаретных бланков существенно сокращает время, затрачиваемое на составление документов. Кроме того, трафаретный способ составления документов сводит к нулю возможность нескольких толкований текста.

Пример текста-трафарета

СПРАВКА

Тов. ______ работает _

(фамилия, инициалы) (название учреждения)

в должности . Оклад

Справка выдана для предоставления______ _

Начальник отдела кадров______________

Многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшает возможность использования трафаретных текстов как способа делового общения.

1.1Языковые формулы официальных документов.

Особенность языка и стиля официальных бумаг - использование устойчивых языковых оборотов. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания; формулировать просьбу, и т. д. Соединение в определенной последовательности языковых формул позволяет моделировать текст документа; упрощает процедуру создания официальной бумаги.

Начало документа, как правило, представляет собой изложение побудительных мотивов, объясне ние причин принятия тех или иных решений.

Существуют языковые формулы, выражающие мотивы создания документа, например:

В подтверждение нашей договоренности .

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем) .

В соответствии с письмом заказчика .

В порядке оказания помощи прошу Вас .

Также существуют языковые формулы, выражающие причины создания документа, цель создания документа; выражающие просьбы, требования и распоряжения; напоминание и предупреждение; предложение и т.д.

Следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем: наименее сложный. ; наиболее важный; произвести проверку. ; руководство считает возможным. ; организация не возражает. ; обеспечить выполнение. ; создать необходимые условия. ; оптимальное решение. ; вероятные сроки. ; подтвердить получение. ; в дополнение к вышеуказанному… и т. д.

2.Правила этикета в практике делового письма

От того, как составлено и оформлено письмо, во многом зависит отношение адресата к автору письма. Поэтому в письме важно все — качественно или нет выполнен бланк организации и конверт, хорошего ли качества бумага используется для письма, грамотно ли составлено письмо с точки зрения орфографии, пунктуации и стилистики, как изложены и интерпретированы автором факты.

Уважаемый Иван Иванович!

В письменной речи, в отличие от устной, необходимость использования этикетных средств остается неизменной. В значительной степени оно определяется жанром послания (письма-приглашения, письма-поздравления, письма-соболезнования), социальным статусом адресата, о котором уже шла речь.

Деловые письма-приглашения и поздравления включают много этикетных фраз. Вместо этикетной рамки (слов приветствия и прощания) в деловых письмах используются обращения: Уважаемый Николай Иванович! Уважаемый г-н Бобылев! В конце письма перед подписью помещают заключительную формулу вежливости: Искренне Ваш!, С уважением; С искренним почтением!; С наилучшими пожеланиями!; Заранее благодарны за ответ! и т.п.

За этими заключительными репликами вежливости следует самоименование должностного лица, подписывающего документ, и его подпись. В самоименование включаются указание на занимаемую должность и название организации, если письмо направляется не на бланке учреждения, в противном случае — только должность.

Слово этикет (от франзуского étiquette — этикетка, надпись) — нормы и правила поведения людей в обществе.

Содержание

Введение
1. Специфика русского речевого этикета.
2. Формулы обращений.
3. Речевая ситуация и стандартные средства языка.
4. Композиция деловых писем.
5. Языковой стандарт делового письма.
Заключение
Список использованных источников

Введение

Слово этикет (от франзуского étiquette — этикетка, надпись) — нормы и правила поведения людей в обществе.

Речевой этикет — это система правил речевого поведения и устойчивых формул вежливого общения.

В деловой переписке использование этикетных средств носит также регламентированный характер. Этикет — это кодекс цивилизованного поведения, который базируется на потребности человека быть признанным, на учете его социального статуса и достоинства.

Специфика делового общения заключается в том, что столкновение, взаимодействие экономических интересов и социальное регулирование осуществляется в правовых рамках. Идеальным результатом взаимодействия и правового оформления отношений становятся партнерские отношения, построенные на основах взаимного уважения и доверия.

Специфической особенностью делового общения является его регламентированность, т.е. подчиненность установленным правилам и ограничениям.

1. Специфика русского речевого этикета

Владение речевым этикетом способствует приобретению авторитета, порождает доверие и уважение. Знание правил речевого этикета, их соблюдение позволяет человеку чувствовать себя уверенно и непринужденно, не испытывать неловкости и затруднений в общении.

Нужна помощь в написании реферата?

Мы - биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Неукоснительное соблюдение речевого этикета в деловом общении оставляет у клиентов и партнеров благоприятное впечатление об организации, поддерживает ее положительную репутацию.

Речевой этикет имеет национальную специфику. Каждый народ создал свою систему правил речевого поведения. В российском обществе особую ценность представляют такие качества как, тактичность, предупредительность, терпимость, доброжелательность, выдержанность.

Тактичность — это этическая норма, требующая от говорящего понимать собеседника, избегать неуместных вопросов, обсуждения тем, которые могут оказаться неприятными для него.

Предупредительность заключается в умении предвидеть возможные вопросы и пожелания собеседника, готовность подробно проинформировать его по всем существенным для разговора темам.

Терпимость состоит в том, чтобы спокойно относиться к возможным расхождениям во мнениях, избегать резкой критики взглядов собеседника. Следует уважать мнение других людей, стараться понять, почему у них сложилась та или иная точка зрения. С таким качеством характера, как терпимость тесно связана выдержанность — умение спокойно реагировать на неожиданные или нетактичные вопросы и высказывания собеседника.

Доброжелательность необходима как в отношении к собеседнику, так и во всем построении разговора: в его содержании и форме, в интонации и подборе слов.

2. Формулы обращений

Этикет — важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего (говорящего).

Нам всем хорошо известно, что одну просьбу исполнять приятно, а другую — нет. Содержание высказываний может быть идентичным, а вот форма и тональность — нет.

Иногда одну просьбу от другой отличает наличие всего одной фразы, которая многое меняет в восприятии текста, создавая дополнительный стимул для принятия положительного решения по обсуждаемому вопросу.

К сожалению, очень часто этой одной фразы в деловых письмах как раз и не хватает.

До сих пор мы скупимся на слова благодарности, которые должны использовать в ответах на предложение, запрос, приглашение, поздравление, соболезнование.

Нужна помощь в написании реферата?

Давно известно, что самым сладостным и самым важным звуком для любого человека является его имя.

Это бесценные советы не только для говорящих, но и для пишущих.

Нужна помощь в написании реферата?

Однако следует помнить, что даже сведенное до индекса вежливости при пофамильном обращении или адресации, слово это не свободно от лексического значения, включающего представление о социальном статусе адресата.

Знак восклицания в данном случае указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение.

Последнее уместно при обращении к лицам одной профессии. Выбирая формулу обращения, нужно помнить, что пофамильное обращение подчеркивает дистанцию и придает письму более официальный характер, а обращение по имени и отчеству подчеркивает налаженность деловых отношений.

Отсутствие пофамильного и поименного обращения допустимо только при наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах, а также при адресации письма юридическому лицу.

Нужна помощь в написании реферата?

Заключительные фразы письма так же значимы, как и начальные. В деловом письме, как и во всем бизнесе, не бывает мелочей или незначащих деталей.

Корректность и оптимизм определяют тональность деловых писем. В деловой переписке совершенно исключаются насмешки, колкости, проявления грубости и даже ирония.

Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность требования. Сравните:

Нужна помощь в написании реферата?

Арсенал этикетных средств включает в себя также этикетные тексты. Это чаще всего тексты-аналоги. В деловой переписке они представлены письмами-поздравлениями, письмами-соболезнованиями. Такие тексты чаще всего имеют общую текстовую схему с незначительными вариантами, например:

Поздравление с юбилеем:

Уважаемый (Фамилия И.О.)
Многоуважаемый
Дорогой
Позвольте
Разрешите
мне
нам
от имени…
поздравить Вас с юбилеем и пожелатъ
Вашей фирме
здоровья и успехов в работе
преуспевания на долгие годы
процветания и благополучия

Соболезнование:

Выражаем
Примите наше
глубокое
искреннее /
соболезнование
сочувствие
Разделяем
Ваше горе
потерю
Вашу скорбь
Скорбим вместе с Вами…

Стандартные тексты, приведенные выше, сплошь состоят из этикетных клишированных фраз. Их использование в деловой переписке обусловлено спецификой делового общения, процедурными, формальными требованиями.

Специфика письменного делового диалога состоит еще и в том, что в нем исключается все личное, индивидуально значимое, не относящееся к делу.

Соболезнование, отсылаемое родственникам, может выглядеть совершенно иначе:

В деловом общении, напротив, очень важны форма и соблюдение условностей. Это касается специальных этикетных формул, и не только.

Нужна помощь в написании реферата?

Этикетные ритуалы, выраженные глаголами-перформативами, включены, как правило, в устойчивые выражения, как и остальные формулы речевого этикета:

Нельзя не учитывать эффективность этикетных формул, арсенал которых в русском речевом этикете очень велик. От тона письма во многом зависит успех дела. Еще Френсис Бэкон утверждал, что вести деловой диалог в доброжелательном тоне более важно, чем употреблять хорошие слова и располагать их в правильном порядке.

Нужна помощь в написании реферата?

Система отрицательных этикетных знаков (например, неполучение ответа) оценивается как нежелание поддерживать деловые отношения, как знаки неуважения.

Этикет подчинен сложившейся системе ценностей, отражает и закрепляет ее. Вместе с тем этикет — явление национальное, имеющее у каждого народа ярко выраженную специфику.

Для русского речевого этикета характерно выделение приоритетов в ином порядке, чем, скажем, для английского или французского: для англичан первичен социальный статус, затем пол, и в третью очередь личные заслуги; для французов — пол, социальный статус, и затем личные заслуги; для традиций русского речевого этикета характерно равновесие таких приоритетов, как личные заслуги и социальный статус, а вот признак пола практически не существен для выбора этикетного знака.

Мы выбираем существительное мужского пола для обозначения должностного лица, кем бы оно ни было: прокурор Степанова О.А., генеральный директор Осипова Н.Я., менеджер Горшкова Л.И.

Этикет дает нам много возможностей для регулирования отношений между корреспондентами и для достижения самых различных коммуникативных целей. Аксиома этикетных требований — забота о сохранении чувства собственного достоинства адресата и принцип удовольствия от общения, столь важный для желающих установить прочные деловые контакты.

Нужна помощь в написании реферата?

Фактор адресата и особенности речевой ситуации должны учитываться при выборе этикетных средств.

Вслед за заключительными репликами вежливости следует самоименование должностного лица, подписывающего документ, и его подпись. В самоименование включаются указание на занимаемую должность и название организации, если письмо направляется не на бланке учреждения, в противном случае — только должность:

Принцип использование этикетных средств: пишущему необходимо знать положение адресата и представлять его перед собой, составляя официальное письмо, как будто в данный момент ведется диалог. Это особенно важно сегодня, когда официальная переписка начинает носить более личный и динамичный характер.

3. Речевая ситуация и стандартные средства языка

Для деловой переписки понятие речевой ситуации включает следующие необходимые факторы.

На приведенной схеме выделены основные объективные факторы речевой ситуации, среди которых, пожалуй, самым важным является фактор цели. Поскольку ясно осознанная и хорошо сформулированная цель – основа коммуникативного успеха, она подается в виде речевой формулы, ключевым словом которой является глагол-действие: прошу, сообщаем, предлагаем, требуем и т.п.

Речевые цели связаны с необходимостью:

(а) привлечь внимание к проблеме, информировать адресата;
(б) побудить к действию — решению проблемы, склонить к участию в чем-либо, заставить совершить необходимое действие;
(в) документировать, придать юридический статус какому-либо событию (чаще всего финансовой операции);
(г) поддержать деловые отношения, сделать их более прочными.

Нужна помощь в написании реферата?

Практику обращения только по имени в русских деловых письмах нельзя считать плодотворной, хотя она появляется сегодня в деловой корреспонденции. Обращение регулирует социальную дистанцию общения. У русскоговорящих есть прекрасный инструмент такого регулирования — обращение по имени и отчеству в условиях официального общения, и обращение по имени в неофициальной обстановке. Эти различия представляют традиции русской речевой культуры.

Такой текст приближается к телеграфному по лаконизму. И, напротив, чем менее знаком адресат, тем полнее должна быть информация, содержащаяся в письме.

Нужна помощь в написании реферата?

Приведенные выше стандартные выражения функционально однородны, однако тональность их ощутимо различается. В одном случае подчеркивается уважительное отношение к адресату, обладающему достаточно высоким социальным статусом, во втором — официальность, административное давление.

Коммуникативные роли — это роли инициатора письменного диалога и отвечающей стороны. Инициативные письма, требующие ответа, — в деловой практике это коммерческие письма. Причем отвечать нужно по возможности быстро, желательно в трехдневный срок. Максимальная отсрочка ответа не должна превышать 10-12 дней.

Инициативные письма, не требующие обязательного ответа:

В письмах-ответах обязательно повторяются формулировки инициативного письма. Например, письмо-ответ, содержащее отказ в просьбе или отклонение предложения, составляется по схеме:

повторение просьбы;
причины, по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;
констатация отказа или отклонения предложения.

4. Композиция деловых писем

III. А также просим…

Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

Нужна помощь в написании реферата?

обоснование актуальности запроса;
содержание запроса;
ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен;
формулирование гарантии

Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.

Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:

Во-первых…

Прежде всего…

Во-вторых…

Затем…

В-третьих…

В заключение…

Переходя к следующему вопросу…

Что касается вопроса о…

Учитывая все вышесказанное…

Исходя из вышесказанного…

В связи с необходимостью вернуться к вопросу о…

Подводя итоги, необходимо подчеркнуть…

В заключение выражаем надежду на…

В заключение хотим напомнить Вам о…

Объем абзаца колеблется в деловых письмах весьма существенно – от одного предложения до страницы и более.

Абзацное членение может быть проведено в пределах текста одноаспектного письма, представляющего идеальный вариант композиции, а также в пределах одной композиционной части письма, совпадающей с аспектом. Красной строкой выделяется новая мысль, тема или новый поворот темы письма.

Стандартизация и унификация, требующие единообразия в построении текста, обусловили строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма.

Несоблюдение этих правил затрудняет процесс восприятия текстовой информации. Письма, в которых не соблюдаются правила абзацного членения и выделения аспектов содержания, приходится читать и перечитывать по несколько раз, что резко снижает их эффективность.

5. Языковой стандарт делового письма

Своеобразным итогом стандартизации языка делового письма стали тексты-аналоги, или типовые тексты, и трафаретные письма.

Появление трафаретных писем было связано с необходимостью решения однотипных проблемных ситуаций в производстве, на транспорте, в торговле.

Нужна помощь в написании реферата?

Трафаретных текстов сегодня становится меньше, потому что увеличивается количество нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке. Однако контракты, письма-заявки и другие виды писем, необходимых для предприятия в большом количестве, чаще всего представляют собой трафаретные тексты.

Фразы-клише в остальных регламентированных текстах могут представлять собой:

мотивацию речевого действия;
устойчивую речевую формулу ввода информации;
устойчивые этикетные формулы обращения, приветствия.

Все эти стандартные аспекты делового письма используются в тексте исходя из практической необходимости, определенной таким понятием, как речевая ситуация.

Заключение

Деловая переписка требует соблюдения твердо закрепившихся в деловой практике норм и правил письменной речи, т.е. того, что принято называть ее речевым этикетом. Нормы такого этикета как бы предполагают общественную договоренность о том, что считать принятым в деловой переписке, а что — непринятым.

Деловое общение — это самый массовый вид социального общения. Оно представляет сферу коммерческих и административно-правовых, экономико-правовых и дипломатических отношений.

Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст документа, умение работать с документами – важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения.

Низкая речевая культура напрямую связана с низкой эффективностью совещаний, переговоров.

Культура речи является экономической категорией. Высокая речевая культура и развитая экономика в передовых странах неотделимы друг от друга, взаимосвязаны. И наоборот, низкая речевая культура общества определяет соответствующий уровень развития и эффективность экономики.

Нужна помощь в написании реферата?

Список использованных источников

Что такое деловой этикет, какие правила лежат в его основе и какие формулировки нужно использовать в письменном деловом общении.

Уважение чужого мнения.
Уважение, вежливость и доброжелательность по отношению к деловому партнеру.
Умение отказывать, не задевая чувств делового партнера.
Самокритичность, умение признавать свою неправоту.
Умение аргументированно отстаивать свое мнение в спорах.
Субординация: соблюдение дистанции между сотрудниками, которые занимают разное положение в иерархии компании.

Этикет в письменном деловом общении

Формате аргументации.
Способах обращения.
Способах выражения просьб, отказов, претензий.

Они помогают достигнуть коммуникативной цели. в то же время демонстрируя уровень культуры автора послания.

В деловой переписке использование этикетных средств, формул носит регламентированный характер. Первая формула проявления этикета — это обращение к личности адресата для налаживания контакта, привлечения внимания.

Обращение — важная часть коммерческой переписки. Сейчас его используют и в служебной переписке, когда нужно обратиться непосредственно к должностному лицу.

Обращение в деловой переписке

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, возможно обращение с указанием должности и без фамилий:

Согласно традициям отечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений принята форма выражения от первого лица множественного числа:

Формула обращения от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, приглашаю) используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках официальных лиц.

Тональность писем и этикетные средства

Тональность деловых писем должна определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, сила его воздействия зависит от выбранной формы и стиля письма. Потому что убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка. Во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между организациями.

Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Например, отказ, смягченный формулами вежливости, оставляет открытой возможность дальнейшего сотрудничества:

Это отказ, но в вежливой, корректной форме.

В мировой практике и в российском деловом письме признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, своевременный ответ.

Тем не менее, с помощью образности можно смягчить сухость делового языка, разнообразить интонационный рисунок текста, при необходимости придать речи экспрессивные оттенки.

Выбор этикетных средств в первую очередь обусловлен коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых высказываний и языковых моделей не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт, объективность в оценке производственных ситуаций подскажут правильный выбор слов и выражений.

Этические нормы деловой переписки

Получатель деловой корреспонденции, с точки зрения этических норм, должен быстро ответить отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничества и приведет к разрыву деловых отношений.

Безусловным нарушением этических норм деловой переписки, выражением неуважения является форма ответа, при которой письмо-запрос или предложение возвращается к адресанту с размещенной на нем ответной информацией (особенно, написанной на нем от руки) без обращения, заключительной фразы.

По правилам, заключительная форма вежливости размещается на правой стороне письма под заключительной строкой основного содержания. И выносится в отдельную строку, обычно с дополнительным интервалом. В отличие от вступительного обращения, заключительная формула вежливости безлична и обращена одновременно и к организации, и к ее сотрудникам:

Подписывайтесь на телеграм-канал Русской Школы Управления @rusuprav Текст: Светлана Щербак

Вложенные файлы: 1 файл

реферат.docx

Я (с удовольствием) приглашаю Вас принять участие в.

Благодарю Вас за участие.

С благодарностью подтверждаю получение от Вас .

К этикетным ритуалам, используемым в деловых письмах, относятся также различные виды похвалы:

Вы проявили сердечное внимание к детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей. (прямая похвала)

Учитывая Ваш большой вклад а развитие технического прогресса в промышленности. (косвенная похвала)

К этикетным ритуалам относят и выражение надежды, уверенности, благодарности в конце письма:

Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные, отношения . Надеемся на скорейшее принятие решения .

Вежливая форма именования адресата в деловой переписке предполагает использование местоимений "Вы", "Ваш" с прописной буквы.

Согласно Вашей просьбе высылаем Вам последние каталоги нашей продукции.

3.Составление различных деловых бумаг

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы связана с документацией. Документ – это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего–либо, подтверждающая право на что–либо и имеющая юридическую силу.

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат состоят в отношениях должностного соподчинения, Документацию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации называют официальными письмами.

Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются:

- организационно–правовая документация;

- плановая документация;

- распорядительная документация;

- информационно–справочная и справочно-аналитическая документация;

- отчетная документация;

- документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

- финансовая документация;

- документация по материально– техническому обучению;

- договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляют особые требования:

- однозначность используемых слов и терминов;

- нейтральный тон изложения;

- соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм,

- обеспечивающих точность и ясность изложения;

- смысловая достаточность и лаконичность текста.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой – лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, то есть использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально–деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова–паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные слова, различающиеся значением).

Крайне нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов. Область применения профессионализмов – это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой.

При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:

- дать официальное определение термина, например: факторинг – продажа права на взыскание долгов;

- убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в восприятии текста документа может вызвать неоправданное использование заимствование слов. Наиболее типичная ошибка немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:

- паблисити вместо реклама;

- эксклюзивный вместо исключительный.

Направляем подробное описание автоматических систем управления.

Получение просим подтвердить.

В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. При этом абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:

1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по–разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.

2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.

4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме традиционных текстовых сокращений.

Правила и стандарты сокращений приведены в ГОСТ 7. 2–77 (СТСЭВ2012–79).

4.Приложение

1) Пример текста-трафарета

СПРАВКА

Тов. ______ работает _

(фамилия, инициалы) (название учреждения)

в должности . Оклад

Справка выдана для предоставления______ _

Начальник отдела кадров______________

Многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшает возможность использования трафаретных текстов как способа делового общения.

Языковая модель, выражающая то или иное речевое действие, состоит, как правило, из двух частей - мотивации действия и собственно речевого действия.

Например:

В порядке оказания помощи (мотивация) прошу (речевое действие) Вас .
Согласно Вашей заявке (мотивация) высылаем (речевое действие) .

Подтверждение получения чего-либо может быть представлено следующими языковыми моделями:

Подтверждаем получение Вашего заказа.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению.

5.Заключение

Подводя итог сказанному, хочется еще раз заметить, что культура делового письма заключается как в знании лексических, грамматических и орфографических норм современного русского языка и правил этикета служебного документа, так и в умении выбрать и грамотно использовать специальные слова и словосочетания, характерные для официально-делового письма. К этому можно так же добавить такие черты, как официальность, строгость выражения мысли, а также объективность и логичность.

Можно хорошо знать нормативы оформления и составления документов, изо дня в день заниматься делопроизводством, но не владеть в достаточной степени навыками написания деловых бумаг и документов. Не представлять отличий языка документа от других разновидностей современного русского языка, не знать языковых трудностей этого специфического языка, не уметь редактировать деловые бумаги – иными словами, не владеть культурой деловой письменной речи. А низкая деловая культура написания деловых бумаг показывает не только недостаточный уровень компетентности конкретного государственного служащего, но и соответствующим образом влияет на репутацию того учреждения, которое он представляет. Как подчеркивают специалисты в области делового этикета, тональность деловых писем должны определять корректность и оптимизм, Кроме того, убедительность делового послания, его воздействующая сила зависят от выбранной формы, стиля письма. Убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка, во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между фирмами, организациями.

Универсальным принципом использования этикетных средств является принцип вежливости, который выражается в рекомендациях, данных читателям в одном старом русском письмовнике и не утративших актуальности по сей день: "Первая обязанность пишущего — помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем"*. Это особенно важно сегодня, когда официальная переписка начинает носить более личный и динамичный характер.

Целью работы было исследование правил оформления документов и изучение речевого этикета в документах. Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
1.Изучить литературу по данным темам;
2.Узнать какими стандартами регулируются правила оформления документов;
3.Узнать, как грамотно, с точки зрения речевого этикета, составить документ.

Содержание

Введение……………………………………………………………………………. 3
Глава 1. Правила оформления документов………………………………………. 4
1.Стандарты, регулирующие оформление документов…………………..4
2.Основные правила составления текста документов……………………7
1.Требования к документам, изготовленным машинописным
способом………………………………………………………………..7
Глава 2. Классификация документов. Речевой этикет в документе……………. 9
2.1 Классификация документов……………………………………………. 9
2.2 Речевой этикет в документах…………………………………………. 10
2.2.1 Синтаксис в документах……………………………………………..12
2.2.2 Лексика деловых документов………………………………………..13
Заключение………………………………………………………………………….16
Список литературы…………………………………………………………………18

Прикрепленные файлы: 1 файл

РЕФЕРАТ ГОТОВО.docx

Министерство образования и науки РФ

институт социальных коммуникаций

Кафедра издательского дела и редактирования

Студент ИСК, ОРМ

1 курс, гр. ОБ-040700-11

Барышникова Анастасия Андреевна

старший преподаватель А.В. Шквырина

Глава 1. Правила оформления документов………………………………………. 4

Стандарты, регулирующие оформление документов…………………..4
Основные правила составления текста документов……………………7
1. Требования к документам, изготовленным машинописным
Глава 2. Классификация документов. Речевой этикет в документе……………. 9

2.1 Классификация документов……………… ……………………………. 9

2.2 Речевой этикет в документах……… …………………………………. 10

2.2.1 Синтаксис в документах…………………… ………………………..12

2.2.2 Лексика деловых документов………… ……………………………..13

Документ-это материальный объект, имеющий юридическую (правовую) значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования.

Деловой стиль- это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной и юридической деятельности.

Как правило, документ составляется и оформляется на основе правил и требований принятого стандарта: Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Форма документов разных видов унифицирована.

Целью работы было исследование правил оформления документов и изучение речевого этикета в документах. Для достижения цели были поставлены следующие задачи:
Глава 1. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Основные черты деловой речи правила оформления документов речевой этикет документа

Вложенные файлы: 1 файл

реферат.docx

ДАГЕСТАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА

НАЛОГОВЫЙ ФАКУЛЬТЕТ

РЕФЕРАТ

на тему:

«Правила оформления документов.

Подготовила:

Студентка 1курса 3группы

Новрузова А.М.

Проверила:

Сулаева Ж.А.

Махачкала 2013

1.Унификация языка деловых бумаг

Подтверждаем получение Вашего заказа.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению.

Пример текста-трафарета

СПРАВКА

Тов. ______________________ работает _________________

(фамилия, инициалы) (название учреждения)

в должности ______________. Оклад______________

Справка выдана для предоставления________________ ___________

Начальник отдела кадров______________

1.1Языковые формулы официальных документов.

Начало документа, как правило, представляет собой изложение побудительных мотивов, объясне ние причин принятия тех или иных решений.

Существуют языковые формулы, выражающие мотивы создания документа, например:

В подтверждение нашей договоренности .

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем) .

В соответствии с письмом заказчика .

В порядке оказания помощи прошу Вас .

2.Правила этикета в практике делового письма

Этикет в письменном деловом общении

Обращение в деловой переписке

Тональность писем и этикетные средства

Этические нормы деловой переписки

Вложенные файлы: 1 файл

реферат.docx

3.Составление различных деловых бумаг

- организационно–правовая документация;

- плановая документация;

- распорядительная документация;

- информационно–справочная и справочно-аналитическая документация;

- отчетная документация;

- документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

- финансовая документация;

- документация по материально– техническому обучению;

- договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

- однозначность используемых слов и терминов;

- нейтральный тон изложения;

- соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм,

- обеспечивающих точность и ясность изложения;

- смысловая достаточность и лаконичность текста.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой – лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

- дать официальное определение термина, например: факторинг – продажа права на взыскание долгов;

- убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

- паблисити вместо реклама;

- эксклюзивный вместо исключительный.

Направляем подробное описание автоматических систем управления.

Получение просим подтвердить.

2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.

4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме традиционных текстовых сокращений.

Правила и стандарты сокращений приведены в ГОСТ 7. 2–77 (СТСЭВ2012–79).

4.Приложение

1) Пример текста-трафарета

СПРАВКА

Тов. ______________________ работает _________________

(фамилия, инициалы) (название учреждения)

в должности ______________. Оклад______________

Справка выдана для предоставления________________ ___________

Начальник отдела кадров______________

Подтверждаем получение Вашего заказа.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению.

5.Заключение

Содержание

Прикрепленные файлы: 1 файл

РЕФЕРАТ ГОТОВО.docx

Тов. ______ работает _

в должности . Оклад

Справка выдана для предоставления______ _

Тов. ______ работает _

в должности . Оклад

Справка выдана для предоставления______ _