Образец приказа о предоставлении документов

Обновлено: 17.05.2024

В соответствии со ст.62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой, а именно:

Копию приказа о приеме на работу в соответствии со ст.68 ТК РФ;
Копию приказа об увольнении с работы;
Справку о заработной плате за весь период работы;
Справку о периоде работы;
Копию выписки из штатного расписания в отношении заявителя;
Справку о начислениях заработной платы за весь период работы с расшифровкой помесячно в отношении Заявителя;
Копию должностной инструкции в соответствии с ч.3 ст.68 ТК РФ и Письма Роструда от 09.08.2007г. № 3042-6-0;
Копию приказов о направлении в командировку за весь период работы по форме Т-9;
Копию выписки из графика отпусков за весь период работы;
Копию Приказа о предоставлении отпуска работнику по форме Т-6 за весь период работы;
Справку о начисленных, и фактически уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование за весь период работы;
Копию трудового договора со всеми приложениями;
Копию договора об аренде автотранспортного средства;
Копию Правила внутреннего трудового распорядка в соответствии со ст.ст.56, 68 ТК РФ и ч.3 ст.68 ТК РФ;
Копию положения о структурном подразделении заявителя в соответствии ч.3 ст.68 ТК РФ;
Копию Положения об оплате труда и (или) премировании в соответствии ч.3 ст.68 ТК РФ;
Копию Положения о работе с персональными данными в соответствии п.8 ч.1 ст.86, абз.5 ч.1 ст.88 ТК РФ;
Копию Положения о коммерческой тайне и режиме ее обеспечения в соответствии ч.3 ст.68 ТК РФ;
Копию Документов, явившиеся основанием для издания приказа о расторжении трудового договора;
Копия Договора о полной или частичной индивидуальной или коллективной материальной ответственности;
Копию Карты аттестации рабочего места по условиям труда в соответствии со ст.209 ТК РФ, приказомМинистерства здравоохранения и социального развития РФ от 26.04.2011г. №342н;
Копию Положения о командировках в соответствии ч.2 ст.168 ТК РФ;
Копию Командировочного удостоверение работника по форме Т-10 за весь период работы;
Копию Личной карточка работника по форме Т-2;
Копию Приказа о поощрении работника по форме Т-11 за весь период работы.

Статья 62 ТК РФ вменяет в обязанность работодателю выдать не позднее трех рабочих дней со дня подачи, копии запрашиваемых документов. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом.

Законодательством предусмотрена в частности административная ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда, ст.5.27 КоАП РФ наложение штрафа на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

В случае оставления моего заявления без надлежащего рассмотрения в установленный законом срок, оставляю за собой право обратиться в компетентные органы за защитой моих нарушенных прав, а так же в суд за компенсацией причиненного мне морального вреда в порядке ст.237 ТК РФ.

На основании выше изложенного и руководствуясь ст.62 ТК РФ

Выдать мне запрашиваемые копии документов на руки;
Заверить выдаваемые копии надлежащим образом;
В случае отсутствия или отказа в выдаче отдельных документов дать мотивированный письменный ответ;
Рассмотреть мое заявление в трехдневный срок.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Части вторая - третья утратили силу. - Федеральный закон от 30.06.2006г. №90-ФЗ.

Данная статья закрепляет право работника на получение документов, связанных с работой. Зачастую работники, работая в организации (на предприятии), не имеют на руках каких-либо документов в т.ч. и трудового договора, а для осуществления защиты своих прав, в случае возникновения возможных конфликтов, в том числе судебной защиты, работнику необходимо располагать соответствующими документами. Тем самым, работник может потребовать выдачи ему документов как после заключения трудового договора во время его действия, так и при увольнении.

В связи с тем, что обязанность по выдаче документов, связанных с трудовой деятельностью работника, возникает у работодателя, в силу положений ст.ст.62, 84-1 ТК РФ, при наличии письменного заявления работника о выдаче этих документов, то бездействие работодателя по выдаче документов, нарушает трудовые права работника и соответственно нарушение работодателем сроков выдачи документов работнику может привести к взысканию с него в пользу работника сумм, компенсирующих причиненный работнику моральный вред (ст.237 ТК РФ).

График документооборота — это документ, который регламентирует процесс движения документов с момента их составления или получения до полного завершения исполнения. Например, до отражения в отчетности, отправки контрагенту или до передачи в архив на хранение.

Что такое ГДО

Любая хозяйственная операция экономического субъекта должна быть подтверждена первичным документом. Порядок составления первички, ее обработки, передачи в бухгалтерию для отражения в учете устанавливается в отдельном порядке. Для этого составляется специальный норматив — график или регламент документооборота бухгалтерских документов в компании — по сути, это задокументированный порядок движения первичной и учетной документации внутри экономического субъекта.

Обязанность составления ГДО регламентирована следующими нормативами:

Ответственные лица: кто составляет, утверждает и осуществляет контроль

Лицом, ответственным за составление и подготовку ГДО в организации для целей бухгалтерского учета, является главный бухгалтер. Это штатный работник учреждения либо иное лицо, на которое возложены ключевые обязанности по организации и ведению бухучета.

Иной вопрос, кто утверждает график документооборота: утвердить ГДО вправе только руководитель компании (иное уполномоченное лицо). Норматив допускается оформить как приложение к учетной политике. Но допускается и утверждение отдельным приказом или распоряжением.

После утверждения ГДО под подпись доводится до всех работников, участвующих в документообороте. При этом требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации. Отсюда следует вывод, кто осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота, — это главный бухгалтер либо иное лицо, ответственное за ведение бухучета в компании.

Структура и содержание

Законодательство не предусматривает единый образец графика документооборота первичных учетных документов для юридических лиц. Организация самостоятельно готовит норматив, с учетом специфики деятельности и организационной структуры.

Специализированный регламент составляют в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения и всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Включите в график документооборота в учетной политике обязательные разделы в отношении каждого формуляра.

Алгоритм создания конкретного формуляра

какое количество экземпляров необходимо подготовить;
кто отвечает за выписку, оформление и его исполнение;
непременно пропишите срок исполнения документа.

Регламент проверки по каждой конкретной форме

кто ответственный за проверку;
кто предоставляет формуляр на проверку;
каков порядок предоставления;
срок предоставления.

Порядок обработки документации

Пропишите, кто является исполнителем и каков срок исполнения первички или учетного регистра.

Алгоритм передачи формуляра в архив

Закрепите, кто является исполнителем, в какой срок необходимо завершить передачу форм.

В обязанности всех работников организации необходимо включить положения о создании и предоставлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с ГДО. Это исключит проблемы и задержки в движении документации.

Образцы

Примерный образец графика документооборота к учетной политике некоммерческой организации:

Как утвердить

Оформите готовый ГДО как приложение к учетной политике для целей бухгалтерского учета. Либо составьте отдельный приказ по организации.

Специальной формы распоряжения для утверждения ГДО не предусмотрено. Рекомендуем использовать наш шаблон.

Образец приказа об утверждении:

ГБОУ ДОД ДЮСШОР "АЛЛЮР"

"Об утверждении и введении в действие графика документооборота"

В целях организации надлежащего документооборота, ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить прилагаемый график документооборота в ГБОУ ДОД ДЮСШОР "АЛЛЮР" и ввести его в действие с 01.01.2020 года.
Всем структурным подразделениям и работникам ГБОУ ДОД ДЮСШОР "АЛЛЮР" в работе с документами руководствоваться требованиями, установленными в графике документооборота, с момента введения его в действие.
Секретарю Карповой И. И. обеспечить тиражирование графика документооборота и его передачу в структурные подразделения ГБОУ ДОД ДЮСШОР "АЛЛЮР" до 31.12.2019 года.
Контроль за исполнением требований графика документооборота в ГБОУ ДОД ДЮСШОР "АЛЛЮР" возложить на главного бухгалтера Главного бухгалтера Викторову В. В.
Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

1. График документооборота.

Руководитель: ИВАНОВ И. И. Иванов

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер ВИКТОРОВА В. В. Викторова

Секретарь КАРПОВА И. И. Карпов

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Приказ о праве подписи первичных документов - образец такого документа может потребоваться при делегировании соответствующих полномочий лицу (лицам), у которых подобное право не возникает в силу их должностных обязанностей. Этот приказ имеет ряд особенностей – рассмотрим их.

Смотрите нашу видеоинструкцию о том, как передать право подписи первичных документов:

Для чего нужен приказ на право подписи

Действующее законодательство не регламентирует то, каким образом соответствующие лица должны приобретать свои полномочия. На практике в российских организациях распространено закрепление данных полномочий посредством издания руководством:

приказа на право подписи первички конкретным лицом или перечнем лиц;
доверенности на право подписи первички.

Рассмотрим специфику обоих способов передачи прав на подпись первички подробнее.

Как удостоверить право подписи первичных документов – приказом или доверенностью

Главный критерий разграничения приказа на право подписи первичных документов и доверенности в данном случае заключается в том, что действие документа первого вида распространяется только на сотрудников хозяйствующего субъекта, второго – на любых лиц, указанных в документе. Составление приказов и доверенностей регулируется разными отраслями права – соответственно, трудовым и гражданским.

Порядок оформления доверенности на право подписи счетов-фактур разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Готовому решению.

Выбор приказа в качестве нормативного акта, удостоверяющего передачу права на подпись первички, будет оптимальным в тех случаях, если предполагается подписание только внутренних документов. При этом совершенно незачем (прежде всего, с точки зрения безопасности передачи корпоративной информации) наделять лишними полномочиями сторонних лиц.

В свою очередь, если ту или иную документацию требуется подписать и затем передать на сторону (например, сопроводительные документы на перевозимый груз или счет-фактуру), то в этом случае может понадобиться доверенность.

Как в доверенности, так и в приказе, важно отразить:

персональные данные уполномоченного лица;
перечень конкретных разновидностей документов, которые уполномоченное лицо вправе подписывать.

Также в обоих случаях руководителем хозяйствующего субъекта удостоверяется образец подписи уполномоченного лица, которая проставляется данным лицом в отдельной графе приказа или доверенности.

Где можно скачать приказ на право подписи первичных документов – образец

Загрузить образец приказа на право подписи вы можете на нашем портале.

Эксперты КонсультантПлюс рассказали, как налоговики проверяют подписи в первичных документах при проверке и как правильно подготвиться к налоговой проверке. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Итоги

Приказ на право подписи первичных документов (доверенность) – документ, использование которого обусловлено требованиями законодательства РФ о бухучете. В приказе (как и в доверенности) должны быть отражены данные сотрудника, получившего соответствующие полномочия, образец его подписи, а также перечень документов, которые он вправе подписывать.

Узнать больше о том, как составляются приказы и доверенности на право подписи первичных документов, вы можете в статьях:

Информация Минфина России N ПЗ-10/2012
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Есть доверенность на заместителя директора на право подписи договоров, счетов и закрывающих документов с ограничением суммы, касается ли это ограничение только договора или счета и акта тоже?

Ограничение по сумме обычно касается только договоров, то есть человек, на которого выписана доверенность, не может подписывать договоры с суммой сделки, превышающей установленные ограничения. И насколько я помню, актов, счетов на оплату, счетов-фактур данное ограничение не касается. Но нужно посмотреть, что написано в вашей доверенности.

Возможна передача права подписи первички вместо директора главному бухгалтеру, там ведь уже предусмотрена подпись главного бухгалтера?

Добрый день. Подскажите пожалуйста, в январе 2019г. делали приказ на сотрудника о наделении правом подписи бух. докум. Сейчас 2020 год, этот приказ действителен? Или каждый год нужно делать новый приказ? Или в Приказе нужно указать срок действия приказа. Как правильно оформляется срок действия такого приказа?

Вообще приказ действует либо до его отмены другим приказом, либо до срока, в нем обозначенного. Это вы уже сами решаете. Мы, например, обычно на год такие приказы издаем. Вы делайте так, как вам самим удобнее.

Добрый день!
Делали приказ на право подписи для сотрудника, у него сменилась должность, оформили в связи с этим изменяющий приказ к первому. Какой приказ указывать при подписании документов первоначальный или изменяющий?

Мое личное мнение - последний. Именно в нем содержится уже полностью правильная информация по сотруднику. Попробуйте задать свой вопрос на нашем форуме, возможно кто-то из его участников выскажет другое мнение и сможет его обосновать.

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста нужно ли все таки на главного бухгалтера делать приказ или доверенность на право подписи первички?

А если нет приказа, то в графе гл. бух может стоять директор? Если в штате все таки он есть. Очень сложная ситуация и разные понятия у директора и буха по ведению бух и налогового учета

Подскажите, приказ дает право подписи определенных в нем документов, подразумевает ли это получение ТМЦ по жтим же документам. Например в приказе сказано имеет право подписи УПД, может ли этот же человек получить ТМЦ у поставщика.

Обычно ТМЦ у поставщика получают по доверенности. Вы можете при желании приказ сформировать отдельно на получение ТМЦ, и там уже полнее прописать всё, что Вам нужно.

Учредитель, он же генеральный дир и главбух в одном лице на длительном лечении. Как передать право подписи документов, как первички, отчетности, так и процессуальных документов гражанско-правового характера. Нужно ли нотариальное заверение? Доверенное лицо обязательно должно быть введено в штат предприятия?

Добрый вечер. Я ИП. Ввиду того, что я параллельно работаю на официальной работе, не всегда есть возможность подписать документы. Хотел бы дать право подписи человеку, который не входит в состав ИП. Возможно ли? Какие документы нужны и требуется ли нотариально заверить? Заранее спасибо

Теоретически в рамках ст. 185, 186 ГК РФ ИП сможет поручить иному лицу подписывать документы, оформив доверенность. Однако практически, это не имеет смысла, так как он не может передать лицу не являющемуся его работником и не занимающим у него какую-либо должность в рамках любой доверенности выполнение своих организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций (например для подписания кассовых документов или счетов фактур). Рекомендую Вам сначала принять человека на работу, а затем выдавать ему доверенность на подписание любых документов в компании, наделив советующими полномочиями. Доверенность лучше заверить нотариально. Обсудить свой вопрос более подробно вы может вот в этой теме

Добрый день!
Подскажите пожалуйста, есть ли какой-то документ, об упрощении подписи генерального директора. Имею ввиду что, допустим, у ГД длинная взвихренная подпись, а в УПД и Сч.ф он хочет подписываться проще.
Заранее спасибо за ответ.

Потому на сегодняшний день подпись является просто идентифицирующим средством при максимальном наличии отождествляющих свойств. Форму ее написания можно менять по своему усмотрению. Главное условие, чтобы документ был подписан лично, самим полномочным лицом.
При возникновении сомнений назначается почерковедческая экспертиза.

Более развернутый ответ вы можете получить на форуме сайта

Здравствуйте, подскажите как оформить приказ
Чтобы за директора мог подписывать документы его заместитель?

Может назначенный директор предприятия в мае подписать первичные документы за апрель ( в одном отчетном периоде)

Приказ — в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными.

В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе и приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:

— ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивные дело"
— Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов")
— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"
— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

Какие папки приказов будем формировать?

1. Приказы по личному составу (по кадрам):
- о приеме на работу,
- о переводе на другую работу (перемещении)
- об увольнении
2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска
4. Приказы по основной деятельности компании
- о дисциплинарных взысканиях,
- о совмещении,
- о поощрении,
- об установлении надбавки к окладу,
- об изменении персональных данных работника,
- о присвоении разрядов, классности,
- об изменении условий труда,
- обязательные приказы.

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.

Какие же это приказы?

1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов.

Этот приказ издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:

1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о защите персональных данных
- Положение о заработной плате и премировании.

Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.
2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами.
3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами.

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением.
Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор. На мой взгляд удобнее работать с Актами, т. к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить.

3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания.

4. Приказ об утверждении графика отпусков.

Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников.

7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.

Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя? Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора. Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима.

8. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета.

Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязаных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности. Отсюда вытекает необходимость приказа.

Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи.
Общее правило для всех приказов: печать на внутренние документы компании не ставится!
Еще очень важный момент: приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью. Факсимильная подпись на приказы не ставят!

Вы прочитали статью и поняли, что некоторых приказов в компании нет. Что делать? Издавать и подписывать задним числом? Точный ответ на этот вопрос не существует.
Я бы никакие документы задним числом в компании не оформляла. Вы можете упустить незначительные (на ваш взгляд) нюансы, которые могут перерасти в большие проблемы. Я считаю, что нужно делать документы с того момента, как вы обнаружили их отсутствие. В случае проверки вы будете говорить, что действительно, документы должны были сделаны ранее, но мы исправились и сделали их позднее. Это гораздо лучше, чем их отсутствие или при проверке всплывет поддельная подпись работника.

Приказы и распоряжения по личному составу – это документы, которые регулируют трудовые отношения и отражают действия и события, связанные с сотрудниками компании.

Поговорим о том, когда нужны такие приказы, как их заполняют и хранят. А также расскажем про правила оформления приказов и дадим пример заполнения.

Какие приказы относятся к личному составу?

Это приказы, которые касаются режима и условий работы сотрудников, оплаты труда и т.д.

о приеме на работу;
об увольнении;
о предоставлении очередного или другого вида отпуска;
о переводе на другую должность или в другое подразделение;
о замещении отсутствующего сотрудника;
о выплате вознаграждений;
о привлечении к работе сверхурочно;
о дисциплинарном взыскании;
о направлении в командировку.

Каждый такой приказ – официальное основание для действия в отношении работника: внесения записи в трудовую книжку, выплаты отпускных или командировочных, лишения премии и т.д.

Порядок составления и оформления приказов по личному составу

Для любого приказа по личному составу должно быть основание.

Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.

Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.

В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:

наименование документа;
номер;
дата;
название организации;
смысловая часть;
Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
основание;
отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.

Можно оформить сводный приказ на группу сотрудников, перечислив Ф.И.О. каждого.

Важно!

Образец приказа по личному составу:

Следите, чтобы формулировки совпадали с формулировками ТК РФ. Так, некоторые работодатели по привычке продолжают применять такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса есть только замечание и выговор. За неверную формулировку можно получить штраф при проверке трудинспекции. К тому же такой приказ не может быть основанием для увольнения.

Вот почему важно, чтобы кадровыми документами занимались специалисты, подкованные в вопросах трудового законодательства, а не случайные работники в качестве дополнительной нагрузки (бухгалтеры, секретари, и т.д.).

Учет приказов по личному составу

Кадровые приказы нужно регистрировать в отдельном журнале. Строго установленной формы журнала нет Образец записи в едином журнале регистрации без классификации по видам – см. ниже).

В зависимости от размеров компании и количества приказов можно вести как один перечень приказов по личному составу, так и отдельные – по ситуациям:

приему на работу;
увольнениям;
отпускам;
командировкам и т.д.

Журнал регистрации приказов по личному составу выглядит так:

Форму журнала нужно закрепить в локальном нормативном акте.

Хранение приказов по личному составу

Сколько хранить все эти документы – написано в специальном перечне Минкультуры (утв. приказом от 25.08.2010 № 558).

Согласно документу, приказы по личному составу хранят:

приказы о приеме на работу, переводам, увольнениям, изменения оплаты труда и различных выплат, отпусков и командировок работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, длительных командировок и др. – 75 лет (для документов, созданных до 1 января 2003 года);
те же документы, но оформленные после 1 января 2003 года – 50 лет;
приказы по наказаниям, отпускам, коротким командировкам – 5 лет.

Журналы учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников хранят 75 (или 50) лет, а журналы учета отпусков – 3 года (статья 695 того же Перечня).

Если в организации не все кадровые процедуры оформлялись приказами, их нужно оформить хотя бы задним числом во избежание штрафов от трудовой инспекции и споров с сотрудниками. То же самое касается ЛНА по кадровым вопросам.

Чтобы убедиться, все ли у вас в порядке с кадровым учетом, и готовы ли вы к проверке, закажите кадровый аудит в 1С-WiseAdvice. Мы проверим соответствие кадрового делопроизводства федеральным стандартам и требованиям ТК РФ, выявим слабые места и дадим рекомендации по восстановлению кадрового учета.

Мы всегда работаем командой: кадровик, юрист по трудовому праву, бухгалтер по расчету зарплаты, налоговый консультант, поэтому выявляем проблемы и по смежным направлениям (зарплата и налоги).

Навсегда избавиться от проблем, связанных с кадровой документацией, вам поможет аутсорсинг кадрового делопроизводства от 1С-WiseAdvice. Мы гарантируем компенсацию всех штрафов, если нарушения допущены по нашей вине.

Читайте также: