Как отключить договор в 1с

Обновлено: 05.05.2024

В работе любой компании используются различные виды договоров. Плохая организация работы с договорами повышает финансовые и репутационные риски компании. Если работа с договорами ведется на бумаге или даже в электронном виде, но без Системы электронного документооборота (СЭД), то возникают типичные проблемы:

  • Затягиваются сроки согласования
  • Большой объем бумаг
  • Большие затраты на бумагу и расходники к оргтехнике
  • Внесение правок в документы создает проблемы
  • Сложно отслеживать, у какого сотрудника находится договор
  • Документы часто теряются или согласовываются устаревшие версии
  • Из-за этого возникают конфликты в коллективе
  • Из-за срыва сроков компания несет убытки финансовые, страдает репутация
  • Сотрудники тратят огромное количество времени на перемещение бумажных документов, их поиск, устранение проблем

Возможно, что Вам знакомая такая ситуация?

Как помочь своей компании?

  • подготовка проекта договора;
  • согласование проекта договора, как внешнее, так и внутреннее;
  • учет всех связанных с договором документов, например, акты, дополнительные соглашения;
  • учет и контроль сроков действия договоров;
  • автоматическое продление сроков действия по правилам, указанным в договоре;
  • многовалютный учет сумм договоров;
  • учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору;
  • контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура;
  • контроль возврата переданных экземпляров документов по договору;
  • расторжение договора.
  • Упростить создание договора, сопроводительного документа или полного комплекта сопутствующих документов по договору, используя шаблоны и связи документов.
  • Отслеживать процессы согласования, подписания, исполнения договора.
  • Контролировать исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов, получать напоминания о необходимости возврата экземпляра договора контрагенту, или получении экземпляра от контрагента.


Процесс автоматизации сам по себе упорядочивает работу в компании. Дополнительные преимущества автоматизации:

· четкое разделение обязанностей, прав и ответственности по всему процессу управления документами;

· определятся сроки выполнения каждого действия так, чтобы система могла сигнализировать о просрочке;

· приведение в порядок библиотеки шаблонов документов;

· сегментировать клиентов и сделки так, чтобы определить разные сценарии работы с ними.

Создание договора

Есть карточка договора, в которой обязательные поля для заполнения невозможно пропустить. Но, самое главное, у вас будет библиотека шаблонов договоров, благодаря которой создание договоров для типовых сделок и контрагентов занимает гораздо меньше времени.


Во-вторых, к карточке договора прикрепляются любые сопутствующие документы:

  • черновики,
  • коммерческие предложения,
  • файлы расчетов,

и, что лучше всего — тут же в форме форума можно провести обсуждение спорных моментов договора, если таковые возникли.


Согласование договора

Согласование — не только договора, а чего угодно — самый тяжелый процесс в любой компании: он тормозит работу, съедает кучу времени, рождает кучу конфликтов.

Очень часто в компании царит путаница:

  • кто,
  • в какой очередности,
  • какие документы, должен и может согласовывать.
  • по объему контракта,
  • по типу контрагента,
  • по условиям сделки (например, кредит выше, чем определенная сумма), и по любым другим критериям, которые вам важны.


Для каждой группы вы можете определить свой маршрут согласования:

  • список лиц,
  • их приоритет,
  • очередность.

Согласование может быть очередным, параллельным или смешанным. Например, сначала параллельно ставят визу генеральный и главный бухгалтер, потом в любом порядке — юрист и руководитель отдела продаж.


Контроль наличия договоров и сопроводительных документов

Бумажный договор отправился на подпись к контрагенту и пропал там. Работы по договору уже в разгаре, но идут они, если подойти к вопросу строго.

Никого этот факт особо не тревожит, пока не случается конфликт.

Наладить контроль возврата подписанных договоров без специальных инструментов практически невозможно — много раз доказано на практике.

В системе ставится отметка о передаче и возврате договора. Так что в любой момент вы можете построить список договоров, по которым отсутствует подписанный контрагентом экземпляр.


Можно настроить планируемую дату возврата или установить типовой срок возврата договоров, тогда система будет сигнализировать о просрочке возврата.

Так же, система учитывает наличие необходимых сопроводительных документов: актов, накладных и прочих.

Сроки и этапы договоров

Для таких договоров настраивается автоматическое продление.

Однако возможен и другой вариант, когда система подает сигнал о завершении срока действия договора и пользователю нужно принять самостоятельное решение о дальнейшем продлении.


Иногда — это в большей степени касается проектных договоров — важно отслеживать плановое окончание этапов выполнения договора. В этом случае возникает необходимость в оформлении дополнительных документов — счетов, актов, накладных.

В некоторых обстоятельствах может идти речь о корректирующих действиях. Предположим, работы не закончены в срок, необходимо заключить дополнительное соглашение или запустить процесс взыскания пени и так далее.

Заключение

  • Автоматизации процесса создания и согласования договоров
  • Сокращения временных затрат на согласование
  • Обеспечения надлежащей процедуры утверждения
  • Повышения эффективности контрольной деятельности
  • Повышения уровня безопасности хранения договорных документов

МЫ рады, если эта информация была для вас полезной. Появились вопросы или возникли сложности с настройкой продуктов 1С? Обращайтесь! Наши специалисты готовы проконсультировать!

Команда "1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ" поможет в решении любых бизнес-вопросов!

Анна Викулина

Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.

Консультации по 1С:Документооборот

Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.

Настройка 1С:Документооборот

Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.

Внедрение 1С ЭДО

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

1С:Документооборот версии КОРП

Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.

Одна из самых важных задач для компании любого масштаба – правильная организация договорной работы. Этот процесс включает в себя согласование и подписание договоров, внесение в них изменений, контроль соблюдения сроков и нормативов, хранение сопровождающих договорных документов, а также реализация быстрого поиска и просмотра истории работы. Сделать это быстро, правильно и удобно можно в системе электронного документооборота 1С:Документооборот.

Для начала автоматизации договорной деятельности необходимо определить основные требования к договорным документам, и классифицировать их по видам.

Рис.1 Виды документов

Рис.1 Виды документов

Не стоит делать очень детальную классификацию, поскольку в большом числе видов документов легко запутаться. Для повседневной работы обычно бывает достаточно выделить не более 10 видов договорных документов. Виды документов должны отличаться друг от друга настройками, составом реквизитов, а возможно и нумераторами, иначе выделять отдельный вид документа не следует.

Также необходимо разработать и настроить структуру папок хранение внутренних документов.

Рис.2 Структура папок хранения документов

Рис.2 Структура папок хранения документов

При настройке папок сразу же нужно разработать и настроить матрицу разграничения доступа по папкам.

Рис.3 Права доступа к папкам

Рис.3 Права доступа к папкам

Рис.4 Установка признака документа

Рис.4 Установка признака документа

Рис.5 Установка флагов для разграничения прав

Рис.5 Установка флагов для разграничения прав

Рис.6 Настройка нумераторов

Рис.6 Настройка нумераторов

Рис.7 Присвоение номера документа

Рис.7 Присвоение номера документа

Рис.8 Вкладка Нумераторы

Рис.8 Вкладка Нумераторы

Настройка нумератора для документов производится с помощью удобного конструктора номеров с возможностью использования множества динамических предопределенных элементов.

Рис.9 Настройка нумератора

Рис.9 Настройка нумератора

Для каждого нумератора можно указать виды документов, для которых он будет использоваться, причем и в разрезе множества аналитик.

Рис.10 Указание вида документа

Рис.10 Указание вида документа

Для нумератора необходимо установить его периодичность, а также определить, по каким аналитикам вести независимую нумерацию.

Рис.11 Периодичность нумератора

Рис.11 Периодичность нумератора

Настроив автоматическую нумерацию договорных документов, можно значительно повысить эффективность работы с документами, четко систематизировать их для контроля и быстрого поиска.

Следующим необходимым шагом в подготовке работы с договорными документами является настройка шаблонов по каждому виду документа.

Рис.12 Настройка шаблона нумератора

Рис.12 Настройка шаблона нумератора

Для каждого вида документа можно определить несколько шаблонов с различными настройками реквизитов и шаблонами файлов.

Рис.13 Назначение шаблонов для документов

Рис.13 Назначение шаблонов для документов

Настройки шаблона документа включают в себя определение ограничений для документов, подготовленных по этому шаблону, а также доступность шаблона для пользователей системы.

Рис.14 Определение ограничений для документов

Рис.14 Определение ограничений для документов

На следующей вкладке настраиваются предопределенные для данного шаблона реквизиты документа.

Рис.15 Настройка реквизитов документов

Рис.15 Настройка реквизитов документов

Название документов можно формировать из конструктора предопределенных реквизитов документа, что также вносит весомый вклад в систематизацию и упорядочение договорной деятельности компании.

Рис.16 Название документа

Рис.16 Название документа

Рис.17 Формирование наименования документа

Рис.17 Формирование наименования документа

Теперь можно не сомневаться, что все доходные договоры будут называться строго по определенным правилам.

Рис.18 Добавление шаблонов документа

Рис.18 Добавление шаблонов документа

Также в шаблоне документа можно предопределить список согласующих и обязательный состав рабочей группы документа для строгого разграничения прав доступа к документу.

Рис.19 Список согласующих

Рис.19 Список согласующих

Рис.20 Рабочая группа документа

Рис.20 Рабочая группа документа

Рис.21 Настройка доступности по состоянию

Рис.21 Настройка доступности по состоянию

Рис.22 Настройка доступности по состоянию

Рис.22 Настройка доступности по состоянию

Рис.23 Редактирование настройки доступности по состоянию

Рис.23 Редактирование настройки доступности по состоянию

В этой настройке устанавливается доступность полей в зависимости от состояния документа.

Рис.24 Установка доступности полей

Рис.24 Установка доступности полей

Далее – для кого установлены данные настройки…

Рис.25 Выбор пользователей для настройки доступности

Рис.25 Выбор пользователей для настройки доступности

…и на какие виды документов они распространяются.

Рис.26 Определение видов документов для доступа

Рис.26 Определение видов документов для доступа

В результате установки всех необходимых настроек у нас получился готовый к работе шаблон договорного документа.

Рис.27 Готовый шаблон договорного документа

Рис.27 Готовый шаблон договорного документа

Рис.28 Реквизиты договора

Рис.28 Реквизиты договора

Рис.29 Добавление контрагента

Рис.29 Добавление контрагента

Рис.30 Вкладка договора с реквизитами

Рис.30 Вкладка договора с реквизитами

Все предустановленные нами в шаблоне договора реквизиты автоматически заполнились в новом договоре, соответственно, время на их заполнение тратить больше не нужно. Также из шаблона создан файл договора, заполнились обязательные данные о согласовании договора и рабочей группе.

Рис.31 Общая сводка по документу

Рис.31 Общая сводка по документу

Любому человеку хочется организовать свою работу таким образом, чтобы под рукой было все самое необходимое и посторонние вещи не мешали работе. И для пользователя 1С 8.3 важно настроить программу так, чтобы лишняя информация не отвлекала его внимание от основного рабочего процесса.

Сегодня мы поговорим о том, как настроить начальную страницу и убрать всплывающие окнах в 1С 8.3.









Далее рассмотрим блокировку всплывающих окон, а точнее способы их отключения.

Конечно функция показа всплывающих окон сделана для удобства пользователей автоматизированной системы: она информирует об изменениях системы, сигнализирует о необходимости выполнить настройки и т.п. Кто-то пользуется этой информацией в процессе работы, кому-то она мешает и именно для них эта статья.

1. Рекомендация обновить версию конфигурации или платформы 1С 8.3

Система сигнализирует о наличие доступных обновлений платформы 1С 8.3.





2. Рекомендация настроить резервное копирование 1С

Оповещение о необходимости настроить автоматическое резервное копирование 1С по определенному расписанию. Копирование позволяет снизить риски потери данных, введенных в информационную базу 1С. Отключить данное оповещение легко, но правильным вариантом все же является настройка автоматического резервного копирования. Выполняется она там же, где и отключается.



3. Окно подключения Интернет-поддержки 1С

Окно для внесения своих регистрационных данных для подключения к сервису поддержки 1С.



Убрать типовыми способами окно подключения Интернет-поддержки можно лишь указав регистрационные данные к порталу 1С:ИТС.

4. Информация о текущих вызовах 1С

Текущие вызовы – это показатели производительности. Они показывает разработчику информацию о количестве и длительности вызовов сервера, а также объем принятых и переданных данных.







Убрать это всплывающее окно возможности нет, но его можно передвинуть в наиболее удобное место и максимально уменьшить.



При закрытии программы предлагается подтвердить свои намерения или продолжить работу в программе.





6. Информация о дополнительных возможностях версии программы 1С







Вас могут заинтересовать следующие статьи:

94 [PROP_CODE] => TAGS2 [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие семинары: ) --> 95 [PROP_CODE] => TAGS [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие вебинары: ) -->

Вас могут заинтересовать следующие вебинары:

Читайте также: