Обособленное подразделение переехал на новое место какие документы оформить

Обновлено: 25.06.2024

Положение об обособленном подразделении составлять необязательно, если только это не филиал или представительство. Для них оно необходимо. При открытии иного обособленного подразделения вы можете составить его в простой письменной форме. Утвердить такое положение может директор общества или иной орган управления ООО.

Рекомендуем включить в положение об ином обособленном подразделении сведения о том, как оно будет осуществлять деятельность, в том числе для каких целей оно открывается и какие виды деятельности будет осуществлять. Также укажите, кто управляет этим обособленным подразделением, каким имуществом оно будет наделено, вправе ли будет открывать счета, как и перед кем будет отчитываться.

Что понимается под обособленным подразделением ООО

По общему правилу под обособленным подразделением ООО понимается помещение или другой объект, где создано хотя бы одно рабочее место на срок больше месяца и адрес которого отличается от адреса общества в ЕГРЮЛ (п. 2 ст. 11 НК РФ, Письмо Минфина России от 26.07.2019 N 03-03-06/1/56159).

К обособленным подразделениям также относятся филиалы и представительства. Но данные обособленные подразделения могут открываться только в населенном пункте, отличном от места нахождения самого общества, и порядок их открытия отличается от порядка открытия простых обособленных подразделений (ст. 5 Закона об ООО).

Нужно ли оформить положение об обособленном подразделении ООО

Положение об обособленном подразделении ООО оформлять необязательно, так как признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации. Исключение — филиалы и представительства, для этих обособленных подразделений положение необходимо (п. 2 ст. 11 НК РФ, п. 4 ст. 5 Закона об ООО).

Но если вы хотите урегулировать деятельность простого обособленного подразделения, то вы вправе подготовить и утвердить положение о нем.

Какую информацию можно включить в положение об обособленном подразделении ООО

Общество вправе включить в положение любую необходимую информацию об обособленном подразделении. Рекомендуем включить в него сведения об обществе, открывающем обособленное подразделение (фирменное наименование, ОГРН, ИНН и адрес), а также правила, устанавливающие то, как оно будет осуществлять свою деятельность, в частности:

1) зачем создается — цели и виды деятельности обособленного подразделения.

Общество осуществляет свою деятельность через обособленное подразделение, поэтому цели и виды деятельности у них одинаковые. При желании вы можете ограничить направления деятельности обособленного подразделения, указав на это в положении;

2) каким имуществом будет наделено обособленное подразделение.

Обособленное подразделение получает свое имущество непосредственно от ООО и может им распоряжаться только в рамках тех полномочий, которыми вы его наделите. В данном разделе укажите, какое имущество передается и как оно будет учитываться.

Кроме того, укажите, вправе ли оно открывать счета в банке и самостоятельно осуществлять выплаты. Но учтите, что от этого будет зависеть необходимость его регистрации в ПФР и ФСС РФ;

3) кто управляет обособленным подразделением.

Управляет обособленным подразделением лицо, с которым заключается трудовой договор, при этом местом работы в трудовом договоре будет указано данное обособленное подразделение (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Полномочия руководителя обособленного подразделения устанавливаются доверенностью, выданной директором ООО от имени общества. Это правило для обособленных подразделений, не являющихся филиалами и представительствами, не установлено Законом об ООО, но на практике руководитель наделяется полномочиями именно на основании доверенности;

4) как и перед кем отчитывается обособленное подразделение.

Обособленное подразделение является частью самого общества, поэтому о своей текущей деятельности отчитывается оно непосредственно перед ним, то есть перед директором (п. 4 ст. 32 Закона об ООО)

Как утвердить положение об обособленном подразделении ООО

Закон об ООО не устанавливает, какой орган должен утверждать положения о простом обособленном подразделении ООО, не являющемся филиалом или представительством. Это может быть предусмотрено уставом. Например, вопрос утверждения положений о простом обособленном подразделении может находиться в компетенции собрания участников или совета директоров (п. 2 ст. 12, пп. 6 п. 2.1 ст. 32, пп. 8 п. 2 ст. 33 Закона об ООО).

Если он не содержит такой информации, то утвердить положение может директор ООО, поскольку это вопрос текущей деятельности общества, который не влечет для него каких-либо серьезных изменений. Для этого просто оформите приказ об утверждении положения об обособленном подразделении.

Но если в обществе есть конфликтные участники, тогда рекомендуем в целях избежания споров утвердить его на общем собрании участников или на заседании совета директоров, если он образован в ООО.

Материал статьи взят из открытых источников

Остались вопросы к адвокату по данной тематике?

Для ведения деятельности вне основного места своего нахождения многие компании открывают обособленные подразделения. Однако в условиях кризиса содержание филиала или представительства может стать непосильным финансовым бременем. В таком случае его нужно ликвидировать. Давайте рассмотрим, как происходит закрытие обособленного подразделения организации (ОП), какие нужно выполнить действия и подготовить документы.

Кратко об обособленном подразделении

Обособленным считается подразделение компании вне её основного адреса, где более месяца работает хотя бы один человек. Такая структурная единица не является самостоятельным юридическим лицом, тем не менее информация о нём вносится в ЕГРЮЛ. До 2016 года сведения об ОП было необходимо отражать и в уставе, поэтому организациям, работающим с тех пор, при закрытии подразделений приходится вносить изменения и в него.

Обособленное подразделение не имеет собственного имущества, его руководитель назначается головной компанией. Задача филиалов и представительств – представлять основную организацию и действовать в её интересах.

Чтобы закрыть обособку, нужно подготовить документы, уволить сотрудников и зарегистрировать изменения. Это делается в несколько этапов. Предлагаем алгоритм ликвидации обособленного подразделения 2020 года.

Принятие решения о закрытии

Всё начинается с того, что головная организация принимает решение о закрытии обособленного подразделения. Если это филиал или представительство, то требуется решение от собственников головной организации. В обществах с ограниченной ответственностью для этого следует провести общее собрание участников. Закон об ООО прямо этого не требует, однако проводить собрание нужно при открытии таких подразделений. Соответственно, и при закрытии лучше позаботиться о коллективном решении собственников компании.

Проголосовать за открытие обособленного подразделения должны как минимум 2/3 учредителей. Опять же, по части его ликвидации требований к числу проголосовавших нет. Поэтому будет достаточно простого большинства голосов.

А как закрыть ОП, не являющееся филиалом или представительством? Для этого решение собственников не нужно. То есть в ООО нет необходимости проводить собрание участников – достаточно будет решения руководителя основной организации.

После принятия решения оформляется распоряжение или приказ о прекращении деятельности обособленного подразделения. В нём следует указать, с какой даты оно перестаёт действовать, назначить лиц, ответственных за закрытие, и распределить между ними обязанности.

Уведомление работников о закрытии ОП

Перед тем как закрыть любую обособку, нужно уволить работников. В соответствии со статьёй 180 ТК РФ сообщить им о предстоящем увольнении нужно не менее, чем за 2 месяца. Соответственно, процедуру необходимо планировать с учётом этих сроков. Впрочем, закрытие не всегда влечёт роспуск сотрудников ОП – они могут быть переведены в другие подразделения или головной офис.

Для оповещения сотрудников об увольнении составляется уведомление, с которым каждый из них должен ознакомиться под подпись.

Увольнение персонала

Итак, снять с учёта обособленное подразделение в 2020 году невозможно до того, пока не уволены все сотрудники.

Увольнение при закрытии ОП происходит по определённым правилам. Если оно расположено в том же населённом пункте, где основной офис, то следует предложить сотрудникам перевод в другие подразделения. Увольнять их можно лишь в том случае, если подходящих вакансий нет. Основание для расторжения договора – сокращение в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 81 ТК РФ.

Если у компании нет других ОП в том же городе или посёлке (селе, деревне), то договор с работником расторгается на основании пункта 1 части 1 статьи 81 ТК РФ, так как подразделение ликвидируется.

В остальном всё как обычно. С сотрудниками необходимо рассчитаться не позже увольнения, а также выдать им должным образом оформленные кадровые документы. Если производится сокращение, им дополнительно обеспечиваются гарантии в соответствии с Трудовым кодексом и договором.

На первом листе формы С-09-3-2 указываются:

код причины постановки на учёт обособленного подразделения, которое ликвидируется;
наименование филиала / представительства, если оно есть;
адрес этого обособленного подразделения;
дата из решения о прекращении его деятельности.

Внесение изменений в устав

Этот этап предназначен только для тех юридических лиц, в уставе которых прописаны сведения о филиале или представительстве. Закрытие обособленного подразделения, отражённого в учредительном документе, подразумевает внесение в него изменений. Для этого необходимо подготовить заявление по форме № Р13001.

Кроме того, нужно:

подготовить новую версию устава или изменений в него – 2 экземпляра;
уплатить госпошлину в сумме 800 рублей и сохранить оригинал квитанции.

Форма Р13001, устав и документ об оплате пошлины подаются в ИФНС по месту регистрации основной компании.

Изменения сведений в ЕГРЮЛ

Как закрыть обособленное подразделение и зарегистрировать это изменение в реестре юрлиц, если оно не вписано в устав? Всё очень просто. Необходимо подготовить заявление по форме Р14001, в котором заполняется:

Бланк Р14001 подаётся в регистрирующую налоговую инспекцию по месту нахождения головного офиса организации, госпошлину при этом платить не нужно.

Снятие филиала или представительства с учёта

Когда произойдёт закрытие ОП? Снятие с учёта происходит в такие сроки:

Итак, мы рассмотрели закрытие обособленного подразделения. Нужно учитывать, что процесс ликвидации растягивается во времени в основном из-за необходимости распустить работников. В остальном же эта процедура довольно проста, не потребует много времени и финансовых затрат.

Пошаговая инструкция закрытия обособленного подразделения в 2022 году:

Подготовить пакет документов.
Оформить заявление в ФНС.
Оплатить госпошлину, если необходимы изменения в устав.
Получить уведомление.

Что такое обособленное подразделение

Выделенное структурное подразделение не становится новым юридическим лицом. Оно не имеет соответствующих прав и полномочий, не наделяется имуществом. Руководителя филиала назначает дирекция головного учреждения. ОП действует на основании устава и положений, утвержденных от имени юридического лица.

Статья 11 НК РФ устанавливает, что обособленным признается любое структурное подразделение фирмы, в котором созданы стационарные рабочие места (сроком более 1 месяца).

Для создания подразделения требуется решение собственников фирмы — для частной организации. Для бюджетной организации необходимо решение учредителей.

Решение принимают путем проведения голосования. Необходимо собрать как минимум 2/3 от общего числа участников, чтобы считать решение принятым, если большее количество не предусмотрено уставом. Предусмотрен аналогичный механизм, регламентирующий прекращение деятельности обособленного подразделения (филиала или представительства) путем проведения голосования. Для ликвидации иного ОП голосование не обязательно.

Что нужно сделать для закрытия

Инструкция напрямую зависит от статуса обособленного подразделения. Если оно признано филиалом или представительством, и сведения о нем внесены в учредительные документы, то порядок закрытия усложняется. Если проводится закрытие ОП организации без выделенного баланса и расчетного счета, процедура проще.

Ликвидация подразделения и ликвидация организации — это кардинально разные процедуры. Например, при ликвидации предприятия назначают ликвидатора, публикуют оповещение в СМИ, работают с кредиторами по погашению долгов, сокращают работников, утверждают ликвидационный баланс. И только выполнив все обязательные условия, обращаются в ФНС с просьбой о снятии с регистрационного учета. Для бюджетного учреждения заявление подают в Минюст.

Прекращение деятельности филиала или представительства отличается от закрытия иного подразделения.

Вот пошаговая инструкция, как закрыть обособленное подразделение в 2022 году (филиал, представительство):

Принять решение о закрытии большинством голосов участников.
Издать приказ о ликвидации ОП.
Уведомить работников о прекращении деятельности ОП.
Оплатить госпошлину, если сведения о филиале или представительстве были отражены в учредительных документах.
Исключить информацию о филиале, представительстве из учредительной документации.
Подать в ИФНС уведомление о закрытии для внесения изменений в ЕГРЮЛ.

Но на каждом шагу есть нюансы.

Шаг 1. Принятие решения

Принять решение о закрытии вправе только собственники компании. Для бюджетного учреждения решение принимают учредители. Причем решение принимают все участники, в зависимости от организационно-правовой формы предприятия. Например, для ООО — это собрание участников общества. Для некоммерческого или бюджетного учреждения потребуется постановление от учредителя или совета учредителей.

Решение оформляют протоколом заседания участников, совета директоров или совета учредителей. Для закрытия необходимо, чтобы 2/3 участников проголосовали за проведение оптимизации структуры организации.

Шаг 2. Издание приказа

Результатом принятого решения о закрытии является приказ или распоряжение. Его готовят на основании принятых собственниками решений. Это ключевой документ, на основании которого проходит ликвидационная процедура.

На что обратить внимание при составлении приказа:

В распоряжении укажите дату и место составления.
Обозначьте дату и основание для прекращения деятельности ОП.
Назначьте ответственных лиц за проведение ликвидации филиала.
Допускается распределить обязанности по ответственным работникам.
Закрепите лицо, которое обязано проконтролировать исполнение приказа.
Распоряжение заверяет уполномоченный руководитель.
С положениями приказа под подпись знакомят всех заинтересованных лиц.

Шаг 3. Оповещение сотрудников

Работников придется уведомить заранее. Минимальный срок — 2 месяца до даты прекращения трудового договора при ликвидации филиала или представительства (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Либо за 3 календарных месяца по причине сокращения персонала по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Четко соблюдайте пошаговую инструкцию по ликвидации обособленного подразделения и правила сокращения работников, иначе трудовых споров не избежать.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали особенности увольнения сотрудников при ликвидации филиала. Используйте эти инструкции бесплатно.

Подготовьте уведомления о предстоящем сокращении на основании приказа о ликвидации ОП.
Соблюдайте сроки оповещения работников!
Ознакомьте всех работников филиала под подпись.
Если сотрудники отказываются подписать уведомление, то составьте акт, которым засвидетельствуйте факт ознакомления работника.
Предложите специалистам вакантные рабочие места при их наличии в штате компании.
Издайте приказы об увольнении в связи с сокращением или распоряжения о кадровом переводе на вакантные должности в других структурных отделах компании.
Подготовьте дополнительные соглашения к трудовым договорам при переводе на вакантные места.
Расторгните трудовые договоры при сокращении.
Начислите компенсации и проведите окончательный расчет с уволенными.
Оформите кадровые документы и выдайте их сотрудникам.

Шаг 4. Подготовка документов для регистрации

Следующий этап — подготовка уведомления о закрытии обособленного подразделения в ФНС. Для этого используйте бланк КНД 1111052. Форма С-09-3-2 утверждена Приказом ФНС России от 04.09.2020 № ЕД-7-14/632@. Установлены сроки подачи заявления на закрытие ОП — три дня с даты принятия решения собственниками организации.

Если организация приняла решение о ликвидации филиала или представительства, сведения о котором внесены в учредительные документы, то придется заполнить дополнительную налоговую форму. Это бланк Р13014. Заполняют в формуляре только титульный лист, лист К из двух страниц и лист П. Ф ирме придется оплатить госпошлину в 800 рублей за регистрацию внесенных изменений в учредительные документы.

Для бюджетного учреждения заявление о закрытии подают в Минюст.

Шаг 5. Сдать отчетность и заплатить налоги

Следующий этап прекращения деятельности — оплата налогов и сборов в бюджет и предоставление отчетности. После даты снятия ОП с учета необходимо выполнить обязательства налогоплательщика в полном объеме.

Что сдавать и когда:

расчет 6-НДФЛ оправьте в ФНС за квартал, в котором ОП было снято с учета. Срок сдачи обычный. За следующие отчетные кварталы подавать нулевые отчеты 6-НДФЛ не нужно. Подробности — в письме ФНС от 22.05.2019 № БС-4-11/9619@;
справки о доходах за работников ликвидированного ОП сдайте в обычные сроки. Если сотрудники перешли в другие филиалы компании, то подготовьте две справки. Одну — на доходы, полученные в закрытом ОП, вторую — по новому месту работы;
расчет по страховым взносам и расчет 4-ФСС заполните нарастающим итогом с начала года, до даты оптимизации ОП. В расчеты включите все выплаты, начисленные работникам в период функционирования представительства (до даты ликвидации);
декларацию по налогу на прибыль по закрытому ОП заполняйте и за период ликвидации, и за следующие отчетные периоды, до самого конца года. Сдавайте декларационный отчет в ИФНС головной организации.

Если ОП не является филиалом или представительством, снятие с учета обособленного подразделения в 2022 году происходит в упрощенном формате:

Как долго длится процедура

Заключительный этап по закрытию обособленного подразделения в 2022 году, — получение уведомления от ФНС. Процедура длится 13 дней. Три из них отводятся компании на составление заявления по форме С-09-3-2. И 10 дней — на рассмотрение поданного заявления налоговыми инспекторами.

Если все документы составлены верно, то ФНС подготовит соответствующее уведомление.

Конечные сроки закрытия обособленного подразделения 2022 году — это дата сдачи последнего отчета в ИФНС. Только когда налогоплательщик отчитался по всем налогам, взносам и сборам по ОП, его признают полностью закрытым.

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

При приеме работника в штатном расписании не было структурного подразделения, созданного в дальнейшем, к которому теперь относится работник.

Вопрос.

как правильно оформить кадровые документы в данной ситуации.

Ответ.

Обязательные для включения в трудовой договор условия названы в ст. 57 ТК РФ. Одним из таковых является место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного подразделения и его местонахождения.

Согласно ст. 72.1 ТК РФ перевод на другую работу - постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором он работает (если подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем. Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ.

Однако не требует согласия работника перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ).

При заключении трудового договора в нем не было указано структурное подразделение, куда принимается работник, а трудовая функция и иные условия трудового договора не меняются. Соответственно, никакого перевода не происходит - это перемещение. Значит, и вносить изменения в трудовой договор нет необходимости.

Судебная практика. Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 02.02.2016 N 33-426/2016 по делу N 2-5088/2015: изменение рабочего места или структурного подразделения можно признать перемещением, только если при заключении трудового договора это конкретное рабочее место (механизм, агрегат) или подразделение не оговаривалось и в договоре не предусмотрено. Если же конкретное рабочее место (механизм, агрегат) или структурное подразделение указано в трудовом договоре, то оно является его обязательным условием и, следовательно, может быть изменено только с письменного согласия работника.

Перемещение не влечет за собой изменения условий, зафиксированных сторонами в трудовом договоре. Смысл перемещения состоит в том, что работодатель предоставляет работнику другое рабочее место, либо переводит в другое структурное подразделение (при условии, что структурное подразделение не указано в трудовом договоре), расположенное в той же местности, либо поручает работу на другом механизме или агрегате. Главное - не происходит изменения условий, которые стороны ранее указали в трудовом договоре, причем речь идет о любых условиях договора, а не только об обязательных. В Определении Московского областного суда от 15.06.2010 по делу N 33-11570 было указано на неправомерность перемещения работника в другое структурное подразделение, но с выполнением аналогичной трудовой функции, поскольку условие о подразделении было закреплено в трудовом договоре. В таком случае мог быть осуществлен перевод работника с его согласия.

Рабочим местом для работника является место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя (ч. 6 ст. 209 ТК РФ).

Примечательным является то, что перемещение работника не требует его согласия (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ). Работодателю достаточно оформить соответствующий приказ и ознакомить с ним работника под подпись. Невыполнение приказа работодателя является основанием для применения к работнику дисциплинарного взыскания (Определение Верховного Суда РФ от 18.06.2010 N 25-В10-3).

Таким образом, если структурное подразделение не указано в трудовом договоре с работником, работодатель имеет возможность производить структурные преобразования достаточно оперативно, так как в ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ установлено, что не требует согласия работника перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если, конечно, это не влечет изменения трудовой функции работника и иных определенных сторонами условий трудового договора.

В этом случае работника необходимо ознакомить под подпись с приказом о перемещении в другое структурное подразделение. Дополнительное соглашение к трудовому договору в этом случае не заключается.

Однако следует обратить внимание, что если работа в другом структурном подразделении будет связана с изменением трудовой функции работника или других условий трудового договора, то к таким отношениям должны применяться правила не о перемещении, а о переводе (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). Понятие трудовой функции определено в ст. 15 ТК РФ. Кроме того, необходимо иметь в виду, что ч. 4 ст. 72.1 ТК РФ запрещает переводить и перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

При возникновении спора о правомерности перемещения работника работодателю надо быть готовым доказать следующие обстоятельства:

1) в результате перемещения не последовало изменения ранее оговоренных сторонами условий трудового договора;

2) трудовая функция в результате перемещения фактически сохранилась в пределах специальности, квалификации или должности;

3) отсутствуют противопоказания по состоянию здоровья для перемещения работника.

Основными будут являться письменные доказательства, в частности приказ о приеме на работу, трудовой договор, должностная инструкция, приказ о перемещении с подписью работника об ознакомлении, характеристики старого и нового рабочих мест, а также подразделения, в которое работник был перемещен, место нахождения нового подразделения, справка о состоянии здоровья работника, подтверждающая, что перемещение не противопоказано ему по состоянию здоровья.

Путеводитель по кадровым вопросам. Как изменить существенные условия трудового договора

Форма: Приказ о перемещении работника без изменения трудовой функции (образец заполнения) (Подготовлен специалистами КонсультантПлюс, 2017)

Читайте также: