Напоминание об окончании срока действия договора 1с

Обновлено: 15.05.2024

В программе "Ведение договоров" можно организовать оповещение по дате истечения действия договора при загрузке программы, по данному критерию существует цветовое оповещение в журнале договоров.

Также в программе можно организовать оповещение по дате поставки в виде окна при загрузке программы.

Для того, чтобы сработало оповещения по дате окончания для договора, откройте карточку договора и заполните "Дату истечения действия договора" и поле "Оповещать за" - в этом поле указывается количество дней, за которое до даты истечения договора начинает срабатывать оповещение.

Дату истечения действия договора можно как заполнить из календаря, так и вручную.

В случае, если в поле "Условия оплаты" стоит значение "Ежемесячно", напоминание будет срабатывать каждый месяц за указанное количество дней до числа в дате истечения действия договора, по прошествии данного числа оповещение перестанет срабатывать до следующего месяца, при этом цветовое оповещение в журнале договоров не учитывает условия оплаты и срабатывает только по дате истечения действия договора.

При загрузке программы станет появляться оповещение по Дате истечения действия договора.

Если для данного пользователя включен режим "Видеть только свои договоры", то оповещение будет производиться только по договорам, где данный пользователь является исполнителем.

В оповещение попадут договоры, для которых текущая дата станет больше либо равна Дате истечения действия договора минус количество дней, за которое надо оповещать и не будет установлена галочка "Договор закрыт".

В данном окне оповещения можно закрыть выбранный договор, просмотреть карточки договоров, по которым осуществляется оповещение и при необходимости распечатать список договоров с оповещением.

Для печати оповещения нажмите кнопку "Печатать список".

Для просмотра страниц сформированного отчета используйте стрелочки "вправо-влево" на панели "Предварительный просмотр", для закрытия отчета без печати нажмите на кнопку с изображением двери. Для вывода журнала на печать нажмите на кнопку с изображением принтера на панели "Предварительный просмотр". Журнал будет распечатан на принтере, который настроен в Windows по умолчанию.

В случае, если галочки "Просмотр" отключена, при нажатии на кнопку "Печать" откроется окно выбора принтера. Выберите нужный принтер, установите количество копий и нажмите на кнопку "Печать". Журнал будет распечатан на выбранном принтере.

В случае, есть будет выбран принтер Adobe PDF (данный принтер появляется при установленном Adobe Acrobat), журнал будет предложено сохранить в виде файла формата PDF.

В разделе меню "Сервис-Оповещения" можно посмотреть нужное оповещение на текущую дату без перезапуска программы.

Также по данным договорам будет осуществляться цветовое оповещение в журнале договоров.

Когда текущая дата станет больше либо равна Дате истечения действия договора минус количество дней, за которое надо оповещать, данный договор окрасится красным цветом.

Для настройки параметров оповещения выберите пункт меню "Сервис-Настройка оповещений".

Откроется окно "Настройки программы - оповещения".

Для выбора цвета истекающих договоров щелкните мышью по красному прямоугольнику, выберите нужный цвет и нажмите ОК.

Если Вы хотите, чтобы оповещения настраивались для каждого пользователя, установите галочку "Напоминания при загрузке программы настраиваются для каждого пользователя".

В этом случае включить/отключить напоминания можно будет для каждого пользователя программы.

Аналогичная возможность настройки напоминаний для каждого пользователя появится в разделе меню "Сервис-Пользователи".

Для того, чтобы сработало оповещения по дате поставки, заполните поле "Дата поставки" в карточке договора.

Количество дней, за которое до даты поставки должно срабатывать оповещение, указывается в разделе меню "Сервис-Настройка оповещений".

При загрузке программы станет появляться оповещение по Дате поставки.

Если для данного пользователя включен режим "Видеть только свои договоры", то оповещение будет производиться только по тем договорам, где данный пользователь является исполнителем.

В оповещение попадут договоры, для которых текущая дата станет больше либо равна Дате поставки минус количество дней, за которое надо оповещать, и не будет установлена галочка "Закрыто".

В данном окне оповещения можно просмотреть карточки договоров, по которым осуществляется оповещение и при необходимости распечатать список договоров с оповещением.

Для печати оповещения нажмите кнопку "Печатать список".

Когда текущая дата станет больше либо равна Дате поставки договора минус количество дней, за которое надо оповещать, договор появится в разделе Оповещения по дате поставки.

Для настройки параметров оповещения выберите пункт меню "Сервис-Настройка оповещений".

Откроется окно "Настройки программы - оповещения".

В этом случае включить/отключить напоминания можно будет для каждого пользователя программы.

Обычно письму предшествует устное напоминание, но, если оно не возымело должного эффекта, отправитель прибегает к письменному извещению. Таким образом, это письмо не только служит напоминанием, но и является доказательством произведенного действия.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Кто занимается составлением письма

Обычно написание подобных писем возлагается на руководителя структурного подразделения, интересы которого затронуты, юриста или секретаря организации. Но, вне зависимости от того, кто непосредственно занят его составлением, письмо желательно отдать на подпись руководителю предприятия – таким образом, оно обретет солидность и более весомое значение для адресата.

Правила составления письма-напоминания

Письмо не имеет стандартной, унифицированной формы, поэтому составляться оно может в свободном виде. Тем не менее, при его оформлении стоит придерживаться некоторых норм и стандартов деловой корреспонденции.

Письмо-напоминание обязательно должно содержать

сведения об отправителе и адресате (полные наименования компаний, а если дело идет об адресате, то еще и должность и ФИО конкретного сотрудника),
причину напоминания,
а также ссылки на законы и нормы, которые имеют отношения к напоминаемой проблеме или ситуации (при необходимости).
Если дело касается невыполнения обязательств или нарушения закона, следует перечислить ссылки на них, а также возможные санкции и меры, которые готов предпринять отправитель для решения вопроса (с указанием сроков или периода).
Не лишним будет напомнить и о возможности решения проблемы мирным путем, устраивающем обе стороны.
В тех случаях, когда к письму прикладываются какие-либо дополнительные документы, в его содержании это тоже нужно отметить с указанием количества приложений и страниц каждого из них в отдельности.

Пример составления письма-напоминания

Если письмо-напоминание не возымело действия

Негласные правила деловой переписки подразумевают, что письмо-напоминание требует обязательного ответа со стороны получателя (также в письменном виде). Если напоминание не оказало того результата, на который рассчитывал отправитель, следующий этап – это написание письма-претензии, которое, как правило, носит более твердый характер и напрямую предшествует обращению в суд.

Письмо-напоминание с предложением о сотрудничестве

Такое письмо-предложение может быть адресным, но можно адресовать его сразу нескольким возможным контрагентам или создать в обобщенном виде для широко круга ознакомления.

Рекомендуется формулировать текст максимально сжато, простыми, понятными фразами. Ненавязчивый рекламный тон приветствуется.

по почте;
курьером;
по и-мейл;
факсом;
передать при личной встрече.

Позже такое письмо может быть переформулировано в письмо-напоминание, если от другой стороны был сигнал о возможном сотрудничестве, но первое письмо в силу, например, нехватки времени не было рассмотрено тщательным образом.

Обязательные элементы письма-напоминания:

обращение к адресату (к руководителю организации, по имени или по должности, к конкретному человеку или, если письмо обобщенное, выбирается форма, максимально приближенная к индивидуализированной);
название документа (предложение сотрудничества, коммерческое предложение, бизнес-предложение и др., в зависимости от цели);
краткое изложение данных об организации-отправителе, важные для будущего сотрудничества;
условия, на которых предлагается взаимодействие;
координаты для контактирования (телефон, факс, электронная почта, адрес)

Обязательно указать дату, имя руководителя организации, зафиксировав собственноручной подписью и печатью.

Образец письма-напоминания с предложением о сотрудничестве

НАПОМИНАНИЕ С ПРЕДЛОЖЕНИЕМ О СОТРУДНИЧЕСТВЕ

Письмо-напоминание о выполнении обязательств

Такое письмо направляется организации, если она по какой-то причине в срок не выполнила ранее взятых обязательств относительно своего контрагента либо срок их приближается, а намерения партнера не ясны.

Важно, чтобы письмо было именно напоминанием, а не упреком или угрозой. Доброжелательность тона – обязательное условие. Не зная причин, по которой возникла задержка, обвинение партнера может быть опрометчивым, вполне возможно, у него есть объективные обстоятельства.

Напоминание может быть неоднократным. Если такое письмо направляется уже не в первый раз, то в конце следует сообщить о своем окончательном намерении, например, обратиться в суд.

Кроме напоминания, в таком письме должна содержаться просьба о конкретных действиях, которых ожидает от партнера направляющая документ сторона – выполнения задерживаемых обязательств. Также в документе должно быть указание на документ, являющийся основанием для письма-напоминания, то есть бумагу, где были зафиксированы обязательства.

Также в текст можно добавить дополнительную информацию, важную для партнеров, если она была ранее неизвестна другой стороне.

Письмо-напоминание – последний шаг перед направлением письма-требования или письма-претензии.

Образец письма-напоминания о выполнении обязательств

№18/16 от 24.11.2016 г.

НАПОМИНАНИЕ О ВЫПОЛНЕНИИ УСЛОВИЙ
договора поставки от 10.08.2016 № 6/11

В соответствии с договором поставки от 10.08.2016 № 6/11 Ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес цемент в мешках по 50 кг равными партиями по 30 мешков от момента заключения договора до конца 2016 года ежемесячно. Но, к сожалению, партия, предназначенная для поставки в ноябре месяце текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки в наш адрес.

Напоминаем Вам, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2016 года.

Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку партии цемента, в противном случае мы будем вынуждены в соответствии с п. 3.6 договора предъявить штрафные санкции в размере 0,01% от общей стоимости партии за каждый день задержки.

Дополнительное соглашение о продлении срока действия договора — это документ, с помощью которого стороны договариваются об увеличении времени исполнения обязательств без изменения других существенных условий.

Законодательные нормы

Прежде чем говорить, как оформляется доп соглашение на продление срока действия договора, уместнее сначала упомянуть об ограничениях в отношении этого вопроса. В некоторых ситуациях его подлить нельзя. О таких случаях упоминает постановление пленума ВАС РФ № 73 от 17.11.2011 в п. 1 — аренда муниципального или государственного имущества производится по результатам торгов.

Для отдельных сделок есть прямо упомянутые законом нормы автоматической пролонгации — электроснабжение, аренда или наем, доверительное управление. В остальных случаях необходимо руководствоваться общими положениями, изложенными в гл. 29 ГК РФ.

В какие сроки продлевают соглашение

Если партнеры довольны сотрудничеством, они его продолжат, заключив дополнительное соглашение об изменении срока действия договора, в котором укажут новые даты. Заключать его надо до окончания основного контракта — формально утративший силу документ не продлевается. В некоторых случаях есть возможность его продлить на основании п. 3 ст. 425 ГК РФ. Но здесь могут начаться проблемы с определением прекращения обязательств в случае возникновения рисков оспаривания. Судебная практика по таким делам неоднозначна, поэтому целесообразно обговаривать вопрос продления до окончания времени действия. Если не успеваете, подпишите новый документ.

Как оформить продление

Пролонгацию надо включить в текст отдельным условием. Тогда контрагенты смогут продолжать работать, а договорные даты будут автоматически передвинуты. Если отношения планируются как долгосрочные, в текст целесообразно вписать пункт о неоднократном продлении.

Когда такая возможность не указана, составляется отдельное допсоглашение. Важно, чтобы принципиальные условия контракта оставались неизменными. Нередко в текст включают условие об автоматической пролонгации.

Перед продлением необходимо предусмотреть все нюансы. Например, при решении вопроса о том, можно ли продлить договор ГПХ дополнительным соглашением, уточните его предмет. Если это возмездное оказание услуг, пролонгирование отнесет его в разряд трудовых и тогда проблем с инспекцией не избежать.

Требования к допсоглашению

Обязательных требований к форме дополнительного согласия на пролонгацию нет, но есть некоторые условия, которые надо соблюдать, чтобы оно не было признано ничтожным:

В названии сошлитесь на документ, который продлевается.
Обязательно укажите стороны. Если документ подписывает другое лицо, разъясняются его полномочия, например, действует по доверенности.
В основной части указываются новые даты или пункты, которые были изменены. Написать надо первоначальную редакцию и ее видоизмененную формулировку.
Подписи.

4 варианта формулировок допсоглашения для разных случаев

1. Трудовой

Иногда необходимо продлить трудовой контракт, например, если женщина, работающая по срочному контракту, ушла в декрет. Составляется допсоглашение о продлении ТД на период отпуска по беременности и родам.

к срочному трудовому договору от 03.02.2018 № 43

от ____________ г. Петрозаводск

На основании части второй ст. 261 ТК РФ, срок действия срочного трудового договора от 03 февраля 2018 г. № 43 продлевается до окончания отпуска по беременности и родам, предоставленного Работнику.
Днем окончания трудового договора является последний день отпуска по беременности и родам.

2. Займа

Стороны договорились увеличить срок действия Договора займа № 759 от 17.06.2017 на 1 год — до 17.06.2018.

3. Аренды

Мы, Кравчук Юрий Юрьевич, с одной стороны, именуемый в дальнейшем Арендодатель, и Скрипко Нина Васильевна, с другой, именуемая в дальнейшем Арендатор, договорились продлить соглашение об аренде от 05.04.2015 и внести в п. 3 следующие изменения:

Арендодатель предоставляет Арендатору квартиру во временное пользование на срок с 05.04.2015 по 05.04.2016.

Не требует госрегистрации дополнительное соглашение о продлении договора аренды если первоначальный срок был меньше года.

4. Поставки

Г. С. Акимова
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам

Вопрос

Уточните, пожалуйста, каким числом можно расторгнуть контракт, если срок оказания услуг до 31.12.2020, а по сроку действия договора не установлена четкая дата, (прописано, что до полного исполнения сторонами обязательств)?

Договор заключался в рамках 223-ФЗ. Обязательно ли дата соглашения о расторжении должна быть ранее 31.12.2020 или нет?

Ответ

В данном случае ответ зависит от многих факторов.

Так, если контрактом предусмотрена оплата после окончания срока оказания услуг, т.е. после 31.12.2020, то контракт продолжает действовать, поскольку обязательства стороны по оплате не исполнены, а действующий контракт можно расторгнуть по соглашения сторон в любое время.

Если же оплата услуг была произведена до 31.12.2020 и услуги оказаны в установленный в договоре срок, то срок контракта истек, его действие прекратилось 30.12.2020. Нельзя расторгнуть контракт, срок действия которого истек. Соответственно соглашение о расторжении контракта в этом случае может быть заключено не позднее 30.12.2020.

Обоснование

Закон N 223-ФЗ не регламентирует порядок расторжения договора, заключенного по результатам закупки, и не устанавливает специальных правил заключения соглашения о расторжении договора. Соответственно необходимо пользоваться общими нормами ГК РФ.

Законом или договором может быть предусмотрено, что окончание срока действия договора влечет прекращение обязательств сторон по договору (ч.3. ст. 425, "Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 08.12.2020)). Договор, в котором отсутствует такое условие, признается действующим до определенного в нем момента окончания исполнения сторонами обязательства.

В силу обязательства одно лицо (должник) обязано совершить в пользу другого лица (кредитора) определенное действие, как то: передать имущество, выполнить работу, оказать услугу, внести вклад в совместную деятельность, уплатить деньги и т.п., либо воздержаться от определенного действия, а кредитор имеет право требовать от должника исполнения его обязанности (ч. 1 ст. 307, "Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 08.12.2020)).

Таким образом, обязательства сторон в договоре взаимны, обязательству по оказанию услуг корреспондирует обязательство по оплате этих услуг. Соответственно, если договором установлен срок по оплате услуг после их оказания, договор действует до исполнения обязательства по оплате. Если же оплата была предусмотрена предварительная, то срок договора истек с окончанием предусмотренного договором срока оказания услуг.

Согласно ч.3. ст. 407, "Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 08.12.2020) стороны своим соглашением вправе прекратить обязательство и определить последствия его прекращения, если иное не установлено законом или не вытекает из существа обязательства.

Согласно ст. 408 ГК РФ надлежащее исполнение прекращает обязательство.

Если в законе или в договоре есть условие о том, что с истечением срока договора прекращаются обязательства сторон, то договор прекратится именно в тот срок, который в нем указан (п. 3 ст. 425 ГК РФ). Точный момент окончания нужно определить исходя из того, как вы установили срок окончания договора:

конкретной датой. Как правило, она включается в срок действия договора и является последним днем его действия. Но если в формулировке условия о сроке вы использовали предлог "до", ситуация становится неоднозначной. В случае спора суд может определить, что вы использовали предлог "до" в значении "не включая дату, следующую после этого предлога". И тогда последним днем действия договора будет день, который предшествует дате, указанной в договоре;

Договор прекратится раньше указанного в нем срока, если, например, он был заключен на срок до конца года, но исполнен раньше, в октябре. В оставшиеся два месяца договор не будет действовать, исполняться, обязывать стороны. Он также не может быть расторгнут (см. Позицию ВС РФ, АС округов).

Г. С. Акимова
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам

Читайте также: