Начертите схему движения приказа внутри этого предприятия

Обновлено: 16.06.2024

Цели обучения — познакомить студентов:

с основными понятиями делопроизводства;
с правилами составления документов;
с правилами составления электронных бланков документов.

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

на внешние, входящие в систему;
внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

управленческая,
экономико-статистическая,
научно-техническая,
юридическая и др.

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

полнота информации для принятия управленческого решения;
оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

состояние системы или
принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

регистрация первичной информации или принятого решения,
передача,
обработка,
хранение информации.

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов;
универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, и должны быть сведены к минимуму возвраты на предыдущие ступени. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.
Путь движения документа должен быть кратчайшим.
Все документы в процессе документооборота секретарь должна направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.
Каждый документ в процессе движения должен проходить следующие операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

создание документов, т. е. фиксация их на каком-либо носителе;
передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
регистрация документов для осуществления контроля их исполнения;
систематизация и хранение документов, быстрый поиск их по мере надобности.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

Законодательные и правовые акты РФ
ГОСТы – государственные стандарты,
Нормативные документы
Классификаторы
ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

Основные нормативные документы

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

по происхождению (служебные, личные);
по сложности (простые, сложные);
по срочности (весьма срочные, срочные, несрочные);
по гласности (секретные, для служебного пользования, несекретные);
по форме (типовые, индивидуальные);
по срокам хранения (постоянного, временного, долговременного хранения).

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином – управленческие документы . Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести:

устав предприятия;
описание его структуры;,
штатное расписание;
правила внутреннего распорядка;
должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся:

приказы,
распоряжения и
решения по основной деятельности.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.),
трудовые книжки,
индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками,
личные дела,
лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока .

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию .

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

Поток поступающих документов (входящая документация) – это внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
Поток отправляемых документов (исходящая документация) – это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
Поток внутренних документов (внутренняя документация) – это документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Бывает непонятно, какой распорядительный документ использовать, чтобы поставить задачи внутри компании: приказ или распоряжение. Разбираем на примерах, в чем разница и какой документ лучше подойдет в разных ситуациях

Сергей Скрябин

Эксперт по праву

Чтобы ставить и решать задачи внутри компании, бизнес использует приказы и распоряжения. Не всегда понятно, когда какой документ нужно издать. Разбираемся, в чем отличия приказа от распоряжения, какой документ нужно издавать в разных ситуациях и кто имеет право это делать.

Сходства и различия приказа и распоряжения

В законодательстве нет общих правил, которые регулируют, когда издавать приказ, а когда — распоряжение. Например, в трудовом кодексе эти документы часто уравнивают в правах.

Так, чтобы принять сотрудника на работу или уволить его, подойдут оба документа.

Чтобы понять, чем отличается приказ от распоряжения, возьмем за основу определения из Единой государственной системы делопроизводства — ЕГСД.

Приказ — правовой акт, который издает руководитель органа государственного управления или его структурного подразделения, чтобы решить основные и оперативные задачи.

Распоряжение — правовой акт, который издает руководитель коллегиального органа государственного управления, чтобы решить оперативные вопросы. У распоряжения обычно ограниченный срок действия, и оно касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

Главное отличие этих документов в том, что приказ всегда издает руководитель компании или его заместитель, а распоряжение — руководитель компании, заместитель и другие уполномоченные лица, например начальники отделов.

Есть также условные отличия приказа от распоряжения. Мы собрали их в таблице.

Виды приказов и распоряжений

В делопроизводстве есть три вида приказов и распоряжений.

По основной деятельности. Цель — решить основные задачи, которые стоят перед компанией. Например, ввести штатное расписание или создать новое подразделение.

По административно-хозяйственным вопросам. Относятся к деятельности, которая связана с транспортным обслуживанием, эксплуатацией и оснащением зданий. Например, приказ или распоряжение о покупке оборудования.

По личному составу. Касаются вопросов взаимодействия сотрудников с компанией. Например, чтобы принять на работу или уволить сотрудника, нужно издать соответствующий приказ или распоряжение.

Порядок издания приказа и распоряжения

Правила не регламентированы законом, но их прописывают в инструкции по делопроизводству. Обычно порядок издания приказов и распоряжений выглядит так:

Иногда порядок может быть сложнее: ответственный сотрудник сначала готовит проект, согласует его с юристами и руководителем и только потом отдает на подпись.

Например, если руководитель издает приказ о введении системы сохранения коммерческой тайны, лучше сначала подготовить проект и согласовать его с юристом, чтобы документ не противоречил законам.

А вот при издании приказа о приеме на работу можно воспользоваться шаблоном — готовить проект и согласовывать с юристом не обязательно.

Требования к оформлению приказов и распоряжений

В законе нет требований к оформлению приказов и распоряжений, но в государственном стандарте есть рекомендации, примеры и шаблоны распорядительных документов.

Компаниям и ИП не обязательно оформлять документы строго по ГОСТу, но чтобы они имели юридическую силу, нужно указать следующие реквизиты:

Реквизит	Требование к реквизиту
Название компании	Должно соответствовать названию, которое прописано в уставе.

Кроме реквизитов, есть и другие рекомендации по оформлению распорядительных документов.

Ввести штатное расписание — это основная задача компании

Провести анализ рекламной кампании — это текущая задача

Коротко

Приказ издает только руководитель или его заместитель для решения основных задач компании и кадровых вопросов.
Распоряжение издает руководитель, его заместитель и начальники отделов для решения текущих задач компании.
Компании и ИП могут использовать только один из этих документов — разница между приказом и распоряжением условна.
Если хотите использовать оба документа, пропишите в инструкции по делопроизводству, кто имеет право издавать распорядительные документы и какие вопросы решает каждый из них.

Сейчас читают

Оферта: что это и зачем она нужна

Одному бизнесу оферта поможет ускорить заключение договоров с клиентами, а другому — будет нужна по закону. Что включить в оферту и как избежать типовых ошибок — в статье

Как ИП оформить банкротство

Пошаговый план действий для ИП при оформлении банкротства и другие способы погасить долги

Что такое выездная налоговая проверка и как бизнесу к ней подготовиться

С экспертом по налоговым проверкам разобрались, как бизнесу вести себя при выездной проверке, какие права и ограничения есть у сотрудников налоговой и как оспорить результаты, если вы с ними не согласны

Будьте в курсе событий бизнеса

Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

от 30 июля 2020 года N 274

2. Настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2021 г. и действует до 1 января 2027 г.

в Министерстве юстиции

10 ноября 2020 года,

регистрационный N 60817

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Минтранса России
от 30 июля 2020 года N 274

Правила подготовки документации по организации дорожного движения

I. Общие положения

1. Правила подготовки документации по организации дорожного движения устанавливают требования к составу и содержанию комплексных схем организации дорожного движения и проектов организации дорожного движения за исключением проектов организации дорожного движения, разрабатываемых в составе проектной документации объектов капитального строительства (далее - Правила, КСОДД, ПОДД соответственно), а также порядку их подготовки, согласования и утверждения.

2. Объем исходной информации для разработки документации по организации дорожного движения должен определяться исходя из существующей дорожно-транспортной ситуации, прогноза развития сети дорог, уровня детализации мероприятий по совершенствованию организации дорожного движения, с учетом примерного перечня, приведенного в приложении N 1 к Правилам.

3. При разработке КСОДД и ПОДД необходимо учитывать приоритет безопасности дорожного движения по отношению к потерям времени (задержкам) при движении транспортных средств и (или) пешеходов.

II. Требования к порядку подготовки, согласования и утверждения КСОДД

5. КСОДД для территории муниципального района, городского округа или городского поселения либо части муниципального района, городского округа или городского поселения разрабатываются и утверждаются органом местного самоуправления.

6. Органы местного самоуправления вправе разрабатывать и утверждать своими решениями КСОДД для территорий нескольких муниципальных образований, имеющих общую границу, с учетом положений пункта 15 Правил.

7. Органы местного самоуправления либо организации, осуществляющие разработку КСОДД (далее - разработчик КСОДД), представляют КСОДД на согласование в органы и организации, указанные в части 9 статьи 17 Закона об организации дорожного движения, в том числе в подразделения Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации (далее - органы и организации, рассматривающие КСОДД).

При наличии в перечне, установленном нормативным правовым актом субъекта Российской Федерации в соответствии с пунктом 4 части 9 статьи 17 Закона об организации дорожного движения.

8. Срок рассмотрения КСОДД органами и организациями, рассматривающими КСОДД, не может превышать 30 календарных дней со дня их поступления на согласование.

9. По итогам рассмотрения КСОДД органы и организации, рассматривающие КСОДД, направляют разработчику КСОДД ответ в письменной форме или в форме электронного документа посредством направления ответа по адресу электронной почты разработчика КСОДД. Ответ считается доставленным и в тех случаях, если он поступил разработчику КСОДД, которому он направлен, но по обстоятельствам, зависящим от него, не был ему вручен или разработчик КСОДД не ознакомился с ним.

10. Ответ должен содержать информацию о согласовании КСОДД или об отказе в согласовании КСОДД с указанием замечаний.

11. Основанием для отказа в согласовании КСОДД является его несоответствие требованиям:

2) нормативных правовых актов, изданных в соответствии с Законом об организации дорожного движения;

Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, N 46, ст.6809; 2018, N 45, ст.6966.

12. В ответе, содержащем информацию об отказе в согласовании КСОДД, необходимо указывать структурную единицу нормативных правовых актов и (или) документов по стандартизации (статью, часть, пункт), указанных в пункте 11 Правил, требования которых были нарушены разработчиком КСОДД.

13. Разработчик КСОДД должен повторно представить доработанный КСОДД в органы и организации, рассматривающие КСОДД, не позднее 30 календарных дней со дня получения ответа, содержащего информацию об отказе в согласовании КСОДД.

15. КСОДД должна быть утверждена:

1) не позднее 30 календарных дней со дня получения согласований всех органов и организаций, рассматривающих КСОДД;

2) должностным лицом органа местного самоуправления в верхней части титульного листа КСОДД грифом "УТВЕРЖДЕНА" (без кавычек) с указанием наименования должности такого лица, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения или муниципальным правовым актом.

16. КСОДД в срок не позднее 30 календарных дней со дня ее утверждения органом местного самоуправления должна направляться в бумажном или электронном виде оператору информационно-аналитической системы регулирования на транспорте (АСУ ТК), в территориальные подразделения Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации (далее - территориальные подразделения Госавтоинспекции), а также в отношении автомобильных дорог федерального значения - в уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий федеральный государственный контроль в области организации дорожного движения, и в отношении автомобильных дорог регионального или межмуниципального, местного значения - в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации, осуществляющий региональный государственный контроль в области организации дорожного движения.

III. Требования к составу и содержанию КСОДД

17. КСОДД должна включать:

1) паспорт КСОДД;

2) характеристику существующей дорожно-транспортной ситуации;

3) мероприятия по организации дорожного движения и очередность их реализации;

4) оценку объемов и источников финансирования мероприятий по организации дорожного движения;

5) оценку эффективности мероприятий по организации дорожного движения.

В целях обеспечения эффективности организации дорожного движения и обеспечения качества транспортного обслуживания населения на территории муниципальных образований разработчиком КСОДД в составе КСОДД могут быть подготовлены предложения по корректировке документов, на основе которых осуществлялась подготовка КСОДД, и документов, указанных в пункте 2 статьи 16 Закона об организации дорожного движения. Данные предложения направляются разработчиком КСОДД в адрес органов местного самоуправления для принятия решения о целесообразности их реализации.

18. Разработка КСОДД должна осуществляться для территории муниципального района, городского округа или городского поселения либо части муниципального района, городского округа или городского поселения либо территории нескольких муниципальных образований, имеющих общую границу (далее - территория, в отношении которой осуществляется разработка КСОДД).

19. Разработка КСОДД производится в следующей последовательности:

1) предварительный анализ существующей документации по организации дорожного движения для сети дорог территории, в отношении которой осуществляется разработка КСОДД;

2) при отсутствии данных, указанных в подпункте 1 настоящего пункта, осуществляются дополнительные обследования для сети дорог территории, в отношении которой осуществляется разработка КСОДД, в целях определения основных параметров дорожного движения;

3) разработка системы целевых показателей реализации КСОДД;

4) формирование вариантов проектирования КСОДД;

5) оценка эффективности реализации вариантов проектирования КСОДД с использованием средств математического моделирования;

6) выбор утверждаемого варианта проектирования КСОДД.

20. Паспорт КСОДД должен содержать наименование КСОДД, основания для разработки КСОДД, наименования заказчика и разработчиков КСОДД, места их нахождения, цели и задачи КСОДД, показатели оценки эффективности организации дорожного движения, сроки и этапы реализации КСОДД, описание запланированных мероприятий по организации дорожного движения, объемы и источники их финансирования.

21. Характеристика существующей дорожно-транспортной ситуации приводится для территории, в отношении которой осуществляется разработка КСОДД, и должна включать:

1) результаты анализа имеющихся документов территориального планирования, подготовка и утверждение которых осуществляются в соответствии с Градостроительным кодексом Российской Федерации, планов и программ комплексного социально-экономического развития муниципальных образований (при их наличии), долгосрочных целевых программ, программ комплексного развития транспортной инфраструктуры городских округов, поселений, материалов инженерных изысканий;

Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 1, ст.16; 2020, N 29, ст.4512.

2) оценку социально-экономической деятельности территории, включая деятельность в сфере транспорта, дорожную деятельность;

3) оценку сети дорог, оценку и анализ показателей качества содержания дорог, анализ перспектив развития дорог на территории;

4) оценку существующей организации движения, включая организацию движения транспортных средств общего пользования, организацию движения грузовых транспортных средств, организацию движения пешеходов и велосипедистов;

5) оценку организации парковочного пространства, оценку и анализ параметров размещения парковок (вид парковок, количество парковочных мест, их назначение, обеспеченность, заполняемость);

6) данные об эксплуатационном состоянии технических средств организации дорожного движения (далее - ТСОДД);

7) анализ состава парка транспортных средств и уровня автомобилизации муниципального района, городского округа или городского поселения;

Сегодня электронный документооборот смело врывается в нашу жизнь, сегодня практически все компании применяют электронные документы, пользуются электронной почтой, электронные декларации, тем более что для налогообложения НДС обязательность деклараций установлена законодательно. перешел дальше и использует в повседневной жизни системы электронного документооборота и перевел всю отчетность и первичные документы в электронный вид.

Понятие электронного документооборота и плюсы электронного документооборота

Электронный документооборот представляет собой способ работы с документами. Особенности электронного документооборота состоят в том, что электронные документы, подписанные электронной цифровой подписью. Такой документ, подписанный ЭЦП, равен по своему значению документу на бумажном носителе.

Электронный документооборот имеет свои плюсы и минусы.

Таблица
Плюсы и минусы электронного документооборота

Плюсы электронного документооборота

Минусы электронного документооборота

Возможность быстро найти документы; Наличие централизованной структуры документооборота; Систематизированное хранение документов в электронном архиве; Простота в регистрации и согласовании документов; Возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, что экономит время; Возможность составления аналогичных документов; Проведение электронного аудита

Необходимость приобретения электронной цифровой подписи; Невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот; Дополнительные расходы на электронный документооборот; Отсутствие унифицированных форматов документооборота; Недоверие некоторых пользователей к электронным документам

, электронный документооборот предусмотрен в налоговом законодательстве. Например, при подаче отчетности по страховым взносам или НДФЛ, ее необходимо подавать в электронном виде, если численность компании составляет более 25 человек. Сдавать отчетность в электронном виде необходимо подавать декларацию в электронном виде. Кроме того, пояснения, если отчетность подана в электронном виде, в 2017 году также необходимо будет давать в виде электронного документа.

Пятая причина связана с тем, что сегодня многие компании работают в различных регионах, с разными городами, поэтому для организации эффективного бизнеса необходимо ускорить документооборот и упростить взаимоотношение между сторонами. В этой связи интуитивно многие компании вводят электронный документооборот.

Как ввести электронный документооборот?

На первом этапе необходимо принять принципиальное решение о введении электронного документооборота. Такое решение оформляется приказом по предприятию. Некоторые компании разрабатывают специальные локальные акты, которые регулируют документооборот и согласование документов внутри компании, к таким особенностям можно отнести согласование документов между отделами, постановка на контроль, подписание руководством и хранение архивных документов.

На втором этапе необходимо выбрать, какую подпись будет использовать компания при оформлении документов.

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

На четвертом этапе необходимо предоставить документы для заключения договора.

Шестым этапом является внедрение электронного документооборота в компании, организация конкретного обмена электронными документами. составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих в соответствии с утвержденным форматом.

Что должен содержать договор с удостоверяющим центром?

При заключении договора с удостоверяющим центром необходимо обратить внимание на правовой статус удостоверяющего центра. Аккредитация удостоверяющего центра осуществляется при условии, в частности, выполнения им требований о наличии финансового обеспечения ответственности за убытки, причиненные третьим лицам вследствие их доверия к информации, указанной в сертификате ключа проверки электронной подписи, выданном таким удостоверяющим центром, или информации, содержащейся в реестре сертификатов, который ведет такой удостоверяющий центр, в сумме не менее чем 1,5 млн руб.

Заключая договор с удостоверяющим центром важно обратить внимание на предмет договора. Согласно статье 432 ГК РФ это условия, обязательные для договоров данного вида. Договор считается заключенным, если между сторонами, в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. То есть важно прописать наиболее четко предмет договора.

Как организовать электронный документооборот внутри компании?

Внутри компании электронный документооборот должен быть организован как часы. Ведь важно, что электронный документооборот предполагает сканирование документов, подписание электронной цифровой подписью. А это значит, что нужен специалист, который отвечает за электронные , а на рабочих местах руководителей должно быть установлено специальное программное обеспечение, позволяющее подписывать документы.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати, поскольку печать не является обязательным реквизитом. Внутри компании могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Например, без электронной цифровой подписи может осуществляться постановка документов на контроль.

Если вы хотите организовать документооборот со своими контрагентами, то необходимо соответствующие положения включить в договор с контрагентом.

Документы формируются и подписываются в электронном виде. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

требования о представлении пояснений;
уведомления о контролируемых иностранных компаниях;
уведомления о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента);
налогового уведомления;
решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
решения об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств;
решения о проведении выездной налоговой проверки;
иные документы.

Как организовать хранение электронных документов?

Основным нормативным актом, регулирующим хранение электронных документов, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Министерства культуры Российской Федерации от № 526, далее — Правила). В данном документе впервые устанавливаются правила хранения электронных документов.

Каким образом необходимо хранить документы?

, необходимо подготовить номенклатуру дел конкретной организации. Номенклатура дел будет различаться в зависимости от компании, сферы деятельности.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

, необходимо сформировать дела. для этого необходимо провести экспертизу ценности документов, которые будут храниться в электронном виде. Напомним, что есть нормативные сроки хранения отдельных документов. Например, бухгалтерские документы хранятся в течение 5 лет, а налоговые — в течение 4 лет.

, нужно заархивировать документы.

Прежде чем поместить электронное дело на хранение, его нужно:
— выгрузить из электронной системы (если документ создается в специальном программном продукте);
— защитить от возможных изменений, сохранив в подходящем формате;
— записать на носитель информации.

Общепринятый формат для хранения и архивирования электронных документов — PDF/A. Следует отличать его от привычного PDF, с каждым обновлением которого появляются все новые возможности для работы с файлами. PDF/A предназначен для другого: это формат для долгосрочного архивного хранения электронных документов.

Пятым шагом является составление описей. В опись включаются все электронные дела, которые были сформированы в отношении электронных документов. Однако вместо количества листов, которое указывается при формировании дел на бумажных носителях указывается объем электронных документов.

Формат описи может выглядеть следующим образом:

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя структурного подразделения
Подпись	Расшифровка
Дата подписи

СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы ДОУ
Подпись	Расшифровка
Дата подписи

Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив)
Подпись	Расшифровка
Дата подписи

В некоторых случаях необходимо уничтожить документы. Например, достаточно долго хранились служебные записки, срок хранения истек и необходимо их уничтожить. В этом случае проводится экспертиза ценности документов. Такую экспертизу может провести специальная комиссии. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документов. Форма подобного акта разрабатываются компанией самостоятельно. И на основании акта диски или иные носители информации просто уничтожаются.

НДС – 2022

Лучший спикер в налоговой тематике Эльвира Митюкова 14 января подготовит вас к сдаче декларации и расскажет обо всех изменениях по НДС. На курсе повышения квалификации осталось 10 мест из 40. Поток ограничен, так как будет живое общение с преподавателем в прямом эфире. Успейте попасть в группу. Записаться>>>

Само по себе внедрение системы документооборота в электронном формате в коммерческой компании или в государственном учреждении не может являться самоцелью. Даже отказ от использования бумаги и сокращение затрат, как денежных, так и по времени, на печать, отправку, получение и хранение документов – здесь не столь важны. На этот процесс следует смотреть шире, при этом разделяя области внедрения.

Внедрение СЭД – системы электронного документооборота внутри организации, позволит организовать полностью контролируемое пространство для взаимодействия между департаментами, территориально отдаленными представительствами и отдельно взятыми сотрудниками.

Внедрение ЭДО – внешнего юридически значимого электронного документооборота, широко используемая за счет регулирования государством система обмена электронными документами, осуществляемого через операторов ЭДО, которая позволяет передавать документы по телекоммуникационным каналам связи (с использованием средств криптографической защиты информации и специальных программ операторов) и получать обратную связь о статусе переданного документа.

Системы обмена электронными документами – это не только создание, отправка и получение документов, это сокращение затрат и выход на новый уровень бизнес-процессов и коммуникаций с контрагентами, а также четкий контроль всей совокупности процессов при работе с документами.

В этой статье мы рассмотрим ключевые шаги в постановке как внутреннего, так и внешнего документооборота организации, а также технологию безроумингового ЭДО. И начнем с СЭД, ведь именно работа этой системы сопровождает каждый бизнес-процесс на предприятии.

Зачем нужна система электронного документооборота на предприятии?

Целью внедрения электронного документооборота в учреждении является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления, коммуникации и работы. Именно поэтому для построения эффективной СЭД необходимо:

провести аудит сложившегося документооборота;
исследовать функции имеющихся инструментов обмена (почта, системы, записи о курьерах и почте у секретарей);
провести интервьюирование участников обмена.

Анализ действующей системы работы с документами в компании

утеря документов;
дублирование документов и процедур;
длительное время согласования;
денежные траты на бумажный документооборот и т.д.

Анализ также позволяет понять, какой участок бизнес взаимодействий является наиболее критичным и требует наиболее быстрого внедрения электронного взаимодействия. Если процессы локализованы в рамках подразделения или узкоспециализированы (например, перевод на электронный документооборот участка кассовых документов в случае географически отдаленно расположенных точек продаж). В этом случае можно рассмотреть локальное внедрение обмена ЭД, которое в свою очередь может послужить пилотным проектом внедрения СЭД, требует меньше временных и финансовых затрат.

На основе анализа разрабатывается целевая схема, которая будет реализована технически. Она должна, как минимум, обеспечивать:

удобный поиск;
оперативный контроль всех этапов работы с документом;
редактирование и согласование в соответствии с установленными ролями;
а также требования, обусловленные спецификой бизнеса.

Рис.1 СЭД на предприятии

Нужно ли составлять положение об электронном документообороте?

Исходя из возможностей и функционала технических инструментов, на базе которых будет построена целевая СЭД, в положение прописывают регламенты обработки документов, инструкции для исполнителей, их ответственность и порядок организации взаимодействия, а также права, доступ и возможность одновременной работы. Также положение должно четко описывать точки управления и контроля в процессе, маршруты движения документов, очередность согласования и утверждения, а также порядок их исполнения.

Оформление приказа о введении СЭД

На базе ТЗ принимается план внедрения СЭД и утверждается методология, что должно быть зафиксировано в соответствующем приказе. Этот, на первый взгляд, формальный этап, во-первых может затянуться, если в компании разветвленная система согласования, а во-вторых, очерчивает границы проекта и прописывает роли, что в будущем избавит участников процесса от взаимных претензий, даже если к внедрению не привлекались специалисты сторонней организации.

Установленной формы приказа нет, но, ориентируясь на то, что документ должен содержать исчерпывающие указания, в него должны быть включены следующие важные моменты:

когда и при каких условиях система будет запущена в промышленную эксплуатацию;
методологическая документация – ТЗ, регламенты, инструкции, правила;
назначение ответственных лиц по участкам – за внедрение технических средств, первоначальную обработку массива документов, обучение сотрудников
какие поправки и дополнения должны быть внесены в корпоративные нормативные акты и должностные инструкции.

Официальный запуск системы в эксплуатацию

Запуск системы в промышленную эксплуатацию, как правило, предваряется тестовым периодом, который позволяет отработать все недочеты и доработать недостающий функционал.

Теперь мы перейдем к процессу внедрения системы внешнего электронного документооборота.

Зачем нужна система ЭДО с контрагентами?

Если внедрение СЭД на предприятии чаще всего оптимизирует внутренние процессы и снижает издержки взаимодействия между участками и, как правило, является логичным следствием продуманного руководства, и, самое главное, регламентируется самим предприятием, то внедрение системы электронного взаимодействия с контрагентами вот уже более 20 лет проходят тяжелый путь.

И только регулирование со стороны государства, создание порядка аккредитации операторов электронного документооборота, большая просветительская работа в данном направлении постепенно дает свои плоды.

Устанавливая форматы и регламенты обмена документами между хозяйствующими субъектами, определяя порядок равнозначности электронного документа и бумажного оригинала и судебную защиту на основании такого документа государство подталкивает бизнес к электронному взаимодействию при совершении сделок. А сотрудничество с аккредитованным оператором, который берет на себя передачу и доставку документов, а также подтверждение всех сопутствующих действий, дает компании эффективный инструмент мгновенных бизнес-коммуникаций без потери юридической значимости взаимодействия.

Централизованная структура документооборота, систематизированное хранение документов в электронном архиве оператора, возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, – все сделает саму структуру документооборота полностью контролируемой и прозрачной, а в совокупности с СЭД ускорит процессы регистрации и согласования.

Что важно, переходить на электронные документы выгодно при любом количестве документов. Статистика говорит о сокращении расходов на бумагу и услуги доставки в среднем в 10 раз, без учета экономии на архивном хранении, а интеграция с системами бухучета, которые применяют компании любого масштаба, принесет ряд дополнительных преимуществ.

Среди них – автоматизация большой части ручных операций, контроль наличия оригинала и исключение риска его потери, структурированное хранение документов (по закону первичные документы хранят не менее 4 лет), простота их поиска, особенно при при форс-мажорах, например, при запросе контролирующих органов на аудит – все это вряд ли заставит пожалеть об отказе от бумажного документооборота.

Внедрение электронного документооборота в организации по этапам

Рис.2 ЭДО в организации

Важно учесть то, к какому оператору ЭДО подключен или планирует подключиться ваш контрагент. Механизм установления автоматического роуминга между различными операторами не всегда реализован. Например, прямой роуминг налажен между операторами ЭДО, входящими в Хаб 1С: Калуга Астрал, Тензор, Линк-сервис, ЭТП ГПБ, Удостоверяющий центр. В случае обмена документами с контрагентами, использующими Контур.Диадок, придется налаживать роуминг вручную. Эта процедура может занимать в среднем 5-6 дней. Статус настройки роуминга надо отслеживать самостоятельно.

Если ваши контрагенты используют разных операторов ЭДО, то целесообразнее выбрать технологию ЭДО, которая поддерживает безроуминговый обмен между всеми операторами – WA:ЭДО. Технология интегрирована напрямую с 1С-ЭДО и Контур.Диадок. Она позволяет автоматически настраивать роуминг с различными операторами, работать с различными операторами в едином интерфейсе, вся информация автоматически отображается онлайн. Согласовывать документы можно в Личном кабинете, в 1С (сервис максимально интегрирован с 1С) или в привычной всем электронной почте. Предусмотрена поддержка различных маршрутов согласования и автоподпись документов без вашего участия.

Поскольку в WA:ЭДО агрегированы различные операторы ЭДО, исходящие документы отправляются самым дешевым маршрутом, что позволит вам существенно экономить на ЭДО, так как кроме этого вы заплатите только за ЭП, если у вас ее нет. При этом технология безопасна в использовании и отвечает всем требованиям законодательства РФ.

С организационно-технической точки зрения внедрение ЭДО на небольшом предприятии состоит из формальных задач, которые сводятся к обеспечению юридической силы электронных документов:

Для крупных предприятий, имеющих разветвленную структуру документооборота с большим количеством контрагентов для достижения максимального эффекта от перехода на ЭДО рекомендуется внедрение специализированных программных продуктов или кастомизированных интеграционных решений с привлечением сторонних организаций.

Этап №1. Выбор вида электронной подписи

Все электронные документы делятся на формализованные и неформализованные. Неформализованные документы свободны от жесткого регулирования со стороны государства (счета на оплату, письма, договоры, доверенности, техническая документация паспорта сделки и др.). Их принятие и распознавание возможно только с участием человека.

Для формализованных в отдельных законодательных актах четко описан и утвержден единый формат и регламент передачи. Это позволяет использовать программные средства всех участников обмена для распознавания и обработки в информационных системах, в том числе в программах для бухгалтерии и системе ФНС. Рекомендованный формат используют все операторы ЭДО при обмене.

Для юридически значимого взаимодействия через оператора необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, особенно это жестко закреплено для подписания электронных счетов-фактур, поэтому для обмена с контрагентами посредством операторов используют только самый защищенный вид подписи.

Рис.3 Выбор ЭЦП

В иных случаях, по соглашению сторон законодательно допускается использование простой и неквалифицированной подписи:

простая только подтверждает факт подписания документа;
неквалифицированная позволяет определить подписанта и обнаружить исправления, сделанные после подписания документа.

Этап №2. Выбор удостоверяющего центра (УЦ) и оператора

Оператор – организация, обладающая программно-аппаратным комплексом для реализации форматов и регламентов обмена электронными документами, утвержденными законодательно. Защищенные сервера и каналы связи оператора обеспечивают безопасность при обмене открытой и конфиденциальной информацией в рамках электронного документооборота. Оператор своевременно вносит изменения в механизмы обмена и форматы документов в соответствии с корректировками требований регуляторов рынка (ФНС, ФСБ, Правительство).

Оператор уведомляет ФНС, что юрлицо присоединилось к обмену (важно при обмене счетами-фактурами), проверяет электронные подписи на действительность в момент подписания документов, гарантирует доставку электронных документов контрагенту в соответствии с настроенным маршрутом, а также реализует функциональность обмена приглашениями между контрагентами.

Организовать систему обмена юридически значимыми документами, например, обмен теми же счетами-фактурами без участия оператора, невозможно, так как не будет соблюдаться регламент передачи документов, установленный законодательно. Помимо этого участие оператора поможет избежать многих рисков, связанных с переходом на ЭДО, и упростить ряд технических моментов. Все аккредитованные операторы перечислены на сайте ФНС.

При выборе операторов стоит исходить из собственных потребностей и ориентироваться на стоимость и перечень услуг, пакетные предложения, наличие техподдержки и колл-центра, популярность и линейку сервисов.

Удостоверяющий центр – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющий функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции сопровождения сертификатов.

При выборе УЦ важно обратить внимание на его правовой статус. Его аккредитация зависит от возможностей нести финансовую ответственность в случае убытков третьих лиц, доверившимся информации, указанной в сертификате ключа проверки ЭП, выданном этим УЦ, или данным реестра ключей, который ведет этот УЦ.

Этап №3. Подготовка документов и заключение договора с УЦ и оператором

Для покупки электронной подписи, как правило, необходимо заключить договор с УЦ, оплатить услугу, предоставить оригиналы заявительных документов и пройти процедуру идентификации владельца сертификата, предоставив документы удостоверяющие личность и подтверждающие полномочия, при личной встрече с представителями удостоверяющего центра. Поскольку усиленная квалифицированная подпись требуется представителям руководящего звена, посещение ими УЦ необходимо запланировать заранее.

Регистрируясь в системе ЭДО выбранного оператора, компания присоединяется к регламенту работы сервиса, что позволяет не заключать специальные соглашения с каждым контрагентом в дальнейшем и облегчает процесс внедрения ЭДО. Также организация идентифицируется по сертификату электронной подписи уполномоченного лица и получает свой уникальный идентификатор, который может сообщить любому другому участнику для настройки маршрута обмена. Операторы могут дорабатывать свои системы по запросам пользователей, что также важно отразить в документах.

Если вы планируете внедрение технологии безбумажного документооборота на предприятии и вам необходима консультация, обратитесь к нашим специалистам любым удобным для вас способом. Наша компания специализируется на построении таких систем, начиная с типовых – где требуется только внедрение и настройка типового 1С-ЭДО, до сложнейших проектов построения полноценных BPM-систем с использованием уникальной технологии WA:ЭДО.

Читайте также: