Можно ли в кассовых документах ставить факсимиле директора

Обновлено: 04.07.2024

Что такое факсимильная подпись, кому и зачем она нужна, когда можно, а когда нельзя ей пользоваться – расскажем об этом подробнее в статье.

Факсимиле – что это

Это воспроизведение личной подписи на печати-клише для заверения документов без личного участия руководителя, который несет ответственность за делопроизводство в компании.

Клише может быть и в электронном виде: подпись сканируют и вставляют скан в электронный документ.

Обычно штамп с подписью используют, чтобы ускорить документооборот в компании и упростить работу, например, бухгалтеру, который работает с огромным количеством документов каждый день.

Как правильно использовать факсимиле

Если вы хотите использовать факсимиле, то предварительно с каждым контрагентом надо заключить соглашение об использовании штампа в качестве аналога собственноручной подписи должностного лица.

Значит, обе стороны согласились с тем, что клише приравнивается к личной подписи и, соответственно, имеет ту же юридическую силу, что и эта подпись.

Соглашение об использовании факсимиле – обязательный документ. Если по условиям договора, подписанного штампом, возникнет спор с контрагентом, и дело дойдет до суда – такой документ без предварительно заключенного соглашения может быть признан недействительным.

Подобное соглашение составляется на конкретный договор или на все документы, которые заключаются с контрагентом. Но с каждой стороной заключается индивидуальное соглашение.

Также в соглашении можно установить процедуру использования факсимиле. Например, для подписи штамп использует только один участник договора.

Минимальная информация для соглашения об использовании факсимильной подписи:

назвать субъекты договора и ФИО лиц, которые представляют названные субъекты,
прописать основание, по которому действует каждый субъект;
прописать, о чем договариваются участники соглашения (например, о возможности или допустимости использования факсимильной подписи представителем одного или обоих участников при подписании определенных документов – и перечислить список документов, на которых можно поставить штамп).

Принципиально важно, чтобы такое соглашение было засвидетельствовано собственноручной подписью представителей, поскольку в данном случае только личная подпись будет служить подтверждением, что согласие действительно достигнуто.

Другой вариант заверения согласия на использование клише – прописать пункт о допустимости использования факсимильной подписи в самом договоре. Такой документ тоже должен быть подписан представителями обеих сторон собственноручно.

Однако даже при заключенном соглашении факсимильную подпись можно ставить далеко не на все документы.

Где можно использовать факсимиле

На каких документах можно ставить штамп:

договоры и дополнительные соглашения, если есть письменное и заверенное собственноручной подписью согласие обеих сторон на использование клише одной или двумя сторонами;
наградные документы (почетные грамоты, листы о награждении);
служебные удостоверения;
полисы (медицинские и страховые);
письма (уведомления, извещения, приглашения и проч.).

Какие документы нельзя подписывать факсимиле

Штампом нельзя заверять бухгалтерские финансовые документы.

Например, в декларации для налоговой службы, счет-фактуре, платежной накладной, кассовой книге, расходном кассовом ордере можно поставить только личную подпись руководителя или бухгалтера.

Все бумаги, которые передаются в государственные органы, может подписывать только руководитель.

Также не получится заверить печатью-клише любую доверенность, трудовые книжки и договоры, приказы. Нельзя использовать ее в нормативно-правовых актах, например, федеральных законах и проч.

Документы, подписанные штампом, не примут и банковские сотрудники. Все образцы подписей, заявления, чеки и другие платежные документы должны быть подписаны ответственным лицом собственноручно.

Несмотря на активное внедрение СЭД и ЭЦП, в деловом документообороте активно применяются печати и штампы. В цикле статей расскажем, как организовать работу с печатями и штампами, учитывая юридические особенности. Первая статья посвящена использованию факсимиле.

печать – устройство, содержащее клише печати, для нанесения оттисков на бумагу;
оттиск – изображение клише печати на бумаге.
клише печати – элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати.

Официальных терминов мало, учитывая сложившуюся практику работы с документами. Разновидностей печатей несколько, и каждая из них имеет определенную задачу.

По назначению печать бывает:

печать – заверяет подлинность подписи должностного лица посредством нанесения оттиска на документ [2];
штамп – содержит текстовую информацию. Форма штампов – произвольная. Напомним, что апостиль также является штампом;
факсимиле – разновидность штампа, оттиск которого воспроизводит подпись официального лица;
штемпель – с его помощью почтовые работники проставляют печати на почтовых отправлениях.

По наличию на печатях государственной символики печать бывает:

По форме печать может быть:

круглой – самая распространенная форма печати. Ее применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели;
треугольной – обычно используют медицинские учреждения;
овальной – для внутреннего пользования в библиотеках и организациях;
прямоугольной – это, как правило, штамп, штемпель.

ПРАВОВАЯ БАЗА

МНС РФ в своем информационном письме поясняет:

Из п. 2 ст. 160 ГК РФ можно сделать вывод, что если контрагент согласен принять факсимиле в качестве подписи, то документ будет иметь такую же юридическую силу, как и подписанный собственноручно. Но в этой статье не конкретизируется, в какой момент должно быть достигнуто соглашение об использовании факсимильной подписи при заключении сделок. Факт согласия на использование факсимиле можно зафиксировать как непосредственно в договоре, заключаемом с контрагентом, так и в отдельном соглашении, иначе при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным, что подтверждается сложившейся судебной практикой (постановления ФАС Московского округа от 12.11.2003 № КГ-А40/8849-03, ФАС Уральского округа от 05.04.2006 N Ф09-2277/06-С6, постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.09.2003 № А56-30237/02):

федеральным законом;
иным нормативным правовым актом (НПА);
соглашением сторон.

СОГЛАШЕНИЕ СТОРОН ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ФАКСИМИЛЕ

Приведем пример соглашения об использовании факсимиле только при переписке. Можно добавить пункт об использовании факсимиле в текст договора с контрагентом. Суды в большинстве случаев при отсутствии зафиксированного в письменной форме согласия сторон на использование факсимиле признают договоры, подписанные факсимиле, недействительными. Иногда суд занимает прямо противоположную сторону, считая, что поскольку стороны выполнили свои обязательства по договору, подписанному факсимиле, и ни одна из сторон не заявляет о его недействительности, то согласие об использовании факсимиле достигнуто. Но такая позиция суда касается рассмотрения иных споров, нежели признание договора недействительным.

ПРАКТИКА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

На доверенности

Нельзя использовать факсимиле при подписании доверенности:

[1] В ред. от 04.03.2004.

[3] Выделено автором.

[4] Выделено автором.

[5] Выделено автором.

Н.В. Артонкина, документовед, архивист

Вопрос: Правомерно ли использование факсимиле в договорах и первичных учетных документах (далее- ПУД) — актах передачи имущественных прав, актах выполненных работ, оказанных услуг, накладных?

Ответ: В договорах – можно, если это предусмотрено соглашением сторон, в ПУД – нет.

Обоснование:

1. Факсимиле в договорах

Законодательство позволяет использовать при заключении договоров факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, либо иной аналог собственноручной подписи лишь в случаях, предусмотренных законодательством либо соглашением сторон .

Поскольку законодательство не определяет случаи, в которых возможно указанное воспроизведение подписи, подписание договора факсимильными подписями будет правомерно только если это предусмотрено соглашением сторон. При этом, по нашему мнению, включение в договор, который будет подписываться факсимильными подписями, такого соглашения не будет являться надлежащим соглашением о возможности подписания договора факсимильными подписями. Это связано с тем, что данный договор будет подписываться факсимильными подписями, а указанное соглашение, которое по сути, также является сделкой, должно быть заключено в письменной форме и подписано собственноручными подписями сторон . Ведь поскольку соглашение является сделкой, оно может быть подписано факсимильными подписями, только если стороны об этом договорились в письменной форме, скрепив эту договоренность собственноручными подписями .

Вместе с тем, в материалах судебной практики имеется следующая позиция представителей Высшего Хозяйственного суда Республики Беларусь. «Согласно пункту 2 статьи 161 ГК использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования допускается в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон. Применительно к указанной норме выполнение одной стороной подписи на договоре, в котором факсимильным способом воспроизведена подпись второй стороны с отражением этого условия в его тексте, свидетельствует о ее согласии с этим и не противоречит действующему законодательству, поскольку при заключении сделки стороны вправе устанавливать порядок ее удостоверения.

Исходя из сказанного, подписание договоров факсимильными подписями имеет смысл использовать, когда у сторон длительные договорные отношения, и они периодически заключают договоры. В таком случае стороны могут заключить соглашение о подписании факсимильными подписями всех договоров, которые будут заключаться между ними, подписав это соглашение собственноручно. Если же это единичный договор, смысла в таком оформлении нет, поскольку соглашение нужно будет все равно подписывать собственноручно, а те же две подписи можно проставить и в договор.

2. Факсимиле в ПУД

Как мы отметили выше, о возможности использования факсимиле при совершении сделок идет речь в положениях ГК. При этом стороны вправе использовать данный порядок совершения сделок, только если они заключили между собой соответствующее соглашение.

В связи с этим возникает вопрос, можно ли применить эти нормы к ПУД?

Далее мы разберемся с вопросом применяются ли указанные выше положения ГК к ПУД и, соответственно, можно ли использовать факсимиле при оформлении ПУД.

Так, в положениях ГК, предусматривающих возможность использования факсимиле, речь идет исключительно о совершении сделок с использованием факсимильной подписи. Следовательно, данные нормы ГК можно применить к ПУД только если ПУД являются сделками. Однако, по нашему мнению, ПУД сделками не являются. ПУД – это документы, подтверждающие факт совершения хозяйственных операций. Они отражают факт выполнения условий сделок. Сделками же являются договоры, соглашения и иные аналогичные документы (далее – договор).

ПУД можно рассматривать как договор в случаях, когда договор между сторонами не заключен, а ПУД содержит все существенные условия договора. Вместе с тем в таких случаях ПУД не только выступают в качестве договора, но и являются первичными учетными документами, подтверждающими факт совершения хозоперации. Следовательно, требования, установленные законодательством для ПУД, как в случаях, когда ПУД не является договором, так и в случаях, когда он является таковым, должны соблюдаться.

Далее мы рассмотрим, какие требования предъявляются законодательством к ПУД и позволяют ли они проставлять в ПУД факсимильную подпись.

Отметим, что есть практика квалификации контролирующими органами ПУД, пописанных факсимильной подписью, в качестве не имеющих юридической силы. Последствиями такой квалификации может быть доначисление налогов, уплата пени за их недоплату, привлечение организации и ее должностных лиц к административной ответственности.

Квалификация ПУД, подписанных факсимильной подписью, в качестве не имеющих юридической силы не является бесспорной. Однако, во избежание споров с контролирующими органами и судебных разбирательств, не рекомендуем оформлять ПУД с использованием факсимильного аналога подписи.

Отметим, что некоторым организациям разрешено оформлять ПУД путем факсимиле. Однако, в законодательстве их такое право прямо не закреплено. На практике, такое право предоставляется определенным организациям, например, письмами Минфина. К таким организациям относится лишь небольшой круг организаций. По имеющейся у нас информации – это, например, операторы сотовой связи, Белтелеком. В случае, если организация направляет Вам ПУД с факсимильной подписью, рекомендуем до принятия их к учету запросить у этой организации документ (письмо Минфина или иной документ), который подтверждает ее право на такое оформление.

Приведенные обоснования и выводы применимы как к ТТН и ТН, так и к актам передачи имущественных прав, актам выполненных работ, оказанных услуг. Это связано с тем, что требование об обязательном включении в ПУД подписей ответственных лиц являются общими, то есть должны применяться независимо от вида ПУД. Иное может быть предусмотрено Президентом. Однако, в отношении указанных видов ПУД иное не предусмотрено.

Отметим, что некоторые специалисты высказывают мнение, что использование факсимиле в ПУД является правомерным, если стороны заключили соглашение об этом, например, включили соответствующее условие в договор. Однако, мы не рекомендуем руководствоваться этим на практике, поскольку, как мы указали выше, требования законодательства к ПУД не позволяют использовать в них факсимильные подписи.

Вывод: Законодательство допускает использование факсимильной подписи при совершении сделок, если стороны заключили об этом соответствующее соглашение. При этом, по нашему мнению, данное соглашение должно быть заключено в письменной форме путем собственноручного подписания его сторонами.

В ПУД допускаются только собственноручные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозоперации и (или) правильность ее оформления. Это связано с тем, что ПУД – это документ, который предназначен для подтверждения факта совершения хозоперации и должен соответствовать требованиям Закона о бухучете об обязательном включении в него подписи. Факсимильная подпись, по сути, не является подписью, а является ее аналогом. Следовательно, подписание ПУД факсимильными подписями не допускается.

podpisanie_pervichnyh_dokumentov_faksimile.jpg

Факсимиле – на каких документах можно ставить?

Стандартным способом удостоверения документации является проставление на них подписей руководства. Для ускорения процедуры оформления формуляров ГК РФ разрешает использовать средства факсимильного воспроизведения подписи. В ст. 160 ГК РФ указано, что в отдельных случаях допускается пользование факсимиле, юридическая сила такой подписи будет действительна при условии, что этот вариант оформления документации предусмотрен законодательством или соглашением между участниками сделки.

На каких документах можно ставить факсимиле руководителя (при наличии соглашения):

наградные листы, грамоты, благодарности;

служебные удостоверения, пропуски;

письма от имени руководителя организации, извещения и уведомительные бланки;

Можно ли ставить факсимиле на первичных документах

Правила оформления первичной документации регламентированы Законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. К такому типу формуляров предъявляются особые требования, так как они служат оправданием сделки, подтверждают экономическую обоснованность расходов. На какие документы можно ставить факсимиле директора, указано выше, форм первичного учета в этом перечне нет.

В Законе № 402-ФЗ в п. 2 ст. 9 обозначены обязательные реквизиты для первичной документации – в числе необходимых и подписи ответственных лиц. При этом штамп факсимильный (подпись директора или главного бухгалтера) не приравнивается к собственноручной визе. Минфин в ряде писем указывает на неправомерность факсимиле-подписи на документах, служащих оправданием по совершаемым сделкам:

в письме Минфина от 13.04.2015 г. № 03-03-06/20808 говорится, что на документах, связанных с проведением денежных операций, должны стоять собственноручные подписи директора и главного бухгалтера, а факсимиле и электронные копии не будут обладать юридической силой;

в письме Минфина от 08.12.2017 г. № 03-03-06/1/81951 обосновывается невозможность применения в отдельных ситуациях факсимиле-подписи на документах, юридическая сила первичной, налоговой и отчетной документации появляется только при проставлении собственноручных подписей или ЭЦП.

Как применять факсимиле, на каких документах можно ставить в 2019 году? Пока законодательство в этом плане не менялось – на документах, относящихся к сфере регулирования ГК РФ. То есть договор, заверенный таким способом, будет считаться действительным, оспорить его можно будет в суде только при условии, что между участниками сделки нет письменного соглашения о применении факсимильных средств удостоверения бланков или такое соглашение не завизировано собственноручными подписями сторон.

Подписание первичных документов факсимиле запрещено. Эта норма распространяется не только на накладные, акты выполненных работ, но и на счета-фактуры. Если субъект хозяйствования примет к вычету суммы из счета-фактуры, заверенного факсимильным оттиском, налоговая при проверке сочтет это действие неправомерным.

В п. 6 ст. 169 НК РФ указано, что счет-фактура должен быть подписан руководителем (или ИП) и главным бухгалтером, если бланк оформляется в электронном формате, допускается его визирование при помощи ЭЦП, но нет указаний на возможное использование факсимильной подписи, что делает этот вариант недопустимым. Такая позиция фискальных структур совпадает с мнением Минфина, судебная практика имеет примеры как положительных решений в пользу факсимиле на счетах-фактурах (они основываются на отсутствии прямых законодательных запретов для применения факсимильных штампов), так и отрицательные вердикты.

Договор, подписанный факсимиле, считается действительным, а платежные бланки должны содержать собственноручные подписи. Так, банковские организации не будут проводить платежные поручения, завизированные факсимильным штампом, так как доступ к оттиску может быть получен сторонним лицами без разрешения, а для проведения перевода денежных средств банку необходимо удостовериться в наличии собственного волеизъявления руководителя, что подтверждается подписью.

Штампы подписей не допускаются на налоговых декларациях, счетах-фактурах, других налоговых и финансовых документах. Эта позиция, например, была озвучена не только Минфином, но и рядом судов. Так, Арбитражный суд Поволжского округа в своем постановлении от 20.06.2012 г. № А12-13422/2011 указал не неприемлемость отражения в бухгалтерском и налоговом учете данных, которые взяты из документов, заверенных факсимиле – факсимильная подпись на документах, по мнению суда, может быть только в сфере гражданских правоотношений. Факсимильная подпись на оправдательных документах служит препятствием для признания расхода по сделке в целях налогообложения.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Читайте также: