Можно ли подписать договор через эдо

Обновлено: 05.07.2024

Дата публикации 17.08.2020

Использован релиз 3.0.81

Для выставления произвольного электронного документа отправитель должен выполнить следующие действия:

Формирование, подписание и отправка произвольного ЭД

Программа позволяет обмениваться произвольными электронными документами – аналогами электронных писем.

Произвольный электронный документ – это любой файл, хранящийся на компьютере. Поэтому документ можно использовать для обмена неформализованными документами (например, договорами, актами сверки взаиморасчетов и пр.).

Выбрать применяемый порядок обмена произвольными электронными документами можно из формы "Настройки ЭДО" (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами - Настройки ЭДО).

Находясь на закладке "Настройки отправки", дважды кликнув по строке, отражающей ЭДО с конкретным контрагентом, необходимо перейти в форму "Настройки отправки документов" и установить в графе "Регламент ЭДО" формы "Настройки отправки документов" применяемый порядок обмена электронным произвольным документом (рис. 1):

флажок "Ожидать ответную подпись" устанавливается в том случае, если в соответствии с гражданским законодательством РФ или договоренностью сторон требуется составление двустороннего документа;
флажок "Ожидать извещение о получении" устанавливается в том случае, если по взаимному согласию сторон обмена получатель формирует извещение о получении электронного документа.

В настройке параметров обмена электронными документами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) можно установить режим отправки и получения электронных документов (рис. 2).

Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка электронных документов после их подписания будет производиться при выполнении специальной команды:

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание автоматической отправки электронных документов, проставив флажок для значения "Отправлять электронные документы автоматически" и выполнив соответствующую настройку расписания.

В новом исходящем произвольном документе необходимо указать (рис. 4):

в поле "Организация" - отправителя документа;
в поле "Контрагент" - получателя документа, с которым в программе существует действующее соглашение об обмене ЭД;
в поле "Тип документа" - вид документа, что позволит наиболее точно идентифицировать документ в списке.

Текущее состояние обмена исходящим электронным документом отражается в строке "Состояние".

На закладке "Содержимое" следует с помощью кнопки Добавить файл (рис. 4) добавить вложение - файл любого типа (рис. 5).

После записи документа (кнопка Записать и закрыть) можно просмотреть содержимое вложения, пройдя по гиперссылке.

Пройдя по гиперссылке Настройка отправки, можно уточнить порядок обмена данным электронным документам, установленный в настройках (рис. 1).

После отправки электронного произвольного документа отправитель должен получить от оператора ЭДО подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла электронного документа.

Получение подтверждения, как и всех электронных документов, происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО при выполнении команд:

При работе информационной базы в режиме клиент-сервер можно установить расписание получения электронных документов, выполнив соответствующую настройку параметров обмена электронными документами с контрагентами (раздел Администрирование - Обмен электронными документами - Обмен с контрагентами) (рис. 2).

Полученный служебный электронный документ (подтверждение даты получения) отображается в форме просмотра отправленного произвольного документа (рис. 8).

Получение от контрагента подтверждения ответной ЭП (если предусмотрено)

Отправленный произвольный документ, обмен которым предусматривает получение от контрагента извещения о получении, а также подписание контрагентом, помещается в папку документов "На контроле" формы списка документов "Текущие дела ЭДО" (раздел Администрирование - подраздел Электронные документы) (рис. 9).

После получения от контрагента извещения о получении произвольного документа, а также ответной электронной подписи произвольный электронный документ удаляется из папки документов "На контроле" формы списка "Текущие дела ЭДО".

В форме просмотре отправленного произвольного документа можно просмотреть поступившее извещение о получении (рис. 10)

В форме просмотра на закладке "Подписи" будет содержаться информации о подписании документа обеими сторонами, а также о том, что обмен электронным произвольным документом завершен (рис. 11).

Пройдя по гиперссылке Карточка документа, можно просмотреть карточку произвольного документа (рис. 12).

Получение уведомления об уточнении ЭД или формирование предложение об аннулировании ЭД (при необходимости)

Если получатель отказался по тем или иным причинам подписывать документ, то отправитель вместо электронной подписи получит Уведомление об уточнении (рис. 13).

При получении Уведомления об уточнении в отклоненный произвольный документ переносится причина отклонения данного документа получателем, и устанавливается состояния электронного обмена "Требуется уточнение" (рис. 13).

Если после завершения обмена произвольным ЭД возникает необходимость лишения такого документа юридической силы, то отправителю следует выполнить команду Аннулировать ЭД из списка команд, открываемого по кнопке Другие действия (рис. 14).

При выполнении команды программа запрашивает подтверждение аннулирования и просит указать причину аннулирования подписанного сторонами электронного произвольного документа (рис. 15).

После подтверждения аннулирования автоматически формируется Предложение об аннулировании, которое подписывается и отправляется контрагенту в общеустановленном порядке (рис. 16).

После этого в строке состояния электронного обмена указывается информация: "Ожидается аннулирование".

После получения согласия на аннулировании от контрагента электронный произвольный документ будет аннулирован.

Электронный документооборот между организациями - как это работает? Какими документами можно обмениваться электронно, как составить соглашение с контрагентом для налаживания электронного взаимодействия и что прописать в регламенте? Об этом речь пойдет в нашем материале.

Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия

Обмен электронными документами между организациями — это один из современных способов взаимодействия контрагентов, бизнес-партнеров и иных заинтересованных лиц. Времена бумажных технологий постепенно уходят. На смену им уже пришли новые, законодательно закрепленные и технически подкрепленные технологии.

Первыми на электронный документооборот перешли не отдельные компании или ИП. Система электронного документооборота в ее современном виде затронула большинство бизнесменов десяток лет назад, когда налоговые органы и внебюджетные фонды стали вдруг требовать от налогоплательщиков и страхователей представлять не бумажную отчетность, а ее электронные образы.

С тех пор мы стали постигать все премудрости работы с электронными документами. Постепенно знакомились со спецпрограммами, позволявшими формировать электронные отчеты. Многократно посещали инспекции с одним электронным отчетом из-за невозможности самостоятельно выявить ошибки на стадии его подготовки (контроль происходил только непосредственно в программе контролирующего органа).

Но этот процесс еще нельзя было назвать полноценным документооборотом. Мы только готовили отчеты в электронном виде и на дискетах приносили контролерам. Происходило одностороннее взаимодействие. Сейчас этот процесс значительно прогрессировал и система документооборота заработала практически в полную силу.

Преимуществами электронного документооборота компании стали пользоваться не только при взаимодействии с контролирующими органами, но и внутри бизнес-сообщества между собой.

Далее подробнее поговорим о технологии обмена документами в электронном виде между организациями.

Что такое электронный обмен документами между предприятиями

Что такое электронный документооборот между предприятиями на современном этапе?

Это система работы с документами, когда их оригиналы формируются сразу в электронном виде в режиме безбумажной технологии. И обмен документами происходит тоже электронно.

Такая система эффективна и жизнеспособна только в том случае, если обе стороны электронного документооборота согласовали свои действия и технически готовы обмениваться электронными документами.

О переходе на электронные трудовые книжки читайте в этой публикации.

Важный элемент любого электронного документооборота — электронный документ. Чтобы придать созданному в электронной форме документу юридически значимую силу обеим сторонам электронного документооборота необходимо обеспечить ему 3 важных свойства. Электронный документ должен:

Обладать обязательными реквизитами.
Соответствовать утвержденному формату.
Удостоверяться подписью ответственного лица.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам, необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие. Как это сделать?

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами

Чтобы 2 отдельно взятые системы взаимно и эффективно обменивались документами, нужно прописать все нюансы документооборота в специальном регламенте.

В первую очередь необходимо разобраться, какие электронные документы должны быть подписаны простой электронной подписью, а какие — усиленной. Законодательно допускаемые виды электронных подписей указаны на рисунке.

В электронном документообороте с контрагентами могут участвовать документы разной степени значимости и конфиденциальности. Например, наиболее жесткие требования предъявляются к электронным счетам-фактурам: их нужно подписывать исключительно УКЭП и отправлять через оператора ЭДО (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н). А для внутренних документов компании применение УКЭП не является обязательным. Поэтому компания сама решает, какой подписью будет подписан тот или иной внутренний документ.

В регламенте об электронном документообороте необходимо закрепить порядок подписания электронных документов и очертить круг ответственных лиц, которые вправе их подписывать.

После решения всех регламентных вопросов с контрагентами необходимо выбрать оператора ЭДО, через которого вы будете обмениваться электронными документами, и заключить с ним договор. Кроме того, потребуется решить и иные задачи:

Организовать электронный архив полученных и отправленных электронных документов.
Внести дополнения в учетную политику в части перехода на электронный документооборот.
Обеспечить ответственных лиц электронными подписями.
Решить иные организационные и технические вопросы, необходимые для эффективной работы системы.

Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно

Электронный обмен между контрагентами документами в виде их скан-образов практикуется в компаниях давно — со времен появления разнообразных почтовых интернет-сервисов. Для этого не нужно каких-то специальных программ или подключения к операторам ЭДО. Однако простота использования такого способа обмена документами имеет ряд существенных недостатков:

Невозможность обеспечения гарантированной безопасности информации.
Значительные затраты времени и трудовых ресурсов на перевод бумажного документа в электронный скан-образ.
Необходимость в последующей распечатке документа.
Невозможность быстрого обмена согласованными документами.
Иные недостатки (отсутствие возможности отследить документ, задержки согласования по иерархии в компании и т. д.).

Это приводит к сужению сферы применения подобного способа обмена документами в электронном виде между организациями. Обмен скан-образами используется в основном для тех видов документов, которые не являются для компании юридически значимыми. И высылаются они электронно контрагенту только для ускорения взаимодействия (исполнения условий договоров или решения текущих хозяйственных задач). При этом параллельно бумажный оригинал отправляется по почте или курьерской службой.

Правомерно ли принять к учету в целях исчисления налога на прибыль электронные скан-копии документов, подписанные ЭЦП, если электронный документооборот сторонами не применяется? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к разъяснениям эксперта.

Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту

Иногда в целях внешнего взаимодействия с заинтересованными лицами компании требуется оформить по специальной форме заявление о подключении к электронному документообороту и ряд других документов. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью оформления такого заявления при сдаче электронной отчетности в ПФР.

В этом случае участниками электронного документооборота будут не партнеры по бизнесу, а компания и внебюджетный фонд. Заявление нельзя написать в произвольной форме — его готовый шаблон можно найти на сайте ПФР. Оно должно содержать следующие данные:

Реквизиты компании, которая вступает в электронное взаимодействие с фондом.
Сведения об операторе связи и используемом средстве криптозащиты информации.

Образец заполнения заявления:

Но одного заявления для электронного взаимодействия с фондом недостаточно. Необходимо также:

До оформления заявления выбрать аккредитованный удостоверяющий центр, обеспечивающий технические нюансы подключения документооборота по ТКС с последующим заключением с ним договора (соглашения) на оказание услуг по передаче электронных документов.
После подачи заявления и проверки его специалистами фонда заключить с ПРФ соглашение о подключении к электронному документообороту. Бланк его можно скачать на сайте фонда.

Электронный информационный обмен компаний с ПФР позволяет без посещения фонда представлять сведения персонифицированного учета, своевременно выявлять и исправлять ошибки в отчетности, решать ряд других задач.

Письмо о переходе на электронный документооборот

Компания сама определяет, как перейти на электронный документооборот с контрагентами. Но в любом случае это переговорный процесс. Предложение о переходе на электронный документооборот может решаться в устной форме, в виде письменного приглашения одного из бизнес-партнеров или путем подписания специального соглашения.

В тексте письма в лаконичной форме нужно проинформировать контрагента:

О законодательно закрепленной возможности электронного документооборота.
Его преимуществах.
Формах документов, которыми планируется обмениваться в электронной форме.
Действиях, необходимых для перехода на эту систему.

Образец письма о переходе на электронный документооборот (выдержка) представлен ниже.

Можно, не меняя текста письма и подставляя только реквизиты контрагентов, быстро проинформировать их о вашем желании организовать взаимный электронный обмен документами.

Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами

Нюансы безбумажного взаимодействия контрагенты могут прописать в отдельном соглашении об электронном документообороте. Как его составить?

Законодательством не установлены специальные требования к форме и содержанию соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами. Поэтому его состав и содержание определяются его участниками. При этом необходимо соблюдать общие для такого рода документов стилистику и структуру (обязательно описать предмет соглашения, срок действия, реквизиты сторон и иные вопросы).

На рисунке ниже представлены основные (возможные) разделы такого соглашения.

Готовая форма соглашения об электронном документообороте уже составлена экспертами КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе, скачайте бланк, внесите свои реквизиты и соглашение готово.

С особенностями составления соглашений вас познакомят материалы:

Итоги

Электронный документооборот между организациями — это эффективный инструмент взаимодействия партнеров, современный способ обмена информацией и документами. Он позволяет обмениваться необходимыми электронными документами без их распечатки на бумаге и значительно сокращает время на их обработку, контроль и доставку контрагенту.

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ
Приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Рис. 131. Информация о подписи

— На подписании у заказчика – рассмотрение и подписание Заказчиком пакета документов, направленных Поставщиком;
— Отказ – отказ возврата обеспечения Участнику закупки.
— Стадия согласования проекта договора с заказчиком – после загрузки пользователем Заказчика пакета документов может содержать:
— Проекты договора – актуальный проект договора. Проекты, которые не были отправлены Поставщику не сохраняются;
— Приложения к проекту договора – приложения к проекту договора. Приложения к договору подписываются сторонами последовательно после подписания проекта договора. Договор считается неподписанным, пока не будут подписаны все приложения к договору;
— Прочие документы заказчика. Документы в данном блоке не требуют подписания;
— Стадия согласования проекта договора с участником закупки – область для отображения протоколов разногласий, сформированных Поставщиком, а также надписи, свидетельствующей о подписании договора со стороны участника закупки;
— Прочие документы участника закупки – область для загрузки дополнительных документов участником закупки.

Внимание! Проект договора, а также все приложения к нему, должны быть подписаны обеими сторонами. Если хотя бы один из загруженных документов не подписан одной из сторон, договор считается неподписанным.

Подготовка проекта договора

На стадии подготовки проекта договора Заказчик загружает Проект договора, Приложения к проекту договора и прочие дополнительные документы и направляет их на рассмотрение Поставщику.

Подписание проекта договора участником закупки

Рис. 134. Подтверждение выполнения подписи

Рис. 135. Информацию по лоту

Рис. 136. Успешное подписание проекта договора

Рис. 137. Подтверждение отмены подписания

При положительном ответе подписание проекта договора будет отменено.

Рис. 138. Подтверждение направления документов Заказчику

Рис. 139. Завершение стадии подписания договора участником закупки

Рис. 140. Пункты меню для просмотра списка договоров

Рис. 141. Загрузка дополнительных документов Поставщиком

После подписания договора пользователем Поставщика пользователь Заказчика просматривает договор и весь пакет документов, прилагаемых к договору, и подписывает в случае согласия с условиями.

Просмотр и скачивание заключенного договора

Рис. 142. Пункты меню для просмотра списка договоров

Рис. 143. Реестр заключенных договоров

Внедрение электронного документооборота — поэтапный процесс. На каждом уровне нужно решать как технические, так и правовые вопросы. В этой статье расскажем о юридических процедурах перехода на ЭДО и документах, которые нужно будет подготовить для соблюдения формальностей.

Чтобы подключиться к электронному документообороту, заполните заявку вручную или загрузите сертификат ЭП

Первый этап оформления перехода — аналитическая часть организационных и кадровых вопросов.

На этом этапе нужно определить:

какие процессы и документы затронет ЭДО, как они будут осуществляться;
какие сотрудники будут задействованы в ЭДО — кто получит право создавать электронные документы, утверждать и подписывать их электронной подписью;
кто будет персонально отвечать за конкретные процессы;
как будет осуществляться контроль и управление ЭДО.

В дальнейшем конкретные решения юридически оформляются изданием приказов. При необходимости вносятся изменения в кадровую документацию.

Примерный набор локальных нормативных актов:

Приказ о переходе на электронный документооборот. В нём отражается, во-первых, само решение. Кроме того, устанавливаются этапы и сроки перехода на ЭДО, задействованные подразделения и сотрудники, а также ответственные лица.
Приказы и документы, касающиеся кадровых изменений в связи с переходом на ЭДО.
Специальные локальные акты, которые будут регулировать внутренний документооборот, процессы согласования документов, их движения между подразделениями и сотрудниками, подписания, контроля исполнения и т.д.
Инструкции (правила, регламенты, порядки и т.п.), касающиеся отдельных подразделений компании, в которых вводится ЭДО, — создание новых или внесение изменений в старые акты.

Оформление сертификата ЭП и заключение договора с оператором ЭДО

Для получения электронной подписи оптимальным вариантом будет обращение в удостоверяющий центр, который одновременно является оператором ЭДО. В этом случае можно сразу решить все вопросы — оформить ЭП, организовать ЭДО с контрагентами и сдачу отчётности в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат в электронном виде.

Но возможен и иной подход — сначала обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр, оформить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи и приобрести средство криптографической защиты информации (СКЗИ), а впоследствии заключить договор с оператором ЭДО для организации документооборота и сдачи отчётности.

Разработка и утверждение регламента ЭДО

Регламент описывает все процессы электронного документооборота, причём не только с юридической точки зрения, но и с технической. Документ разрабатывается индивидуально, исходя из специфики компании, её реальных бизнес-процессов и всех особенностей ЭДО.

Регламент может быть общим (единым), для отдельных подразделений, дочерних компаний, филиалов и представительств, для внутреннего и внешнего ЭДО или для отдельных направлений работы.

Нормативных требований к регламенту нет. Компании сами определяют его структуру и содержание. Но при составлении необходимо следовать требованиям российского законодательства. Кроме того, нужно учитывать нормативное регулирование отдельных направлений ЭДО, особенно в отношении бухгалтерского учёта и отчётности (приказы Минфина, ФНС, постановления Правительства).

Регламент разрабатывают юристы при участии технических специалистов, задействованных в ЭДО.

Примерные разделы регламента:

Вводная часть — предмет регулирования, нормативная база, термины и определения.
Юридическая часть — порядок организации ЭДО, его участники, их права и обязанности, управление, контроль, ответственность.
Техническая часть — описание бизнес-процессов, используемые программно-технические средства, инструкции по работе, совершению определенных действий и т.п.
Вопросы информационной безопасности — порядок её обеспечения, средства и процессы.

Согласование ЭДО с контрагентами

С новыми контрагентами вопрос электронного документооборота согласовывается при заключении сделки. Порядок определяется условиями договора.

По действующим договорам процесс согласования ЭДО следующий:

Контрагенту направляется письменное предложение о переходе на ЭДО.
Если контрагент согласен, заключается дополнительное соглашение к договору, где прописываются условия ЭДО.
Если контрагент не согласен, сохраняется прежний режим взаимодействия до истечения срока договора или до его досрочного расторжения.

Подключение к электронному документообороту с государственными органами

При переходе на ЭДО с государственными органами возможны различные сценарии в зависимости от направления электронного взаимодействия и его нормативного регулирования:

Наличие электронной подписи позволяет напрямую взаимодействовать с федеральными и региональными органами власти в онлайн-режиме. Использование специальных программных средств или функционала сайта определённого ведомства даёт возможность создавать электронные документы, тут же их подписывать и отправлять. Для работы в собственной корпоративной системе необходимо обратиться к услугам оператора ЭДО.

Читайте также: