Методические рекомендации по оформлению документов об образовании
Обновлено: 02.07.2024
Докладчик – С. В. Никонова
Рекомендации по применению Примерной номенклатуры дел для общеобразовательных учреждений
Примерная номенклатура дел для общеобразовательного учреждения – тематизированный список основных для большинства образовательных учреждений наименований дел с указанием сроков их хранения.
В Примерной номенклатуре не предусмотрены дела, формируемые в процессе работы музея, кружков, проведения ряда других учебно-воспитательных мероприятий.
Предлагаемая Примерная номенклатура дел является основой для составления номенклатуры дел конкретного общеобразовательного учреждения, способствует правильному формированию дел, служит унификацией ведения делопроизводства, ускоряет процесс обработки документов для передачи их в архив.
В номенклатуре дел общеобразовательного учреждения отражаются все документы, возникающие в делопроизводстве школы, в том числе и не предусмотренные настоящей Примерной номенклатурой дел, например, документы о работе образовательного учреждения, музея, кружков, о проведении предметных олимпиад, смотров, об обмене передовым опытом и др. В этих случаях номенклатура дел учебного заведения дополняется, а сроки хранения соответствующих документов устанавливаются:
а) для школ, передающих документы в госархивы, – по согласованию с этими архивами;
б) для школ, не передающих документы в госархивы, – исходя из их практического использования.
Дела, предусмотренные в Примерной номенклатуре дел под отдельными порядковыми номерами, в номенклатуре дел общеобразовательного учреждения могут объединяться по более общим вопросам или разъединяться по частным вопросам на отдельные дела в зависимости от объема и важности группируемых в них документов. При этом нельзя объединять дела с разными сроками хранения (постоянного или временного).
По окончании делопроизводственного года на дела постоянного хранения составляется опись.
Описи составляются также на личные дела выбывших воспитанников и документы по личному составу работников учебного заведения.
По всем вопросам ведения делопроизводства и архивов можно получить консультации в архивных учреждениях субъектов Российской Федерации, а также в Центральном архиве Министерства образования Российской Федерации.
ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,
необходимых для кадрового делопроизводства,
движения и учета кадров и требуемых органами надзора
и контроля при проведении проверок
соблюдения трудового законодательства РФ
Для отдела кадров
1. Устав (положение) организации.
2. Штатное расписание или положение об оплате труда.
3. Коллективный договор.
4. Правила внутреннего трудового распорядка.
5. Положение о премировании или дисциплинарный устав.
6. График отпусков.
7. Приказы (кадровые, производственные).
8. Трудовые договоры (контракты), гражданско-правовые договоры (договоры подряда, договоры о возмездном оказании услуг и т. д.).
9. Книга учета движения трудовых книжек.
10. Трудовые книжки.
11. Личные карточки формы Т-2.
Для бухгалтерии
1. Договоры о материальной ответственности.
2. Ведомости по заработной плате.
3. Табели учета рабочего времени.
4. Листки временной нетрудоспособности.
5. Личные дела (материалы расследования) на работников (сотрудников), получивших увечье или профзаболевание.
6. Образец расчета выплат по возмещению вреда здоровью (профзаболеванию).
ЛОКАЛЬНЫЕ АКТЫ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ
Рекомендовано Управлением общеобразовательных учреждений и инспектирования Минобразования России в качестве методического материала
- О формировании организационной нормативной основы функционирования образовательных учреждений
- Технология составления положений
- Технология составления должностных инструкций
- Приложение 1. Примерный перечень локальных актов образовательного учреждения
- Приложение 2. Примерный перечень локальных актов для учреждений начального профессионального образования
- Приложение 3. Примерное положение о совете образовательного учреждения
- Приложение 4. Примерное положение о педагогическом совете образовательного учреждения
- Приложение 5. Примерное положение о родительском комитете общеобразовательного учреждения
- Приложение 6. Примерный договор о сотрудничестве образовательного учреждения и родителей (законных представителей) обучающихся
- Приложение 7. Примерное положение о конфликтной комиссии образовательного учреждения по вопросам разрешения споров между участниками образовательного процесса (экзаменационный период)
- Приложение 8. Примерное положение о материальных поощрениях и материальной помощи работникам образовательного учреждения
- Приложение 9. Примерное положение об аттестационной комиссии для проведения государственной (итоговой) аттестации выпускников общеобразовательного учреждения
- Приложение 10. Примерное положение о порядке утверждения, хранения экзаменационных материалов в общеобразовательных учреждениях
- Приложение 11. Примерное положение о порядке проведения промежуточного контроля в переводных классах общеобразовательных учреждений
О формировании организационной нормативной основы
функционирования образовательных учреждений
Инспекционные проверки, проведенные в различных регионах России, показали, что формирование правового поля деятельности образовательных учреждений начало реализовываться повсеместно с большим или меньшим успехом.
Минобразования России, проанализировав итоги проведенных проверок, отмечает, что при разработке правового поля деятельности образовательных учреждений обозначались следующие проблемы:
1. Определение необходимого перечня локальных актов образовательного учреждения в соответствии с утвержденным уставом;
2. Разработка локальных актов образовательного учреждения как юридического документа в соответствии с установленной формой;
3. Определение задач и функций государственно-общественных форм самоуправления образовательного учреждения;
4. Соответствие разработанной нормативной правовой основы, регулирующей деятельность образовательного учреждения, действующему законодательству РФ в области образования.
Если две первые из перечисленных проблем носят организационный характер, то две последние указывают на то, что на современном этапе все большее значение уделяется качеству сформированного правового поля.
– какие органы управления действуют в данном образовательном учреждении;
– каковы их функциональные управленческие связи;
– действуют ли они в соответствии с утвержденным положением (локальным актом).
Классическим организационным методом распределения и закрепления задач, функций (обязанностей), прав и ответственности, установления взаимосвязей является регламентирование. Регламентирование осуществляется с помощью положений, должностных инструкций и других регламентов.
Технология составления положений
Положение – это организационно-юридический документ, регламентирующий деятельность управлений, учреждений и их структурных подразделений.
Как правило, положения состоят из следующих разделов:
1. Общая часть (общие положения).
2. Взаимосвязи с другими органами самоуправления.
3. Основные задачи.
4. Функции (обязанности).
7. Организация управления.
– определение статуса органа самоуправления в системе управления;
– указания о том, кем оно возглавляется и кому подчиняется;
– участие в реализации целевой программы или выполнении целевых функций управления.
– направление деятельности органов самоуправления;
– задачи, за выполнение которых несет ответственность данный орган самоуправления.
Технология составления должностных инструкций
Основой для составления должностных инструкций работников образовательных учреждений должны являться Устав и Положение о типе и виде образовательного учреждения, имеющиеся квалификационные характеристики и квалификационные требования по должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы.
Задачи и функции органа управления образовательного учреждения, определенные в Положении, детализируются в должностных инструкциях и распределяются между работниками таким образом, чтобы не было дублирования работ и сохранялась последовательность выполнения операций, причем сложные операции закрепляются за работниками более высокой квалификации. Кроме того, каждый работник наделяется правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей и являющимися детализацией прав, предоставленных органу управления в целом.
Должностные инструкции, как правило, разрабатывает руководитель органа управления с помощью самих работников, для которых они издаются. При этом учитывается весь объем свойственных данному органу управления работ. В спорных случаях проводятся так называемая фотографии рабочего дня. Должностные инструкции рекомендуется пересматривать и обновлять по мере необходимости, в связи с изменением функции органов управления.
Как правило, должностная инструкция руководителя или работника должна содержать пять разделов:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
5. Требования к работнику.
Далее определяется подчиненность работника. В соответствии с принципами управления работник должен иметь только одного непосредственного руководителя. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению ответственности как подчиненного, так и самих руководителей.
Кроме того, определяется должностное лицо, которое назначает работника на должность и освобождает его от нее.
Указывается наличие у работника подчиненных.
В разделе содержатся указания о порядке замещения работника в случае его временного отсутствия (отпуск, длительная командировка, болезнь и тому подобное). Этот пункт особенно важен в должностных инструкциях руководителей. Если нет четких указаний о должностных лицах, выполняющих обязанности руководителей во время их отсутствия, то это дезорганизует работу учреждения.
Кроме названного, раздел содержит перечень документов (законодательные акты Российской Федерации, устав образовательного учреждения, инструкции, рекомендации т. д.), которыми работник руководствуется в своей деятельности.
При этом наиболее точно определяется содержание конкретной задачи или функции, выполнение которой возлагается на работника. Следует отметить, что все функции образовательного учреждения, без исключения, распределяются между работниками, включая и руководителей отдела, управления.
Далее записываются конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач. Этот подраздел важен для руководителей образовательного учреждения, так как содержит вопросы, определяющие обязанности, связанные с организацией деятельности образовательного учреждения. К ним относится работа по повышению квалификации, подбору и расстановке кадров, внедрению элементов научной организации труда, развитию творческой инициативы работников и др.
Четкое определение прав способствует разрешению спорных вопросов во взаимоотношениях между работниками в образовательном учреждении. Работник в необходимых случаях может отстаивать свои права на основании юридического документа, каким является должностная инструкция.
По качеству разработанных нормативных правовых документов в числе основных замечаний отметим следующие:
– расплывчатые, чересчур общие формулировки задач и функций не позволяют их конкретизировать и понять;
– дублирование – одни и те же задачи, функции выполняются разными подразделениями, органами самоуправления, образовательными учреждениями, работниками;
– неувязка – не предусмотрена взаимная увязка деятельности подразделений, работников. Задачи не выполняются до конца, а потоки документов не согласованы друг с другом;
– перегрузка или недогрузка – количество функций, которые необходимо выполнять, определены нерационально, без учета реального объема работ, предусмотренных этими функциями, и нормативов времени на их выполнение;
– дисбаланс – несбалансированные функции (обязанности), права и ответственность. При множестве обязанностей и минимуме прав работник устает от должности и начинает проявлять интерес к более сбалансированной работе. Это, в частности, и есть одна из причин конфликтов в коллективах.
Приводимые в данной публикации рекомендации определяют только основные положения формирования нормативной основы, поэтому они могут быть дополнены на местах самостоятельными разработками, совершенствующими эту систему, но не противоречащими законодательству Российской Федерации в области образования.
Читайте также: