Какие документы обязано хранить акционерное общество

Обновлено: 04.07.2024

Деловые письма относятся к информационно-справочным документам. Их задача – способствовать обмену информацией между организациями. Так как справочная и иная информация довольно быстро теряет актуальность, документы, которые относятся к большинству разновидностей переписки, имеют небольшие сроки хранения: пять лет, три года, немного реже – один год или до минования надобности (что фактически означает один год). Тем не менее, в Перечне 2019 есть несколько статей, согласно которым переписку следует хранить постоянно.

Напомним некоторые правила чтения сроков хранения:

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ПЕРЕПИСКИ

Структурируем разновидности переписки и приведем сроки ее хранения. Для каждой разновидности укажем раздел Перечня 2019. Это поможет секретарю установить, в деятельности какого структурного подразделения организации появилась такая переписка, а значит, в какой раздел номенклатуры следует поместить это дело.

Дела с перепиской нужно формировать и хранить в определенном месте: у секретаря директора, в канцелярии организации либо у ответственных за делопроизводство в подразделениях.

В Таблице 1 приведена переписка со сроками хранения более пяти лет. В Таблице 2 – переписка с пятилетним сроком хранения. В Таблице 3 – переписка со сроками хранения менее пяти лет.

sroki_hraneniya

[1] См. п. 4.4 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее – Инструкция по применению Перечня 2019; утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

[2] См. п. 4.6 Инструкции по применению Перечня 2019.

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Узнать больше:

Сроки хранения документов по Перечню 2019: переписка

СКОЛЬКО ХРАНИТЬ ПЕРЕПИСКУ?

Деловые письма относятся к информационно-справочным документам. Их задача – способствовать обмену информацией между организациями. Так как справочная и иная информация довольно быстро теряет актуальность, документы, которые относятся к большинству разновидностей переписки, имеют небольшие сроки хранения: пять лет, три года, немного реже – один год или до минования надобности (что фактически означает один год). Тем не менее, в Перечне 2019 есть несколько статей, согласно которым переписку следует хранить постоянно.

Напомним некоторые правила чтения сроков хранения:

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ПЕРЕПИСКИ

Структурируем разновидности переписки и приведем сроки ее хранения. Для каждой разновидности укажем раздел Перечня 2019. Это поможет секретарю установить, в деятельности какого структурного подразделения организации появилась такая переписка, а значит, в какой раздел номенклатуры следует поместить это дело.

Дела с перепиской нужно формировать и хранить в определенном месте: у секретаря директора, в канцелярии организации либо у ответственных за делопроизводство в подразделениях.

В Таблице 1 приведена переписка со сроками хранения более пяти лет. В Таблице 2 – переписка с пятилетним сроком хранения. В Таблице 3 – переписка со сроками хранения менее пяти лет.

sroki_hraneniya

[1] См. п. 4.4 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее – Инструкция по применению Перечня 2019; утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

[2] См. п. 4.6 Инструкции по применению Перечня 2019.

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Коммерческие организации и государственные ведомства обязаны хранить бухгалтерские документы для предоставления данных в ИФНС. Также сведения пригодятся в решении спорных ситуаций. Форма хранения может быть как в бумажном, так и в электронном виде.

Рассказываем, сколько лет и какие виды бухгалтерских документов необходимо хранить в архиве организации.

Срок хранения отчётов ПФР и ФСС

Органы ПФР осуществляют хранение документов, в которых содержится информация персонифицированного учёта. В этих бланках указаны сведения о лицах, застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования. Их срок хранения определяется форматом:

  • бумажные — не менее 6 лет;
  • электронные — не менее 7 лет.

Каждый электронный документ должен быть подтверждён электронной подписью (ЭП), что даёт ему юридическую силу. Сколько хранить указанную отчётность, закреплено в п. 4 ст. 8 27-ФЗ.

Органы ФСС хранят все необходимые документы, с помощью которых исчисляют и уплачивают страховые взносы. В соответствии с ст. 23 НК РФ, хранение осуществляется в течение 6 лет.

  • Расчёты об обязательном пенсионном страховании хранятся 75 лет, если представлены до 2003 года; 50 лет, если представлены после 2003 года;
  • Электронные документы по взносам в ФСС хранятся 60 месяцев после поступления в ведомство.

Срок хранения первичных документов

Первичные документы необходимы для отчётности в ИФНС или при судебных разбирательствах. Они содержат в себе информацию о фактических расходах фирмы. ИФНС может запросить первичные документы во время проведения проверки компании или её контрагентов. Данные заносят в регистры бухгалтерского учёта и осуществляют хранение в течение пяти лет.

Создание и хранение первичных учётных документов в электронной форме разрешено п.5 ст. 9 402-ФЗ.

Срок хранения налоговых документов

Для удобства все нормативно-правовые акты, регулирующие хранение налоговой отчётности и сроки хранения документов мы собрали в одной таблице.

  • об освобождении от уплаты налогов и сборов;
  • о предоставлении льготы, отсрочки уплаты или отказ в ней

Срок хранения бухгалтерских документов

Перечень Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236 позволяет узнать о том, сколько хранятся типовые управленческие архивные документы.

Документы, которые содержат в себе информацию о компании, хранятся не менее 5 лет. Порядок регулирует п. 2 ст. 29 402-ФЗ. К ним относят:

  • учётную политику;
  • стандарты;
  • бухгалтерский учёт;
  • средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП.

Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обязывает организации и ИП хранить в течение 5 лет данные документов:

  • для исчисления и уплаты налогов;
  • бухгалтерского и налогового учёта;
  • подтверждающие получение доходов и осуществление расходов.

Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ обязывает хранить 6 лет отчётность, которая необходима для исчисления и уплаты страховых взносов.

Налоговые агенты хранят документы для исчислений, удержаний и перечислений налогов в течение 5 лет, в соответствии с подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ.

Акционерные общества сохраняют документы согласно постановлению ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс. Полная информация доступна по ссылке.

Согласно ст. 12 14-ФЗ, ООО хранят документы в срок, который устанавливает внутренний нормативно правовой акт компании.

Срок хранения статистической отчётности

В 2021 году юридическими лицами и ИП первичная статистика по организации предоставляется в форме электронного документа, заверенного усиленной ЭП.

Виды статистической отчётности и сроки хранения

  • При отсутствии годового — постоянно
  • При отсутствии годового, полугодового и квартального — постоянно
  • сводный годовой и с большей периодичностью
  • годовой и с большей периодичностью
  • полугодовой
  • квартальный
  • месячный
  • При отсутствии годового — постоянно
  • При отсутствии годового, квартального — постоянно
  • сводный годовой
  • годовой
  • квартальный
  • месячный
  • При отсутствии годового — постоянно
  • При отсутствии годового, полугодового и квартального — постоянно
  • сводный годовой и с большей периодичностью
  • годовой и с большей периодичностью
  • полугодовой
  • квартальный
  • месячный
  • единовременный
  • сводный годовой и с большей периодичностью
  • годовой и с большей периодичностью
  • полугодовой
  • квартальный
  • месячный
  • единовременный
  • годовой
  • квартальный
  • отчёт о выполнении грантов
  • При отсутствии годового, квартального отчёта о работе организации — постоянно
  • по месту разработки и утверждения
  • в других организациях

Срок хранения отчётности ИП

Срок хранения документов для ИП зависит от вида отчёта.

В соответствии с подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК, сохранность документов для исчисления и уплаты страховых взносов осуществляется в течение 6 лет.

В связи с изменениями от 17.02.2021 N 6-ФЗ документы для исчисления, удержания, перечисления и уплаты налогов хранятся 5 лет.

Заключение

После окончания срока действия документы следует уничтожить. Для этой процедуры должен быть составлен соответствующий акт.

Если отчётность ликвидирована в неустановленный срок, то организации грозит штраф. В соответствии с п.1 и 2 статьи 120 НК РФ за отсутствие налоговых документов компанию оштрафуют на 10000 рублей, при нарушении за несколько налоговых периодов — на 30000 рублей. Административный штраф для должностных лиц составит от 300 до 500 рублей.

Случается, что в нормативных актах установлен разный срок для одного типа документа. В таком случае организация выбирает более длительное хранение бухгалтерских документов.


Акционерные общества обязаны обеспечить акционерам доступ по их требованию к информации и документам. К ним относятся, в частности (п. 1 ст. 91 Закона об АО):

  • устав, внесенные в него изменения и дополнения;
  • документ, подтверждающий госрегистрацию общества;
  • утвержденные общим собранием акционеров внутренние документы общества, регулирующие деятельность его органов;
  • положение о филиале или представительстве;
  • годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторское заключение о ней;
  • отчеты оценщиков в случаях выкупа акций обществом по требованию акционера;
  • протоколы общих собраний;
  • списки аффилированных лиц общества;
  • заключения ревизионной комиссии;
  • уведомления о заключении акционерных соглашений, направленные обществу, а также списки заключивших их лиц;
  • судебные решения и постановления по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем, а также судебные акты по таким спорам.

К некоторой информации и документам общество обязано обеспечить доступ только акционерам, обладающим определенным пакетом акций (п. п. 2 — 3, 5 — 6 ст. 91 Закона об АО):

  • по требованию акционера (акционеров), владеющего не менее чем 1% голосующих акций:
  • к информации и документам, касающимся крупных сделок и (или) сделок с заинтересованностью;
  • протоколам заседаний совета директоров (наблюдательного совета);
  • отчетам оценщиков об оценке имущества по крупным сделкам и (или) сделкам с заинтересованностью;
  • иным документам, которые общество обязано хранить по ст. 89 Закона об АО (если иное не предусмотрено уставом или акционерным соглашением, сторонами которого являются все акционеры, — только для непубличных обществ).

Если названные документы и информацию запрашивает акционер (акционеры), который обладает менее чем 25% голосующих акций, то в требовании должна быть указана деловая цель (п. 4 ст. 91 Закона об АО);

  • по требованию акционера (акционеров), владеющего не менее чем 25% голосующих акций (если уставом не предусмотрено меньшее количество):
  • к протоколам заседаний коллегиального исполнительного органа;
  • документам бухучета.

Существуют определенные особенности предоставления информации обществами, созданными в результате реорганизации. В частности, акционер имеет право на предоставление ему информации о юрлицах, правопреемником которых стало общество в результате реорганизации. Например, акционер АО, созданного путем преобразования ООО, вправе требовать предоставления ему протоколов общих собраний участников этого общества (п. 20 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 N 144).

1.1. Кто имеет право доступа к документам, помимо самих акционеров

Помимо самих акционеров право доступа к документам АО имеют (п. 10 ст. 91 Закона об АО, п. п. 2, 9 Указания Банка России от 28.06.2019 N 5182-У):

Обратите внимание: если в устав непубличного акционерного общества по решению, принятому общим собранием акционеров единогласно всеми акционерами, включены положения, предусматривающие условия и (или) порядок предоставления акционерам доступа к документам общества, в том числе сроки и минимальное количество акций, необходимое для получения всех или определенной категории документов общества, отличные от установленных ст. 91 Закона об АО, Указанием Банка России от 28.06.2019 N 5182-У, то применяются положения устава (п. 13 ст. 91 Закона об АО, п. 1 Указания Банка России от 28.06.2019 N 5182-У).

  1. Как должно быть оформлено требование акционера

Требование должно содержать следующую информацию (п. п. 4, 5, 5.1, 5.2, 5.3, 6, 8 Указания Банка России от 28.06.2019 N 5182-У):

1) сведения о лице, направляющем требование (например, Ф.И.О., ОГРН), в том числе его почтовый адрес и (или) адрес электронной почты;

2) конкретизированный по видам и периоду создания перечень запрашиваемых документов;

3) деловую цель, с которой запрашиваются документы (в случае, описанном в разд. 1 настоящего материала);

4) форму предоставления доступа к документам.

Если в качестве формы предоставления выбрано получение копий документов, следует указать:

— конкретный способ (способы) их получения (например, лично в руки в помещении исполнительного органа);

— информация о количестве экземпляров копий (на бумажном носителе);

— указание на необходимость заверить копии запрашиваемых документов на бумажном носителе.

Если в качестве формы предоставления документов выбрано ознакомление с ними, нужно указать на возможность самостоятельно копировать документы (при условии, что правомочное лицо намерено осуществлять такое копирование). Также нужно указать о намерении правомочного лица подписать договор о нераспространении информации (соглашение о конфиденциальности) в день ознакомления с документами общества;

5) дату подписания требования и подпись правомочного лица.

Если информацию запрашивает не сам акционер, то к требованию должны быть приложены документы, подтверждающие полномочия подписавшего его лица, например удостоверенная должным образом копия доверенности. Доверенность должна соответствовать требованиям, предусмотренным п. 1 ст. 57 Закона об АО.

Если требование подписано правомочным лицом, права на акции которого учитываются номинальным держателем, осуществляющим учет прав правомочного лица на акции общества, то к требованию должна быть приложена выписка по счету депо, которая подтверждает количество принадлежащих данному лицу акций на дату не ранее семи рабочих дней до даты направления требования (п. 9 Указания Банка России от 28.06.2019 N 5182-У).

  • одинаковы по существу требования;
  • включают сведения о том, что права правомочных лиц на акции учитываются на лицевом счете в реестре акционеров и номинальными держателями, осуществляющими учет прав правомочного лица на акции общества (учитываются несколькими номинальными держателями), а также международный код идентификации всех указанных номинальных держателей, осуществляющих учет прав на акции, принадлежащие правомочным лицам;
  • содержат одну дату, на которую указывается количество принадлежащих правомочным лицам акций общества.

Требование может быть предъявлено следующими способами (п. 11 Указания Банка России от 28.06.2019 N 5182-У):

  • направлено через номинального держателя, осуществляющего учет прав правомочного лица на акции общества;
  • направлено через почтовую или курьерскую службу;
  • вручено под подпись директору, председателю совета директоров (наблюдательного совета) или иному лицу, уполномоченному обществом принимать корреспонденцию;
  • иным способом, предусмотренным уставом или внутренним документом общества.
  1. Когда можно отказать в предоставлении информации

Акционеру можно отказать в доступе к документам и информации в следующих случаях (п. 8 ст. 91 Закона об АО):

  • лицо, обратившееся с требованием, не обладает правом доступа к запрашиваемым документам в соответствии с установленными условиями;
  • электронная версия запрашиваемого документа доступна на сайте общества или раскрыта в порядке, предусмотренном законодательством РФ о ценных бумагах;
  • документ запрашивается повторно в течение трех лет и доступ к нему уже предоставлялся;
  • документ относится к прошлым периодам деятельности общества (более трех лет до момента обращения с требованием), за исключением информации о сделках, которые исполняются на момент обращения;
  • в требовании не указана деловая цель (если она должна быть отражена), либо она не является разумной, либо состав и содержание запрошенных документов явно не соответствуют такой цели;
  • документ относится к периодам, в которые акционер не владел акциями общества (не может подтвердить владение справкой реестродержателя или депозитария). Исключение составляет информация о сделках, которые исполняются в период владения акциями.

Об отказе в предоставлении доступа к документам и информации нужно письменно уведомить обратившемуся лицу способом связи, который был указан в требовании. Это нужно сделать в течение семи рабочих дней со дня его предъявления (п. 31 Указания Банка России от 28.06.2019 N 5182-У). При этом необходимо исчерпывающим образом указать основания для отказа (п. 9 ст. 91 Закона об АО).

За неправомерный отказ в предоставлении информации могут привлечь к административной ответственности, в частности по ч. 1 ст. 15.19 КоАП РФ (для должностных лиц — штраф от 20 тыс. до 30 тыс. руб. или дисквалификация на срок до одного года, для юридических лиц — штраф от 500 тыс. до 700 тыс. руб.). При этом штраф можно уплатить в размере половины его суммы, если уплата будет произведена не позднее 20 дней со дня вынесения постановления и его исполнение не отсрочено и не рассрочено (ч. 1.3-1 ст. 32.2 КоАП РФ).

  1. В каком порядке и в какой срок предоставлять информацию

Если АО получило надлежаще оформленное требование (направленное в установленном порядке и содержащее все необходимые сведения, с подтверждением полномочий обращающегося лица) и оснований для отказа нет, оно обязано предоставить доступ к запрашиваемой информации. Сделать это нужно в течение семи рабочих дней с даты предъявления требования (п. 11 ст. 91 Закона об АО, п. 3 Указания Банка России от 28.06.2019 N 5182-У).

Если правомочное лицо хочет ознакомиться с документами, то такая возможность должна быть предоставлена не позднее седьмого рабочего дня с даты предъявления требования. Исключение составляют случаи, когда более поздняя дата указана в требовании или иная дата письменно согласована с правомочным лицом (п. 22 Указания Банка России от 28.06.2019 N 5182-У).

4.1. Как ознакомить с документами

Ознакомление с документами осуществляется в рабочее время, установленное в обществе. Это может происходить в помещении исполнительного органа либо в ином месте, которое определено в уставе либо внутреннем документе, размещенном на сайте общества (п. 22 Указания Банка России от 28.06.2019 N 5182-У).

При ознакомлении с документами акционер может их копировать. Он вправе это делать, только если заявил о таком намерении в требовании (п. 23 Указания Банка России от 28.06.2019 N 5182-У).

АО вправе отказать в предоставлении документов, если акционер прибыл в ненадлежащий срок (п. 12 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 N 144).

4.2. Как предоставить копии документов

Порядок предоставления копий документов урегулирован п. п. 24 — 28 Указания Банка России от 28.06.2019 N 5182-У.

При получении такого требования по умолчанию копии предоставляются без удостоверения. Если в требовании указано на необходимость их заверить, на копиях ставятся подпись уполномоченного лица и печать общества (при наличии). Если уполномоченным на заверение копий является лицо, не занимающее должность (не осуществляющее функции) единоличного исполнительного органа общества, то к копиям документов прилагается документ (его копия), подтверждающий полномочия уполномоченного лица на заверение копий документов общества.

Если предоставляются копии записанных на компьютерные носители данных, документ удостоверяется с использованием электронной цифровой подписи. Когда такая подпись у АО отсутствует, информация предоставляется в электронном виде без удостоверения, а если акционер настаивает на удостоверении, то в виде заверенного бумажного документа (п. 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 N 144).

Если запрошено значительное количество копий, срок исполнения требования может быть продлен не более чем на 20 рабочих дней. О продлении срока и причинах необходимо уведомить в пределах первоначального срока. Копии нужно представлять по мере изготовления. Порядок продления рекомендуем установить в уставе или внутренних документах.

В уставе или внутреннем документе общества можно предусмотреть, что копии и (или) их пересылка должны быть предварительно оплачены. В данном случае срок предоставления копий документов будет исчисляться с момента оплаты этих расходов. Также в уставе или внутреннем документе общества можно предусмотреть, что если акционер не оплатил расходы за ранее выполненный запрос документов, то при следующем обращении срок исполнения требования начнет течь со дня поступления оплаты исполненного ранее запроса.

Плата за копии не должна превышать цену, которая при сравнимых обстоятельствах обычно взимается за их изготовление. Необходимо также учитывать, что плата, взимаемая обществом за электронные и (или) бумажные копии, не может превышать затрат на их изготовление, включающих цену приобретенного электронного хранителя информации, если он не предоставлен участником (п. 11 ст. 91 Закона об АО, п. п. 10 и 14 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 N 144).

4.3. Что делать, если запрашиваемые документы отсутствуют в обществе

Данная ситуация урегулирована п. 21 Указания Банка России от 28.06.2019 N 5182-У.

Если документы, указанные в требовании, в обществе отсутствуют, то в течение семи рабочих дней со дня предъявления требования нужно письменно уведомить правомочное лицо (способом связи, указанным в требовании) о причинах их отсутствия, месте нахождения и предполагаемой дате возвращения (восстановления). Обратившееся лицо может потребовать уведомить его о таком возвращении (восстановлении).

Документы также могут отсутствовать в обществе, поскольку их хранение не предусмотрено законодательством, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) и иных органов управления общества или срок их хранения истек. Об этом нужно сообщить направившему запрос лицу в тот же срок таким же способом.

4.4. Как предоставлять документы, содержащие охраняемую законом тайну

Чтобы предоставить доступ к документам, содержащим информацию, которая составляет коммерческую тайну, нужно подписать с правомочным лицом (если доступ к документам предоставляется представителю правомочного лица, то с правомочным лицом и его представителем) договор о нераспространении информации (соглашение о конфиденциальности). Условия договора (соглашения) могут определяться в стандартной форме. Они должны быть едиными для всех акционеров. Публичное общество обязано разместить эти условия на своем сайте в Интернете. В случае группового обращения акционеров договор (соглашение) должен быть подписан каждым из них, а при предоставлении доступа к документам представителю акционера по доверенности — как самим акционером, так и его представителем.

Срок предоставления доступа к документам, содержащим информацию, которая составляет коммерческую тайну, исчисляется с момента подписания (заключения) этого договора (соглашения) АО и правомочным лицом (правомочным лицом и его представителем), либо с момента, когда АО получило подписанный правомочным лицом (правомочным лицом и его представителем) экземпляр договора (соглашения), условия которого размещены на сайте АО, либо со дня предъявления требования, если договор (соглашение) подписывается правомочным лицом в день ознакомления с документами общества (п. 12 ст. 91 Закона об АО, п. 29 Указания Банка России от 28.06.2019 N 5182-У).

Если запрошенные документы (их копии) содержат сведения, составляющие государственную, банковскую или иную охраняемую законом тайну (кроме документов с коммерческой тайной), нужно предоставить их, исключив соответствующую информацию, с объяснениями, содержащими перечень такой информации и основания ее отнесения к охраняемой тайне (п. 30 Указания Банка России от 28.06.2019 N 5182-У).

Елена Мехоношина

Мы удивим вас: ООО обязано хранить внутренние документы не только для бухучёта, но и в силу корпоративных правил.

Устав, договоры и платёжные поручения говорят о том, как организация живёт и зарабатывает. Каждый участник вправе в любой момент посмотреть документы.

Разбираем, какие документы обязано хранить ООО и как их отсутствие может усугубить конфликт между участниками и привести к потере денег.

Нормативка про хранение документов:

Документы, которые обязано хранить ООО

Про обязательное хранение документов обществом сказано в ст. 50 Закона об ООО. Список такой:

— Устав и изменения к нему, договор об учреждении, решение или протокол об учреждении.

— Свидетельства о госрегистрации и присвоении ИНН, листы записи ЕГРЮЛ.

— Протоколы общих собраний участников — о назначении директора, выплате прибыли, смене адреса и другие.

— Заключения ревизионной комиссии и аудиторов.

— Решения судов по корпоративным спорам — если были.

— Положения о премировании, внутреннем распорядке, создании филиалов и представительств.

— Документы по кадрам, бухучёту и налогам, в том числе договоры с банками, клиентами и контрагентами.

Устав, свидетельства, листы записи ЕГРЮЛ, протоколы собраний и договоры на сделки общество хранит постоянно.

Требований к месту хранения документов нет. Но обычно за них отвечает директор. При сложении полномочий старый директор передаёт документы новому.

30 дней Эльбы в подарок

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Участники вправе знакомиться с документами ООО

Каждый участник вправе знать, что происходит в общем бизнесе — ст. 8 Закона об ООО.

Чтобы быть в курсе, участник может смотреть и копировать себе практически любые документы общества. Из протоколов собраний, бухгалтерии, трудовых договоров, и накладных видно, сколько общество заработало, куда тратили деньги и почему появился новый директор.

Но просто так приехать к бухгалтеру и забрать все квитанции и отчёты, чтобы проверить прибыль нельзя. Это помешает работе общества. Поэтому участник обязан знакомиться с документами по правилам из ст. 50 Закона об ООО.

Участник направляет в общество требование об ознакомлении с конкретными документами или о пересылке копий по почте. Объяснять, для чего это ему не нужно. Так сказано в п. 1 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144.

В течение пяти дней директор зовёт в офис смотреть документы или пересылает копии на адрес участника.

Участник обязан сам оплатить копирование и услуги почты. Но документы можно сфотографировать на телефон в офисе — за это плату не берут.

Информацию из онлайн-бухгалтерии копируют участнику на флешку или распечатывают на бумагу. Это установлено п. 14 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144.

Директор может отказать в ознакомлении с документами, если они есть на сайте фирмы или участник уже смотрел их в последние три года. Договоры и платёжные документы старее трёх лет тоже можно не давать.

Это всего лишь документы, что может пойти не так?

Проблем с документами нет, если участники мирно работают и справедливо делят деньги. Всё меняется, когда в бизнесе корпоративный конфликт.

Партнёр может не показывать документы, потому что выводит деньги себе, планирует отобрать бизнес или бросить общество с долгами. Чтобы понять, что происходит и попробовать защититься, другому партнёру просто необходимо знакомство с документами.

Участник может обратиться в арбитражный суд с требованием предоставить нужные документы. От судебного спора бизнес рискует потерять деньги.

Штраф

Если выяснится, что документы не хранят, суд штрафует общество по п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ. Штраф для директора от 2500 до 5000 ₽, для фирмы 200 000 до 300 000 ₽.

Неустойка

Когда участнику не выдают документы даже после решения арбитражного суда, обществу, как правило, назначают неустойку.

Участник общества с долей 24,5 % судился с обществом за предоставление копий документов. Он хотел ознакомиться с протоколами собраний, годовыми отчётами, договорами аренды, документами на банковские счета.

Суд сказал: выдайте заверенные копии всех документов, которые он просит. А если в течение семи дней документы не выдадут, общество обязано платить неустойку по 500 ₽ за каждый день.

Штрафы и неустойки приставы спишут со счетов общества. А о совместном бизнесе, скорее всего, придётся забыть.

Коротко: как не получить проблемы на пустом месте

Статья актуальна на 08.02.2021

Читайте также: