Кто является ответственным исполнителем документа
Обновлено: 30.06.2024
Приказы издаются во всех организациях. Как правило, это небольшие по объему документы. Однако правил делопроизводства, которым должен соответствовать каждый реквизит приказа, достаточно много. Давайте разберемся во всех нюансах делопроизводства, которые нужно учесть при оформлении приказа.
Единые правила для всех реквизитов приказа
При оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам делопроизводства. Одни из них едины для всего текста приказа, другие уникальны для того или иного реквизита. В этом разделе рассмотрим несколько важных правил, которые являются общими. Они обязательны для всего текста приказа, то есть для всех его реквизитов.
Правило 1. Соблюдаем поля.
В программе для набора текста следует установить следующие значения для полей :
— правое — не менее 8 мм;
— верхнее и нижнее — не менее 20 мм.
Правило 2. Используем правильный шрифт.
Допустимо использовать только шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером не менее 13 пт .
Правило 3. Соблюдаем интервал между реквизитами.
Все реквизиты приказа следует отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта . На компьютере это производится нажатием клавиши Enter.
Правило 4. Не делаем то, что прямо запрещено.
Итак, в приказе нельзя :
— выделять текст подчеркиванием, полужирным шрифтом или курсивом. Использовать полужирный шрифт или курсив допустимо только в справочно-информационных документах (актах, справках, сводках и пр.);
Внимание!
Если приказ содержит таблицу, то при необходимости в ней можно :
— переносить слова;
— уменьшать левое поле до 20 мм;
— уменьшать размер шрифта и межстрочный интервал до 11 пт.
Далее условно разобьем приказ на 3 части и подробно рассмотрим правила оформления реквизитов, которые они содержат.
Шапка приказа
Каждый приказ без исключения должен содержать реквизиты, составляющие так называемую шапку приказа (рисунок 1).
Все реквизиты шапки приказа печатаются :
— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);
— без точки в конце;
— с максимальной длиной строки — 73 мм.
Напомним, что все приказы исходя из их содержания делятся на 3 вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам. Каждый вид приказа регистрируется отдельно. Более того, отдельно регистрируются приказы по личному составу в зависимости от срока их хранения (3 года или 75 лет) .
К порядковому номеру приказа по личному составу добавляется литера :
Также отдельно можно регистрировать приказы при их значительном объеме (например, приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании и др.). В данном случае порядковый номер дополняется идентифицирующим разновидность приказа буквенным или иным условным обозначением .
— должен четко передавать смысл текста, быть кратким и емким;
— нельзя заключать в кавычки и подчеркивать;
— нужно грамматически согласовать с названием документа. Например, приказ (о чем?) о приеме на работу;
Максимальная длина строки заголовка — не более 73 мм. Если заголовок необходимо напечатать в несколько строк, то интервал между ними устанавливается точно 14 пт. Если заголовок превысит 5 строк, то длину его строк можно увеличить до 120 мм .
Основная часть приказа
— распорядительной (рисунок 2).
Констатирующая часть. Может отсутствовать, если приказ не нуждается в обосновании. Здесь излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании (во исполнение) НПА, то в констатирующей части должна быть ссылка на него с указанием наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка .
Начало абзаца печатается с отступом 12,5 мм от границы левого поля, текст выравнивается по ширине листа. В конце констатирующей части точка не ставится .
После распорядительного слова излагается суть самого распоряжения. Если распоряжений несколько, текст приказа делится на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. В конце каждого пункта ставится точка. Текст распорядительной части выравнивается по ширине листа .
Если в приказе используется перечисление, выделенное абзацами, то перед ними дефис или иной знак не ставится. После каждого перечисления ставится точка с запятой, а после последнего из них — точка .
Все пункты и абзацы распорядительной части печатаются с абзацным отступом — 12,5 мм от границы левого поля .
В конце распорядительной части ставится точка .
Распорядительная часть приказа по личному составу имеет свои дополнительные правила оформления :
— фамилии работников указываются прописными буквами (например, ИВАНОВА);
— если приказ состоит из нескольких пунктов, то они располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.;
| Основание: | 1. | Заявление от 07.05.2020. |
| 2. | Дополнительное соглашение от 07.05.2020 N 2 к трудовому договору от 14.11.2019. |
Основание: докладная записка начальника службы доставки от 08.05.2020 N 3.
Заключительная часть приказа
Теперь рассмотрим правила оформления реквизитов, располагаемых в конце, после основного текста приказа (рисунок 3).
Некоторые из представленных выше реквизитов оформляются в обязательном порядке, а некоторые — при необходимости. Все они печатаются :
— без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения);
— без точки в конце.
— расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.
Итак, при единоличном согласовании в рассматриваемом реквизите указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручная подпись, ее расшифровка и дата.
Если согласование документа производится коллегиально, то гриф согласования включает в себя название вида документа в именительном падеже, видовое или полное наименование организации (органа), дату документа и его регистрационный индекс .
Пример
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
ДД.ММ.ГГГГ N 20
— наименование должности лица, визирующего проект приказа;
— его собственноручную подпись;
Пример
Начальник юридического отдела
Подпись Л.Л.Лосев
ДД.ММ.ГГГГ
С проектом не согласен.
Замечания прилагаются
— на лицевой стороне последнего листа приказа либо
— на оборотной стороне приказа.
Также ознакомление может оформляться на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к приказу. Как правило, такой способ применяется при большом количестве человек, которых следует ознакомить с приказом.
Читайте этот материал в ilex >>
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
Специально разработанной, унифицированной формы приказа по назначению ответственного лица (или нескольких) не существует. Каждая организация вправе самостоятельно разработать такой бланк или написать его в свободной форме. Следует иметь ввиду, что этот приказ является частью пакета распорядительной документации, в который помимо него входит решение о назначении ответственных лиц и должностная инструкция, содержащая полное описание обязанностей работника, а также санкции, которые следуют за их неисполнение. Под последним документом сотрудник должен поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о том, что он с ним ознакомлен и согласен.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
- Бланк и образец
- Бесплатная загрузка
- Онлайн просмотр
- Проверено экспертом
Кто назначает ответственное лицо
В зависимости от ситуации, выбрать среди персонала ответственное лицо может либо руководитель предприятия, либо, если организация крупная, начальник структурного подразделения. Заполняет приказ специалист отдела кадров или секретарь. После оформления приказ передается на подпись руководителю, либо иному уполномоченному на подписание подобного рода документов человеку.
Сотрудник, назначенный ответственным лицом, может отвечать за материальные ценности, техническую или пожарную безопасность, охрану труда, проведение работ на объектах повышенной опасности и пр.
В больших компаниях создаются целые специализированные отделы, работники которых заняты контролированием всех внутренних сфер деятельности предприятия. В небольших фирмах руководитель организации может взять всю ответственность на себя, но для этого тоже необходим данный приказ.
Перед выпуском приказа
Чаще всего приказ подразумевает возложение ответственности за охрану труда. Это связано с тем, что предоставление персоналу безопасных условий при выполнении рабочих обязанностей является одним из первых условий законного функционирования предприятия, особенно занятого в производственной отрасли.
Прежде, чем оформлять документ о возложении подобного рода обязательств на подчиненных, следует провести для них курс соответствующего обучения.
В дальнейшем справки, аттестаты и т.п. документы, подтверждающие квалификацию работников, необходимо приложить к приказу о назначении ответственных лиц. Важно помнить, что такие документы действуют, как правило, не более пяти лет, поэтому периодически сотрудников придется отправлять не переаттестацию, причем за счет предприятия.
Если же ответственность возлагается за материальные ценности, то перед тем как сотрудник подпишет такой приказ и возьмет на себя все риски, должна пройти инвентаризация имущества, поскольку в будущем человек будет нести ответственность за его сохранность.
Шапка приказа
Приказ об ответственном лице имеет вполне стандартную структуру.
Тело приказа
Вторая часть документа содержит более подробную информацию. Здесь вписываются все работники, которые ответственны за соблюдение тех или иных условий на производстве. В частности указывается вид ответственности, а также полные их фамилии, имена и отчества (имя-отчество можно вносить инициалами). Тут же отдельным пунктом надо указать лиц, которые в случае отсутствия ответственных сотрудников на рабочем месте будут их замещать. В последнем пункте следует указать полный список документов, которыми должны руководствоваться работники для выполнения требований по контролю за зоной ответственности.
В завершение под приказом нужно поставить подпись руководителя, а также печать организации. Если в организации имеется профсоюз, то требуется сделать и его отметку.
После написания приказа
Сотрудники, на которых специальным приказом была возложена ответственность за какой-либо частью производственного процесса, с момента его подписания должны проводить инструктажи с коллегами, доводить до сведения персонала правила техники безопасности, различные внутренние нормативные акты и др. В числе прочего они обязаны вести специальный журнал проведения инструктажа, где работники, его прошедшие, должны ставить свои подписи. Периодически они же должны осуществлять контроль за знанием сотрудников правил по охране труда и безопасности на производстве.
В целях повышения эффективности работы по осуществлению контроля за исполнением документов в Управлении, руководствуясь требованиями Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах), утвержденной приказом ФТС России от 18.10.2004 N 160, ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить Положение об организации контроля за исполнением документов в Управлении (приложение).
2. Первому заместителю начальника Управления, заместителям начальника Управления, начальникам структурных подразделений Управления:
2.1. Принять Положение об организации контроля за исполнением документов в Управлении к руководству и неукоснительному исполнению.
2.2. Не допускать формального отношения к исполнению документов, приводящего к представлению несвоевременной, неполной и недостоверной информации в ФТС России, таможенные органы и организации, а также физическим лицам.
2.3. Обеспечить ознакомление подчиненных должностных лиц и работников с настоящим приказом под роспись.
3. Признать утратившим силу приказ Управления от 21.07.2006 N 275 "О совершенствовании работы по организации контроля за исполнением документов в Центральном таможенном управлении".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
ДОКУМЕНТОВ В УПРАВЛЕНИИ
1. Общие положения
1.1. Положение об организации контроля за исполнением документов в Управлении разработано в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах), утвержденной приказом ФТС России от 18.10.2004 N 160, в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, содержащихся во входящей корреспонденции, резолюциях руководства Управления, распорядительных документах Управления.
1.3. Контроль за исполнением документов (поручений) осуществляют:
1.3.1. Документов ФТС России, таможенных органов, правоохранительных органов, организаций с поручениями (резолюциями) руководства Управления, приказов по основной деятельности и распоряжений Управления, обращений и запросов депутатов, обращений должностных лиц таможенных органов и физических лиц - отдел документационного обеспечения, если иное не оговорено в резолюции (или тексте распорядительного документа).
1.3.2. Поручений, содержащихся в решениях коллегий ФТС России и Управления, в протоколах совещаний у руководителя ФТС России и начальника Управления, планах работы (мероприятий) вышестоящих органов и Управления, - организационно-инспекторская служба.
1.3.3. Жалоб на решения, действия (бездействие) таможенных органов и/или их должностных лиц, протестов прокурора, запросов о предоставлении консультаций юридических и физических лиц - правовая служба.
1.3.4. Документов с поручениями начальников структурных подразделений - должностные лица отделений документационного обеспечения и ответственные за делопроизводство структурных подразделений Управления.
2.1. Контроль за исполнением документов в отделе документационного обеспечения и организационно-инспекторской службе осуществляется с применением автоматизированной системы контроля исполнения документов.
2.2. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения; информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах; снятие с контроля, направление исполненного документа в дело; учет, обобщение, анализ хода и результатов исполнения документов.
2.3. При постановке документов на контроль отделом документационного обеспечения и организационно-инспекторской службой в правом верхнем углу документа проставляется:
на подлежащих контролю исполнения в отделе документационного обеспечения и организационно-инспекторской службе - штамп "Контроль" с указанием даты контроля;
на подлежащих контролю исполнения в структурных подразделениях - штамп "Контроль в подразделении".
2.4. Отдел документационного обеспечения и организационно-инспекторская служба осуществляют:
2.4.1. Систематический контроль за ходом исполнения документов, поставленных на контроль, с применением форм опережающего контроля (ежедекадное направление в структурные подразделения сводок-напоминаний по документам со сроком исполнения в последующие 10 дней, информирование руководителей и ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений по телефону за 1-2 дня до истечения контрольного срока по наиболее важным документам).
Все напоминания и информация о них фиксируются в электронных карточках документов.
2.4.2. Проверку и анализ исполнения контрольных документов за прошедший месяц до 2 числа следующего месяца по каждому структурному подразделению. В случае если за структурным подразделением числится неисполненный документ, на имя курирующего заместителя начальника Управления или начальника службы прямого подчинения направляется сводка неисполненных документов.
2.4.3. Проверку соответствия содержания материалов, подготовленных во исполнение документа (поручения), поставленным в исполняемом документе вопросам.
2.4.4. Ежемесячное обобщение и анализ данных контроля, составление информационных справок о состоянии исполнительской дисциплины в Управлении и представление их начальнику Управления.
3.1. Руководитель структурного подразделения обеспечивает:
3.1.1. Оперативное рассмотрение документов, определение непосредственных исполнителей, а также контроль за своевременным и качественным исполнением документов по существу вопросов.
3.1.2. Регулярное рассмотрение на оперативных совещаниях в руководимых подразделениях вопросов исполнительской дисциплины, проведение анализа причин нарушения установленных сроков исполнения, принятие мер по своевременному и качественному исполнению документов (поручений).
3.1.3. Взаимозаменяемость должностных лиц структурного подразделения; передачу контролируемых документов другому должностному лицу в случае болезни ответственного исполнителя или убытия его в отпуск, командировку и т.д. Отсутствие непосредственного исполнителя или ответственного за делопроизводство не должно приводить к срыву установленных сроков исполнения документов (поручений).
3.2. Должностные лица отделений документационного обеспечения и ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях обеспечивают:
3.2.1. Своевременное получение документов в отделе документационного обеспечения, передачу их на рассмотрение руководству структурного подразделения и доведение до непосредственного исполнителя в течение одного дня после рассмотрения.
3.2.2. Информирование руководства структурного подразделения, а также отдела документационного обеспечения или организационно-инспекторской службы (в соответствии с пунктом 1.3 настоящего Положения) о ходе выполнения документов (поручений), об изменении сроков их исполнения.
3.2.3. Информирование о ходе исполнения поручений, содержащихся в протоколах и решениях коллегий, срок исполнения которых "постоянно" ("на постоянной основе", "в течение года"), до 1 июля и до 1 января за прошедшее полугодие.
3.2.4. Своевременное (не позднее следующего рабочего дня с момента исполнения) представление в отдел документационного обеспечения или организационно-инспекторскую службу письменных сведений об исполнении документов для снятия их с контроля.
3.3. Контроль исполнения писем и телетайпограмм, исходящих из Управления, осуществляют исполнители этих документов и ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Управления.
3.4. Письменные обращения, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию таможенного органа, направляются по принадлежности в срок, установленный действующим законодательством Российской Федерации, о чем уведомляется заявитель.
4.1. Постановка документов на контроль осуществляется в соответствии со сроками, определенными в документах, резолюциях руководства Управления, или сроками, установленными действующим законодательством Российской Федерации.
4.2. При отсутствии в документе или резолюции точно установленного срока исполнения он исчисляется в календарных днях:
документов, поступивших из вышестоящих таможенных органов, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа;
документов, поступивших из других организаций, таможенных органов, и обращений граждан - с даты поступления в Управление.
Сроки исполнения документов приведены в приложении к настоящему Положению.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Указанный порядок исчисления сроков исполнения документов не распространяется:
на обращения граждан, порядок рассмотрения которых установлен уголовно-процессуальным законодательством, законодательством о гражданском судопроизводстве, законодательством об административных правонарушениях, трудовым законодательством Российской Федерации;
на жалобы на решения, действия (бездействие) таможенного органа или его должностных лиц, порядок рассмотрения и разрешения которых установлен главой 3 Федерального закона от 27.11.2010 N 311-ФЗ "О таможенном регулировании в Российской Федерации".
4.3. В случае если в документе или резолюции указаны несколько исполнителей, структурное подразделение (должностное лицо), названное первым, является ответственным исполнителем и организует выполнение поручения, если не оговорено иное.
Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки (или в срок, не превышающий двух третей от общего срока исполнения) необходимых материалов: проектов, справок, сведений.
При рассмотрении обращений граждан соисполнители в адрес ответственного исполнителя в пятнадцатидневный срок направляют свои предложения в соответствии с компетенцией.
В случае направления правовой службой в связи с рассмотрением жалобы на решения, действия (бездействие) таможенных органов и/или их должностных лиц, протеста прокурора запроса в иное структурное подразделение Управления данное структурное подразделение ответственно за своевременное и качественное исполнение запроса и представление правовой службе в установленные ею сроки (или в срок, не превышающий 7 рабочих дней со дня получения запроса) необходимых материалов: заключений, документов, сведений.
При обращении должностного лица правовой службы, уполномоченного на проведение консультаций, с письменным запросом в структурное подразделение Управления, в функции которого входит практическое разрешение вопросов таможенного дела, требуемая информация должна быть предоставлена в срок, не превышающий 5 рабочих дней.
4.4. Передача контрольных документов из одного подразделения в другое производится только через отдел документационного обеспечения, который вносит отметки о передаче документа в электронные карточки и передает документ в соответствующее структурное подразделение.
В случае поступления жалобы на решения, действия (бездействие) таможенных органов и/или их должностных лиц в иное структурное подразделение, минуя правовую службу, она передается этим структурным подразделением в правовую службу не позднее следующего рабочего дня.
4.5. Документы, поставленные на контроль в отделе документационного обеспечения и организационно-инспекторской службе, передаются в структурные подразделения с отметкой о контроле и указанием срока исполнения.
4.6. Ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении на основе полученных документов формируют контрольную картотеку по срокам исполнения.
4.7. Если к установленному сроку документ исполнить не представляется возможным, ответственный исполнитель не менее чем за 3 дня до истечения срока должен обратиться к лицу, установившему срок, с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Срок исполнения приказа (распоряжения) может быть изменен только путем издания нового приказа (распоряжения).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.
Об установлении новых сроков исполнения в обязательном порядке сообщается в отдел документационного обеспечения или организационно-инспекторскую службу (в соответствии с пунктом 1.3 настоящего Положения) с предоставлением документа, подтверждающего изменение сроков.
В случае согласования переноса срока исполнения инициатором документа без документального подтверждения (по телефону или при личной встрече) об этом в отдел документационного обеспечения направляется служебная записка за подписью заместителя начальника Управления (начальника подразделения прямого подчинения).
4.8. Ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях ежедневно проверяют ход исполнения документов (поручений), срок исполнения которых истекает в ближайшие два дня. Полученные данные доводятся до сведения непосредственного исполнителя и руководства структурного подразделения.
4.9. Исполнитель предоставляет лицам, осуществляющим контроль, достоверную информацию по всем вопросам, связанным с ходом исполнения документов (поручений).
4.10. Должностные лица отделений документационного обеспечения и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях передают на регистрацию в отдел документационного обеспечения исходящие письма-ответы структурных подразделений на контрольные документы вместе с документами-запросами (основаниями) и дополнительной копией, а ответы на запросы таможенных органов и организаций также и с экземпляром регистрационно-контрольной карточки, полученным подразделением.
Перед регистрацией исходящих документов должностные лица отдела документационного обеспечения проверяют наличие на документе подписей и соответствующих виз (в т.ч. и соисполнителей, указанных в резолюции), приложений к документам, фамилии и номера телефона исполнителя, а также правильность написания адресата, номера и даты документа, на который дается ответ.
Письма, оформленные с нарушением Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах), возвращаются в структурное подразделение на доработку.
5.1. Снятие документов с контроля осуществляет руководство Управления или по его поручению отдел документационного обеспечения и организационно-инспекторская служба. На документах, снятых с контроля, проставляются отметки об исполнении документа и направлении его в дело. Информация об исполнении документа отражается в электронной карточке.
Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу (поручению), не может служить основанием для признания документа (поручения) исполненным.
5.3. Для снятия документа с контроля исполнитель представляет в отдел документационного обеспечения или организационно-инспекторскую службу (в соответствии с пунктом 1.3 настоящего Положения) копию ответа или другие материалы, свидетельствующие об исполнении документа (справки, докладные записки и др.).
О ходе выполнения приказов и распоряжений Управления структурным подразделением, которому дано в них поручение, в установленный срок вносится докладная записка на имя начальника Управления или должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением приказа, распоряжения. Докладная записка должна содержать информацию о полноте и своевременности выполнения документа, фактические данные, характеризующие результаты работы, предложения о снятии документа с контроля или о продлении сроков исполнения.
После получения резолюции руководства Управления копия докладной записки передается в отдел документационного обеспечения для снятия поручений с контроля или продления сроков исполнения.
5.4. Снять документ с контроля без исполнения может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль.
5.5. Снятие с контроля документов, имеющих штамп "Контроль в подразделении", производится руководителями структурных подразделений Управления.
Ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях представляют в отдел документационного обеспечения регистрационно-контрольные карточки со всеми необходимыми отметками об исполнении и списании в дело документов, имеющих штамп "Контроль в подразделении", по мере их исполнения, но не реже одного раза в месяц.
МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
от 3 августа 1999 года N 225
Об утверждении Инструкции по организации работы с документами
(по делопроизводству) при ведении исполнительных производств в
подразделениях служб судебных приставов органов юстиции в субъектах
Российской Федерации и типовых форм документов, используемых судебными
приставами при ведении исполнительных производств
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
приказа Минюста России от 31 января 2006 года N 13
____________________________________________________________________
В целях обеспечения безусловного выполнения всех мер принудительного исполнения требований исполнительных документов, предусмотренных Федеральным законом "Об исполнительном производстве", и единообразия в оформлении и ведении документов исполнительного производства
Инструкцию по организации работы с документами (по делопроизводству) при ведении исполнительных производств в подразделениях служб судебных приставов органов юстиции в субъектах Российской Федерации согласно приложению N 1;
типовые формы документов, используемых судебными приставами при ведении исполнительных производств согласно приложениям N 2-52.
2. Главным судебным приставам субъектов Российской Федерации организовать изучение положений настоящей Инструкции и обеспечить контроль за ее неукоснительным исполнением и оформлением документов исполнительного производства в подразделениях подчиненных им служб судебных приставов.
Приложение N 1
к приказу
Министерства юстиции
Российской Федерации
от 3 августа 1999 года N 225
ИНСТРУКЦИЯ
по организации работы с документами (по делопроизводству) при ведении
исполнительных производств в подразделениях служб судебных приставов
органов юстиции в субъектах Российской Федерации
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция регламентирует порядок подготовки (оформления) и движения документов при ведении исполнительного производства судебными приставами-исполнителями, порядок работы судебных приставов-исполнителей с документами в подразделениях службы судебных приставов Министерства юстиции Российской Федерации.
1.2. Общий порядок ведения делопроизводства урегулирован Инструкцией по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 21.05.99 N 174.
1.3. Правила первичного учета и регистрации исполнения судебных актов и актов других уполномоченных органов едины и распространяются на все подразделения служб судебных приставов органов юстиции в субъектах Российской Федерации.
1.4. Обязанности по ведению делопроизводства в подразделениях судебных приставов возлагаются на специалиста-делопроизводителя или по решению старшего судебного пристава на иного сотрудника подразделения.
1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение требований настоящей Инструкции в подразделениях судебных приставов несут старшие судебные приставы. Они обеспечивают полноту, точность, своевременность оформления и учета исполнительных производств (документов).
1.6. Общий контроль за порядком ведения делопроизводств осуществляется главными судебными приставами субъектов Российской Федерации в соответствии со ст.9 Федерального закона "О судебных приставах".
1.7. При увольнении старшего судебного пристава числящиеся за ним документы, печати, штампы, бланки передаются по акту приема-передачи лицу, исполняющему обязанности старшего судебного пристава, либо вновь назначенному на эту должность. Акт составляется в произвольной форме с обязательным указанием фамилий, инициалов лиц, сдающих и принимающих имущество; перечня и количества передаваемых документов, печатей, бланков и другого имущества. Акт утверждается главным судебным приставом субъекта Российской Федерации.
1.8. При увольнении, переводе на другую должность, уходе в отпуск судебный пристав-исполнитель передает все числящиеся за ним документы старшему судебному приставу или по его указанию другому судебному приставу-исполнителю по акту приема-передачи. Акт составляется в произвольной форме с обязательным указанием фамилий, инициалов сдающих и принимающих документы должностных лиц, номеров исполнительных (и других) документов (производств), даты передачи, росписей о приеме-передаче. Акт утверждается старшим судебным приставом.
При передаче документов судебный пристав-исполнитель передает все неисполненные исполнительные производства с обязательной отметкой о передаче в книге учета исполнительных документов (приложение N 2).
1.9. Об утрате документа сотрудник подразделения докладывает старшему судебному приставу, который назначает служебное расследование.
1.10. Стороны исполнительного производства имеют право знакомиться с материалами исполнительного производства и снимать с них копии. При этом в материалах исполнительного производства делается отметка о снятии с них копий или об ознакомлении с ними. Запись заверяется судебным приставом-исполнителем и лицом, ознакомившимся с указанными материалами или снявшим с них копии. Все заявления, жалобы, претензии взыскателя и должника, оформленные в письменном виде, регистрируются в подразделении и приобщаются к имеющимся материалам исполнительного производства.
1.11. При участии в исполнительном производстве представителей сторон судебный пристав-исполнитель приобщает к имеющимся материалам ордер адвоката или подтверждающую представительство доверенность (подлинник или копию), заверенную в установленном ст.185-189 Гражданского кодекса Российской Федерации порядке (за исключением случаев, когда на основании закона оформления доверенности не требуется). Указанные документы подписываются к исполнительному производству.
1.12. Правила работы с секретными документами и документами, имеющими ограничительную пометку "Для служебного пользования", регламентируются специальными инструкциями.
1.13. Судебный пристав-исполнитель использует в своей деятельности типовые формы документов исполнительного производства. В зависимости от специфики и особенностей конкретного исполнительного производства судебные приставы при необходимости могут вносить в указанные формы документов дополнительные сведения. Все постановления судебных приставов заверяются печатью подразделения.
1.14. На обложке и титульном листе всех книг учета помимо их наименований указываются наименование подразделения судебных приставов, дата ее начала и окончания, а на зональной книге учета - фамилия, инициалы судебного пристава-исполнителя, курирующего данную зону.
2. Прием документов от взыскателей и их первичный учет (регистрация)
2.1. Поступившие в подразделение судебных приставов исполнительные документы регистрируются делопроизводителем или лицом, отвечающим за регистрацию в книге учета исполнительных документов (приложение N 2), в порядке их поступления с присвоением номера (этот номер присваивается впоследствии исполнительному производству), а также в алфавитных указателях учета взыскателей, затем передаются судебному приставу-исполнителю на исполнение под расписку в зональной книге учета исполнительных документов (приложение N 8). На каждого судебного пристава-исполнителя должна быть заведена зональная книга учета исполнительных производств.
2.3. Номер исполнительного производства состоит из порядкового номера, соответствующего индекса судебного пристава-исполнителя (т.н. зоны) и двух последних цифр года возбуждения исполнительного производства.
2.4. Нумерация во всех книгах учета исполнительных документов каждый год начинается заново, при этом исполнительные производства, не исполненные на конец завершившегося года, с 1 января получают новые номера, о чем в старых записях делается соответствующая отметка. Исполнительные производства при этом регистрируются под новыми номерами. Новые книги учета при этом могут не заводиться, а перерегистрация осуществляется на оставшихся свободных листах, следующих после последней записи истекшего года.
2.5. При наличии в подразделениях судебных приставов ПЭВМ регистрация документов может дополнительно осуществляется на магнитных носителях.
2.6. Распределение исполнительных документов среди судебных приставов-исполнителей внутри подразделения осуществляет старший судебный пристав в устанавливаемом им порядке.
2.7. Судебный пристав-исполнитель при получении исполнительных документов обязан проверить подлинность и наличие всех необходимых его реквизитов, предусмотренных ст.8 Федерального закона "Об исполнительном производстве", а также сроки предъявления его к исполнению. По результатам проверки судебный пристав-исполнитель в трехдневный срок выносит в соответствии со ст.9 и 10 указанного Закона постановление о возбуждении исполнительного производства (приложение N 10) либо о возвращении исполнительного документа (приложения N 11, 12). В постановлении о возвращении исполнительного документа должно быть указано основание его возвращения. Если нарушения были допущены в оформлении исполнительного листа, то судебный пристав назначает срок для их устранения.
2.8. Взыскателю исполнительный лист возвращается лично под расписку, приобщаемую к исполнительному производству, или направляется ему по почте заказным письмом. Квитанции о приеме заказных писем подшиваются к материалам исполнительного производства.
2.9. Расписка о возврате исполнительного документа взыскателю составляется в произвольной форме с обязательным указанием фамилии, имени, отчества судебного пристава-исполнителя и взыскателя (наименование взыскателя - организации) либо фамилии, инициалов и должности законного представителя взыскателя, паспортных данных взыскателей (их представителей), в том числе - серии, номера паспорта, места и даты его выдачи. Представитель взыскателя предъявляет судебному приставу-исполнителю доверенность от взыскателя и документы, удостоверяющие его законное представительство.
2.10. По каждому исполнительному документу судебный пристав-исполнитель обязан завести исполнительное производство (приложение N 52), учетно-статистическую карточку (приложение N 9), а также внести соответствующую запись в зональную книгу учета исполнительных документов. Все документы либо их копии, относящиеся к конкретному исполнительному производству, хранятся (подшиваются) в отдельной папке, которой присваивается номер исполнительного производства. Все страницы исполнительного производства нумеруются, а наименование документов исполнительного производства и номера страниц указываются в описи вложенных документов, помещаемой в начале этого производства.
2.11. К материалам исполнительного производства приобщаются подлинники документов, оформляемых судебными приставами (постановления и др.), но не их копии.
2.12. При объединении исполнительных производств в сводное допускается заполнение одной статистической карточки с указанием в ней количества исполнительных документов.
2.13. На всех документах, относящихся к конкретному исполнительному производству (постановления, акты и др.), судебный пристав-исполнитель делает запись "к N ___" и указывает единый номер соответствующего исполнительного производства.
3. Оформление и ведение документов исполнительного производства судебным приставом-исполнителем
3.1. Документы должны содержать все предусмотренные в типовой форме реквизиты. Свободные строчки подлежат обязательному прочерку. В необходимых случаях в документах исполнительного производства могут быть приведены дополнительные реквизиты, определяемые характером действий по проведению исполнительного производства.
3.2. При объективной необходимости изъятия из исполнительного производства документов взамен изъятых материалов вшиваются (вставляются) карточки-заместители с указанием наименования изъятого документа, количества и номеров изъятых страниц, даты и причины изъятия. При этом ставятся подпись старшего судебного пристава и печать подразделения судебных приставов.
3.3. В случае передачи исполнительного производства на территорию другого подразделения судебных приставов в порядке и по основаниям, указанным в п.3 ст.11 Федерального закона "Об исполнительном производстве", судебный пристав-исполнитель составляет соответствующий акт, который утверждается старшим судебным приставом, делает отметку в журнале учета исполнительных документов, в зональных книгах учета исполнительных документов и статистической карточке. Судебный пристав-исполнитель, принимающий исполнительное производство, делает отметку о приеме соответствующих материалов. Передача исполнительного производства производится судебным приставом-исполнителем лично под роспись в акте или по почте заказным письмом.
3.4. Акт передачи исполнительного производства составляется в произвольной форме с обязательным указанием наименований передающего и принимающего подразделений судебных приставов; номера; количества листов исполнительного производства по описи вложения; сведений о должнике и взыскателе; даты передачи исполнительного производства; фамилий, инициалов и подписей судебных приставов-исполнителей, передающего и принимающего документы, или почтовые реквизиты при отправке документов по почте (с приложением почтовой квитанции). Акт утверждается старшим судебным приставом передающей стороны.
3.5. В подразделении, принимающем исполнительное производство, ему присваивается новый номер.
3.7. При исполнении исполнительных документов с требованиями имущественного характера судебный пристав-исполнитель оформляет запросы в государственные налоговые инспекции, ГИБДД, МВД России, органы, осуществляющие государственную регистрацию прав на недвижимость и сделок с ним, в земельные, другие органы для получения официальной информации.
3.8. В случае отсутствия имущества у должника судебный пристав-исполнитель составляет акт о невозможности взыскания (приложение N 37), утверждаемый старшим судебным приставом, и возвращает исполнительный документ взыскателю. В таком случае судебный пристав-исполнитель выносит постановление об окончании исполнительного производства (приложение N 25) с указанием основания его окончания.
4. Документы исполнительного производства по вопросам хранения
арестованного имущества должника
4.1. При возникновении необходимости хранения арестованного имущества судебный пристав-исполнитель назначает хранителя (должника или другого лица), о чем указывается в акте ареста имущества (приложение N 30).
4.2. В целях поддержания хранимого имущества в надлежащем состоянии судебный пристав-исполнитель выносит постановление об установлении режима беспрепятственного доступа к арестованному и переданному хранителю имущества (приложение N 16).
4.3. Для последующей передачи хранимого имущества на реализацию судебный пристав-исполнитель принимает имущество у хранителя по акту приема-передачи. Акт составляется в произвольной форме с обязательным указанием даты, фамилий, инициалов лиц, передающих и принимающих хранимое имущество; результатов проверки сохранности указанного в описи имущества.
5. Документы исполнительного производства по вопросам ареста и передачи на реализацию в специализированную организацию имущества должника
5.1. При необходимости наложения ареста на имущество должника судебный пристав-исполнитель выносит соответствующее постановление (приложение N 26). При аресте имущества должника судебный пристав-исполнитель составляет соответствующий акт (приложение N 30).
5.2. При аресте судебным приставом-исполнителем имущества должника в целях обеспечения исполнения исполнительного документа по имущественным взысканиям в порядке, предусмотренном п.5 ст.9 Федерального закона "Об исполнительном производстве", об этом указывается в постановлении о возбуждении исполнительного производства, и отдельное постановление об аресте имущества должника не выносится.
5.3. В подразделении судебных приставов старшим судебным приставом или иным должностным лицом подразделения, на которое возложена эта обязанность, ведется книга учета арестованного имущества должника (приложение N 7). Каждая книга должна быть пронумерована по листам, прошита и скреплена печатью соответствующей службы судебных приставов. На последней странице книги делается заверительная надпись. В этой надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов, а также срок хранения журнала. Заверительная надпись подписывается главным судебным приставом субъекта Российской Федерации.
Все записи в книге должны быть разборчивыми, без сокращений. Подчистки и записи карандашом не допускаются.
При необходимости корректировки ранее произведенная неправильная запись зачеркивается, рядом ставится подпись с расшифровкой фамилии и инициалов корректирующего лица, а также указываются дата и основания проведения корректировки.
В случае нехватки места для новой записи рядом со старой ее следует перенести на свободное место другого листа, при этом необходимо сделать отметку у зачеркнутой записи о месте нахождения новой записи с указанием номера листа и номера новой записи.
5.4. Старший судебный пристав ежемесячно, а главный судебный пристав ежеквартально проверяют правильность ведения книги учета арестованного и изъятого имущества с отметкой в книге о результатах проверки с проставлением личной подписи.
Каждый месяц в книге проводится баланс с указанием общей стоимости арестованного, реализованного, нереализованного, переданного взыскателю, возвращенного должнику имущества.
Старший судебный пристав производит проверку законченной книги, при этом все нереализованное имущество переписывается в новую книгу с указанием в старой книге номера книги и номера страницы, где сделана новая учетная запись. Итоги проверки заверяются подписью старшего судебного пристава.
Хранится книга в металлическом шкафу (сейфе) в соответствии с правилами хранения документа строгой отчетности.
Читайте также: