Может ли директор подписывать документы за главного бухгалтера

Обновлено: 25.06.2024

Право первой подписи — это полномочия по удостоверению всех документов, которые появляются в процессе деятельности организации. Оно принадлежит руководителю, но может передаваться иным гражданам при соблюдении определенных нюансов.

Право первой подписи: что это и кому принадлежит

В ходе деятельности даже самой маленькой компании возникает необходимость готовить документы и передавать их в государственные органы, финансовые, коммерческие и иные структуры. Несмотря на то, что более 5 лет назад право первой и второй подписи отменили, чтобы удостоверить подлинность документации и содержащихся в ней распоряжений, все равно необходимо назначать лиц, которые будут ее заверять. Они же будут отвечать перед законом в случае нарушений.

Понятие и разъяснения, что такое право первой подписи, представлены в:

Гражданском кодексе РФ;
Федеральном законе от 08.02.1998 №14-ФЗ об ООО;
Федеральном законе от 06.12.2011 №402-ФЗ о бухучете;
Приказе Минфина России от 29.07.1998 №34н;
иных нормативных актах.

По общим правилам, право первой подписи принадлежит руководителю (директору) — назначенному или избранному. Никакие приказы или распоряжения собственников организации для передачи ему полномочий не нужны. Но если по каким-то причинам право первой подписи у главного бухгалтера или иного лица, этот момент уже следует оформить документально.

До 2013 года закон запрещал передавать право первой подписи в банке главному бухгалтеру или иному сотруднику, все платежные поручения проходили через руководителя. Сейчас этот запрет снят, и не имеет значения, кто что заверяет. Такие полномочия допускается передать любым гражданам, работающим в компании или на компанию.

Что такое право второй подписи и кому оно принадлежит

Руководители — тоже люди, и иногда они болеют, отдыхают, работают в командировках. Чтобы работа компании не останавливалась, назначаются лица, которые смогут подписывать документы вместо первого лица организации. Чаще всего такими полномочиями наделяют заместителей и главбухов. Разъяснение, что это право второй подписи главного бухгалтера, останется неполным, если не уточнить, что это возможность:

заверять в основном бухгалтерские и финансовые документы — распоряжения на уплату зарплаты и обязательных платежей;
подавать запросы и пояснения в налоговую и внебюджетные фонды;
взаимодействовать с государственными и контролирующими органами.

Нормами гражданского законодательства определяется и что означает право второй подписи, и как наделить соответствующими полномочиями. И важно, что передавать полномочия в этом случае обязательно, а делает это руководитель или замещающий его работник.

При желании или необходимости в организации может отсутствовать сотрудник, имеющий право второй подписи в банке или иной структуре. К примеру, ИП без работников. Он самостоятельно и собственноручно заверяет все необходимые квитанции, декларации, заявления и прочие финансовые и расчетные бумаги. Но он имеет возможность пригласить стороннюю организацию или бухгалтера и передать право второй единственной подписи в банковской карточке конкретному лицу по договору оказания возмездных услуг.

Как передать полномочия

Поскольку уже не действует строгий закон о праве второй подписи и заверять документы разрешено любому сотруднику или третьему лицу, возможны две ситуации:

Полномочия передают штатному сотруднику организации.
Заверять документы сможет стороннее лицо, с которым заключен договор на оказание возмездных услуг или иное соглашение.

В первом случае руководитель издает приказ о наделении одного или нескольких работников полномочиями по заверению определенных документов. В таком распоряжении обычно четко оговаривают, кто и какие бумаги сможет удостоверить в отсутствие начальства, либо передают все сразу.

Нельзя включить в приказ абсолютно любого работника. Если в обязанности сотрудника не входят действия с распределением денежных средств, формированием и направлением платежей, он не сможет и заверять подобные бумаги.

Второй вариант — если компания передала бухгалтерские услуги на аутсорсинг или всю бухгалтерско-финансовую деятельность ведет сторонний специалист. В таком случае сначала заключают договор об оказании услуг, где прописывают обязанности сторон, а в дополнение оформляют доверенность на представление интересов. Особых требований к доверенности нет, она подчиняется нормам гражданского законодательства.

Учреждение имеет обособленное подразделение, в котором есть директор, но нет ни главного бухгалтера, ни бухгалтера, ни кассира. Роль кассира выполняет администратор. В должностной инструкции администратора обособленного подразделения установлены права и обязанности по ведению кассовых операций.
Кто должен подписывать кассовые документы за главного бухгалтера и кассира?

Кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем или иным уполномоченным лицом (далее – руководитель) из числа своих работников (далее – кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись (п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” (далее – Указание № 3210-У)).

Из изложенного следует, что под “кассиром” понимается работник, у которого установлены права и обязанности по ведению кассовых операций. Под “руководителем” в рамках Указания № 3210-У понимаются не только руководитель (исполнительный орган) юридического лица, но и иное уполномоченное лицо.

В рассматриваемой ситуации в должностной инструкции администратора обособленного подразделения установлены права и обязанности по ведению кассовых операций. С учетом изложенного выше можно заключить, что администратор в рамках Указания № 3210-У признается “кассиром”. Поэтому администратор, являясь кассиром, может оформлять приходные кассовые ордера (форма № КО-1), расходные кассовые ордера (форма № КО-2) и ставить подпись в графе “подпись кассира” (п.п. 4.2, 4.3 Указания № 3210-У).

Следует отметить, что ни в Указании № 3210-У, ни в каких-либо других документах Банка России не разъясняется, кто вправе уполномочить работника юридического лица выполнять функций руководителя (вести кассовые операции, подписывать кассовые документы) и каким документом это должно оформляться. При этом согласно п. 2.11 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (далее – Положение), утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105 по согласованию с ЦСУ СССР, руководителем учреждения утверждается по согласованию с главным бухгалтером перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов (пп.пп. 6, 7 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”).

На основании изложенного полагаем, что наделить другое лицо (руководителя обособленного подразделения, администратора) полномочиями руководителя или главного бухгалтера в части подписи кассовых документов вправе руководитель учреждения по согласованию с главным бухгалтером (отметим, что Указание № 3210-У, в отличие от Положения, не содержит требования согласовывать такое решение с главным бухгалтером, однако, на наш взгляд, сделать это было бы не лишним). Предоставление полномочий может быть оформлено приказом или доверенностью.

Это косвенно подтверждается и Указаниями по применению и заполнению форм № КО-1, КО-2, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, в которых указано, что названные формы могут быть подписаны не директором и главным бухгалтером, а иным уполномоченным лицом.

Отметим также, что согласно п. 4.3 Указания № 3210-У в случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем они подписываются руководителем. Подписи главного бухгалтера и кассира в этом случае не требуется. Соответственно, на наш взгляд, администратор обособленного подразделения может быть наделен одновременно и полномочиями кассира, и полномочиями руководителя (или бухгалтера) по ведению кассовых операций.

Необходимо передавать фискальные данные в ИФНС?
Компания Электронный Экспресс является оператором фискальных данных и входит в реестр ОФД ФНС России.
Подключить кассу к ОФД >>

Нужна электронная подпись?
Достаточно оставить заявку. Мы поможем выбрать нужный в вашем случае тип сертификата электронной подписи, расскажем как его применить и предоставим другие дополнительные услуги. Оставить заявку >>

Кто может подписать документы за руководителя?

П о умолчанию организацию представляет ее исполнительный орган. В большинстве компаний это гендиректор (директор, президент, ректор или др.) 1 , реже наряду с ним руководство текущей деятельностью осуществляется правлением/дирекцией (как коллегиальным исполнительным органом). Более экзотический вариант, который появился в России относительно недавно, – несколько директоров у одной организации. Компетенция исполнительного органа всегда прописывается в уставе организации (или ином учредительном документе), поэтому эту информацию надо искать там.

Бывает и так, что организация передает по договору осуществление полномочий своего единоличного исполнительного органа отдельному управляющему.

Посмотрите распространенные варианты формулировок устава. В Примере 2 мы видим общие фразы, а в Примере 1 права по изданию документов названы более конкретно.

Но один или даже несколько человек не в состоянии вникнуть во все документы и подписывать их от имени организации, поэтому делегирование части полномочий заместителям директора и руководителям подразделений – это распространенная практика. Причем четко оговариваются границы предоставляемых прав подписания документов от имени организации:

Все эти рамки оговариваются индивидуально для каждого случая делегирования полномочий в ряде документов (их состав см. в Таблице 1).

Пример 1. Фрагмент устава ООО

При предоставлении права подписи документов за директора важно понимать, осуществляется ли это на постоянной основе или только на тот период, когда директор отсутствует и физически не может исполнять свои обязанности. От того, является ли замещение временным или постоянным, во многом зависит оформление полномочий и то, как выглядят реквизиты подписи, преамбулы подписываемых договоров и т.п.

Подписывать документы за директора при его наличии

С приказами, которые касаются предоставления права подписи, должны быть ознакомлены все работники, чтобы они были в курсе, кому какие документы передавать на подпись и какие реквизиты и иные сведения следует заранее в них предусмотреть. Нелишним будет информировать сотрудников и о том, на кого и с какими полномочиями выданы доверенности.

Важно, чтобы закрепленные в приказах положения не противоречили условиям ранее заключенных с соответствующими должностными лицами трудовых договоров и/или должностных инструкций/положений о должностях. Если окажется, что в результате такого распределения изменятся трудовые обязанности, то необходимо будет еще до издания приказа оформить соответствующие изменения в эти документы (ст. 60 Трудового кодекса РФ 2 ).

Сюда же можно отнести ситуацию, когда руководитель филиала (представительства, иного обособленного структурного подразделения) имеет постоянное право подписи документов своего подразделения – здесь ограничение устанавливается, как правило, не по времени, а по кругу подписываемых документов.

Конечно, у директора может быть большой соблазн взять и передать все свои полномочия. В том числе вообще человеку, который не является даже работником организации. Однако это может быть для него чревато неприятностями: не только необходимостью возмещения всех убытков, которые в результате таких действий могут быть причинены организации, но и привлечением к субсидиарной ответственности при банкротстве и прочих обстоятельствах. Вот реальная история:

Судебная практика. Постановление Президиума ВАС РФ от 21.01.2014 № 9324/13 по делу № А12-13018/2011

Руководитель организации выдал В-ву Н.В. доверенность с объемом полномочий, фактически равным своим. В отсутствие какого-либо обоснования подобные действия, не обусловленные характером и масштабом хозяйственной деятельности общества, не могут быть признаны разумными, т.е. соответствующими обычной деловой практике.

Подписывать только в период отсутствия директора

Если же речь идет о подписании документов за директора в период, когда его нет на работе по причине нахождения в отпуске, командировке, болезни и пр., то это временное заместительство. В таких ситуациях целесообразно устанавливать срок полномочий не конкретной датой или периодом времени, а путем указания на событие, с которым такие полномочия будут прекращены (выход из отпуска, прибытие из командировки, окончание периода временной нетрудоспособности и пр.), т.к. на практике часто бывает, что предполагаемые изначально даты потом не совпадают с фактическими.

Сразу скажем, что законодательно вопрос замещения руководителя организации так и не был четко урегулирован, на практике возможно несколько вариантов для оформления временного заместительства 3 :

штатное замещение;
временный перевод на должность директора;
совместительство на время отсутствия директора (как внутреннее – когда совместителем по должности директора является работник данной организации, так и внешнее – если директором по совместительству будет работать сторонний человек 4 );
исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения от основной работы 5 .

Рассмотрим подробнее эти варианты.

Подобные полномочия прописываются в трудовом договоре. Но часто в него неудобно помещать все нюансы трудовых прав и обязанностей, поэтому они детально прописываются уже в должностной инструкции (либо положении о должности).

Если делегируемые полномочия подразумевают оформление документов, которые покидают родную организацию, то тут также понадобится доверенность для предъявления третьим лицам.

Вариант штатного замещения хорош тем, что он включается автоматически в отсутствие директора, но может работать и в его присутствии (все зависит от формулировок уполномочивающих документов). В случае издания директором приказа о распределении полномочий и предоставлении права подписи, о котором упоминалось выше, в нем также можно сразу отразить и полномочия штатного зама на время отсутствия первого лица организации.

Если при временном переводе меняется должность человека (т.е. он не выполняет одновременно и свою основную работу), то при совместительстве или исполнении обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения от основной работы она у него остается, при этом параллельно на время добавляется вторая должность – директора. Правда, на разных условиях.

Почему право подписи за главного бухгалтера иногда становится для руководителя не преимуществом, а дополнительной проблемой, из-за которой в суде приходится доказывать правомерность своих действий, в том числе применение вычета, читайте в публикации.

Может ли директор расписываться за главного бухгалтера?

Итак, законодательство наделяет генерального директора большими правами, чем других сотрудников, что неудивительно. Однако вместе с полномочиями на руководителя ложится ответственность за то, что происходит в организации. Поэтому право подписи директора за главбуха в большинстве случаев является признаком того, что первому лицу компании приходится отвлекаться от развития бизнеса на ревизию и оформление документов.

Руководителю компании, которая передала бухгалтерию на комплексное обслуживание специалистам 1С-WiseAdvice, не придется отрываться от стратегических вопросов, чтобы разбираться, должен ли кто-то кроме него подписывать финансовую отчетность или счет-фактуру. Ведь, к слову, даже нормативные акты содержат противоречивые требования к заполнению указанных документов, в связи с чем организациям нередко приходится обращаться в суд, например, чтобы доказать правомерность применения вычета.

Как заполнять документы, которые требуют двух подписей?

Еще с середины 2015 года приложением к Приказу Минфина России от 06.04.2015 № 57н подпись главбуха исключили из ряда документов, в том числе из:

бухгалтерского баланса;
отчета о финансовых результатах;
отчета об изменении капитала;
отчета о движении денежных средств и целевом использовании средств;
упрощенных форм бухгалтерского баланса.

Заполнение одного из ключевых документов бухгалтерии – бухгалтерской (финансовой) отчетности регулирует статья 13 закона № 402-ФЗ. Так, отчетность считается заполненной после того, как ее подписал руководитель организации. Других требований к ее визированию закон не предусматривает.

Это положение подтверждается Постановлением Арбитражного суда Дальневосточного округа от 05.02.2019 № Ф03-6116/2018 по делу № А73-8993/2018. В нем суд, ссылаясь на вышеназванную статью, подтвердил, что отчетность считается составленной после того, как гендиректор поставил на ней свою подпись.

В то же время п. 17 ПБУ 4/99 и п. 38 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ настаивают на том, что данный документ подписывается как директором, так и бухгалтером.

От всех прелестей штудирования многочисленных и порой противоречивых требований к заполнению отчетности, как и от ошибок и финансовых рисков, любую компанию избавит экспертное бухгалтерское обслуживание на аутсорсинге.

Счет-фактуру, согласно п. 6 ст. 169 НК РФ, кроме руководителя должен подписать главный бухгалтер или другое лицо, наделенное на это правом через специальный приказ. В случае с ИП документ визирует или сам предприниматель, или его уполномоченный представитель, действующий по доверенности.

Что делать руководителю организации, если в штате нет бухгалтера, а счет-фактура является основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету? Расписаться как за себя, так и за главбуха.

Счет-фактура без подписи главбуха: правомерен ли вычет?

В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 17.11.2006 по делу № А56-35103/2005 суд указал, что идентичность подписей гендиректора и главного бухгалтера в спорных счетах-фактурах не лишает организацию права заявить к возмещению НДС, уплаченный поставщику на основании этого документа. Но это при условии, что в нем указаны все необходимые реквизиты и сведения, предусмотренные налоговым законодательством.

То есть не последнюю роль в возможности отстоять правомерность отсутствия подписи главбуха общества в счете-фактуре играет детальное планирование организации бизнеса – в уставе и других учредительных документах.

Риск-ориентированный подход специалистов 1С-WiseAdvice к ведению стратегически важных для бизнеса процессов – бухгалтерскому и налоговому учету, документообороту, в том числе кадровому и пр. – освободит компанию от необходимости вносить изменения в учредительные документы или выпускать приказы задним числом.

Руководители компаний, которые передали бухгалтерию на аутсорсинг в 1C-WiseAdvice, тратят свое время на развитие бизнеса, а не его повседневное обслуживание.

Читайте также: