Какой документ определяет взаимоотношение и распределение обязанностей между ответственными за

Обновлено: 24.05.2024

Адрес проживания в трудовом договоре

Согласно части 1 статьи 57 ТК РФ, в трудовом договоре указываются следующие сведения:

фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (ФИО работодателя — физлица), заключивших трудовой договор;
сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физлица;
ИНН (для работодателей, за исключением работодателей — физлиц, не являющихся ИП);
сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
место и дата заключения трудового договора.

Как видно, упомянутая норма не обязывает работодателя указывать в трудовом договоре адрес регистрации работника по месту проживания. Сведений о документе, удостоверяющем личность работника, будет достаточно.

Компенсация за дни дополнительного отпуска при увольнении

В коллективном договоре сказано, что работнику полагается шесть дней ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за ненормированный рабочий день. Сотрудник увольняется, проработав в организации шесть месяцев. Отпуск за период работы не предоставлялся. Как рассчитать количество дней дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день для целей выплаты компенсации при увольнении?

Компенсацию за неиспользованные дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу в режиме ненормированного рабочего времени следует рассчитать пропорционально отработанному времени.

Если за год работнику полагается шесть календарных дней допотпуска, то за шесть полных месяцев работы следует выплатить компенсацию за три календарных дня указанного отпуска.

Рассчитайте все выплаты для увольняемого работника в веб‑сервисе Рассчитать бесплатно

Справка о зарплате по почте

Может ли организация выслать справку о зарплате Почтой России, если бывший работник не может забрать этот документ лично?

Напомним, что работодатель должен выдать справку о заработке (форма № 182н) в двух случаях:

при увольнении, в день прекращения работы;
после увольнения, по письменному заявлению сотрудника. Срок выдачи — не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК РФ).

Документы об образовании

При приеме на работу в 2008 году работник не предъявил документы об образовании. Вправе ли работодатель запросить у сотрудника указанные документы в 2021 году (работник отказывается их принести)?

Да, вправе, но только в том случае, если:

требование о предъявлении документов об образовании установлено внутренними документами работодателя (например, должностной инструкцией, положением об отделе и т.д.);
либо предлагаемая работа требует наличия специальных знаний или специальной подготовки (ч. 1 ст. 65 ТК РФ).

Составьте правила внутреннего трудового распорядка и другие локальные акты по готовым шаблонам Попробовать бесплатно

Обязательно ли вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений, журнал регистрации должностных инструкций, журнал регистрации кадровых приказов? Предусмотрена ли ответственность за отсутствие этих документов?

Нет, вести журналы регистрации перечисленных документов необязательно. Ответственность за их отсутствие трудовым законодательством не предусмотрена.

Кто из работников сдает СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ

Кто должен направлять в ПФР отчетность по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ: работник отдела кадров или бухгалтер?

Формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ должен направлять тот работник, в чьи должностные обязанности входит сдача этих видов отчетности. Соответствующие обязанности прописываются в трудовом договоре или должностной инструкции.

П оводом для статьи стали два вопроса читателей о назначении ответственных за делопроизводство. Но они оказались сложнее, чем кажутся на первый взгляд, в т.ч. из-за недостаточной регламентации законодательством.

Подскажите, пожалуйста, в одной организации может быть два ответственных за делопроизводство? Если да, то надо выпустить приказ об разделении их обязанностей?

Планируем приказом по организации назначить ответственных за делопроизводство в подразделениях и закрепить за ними определенные обязанности. Просим осветить этот вопрос более подробно, а именно: что должно входить в обязанности ответственных за делопроизводство в подразделениях и как это закрепить документально?

Руководитель за все в ответе!

Ответственность за документальный фонд организации, а значит, и за систему делопроизводства и ее построение, несет руководитель (т.е. единоличный исполнительный орган). За документы корпоративного управления и соответствующее делопроизводство такую же ответственность несут совет директоров / его председатель и корпоративный секретарь. Это – ответственность перед учредителями / собственниками за организацию деятельности и ответственность в соответствии с действующим законодательством, в том числе и перед государственными контролирующими органами.

Но ни в одном действующем нормативном правовом акте ответственность руководителя за весь документальный фонд организации, к сожалению, не зафиксирована в прямой форме, в виде конкретной формулировки. Она выражается опосредованно, как правило, в форме полномочий органов управления по утверждению документов, изданию приказов, назначению ответственных / делегированию полномочий опять-таки на основании приказов.

Суды тоже считают такой подход правомерным (см., например, постановления Московского городского суда от 06.05.2015 № 4а-0628/15 и от 29.04.2014 № 4а-748/2014). Они часто отменяют решения нижестоящих судов, которые привлекают к ответственности руководителя при наличии в штате главного бухгалтера.

Конечно, Иван Иванович может подвергнуть Марью Ивановну дисциплинарному взысканию, уменьшить премию и т.п., но в суде или чиновниками трудовой инспекции наказано может быть как ответственное лицо – непосредственный исполнитель (см., например, решение Московского городского суда от 10.07.2012 по делу № 7-1306/2012), так и генеральный директор (см., например, решение Московского городского суда от 08.07.2015 по делу № 7-6031/2015).

Кого накажет суд за нарушение порядка рассмотрения обращений граждан по ст. 5.59 КоАП РФ: руководителя (организующего работу и подписывающего ответы) или должным образом уполномоченного рядового исполнителя (который ведет всю работу и готовит документ на подпись)? Оказывается, первого из них! Подтверждением служит, например, позиция Верховного Суда РФ (постановление № 11-АД12-11), который в ноябре 2012 года отменил решения нижестоящих судов, сняв ответственность с исполнителя и переложив ее на руководителя (в силу ст. 4 и 10 Закона об обращениях граждан).

В уставе почти каждой организации устанавливается ответственность исполнительных органов (коллегиального – правление или единоличного – председатель правления, генеральный директор) за организацию системы управления, а система управления документами (делопроизводство) в настоящее время рассматривается как одна из важнейших инфраструктурных составных частей, наряду с системами управления персоналом, бухгалтерского и налогового учета, управления проектами, информационной безопасности, управления качеством, финансирования и бюджетирования и т.п. Кроме того, устав каждой организации и типовые уставы, которые разрабатываются для предприятий среднего и малого бизнеса, предусматривают ответственность за передачу документов организаций в случае ликвидации в соответствующее архивное учреждение / архив. Ликвидационная комиссия / конкурсный управляющий принимают документы по акту от первого руководителя организации.

Обзоры арбитражной практики и практики судов общей юрисдикции, которые публикуются на страницах нашего журнала, также показывают, что материальную и административную ответственность за документальный и архивный фонды несут прежде всего руководители организаций.

Субсидиарная ответственность бывшего руководителя обанкротившейся организации перешагнула миллиардны.

От руководителя организации, который утверждает организационную структуру, штатное расписание, положения о подразделениях и должностные инструкции, зависит в конечном счете создание, подчиненность и название службы делопроизводства, ее численный состав и квалификационные требования к сотрудникам. Запомним также, что номенклатуру дел организации, с помощью которой систематизируется документальный фонд, описи дел и акты о выделении документов к уничтожению утверждает руководитель организации. Приказом об утверждении номенклатуры дел / своей подписью в грифах утверждения он оформляет и подтверждает свою ответственность за документальный фонд, его состояние и движение. Инструкция по делопроизводству, бланки и типовые унифицированные формы документов организации также утверждаются приказами руководителя. А если он предоставляет право издавать подобные приказы одному из своих заместителей и возлагает контроль за их соблюдением на него или даже на руководителя службы делопроизводства, то в соответствии с законодательством, уставом организации и принципами делегирования полномочий он все равно несет ответственность за реализацию переданных полномочий всеми уполномоченными им лицами.

Подобная регламентация в положениях о должностях руководителей организации и в должностных инструкциях руководителей структурных подразделений является организационной основой для обеспечения документированного приема-передачи дел по акту в случае смены этих лиц.

Пример 1. Формулировка об ответственности руководителя за документы организации

Наконец, поскольку за систему делопроизводства и документальный фонд организации ответственность несет первый руководитель, со времен Единой государственной системы делопроизводства (М., 1974; далее – ЕГСД) существует очень правильная рекомендация о закреплении подчиненности службы делопроизводства непосредственно руководителю организации.

Кто будет вести делопроизводство?

Таким образом, ответственным за делопроизводство, являющееся инструментом системы управления, фактически является руководитель организации. Он определяет, как делопроизводство будет организовано, назначает ответственных за ведение делопроизводства в организации и структурных подразделениях.

От первого руководителя зависит, как будет построена система делопроизводства, будет ли создана и как будет называться служба делопроизводства, каковы будут ее штатный состав и наименования должностей специалистов, фонд оплаты труда и т.п. организационные аспекты. При этом, конечно, должны приниматься во внимание направления и масштаб деятельности, территориальная распределенность, организационно-правовая форма и т.п. факторы. Учитывается объем документооборота, от которого зависит структура службы делопроизводства и ее численность. Типовые наименования службы делопроизводства (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат) были в свое время установлены ЕГСД. А расчет численности сотрудников службы делопроизводства (или ответственных за его ведение) и в настоящее время рекомендуется осуществлять в соответствии с действующими нормативно-методическими документами:

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72) и
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23).

В небольшой организации (или в территориально обособленном подразделении) с незначительным объемом документооборота все операции по ведению делопроизводства могут выполняться секретарем организации (или секретарем подразделения). Такая система делопроизводства называется централизованной. А если объем документооборота большой, то даже в небольших организациях может быть создана служба / отдел / сектор / группа делопроизводства или ДОУ, состоящая из 1-2 сотрудников, трудовые функции которых будут связаны исключительно с ведением делопроизводства.

Ответственные за делопроизводство (за его ведение), о которых идет речь в вопросе, назначаются, как правило:

Эта ответственность предполагает, что ведение делопроизводства для данного сотрудника может являться не основной, а дополнительной функцией, наряду с теми, которые он выполняет, будучи специалистом другой предметной области (а с документированием связаны практически все функции). Такая ответственность за ведение делопроизводства в настоящее время возлагается на сотрудников, занимающих самые младшие позиции в организации, и без какого-либо увеличения заработной платы.

Анализ практики выявил 3 основных способа оформления ответственности за ведение делопроизводства.

Пример 2. Фрагмент должностной инструкции ответственного за делопроизводство

Конечно, инструкция по делопроизводству должна быть заранее составлена и утверждена, поскольку от ответственного за ведение делопроизводства, выполняющего эту функцию как дополнительную, требовать разработки инструкции нельзя и даже трудно требовать качества выполнения делопроизводственных операций. Такой способ соответствует лучшим зарубежным практикам, но увеличивает стоимость делопроизводственных работ, поскольку оплата труда специалиста отрасли (например, младшего юрисконсульта) обычно выше, чем заработная плата делопроизводственного работника. Да и качество выполнения делопроизводственной функции в виде дополнительной требует более тщательного контроля.

Пример 3. Фрагмент приказа о назначении ответственного за ведение делопроизводства в подразделении

1.2. Приказ вступает в силу с даты подписания.

Пример 4. Фрагмент приказа о снятии ответственности за ведение делопроизводства в подразделении

1.2. Приказ вступает в силу с даты подписания.

Данный способ часто используется в территориально-распределенных организациях и холдингах, когда в подразделениях не только не создают специализированных отделов делопроизводства, но и экономят на введении должностей соответствующих специалистов. Такой способ, к сожалению, также не благоприятствует качеству работы с документами.

На практике можно встретить и иные ситуации, когда ответственность возлагается за ведение делопроизводства по обращениям граждан, за ведение делопроизводства по исполнению договоров, за работу с научно-технической документацией и ее хранение и т.п. Самое главное – комплексная регламентация этой ответственности в рамках построения системы управления организацией и ее документами.

Адрес проживания в трудовом договоре

Согласно части 1 статьи 57 ТК РФ, в трудовом договоре указываются следующие сведения:

фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (ФИО работодателя — физлица), заключивших трудовой договор;
сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физлица;
ИНН (для работодателей, за исключением работодателей — физлиц, не являющихся ИП);
сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
место и дата заключения трудового договора.

Компенсация за дни дополнительного отпуска при увольнении

Рассчитайте все выплаты для увольняемого работника в веб‑сервисе Рассчитать бесплатно

Справка о зарплате по почте

Напомним, что работодатель должен выдать справку о заработке (форма № 182н) в двух случаях:

при увольнении, в день прекращения работы;
после увольнения, по письменному заявлению сотрудника. Срок выдачи — не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК РФ).

Документы об образовании

Да, вправе, но только в том случае, если:

требование о предъявлении документов об образовании установлено внутренними документами работодателя (например, должностной инструкцией, положением об отделе и т.д.);
либо предлагаемая работа требует наличия специальных знаний или специальной подготовки (ч. 1 ст. 65 ТК РФ).

Кто из работников сдает СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ

Кто должен направлять в ПФР отчетность по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ: работник отдела кадров или бухгалтер?

Руководитель за все в ответе!

Субсидиарная ответственность бывшего руководителя обанкротившейся организации перешагнула миллиардны.

Пример 1. Формулировка об ответственности руководителя за документы организации

Кто будет вести делопроизводство?

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72) и
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23).

Ответственные за делопроизводство (за его ведение), о которых идет речь в вопросе, назначаются, как правило:

Анализ практики выявил 3 основных способа оформления ответственности за ведение делопроизводства.

Пример 2. Фрагмент должностной инструкции ответственного за делопроизводство

Пример 3. Фрагмент приказа о назначении ответственного за ведение делопроизводства в подразделении

1.2. Приказ вступает в силу с даты подписания.

Пример 4. Фрагмент приказа о снятии ответственности за ведение делопроизводства в подразделении

1.2. Приказ вступает в силу с даты подписания.

Читайте также: