Каким документом оформляется выплата заработной платы через лицевые счета в программе 1с бухгалтерия

Обновлено: 05.05.2024

Начисление зарплаты является одной из итоговых операций в информационной базе, выполняемой в конце каждого месяца. Как правило, к этому моменту в программе уже должен быть отражен кадровый учет всех событий, произошедших в течение расчетного месяца на предприятии: прием, перевод и увольнение сотрудников, учет рабочего времени, назначение суммы окладов и других начислений.

Рассмотрим пошагово, на какие настройки программы 1С: Бухгалтерия следует обратить внимание при начислении зарплаты, подробно разберем инструкцию по начислению и выплате зарплаты, научимся понимать и читать сформированные отчеты по начислениям, познакомимся с некоторыми печатными формами документов.

Настройка учета зарплаты

Перед тем, как начислить заработную плату в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8.3. важно обратить внимание на раздел настроек. От настройки конфигурации зависит полнота использования возможностей программы, что позволит успешно решать вопросы по расчету заработной платы и кадрового учета в целом.

В открывшемся окне необходимо настроить следующие параметры:

Место ведения кадрового учета: в данной или в другой внешней программе;

Способ ведения: в программе можно вести учет отдельно по каждому сотруднику или суммарно;

Дополнительные опции при начислении заработной платы: пользователю предлагается на выбор ведение больничных и отпусков;

Вид кадрового учета: полный или упрощенный.

Применение настроек учета заработной платы в программе 1С: Бухгалтерия выполняется в зависимости от особенностей конкретной организации и правил ведения кадрового учета.

Зарплата

Налоги и взносы

Ставку можно поменять в процессе ведения кадрового учета (например, при изменении законодательных документов). Для этого указывают новый период (месяц и год) с которого она начинает действовать. После внесения изменений в регистре сведений появится соответствующая запись.

Территориальные условия

Данная настройка необходима организациям, которые находятся в определенных территориальных условиях (крайний Север, зоны Чернобыля), а также в районе, где используется районный коэффициент.

Убедившись, что настройки учета заработной платы заполнены правильно, можно формировать начисление зарплаты сотрудникам.

Начисление зарплаты

Если в предыдущие месяцы зарплата уже начислялась, то откроется форма со списком ранее созданных документов.

Для более наглядного примера, предположим, что у нас есть небольшая фирма, которая занимается торговой деятельностью и имеет немногочисленный штат сотрудников. Выполним начисление зарплаты работникам предприятия за август.

Начинаем с верхней части документа, где заполняются следующие поля:

Месяц и дата. Обычно расчет оплаты труда выполняют в последних числах месяца. Для начисления зарплаты за август ставим в документе дату 31 августа;

Организация. Указывают название предприятия. Данная строка удобна, когда в программе 1С: Бухгалтерия ведется учет по нескольким организациям;

Подразделение. Строка заполняется в том случае, если начисление зарплаты необходимо произвести по отдельным подразделениям предприятия (администрация, бухгалтерия, производственный цех, отдел продаж и т.п.). Если это поле оставить пустым, то начисление произойдет всем работникам организации;

Ответственный. В поле заполняются данные бухгалтера или другого ответственного лица, который занимается кадровым учетом.

Начисления

Удержания

Внесение изменений по начислению налога выполняется через личную карточку сотрудника. Рассмотрим пример подачи заявления на стандартные вычеты из НДФЛ для сотрудников, имеющих несовершеннолетних детей.

Предположим, что у сотрудника Васильевой О.И. двое детей в возрасте до 18 лет. Выбираем значения с кодом 114 и 115.

После заполнения табличной части документ необходимо провести и закрыть. После оформления заявления, у данного работника организации будет уменьшаться налогооблагаемый доход на установленную сумму стандартного вычета.

Взносы

Движение документа и отчеты

В нашем примере мы выполнили начисление зарплаты в программе за август небольшой коммерческой организации, занимающейся торговой деятельностью. По движению документа можно проследить, что все начисления произошли и отражаются корректно.

Задолженность перед работниками уменьшается на сумму, которая равна удержанной сумме НДФЛ. Даже если предприятие не является плательщиком НДФЛ, оно обязано перечислить налог в бюджет за своих сотрудников. Поэтому он вычитается непосредственно из заработной платы работника. Организация выступает здесь в роли налогового агента. А вот непосредственными платежами организации являются страховые взносы.

Отчеты

С помощью оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) мы можем проследить аналитику по статьям затрат при начислении заработной платы.

По счету 44 отражены суммы затрат на взносы в ФСС, на оплату труда и страховые взносы. Общий итог всех расходов на зарплату составляет 254 980 рублей.

Также сформируем ОСВ по счету 70 (Расчеты с персоналом по оплате труда) за август.

После выплаты указанной суммы кредитовое сальдо обнулится, и при формировании ОСВ мы увидим, что задолженность погашена.

Сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 69 (Расчеты по социальному страхованию и обеспечению).

В данном отчете представлена информация о начисленных страховых взносах. Видим, что у предприятия возникло обязательство перед бюджетом на сумму 64 980 рублей.

Расчетный листок

Сформируем печатную форму расчетного листка по начисленной заработной плате. В данном документе также отражается подробные сведения обо всех начислениях, которые причитаются каждому отдельному сотруднику. Это позволяет работнику определить из чего сформирована его зарплата.

Выплата зарплаты

После создания документа начисления зарплаты в программе 1С: Бухгалтерия, следует операция по выплате зарплаты через банк, т.е. погашение образовавшейся задолженности организации перед сотрудниками.

Подготовка зарплаты к выплате

Получение денег в банке на выплату ЗП

Выплата зарплаты из кассы

Заполненные документы проведем и посмотрим бухгалтерские проводки. Сформируем ОСВ по счету 70.

Как видим, зарплата была начислена и выплачена всем работникам. Произошло полное погашение кредиторской задолженности организации.

Таким образом, вопрос выбора программного продукта, в котором будет вестись расчет ежемесячных выплат сотрудникам, в каждой конкретной организации решается самостоятельно с учетом специфики деятельности и учетной политики. В конфигурации 1С: Бухгалтерия есть минимальный набор необходимых инструментов для ведения учета на небольшом предприятии. Другая программа – 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) предоставляет более широкие возможности, обогащенный функционал для автоматизированного кадрового учета и часто применяется на крупных предприятиях с большим количеством сотрудников.

Заключение

Задачи начисления заработной платы и кадрового учета в целом решаются в каждой организации достаточно индивидуально. Поэтому конкретному пользователю могут и не понадобиться некоторые описанные разделы, а другим, наоборот, требуется более детальная информация. Часто возникают вопросы, связанные с нормативными документами, на основании которых реализуются многие расчеты, формируется отчетность, производится ввод документов.

Чтобы облегчить вам задачу, мы предлагаем воспользоваться нашими услугами по информационному сопровождению бизнеса.

Наши специалисты готовы оказать помощь в любых правовых вопросах, обеспечить ежедневный экспертный сервис для вашей компании. Проведем обучение и переквалификацию сотрудников на высшем уровне. Обслужим, внедрим, доработаем программы 1С. Проведем анализ финансовой, экономической и хозяйственной деятельности

Программное обеспечение от 1С позволяет упростить работу с информацией по зарплате сотрудников. Также бухгалтеры смогут быстро проводить необходимые операции, используя несложный алгоритм действий.

Как настраивать программу 1С?

Перейдя в этот раздел, пользователь сможет настраивать работу с такими категориями данных, как:

Заработная плата.
НДФЛ.
Страховые взносы.

Если у собственника бизнеса нет специалистов, способных выполнять необходимые настройки правильно, он может обратиться к поставщикам ПО от фирмы 1С. Там же можно получить консультацию относительно внедрения программного обеспечения.

Чтобы настроить работы кадрового учета необходимо зайти в раздел Администрирование – Функциональность

Через подменю Сотрудники делаем необходимые настройки для кадрового учета, добавляем галочки.

Особенности работы с настройками

Для корректной работы программы, нужно учитывать ряд особенностей, которые нужно учитывать в настройках.

Общие настройки

Расчет зарплаты

В этом разделе можно выполнить настройку различных видов удержаний и начислений Использование функционала по расчету больничных и отпусков допустимо только при условии, что количество оформленных работников не превышает отметку в 60 человек.

Отражение в учете

Данный раздел позволяет настроить счета для отражения обязательных взносов с ФОТ и зарплаты сотрудников в бухгалтерском учете. Можно оставлять настройки по умолчанию.

Кадровый учет

Для получения доступа к основным кадровым документам нужно выбрать полный учет.

Классификаторы

Пользователь имеет возможность выбрить виды вычетов и доходов, которые используются при расчете НДФЛ. В этом разделе доступна также настройка параметров расчета страховых взносов.

Как рассчитывается и начисляется зарплата в 1С?

Когда программа настроена, можно начинать процесс принятия сотрудника на работу.

Заполнять больничные и отпуска необходимо до того, как будет начисляться зарплата. Такой порядок действий обеспечит корректное отражение в документе трудового времени, которое было отработано в течение месяца.

В документе Начисление зарплаты производится окончательный расчет зарплаты, НДФЛ и страховых взносов, также удержания, если они есть у сотрудников

Здесь же можно увидеть количество времени, которое уже отработано. Вся эта информация может быть откорректирована. Когда нужно вывести на печать расчетный листок, необходимо использовать Отчеты по зарплате – Расчетный листок

В этом разделе также доступно ручное изменение данных.

Ведомость для выплаты з/п через банк

В шапке созданного документа необходимо указать основные данные:

месяц, за который производилось начисление;
подразделение, где работает сотрудник;
тип выплаты (аванс или сумма за месяц).

При необходимости в специальном поле можно указать зарплатный проект.

Подробнее о зарплатном проекте 1С 8.3

Начинать ввод данных нужно с информации о банке, при помощи которого будет производиться выплата. После понадобится заполнить номер договора и выбрать валюту. По умолчанию стоят рубли. Данные по зарплатному проекту отдельного работника указываются в его личной карточке.

Чтобы начислить зарплату сотруднику специалист должен найти и выбрать в меню вкладку "Зарплата и кадры". Потом ему нужно перейти в раздел "Зарплата" и найти соответствующий пункт "Начисление зарплаты". Здесь следует кликнуть по кнопке "Создать" и заполнить следующие поля:

Месяц начисления зарплаты.
Дата расчета заработной платы за указанный месяц.
Подразделение (при необходимости оно может быть изменено).

После этого пользователь должен кликнуть по кнопке "Заполнить". Сразу после этого программой будет выведен список всех сотрудников.

Особое внимание следует уделить полю "Начисление". Здесь указано, что начисление средств осуществляется по установленному окладу. Этот вид обязательно прописывается в карточке работника при его приеме на новое место работы.

Далее необходимо проверить настройки. Для этого пользователю придется вернуться в меню на вкладку "Зарплата и кадры". Здесь нужно отыскать раздел "Кадровый учет". Потом нужно найти - "Приемы на работу". Потом нужно зайти в карточку подчиненного, где и был выбран конкретный вид начисления "По окладу". С помощью двойного нажатия на надпись можно зайти в настройки. Здесь пользователь может найти пункт "Отражение в бухгалтерском учете". Если он не заполнен, то следует создать новый.

Здесь нужно прописать наименование "Оклад (20 счет)". Причем в скобках указывается номер счета. Это следует сделать для того, чтобы бухгалтерская программа понимала, на какой счет и по какой статье затрат осуществлялось начисление конкретной заработной платы. Дополнительно нужно указать статью затрат "Оплата труда". Далее следует нажать "Записать и закрыть".

После этого пользователю следует найти поле "Отражение в бухгалтерском учете". Здесь был отображен введенный счет. Специалисту нужно снова нажать на ссылку "Записать и закрыть". Потом он снова вернется к начислению зарплаты. В созданных документах будут указаны фамилии, название подразделения, категория начисления, размер дохода, а также количество отработанных часов и дней. Если в компании, где работает подчиненный, предусмотрены определенные удержания у работников, то они будут добавлены во вкладке "Удержания" в автоматическом режиме. При этом заполнение можно выполнить и вручную с помощью клавиши "Добавить".

Во вкладке "НДФЛ" рассчитаны начисления на доходы работников Если есть необходимость в их коррекции, то это можно сделать самостоятельно. Для этого нужно отметить флажком "Корректировать НДФЛ". В поле, которое находится справа, можно посмотреть вычеты или просто добавить новые. Для этого пользователю следует выбрать код вычета и ввести требуемую сумму.

В другой вкладке под названием "Взносы" (она тоже заполняется в автоматическом режиме), можно посмотреть все начисления, которые осуществляются за сотрудника. Их также можно изменить, просто поставив флажок возле пункта "Корректировать взносы".

После этого все сведения о начислении, удержании и осуществляемых вычетах отображаются в конкретных полях. Если пользователь кликнет по знаку вопроса, то бухгалтерская программа расшифрует ему, за что и куда будет направлена конкретная сумма.

Пользователь проводит документ и смотрит проводки. Он может увидеть одну проводку по начислению, одну по НДФЛ и целых четыре по начисленным взносам.

Для контроля специалист может посмотреть информацию во вкладке "Взаиморасчеты с сотрудником". Здесь отражена сумма удержания и сумма начисления.

Еще можно проверить заполнение остальных вкладок. После того, как начисление заработной платы было выполнено, нужно ее выплатить через кассу. Для этого следует открыть вкладку "Зарплата и кадры", а потом в журнал "Ведомости в кассу". Если раньше работнику был выплачен аванс, то запись о нем будет указана здесь. Далее создается выплата зарплаты через кнопку "Создать". Перед пользователем открывается документ "Ведомость на выплату заработной платы через кассу". Здесь нужно указать месяц осуществления выплаты, подразделение. Далее необходимо заполнить поле "Выплачивать", выбрав из выпадающего окошка "Зарплата за месяц". В поле "Округление" нужно выбрать "без округления".

Потом нужно кликнуть по кнопке "Заполнить".

Далее специалист проводит и смотрит проводки.

Остается только выплатить деньги работнику. С помощью кнопки "Создать на основании" нужно выбрать "Выдача наличных". Здесь ничего не нужно заполнять, достаточно просто проверить и провести.

Если у вас остались вопросы по начислению зарплаты в 1С, свяжитесь с нашими специалистами по сопровождению 1С, мы с радостью вам поможем!

Также рассмотрим основные особенности отражения выплаты зарплаты в ЗУП редакции 3, которые отличают ее от 1С ЗУП редакции 2.5.

Видеоверсия публикации:

Настройка способа выплаты зарплаты для всей организации, для подразделения и конкретного сотрудника в 1С ЗУП 3.0 (3.1)

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета: Узнать подробнее ->>

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих: Узнать подробнее ->>

Варианты выплаты зарплаты в программе 1С ЗУП 3.1 (3.0) можно задать не только в настройках организации и подразделения, но и на уровне сотрудника. Рассмотрим следующий пример, сотрудникам Иванову А.М. и Петрову Н.С. выплаты будут производиться как для всей организации, т.е. зачислением на карточку в рамках зарплатного проекта. А вот работнику Сидорову С.А. по условию примера, необходимо выплачивать зарплату на его личный банковский счет. Такую возможность программа так же поддерживает. Кстати, в 1С ЗУП 2.5 такого разнообразия способов выплаты не было, это выгодно отличает ЗУП редакции 3 (подробно про выплату зарплаты в ЗУП 2.5 читайте в этой публикации).

В соответствующем поле заполним наименование банка и номер лицевого счета. Сохраним изменения.

Итак, мы рассмотрели с Вами все поддерживаемые в 1С ЗУП 3.0 (3.1) способы выплаты зарплаты:

Через кассу (документ Ведомость в кассу)
Через раздатчика (документ Ведомость выплаты через раздатчика)
Перечислением на произвольный счет в банке (документ Ведомость перечислений на счета)
Зачислением на карточку, в рамках зарплатного проекта (документ Ведомость в банк)

Повторюсь, что способы выплаты зарплаты можно задать:

для организации,
для подразделения,
для сотрудника.

Настройки, заданные для сотрудника являются более приоритетными, чем настройки, заданные для подразделения или для организации в целом. Настройки, заданные для подразделения являются более приоритетными, чем настройки, заданные для организации, т.е. программа в первую очередь отслеживает, какие настройки заданы для сотрудника, затем для подразделения и уже потом для организации.

Способы назначения аванса, используемые в программе 1С ЗУП 3.1 (3.0)

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих: Узнать подробнее ->>

Необходимые для нашего примера настройки по местам выплаты зарплаты мы установили, теперь рассмотрим, каким образом в программе отражать факт выплаты аванса. Выплата зарплаты по законодательству должна производиться не реже чем два раза в месяц, аванс как раз и является выплатой за первую половину месяца. Для начала необходимо задать тот способ расчета аванса, который необходим для наших сотрудников.

Аванс может назначаться 3-мя способами:

Расчетом за первую половину месяца
Фиксированной суммой
Процентом от ФОТ сотрудника

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих: Узнать подробнее ->>

Например, посмотрим сотрудника Иванов А.М., который принят на работу с 10 октября. Соответственно аванс рассчитывается за отработанные дни в период с 10.10 по 15.10, т.е. за 5 дней. Расчет произведен в соответствии с формулой Оклад*ДоляНеполногоРабочегоВремени*ВремяВДнях/НормаДней:

30 000*1*5/21=7 142,86 рублей.

Выплата заработной платы за весь месяц с учетом уже выплаченного аванса в программе 1С ЗУП 3.0

В следующем публикации я расскажу, как в программе 1С ЗУП 3.1 (3.0) организован учет НДФЛ, будет интересно!) Следите за обновлениями сайта, до новых встреч!

Чтобы узнать первыми о новых публикациях подписывайтесь на обновления моего блога:

или вступайте в группы в социальных сетях, где все материалы также регулярно публикуются: