Какие должны быть приказы по персональным данным

Обновлено: 20.05.2024

Документы, которые должны быть у оператора

Стоит отметить, что конкретного перечня и количества документов законодательство не устанавливает. Единственное требование — чтобы документов было достаточно и они были необходимы. В предыдущей статье мы говорили об

В этом материале мы остановимся на документах, которые посвящены общим вопросам и документам, регламентирующим действия сотрудников, работающих с персональными данными.

Учредительные документы оператора . Это устав и учредительный договор. Для некоторых организаций необходимы оба документа, для других – достаточно одно из них.

Выписка из ЕГРЮЛ . Документ, предоставляемый компанией, должен быть актуален на момент проверки.

Копия уведомления об обработке ПДн . Документ должен быть составлен согласно методическим рекомендациям .

Согласие на обработку ПДн . В документе должны быть указаны данные человека, чьи данные обрабатываются: ФИО, паспортные данные. Согласие должно быть подписано.

Правила обработки персональных данных . Это один из главных локальных актов оператора. В нем прописываются цели собора персональных данных, категории субъектов персданных, порядок их обработки, сроки хранения, правила уничтожения.

Последствия отказа предоставить персональные данные . Документ необходим компаниям для объяснения, какие юридические последствия может нести отказ в предоставлении персданных.

Соглашение о неразглашении информации, содержащей ПДн . Здесь прописываются обязанности работка оператора, который имеет доступ к персональным данным.

Перечень форм, содержащих персональные данные . В документе закрепляются формы, содержащие ПДн, которые использует оператор.

Правила рассмотрения запросов субъектов персональных данных. Здесь прописывается порядок регистрации пользователя на сайте и сроки рассмотрения его запросов.

Правила осуществления внутреннего контроля . В документе прописывается, какими средствами необходимо защищать персональные данные при обработке, чем обоснованы требования и как реализуются.

Приказ об утверждении перечня персональных данных . В этом документе указывается перечень ПДн, которые обрабатывает оператор, и сроки, по истечению которых данные необходимо удалить.

Инструкция пользователя при возникновении нештатной ситуации . Этот документ описывает возможные аварийные ситуации, которые могут произойти с информационной системой, а также меры и средства, которые будут предприниматься для непрерывной работы ИСПДн в аварийных ситуациях.

Приказ об утверждении перечня ИСПДн . Здесь указывается назначение системы, которая составляет главную цель обработки ПДн (порядок расчета зарплаты, автоматизация учета кадров). В приказе также указываются категории персданных и их объем в соответствии с постановлением правительства РФ №1119 .

Инструкция по организации антивирусной защиты в ИСПДн . Документ разрабатывается для защиты персональных данных от несанкционированного копирования, изменения или уничтожения вирусами или другими вредоносными программами.

Инструкция пользователя ИСПДн . В документе прописывается порядок, которому должен следовать специалист, работающий с персональными данными, по соблюдению конфиденциальности информации.

Инструкция по учету лиц, допущенных к работе с персональными данными в ИСПДн . В документе прописан порядок учета сотрудников, которые работают с ПДн, правила открытия и закрытия доступа к данным.

Инструкция по проведению инструктажа, допущенных к работе в ИСПДн . В инструкции необходимо указывать порядок проведения инструктажа для сотрудников, отвечающих за работу с персональными данными.

Журнал учета прав доступа к ИСПДн . В журнале ведется учет сотрудников, которые работают с персональными данными, их должности, права, которыми они обладают, и время, в течение которого у них имеется доступ к ПДн.

Акт определения уровня защищенности персональных данных . Документ составляется для каждой информационной системы персональных данных. В структуру документа входит обрабатываемые в ИСПДн данные, их объем, типы угроз информационной системы, уровень защищенности ПДн.

Приказ о наделении сотрудника полномочиями работы с ПДн . Документ должен включать перечень должностных обязанностей и быть подписан генеральным директором.

Приказ о назначении ответственного за безопасность ПДн . В документе прописываются инструкции, согласно которым должен действовать ответственный. Он выполняет функцию администратора, который следит за безопасностью при обработке персданных.

Приказ о допуске к обработке персональных данных . В приказе прописываются должности работников, в служебные обязанности которых входит доступ к ПДн. Обучение этих сотрудников проводит ответственный за организацию обработки персданных.

Инструкция ответственного за обеспечение безопасности ПДн . В инструкции прописаны функции, права, обязанности и ответственность сотрудника, отвечающего за безопасность ПДн. Приказ о назначении подписывает руководитель.

Журнал учета прохождения первичного инструктажа работниками . в журнале фиксируются данные сотрудников, работающих с ПДн, которые прошли первичный инструктаж.

У предпринимателя хранится стандартная информация о работниках: имя, контакты, номер паспорта, прошлые места работы. Такая информация — персональные данные людей. Собирать, хранить и удалять её нужно по правилам из закона.

Если персональные данные хранить неправильно, бизнес оштрафует Роскомнадзор. В ещё худшей ситуации личная информация утечёт к банкам, конкурентам и бывшим супругам работников. Тогда к штрафу добавится обязанность компенсировать моральный вред.

Чтобы избежать штрафов и судов, нужно один раз настроить работу с персональными данными сотрудников. Хорошая новость в том, что это несложно сделать самостоятельно. Рассказываем как.

Основная информация о персональных данных:

Глава 14 Трудового кодекса РФ

Закон № 152-ФЗ О персональных данных

Положение об особенностях обработки персональных данных без средств автоматизации

Каких работодателей касаются правила о персональных данных

Каждый человек сам решает, что и кому сообщать о себе. Это его частная жизнь, она конфиденциальна.

Чтобы информация о частной жизни не распространялась, действуют правила работы с персональными данными. Это следует из ст. 2 Закона № 152-ФЗ.

Предприниматели и организации, заключившие хотя бы один трудовой договор, отвечают за утечку сведений о частной жизни работников. Считается, что работодатели — операторы персональных данных. Они собирают информацию, хранят её в кадровых документах, передают в налоговую и пенсионный фонд. Основание — ст. 3 и 7 Закона № 152-ФЗ.

Правила работы с персональными данными не изменятся, если число работников вырастет до десяти или двух тысяч по всей стране.

Бизнесу без наёмного персонала в этом плане меньше хлопот. За свои паспортные данные и номера банковских карт предприниматели отвечают сами. Требований нет, составлять документы не надо.

Что такое персональные данные работника

Персональные данные — это любая информация о человеке, из которой можно понять, о ком речь — ст. 3 Закона № 152-ФЗ.

Более ясного определения нет. Поэтому работодатели обязаны следить за всеми документами, где есть имена, даты рождения, адреса и подобные сведения о работниках.

Вот список для ориентира:

Кадровые документы — трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки, приказы об отпусках и выговорах, заявления на отпуск.

Копии документов от работника — паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении детей.

Бухгалтерские документы — расчётные листы по зарплате и премиям. Любые сведения о зарплате — это в принципе персональные данные, они секретны. Так сказано в Письме Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681.

Фото работника — например, на пропуск.

Отпечатки пальцев — это биометрические персональные данные. Для них те же правила.

Неформальные документы — резюме, анкеты, характеристики, тесты на психологическую совместимость скорпиона и змееносца в активной фазе луны.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Что будет за нарушение закона о персональных данных

За утечку персональных данных и даже формальные ошибки работодатели отвечают по административной, гражданской и уголовной ответственности.

Административная ответственность: штрафы

Работу с персональными данными контролируют Роскомнадзор и прокуратура. С внеплановой проверкой приходят по жалобе работника, в том числе бывшего.

Штрафуют за избыточный сбор данных, отсутствие в кадровой документации согласия работника, утечку и отказ уточнить сведения по ст. 13.11 КоАП РФ. Размер штрафа — до 75 000 ₽.

Попасть на административную ответственность можно за сам факт нарушения закона. Проверяющие не будут разбираться, была ли реальная опасность, что мошенники оформят микрозайм по копии паспорта.

Компания использовала копии документов людей как черновики. Это незаконное распространение персональных данных. Прокуратура назначила штраф 25 000 ₽ — дело № 44а-1189/2018.

Гражданско-правовая ответственность: моральный вред работнику

Если по вине работодателя стали известны факты из частной жизни, работнику полагается компенсация морального вреда.

Дела о моральном вреде рассматривает суд по иску работника. Сумма компенсации зависит от последствий и бывает ощутимой.

Скриншот трудового договора с размером зарплаты работника попал в интернет. Компания не уследила или не придала этому значения. По всей видимости, был резонансный спор, но правило секретности персональных данных действует и тут. Работник отсудил 25 000 ₽ — дело № 33-4172/13.

Уголовная ответственность

В тяжёлом случае утечки данных о человеке через СМИ, интернет или как-то ещё публично на руководителя заводят уголовное дело по ст. 137 УК РФ.

В уголовном деле смотрят на реальный вред личной и семейной жизни человека. Например, на ютуб слили видео с камер в офисе — так жена менеджера узнала об измене.

Наказание грозит вплоть до лишения свободы на четыре года. Но такие дела, конечно, редкость.

Не уследивших за персональными данными кадровика, бухгалтера и директора можно уволить и переложить на них убытки от штрафов. Посмотрите нашу статью про дисциплинарную и материальную ответственность работников.

Правила работы с персональными данными работника

Правила о персональных данных разбросаны по разным законам. Мы собрали их в один столбик и упростили:

🔐 Персональные данные работника обрабатывают только с его письменного согласия.

🔐 Персональные данные работника нельзя никому сообщать без его согласия — ст. 7 Закона № 152-ФЗ. Даже коллегам и членам семьи. Но есть исключения, связанные с угрозой жизни и здоровью. Например, врачам скорой помощи можно сказать про аллергию.

🔐 Работодатель берёт от работника только нужные для работы сведения — ст. 86 ТК РФ.

О политических взглядах, вероисповедании и сексуальной ориентации расспрашивать нельзя. Про здоровье можно выяснить только то, что нужно для конкретной рабочей функции.

🔐 Персональные данные получают у самого работника. Когда нужные сведения есть только у третьей стороны, с работника берут письменное согласие.

🔐 Работодатель на свои деньги обеспечивает физическую сохранность документов с персональными данными. Хранить документы в надёжном месте — одна из главных его обязанностей.

🔐 Данные о работнике должны быть точными и свежими. Работодатель обязан заменять, обновлять и удалять информацию по просьбе работника — ст. 5 Закона № 152-ФЗ.

🔐 Работник в любое время может получить бесплатно копию документов с персональными данными — ст. 89 ТК РФ.

🔐 В фирме назначают ответственного за персональные данные. Этого специалиста знакомят с правилами работы из закона.

Как настроить работу с персональными данными: инструкция

Чтобы законно собирать и хранить информацию о персонале, надо составить несколько скучных документов и кому-то поручить постоянную бумажную работу (возможно, самому себе). Это не так сложно, как кажется на первый взгляд.

1. Составьте и утвердите локальный нормативный акт — Положение о защите персональных данных работников.

Обычно положение дублирует закон. Знакомьте с ним письменно каждого работника. Подписи удобно собирать на обратной стороне положения.

2. Назначьте ответственного за персональные данные.

Так нужно в силу ст. 22.1 Закона № 152-ФЗ.

Назначенный человек будет отвечать за сбор согласий с работников и физическую защиту документов. Возьмите с него обязательство о неразглашении данных. Брать трудовые книжки, договоры и копии паспортов сможет только он.

ИП и организации с одним учредителем ответственным назначают себя.

3. Берите с каждого работника письменное согласие на обработку персональных данных.

Отсутствие согласия — популярный повод для штрафа. Отдельно оформлять согласие не надо, если пользуетесь типовой формой трудового договора для микропредприятия. В форме есть строка о согласии на обработку.

Если планируете получать сведения о человеке у третьих лиц, например, рекомендации с прошлых мест работы или справки о судимости, возьмите согласие и на это.

4. Храните документы с персональными данными в надёжном месте.

Критериев надёжности нет. Какие конкретно нужны меры безопасности и как не допустить утечку, решает работодатель. Это его право по ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ и п. 15 Положения.

Для хранения подойдёт сейф или ящик на замке. К такому месту не должно быть доступа у других людей, кроме ответственного за персональные данные.

Хранить информацию в электронном виде разрешено только на сервере в России по ст. 18 Закона № 152-ФЗ.

5. Уничтожайте персональные данные полностью.

Ненужные резюме, заявления и копии паспортов уничтожают. Сделать это надо так, чтобы никто не смог посмотреть и взять данные из них. Такое требование прописано в п. 10 Положения. Пользуйтесь шредером или мелко порвите бумаги.

Аналогичное требование к удалению данных с сервера: чтобы не осталось копий.

6. Если нужно, уведомляйте Роскомнадзор.

По общему правилу работодатель не обязан сообщать Роскомнадзору о сборе и хранении персональных данных.

Однако при использовании информации о людях не только в кадрах и бухгалтерии, работодатель отправляет уведомление — ст. 22 Закона № 152-ФЗ.

Например, когда сообщает банку о заработке сотрудника или подтверждает визовому центру место работы. В обоих случаях это передача персональных данных. Надо уведомлять Роскомнадзор.

А при работе через сайт с именами и контактами клиентов, вам совершенно точно нужен важный документ — Политика конфиденциальности.

Сделали все документы? Пройдите самопроверку на сайте Роструда. Это бесплатно и штрафов за найденные нарушения не будет.

7. Исполняйте требования закона не только формально.

Работодатель в курсе личной жизни подчинённых. Он давал справку о доходах для кредита, видел больничный лист на ребёнка и знает о недавнем разводе администратора.

Постарайтесь никому не рассказывать о жизни работников. Так вы не нарушите закон.

Статья актуальна на 09.02.2021

Роскомнадзор активно проверяет работодателей, применяя новые нормы ст. 13.11 КоАП РФ.

Параллельно ведомство дает разъяснения. В том числе, и о форме локального нормативного акта (далее ЛНА) в области обработки персональных данных. Разъяснения — не нормативный акт, но учитывать их стоит: в ходе проверок инспекторы обращают внимание на такие рекомендации.

Какие условия должны быть указаны в ЛНА?

1. Локальный нормативный акт должен быть утвержден генеральным директором, директором, советом директоров или другими уполномоченными лицами, определенными уставом компании.

2. При утверждении ЛНА не обязательно учитывать мнение представительного органа работников.

3. Закон не устанавливает требований к количеству ЛНА по работе с персональными данными. Часто у работодателей целый свод таких положений.

Например, ЛНА могут определять:

общие принципы обработки данных,
порядок обработки данных на бумажных носителях,
порядок обработки данных в информационных системах,
порядок хранения персональных данных,
порядок передачи данных,
порядок обработки данных должностными лицами и проч.

Что написать в ЛНА

Цели обработки персональных данных и содержание

Они должны быть конкретными и законными. Могут опираться на регламенты деятельности работодателя, бизнес-процессы и проч.

использование персональных данных в информационных системах, с которыми работает компания,
использование данных при составлении документов,
передача данных в государственные инстанции (ФСС, ПФР, ФНС и проч.) и другие организации (банки, страховые компании, гостиницы и проч.),
сбор данных для принятия решения о приеме кандидата на работу и проч.

Указанные в ЛНА персональные данные не должны быть избыточными по отношению к целям.
Например, если речь об обработке персональных данных соискателя, цель — рассмотрение кандидатуры на конкретную должность. Для этой цели достаточно фамилии, имени, отчества, даты, месяца и года рождения, уровня образования, опыта работы, квалификации, знания иностранных языков, контактных телефонов, email.

Если нужно, в ЛНА можно прописать обработку биометрических и специальных персональных данных субъектов (расовая и национальная принадлежность, политические взгляды, религиозные и философские убеждения, состояние здоровья). Доступ к персональным данным

В ЛНА нужно указать перечень должностных лиц, у которых будет внутренний и внешний доступ к персональным данным.

Внутренний доступ.

Может быть полным и ограниченным.

При полном доступе достаточно указать перечень должностей, которым дан такой доступ к персональным данным сотрудников.

При ограниченном — указать должности, перечень персональных данных и действий с ними (с указанием целей обработки).

Назначить можно прямым приказом работодателя или прописать должность в ЛНА.

Желательно, чтобы сотрудник имел отношение к работе с персональными данными: IT-специалист, HR, специалист по подбору и проч. Он будет получать указания от исполнительного органа компании (дирекция, правление, генеральный директор и проч.).

Ответственный сотрудник будет:

контролировать соблюдение законодательства РФ о персональных данных, в том числе требований к их защите;
информировать сотрудников о новых нормах, локальных актах о персональных данных;
принимать и обрабатывать обращения и запросы сотрудников и (или) их представителей по вопросам обработки персональных данных.

В ЛНА нужно указать:

наименование и местонахождение третьих лиц,
цели передачи данных и объемы,
перечень действий по обработке,
способы обработки,
требования к защите данных.

Хранение персональных данных

Нужно прописать порядок хранения данных и документов, в которых они содержатся (копии паспортов сотрудников, СНИЛС, ИНН и проч.).

Базы данных с персональными данными работников должны находиться на территории Российской Федерации. В ЛНА нужно указать место нахождения таких баз.

Рекомендую отдельно указать сроки хранения данных (не дольше, чем этого требуют цели обработки) в информационных системах и на бумажных носителях. Исключение, когда сроки хранения данных установлены федеральным законом, договором с субъектом персональных данных (сотрудником, партнером и проч.).

Уточните в локальном нормативном акте порядок действий при получении запросов (других обращений) на исправление, удаление, уничтожение персональных данных и прочих требований. Включите в ЛНА формы таких запросов (обращений). Обеспечение конфиденциальности данных

В ЛНА стоит прописать меры, которые компания предпримет для сохранения конфиденциальности персональных данных.

определение угроз безопасности,
обнаружение фактов несанкционированного доступа,
применение мер по обеспечению безопасной обработки данных,
защита технических средств, на которых хранятся данные,
установка антивирусов и проч.

Речь об информации о лицах, которые один раз прошли на территорию предприятия. При этом у охраны есть распоряжение при пропуске гостей спрашивать у них ФИО, брать у них паспортные данные и проч.

В таких ситуациях можно вести бумажный журнал однократного пропуска на территорию компании (Постановление Правительства РФ от 15.09.2008 № 687). Копировать информацию из журнала нельзя.

В ЛНА нужно закрепить:

порядок пропуска гостей на территорию предприятия (ведение журнала и проч.),
данные, которые охрана запрашивает у гостей и вносит в журнал,
цели сбора и обработки данных гостей,
сроки обработки данных,
перечень лиц (имена или должности), которые ведут журнал и отвечают за его сохранность и проч.

Локальный нормативный акт можно опубликовать на сайте компании, на внутреннем портале организации, наконец, на стендах в офисе. Главное — донести информацию до реальных и потенциальных субъектов персональных данных (сотрудников, партнеров и проч.).

АКЦИЯ ГОДА

Положение о персональных данных работников - образец 2021 года вы найдете в этой статье - должно быть обязательно включено в структуру кадрового документооборота фирмы, имеющей наемных сотрудников. Каковы нюансы составления этого источника? Для чего нужно положение о работе с персональными данными работников? Рассмотрим ответы на эти и другие вопросы, а также приведем образец заполнения такого положения.

Есть вопросы, какие кадровые документы должны быть оформлены в обязательном порядке, как их вести и заполнять? Задайте их на нашем форуме. Например, здесь можно узнать, чем грозит отсутствие согласия на обработку данных.

Что такое персональные данные

Данные о человеке попадают под юрисдикцию закона № 152-ФЗ в том случае, если находятся в распоряжении оператора персональных данных или подлежат обработке с его участием (п. 1 ст. 1 закона № 152-ФЗ). Признакам оператора, в частности, соответствуют фирмы, имеющие наемных работников, поскольку они осуществляют обработку широкого спектра сведений о субъектах в процессе выстраивания с ними трудовых отношений.

Полный перечень сведений о работниках, являющихся персональными данными, вы найдете в КонсультантПлюс. Это важно знать, поскольку к персональной информации относятся не только сведения о работнике, но и его фото например. Есть и другие интересные моменты. А ведь за нарушения в работе с персональными данными установлены довольно существенные штрафы. Получите бесплатный доступ к К+ и переходите в Путеводитель. Это убережет вас от ошибок и позволит избежать ответственности.

Как составить согласие на обработку персональных данных, смотрите в здесь.

Для чего нужно положение о работе с персональными данными

Нормы ст. 87 ТК РФ, а также п. 2 ст. 18.1 закона № 152-ФЗ предписывают работодателям регламентировать операции с персональными данными своих работников. Однако в отмеченных НПА, равно как и в других федеральных источниках права, четко не определено, каким именно образом данная обязанность должна выполняться. На практике это чаще всего осуществляется посредством разработки и утверждения фирмой внутрикорпоративного положения о персональных данных нанятых работников.

Является ли положение о персональных данных обязательным для работодателя документом? Ответ на этот вопрос дали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите в материал.

Какая статья КоАП РФ предусматривает штраф за нарушения при обработке персональных данных, узнайте по ссылке.

Положение о персональных данных работников: структура документа

Рассматриваемый документ содержит локальные нормы, определяющие:

цели и задачи фирмы при работе с персональными данными;
перечни фактических и потенциально задействуемых в бизнес-процессах компании персональных данных;
описание операций с данными, практикуемых компанией;
способы доступа к данным, используемые в фирме;
обязанности сотрудников фирмы, задействующих при выполнении трудовой функции те или иные данные;
права сотрудников фирмы на приобретение санкционированного доступа к данным;
правовые механизмы ответственности работников фирмы за нарушения при операциях с данными.

Исходя из отмеченного перечня норм, положение об обработке персональных данных работников может быть представлено следующими ключевыми разделами:

устанавливающим общие положения документа;
фиксирующим критерии выделения персональных данных из массива информации, задействуемой в документообороте и на иных участках внутрикорпоративных коммуникаций;
определяющим перечень ключевых операций с персональными данными;
регламентирующим осуществление соответствующих операций;
определяющим порядок доступа работников фирмы и иных лиц к данным;
устанавливающим обязанности сотрудников, участвующих в операциях с данными;
устанавливающим права сотрудников компании в части получения доступа к таким данным и осуществления необходимых операций с ними;
определяющим механизмы ответственности сотрудников фирмы за нарушения локальных норм и положений законодательства РФ, регламентирующих операции с персональными данными.

Положение о внутрикорпоративных операциях с персональными данными должен заверить руководитель фирмы. С копией этого документа обязаны ознакомиться все сотрудники под расписку (подп. 6 п. 1 ст. 18.1 закона № 152-ФЗ).

Где можно скачать образец положения об обработке персональных данных работников

Загрузить актуальный для 2021 года образец внутрикорпоративного положения об операциях с подобными данными вы можете на нашем портале. Для вас доступен источник, соответствующий структуре, рассмотренной нами выше.

Итоги

Каждая фирма, имеющая статус оператора персональных данных (таковыми являются все работодатели), обязана утвердить локальный правовой акт, который регламентирует операции с подобными данными. Чаще всего таким локальным актом становится положение, утверждаемое генеральным директором фирмы.

Ознакомиться с прочими аспектами кадрового документооборота вы можете в статьях:

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ
Трудовой кодекс РФ

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Читайте также: