Какие документы хранятся у работодателя

Обновлено: 02.07.2024

** Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Срок хранения документа*

8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами

Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников

Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

Переписка о переводе работников в другие организации

Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием

Сведения о составе работников, замещающих государственные должности по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год

Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел

Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)(1):

(1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве

а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания

б) работников, в т.ч., государственных гражданских и муниципальных служащих

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел

Личные карточки работников, в т.ч., временных работников

Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом

Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел

Характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел

Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников

Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования (1)

(1) Невостребованные –75 л.

Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел

Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных

Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу

(1) После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 л.

Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников

(1) Для долгосрочных зарубежных командировок – 10 л. ЭПК

Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формирования кадрового резерва; заключению служебных контрактов с государственными гражданскими служащими, достигшими возраста 60-ти лет; документы (справки, характеристики и др.) к ним

Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел

Документы (заявления, справки и др.) претендентов на замещение вакантных должностей

(1) После проведения конкурса на замещение вакантных должностей

Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва

Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы

Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников

Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок

(1) При отсутствии приказов – 75 л. ЭПК

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

Протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских и муниципальных служащих и урегулированию конфликтов

Документы (заявления, протоколы, решения, докладные, служебные записки) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов

(1) После урегулирования конфликта

Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов

Уведомления о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими

Документы (заявления, служебные записки, заключения и др.) о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих

а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений

б) уведомлений об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими

в) служебных проверок государственных гражданских служащих и муниципальных служащих

г) заявлений о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов

Реестры федеральных государственных гражданских служащих, государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.

а) членов руководящих и исполнительных органов организации

б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий

в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий

Как наладить работу с кадровыми документами в компании и избежать штрафов.
Разбираемся с практикующим кадровиком Татьяной Калугиной.

Я кадровик-практик с 1992 года, мне приходилось работать в разных организациях, начинать работу с нуля и разгребать дремучие заросли. Кстати, для опытного кадровика начинать с нуля — оптимальный вариант. Главное — получить карт-бланш от руководства организации. В новых компаниях я часто сталкивалась не только с проблемами в систематизации документов, но даже с отсутствием сейфов для хранения трудовых книжек! Обычно реальное положение дел в отделе сильно разнится с тем, что представляешь на всех этапах собеседований с руководством новой компании.

Что делать в первую очередь

Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.

Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).

Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.

За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:

Обязательные кадровые документы

В первую очередь проверьте наличие обязательных кадровых документов.

1. Приказ о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек

Совет: будет лучше, если наши руководители не станут прикасаться к трудовым книжкам. Пусть каждый занимается своим делом.

2. Правила внутреннего трудового распорядка (Статьи 68, 189, 190 ТК РФ)

3. Положение об оплате труда и премировании (Статья 135 ТК РФ)

4. Положение о защите персональных данных (Глава 14, пункт 8 статьи 86 ТК РФ)

Внимание! Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании и положение о защите персональных данных — это обязательные локальные нормативные акты (ЛНА), которые должна быть в любой организации, независимо от количества сотрудников и формы собственности. За отсутствие каждого — штраф 30 000 руб.

5. Штатное расписание

Дебаты о том, обязателен ли этот документ, не утихают. Я считаю, что, если в ТК РФ есть такой термин (он упоминается в статьях 8, 57 ТК РФ), то дискутировать на эту тему не нужно. Он должен быть.

6. График отпусков (Статьи 122, 123 ТК РФ)

График отпусков по номенклатуре дел хранится только один год. Поэтому главное — посмотреть на дату утверждения документа. Он должен быть датирован не позднее, чем за две недели до наступления года, на который составлен. Отсчет всех кадровых сроков начинается на следующий день. Применительно к графику отпусков это 17 декабря.

7. Трудовые договоры (статьи 56, 57, 67 ТК РФ) и дополнительные соглашения к ним (статьи 72, 72.1 ТК РФ)

Это отдельная тема, четко регламентированная ТК РФ.

8. Трудовые книжки (Статьи 65, 66 ТК РФ)

Речь идет о трудовых книжках, которые кадровик заполнил и взял на хранение в соответствии с приказом о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек (см. выше). Я настоятельно рекомендую, даже если принять дела не у кого, составить акт с номерами трудовых книжек, которые обнаружите. Так вы сможете аргументировать возможную пропажу книжек.

10. Приходно–расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Хранится в бухгалтерии.

11. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы (Статьи 40, 41 Постановления от 16.04.2003 № 225). Сейчас Роструд рассматривает вопрос об отмене сургуча или пломбы. Но пока за их отсутствие в двух книгах грозит штраф — по 30 000 руб.

12. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 50 лет

Прием, перевод, прекращение трудовых отношений (увольнение), отпуска по беременности, родам, уходу за ребенком, без сохранения зарплаты, ежегодные дополнительные оплачиваемые, командировки за границу и в районы Крайнего Севера, смена персональных данных.

Внимание! Приказы, изданные до 01.01.2003 нужно хранить 75 лет (№ 43-ФЗ от 2 марта 2016).

13. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 5 лет

Отпуска ежегодные, учебные, командировки по РФ.

14. Основания к приказам по трудовым отношениям

К любым приказам по кадрам обязательно должны быть письменные основания. Например:

Важно! В соответствии со статьей 68 ТК РФ, прием на работу оформляется приказом, изданным на основании заключенного трудового договора. И в ней нет ни слова о заявлении, хотя многие организации используют именно его.

15. Личные карточки работников (Т-2)

16. Табели учета использования рабочего времени Т-13, Т-12 (статьи 91, 99 ТК РФ)

17. Записки — расчет (Т-60, Т-61)

18. Материалы по охране труда (статья 212 ТК РФ)

В зависимости от рода деятельности организации, их количество может отличаться.

19. Разрешения на обработку персональных данных работников

За их отсутствие Роскомнадзор может оштрафовать на сумму от 15 000 руб. до 75 000 руб.

Дополнительный список кадровых документов

Эти документы становятся обязательными при определенных условиях.

1. Коллективный договор (Главы 6, 7 ТК РФ)

2. Положение о коммерческой, служебной или государственной тайне

Станет обязательным, если в трудовые договоры включен пункт о необходимости их соблюдения (статья 57 ТК РФ) или работник подписал обязательство об их неразглашении.

3. Положение об аттестации

Речь идет только внутренней аттестации работников организации. Она должна регламентироваться локальным нормативным актом с указанием целей, задач, порядка проведения и оформления итогов.

4. Должностные инструкции

6. Графики сменности

Графики сменности должны быть в организациях, сотрудники которых на отдельных должностях работают по графикам. Графики работы нужно доводить персоналу под расписку не позднее, чем за месяц до наступления периода, на который они составляются. Форма графиков законодательно не утверждена.

7. Гражданско–правовые договоры

Очень серьезная тема и ГИТ всегда предвзято относилась к ним. На протяжении с 01.01.2005 по 31.12.2014 решение трудовой инспекции о переквалифицировании договоров ГПХ в трудовые было рекомендательным, и только суд мог сказать, что он трудовой, то с 01.01.2015 права ГИТ вернули и теперь их решение по этому вопросу стало обязательным.

8. Договоры о материальной ответственности работников

Татьяна Калугина Эксперт-практик в области кадрового делопроизводства, управления персоналом, преподаватель Русской Школы Управления.

Ведение личных дел работников в государственных и муниципальных учреждениях необязательно. Исключения установлены только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских работников, сотрудников ОВД и др. Но поскольку такая форма сбора информации о работниках очень удобна, многие организации (в том числе коммерческие) ее применяют. Как формировать личные дела работников? Какие документы туда включать? Какие из них должны быть в оригиналах, а какие в копиях? Нужно ли дела прошивать? Как их хранить и сколько? На эти вопросы вы найдете ответы в данной публикации.

Определение

Итак, что же такое личное дело? В Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций (разработаны ВНИИДАД) (далее – Рекомендации) личное дело определяется как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.

Какие документы включать в личное дело?

Сразу отметим, что не включаются в личное дело трудовая книжка и личная карточка, так как эти обязательные документы подлежат отдельному хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Не будем называть все документы, которые должны включаться в личные дела госслужащих и перечислены в Положении, поскольку многие из них имеют отношение только к прохождению государственной службы (например, заявление о приеме на работу, справка о доходах, документы о включении служащего в кадровый резерв). С учетом Положения приведем приблизительный максимальный перечень, который подойдет для государственных и муниципальных учреждений.

№ п/п

Наименование документа

Анкета, заполненная работником при приеме на работу

Экземпляр трудового договора

Копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельства о рождении ребенка

Копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности

Копии документов об образовании и о квалификации, документов, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального обучения, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются)

Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу)

Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ

Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования*

Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан

Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу (в случаях установленных законодательством), о прохождении обязательных медицинских осмотров

Экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор

Экземпляр договора о полной материальной ответственности

Копии приказов (о приеме на работу, переводах, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, увольнении и иных)

Документы о прохождении аттестации

Докладные и объяснительные записки

Документы, связанные с оформлением допуска к работе с персональными данными, со сведениями, составляющими государственную или иную охраняемую законом тайну

* В связи с изменениями в пенсионном законодательстве вместо свидетельства будет предоставляться другой документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в электронном виде (ст. 65 ТК РФ).

К личному делу могут приобщаться и иные документы.

Отметим, что оригиналы приказов хранятся отдельно. Что касается трудовых договоров, они также могут храниться отдельно, а в личное дело тогда помещают только копию. Все зависит от кадрового документооборота в конкретной организации.

Как правило, в личное дело не включаются документы временного хранения: справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т. д. Но поскольку обязательных требований нет, вопрос о том, какие документы включать в личное дело, решает работодатель в зависимости от специфики работы учреждения.

Как оформляются личные дела?

Титульным листом личного дела является обложка папки. Оформить обложку можно, например, так:

Датой начала личного дела является дата приказа о приеме на работу, а датой окончания – дата приказа об увольнении. Номер дела изначально устанавливается в журнале регистрации личных дел, где они обычно нумеруются валовым порядком или с использованием индексов для разных категорий работников. Индекс и номер дела для удобства поиска можно проставить на корешке папки личного дела.

Документы помещаются или подшиваются при помощи иглы и нитки в папку в хронологическом порядке.

Личные дела служащих в соответствии с Положением брошюруются. В силу ГОСТ Р 21.1101-2013, утвержденного Приказом Росстандарта от 11.06.2013 № 156-ст под брошюровкой понимается размещение материалов проектной документации на бумажном носителе в переплетах или в твердых папках с легкоразъемными креплениями (замками). Наиболее удобным способом формирования документов в личное дело, считаем, будет именно брошюрирование в папки с разъемными креплениями, а не прошивание.

Согласно Рекомендациям недопустимо создание так называемых нарядов личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно, при этом нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа.

В личное дело обязательно вкладывается внутренняя опись. Приведем пример бланка:

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов ед. хр. № ______________

Номера листов дела

Итого ___________________________________ документов.
(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________.
(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела

В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации. Лист-заверитель может составляться по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела. Его также можно приклеить на внутреннюю сторону обложки дела.

Как осуществляется ведение и хранение личных дел?

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника. Ведение предусматривает:

внесение записей в опись;

помещение документов по мере их поступления в хронологическом порядке;

изъятие документов с устаревшими сведениями (например, справок).

Кроме этого, личное дело в случае необходимости может передаваться другим лицам, имеющим доступ к персональным данным работников. На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают, когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе. При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело.

Если из личного дела изымают отдельный документ, на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства, в которой указывают, с какой целью, на каком основании изъят документ и кому передан.

Кадровый работник, ответственный за ведение и хранения личных дел, проводит периодическую проверку состояния личных дел (например, раз в год) на предмет сохранности включенных в них документов.

Может быть предусмотрена обязанность ознакамливать работников с документами их личных дел не реже одного раза в год. Если же работник захочет ознакомиться со своим личным делом сам, это придется обеспечивать в соответствии с требованиями законодательства.

Личные дела хранятся в запирающихся несгораемых шкафах, исключающих доступ других работников, где выстраиваются по порядковым номерам, по алфавиту или по структурным подразделениям. Кадровый работник, занимающийся ведением личных дел, обязан обеспечивать сохранность личных дел и конфиденциальность сведений, содержащихся в них (например, не оставлять личные дела на столах без присмотра).

Когда работник увольняется

После увольнения работника его личное дело передается на хранение. На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет.

Однако прежде, чем передать дело на хранение после увольнения работника, оттуда следует изъять копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные (п. 7 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Эти данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому в личном деле оставляют только оригиналы и копии документов, которые касаются работы в учреждении. На них также составляются описи.

Из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера.

Остается отметить, что если вы решили оформлять на работников личные дела, то для начала желательно установить порядок их формирования, хранения, использования и защиты локальным актом организации. Кроме этого, возможно, придется приобрести специальные шкафы или сейфы. Ну и конечно, не следует забывать о том, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, и к организации могут быть применены меры административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ, согласно которой обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями их сбора, влечет предупреждение или наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 руб., на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

П равомерно ли это с учетом закона о защите персональных данных? Рассмотрим, как нужно поступать с документами и личной информацией сотрудников, чтобы не получить штраф от Роскомнадзора.

О ведении личных дел

Работодатель обязан вести личные дела сотрудников, если это прямо предписано нормативными актами. Например, такое требование установлено для органов исполнительной власти. У тех компаний, кто не попадает под действие таких актов, обязанности вести личные дела сотрудников нет. Однако иногда работодатели начинают их формировать по своей инициативе. В таком случае они сами составляют перечень документов, которые нужно включить в личное дело. Но при этом важно соблюдать закон о конфиденциальности персональных данных.

Итак, по той или иной причине в компании решено формировать личные дела работников. Прежде всего нужно составить локальный нормативный акт, который определит важные моменты и правила. Это может быть стандарт или положение. В нем целесообразно отразить все нормы оформления личных дели и состав документов.

Главное правило: не стоит собирать лишнюю информацию о сотруднике про запас — только то, что действительно важно. Иначе будут нарушены принципы работы с персональными данными.

Защита личных сведений

О работнике можно собирать только ту информацию, которая отвечает определенным целям обработки персональных данных. Иначе организация может быть оштрафована по статье 13.11 КоАП на сумму от 30 до 50 тыс. рублей. Должностное лицо получить штраф в размере 5-10 тыс. рублей, а гражданин — в сумме 1-3 тыс. рублей.

Как же правильно поступать с документами сотрудника? Обратимся к статье 65 Трудового кодекса. В ней сказано, что документы предъявляются физическим лицом при приеме на работу. Иначе говоря, документы должны быть предъявлены работодателю, после чего они возвращаются сотруднику. При этом в ТК РФ не говорится о том, что специалист работодателя вправе снимать с них копии.

Итак, без согласия работника кадровый специалист может сделать лишь следующее: взять документы сотрудника и внести информацию из них в его личную карточку Т-2.

На практике работодатели часто любят собирать разную информацию о своих сотрудниках и хранить копии их дипломов, СНИЛС, паспортов. Однако все это все эти документы содержат персональные данные работников, которые защищаются законом. Собирать личную информацию, которая соответствует законной цели. Причем цель должна быть вполне конкретной. Например, нельзя хранить персональные данные сотрудника на тот случай, если вдруг их запросит прокуратура или Служба судебных приставов. Пока такого запроса нет, эта информация работодателю не нужна. Соответственно, если он заранее ее собрал и хранит, тем самым он нарушает закон о защите персональных данных.

Важно! Обработка персональных данных гражданина допустима, если это необходимо, чтобы исполнить договор, стороной которого он является. Это сказано в части 1 статьи 6 закона о персональных данных от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ.

Казалось бы, проблема решается просто — можно взять с работника документ о том, что он разрешает обработку своей информации. Но на самом деле этого недостаточно. Даже если сотрудник согласился, это не значит, что появилась законная конкретная цель для обработки данных.

Важно! Работодателям нужно запомнить простое правило: если нет цели, то нет и права хранить копии личных документов сотрудника.

В упомянутом законе определены принципы защиты персональных данных. Суть в следующем:

Должны стоять конкретные, заранее определенные цели, в соответствии с которыми собираются личные данные человека. Как только эти цели достигнуты, обработка его персональных данных должна прекращаться.
Нельзя собирать информацию, которая не соответствует упомянутым выше целям.
Обработке подлежат только те сведения, которые соответствуют указанным целям.
Содержание и объем обрабатываемых данных должен соответствовать цели обработки.

О согласии на обработку персональных данных сказано в статье 9 закона. Оно должно содержать опять же цель обработки, а также перечень действий, которые с этими данными могут быть совершены.

Вывод: хранить копии документов сотрудников в кадровом делопроизводстве можно только в том случае, если это нужно для конкретных целей.

О копии паспорта

В копии паспорта есть не только имя, дата рождения и прочая информация — она может являться источником биометрических персональных данных. В частности, на фото можно заметить особенности внешности человека. Такая информация охраняется законом. Соответственно, хранить копии паспортов работников нужно, во-первых, при наличии адекватных целей а, во-вторых, взяв с них согласие на это.

Подведем итоги

Итак, если работодатель планирует вести личные дела своих сотрудников, то просто приложить к ним копии документов неправомерно. Для этого необходимо, чтобы:

было законное основание (правовой акт или внутренний документ);
была определенная, законная и адекватная цель обработки информации;
было письменное согласие работника на обработку его персональных данных;
в согласии была указана цель обработки.

Эти выводы подтверждаются судебной практикой. В частности, постановлениями Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013 и ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013.

Читайте также: