Какая часть в схеме построения основной части протокола может отсутствовать

Обновлено: 16.05.2024

Автор ставит своей задачей рассказать о том, как правильно следует составлять протокол с точки зрения оформления документа в соответствии с правилами делопроизводства.

Практически каждый работник службы персонала в силу той или иной рабочей ситуации сталкивался с необходимостью составления протокола. Протокол - один из самых употребляемых документов в системе делопроизводства.

Словарь кадрового делопроизводства. Протокол - документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной и переговорной деятельности, а также некоторых других мероприятий (например, испытаний), включая принятые по их итогам решения.

В работе с персоналом протоколы сопровождают документальное оформление различных операций: избрание руководителя, проведение аттестации, вынесение решений на совещаниях, итоги работы комиссии по трудовым спорам, фиксируют предложения персонала на собраниях трудового коллектива и др. А потому неверно составленный документ может повлечь для работодателя самые неблагоприятные последствия. Ведь нередко адвокаты работников умело строят свою защиту как раз на мелочах. В кадровом делопроизводстве, где каждый документ затрагивает права и обязанности сотрудника, мелочей быть не должно! Поговорим поподробнее.

С точки зрения делопроизводства протокол относится к числу информационно-справочных документов. Его назначение - передача информации, необходимой для принятия управленческих решений, а цель: зафиксировать ход проведения мероприятия и назвать выводы, итоги, резюмировать все происходившее.

Вот почему необходимо с большой степенью точности фиксировать все сказанное.

Некоторые делопроизводители видят определенную двойственность протокола как документа [1]. Это связано с тем, что помимо того, что в нем фиксируется информация, необходимая для справочных целей, в протоколе также указывается и само принятое решение, в связи с чем он приобретает черты распорядительного документа. Именно это качество протокола не позволяет однозначно отнести его к определенной группе организационно-распорядительной документации: он сочетает в себе черты и справочно-информационного, и распорядительного документа.

Протокол составляется на основании:

- записей, произведенных во время совещания (заседания);

- представленных тезисов докладов и выступлений;

- других документов и материалов протокольного мероприятия.

В настоящее время значительно реже, но все же ход заседания стенографируется. В этом случае текст стенограммы подлежит расшифровке, после чего отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом. Но все чаще на практике применяют современные способы фиксации информации: видеозапись, аудиозапись и др. Возникает вопрос: нужно ли составлять документ, если видеозапись зафиксировала не только каждое сказанное слово, но и каждое движение присутствующих? Можно ли не заниматься "переписыванием" всего на бумажный носитель? Полагаем, что нет. Хотя бы уже потому, что часто в протоколах подпись уполномоченных лиц невозможно заменить никаким современным средством передачи информации.

Если ваша задача - подготовиться к выступлению на важном мероприятии, подлежащем протоколированию, то материалы, которые вы будете использовать, надо подготовить хотя бы за несколько дней до начала события. Каждый документ, который будет упомянут во время мероприятия и занесен в протокол, должен быть подписан составителем или уполномоченными лицами.

Является ли составление протокола обязанностью работника службы персонала? Однозначно на этот вопрос ответить сложно. Ведь мы начали с того, что протоколом сопровождается проведение мероприятий разного содержания и характера.

Ведение записей во время протокольного мероприятия, сбор материалов и подготовка текста, как правило, возлагается на сотрудника секретариата (отдела делопроизводства) или на сотрудников структурных подразделений, готовивших материалы к обсуждению.

В то же время, полагаем, мероприятия, связанные с решением вопросов управления персоналом, лучше протоколировать сотруднику службы персонала, занимающемуся вопросами кадрового делопроизводства. Ведь от "постороннего" человека (секретаря, например) могут ускользнуть важные нюансы, подробности либо текст в самых необходимых местах документа может оказаться очень скудным, неинформативным.

Сроки составления протокола

Законодательство о труде не устанавливает конкретных сроков составления протокола в тех случаях, когда решаются вопросы управления персоналом или вопросы трудовых прав граждан. Тем не менее с оформлением документа не имеет смысла затягивать. Ведь если речь идет, скажем, о назначении нового руководителя предприятия, то ключевой документ должен появиться на свет как можно раньше, чтобы у службы персонала была возможность подготовить безошибочно и оперативно другие документы о назначении нового лица на пост директора: приказ о приеме на работу, трудовую книжку, личную карточку и др.

Конкретные сроки составления протокола с учетом процедур его подписания, передачи заинтересованным лицам нужно зафиксировать в локальном нормативном акте, например инструкции по делопроизводству или в графике документооборота.

Проекты соответствующих пунктов протокола в необходимых случаях визируются структурным подразделением (должностным лицом), ответственным за подготовку. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется соответствующая пометка.

С точки зрения делопроизводства текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной.

Во вводной части протокола указываются сведения о:

- председателе (председательствующем) и секретаре;

- присутствовавших - в виде списка (фамилии, инициалы, должности) или указания их количества со ссылкой на прилагаемый к протоколу список;

- докладчиках (информаторах) по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела документа строится по схеме: слушали - выступили - постановили (решили). В необходимых случаях эта схема дополняется еще одни элементом - голосовали.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, формулируется в предложном падеже и располагается с выравниванием по центру. Ниже указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание их выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.

Содержание докладов и выступлений излагается непосредственно в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного участниками протокольного мероприятия во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Например:

"Финансовый директор Градов И. С. считает необходимым изменить размер премии не на 10%, а на 12%".

Различают полную и краткую форму протокола. В краткой форме не расписывается подробно все происходящее, фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Датой протокола является дата самого протокольного мероприятия (не дата составления его текста!). Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Нумерацию желательно вести отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний совета директоров, собрания трудового коллектива и т. д.

Возьмем в качестве образца протокол заседания аттестационной комиссии. Протоколы составляются не на фирменном бланке предприятия, а на чистом листе бумаги.

Документ имеет следующие реквизиты:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Наименование вида документа.

4. Заголовок к тексту.

6. Подпись (подписи).

7. Отметка о наличии приложения.

Схематично протокол этого мероприятия будет выглядеть так:

Полное наименование работодателя

Сокращенное наименование работодателя

(если сокращенное название

имеется в учредительных документах)

Дополнительно к документу можно создать подзаголовок, например:

заседания аттестационной комиссии такого-то предприятия

Дата и номер документа

Фамилия, имя, отчество, занимаемая должность председателя комиссии

Фамилия, имя, отчество, занимаемая должность секретаря комиссии

Фамилии, имена, отчества остальных членов комиссии (излагаются один под другим, "столбиком")

Фамилии, имена, отчества экспертов, специалистов, сотрудников, приглашенных на заседание (кроме тех, которые названы выше)

При необходимости отметить, имеется ли кворум, полномочно ли собрание принимать законные решения.

Повестка дня: излагаются фамилии, имена, отчества сотрудников, подлежащих аттестации. Например:

1. Аттестация по итогам 2012 г. работника такого-то.

2. Аттестация по итогам 2012 г. работника такого-то.

4. Подведение итогов аттестации по итогам 2012 г. работников такого-то предприятия.

Перечисленная выше информация составляет вводную часть протокола. Дальше переходим к основной части протокола. Именно здесь будет изложена вся информация о ходе заседания аттестационной комиссии, а также перечислены выводы, к которым они пришли.

Расписывать все фактические данные можно так:

Рассмотрение 1-го вопроса повестки дня

СЛУШАЛИ: (указываются должности, фамилии и инициалы выступивших).

1. Информацию секретаря аттестационной комиссии об отзыве начальника такого-то отдела на работу такого-то сотрудника.

2. Отчет сотрудника такого-то о проделанной работе в 2012 г.

3. Доклад председателя комиссии о результатах тестирования сотрудника такого-то.

ВЫСТУПИЛИ: (указываются должности, фамилии и инициалы выступивших).

1. Начальник такого-то отдела с отзывом клиентов о работе сотрудника такого-то.

2. Эксперт такой-то с вопросами профессионального характера.

Аттестуемому были заданы вопросы (перечисляются).

Аттестуемый дал такие ответы (перечисляются).

РЕШИЛИ: (указывается краткое содержание принятых решений).

Аттестовать работника такого-то с общей оценкой его работы в 2012 г. "удовлетворительно".

Признать результаты работы в 2012 г. работника такого-то неудовлетворительными.

ГОЛОСОВАЛИ: (указываются результаты голосования). Например:

Результат итогов работы "удовлетворительно" - 5 голосов.

Результат итогов работы "хорошо" - 1 голос.

Рассмотрение 2-го вопроса повестки дня

Приложение: аттестационные листы N __ на __ листах в 2-х экземплярах.

аттестационной комиссии подпись И. О. Фамилия

Копии протоколов, предварительно заверенные печатью отдела делопроизводства, при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение соответствующего вопроса.

Заранее следует подумать, в каком виде сам аттестуемый получит информацию об итогах своей аттестации, будет ли ему выдана копия протокола или он получит выписку или даже подлинный экземпляр.

Принятые на протокольных мероприятиях постановления (решения) могут доводиться до заинтересованных лиц в виде выписок из протоколов.

Проследите, чтобы на протоколе были подписи (в допустимых случаях факсимильные) председательствующего и секретаря. Иначе законность всех принятых решений будет поставлена под вопрос. Секретарь наряду с председателем коллегиального органа несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации.

Остается лишь собрать со всех выступавших материалы: отчеты, тезисы, проекты решений, доклады и пр.

Еще одной особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов:

- временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т. п.) или

- постоянных (коллегии министерств и комитета, ученых советов научных учреждений, президиумов и т. п.).

Протоколами оформляется также деятельность:

- органов охраны общественного порядка и др.

Выше мы уже говорили, что одно и то же мероприятие можно оформить двояко: кратким либо полным протоколом.

Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Его рекомендуется вести в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробно - содержание докладов и выступлений участников заседания.

Когда текст протокола "набросан" на компьютере, следует уделить внимание особенностям оформления отдельных реквизитов: именно эти "штрихи" будут свидетельствовать о том, что его оформлением занимался профессионал.

Наименование вида документа ("Протокол") размещают:

- при угловом расположении реквизитов - через 2 межстрочных интервала от границы левого поля ниже наименования организации;

- при продольном расположении реквизитов и в общем бланке - в центре.

Перечень присутствующих пишется ниже заголовка через 2 межстрочных интервала от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания.

Фамилии председателя и секретаря пишутся после наименований должностей.

Затем через 2 межстрочных интервала от границы левого поля пишется слово "Присутствовали" (на конце ставится двоеточие), после чего инициалы и фамилии присутствующих на заседании постоянных членов коллегиальных органов перечисляются по алфавиту без наименования должности. Если членов коллегиального органа более 15, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем в нем делается отметка: "Присутствовали: 20 человек (список прилагается)".

В том случае, когда количество присутствующих на мероприятии велико, для составления пофамильного списка потребуется вести предварительную регистрацию лиц, прибывших на собрание (заседание, совещание и др.).

Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на нем. Каждый из них формулируется с предлога "о". Вопросы нумеруются арабскими цифрами и располагаются в повестке дня:

- по степени их значимости или

- в соответствии с предполагаемым временем обсуждения.

Слово "Разное" в повестку дня включать не рекомендуется, лучше сформулировать конкретно каждый вопрос.

Слово "Слушали" нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется у границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием.

С красной строки в родительном падеже пишутся фамилия и инициалы докладчика, ставится тире и после него фиксируется содержание доклада. При этом повествование может идти от третьего лица. В некоторых случаях после кратко сформулированной темы доклада делается пометка: "Текст доклада прилагается".

Слово "Выступили" пишется у границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия вместе с инициалами каждого из выступающих оформляется с красной строки и пишется в именительном падеже. Затем в форме косвенной речи записывается содержание выступления. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается его должность.

Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них фиксируются в порядке поступления и оформляются с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать. Например:

Вопрос: Допустимо ли с совместителями заключать срочные трудовые договора?

Ответ: Да, если имеется согласие работника.

Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на окончательном варианте проекта протокола. Они располагаются через 2 - 3 межстрочных интервала ниже текста у границы левого поля (слева) и разделяются двумя интервалами. Расшифровки подписей печатаются без скобок строчными буквами (кроме заглавных). Инициалы располагаются перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делаются.

Председатель Добрынин А. А. Добрынин

Секретарь Перегонова А. А. Перегонова

Теперь документ полностью готов, и уже ни у кого не вызовет сомнения законность его составления и реализации принятых решений.

1. Рощина Н. Н. Особенности оформления отдельных кадровых документов // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. 2006. N 2.

2. Рогожин М. Ю. Документы кадровой службы предприятия. М.: ГроссМедиа-РОСБУХ, 2008.

Протокол — это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

2. Какой вид бланка используется для оформления протокола?

Для оформления протоколов используют общий бланк, на котором указывают наименование вида документа: ПРОТОКОЛ.

3. Из каких элементов состоит заголовок к тексту протокола? Приведите примеры.

В заголовке указывают:

· вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание, конференция);

· название коллегиального органа (совет директоров, трудовой коллектив, коллегия и др.).

4. На какой вопрос отвечает заголовок к тексту протокола (какой падеж используется)? Приведите примеры.

· заседания методического совета;

· заседания совета директоров;

· совещания экспертной комиссии.

5. Укажите дату протокола, если: 1) заседание состоялось 09.03.2005; протокол подписан 14.03.2004; 2) заседание проходило с 09.03.2005 по 11.03.2005; протокол подписан 14.03.2004; 3) заседание проходило с 28.02.2005 по 02.03.2005; протокол подписан 04.03.2005.

Исходим из того, что дата документа — это дата принятия решения. Решения принимаются во время проведения совещания. Следовательно, в первом случае датой протокола будет 09.03.2005, во втором и третьем случаях следует указать через дефис даты начала и окончания совещания: 09-11.03.2005, 28.02-02.03.2005.

6. Какова структура вводной части протокола? Опишите правила оформления каждого элемента структуры вводной части протокола.

Структура вводной части протокола:

Председатель: указывают фамилию и инициалы председателя.

Секретарь: указывают фамилию и инициалы секретаря.

Присутствовали: перечисляют в алфавитном порядке членов коллегиального органа, присутствующих на заседании, с указанием их должности, фамилии и инициалов или указывают их количество и дают ссылку на приложение, в котором они перечислены.

Приглашенные: перечисляют в алфавитном порядке приглашенных на заседание (не членов данного коллегиального органа) с указанием их должности (с наименованием организации), фамилии и инициалов или указывают их количество и дают ссылку на приложение, в котором они перечислены.

Повестка дня:

1. Пункты повестки дня нумеруются арабскими цифрами.

3. В каждом пункте повестки дня с новой строки указывается должность, фамилия и инициалы докладчика или основного выступающего.

Вопросы, включаемые в повестку дня, располагают в определенном порядке: на первое место выносятся вопросы, по которым больше приглашенных; остальные вопросы располагаются по мере убывания их сложности.

Присутствовали: 16 человек (список прилагается).

Присутствовали: 126 человек, что составляет 96 % от списочного состава акционеров. Список присутствующих прилагается.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Каждый раздел состоит из трех частей:

· глагол указывается в прошедшем времени совершенного вида, например:

Бодров С.П. — доложил о результатах проверки финансово-хозяйственной деятельности организации за 2004 год (текст выступления прилагается).

11. Каким образом в протоколе записывают вопросы и ответы на них?

В постановляющей части протокола могут быть сформулированы решения, не требующие дальнейших действий, например:

1.1. Одобрить работу отдела… за 2004 год.

Если принятое решение требует выполнения каких-либо действий, в постановляющей части указывают исполнителя (исполнителей), предписываемое действие и срок исполнения, например:

1.2. Начальнику отдела подготовки кадров Кирьянову О.Л. до 25 августа 2005 года подготовить план обучения сотрудников… отдела по вопросам…

При необходимости приводятся результаты голосования, например:

Результаты голосования:

ЗА — 122 человека;
ПРОТИВ — 3 человека;
ВОЗДЕРЖАЛИСЬ — 1 человек.

13. Нужно ли в протоколе оформлять отметку о наличии приложений? Если да, то что в ней указывают?

Отметка о наличии приложений оформляется в том случае, если к протоколу имеются приложения. В отметке о наличии приложений могут быть указаны:

· список присутствующих членов данного коллегиального органа;

· список приглашенных лиц;

· тексты докладов и выступлений;

· тексты документов, утвержденных на данном заседании;

· другие документы, созданные в процессе подготовки и проведения совещания.

Указывают количество листов каждого приложения. Все приложения подшиваются к протоколу в одном экземпляре, поэтому количество экземпляров в отметке о наличии приложений можно не указывать.

14. Когда можно считать, что протокол окончательно оформлен?

15. Кто подписывает протокол?

Протокол подписывают председатель и секретарь, указанные во вводной части. Если для ведения собрания был избран президиум, то помимо председателя и секретаря протокол подписывают все члены президиума. Протоколы заседаний совета директоров подписывают все члены этого коллегиального органа.

16. Какой срок дается на оформление протокола совещания?

Как правило, на оформление протокола выделяется от 3 до 5 рабочих дней.

17. Какие виды протоколов Вы знаете? Чем они отличаются?

В делопроизводственной практике используют три вида протоколов: полные, краткие и сокращенные.

В полном протоколе подробно документируется весь ход обсуждения вопросов и принятия решений.

О расширении рынка сбыта

18. Каким образом решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей?

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов — постановлений и решений. В организациях, действующих на основе единоначалия, решения проводятся в жизнь приказами. В некоторых случаях ограничиваются выпиской из протокола.

19. Какие правила следует соблюдать при оформлении выписки из протокола? Чем отличается выписка из протокола, которая выдается для представления в другую организацию, от выписки, которая не будет представляться в другую организацию?

Выписка из протокола — это абсолютно точное воспроизведение части документа с обязательным указанием даты, регистрационного номера, места составления и заголовка к тексту протокола.

подписавших протокол, при этом их подписи не оформляются, а выписка из протокола обязательно заверяется уполномоченным лицом.

Деловая документация есть на любом предприятии. Она должна составляться по всем правилам и требованиям. Для фиксации обсуждения вопросов и принятых решений используют протокол. Он необходим при организации различных семинаров, конференций и заседаний. Протокол — это документ, который фиксирует деятельность коллегиальных органов комитета или министерства.

Понятие протокола

Управленческая деятельность предприятий фиксируется на разных носителях. Оформлять протокол нужно согласно установленным требованиям, правилам и стандартам. Этот документ необходим для выполнения управленческих задач и действий. Записи в протоколе делают на обычном листе либо используют магнитные ленты, карты, дискеты.

Состав документации для управления предприятием определяют с учётом функций и задач организации. На заседании решаются важные вопросы и характер сотрудничества с другими предприятиями. Документирование регламентируется в соответствии с унифицированной системой документации (УСД). Унифицированная система представляет собой комплекс бумаг, которые имеют немаловажное значение для деятельности любого производства и компании. Все документы должны создаваться с учётом единых правил и требований. Только в таком случае они будут являться ценными и значимыми. УСД создаются при помощи вычислительной техники и традиционных методик обработки данных.

Задачи и предназначение

Протоколы являются одними из главных управленческих документов. Они включены в состав единой унифицированной системы, которая отвечает за порядок ведения организационно-распорядительных бумаг на предприятии. Протокол — это документ, где фиксируются ответы на все вопросы, разбор которых проходил на конференции, заседании или собрании. Здесь записываются принятые решения. Важно помнить и знать, что на любом предприятии есть документация, которая называется протоколом, но она не попадает под стандартное определение. При сотрудничестве с посредниками и партнёрами оформляются протоколы, связанные с намерениями, разногласиями и согласованиями. Во время собрания акционеров и инвесторов также составляют документ с указанием счётной комиссии.

Протоколы есть на любом предприятии и в разных организациях, в которых присутствуют постоянные или временные коллегиальные органы и рабочие комиссии. Главная форма деятельности таких компаний — это обсуждение определённых вопросов, относящихся к производству. О дальнейших действиях принято говорить на заседании. Чтобы прийти к общему мнению, проводят голосование. На территории Российской Федерации появилось много акционерных обществ. Именно по этой причине предприниматели начали задействовать протоколы. Высшими органами, которые отвечают за управление акционерными обществами, являются коллегии. Протоколы детально отображают деятельность компаний, поэтому их относят к категории управленческой документации. Коллегиальные органы фиксируют информацию о собраниях акционеров, заседаниях совета директоров и руководящих лиц, отвечающих за управление производственной деятельностью. Ознакомиться с основными положениями о работе акционерных обществ можно в правовых актах. В них указана информация о правильном составлении протоколов и их содержании.

Порядок оформления

Ход обсуждения и решения вопросов должен фиксироваться в определённой последовательности. В документации отражаются результаты после собрания, совещания, конференции или заседания коллегиальных органов. Протоколы бывают общественного порядка и договорного типа. Ко второму виду относятся согласования цен и разногласия. Бланк общественного порядка — это фиксации дорожно-транспортных происшествий, заключений санитарного инспектора и т. д. Протоколирование в обязательном порядке осуществляется при проведении:

конференций коллегий;
семинаров федеральных органов исполнительной власти;
собраний трудового коллектива, акционеров;
заседаний совета директоров.

полное название организации;
наименование документа;
регистрационный номер и дата его выдачи;
место издания и составления протокола;
подробное описание хода заседания;
подпись каждого участника.

Если один из перечисленных пунктов отсутствует или не обозначен, тогда документ считается недействительным. В таком случае нужно вносить правки и проверять наличие всей информации.

Разновидности документации

в полном протоколе детально отображаются все выступления и вопросы, которые разбирались на конференции или собрании;
в кратком указаны только Ф. И. О. людей, которые выступали на заседании (тема выступления описывается вкратце, без подробных пояснений).

Здесь нужно отобразить все технические и прочие вопросы, которые разделяют в зависимости от важности и сложности. Их, как правило, обсуждают в первую очередь на планёрке.

Описание разделов

предложения слушали;
во время заседания выступали следующие участники;
постановление и решение было принято (список сотрудников, заключение).

Нужно ознакомиться с правилами оформления согласно ГОСТу:

В самой нижней части документа ставятся подписи председателя, должностного лица и секретаря. После основного текста делают отступ в три межстрочных интервала.

Для оформления используют общий бланк компании, предприятия или организации. Он может состоять из нескольких частей. В нём обязательно указывают, что это за документ. После заседания делаются копии, которые предоставляются должностным лицам, заинтересованным в его получении. Для этого на предприятии составляется указатель рассылки с перечнем людей, которым нужен документ. За этот процесс ответственность несёт главный исполнитель подразделения, который занимался подготовкой вопросов для рассмотрения на конференции. Каждая копия обязательно заверяется печатью. Многие компании нарушают общепринятое оформление и не придерживаются образца протокола общего собрания. Специально для них были составлены разные примеры с подробными подсказками.

Общепринятый образец

Заполнять бланк нужно с учётом того, какой тип заседания проводится. Есть оперативные планёрки или длительные конференции, которые длятся несколько дней. Существует стандартный образец, который поможет ознакомиться с подробностями, схемой и правилами составления документа. Благодаря ему многие компании перестали допускать нарушения и ошибки.

В настоящее время имеется устойчивая тенденция к ужесточению административной ответственности, проще говоря, размер штрафов за различные административные проступки постоянно растет. Например, многие статьи Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ), устанавливающие ответственность в области предпринимательской деятельности, дополнены примечаниями, указывающими, что индивидуальные предприниматели несут ответственность как юридические лица. Это увеличило сумму штрафа для предпринимателей в десятки раз.

Ранее многие считали, что даже если с наказанием и вообще фактом совершения нарушения они не согласны, то все же проще, быстрее и дешевле заплатить штраф в 500-1000 рублей, чем заниматься его оспариванием. Теперь же, когда размер штрафа вырос многократно, ситуация, согласитесь, уже иная, имеет смысл пытаться оспорить постановление о назначении наказания. Кроме того, любой из нас не застрахован от необоснованного привлечения к административной ответственности во всех сферах жизнедеятельности — от дорожного движения до отдыха и рыбалки.

В этой связи каждому полезно знать базовые правила поведения при составлении протокола об административном правонарушении.

Протокол — это документ, который составляет должностное лицо (сотрудник полиции или иного контролирующего или надзорного органа), после выявления (обнаружения) административного правонарушения. С момента составления протокола, в подавляющем большинстве случаев, и начинается собственно производство по делу об административном правонарушении. Здесь важно понимать, что протокол — это документ, который только фиксирует событие правонарушения, наказание за проступок (штраф или иное) при его составлении не назначаются. Протокол и иные доказательства будут в дальнейшем рассматриваться судьей или иным уполномоченным административным органом и по итогам этого рассмотрения и принимается документ — постановление по делу об административном правонарушении (в арбитражном суде — решение суда), которым может быть или назначено наказание или прекращено производство по делу.

В большинстве случаев протокол составляется сразу — там, где имело место событие правонарушения (на месте ДТП, на рабочем месте, дома и т.п. — в зависимости от существа нарушения). Однако нередки и ситуации, когда нарушителя вызывают на другой день и в другое место для составления протокола, а сразу после обнаружения нарушения вручают лично или направляют по почте (иным образом) только уведомление о времени и месте составления протокола (это характерно для нарушений выявленных позже, чем их фактически совершили, в рамках контрольных или надзорных мероприятий и при длящихся нарушениях — например, вы не подали декларацию). Закон разрешает отложить составление протокола до 2 суток с момента выявления административного проступка, однако несоблюдение этого срока, на практике случается часто и не считается грубым нарушением (не позволит вам ответственности избежать).

Из изложенной общей схемы, есть несколько исключений:

— в некоторых случаях допускается проведение административного расследования, о чем выносится определение (прокурором опять же — постановление), а протокол составляется только после окончания такого расследования. Это допустимо по категориям правонарушений, перечисленных в ст. 28.7 КоАП РФ в случаях, когда необходимо проведение экспертиз или иных процессуальных действий, требующих временных затрат. По фактам побоев (ст. 6.1.1 КоАП РФ) и мелкого хищения (ст. 7.27 КоАП РФ) расследование проводится обязательно

— иногда стадия составления протокола отсутствует в принципе, сразу выносится постановление с назначением наказания. Это возможно, если лицо, выявившее нарушение, имеет полномочия и на рассмотрение дела, а наказание назначается в виде предупреждения или штрафа. Если лицо, привлекаемое к ответственности, оспаривает событие нарушения или не согласно с наказанием, то составляется и протокол.

— не составляется протокол и в случае выявления правонарушений в области дорожного движения (глава 12 КоАП РФ), зафиксированных с применением работающих в автоматическом режиме специальных технических средств

Протокол, согласно КоАП, является доказательством по делу (иногда даже единственным), все что там записано, может использоваться против вас.

С другой стороны, грубые нарушения, допущенные должностным лицом при составлении протокола, могут являться основанием для прекращения дела судом или иным органом административной юрисдикции, даже если административное правонарушение вы совершали.

Таким образом, понятно — в зависимости от того, что и как отражено в протоколе, как проходила процедура его составления, во многом и решится дальнейшая судьба всего вашего дела, и именно поэтому важно знать, как правильно действовать.

Итак, что важно помнить, если вы находитесь в ситуации составления в отношении вас протокола об административном правонарушении.

1. Не имеет никакого смысла отказываться от подписания протокола или не являться по вызову для его составления (если протокол составляется не сразу). Административный орган прекрасно обойдется без вашей подписи и явки (в КоАП есть соответствующие процедуры) и никаких особых сложностей вы не создаете и себе ничем не помогаете.

3. Основные моменты процедуры такие — составление протокола должностным лицом, ваше ознакомление с протоколом, подписание вами протокола, внесение вами замечаний по его содержанию и письменных объяснений. Именно в такой последовательности. Вы должны быть последним лицом, которое знакомится с протоколом и что-то в нем пишет. Если вам передают протокол для ознакомления и подписания, то прочитав его, задайте вопрос: будут ли вносится в протокол еще какие-либо сведения (изменения) составившим его лицом. Если да — верните, пусть сначала все заполнит, если нет — смело во всех незаполненных местах бланка протокола (пока — кроме разделов с вашими замечаниями и пояснениями) ставьте Z. Это нужно для того, чтобы после вашего ознакомления с протоколом там ничего нового не появилось.

5. Вы имеете право сделать замечания по содержанию протокола. Помимо уже упоминавшейся пометки о том, что права вам не разъяснили или не указали ваших свидетелей, здесь можно и нужно отметить все иные недостатки протокола. Он должен содержать указание на место его составления, должность, фамилию и инициалы лица, составившего протокол, сведения о вас, место, время совершения и событие правонарушения, статью закона, предусматривающую административную ответственность за данное административное правонарушение. Укажите, если есть ошибки в описании события нарушения (неправильное место, время, иные обстоятельства — количество, продолжительность чего-либо и т.п.). Если такие ошибки есть, а вы подпишите без замечаний – значит вы согласились с написанным. Опровержение будет возможно только с помощью других достоверных доказательств. Также отметьте отсутствие нужных сведений, непонятный почерк, наличие исправлений. Если замечаний у вас нет или осталось свободное место — ставьте Z.

Также вы должны знать, что лицо, привлекаемое к административной ответственности, вправе пользоваться юридической помощью защитника (адвоката или иного лица по доверенности). Такая помощь может оказываться не только при рассмотрении дела по существу, но и на стадии составления протокола. По нашему опыту явка для составления протокола об административном правонарушении с адвокатом способна существенно поменять позицию административного органа. Явка с адвокатом означает, что лицо будет отстаивать свою позицию и скорее всего — в дальнейшем обжаловать постановление по делу. В случае проигрыша дела расходы на адвоката будут взысканы с административного органа, и этот факт заставляет соответствующих должностных лиц в сомнительных случаях прекращать производство.

Надеемся, что эти несложные правила помогут вам выйти из ситуации с административными наказаниями с наименьшими потерями и, как минимум, не навредить самим себе.

Читайте также: