Как заверить документы у чешского нотариуса

Обновлено: 07.05.2024

Документы, оформленные на иностранном языке, нуждаются не только в переводе, но в некоторых случаях и в нотариальном заверении такого перевода. Рассказываем, какие документы требуют нотариального перевода и как его сделать.

Нужно ли переводить документы, поступающие в компанию на иностранных языках

В подавляющем большинстве случаев российские организации и ИП оформляют и используют в своей практике документы, составленные на русском языке. Но в некоторых ситуациях, например, когда компания сотрудничает с иностранными контрагентами и поставщиками, возникает необходимость обрабатывать и переводить документы, оформленные на иностранном языке.

Следовательно, если документ, составленный на иностранном языке, так или иначе участвует в документообороте организации/ИП, то он должен быть переведен на русский язык. Документы, используемые компаниями в сфере налоговых правоотношений, в частности, для подтверждения ими понесенных расходов, исключением не являются.

Поскольку в России все официальное делопроизводство ведется исключительно на русском языке, то первичные учетные документы, оформленные в соответствии с обычаями делового оборота на иностранном языке, должны быть в обязательном порядке переведены на русский язык (письмо Минфина от 20.01.2021 № 03-03-06/1/2476).

При этом в ряде случаев компании должны иметь не просто перевод иностранных текстовых документов, а перевод, осуществленный/засвидетельствованный нотариусом.

Обязателен ли нотариальный перевод документов

Ответ на этот вопрос зависит от того, для чего именно предназначается тот или иной документ и кто выступает в качестве принимающей иностранные документы стороны. Для внутреннего пользования, если это устраивает саму компанию, документы, составленные на иностранном языке, могут вообще не переводиться на русский язык.

Если же документ предназначается для передачи контрагентам, государственным учреждениям или любым третьим лицам, то он обязательно должен быть переведен, так как делопроизводство в нашей стране осуществляется на русском языке.

И если иное не установлено законом, перевод может быть осуществлен любым специализированным бюро переводов или штатным дипломированным специалистом, имеющим документ об образовании по профессии переводчика. Квалификация переводчика при этом существенного значения не имеет. Верность перевода удостоверяется в таких случаях подписью самого переводчика.

Это общее правило. Однако в некоторых ситуациях обычным, незаверенным переводом обойтись нельзя. Тогда от организаций, предпринимателей и рядовых физлиц требуется уже нотариальный перевод иностранных текстовых документов.

Случаи, когда перевод должен быть заверен в нотариальном порядке, оговорены в отдельных законах. Если в законе нет требования о нотариальном переводе того или иного документа, такой документ нотариально заверяться не должен, и принимающая его сторона не вправе требовать от заявителя обратного.

В соответствии с действующим законодательством нотариального перевода требуют следующие документы:

Нужен ли нотариальный перевод документов, используемых в налоговой сфере

Что касается сферы налоговых правоотношений, то НК РФ также устанавливает ряд случаев, когда налогоплательщикам требуется именно нотариальный перевод документов.

Так, нотариального заверения требуют документы, представляемые физлицами – налоговыми резидентами для зачета в России суммы налога, уплаченного в иностранном государстве с полученных там доходов (п. 3 ст. 232 НК РФ). Иными словами, документы, представляемые во избежание двойного налогообложения.

При этом НК РФ прямо не требует от налогоплательщиков и налоговых агентов нотариального свидетельствования первичных и прочих документов, используемых в целях бухгалтерского и налогового учета.

Вместе с тем все расходы в целях расчета налогооблагаемой базы должны быть не только обоснованы, но и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Под таковыми понимаются расходы, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве.

Свою официальную позицию по этому вопросу ФНС России выразила в письме от 14.09.2018 № БС-4-11/17934@. Речь в письме шла непосредственно о необходимости нотариального заверения документов, подтверждающих соблюдение условий для освобождения от НДФЛ доходов, получаемых при ликвидации контролируемых иностранных компаний. При этом ФНС пришла к выводу, что нотариальному заверению подлежат не только эти, но и любые другие первичные документы, оформленные на иностранном языке.

Для того, чтобы подтверждать расходы, к таким документам во всех случаях должен прилагаться нотариально заверенный перевод на русский язык. Иначе в учете осуществленных расходов компании могут попросту отказать.

Поэтому если организация нотариально не удостоверит перевод подтверждающих документов, в том числе и первичных, она должна быть готова к тому, что у ИФНС могут возникнуть претензии к порядку учета доходов и расходов, и свою правоту налогоплательщику придется отстаивать в суде.

Как нотариально заверить перевод документа

Нотариус свидетельствует верность перевода с одного языка на другой только в том случае, если он владеет соответствующими языками. Если нотариус не владеет иностранными языками, перевод в этом случае делает переводчик, а нотариус только свидетельствует подлинность подписи данного переводчика под переведенным документом (ст. 81 Основ законодательства РФ о нотариате).

И в том, и в другом случае переведенный с иностранного языка документ имеет равную юридическую силу и считается заверенным нотариусом. При этом получить нотариальный перевод документа можно как непосредственно в нотариальной конторе, так и удаленно. Заявление об удаленном свидетельствовании верности перевода нотариусом направляется по форме, утв. приказом Минюста от 30.09.2020 № 223.

Заявление с приложением к нему документов, которым требуется перевод, направляется в Федеральную нотариальную палату (ФНП) через единую информационную систему нотариата. Сделать это можно в том числе с использованием единого портала Госуслуг. Заявление и прилагаемые к нему электронные документы принимаются для совершения нотариального перевода при условии, если они подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя.

Затем ФНП направляет поступившее заявление и прилагаемые к нему электронные документы на иностранном языке нотариусу, заявившему в автоматическом режиме о готовности совершить перевод этих документов/свидетельствование верности перевода.

За свидетельствование верности перевода документа с одного языка на другой взимается пошлина. Величина пошлины составляет 100 рублей за одну страницу перевода документа (пп. 19 п. 1 ст. 333.24 НК РФ).

Сам перевод и его нотариальное свидетельствование совершаются сразу же после оплаты заявителем данной пошлины. Срок перевода и его нотариального заверения – не позднее 5 рабочих дней со дня получения от заявителя информации, подтверждающей оплату нотариального перевода (ст. 44.3 Основ законодательства РФ о нотариате).

Подробная информация по вопросам нотариата содержится на консульском информационном портале МИД России по ссылке .

Обращаем Ваше внимание, что каждое заверение каждого документа требует отдельной записи на прием .

Заверяемый документ подписывается заявителем собственноручно в присутствии консульского должностного лица! Заверение документа, подписанного заявителем заранее, невозможно!

Консульский сбор за заверение доверенности оплачивается наличными, в чешских кронах согласно действующему тарифу.

Обращаем Ваше внимание, что в отдельных случаях дата подачи документов на нотариальное заверение может не совпадать с датой получения на руки нотариально удостоверенных документов.

При себе необходимо иметь:

- документ, удостоверяющий личность заявителя (заграничный паспорт гражданина России, внутренний паспорт гражданина России или загранпаспорт иностранного гражданина – если заявителем является иностранный гражданин);

- документ, подтверждающий адрес постоянной регистрации или проживания, если эти сведения не указаны в документе, удостоверяющем личность;

- при заверении согласия на выезд несовершеннолетнего или документов от имени несовершеннолетнего – загранпаспорт ребенка и свидетельство о рождении ребенка (если документ составлен на иностранном языке, он должен быть легализован для использования в России и переведен на русский язык, верность перевода или подлинность подписи переводчика должна быть заранее засвидетельствована российским нотариусом или консульским должностным лицом);

- при заверении согласия супруга – свидетельство о браке (если документ составлен на иностранном языке, он должен быть легализован для использования в России и переведен на русский язык, верность перевода или подлинность подписи переводчика должна быть заранее засвидетельствована российским нотариусом или консульским должностным лицом);

- при заверении документов от имени юридического лица – актуальную выписку из российского единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) и иные документы (в т.ч. протоколы, решения), подтверждающие полномочия органов юрлица или иных его представителей, в этом случае в тексте заверяемого документа помимо данных представителя должны быть указаны также полное наименование юрлица, его адрес, место нахождения и, при наличии, регистрационный номер (ОГРН и ИНН);

- при оформлении доверенности на распоряжении имуществом на близкого родственника (дети, муж, жена, мать, отец, родные братья и сестры) при предъявлении документов, подтверждающих родство доверителя и доверенного лица, взимается льготный (сниженный) консульский сбор;

- при заверении подлинности подписи переводчика – диплом, сертификат, лицензию или иной документ, подтверждающий квалификацию переводчика, а также документ, удостоверяющий личность переводчика (паспорт или заграничный паспорт – российский или иностранный).

Правила оформления доверенностей:

При составлении текста доверенностей и иных заверяемых документов рекомендуем заявителям проконсультироваться с практикующим российским нотариусом или использовать образец, полученный по месту предоставления доверенности.

Текст доверенности должен содержать следующие данные:

- в верхней части документа – город и страну обращения (Город Прага, Чешская Республика), а также дату заверения доверенности прописью (дату визита в Консульский отдел, например: Двадцатое октября две тысячи двадцать первого года);

- фамилию, имя и отчество доверителя, дата и место рождения, пол, гражданство, паспортные данные (номер паспорта, дата его выдачи и орган, выдавший документ), адрес его постоянного места жительства доверителя на русском языке (регион, населенный пункт, улица, дом, квартира);

- фамилию, имя и отчество доверенного лица, дата и место рождения, пол, гражданство, паспортные данные (номер паспорта, дата его выдачи и орган, выдавший документ) и адрес его постоянного места жительства доверенного лица на русском языке (регион, населенный пункт, улица, дом, квартира);

- перечень доверяемых полномочий;

- срок действия доверенности (указывается в годах);

- указание возможности передоверия полномочий третьим лицам (если требуется);

- доверенность подписывается доверителем собственноручно с указанием фамилии, имени и отчества в присутствии консульского должностного лица.

Также в доверенности может быть уточнено, возможно ли передоверие полномочий по заверяемой доверенности другим лицам.

К у достоверению согласия на выезд несовершеннолетнего гражданина Российской Федерации

Если несовершеннолетний гражданин Российской Федерации выезжает из Российской Федерации без сопровождения либо в сопровождении лица, не являющегося его законным представителем, он должен иметь при себе кроме паспорта нотариально оформленное согласие названных лиц на выезд несовершеннолетнего гражданина Российской Федерации с указанием срока выезда и государств, которые он намерен посетить.

Административный регламент Федеральной службы безопасности Российской Федерации по исполнению государственной функции по осуществлению пограничного контроля в пунктах пропуска через государственную границу Российской Федерации, утвержденный приказом ФСБ России от 8 ноября 2012 года № 562, разъясняет, что при этом достаточно согласия одного из законных представителей.

Данные разъяснения относятся только к требованиям на выезд несовершеннолетнего из Российской Федерации. Требования других стран по въезду и выезду несовершеннолетних граждан России необходимо уточнять самостоятельно в компетентных органах этих стран.

Согласие на выезд несовершеннолетнего может быть выдано на любой срок, определенный самим законным представителем, в том числе до наступления совершеннолетия.

Получение долгосрочной чешской визы (подготовка документов)

Как я писал ранее, после выбора курсов, где вы будете учить язык, стоит задуматься о получении визы. И до переезда в Чехию это самый важный вопрос, который нужно решить. В этом случае всё зависит от того, насколько внимательно вы подготовите пакет документов и в какие сроки подадите заявление в посольство. Студент, планирующий обучаться на годовых курсах языка, имеет право получить долгосрочную визу (максимальный срок – 180 дней) или разрешение на долгосрочное проживание в ЧР (максимальный срок – 1 год). Разрешение на долгосрочное проживание получить на порядок сложнее, да и выгоды по сравнению с долгосрочной визой сомнительные. Постараюсь перечислить некоторые минусы получения разрешения на долгосрочное проживание. Во-первых, вы должны пройти собеседование на чешском языке (лично или нанять переводчика). Во-вторых, шансы на подтверждение визы значительно меньше, чем у запрашивающих долгосрочную визу. В третьих, срок рассмотрения может затянуться на большой период времени. UJOP также рекомендует подаваться сразу на долгосрочную визу и не делать проблем не им, не себе. Получив визу, сроком на 180 дней, через полгода вы должны будете снова подать заявление, но уже в Чехии. После, студенты получают ВНЖ сроком на 1 год и спокойно учатся, обновляя разрешение ежегодно.

Заявление на долгосрочную визу в России можно подать только в посольствах ЧР, то есть в Москве, Санкт-Петербурге и в Екатеринбурге. Выбор посольства зависит не от желания заявителя, а от места его проживания. Например, я живу в Новороссийске и имею возможность подать заявление только в московском посольстве. Заявитель обязан присутствовать лично при подаче документов. Затем наступает период ожидания, в течение которого решается, принять ваше заявление или отказать вам. Время рассмотрения заявки – 60 дней, в случае если собираетесь учиться в государственном образовательном учреждении (UJOP), 120 дней – в случае частного образовательного учреждения, то есть 2 месяца против 4-х, почувствуйте разницу! Это один из больших плюсов UJOP, о котором я писал ранее. После подтверждения вам нужно лично приехать и вклеить визу в заграничный паспорт, никакими почтами её не отправят. В случае отказа, указывается причина и даётся возможность оспорить решение и подать пакет документов снова.

Теперь подробно расскажу, как я собирал документы. Все на примере собственного опыта. Уже в августе я точно определился с местом своего дальнейшего обучения – UJOP UK. Поскольку я собираюсь в будущем поступать в Чешский Технический университет в Праге (ČVUT), я выбрал отделение UJOP в Подебрадах,так как там готовят студентов по техническим специальностям. Большим плюсом города также является небольшое количество иностранцев, а, по отзывам, вообще их отсутствие. В Подебрадах не встретишь, как в Праге русскую или английскую речь. Действительно, говорят, что в Праге можно без проблем жить, не зная чешского языка. По моим ощущениям, по-русски там говорит огромное количество народа. А вот в Подебрадах все местные жители говорят только по-чешски и это конечно заставляет учить язык и интегрироваться в общество. Сам город очень маленький, в нём проживают всего лишь чуть более 14000 человек. Центр UJOP в Подебрадах считается самым лучшим центром изучения языка в стране.

После регистрации вам высылается счёт на почту, по которому вы должны оплатить курсы (документы делают только после полной оплаты стоимости курса). В начале года я перевёл деньги на счёт UJOP UK. Курсы в Подебрадах стоили мне 4990 евро за год обучения (это официальная цена UJOP, никаких посредников) + 600 евро – аванс за общежитие. Аванс за общежитие нужно заплатить для того, чтобы вам забронировали место на год, в противном случае, как говорят, никто не гарантирует наличие свободных мест в общежитие. 600 евро автоматически пересчитаются по действующему тарифу на определённое количество дней. UJOP имеет 2 общежития в Подебрадах. Первое стоит 130 крон в день (приблизительно 7000 руб/месяц), а второе 105 крон в день ( приблизительно 5700 руб/месяц). Выше указанные ссылки на статьи - с уже известного вами сайта. В общежитие на Jana Opletala 77 (первое) за указанную стоимость проживают по 2 человека. Есть и тарифы для тех, кто хочет жить один, но это будет значительно дороже. Подытоживая, я перевёл на счёт Карлового университета 5590 евро. Оформил кредитную карту в банке ВТБ24 (точнее доп.карту, привязанную к карте родителей, поскольку мне ещё нет 21 года). Переводил деньги с помощью системы Телебанк ВТБ24, так удобнее и маленькая комиссия.

Заверенный перевод справки о несудимости:

Заверенный перевод справки из банка:

Подтверждение об обучении:

Договор с общежитием:

Важным элементом в списке документов является страховка, оформленная на территории ЧР. С этим вопросом мне помог Максим (мой консультант). Страховка стоила 5500 рублей. Для первой визы подойдёт базовая страховка, которая покрывает только расходы на первую неотложную помощь, если существует угроза жизни для пациента. Остальные расходы клиент оплачивает сам. При получении следующих виз, уже в Чехии, придется делать комплексную страховку, которая покрывает все расходы на лечение пациента. Такая страховка на год будет стоить около 18000 рублей. Если оформлять медицинское страхование напрямую через UJOP, то вы заплатите ещё невозвратный взнос 40 евро. Данные документы были также отправлены мне в одном конверте с остальными.

Данную страховку требуют показать не при подаче документов, а при вклейке визы. Хотя на всякий случай нужно иметь её с собой и при подаче.

В посольстве вас может ждать собеседование. Нужно наизусть знать такую информацию как: цена курсов, город обучения, место проживания в ЧР (полный адрес), имя референтки (имя и фамилия человека, который занимался оформлением ваших документов и непосредственно отправкой), название курса (будет написан в вашем подтверждении об обучении) и института (Ústav jazykové a odborné přípravy Univerzita Karlova v Praze), длительность курса, период времени, в течение которого на вас забронировано общежитие. Также нужно точно знать ответы на следующие вопросы: Почему вы выбрали именно Чехию, как узнали о курсах, в какой вуз и на какую программу собираетесь поступать, источники финансирования и т.д.

Хочу отметить, что чем раньше вы подготовите документы и подадите заявление на визу, тем больше вероятности, что в случае отказа вы сумеете обжаловать решение и подать документы ещё раз. В феврале мне удалось записаться в московское посольство на 20 марта, с первого раза, без всяких проблем. В тот момент у меня ещё не был собран пакет документов, поскольку справку о несудимости сильно задержали (около 60 дней), но к 20 марта я всё же успел. Существовала небольшая доля риска в моих действиях, которая, в конечном счете, оправдала себя. 2 марта я отправил документы на перевод Илье в Чехию, а уже через 2 недели получил обратно посылку, содержащую и документы из вуза со страховкой, и заверенные переводы.

Апостиль — форма официального подтверждения документов для надлежащего признания их юридической силы во всех странах, присоединившихся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года.

Не может быть потребовано проставление апостиля на документы, подлежащие вывозу в страны, с которыми Российская Федерация заключила международные договоры о правовой помощи, а также в страны — участницы Минской конвенции. Списки стран, не требующих легализации документов, можно скачать здесь и здесь.

2. Как проставить апостиль на оригинале документа загса?

Для проставления апостиля на документах , выданных органами ЗАГС, вам понадобятся:

Подать заявление на проставление апостиля может любой человек, нотариально заверенная доверенность для этого не нужна. Место обращения зависит от того, где и когда был выдан документ. Получить документ может лишь тот, кому он принадлежит, или представитель по нотариальной доверенности.

Архивно-информационный отдел Управления ЗАГС Москвы

В Главное управление ЗАГС Московской области можно обратиться только лично или по почте.

Список необходимых документов уточняйте по месту обращения.

3. Как проставить апостиль на оригинале документа об образовании?

Чтобы проставить апостиль на оригинале документа об образовании , вам понадобятся:

Проверка подлинности вашего документа об образовании и принятие решения о проставлении апостиля должны занимать не более 5 рабочих дней с момента регистрации заявления. В случае необходимости дополнительной проверки информации этот срок может быть продлен, но не более чем на 45 рабочих дней.

4. Как проставить апостиль на оригинале документа о наличии или отсутствии судимости?

заявление;
документ , удостоверяющий личность;
документ для легализации (оригинал документа, требующего легализации, и его копия);
информация об уплате госпошлины (госпошлина уплачивается в обязательном порядке, квитанция представляется по желанию заявителя).

Подавать документы нужно в тот орган, который указан на вашем документе, — это либо Главный информационно-аналитический центр Министерства внутренних дел России ( ГИАЦ МВД ), либо Зональный информационный центр Министерства внутренних дел России ( ЗИЦ МВД ). Записаться на прием можно также онлайн — через федеральный портал государственных услуг.

Проставление апостиля занимает 5 рабочих дней. В исключительных случаях этот срок может быть продлен до 30 дней.

5. Как проставить апостиль на архивной справке, архивной выписке или архивной копии?

заявление;
документ , удостоверяющий личность заявителя (оригинал при личном обращении, копия при почтовом отправлении);
документ для проставления апостиля — архивная справка, архивная выписка и архивная копия (документы должны быть исполнены четко, подписи должностных лиц и оттиски печати должны быть отчетливыми и поддающимися сравнению с образцами, имеющимися в Главархиве Москвы);
информация об уплате госпошлины (госпошлина уплачивается в обязательном порядке, квитанция представляется по желанию заявителя);
документ, удостоверяющий личность представителя, и нотариально заверенная доверенность, если нет возможности подать документы лично.

Если документ был выдан на территории другого субъекта Российской Федерации, для проставления апостиля вам необходимо обратиться в уполномоченный в области архивного дела орган исполнительной власти этого субъекта.

6. Как проставить апостиль на других документах или на нотариально заверенных копиях документов?

письменный запрос на предоставление услуги (необходим только в случае подачи документов по почте или через представителя);
документ , удостоверяющий личность;
документ для легализации (оригинал документа либо его нотариально заверенная копия);
информация об уплате госпошлины (госпошлина уплачивается в обязательном порядке, квитанция представляется по желанию заявителя);
документ, удостоверяющий личность представителя, и нотариально заверенная доверенность, если нет возможности подать документы лично.

Таким образом, если оригинал документа, требующего легализации, был выдан либо нотариально заверен в Москве, за проставлением апостиля вам необходимо лично или по почте обращаться в Главное управление Министерства юстиции по Москве.

Проставление апостиля занимает 3 рабочих дня с момента предоставления документов. В исключительных случаях этот срок может быть продлен до 30 дней.

7. Как вывезти документы в страну, не являющуюся участницей Гаагской конвенции?

Для легализации документа, подлежащего вывозу в страну, не являющуюся участницей Гаагской конвенции, вам следует обратиться в Консульский департамент Министерства иностранных дел Российской Федерации.

Читайте также: