Как заполнять служебное задание на командировку образец заполнения

Обновлено: 30.06.2024

ШАГ 1. Подтверждаем необходимость командировки

Необходимость в командировке может возникнуть по разным причинам: заключение договора, подписание соглашения, представление интересов в суде, участие в семинаре или конференции, обмен опытом и т.д. Законодательство не устанавливает перечень оснований для командировок. Вместе с тем, поскольку работник направляется в командировку для выполнения служебного задания, причина такого направления должна быть связана с интересами организации, а не личными интересами работника.

Причину и необходимость командировки целесообразно документально подтвердить. Подтверждением этому могут выступать, в частности, утвержденный план командировок, докладная записка непосредственного руководителя, приглашение от другой организации. Отметим, что пришедшие извне документы (например, приглашения, судебные повестки) следует зарегистрировать . На основании документов, подтверждающих необходимость командировки, в дальнейшем издается распорядительный документ о командировке (далее — приказ).

ШАГ 2 Получаем согласие работника

— на срок более 30 календарных дней;

— женщин, имеющих детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет);

— работающих отцов, воспитывающих детей без матерей (в связи с их длительным (более месяца) пребыванием в организации здравоохранения и по другим причинам), одиноких родителей, а также опекунов (попечителей) детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет);

Таким образом, если командировка планируется на срок свыше 30 календарных дней, то получать на нее согласие нужно у любой категории работников. А если срок командировки будет меньше, в том числе если это однодневная командировка, потребуется получить согласие только от отдельных категорий работников (инвалида, матери ребенка в возрасте до 14 лет и т.п.).

Для некоторых случаев письменная форма согласия обязательна (в частности, при направлении в командировку матери ребенка в возрасте до 14 лет). Однако, на наш взгляд, получить согласие работника целесообразно в письменной форме в любом случае.

Согласие может быть выражено различными способами. Например:

— путем проставления записи о согласии в докладной записке;

— путем проставления записи о согласии в предложении. В таком случае нанимателем оформляется предложение о направлении в командировку, которое он вручает работнику. В предложении предусматривается место для проставления отметки работника о согласии (несогласии) на предложение нанимателя;

Пример оформления строки в предложении для проставления отметки работника

Отношение работника к предложению о направлении в служебную командировку (проставляется собственноручно работником):

— путем написания работником отдельного заявления, в котором он выразит свое согласие на командировку.

Пример формулировки заявления работника

ШАГ 3. Готовим задание на командировку

Задание на командировку (далее — задание) не является обязательным документом при командировании . Однако, на наш взгляд, его целесообразно подготовить и выдать работнику, направляемому в такую командировку. Задание — это документ, который в первую очередь фиксирует задачи, цели, стоящие перед работником в поездке. Поэтому выдача задания работнику обеспечит надлежащее выполнение поставленных перед ним задач.

Задание составляется в произвольной форме с соблюдением требований правил делопроизводства. В качестве примера можно воспользоваться формой задания, предназначенной для командировки за границу, или формой задания, установленной для работников Мининформа и подчиненных ему организаций.

Необходимость оформления задания, а также форму задания можно закрепить в организации на локальном уровне. Например, в положении о служебных командировках.

При формулировании задач, целей в задании важно помнить, что они должны соответствовать интересам самой организации, не противоречить должностной (рабочей) инструкции работника, содержать четкие и конкретные формулировки.

Как правило, задание составляется до издания приказа. Его утверждает руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо и знакомит с ним работника под подпись. Задание может быть как индивидуальным (один документ для одного работника), так и групповым (один документ для нескольких работников). Соответственно, оно должно содержать подписи всех работников, для которых оно составлено.

ШАГ 4. Издаем приказ о командировании

На основании документов, подтверждающих необходимость командировки по Беларуси (докладной записки, плана командировок и т.п.), руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо принимает решение о направлении работника в командировку. Оно оформляется приказом о командировании .

Законодательством установлена примерная форма такого приказа. Однако придерживаться ее не обязательно, так как она имеет рекомендательный характер. Вместе с тем приказ должен быть оформлен в соответствии с правилами делопроизводства .

— Ф.И.О. командируемого работника;

— его должность служащего (профессия рабочего);

— структурное подразделение, в котором трудится работник;

— место, куда направляется работник.

Приказ о командировании — это приказ по личному составу. В зависимости от продолжительности командировки его срок хранения и, соответственно, литера регистрационного номера будут разными. Так, если срок командировки :

После издания приказа наниматель должен ознакомить с ним работника под подпись.

Внимание!
Приказ является основанием для расчета и выплаты денежных средств командированному работнику. Напомним, что наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы :
— по проезду к месту командировки и обратно;
— по найму жилого помещения;
— за проживание вне места жительства (суточные);
— иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

ШАГ 5. Оформляем командировочное удостоверение

Командировочное удостоверение представляет собой документ, в котором ставятся отметки о выбытии и прибытии к месту командировки и обратно. Наниматель сам решает, выдавать его работнику или нет, если иное не предусмотрено законодательством. Например, для госслужащих командировочное удостоверение выдается обязательно .

Командировочное удостоверение может быть выдано одному лицу из командируемой группы либо каждому работнику отдельно, даже если работники едут в составе группы.

Решение об оформлении и выдаче командировочного удостоверения, а также его форму и правила заполнения следует закрепить на локальном уровне организации (к примеру, в положении о служебных командировках).

В организации могут применяться ранее установленные формы командировочных удостоверений согласно приложениям 1 и 2 к Инструкции N 35.

В локальном правовом акте целесообразно уточнить правила проставления отметок о выбытии и прибытии работника из служебной командировки. В первую очередь установить лицо, ответственное за оформление командировочных документов (заведующий канцелярией, секретарь, работник кадровой службы и т.п.). Также стоит определить, как именно проставляются отметки: например, заверяются подписью ответственного лица и ее расшифровкой.

Ситуация из практики

В командировочном удостоверении допущена ошибка: указана неверная дата выбытия. Что делать в такой ситуации?

Вместе с тем можно оформить новое командировочное удостоверение. Это целесообразно сделать, например, если ошибка была допущена при его первоначальном оформлении (т.е. до выдачи работнику).

ШАГ 6. Оформляем журналы регистрации и учета

В настоящее время не обязательно оформлять журнал регистрации командировочных удостоверений (далее — журнал регистрации) и журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки (далее — журнал учета). Другими словами, наниматель самостоятельно решает, вести данные журналы (либо один из них) или нет. Такое решение следует отразить в локальном правовом акте организации. При этом следует назначить лицо, ответственное за ведение журнала. Это может быть заведующий канцелярией, секретарь, работник кадровой службы или другое должностное лицо, которое в силу своих должностных обязанностей осуществляет контроль за направлением работников в командировки.

На наш взгляд, ведение обоих журналов нецелесообразно, поскольку всю информацию о выбытии и прибытии из командировки, выдаче командировочного удостоверения и т.п. можно отразить в едином журнале. При разработке журнала в качестве примера можно воспользоваться ранее действовавшей формой журнала учета. Если в журнале предусматривается место проставления подписей командируемых работников, то лучше вести его в бумажном виде. Хранить такой журнал следует 3 года .

ШАГ 7. Заполняем табель использования рабочего времени

Табель использования рабочего времени в отношении командированного работника ведет наниматель по месту постоянной работы. Вместе с тем учет рабочего времени водителя имеет некоторые особенности. Например, когда в командировке в другой организации ему приходится работать по иному графику работ (сменности). В таком случае с места командировки предоставляется табель или иной подтверждающий документ, в котором должна быть отражена фактическая продолжительность рабочего времени водителя .

ШАГ 8. Проставляем отметку в командировочном удостоверении

Если работнику выдавалось командировочное удостоверение, то по прибытии в нем необходимо проставить отметку о прибытии работника. Такая отметка указывается по аналогии с отметкой о выбытии по правилам, установленным локальным правовым актом организации. Как правило, отметка заверяется подписью лица, ответственного за оформление, а также ее расшифровкой.

ШАГ 9. Получаем отчет о командировке

Отчет о командировке (отчет о выполнении задания) — это необязательный документ. Он составляется работником на усмотрение нанимателя . Таким образом, если в организации не принято решение об обязательном составлении отчета о командировке, то оформлять его не надо.

Свое решение о необходимости составления отчета следует определить в локальном правовом акте организации (например, в положении о служебных командировках). В том числе следует установить:

— срок представления отчета о выполнении задания;

— порядок оформления и саму форму отчета о выполнении задания. Отметим, что законодательство не предусматривает примерную или типовую форму подобного отчета.

Отчет о выполнении задания не нужно путать с авансовым отчетом. Авансовый отчет содержит сведения о расходах командированного работника. А отчет о выполнении задания содержит результаты проделанной работы. То есть, как правило, основой данного отчета служит задание на командировку, если оно выдавалось работнику.

В отчете о выполнении задания могут указываться, в частности:

— Ф.И.О. командированного работника;

— его должность служащего (профессия рабочего);

— место пребывания в командировке;

— основание (причина) командировки;

— информация о проделанной работе (результаты командировки).

ШАГ 10. Принимаем авансовый отчет

Работник, получивший аванс, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет. Напомним, что остаток неизрасходованного аванса, выданного на командировку, работник должен возвратить в кассу организации. В противном случае задолженность подлежит удержанию из зарплаты .

Наниматель по желанию командированного работника обязан ознакомить его с порядком составления отчета о расходовании аванса .

Законодательство допускает различные способы представления авансового отчета. А именно :

— на бумажном носителе работником лично;

— посредством регистрируемого почтового отправления;

— с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения;

— посредством электронной почты.

Срок представления авансового отчета — не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия .

Вместе с авансовым отчетом в бухгалтерию представляются документы, подтверждающие произведенные расходы. Работник может передать их в бухгалтерию лично либо дослать посредством регистрируемого почтового отправления .

Образец командировочного задания — это документ, в котором фиксируется вся ключевая информация о деловой поездке. Требование формировать такой документ часто предусмотрено в локальных нормативных актах. Расскажем, как правильно его составить. В статье можно скачать бланк служебного задания на командировку и заполненный образец.

Трудовое законодательство и положение, которое регулирует правила отправки работников в служебные поездки (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), не обязывают формировать задачу для командировочного в письменной форме. Но следует принимать во внимание, что ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ дают право издать локальный распорядительный акт, который сделает обязательным формирование служебного задания, а также установить образец и порядок его оформления. Особенно широко это распространено в бюджетных учреждениях.

Однако для того чтобы оформить подобный документ, можно использовать не только установленный нанимателем бланк командировочного задания в свободной форме, но и формуляр, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 — унифицированная форма т-10а, служебное задание, образец заполнения которой мы и рассмотрим в статье.

Бланк формы т-10а

Инструкция: до начала командировки

Итак, рассмотрим по шагам заполнение документа для направления в командировку на примере унифицированной формы Т-10а. Установленный Госкомстатом или нанимателем бланк оформляется в целях правильного учета и оплаты командировочных расходов.

Шаг 1. Заполняем шапку

Начинаем заполнять образец задания на командировку с внесения информации общего характера:

название учреждения;
номера форм по ОКУД и ОКПО;
номер по порядку;
дата формирования.

Шаг 2. Заполняем персональные данные работника

Образец служебного задания на командировку (скачать бланк служебного задания форма т-10а вы смогли выше) содержит информацию личного индивидуального характера:

Ф.И.О. сотрудника должны быть указаны в центре формы;
номер по табелю фиксируется в этой же части.

Шаг 3. Заполняем таблицу

Заполнив первые 11 граф, оформление можно прервать до момента, когда работник возвратится из поездки.

Шаг 4. Подписываем

Процесс следует завершить, обеспечив подпись начальника структурного подразделения, где трудится уезжающий. В целом документ нужно утвердить у руководителя учреждения (уполномоченного руководителем лица).

Инструкция: по окончании служебной командировки

По возвращении из поездки следует завершить заполнение документа. Сделать это можно следующим образом.

Шаг 1. Заполняем отчет

Вернувшись из поездки, сотрудник (графа 12) вносит информацию по ее итогам, то есть дает в краткой форме отчет по выполнению служебных поручений.

Шаг 2. Подписываем

подпись вернувшегося из поездки сотрудника;
оценка начальником подразделения результативности поездки в строке, предусмотренной для дачи заключения по командировке;
подпись руководителя подразделения, дата отчета.

Шаг 3. Сдаем

Оформленный надлежащим образом документ следует сдать в бухгалтерию учреждения.

Обязательно ли заполнять

Документ фактически включает два раздела: поручения начальника и отчет о результатах исполнения. С 2015 года его применение прекратило носить обязательный характер: составлять его нужно в том случае, когда данная процедура установлена локальным нормативным актом учреждения.

Образец

Образец заполнения служебного задания для направления в командировку.

В 1996 г. закончила СГПИ по специальности преподаватель английского и русского языков. В 2003 г. закончила Московскую Академию права и управления по специальности юрист. В 2007 г.закончила РАНХиГС по специальности менеджмент в управлении

Время от времени компания может направлять своих сотрудников в служебные поездки для выполнения определенных заданий. Основной для этой поездки служит приказ на командировку, который устанавливает направление поездки, ее период и другие показатели. Задачи в приказе обычно не указываются, либо даются сжато, потому можно также отдельно создавать служебное задание на командировку в 2018 году, образец которого можно скачать ниже.

Обязательно ли составлять служебное задание на командировку в 2019 году

С 2015 года перестало действовать постановление, которые определяло многие аспекты направления работников в командировки.

Вместе с ним некоторые документы, которые нужно было обязательно выписывать работнику, стали необязательными.

Теперь в обязательном порядке администрация должна составить приказ на командировку. Все же остальные бланки ответственный сотрудник должен выписывать по мере необходимости. Какие именно документы надо составить должно содержать положение о командировках, либо иной внутренний локальный акт.

При составлении приказа об отбытии работника в поездку по служебным делам, в документе кратко записывается информация о целях и задачах. Но все это прописывается общими фразами.

Внимание! Для полноты информации все же рекомендуется для работника также оформлять служебное задание для направления в командировку, в котором уже будут максимально подробно указаны все те задачи, что поставлены перед сотрудником на данную поездку.

Кто составляет служебное задание

Для исполнения этого руководитель может продиктовать текст задания кадровому работнику либо ответственному лицу, а последний уже самостоятельно готовит бланк документа.

Служебное задание может быть оформлено в произвольном виде на бланке компании, на форме, разработанной внутри компании, либо на стандартной унифицированной форме Т-10.

В больших организациях необходимость оформления служебного задания может быть возложена на руководителей подразделений, которые уже самостоятельно формулируют его исходя из заданий, необходимых к исполнению. Необходимость подписать составленный документ все равно остается за руководителем фирмы.

В связи с тем, что бланк служебного задания теперь не является обязательным к применению, необходимые цели могут включаться в приказ на командировку, либо оформляться отдельной служебной запиской. Лица, занимающие руководящие должности, могут не составлять задание сами для себя.

Внимание! Если в положении о командировках содержит указание на то, что командировка сотрудника должна сопровождаться служебным заданием, то бланк необходимо оформлять в любом случае. Это действует и тогда, когда информация, указанная в нем, будет по сути дублировать сведения из иных, уже составленных, документов.

На основании какого документа сотрудник направляется в командировку?

С 2015 года были законодательно изменены правила, по которым необходимо производить оформление командировки. С этого момента командировочное удостоверение и служебное задание были признаны необязательными, а главным документом, который регулировал командировку сотрудника, стал приказ на командировку.

Для приказа обычно применяется стандартизированная форма Т-9. Также его можно оформлять на фирменном бланке. Документ обязательно должен содержать три условия будущей поездки — какая у нее причина, на какой срок едет работник, и куда именно он направляется.

Цель поездки может быть определена в служебной записке, служебном задании либо каком-либо другом документе, на основании которого предпринимается данная поездка;
Время поездки должно включать в себя все дни пребывания вне рабочего места, в том числе дни нахождения в дороге на место и из него;
В качестве места нужно записывать страну, город и наименование фирмы. Если предполагается длительная поездка с посещением большого количества мест, городов и т. д. – обязательно необходимо описывать их все. Если работник едет без точного места назначения — к примеру, в другой город для поиска новых партнеров, то название принимающей компании можно не записывать.

Внимание! В результате, с внесением изменений в законодательство, главное место теперь занимает приказ на командировку. Компания может продолжить заполнять как командировочное удостоверение, так и задание, однако это необходимо прямо указать в положении по командировкам.

Служебное задание на командировку в 2019 году образец

Служебное задание форма т-10а скачать бланк в формате Word.

Можно ли отказаться от командировки - в каком случае это возможно, последствия необоснованного отказа

Как составить служебное задание на командировку?

Заполнение начинается с записи в верхней части бланка полного или же короткого названия фирмы. После этого в поле справа указывается ее цифровой код по справочнику ОКПО.

Ниже после названия бланка нужно проставить его номер в порядке заполнения, и дату, когда он был составлен.

Затем в отдельной графе нужно записать полные Ф.И.О. работника, который едет в поездку. В таблице справа также предусмотрено место для записи табельного номера.

Сам документ выглядит как большая таблица, в которую заносятся необходимые данные.

В таблице пронумерованы столбцы:

№1 — записывается название подразделения, в котором сотрудник работает;
№2 — Должность, как указана в штатном расписании;
№3 — страна и город, в которые он направляется в поездку;
№4 — фирма, которая выступает принимающей стороной. При поездке с целью поиска партнеров — в графе можно поставить прочерк.
№5 и №6 — дни, в которые будет начинаться и заканчиваться поездка;
№7 — общая сумма дней, которые работник будет находиться в командировке;
№8 — число дней, которые работник будет выполнять обязанности в принимающей организации (т. е. дни без учета дороги);
№9 — компания, которая производит покрытие расходов по командировке;
№10 — что служит основанием для поездки работника в командировку.

После этого на бланке располагается еще одна таблица из двух столбцов:

№11 — Подробно указывается цель, которую сотрудник должен достичь отправляясь в поездку. Здесь также можно указывать несколько строк с разными заданиями, либо задания для разных городов и организаций и т. д.
№12 — после того, как задание выполнение, работник в этой графе делает отчет о его выполнении.

Оформленное служебное задание на командировку подписывает руководитель подразделения. После этого свою подпись на документе должен оставить и человек, уезжающий в поездку.

Дальше располагается графа, в которой лицо, подписавшее выше задание, должно подвести общий итог данной поездки, после этого записать свои данные и сделать подпись.

Полностью заполненный документ передается руководителю, который утверждает его путем проставления подписи, должности и личных данных.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто: Оцените нашу статью и сделайте репост! (1 оценок, среднее: 5,00 из 5)